就个人而言，要减少老师们的工作负担，不只是将文件抛上云端了事这么肤浅，而是要真的从根本出着手处理，特别是打印和整理文件的事情上。
这几天，想了几个小时，想到这么一个做法，但在讨论之前，我们先看看传统做法的步骤或工作途径：
传统的学术会议记录工作步骤或途径：
- 发送会议通知信件或信息
- 进行会议
- 记录或打字处理
- 检查或修正
- 打印
- 签名
- 影印
- 分派
- 存档
单单一个简单的会议记录，就需要涉及至少8个工作流程或途径（会议通知可以透过社交媒体处理掉了），在这个年代，似乎有点浪费时间和浪费生命了。对负责老师，特别是小型学校来说，更是不胜负荷。
所以，有没有办法，将这8个步骤、途径，缩短到3个？我指的是老师方面，有没有办法将老师们的工作量，在处理文书工作方面，从8个减少到3个？
有的行政人员看到这里，可能就说：并不是每一个老师都是处理文书工作啊，这样的8个步骤怎么会带来什么影响呢？
我们再深入想一想，这只是学术会议而已，还有的各学科科目的会议呢，还有的学生事务的会议呢，还有的课外活动会议呢？
也有行政人员表示，这样的方法，太激进了，要是半途更换行政，例如更换校长，副校长或负责老师的话，要如何处理。
对，这个永续经营也是我们应该想一想的。所以，编者建议如下：
- 学术会议里，概括全部科目
- 必须有效减少负责老师，例如学科主任（俗称Ketua Panitia或SU Panitia）的工作负担而不是把档案丢过去云端平台就了事
- 必须可以让行政一览看见每个科目的进度而不是每个科目分开提交，然后要求学术秘书去跟进检查
- 必须可以让每一位老师，无论当天是否与会或外出都知道全校学术进展，而不是支离破碎的信息：只有教导该科目的老师知道该科目所进行的事情，其他的科目都不清楚。终极目标是keep everyone in the loop。
- 必须打破单独工作（silo working）模式，采用合作工作的模式（请勿混淆单独工作和独立工作这两回事）
- 必须是可以搜索，查阅的会议记录
- 必须是可以保存的
- 必须进一步减低营运成本，让资源善用在其他更需要的地方上
- 提供可以互相合作，信任的工作氛围
在以上的大目标下，如果我们根据以下的步骤执行的话，看看是否真的可以将老师们的工作量大大减轻？
- 在会议之前，SU Kurikulum将在线档案设置好共享。
- 档案也设置好跟踪功能，以便看见谁做了什么。
- 所有涉及会议的，包括校长，副校长和KP都在档案内输入需要输入的资料。当校长或副校长的，就在这里将教育局交代的，开会交代的事情输入在此就好。
- 档案内，分开不同的小标题，但每一个小标题内，都涵盖全部13个科目的会议内容。小标题的例子有：Dasar Kurikulum, Pengurusan Kewangan, Program untuk Guru, Program untuk Murid, Kreatif/Inovatif/ Kajian， PBD等小标题。
- 在档案内，完成输入后，大家择日一起看着会议记录讨论。
- 完成修正后，SU直接电邮给学校官方电邮，副本电邮给全校老师。
- 电邮可以考虑标签处理存档即可
- 要不要通过社交传媒如whatsapp或telegram传送副本则视情况决定
- ICT老师拿到文件副本后，可直接将文档置入学校网页备用。（不做亦可，反正电邮有了，但后来的老师或行政可能无法知道）
- 办公室书记或助理收到邮件。
- 办公室书记或助理打印邮件，秘书，副校长，校长签阅存档办公室即可。（校长需要的话，可以影印存档备份）
让我们来对比一下传统和整合的工作步骤/途径：
严格上说，老师们减轻了那些工作？
