整合的学术会议记录

发现很多学校有个奇怪的想法：将文件都抛上云端=减少老师们的工作。但事实真的是这样吗？

        就个人而言，要减少老师们的工作负担，不只是将文件抛上云端了事这么肤浅，而是要真的从根本出着手处理，特别是打印和整理文件的事情上。

        这几天，想了几个小时，想到这么一个做法，但在讨论之前，我们先看看传统做法的步骤或工作途径：

传统的学术会议记录工作步骤或途径：

1. 发送会议通知信件或信息
2. 进行会议
3. 记录或打字处理
4. 检查或修正
5. 打印
6. 签名
7. 影印
8. 分派
9. 存档

        单单一个简单的会议记录，就需要涉及至少8个工作流程或途径（会议通知可以透过社交媒体处理掉了），在这个年代，似乎有点浪费时间和浪费生命了。对负责老师，特别是小型学校来说，更是不胜负荷。

        所以，有没有办法，将这8个步骤、途径，缩短到3个？我指的是老师方面，有没有办法将老师们的工作量，在处理文书工作方面，从8个减少到3个？

        有的行政人员看到这里，可能就说：并不是每一个老师都是处理文书工作啊，这样的8个步骤怎么会带来什么影响呢？

        我们再深入想一想，这只是学术会议而已，还有的各学科科目的会议呢，还有的学生事务的会议呢，还有的课外活动会议呢？

        也有行政人员表示，这样的方法，太激进了，要是半途更换行政，例如更换校长，副校长或负责老师的话，要如何处理。

        对，这个永续经营也是我们应该想一想的。所以，编者建议如下：

1. 学术会议里，概括全部科目
2. 必须有效减少负责老师，例如学科主任（俗称Ketua Panitia或SU Panitia）的工作负担而不是把档案丢过去云端平台就了事
3. 必须可以让行政一览看见每个科目的进度而不是每个科目分开提交，然后要求学术秘书去跟进检查
4. 必须可以让每一位老师，无论当天是否与会或外出都知道全校学术进展，而不是支离破碎的信息：只有教导该科目的老师知道该科目所进行的事情，其他的科目都不清楚。终极目标是keep everyone in the loop。
5. 必须打破单独工作（silo working）模式，采用合作工作的模式（请勿混淆单独工作和独立工作这两回事）
6. 必须是可以搜索，查阅的会议记录
7. 必须是可以保存的
8. 必须进一步减低营运成本，让资源善用在其他更需要的地方上
9. 提供可以互相合作，信任的工作氛围

在以上的大目标下，如果我们根据以下的步骤执行的话，看看是否真的可以将老师们的工作量大大减轻？

1. 在会议之前，SU Kurikulum将在线档案设置好共享。
2. 档案也设置好跟踪功能，以便看见谁做了什么。
3. 所有涉及会议的，包括校长，副校长和KP都在档案内输入需要输入的资料。当校长或副校长的，就在这里将教育局交代的，开会交代的事情输入在此就好。
4. 档案内，分开不同的小标题，但每一个小标题内，都涵盖全部13个科目的会议内容。小标题的例子有：Dasar Kurikulum, Pengurusan Kewangan, Program untuk Guru, Program untuk Murid, Kreatif/Inovatif/ Kajian， PBD等小标题。
5. 在档案内，完成输入后，大家择日一起看着会议记录讨论。
6. 完成修正后，SU直接电邮给学校官方电邮，副本电邮给全校老师。
7. 电邮可以考虑标签处理存档即可
8. 要不要通过社交传媒如whatsapp或telegram传送副本则视情况决定
9. ICT老师拿到文件副本后，可直接将文档置入学校网页备用。（不做亦可，反正电邮有了，但后来的老师或行政可能无法知道）
10. 办公室书记或助理收到邮件。
11. 办公室书记或助理打印邮件，秘书，副校长，校长签阅存档办公室即可。（校长需要的话，可以影印存档备份）

