教职员动向-学校日历

每所学校都需要记录教职员动向。人类头脑能力有限，但云端平台却可以加以善用。今天，我们浅谈设置学校日历：记录教职员的动向。

        一般上，学校有不同的方法记录教职员动向：传统的书面记录，白板记录。是常见的。但也有学校，开始启用日历记录学校教职员动向。

        使用云端版的日历（亦称为日程）记录教职员动向，不是高深的学问。而是一个有系统的工作流程。那我们进一步了解学校教职员动向的流程：

• 收到信件/通知。
• 管理层确认负责老师。
• 影印/电邮/传送信件。（传送信件是必要的，一方面方便老师更新在HRMIS的课程注册，一方面也顾及老师或有路程索偿的需要，另外一方面也因为学校趋向电子文件处理的大方向）
• 在日历中记录教职员动向。

至于为什么要记录动向呢，有几个原因的：

1. 更新在 eOperasi.
2. 更新在老师出席记录。
3. 方便分析老师出席。
4. 方便安排代课。
5. 方便协调校内外的事务与活动。（举例：大多老师外出的话，就避免会议。）

了解了教职员动向，以及为什么记录教职员动向后，我们可以进一步探讨：如何记录更为有效：

使用传统文本或白板记录：

1. 必须是负责的书记或老师个人记录。最好避免代笔的情况。
2. 老师们必须在学校内记录。
3. 最大的问题是：需要替换或更新时，必须擦拭清理。

使用云端记录：

1. 透过网络，使用任何器材直接更新或浏览。
2. 可加上会议摘要的超链接。
3. 可轻易复制。
4. 可有效记录并直接看见重叠现象，有效调节需要处理的负责人。

由此可见，建设学校教职员动向，是必然的需要。当然，倘若公开的话，又是否会带来其他影响呢？

好的影响：

• 全校教职员可以看见管理层透明处理实行教职员的活动编排。
• 可以了解学校当天甚至是未来数天教职员的动向，进而安排事务（庆生、教务会议等安排）
• 可以要求尽可能编排自己代课（如果要努力或赶课的话）
• 可以在日历中直接看见会议摘要链接而方便任何人浏览。
• 可作为记录教师个人在校记录，对比学生和学习的影响。任何投诉，就直接追溯至发送信件的主办单位。（一般上，减少教师流动=减少影响。所以在某种程度上，主办单位所举办的活动的频密程度=教师外出的频密程度）

坏的影响：

• 逃避现实：看见多教职员流动的话，索性一起缺席，免得代课。
• 或成为外界炮轰校方没有让老师们好好教书的把柄（即便有安排代课老师，或许也未必犹如科任老师般教课，每一个老师素质不一样。）

但，站在好处多于坏处的立场上，个人深信：建设教职员动向的日程，是必要的。尤其是活动越频密，需要协调的可能性越高的时候。传统的书面和白板记录，已无法满足当前的情况，转换为数码或在线的教职员动向日程，是学校转型的契机。

共勉。

祝福大家：假期健康

主耶稣爱你也爱我

（版主也想暂时休息，部落格无限期休会）

无缝衔接的会议摘要--浅谈带来的长远影响

办事不能讲短暂目标。凡事尽可能安排长远目标。那要如何确保可以让无缝衔接会议的工作，成为永续经营的概念呢？

我觉得，是可以交给SU Kurikulum/HEM/Koko直接整理的。然而，这也代表多了一个层次；多了一个层次=多了一个展延。

步骤如下：

1. Admin DELIMa创建学校的日历。日历中加上SU Kurikulum，SU HEM 和 SU Kokurikulum 为共同管理人。这样方便他们一起依据收到的信件或信息，整理成为学校日历的资料。此举也为后面的步骤铺路。
2. GICT或GPM，合作整理出学校需求的会议摘要格式。一般学校已有固定形式的。
3. 会议摘要的template必须是在固定的地方，方便SU们直接提取复制准备的。每次复制会议摘要 template后，新的会议摘要里，要依据文件链接，自动显示二维码，简化老师们的工作。