- 不必再分开不同科目，各自打印，各自找副校长或校长签名了。（这是好事还是坏事？有待探讨）
- 不必再处理Fail Panitia的科目会议文件了。因为档案都在电邮里面了。
- 减轻Fail Panitia的文件，保留Kertas Kerja就好。
- 要是真的坚持要在里面保留文件的话，可以打印出来存档。但这也是办公室助理打印出来，校长副校长，秘书签名后影印的事情了。而不是每一个科目主任打印出来的工作了。在某种程度上，是不是也减少减轻了打印机方面的负担呢？
- 文件可以提早在云端上设置好，负责的老师，有时间就可以逐步完成（很多会议内容，基本上就是copy and paste，但一些流动的变数则是需要调整的）
- 如果更换行政的话，ICT和SU依然可以继续执行。
- 如果更换SU或ICT的话，行政依然可以继续指导执行。
- 每一个老师，无论究竟人在哪里，都清楚知道学校每一个科目的事情，不会一问三不知了。（支离破碎的感觉，和目前收到不同学科的会议记录没有什么不同，还要翻阅不同学科的会议记录来看，真的不是长远之计）
- 行政方面，一下子就直接看见每一个科目的进展，有问题的话，马上就可以纠正解决而不是额外记录有哪些科目尚未交上来，也不必等到检查档案的时候才来慌。
要做到这一项改革，关键在于：
- 行政有没有能力指导大方向？SU有没有能力执行这个设置？ ICT有没有能力协助？
- 学校有没有网页还是部落格让这些资料随时可以被更新？意思就是：有没有地方让老师们直接开启更新，而不是要老师们每次都翻阅电邮找出链接。
- 学术会议的小标题的确认。必须确认学术会议，以及学科会议里的小标题，只有这样，才能够做到全校13个科目统一一览的会议记录。
这个改革的建议，不曾有学校这样执行。就如编者所说，很多学校纯粹以为将档案上传到云端就是解决了，或者觉得这样就已经成功减轻老师们的负担了。
很多学校，因为担心要视察，因为官员说的话，结果就懦弱或害怕，要知道，真正服务的官员，会看见学校的努力而不是一股脑儿的照本宣科，死死跟着检阅表来处理事情的。
想真正减轻老师们负担的话，就从工作的基本处解决（让老师们有更多时间备课教课而不是处理这些文书工作，例如存档分类等工作）。会议记录是让大家沉淀下来，了解所进行的，有效的，没效的，可以改进或可以摒弃的事情，或者有新想法或格局的工具而已。但绝对不应该是占用老师们备课和教课的负担。
共享共勉
上帝爱你也爱我
问答环节：
问：这改变，督学团可以接受吗？
答：有什么不可以的。事在人为。
问：视察时候，都说明要科目的会议记录。
答：里面有没有包涵每一个科目的会议事项？有
问：对行政的最大好处是什么？
答：直接看见并掌握全校学术活动的进展。再也不必逐个对比哪些学科已提交会议记录与否，一览无遗。
问：对老师最大的好处是什么？
答：若架构得好，老师们可以从8个步骤减少到3个步骤。老师们可以全年随时在会议记录中直接处理会议摘要。
问：基本上，每一个Ketua Panitia要负责的部分是什么？
答：在Perkara Berbangkit里，加上即将要处理或发生的事情。在Perkara Perbincangan里注明需要讨论的事情。
问：我看见那些PBD的东西，为什么是让KP去填写呢？这样和之前的有什么不同呢？
答：我们让每一个KP填写，也可以让SUPBD直接完成。看学校规模啦。让KP填写，KP才知道情况。让大家看见其他科目的情况，大家才知道整体状况而不是躲在SILO 里面独自处理。
问：在改变老师的心态上，这会有什么的效果？
答：不要再停留会议记录只是会议记录。是希望真的做到议而有决，决而有行的心态改变。最主要是希望大家可以看见不同科目的问题，因为我们大家都没有足够时间坐下来讨论事情了，放学了大家都急着离开学校了。