让我们来对比一下传统和整合的工作步骤/途径：

严格上说，老师们减轻了那些工作？

1. 不必再分开不同科目，各自打印，各自找副校长或校长签名了。（这是好事还是坏事？有待探讨）
2. 不必再处理Fail Panitia的科目会议文件了。因为档案都在电邮里面了。
3. 减轻Fail Panitia的文件，保留Kertas Kerja就好。
4. 要是真的坚持要在里面保留文件的话，可以打印出来存档。但这也是办公室助理打印出来，校长副校长，秘书签名后影印的事情了。而不是每一个科目主任打印出来的工作了。在某种程度上，是不是也减少减轻了打印机方面的负担呢？
5. 文件可以提早在云端上设置好，负责的老师，有时间就可以逐步完成（很多会议内容，基本上就是copy and paste，但一些流动的变数则是需要调整的）
6. 如果更换行政的话，ICT和SU依然可以继续执行。
7. 如果更换SU或ICT的话，行政依然可以继续指导执行。
8. 每一个老师，无论究竟人在哪里，都清楚知道学校每一个科目的事情，不会一问三不知了。（支离破碎的感觉，和目前收到不同学科的会议记录没有什么不同，还要翻阅不同学科的会议记录来看，真的不是长远之计）
9. 行政方面，一下子就直接看见每一个科目的进展，有问题的话，马上就可以纠正解决而不是额外记录有哪些科目尚未交上来，也不必等到检查档案的时候才来慌。

要做到这一项改革，关键在于：

1. 行政有没有能力指导大方向？SU有没有能力执行这个设置？ ICT有没有能力协助？
2. 学校有没有网页还是部落格让这些资料随时可以被更新？意思就是：有没有地方让老师们直接开启更新，而不是要老师们每次都翻阅电邮找出链接。
3. 学术会议的小标题的确认。必须确认学术会议，以及学科会议里的小标题，只有这样，才能够做到全校13个科目统一一览的会议记录。

这个改革的建议，不曾有学校这样执行。就如编者所说，很多学校纯粹以为将档案上传到云端就是解决了，或者觉得这样就已经成功减轻老师们的负担了。

        很多学校，因为担心要视察，因为官员说的话，结果就懦弱或害怕，要知道，真正服务的官员，会看见学校的努力而不是一股脑儿的照本宣科，死死跟着检阅表来处理事情的。

        想真正减轻老师们负担的话，就从工作的基本处解决（让老师们有更多时间备课教课而不是处理这些文书工作，例如存档分类等工作）。会议记录是让大家沉淀下来，了解所进行的，有效的，没效的，可以改进或可以摒弃的事情，或者有新想法或格局的工具而已。但绝对不应该是占用老师们备课和教课的负担。

共享共勉

上帝爱你也爱我

问答环节：

问：这改变，督学团可以接受吗？

答：有什么不可以的。事在人为。

问：视察时候，都说明要科目的会议记录。

答：里面有没有包涵每一个科目的会议事项？有

问：对行政的最大好处是什么？

答：直接看见并掌握全校学术活动的进展。再也不必逐个对比哪些学科已提交会议记录与否，一览无遗。

问：对老师最大的好处是什么？

答：若架构得好，老师们可以从8个步骤减少到3个步骤。老师们可以全年随时在会议记录中直接处理会议摘要。

问：基本上，每一个Ketua Panitia要负责的部分是什么？

答：在Perkara Berbangkit里，加上即将要处理或发生的事情。在Perkara Perbincangan里注明需要讨论的事情。

问：我看见那些PBD的东西，为什么是让KP去填写呢？这样和之前的有什么不同呢？

答：我们让每一个KP填写，也可以让SUPBD直接完成。看学校规模啦。让KP填写，KP才知道情况。让大家看见其他科目的情况，大家才知道整体状况而不是躲在SILO 里面独自处理。

问：在改变老师的心态上，这会有什么的效果？

答：不要再停留会议记录只是会议记录。是希望真的做到议而有决，决而有行的心态改变。最主要是希望大家可以看见不同科目的问题，因为我们大家都没有足够时间坐下来讨论事情了，放学了大家都急着离开学校了。

问：第一年的执行可能很辛苦，老师们也可能不习惯，一些官员也未必可以接受。

答：官员能否接受，不是你我控制的范畴。但学校如何运作，是你可以处理的范畴。至于老师们方面，记得，我们有责任尽量帮忙简化工作，让工作更有效，而不是停留在纸面，不是让老师们产生內倦的现象，消耗老师们的精力和心思。