大型学校的话：

• 收到信件后，学校管理层确认涉及的老师。影印3份传送。
• 副本1传送副校长签收。
• 副本2传送有关老师签收。因为老师们或有路程索偿的需要。
• 副本3传送SU们签收。
• SU们个别在日历中，注明涉及老师、活动、举办者、地点、负责官员即可。
• SU们也在日历中复制会议摘要，处理好会议摘要抬头（直接依据信件标题即可）。
• SU们与涉及老师共享会议摘要链接。
• SU们也在群组中传送会议摘要链接给涉及老师。

更直接的做法是：三个副校长直接在学校日历中记录教职员动向、处理复制会议摘要的工作、设置共享以及传送链接给涉及的老师即可。原因无他：大型学校副校长们节数较老师们少。

中小型学校的话：

• 学校收到信件
• 管理层确认负责老师
• 影印2份：1份给GK或PK，1份给涉及老师
• PK或GK直接在日历中处理教师动向以及会议摘要链接。
• PK或GK透过电邮和群组，将会议摘要链接传送涉及老师。

无论学校大小，涉及老师的步骤都是一样的：

• 出席会议。
• 开启学校日历/ 电邮 或学校群组
• 点击会议摘要链接然后即可直接处理。
• 透过电邮传送学校办公室打印。
• 关闭会议摘要档案。
• 省略：另外提交。
• 省略：打印工作。因为已经电邮学校办公室处理了。
• 省略：另外打印存档。因为已直接在日历中显示了。

无论什么阶层的学校，只要将日历设置为开放式，只要将日历固定的一个地点方便浏览的话，那么任何时候，要看见老师们的会议摘要就不是难事。

有兴趣尝试这样的转型计划吗？

欢迎让编者了解你的兴趣。

会议摘要-无缝衔接前后的对比浅谈

没有无缝衔接时候：

• 老师们各自为政：自己处理好，打印后，签名然后提交后就依据议决继续进行，或准备校内培训而已。
• 老师们或透过中央系统，提交保存。
• 要翻阅的话，就要从文件夹中寻找，再不就得开机寻找有关摘要或找有关老师。
• 或许要打印给资源中心保存。

有了无缝衔接时候：

• 可从日历直接完成。大大减少打印工作。如果真的需要打印，就打印一份给管理层（校长或涉及的副校长）参阅即可。
• 可省略提交工作。直接从日历、电邮或社媒开启文件链接，即可直接处理。
• 老师专注处理会议摘要内容。二维码的处理，格式的处理，全部由后台处理就好。关键：谁是后台=谁来处理？

挑战：

• 处理会议摘要，一般教育工作者鲜少现场处理。所以即时性或许有点出入的。
• 因为要处理的事项多，在来不及处理的情况下，会不会有人以偷懒而忽略不处理呢？因为没有检查机制（目前其实也没有什么检查机制）。
• 与学校老师们共享日历后，好处是老师们动向一目了然。坏处是可能有老师会借机请假，恶化学校代课状况。是否让全校老师们知道其他老师动向，一直是很多学校管理层的隐忧（我个人的话，就不知道有什么好隐瞒的）。

会议摘要的元素--无缝衔接的实践

每每出席会议或工作坊后，总要准备会议摘要 Minit Curai，以便后续行动。但在整理过程中，难免有点要与时并进的元素，应该纳入在会议摘要中的。下面稍微分享。

1. 平台：会议摘要必须使用云端的平台。这样方便共享或更新。
2. 显示：会议摘要最好就在个人行程或日程（日历）中显示，如此一来，方便查询。
3. 抬头：Header，建议直接依据信件的名字，直接安顿在抬头即可。
4. 注脚：Footer，最好直接安顿页面。这样方便读者知道会议摘要页面。
5. 二维码：在会议摘要的最下方，左边通常是签名。建议右边安顿一则二维码。但二维码的位置，亦可安置在会议摘要的上方。安放在会议摘要尾端，主要是让有需要的读者，直接扫描开启善用软件版本。
6. 超链接：hyperlink, 这是必须善用的功能。每每有任何材料或链接的话，与其盲目整理成为文字的话，不如直接以超链接显示。如果超链接能与二维码并用，那是最好不过。
7. 提交/保存：任何提交或保存，必须使用云端平台或显示。方便他人查阅处理。