问：第一年的执行可能很辛苦，老师们也可能不习惯，一些官员也未必可以接受。
答：官员能否接受，不是你我控制的范畴。但学校如何运作，是你可以处理的范畴。至于老师们方面，记得，我们有责任尽量帮忙简化工作，让工作更有效，而不是停留在纸面，不是让老师们产生內倦的现象，消耗老师们的精力和心思。
问：那Fail Panitia的内容怎么处理？
答：基本上，就少了1年2次/3次/4次的会议记录。但若真的要保留的话，就在学校网页里保留就好了，再不，至少在学校办公室的档案里面有存底。
问：要是学校更换行政人员的话呢？
答：学校老师要是有能力执行的话，更换行政人员不是问题。
问：要是更换老师的话？
答：不会一下子更换SU kurikulum和ICT老师的吧？
问：要是请ICT老师直接准备文件档案的话？
答：没有可以或不可以的问题。
问：如何打动老师们的心？
答：善用那工作量的对比。看看老师们动心吗？我们不是要营造一支向心力的团队吗？
问：等下办公室职员不解，埋怨工作量增加呢？
答：一般上，办公室的器材也不差，前后打印的话也不是问题，哪来的埋怨？要是衔接影印机的话，更是方便快捷。况且这也是文书工作的一部分。至于签名，就放在办公室柜台，老师们签名就好了。哪来的麻烦？
问：就是说，再也没有老师个别追着行政人员签名的现象了？
答：对的。这是其中一个期待的结果。
问：有学校这样做的吗？
答：为何就是要有学校这样才可以跟从的呢？就不能从你开始吗？
问：怎样知道谁在档案内做了什么事情呢？
答：谷歌文件里，有个叫做document version / history的功能，是可以看见的。File > version history > see version history即可直接看见每一个人做过什么了。（要是使用google sheet的话，甚至可以看见每一个用户究竟在哪一个格子里处理什么事情，嘿嘿嘿）
问：那么学校是否需要一个网页才能进行这个改革？
答：不一定的。但有个网页或部落格的话，那么文件就有了停泊的地点，方便大家直接处理而已。
问：对于没有网页或部落格的学校，有什么建议吗？
答：就请老师们从电邮，或者从手机传送链接即可。现在的老师们大都会使用电脑开启社交平台的。不必担心。
问：为何继续推行这样的改革？现有的制度或方法不好吗？
答：我们要处理的事项越来越支离破碎，越来越繁杂的时候，需要做的就是整合而不是精细分工。精细分工的好处是做得越来越专业，但学术会议的话，不应该这样，而是整体含括，让每一个行政人员或在校的老师都知道，事情的进展进度，即将进行的事情，以及事情的方向。再来，我大胆问一句：多少个行政人员真的有能力坐下来细读每一份会议记录呢？肯定没有多少个可以做到了如指掌的。
问：那个别科目的活动如kertas kerja那些呢？
答：那些可以个别科目处理。不必整合，免得添乱。
问：这样的整合，是否使用运用在学生事务或课外活动上？
答：当然可以。
问：要是这样的整合，执行起来的话，基本上，全校老师们就只有3份会议记录？
答：正是。那就是学术会议，学生事务会议，以及课外活动会议记录。
问：是否代表教务会议也可以取消？
答：教务会议，基本上，不也是要讨论这些范畴吗？一旦执行改革的话，您想像到减少的工作量吗？您想像到可以调整的资源吗？您想像到老师们的工作量会减少多少吗？
问：是否有任何文件可以参考？
答：就你学校现有的学术会议，将它的内容需要，调整成为小标题，然后即可在云端设置备用了。编者在整理好后也愿意和大家分享。拭目以待。
问：这样的变化，会不会让老师们太轻松呢？
答：你希望被文书工作压垮而没有热忱的老师，还是希望看见不必为了文书工作而头痛的老师快乐授课呢？