问：那Fail Panitia的内容怎么处理？

答：基本上，就少了1年2次/3次/4次的会议记录。但若真的要保留的话，就在学校网页里保留就好了，再不，至少在学校办公室的档案里面有存底。

问：要是学校更换行政人员的话呢？

答：学校老师要是有能力执行的话，更换行政人员不是问题。

问：要是更换老师的话？

答：不会一下子更换SU kurikulum和ICT老师的吧？

问：要是请ICT老师直接准备文件档案的话？

答：没有可以或不可以的问题。

问：如何打动老师们的心？

答：善用那工作量的对比。看看老师们动心吗？我们不是要营造一支向心力的团队吗？

问：等下办公室职员不解，埋怨工作量增加呢？

答：一般上，办公室的器材也不差，前后打印的话也不是问题，哪来的埋怨？要是衔接影印机的话，更是方便快捷。况且这也是文书工作的一部分。至于签名，就放在办公室柜台，老师们签名就好了。哪来的麻烦？

问：就是说，再也没有老师个别追着行政人员签名的现象了？

答：对的。这是其中一个期待的结果。

问：有学校这样做的吗？

答：为何就是要有学校这样才可以跟从的呢？就不能从你开始吗？

问：怎样知道谁在档案内做了什么事情呢？

答：谷歌文件里，有个叫做document version / history的功能，是可以看见的。File > version history > see version history即可直接看见每一个人做过什么了。（要是使用google sheet的话，甚至可以看见每一个用户究竟在哪一个格子里处理什么事情，嘿嘿嘿）

问：那么学校是否需要一个网页才能进行这个改革？

答：不一定的。但有个网页或部落格的话，那么文件就有了停泊的地点，方便大家直接处理而已。

问：对于没有网页或部落格的学校，有什么建议吗？

答：就请老师们从电邮，或者从手机传送链接即可。现在的老师们大都会使用电脑开启社交平台的。不必担心。

问：为何继续推行这样的改革？现有的制度或方法不好吗？

答：我们要处理的事项越来越支离破碎，越来越繁杂的时候，需要做的就是整合而不是精细分工。精细分工的好处是做得越来越专业，但学术会议的话，不应该这样，而是整体含括，让每一个行政人员或在校的老师都知道，事情的进展进度，即将进行的事情，以及事情的方向。再来，我大胆问一句：多少个行政人员真的有能力坐下来细读每一份会议记录呢？肯定没有多少个可以做到了如指掌的。

问：那个别科目的活动如kertas kerja那些呢？

答：那些可以个别科目处理。不必整合，免得添乱。

问：这样的整合，是否使用运用在学生事务或课外活动上？

答：当然可以。

问：要是这样的整合，执行起来的话，基本上，全校老师们就只有3份会议记录？

答：正是。那就是学术会议，学生事务会议，以及课外活动会议记录。

问：是否代表教务会议也可以取消？

答：教务会议，基本上，不也是要讨论这些范畴吗？一旦执行改革的话，您想像到减少的工作量吗？您想像到可以调整的资源吗？您想像到老师们的工作量会减少多少吗？

问：是否有任何文件可以参考？

答：就你学校现有的学术会议，将它的内容需要，调整成为小标题，然后即可在云端设置备用了。编者在整理好后也愿意和大家分享。拭目以待。

问：这样的变化，会不会让老师们太轻松呢？

答：你希望被文书工作压垮而没有热忱的老师，还是希望看见不必为了文书工作而头痛的老师快乐授课呢？

支援老师

        老师们究竟需要什么支援？这是每一个行政层需要想到的，也是每一个行政这必须尽量顾及的，在能力范围内的，适量的调动所有的资源，让支援老师成为重要的策略安排之一。

        简单的说，就是：怎样让老师专心教书授业和解惑？再深入的说，就是：怎样减少/简化/缩短老师们需要处理的文书工作？

        要做到这个地步，就必须尽量熟悉老师们日常工作的流程。要尽量熟悉老师们日常的工作流程，就必须要当一个参与老师们日常工作的行政而不是一味停留在办公室里的行政人员。

例子1：老师们需要处理PBD档案。行政人员未必都是ICT强人，但行政人员可以调动ICT老师，然后分享心里的景愿，让ICT以及老师一起发挥，带来一些改变。

例子2：6年级的老师们需要准备毕业证书了。但打字机或电脑的数量不多。行政可以再次网罗ICT和班主任的经验，将毕业证书需要处理的资料，透过景愿的分享，让ICT架构在网络上，让各班主任可以直接网络填写，方便学生和家长检查，也方便之后下载结合打印。

例子3：老师们需要处理班级名单。但要在不同电脑更新班级名单，真的很累人。行政需要将景愿和老师们分享，然后准备云端版的名单，方便班主任随时更新，但也方便科任随时打印或复制档案使用。