我们稍微说明：

会议摘要，主要功能是提供读者基本的范围，了解有关事项的进度以及需要准备的事情。但，基于现实情况是，很多出席活动的老师直接自己处理有关活动，所以也不太担心。然而，每每追溯的时候，就会发现，原来很多方面是做得不足够的。

        出席的老师不同，日期不同，地点不同，处理方式不同，文件内容格式不同，保存和提交方式不同，即便提交了，那又怎样？有时候有点让人无所适从的感觉。

        于是乎，就有了日历与文件摘要的结合。若是加上提交和保存的平台，就是无缝结合了。我们下面进一步讨论。

1. 学校收到信件后，第一件事情，就是记录在教职员行程/日历中。换句话说，学校要建立教职员日历。
2. 记录在日历中之后，就要准备会议摘要档案的链接。这个档案，必须有个 template备用。也就是说，必须有个 template minit curai 备用。任何的会议摘要改进，仅需从最近一次的会议摘要直接复制后更新即可。
3. 有了档案后，有了链接后，下一步，就是将链接转换二维码，然后将二维码粘贴在会议摘要中即可。这里需要留意的就是：要有将链接转换二维码的技能备用。
4. 最后就是附加价值的部分了：将链接设置为：与有关老师共享。让有关老师可以编写更新档案内容，但却不能修改文件权限。共享后，有关老师会直接收到文件的链接。电邮开启点击链接即可直接处理了。
5. 之后就是可有可无的了，但新生代的话，或许是关键的：将文件链接透过学校群组传送给老师即可。
6. 还有一点就是：老师们会不会使用超链接呢？

这个流程和改变，有什么好处呢？

1. 一般不会丢失会议摘要。
2. 老师们没有选择，但也相当便利，因为可以直接开启和处理文件。
3. 学校日历中可以随时看见外出的老师以及文件的链接。（也要那老师有能力及时更新文件才可以，这个改革或会带来抵抗。）
4. 方便学校老师可从电邮或学校群组中，寻获链接，直接处理。也方便老师下载和提交会议摘要。
5. 老师们遇见问题的话，可以直接在文件中，tag负责人，让负责人直接看见电邮，登入文件协助处理即可。

WIIFM (What's In It For Me) 对我有什么好处？

如果我是管理层：

1. 我提供价值给老师。
2. 我简化老师们的工作（如果可以不必准备更好啦）。
3. 方便我跟进工作进度。
4. 方便达成日程与工作文件无缝衔接的目标。
5. 方便查阅或修改。
6. 我因此得知是否要准备掌握超链接的培训给我老师们。
7. 在某种程度上，连提交的工作都不必了。因为直接显示在日程中了。

如果我是老师：

1. 我不必个人准备档案记录或处理。我也不必担心格式的问题。
2. 我需要有处理超链接的技能。我或许需要培训。
3. 我不必为了转换二维码或链接共享的事情担心。
4. 我觉得管理层很贴心，可以方便我工作。
5. 我可从电邮收到文件链接。我也可以从社媒群组中或许链接，直接开始工作。
6. 如果管理层足够开放的话，我甚至可以要求开放学校教师日程，取消提交的部分。因为全部都在日程中直接显示了。（日程是方便用户搜索的）

自问：

1. 我愿意这样提供价值给老师们吗？
2. 学校老师们准备好迎接这个准备和转变了吗？
3. 这样的转变，会带来更多正面还是负面的影响？
4. 这改变，可持续吗？
5. 这改变，真的可以降低老师们的工作压力吗？
6. 这要永续的话，应该由谁处理日历和会议摘要信件复制以及传送的工作？总不能都是副校长自己处理的，万一转校，就完蛋了啦。

决定知识工作者生产力的6大因素

1. 知识工作者要有高生产力，必须要问：任务是什么？
2. 知识工作者必须对个别的知识工作者赋予责任。知识工作者必须自己管理自己，必须有自主权。
3. 知识工作者的工作、责任、任务之中，必须包括不断创新。
4. 知识工作者必须持续学习，也必须持续教导他人。
5. 知识工作者的生产力，不只是产出数量的问题（数量不是主要考量），品质和数量一样重要。
6. 知识工作者必须被当作资产，而非成本。必须是知识工作者在面对其他工作机会时，仍愿意为这个组织工作。

在大多数的知识工作中，品质不是最基本的要求或管制措施，而是产品的精髓。要评量教师的表现优劣，我们不能问他的班上有多少学生。要闻有多少学生学到东西。这才是品质问题。

        处理知识工作的第一个要求，就是找出任务是什么。让只是工作者专注在自己的任务上，尽量排除其余不相干的事。但这需要知识工作者自己界定任务是什么，或应该是什么；而且只知识工作者自身能做这件事。

        要提升知识工作者的生产力，首先要问他们：你的任务是什么？应该是什么？你觉得自己能做什么贡献？你执行任务时遭到什么障碍？应该如何排除障碍？

        知识工作者本身几乎都已仔细思索过这些问题，也有了腹案。不过，要重组他们的工作，需要耗费时间精力，如此一来，他们才能在受到倚重的方面，真正做出贡献。但询问这些问题，并依答案采取行动。

节录：21世纪的管理挑战 Management Challenges for the 21st Century 彼得·杜拉克 Peter F. Drucker.

老调重弹--简化老师们的工作

今天， 老调重弹：管理层必须努力简化老师们的工作。

• 建议1：建立学校跳板。
• 建议2：建立云端版的班级学生名单
• 建议3：建立数码化的OPR档案。
• 建议4：建立学校教职员的contact list在谷歌内建 contact中备用。

这些建议，有什么实际用途呢？

1. 学校跳板：采用Google Sheet作为平台，将各种档案汇集在一个档案中，不同页面即可。
2. 云端版的学生名单：方便科任老师，班主任、副校长更新处理善用。
3. 数码化的OPR档案：方便老师们随时更新，方便官员检视。
4. 学校所有教职员必须在联系簿的功能中。方便更新和共享档案。

建设线上OPR-手把手教你建设

1. 学校有没有 Google Site? 通常有。如果没有，那就建设至少1个。这是得力马管理员的KPI，是必须的。
2. 学校没有部落格？没关系，有 Google Site就好了。
3. 学校有没有使用跳板？若有，加上链接即可。若无，考虑开辟一个跳板吧。参阅《学校跳板样本》即可。
4. 老师们有没有谷歌课室电邮？有就可以了。
5. 会不会难？不会。点击链接，开启档案，复制页面，处理图像和文字/资料，关闭页面。
6. 使用什么平台？Google Slides & Google Sites.若使用其他平台，如 Canva也不是问题。
7. 不必储存？直接关闭页面即可？嗯。云端工作，自动储存，速度比你眨眼睛还要快。
8. 若有老师调动（前来或离开呢）？修改档案权限即可。离开的老师，修改为浏览员。前来的老师，修改为编辑员即可。
9. 真的是做好，关闭页面，网页就自动显示？嗯。完全自动。

话不多说，点击下面，即可直接浏览了。

 

 

OPR样本档案：https://docs.google.com/presentation/d/1d3ueQzPHTcLG6TJ1CLj7c40KCK48e3NoPSVC1Jk5CVs/edit?pli=1&slide=id.g3d9886b3bb9_0_12#slide=id.g3d9886b3bb9_0_12 

Google Site样本链接：

https://sites.google.com/moe-dl.edu.my/oprsjkcxxx/home?authuser=1