例子4：班主任需要知道班上孩子的课外活动职位，课外活动副校长可以将这个景愿告诉有能力的老师，必要的话，自己要带头执行。要让每个班主任可以看见每个孩子的职位。（这个职位最后是可以直接打印成为成就证书，作为激励孩子的）

例子5：班主任每年需要更新学生和家长的资料。根据APDM的表格（截止2022年2月21日的检查，每个学生是需要3页表格，以及7页参考）。但副校长可以将这事情，简化成为1个学生1页2边。同样，副校长可以将这个景愿提出来，然后看看怎样执行出来。

例子6：老师们需要哪些储存在学校主机的PBD档案来打印，但主机数量不是很多，如何让更多的老师在电脑主机内，在同样的时候，让不同的老师，可以输入和处理（要是没有网络）那些PBD的工作呢？

        每一个例子，都实在提醒我们，当行政的，千万别忘记了当老师遇见的纠结和困难。在适当的时候，必须要提出更好的执行方法。一定要尽量方便大家而不是为难大家的做法。

共勉。上帝爱你也爱我。       

云端硬盘搜索--外来篇

        近日，发现不少奇怪的现象：总是有其他学校，其他老师透过谷歌硬盘搜索，向编者索取各种档案的允许。在某种程度上，这是说明老师们都很努力在搜索各种可以简化自己工作的资料或档案，但在另外一个程度来看，老师们都需要更多的资源=很多学校未能提供足够的资源满足老师们在工作上的需要。

        然而，因为编者学校学生以及老师资料在有关档案内，所以编者是不可以和那些老师共享档案的。

        举例，曾有老师想编者提出共享在线PBD的档案。这些档案，由于有学生个人MyKid编号而不可以随意分享。另外，也有老师提出分享毕业证书资料输入档案，同样因为有孩子个人资料而不可以随意分享。

        所以，编者通常会直接电邮有关老师，说明情况，然后提供一份没有任何资料的，空白的档案副本让有关老师去摸索。

        老实说，一方面会觉得欣慰，因为老师们都在努力着。一方面也觉得悲哀，因为这么多年来，老师们还是需要很多支援，而很多学校因为支援有限的关系，没有办法处理到老师们的需要，老师们没有选择只好上网搜索需要的支援。

        编者认为，只要还可以，还有能力，还有时间，就会愿意继续和老师们，无论在云端上，还是实体中，会面，共享，继续学习和成长。

        共享。

更换学校电脑主机的系统

        一般上，学校电脑主机，总是会遇见一个很有趣的问题：升级还是不升级？

要是升级的话，以安装正版运作系统OS和软件Software的话，加上适当的硬体费用，你会知道，一般上都是需要一笔不小的费用的。

        一方面，旧电脑要丢弃也麻烦，要提升或许又不足以运作新的系统，加上没有多少学校有足够的资金去维持长远的提升计划，一方面也要有足够的老师去看管这些升级和改变的。今天，编者在此就和大家分享一个更实际的做法，而且几乎是免费的做法。

        现在的学校，大部分都有互联网了。但，单靠互联网也不能完成需要完成的工作，因为还是解决不到主机的问题。有的文件，毕竟仍然需要打印的。

        所以，在此向大家推荐：Zorin OS。为了解答大家的疑问，我们先解答几个疑问：

1. 这个是什么东西？Zorin是运作系统。和视窗一样，是一种开放源码的运作系统。
2. 这个运作系统，需要收费吗？不必。永远免费。
3. 这个运作系统，需要的硬件，主机的要求如何？点击这里浏览Zorin的系统硬件要求，你会觉得非常惊讶。
4. 这个运作系统，有什么弱点？如果硬要说这系统的弱点，我觉得只有一个：未能完美处理中文输入法。(点击这里浏览安装视频)
5. 这个系统，有什么有点？免费，可以提升，对硬件要求低，非常容易使用。
6. 那么对于那些办公软件，如微软办公软件，要如何处理？建议使用云端办公软件，如谷歌文件处理需要处理的文件即可。虽然系统本身是有替代的软件如Libre Office或其他软件可以取代微软办公软件。
7. 哪些主机或电脑适用？特别是学校的NETBOOK，反正到现在都没有保加的了。

有兴趣想尝试的，欢迎点击这里了解详情

实际做法：

1. 先在一部电脑上测试。在老师知道不能输入中文的情况下，让老师使用该部电脑。询问体会如何。

2. 多让几位老师使用，收集回馈。

3. 安装在电脑中，当做是第二个运作系统备用，让老师们有多一个选择。（当老师们使用后，多半会重新启动然后点点选更快的运作系统的了）

毕业证书

好久好久都不曾整理毕业证书这回事了。但近日，由于某人奇怪的决定（竟然决定不够买打字机让书记整理打字），所以想起了这个奇怪的想法：

好不好将毕业证书的格式，从就有的格式中，跳出来？

问题1：

为何非要使用旧有的格式？

问题2：

为何非要使用手写或打字机来处理这些毕业证书呢？ 都什么年代了，还停留在手写和打字机？为什么就不使用电脑直接处理掉？

为什么这样问？

原因很简单：与时并进。

旧有的毕业证书，一来格式排版奇怪繁杂，二来多依赖打字机处理。速度慢，人为错误几率高，要是需要修改的话，少一点耐心都不行。（试试在没有冷气或风扇的情况下，处理一个学生旧式毕业证书的32个空白处-16个是左边的证书票根，16个是毕业证书的页面）

要是没有任何条例阻止的话，个人建议这样执行会更好：

1. 建立一个在线或下线的数据库（基本上，资料都是从APDM或学号编号记录簿册提取过来的）
2. 这份档案，可以直接让班主任班主任拷贝APDM后粘贴填写。
3. 更好的是，可以展示给孩子们看（看，不是下载，也不能修改啊，可以在设置中做好的，当然是采用谷歌课室的户口）
4. 确认无误后，才直接将资料与文件结合（使用mail merge技巧啦）
5. 打印出来的话，要是采用A4格式的页面，漂亮，整齐，方便保存，也方便影印，更是可以PDF处理。

        至于毕业证书的纸质方面，设计方面，可以由校方和承印公司商谈处理。甚至可以让董家协来决定都不是问题。这方面，也减轻了校方的负担，也让在家协里面的家长代表可以参与决策。不是坏事啊，要每年更换新的设计的话，也没有什么大问题。

缘起：

毕业证书的奇怪问题，已经缠绕个人许久了。我们一个个来探讨。

1， 毕业证书的格式不大不小。要打字也是挑战，要写字的话，更是挑战。

2，毕业证书的排版非常奇怪。既不是公认的，也不是规定要这样的。

3，无论使用电脑打印还是打字机，只要排版页面奇怪，效果就是奇怪。

4，很多学校逐步淘汰打字机了。那为何还停留在打字机呢？

5，即便使用电脑排版打字的话，也可能因为电脑和软件格式不同而跑位。

无论如何， 若有兴趣改变的话，记得，好好去尝试改变：

1，建立学生毕业证书需要的资料库/worksheet。

2，设计好学生毕业证书的格式Word。

3，将决定好要的排版页面设计好，然后直接打印出来。

        格局要看远一点，眼光要前瞻一点。别因为眼前的书记准备好档案，逐个输入逐个打印就满足了。

要做到：

可以让老师们在任何地点都可以输入的地步。

要可以看见老师们进度的地步。

要可以下载和衔接的地步。

衔接的技巧：邮件结合 Mail Merge

使用Libre Office处理Mail Merge的步骤

使用微软Word处理Mail Merge的步骤

使用WPS处理Mail Merge的步骤

要是可以直接网络打印的话，就更好！

有没有办法将学生的资料，在存底那边，是通过二维码显示直接粘贴的地步？有！做到了。步骤如下：

1. 点击任何编制二维码网页。编者尤其喜欢这个二维码编制网页
2. 在FREE TEXT中粘贴或输入毕业生的资料
3. 将二维码储存下来，记得要正确命名。
4. 处理二维码大小尺寸然后打印出来，粘贴在毕业证书里面即可。

解答：

要是二维码淡化了，怎么办？一些简单的资料，可以手写在里面备用啦。

要是二维码脱落了怎么办？别这样问好吗？太灰了。

我承认，我不一样。

我承认，不是每一个人都可以看见我看见的。

但我也承认，我也不能看见你所看见的。

合作吧。

合作后，

你就看见我看见的，我就看见你所看见的。

共勉。

让我们创造一些双赢的小活动

情景案例：

学生刚好在农历新年期间。

课本也即将回收。

孩子们也即将毕业，几乎都无心上课了。

但也在苦恼着如何增加一点毕业生献金。

这里，编者和大家分享一个小小的增值和做法：

需要材料：

1. 一份依据班级学生人数的问卷试题
2. 班级名单，划分两个部分：红包编号，作答结果备用。
3. 依据班级人数的农历新年的小试题，在线问卷是很好的，但学生不能个别作答。必须是全班进行，但个人作答的方式。

步骤：

1. 老师准备新年试题和小红包（数额的计算，可以点击这里参考样本）
2. 电脑抽签学生名字
3. 学生选红包号码
4. 记录学生红包号码
5. 学生个人回答试题，如果答对，记录在名单上。问答活动结束后依据红包号码拿红包，错的没有红包。营造了一点竞争氛围，也不让孩子们在活动中专注红包而不是活动内容。
6. 问答结束，根据答对的名单准备派发红包。
7. 学生领取小红包之前，必须作决定：要直接捐献，还是领取。领取小红包后，可以捐献。但决定捐献的，就不可以领取小红包检查金额。
8. 任何缺席学生的奖金余款捐献成为毕业献金，

好处：

1. 可以重覆使用试题，每年稍微修改即可
2. 让每一个孩子都有机会，电脑抽签，简化过程。
3. 可以有效控制全班学生的专注，因为大家都没法拿到红包，也没法比较。
4. 可以让孩子们看见老师也愿意付出部分努力。
5. 学生可以说明想要的红包编号,培养学生做决定和冒险精神。
6. 或许可以让孩子们期待来上课。但视乎家长的意愿，毕竟疫情还是有点严峻。
7. 增加了毕业献金的金额，也让孩子们看见老师的用心。

额外做法/变化：

1. 发放消息，给家长或家协参与，这样可以增加奖金金额，亦可酌量控制奖金数量。
2. 让孩子出来按下电脑抽签，增进同学们之间的感情。

后记：

1. 避免使用谷歌问卷，因为谷歌问卷未能马上显示答案，建议使用其他即刻知道答案的平台处理。
2. 基于避免学生觉得红包是空的，那么就可以在学生面前，班上，透过投影仪或视像仪Visualizer让同学们看见，红包是没有编号，以及红包里面有钱额的。
3. 孩子们看见了，才随意重叠红包，然后才注上编号。
4. 一般上，年龄较大的孩子，会觉得不好玩（特别是拿不到的话），但无论如何，这个是小小游戏，不旨在拿红包而已。

怎样进一步缩短工作途径？

        要解决这个问题，就必须先了解，什么是工作途径，俗称working pathway。

        顾名思义，工作途径，就是在完成某一工作的时候，所需要采取的步骤与行动，直至可以完成工作的步骤或层次。

        只要有任何组织或管理员有能力了解工作途径，并进一步缩短工作途径的话，这样就可以大大减少完成工作所需的时间和精力。

        举例，一般上，我们将离线的工作档案，依据各种文件夹，储存在电脑里面。假设一份档案，储存在电脑主机的D硬盘里面的某事项的文件夹，然后依据年份来分开处理的话，那么这个工作的工作途径初步计算如下：My Computer > D Drive > selected folder > folder by years，这里就是大概4个步骤或者层次。

        与笔者一直以来坚持的，就是要尽量将工作和流程缩短并改进到云端的处理操作原理相同，我们必须尽量将需要完成的工作，除了尽量迁移到云端版本之外，就是也要想办法缩短每一项（在云端）的工作途径。

        一般上，我们是将文件储存在云端内，然后就将链接植入在网页中，当老师们点击档案链接开启文件，所启动的就是云端版本的档案。但因为个别老师所使用的档案不同，所以这样的设计，并不符合任何一些仅仅涉及个人运作处理的工作。

        举例：第一副校长每个月需要处理学校的整洁和保安服务的评估。若将这些文件，分开12个月份，然后逐个链接在网页内的话，这样就要处理12个月份的工作档案。这方面的改进关键在于：如何将整个年份的里面的档案，都通过一个链接直接开启处理？

        方法非常简单：就是从与其每个月的档案链接，就修改为整个云端文件夹的链接共享。换句话说，就是在点击网页的链接后，就可以直接开启整个云端的文件夹，直接处理里面的档案。这，就是改变以及knowing how的力量。

        以下分享一些可以这样做的工作，与大家共享：

1. 每年12个月的清洁服务评估档案。
2. 每年12个月的保安服务评估档案。（考虑让两者结合处理会更好）
3. 每年全校老师的SKPMG2的档案。（老师们个别点击个别链接，但管理员一个链接即可直接开启含有全校老师的档案）
4. 每年全校老师的PBPPP里面的borang keberhasilan档案。

小小的改变，带来的效应是庞大的。与大家共享，改变由你我开始。