电邮管理2-完结篇

        续上次《电邮存档记录》谈及的电邮管理，我们今天稍微深入探讨，除了依据教师完成标签、归档（归类）之外，还能如何做得更好？

大家可以考虑的做法有：

1. 依据范畴（Bidang）：如行政管理、课程/学术、学生事务、课外活动。
2. 依据科目：国语的BM，华语的BC，英语的BI。以此类推。

在整理标签时候，别分得太仔细，先整理大方向，然后再逐步处理细节。

        我个人的话呢，就先分范畴、再分科目、然后分老师。每每收到电邮，先标签大事、再标签科目、然后标签老师。如此一来，有三大好处：

1. 可依据范畴的信函记录。
2. 可依据科目归档的信函记录。
3. 可依据老师个人，各别的电邮信函记录。

电邮当存档记录

有没有想过，居然可以将个人电邮，当做是档案库使用呢？

使用方法也非常简单：

1. 收到电邮后，确认处理的老师。
2. 将电邮传送老师后，准备标签电邮备用。
3. 在电邮上方，标签处，创建该老师姓名的标签。
4. 将电邮依据标签归纳。
5. 一封电邮可有多个标签归纳。
6. 完成归纳后，重覆步骤处理下一封电邮。

所有完成标签的电邮，将自动归纳在教师名字之下/之中。下次要翻阅的时候，确实方便参考。

        下一篇， 我们深入一点，探讨如何在同样电邮，使用多个标签，达到更好的电邮信函处理效果。

不妨考虑看看。

共勉。

谈谈那些学术管理编排

学校嘛，一定有各种教学活动的。这次，我们谈谈教学活动编排。当然，都只是建议，如何有效执行，看校情，看校长意愿，一起执行。

• 1年级：开学首4个星期都是适应期。建议开学第三个星期进行主题教学，课程内容采用适应期教学内容（可以自创或改造现有教材即可）
• 2到6年级：开学第二个或第三个星期可以进行主题教学
• 第二或第三个星期，同时填写第一次的自我教学视察表格 (SK@S Standard 4 PdPc)。
• 必要的话，可以同时填写第一次的ISPPKBAT的第一次填写。
• 开课后第4或5个月（如果心急或学校老师较多），或第6个月（学校老师较少的话），进行第二次的教学视察，填写第二次的教学视察表格 (SK@S Standard 4 PdPc)。
• 10月或11月：进行第三次的教学视察，填写第三次的教学视察表格 (SK@S Standard 4 PdPc)。因为若来年还有那IPPKBAT的话（官员表示2025是最后一年，此后会不会永久纳入常年活动还不得而知），10月到11月之间是可以填写的。
• 在编排的时候，别忘记和全部科目的DSKP一同手把手检查。尤其是美术，因为在指定周期，有准备工作和展览。

当然，事前的编排是很重要的。那，事前有那些编排呢？涉及，但不局限于：

1. 要使用的表格，都应整理编排好备用。（当然，我是建议在学校跳板或部落格或site中整理好备用的）
2. 要让老师们知道要进行的视察时间（要不要进班，就真的看学校管理层啦。我宁可老师平日用心教书育人，也不要老师演戏让我看）
3. 老师们需要知道要做什么，怎么做，在哪里做，以及工作的期限。说真的，这个非常重要。尤其是第一次的填写，大多都是自我评估的话，这是非常重要的。

有朋友问起，那IPPKBAT的工作，2025年不是只需填写1次吗？为什么要老师们填写3次呢？是这样的，2025年都是在10月终会议中，才知道要填写1次的，所以，我们不可能提前知道，而提前告知老师们仅需填写1次而已。所以别怪我不通气。

        小小分享，希望有助于大家编排全年的教学活动。收着也带不走的。共勉。耶稣爱你也爱我。

提交课外活动报告--一种新的探讨

一直以来，课外活动的进行，都在星期三下午或每月的第二个和第四个星期六进行的。当中，最让老师们有点困扰的，莫过于课外活动报告的处理。怎么说，让我们来看看：

1. 报告共享：一般是Ketua或SU整理好，负责的顾问老师即可共用填写。基于学校老师分工（要求公平）的情况（不必每次都是同样老师，老师们可以轮次到学校进行课外活动），所以报告/档案必须是共享的。
2. 一般都是采用纸本的：纸本的报告，是非常直接，也非常便利的。但，在统计上，又确实很不方便。也没有所谓的即时性。

那课外活动报告，一般含有什么内容呢？

1. 日期
2. 时间
3. 人数
4. 点名
5. 地点
6. 进行活动
7. 优点/缺点/ 可以改进的地方（不就是反思吗？）
8. 会议记录（在文件夹内，但不经常处理）
9. 学生的参赛成就或记录
10. 活动的照片

其中，事项1,2,3,4,5,6,7和10，是每个星期都发生的事情。因此，萌生了使用谷歌表格收集和处理的想法：

        建议中的谷歌表格排版是这样的：

• 采集电邮：自动采集填写人的电邮，是第一个佐证功能。
• 点选课外活动种类：学会、球类运动、制服团体三个选项即可。
• 日期：设置让老师点选
• 时间：建议让老师们自己填写，再不就提供全校课外活动时间选项，让老师们点选即可。
• 人数：提供空位让老师或负责同学直接填写即可。
• 点名：提供链接，让老师或负责同学，点击链接即可完成填写。（点名档案，必须是依据年份，然后依据课外活动单位筛选后填写的）
• 进行活动：就将进行的活动输入即可。要更精细的话，可以列入活动/步骤1，活动/步骤2等。
• 活动照片：可设置让老师们过后或及时提交照片的功能。

这样的建议，有以下好处：

1. 课外活动老师和学生，可在课外活动时候完成部分数据。
2. 可以调派负责学生处理点名工作。
3. 善用学校设备，使用网络完成工作。
4. 方便整理该星期的学生出席人数，完成各种数据报告（一般没有人要统计这些数据的，例如，某周次的课外活动人数是：XXX人，但说穿了，还不是同样的学生在不同时段进行不同的活动而已吗？）
5. 直接看见和采集该课外活动的资料和照片。

怎样？有兴趣一起探讨这样的谷歌表格吗？欢迎尝试在校内，访问老师们的意见和看法，然后才开始。

        要知道，数码化是不可逆转的趋势。你今天不开始处理，迟早是要处理的。当然，不要叫老师们因为数码化而变得沉重（到最后，那些照片，那些资料，那些数据，还不是要统计出来吗？）。

大家加油啦

资源中心的数据分析？

续《资源中心借阅系统-完结篇》后，富有好奇心的人，开始询问，资源中心究竟有什么数据可以加以分析呢？下面给大家解答一些可以分析的数据样本啦。

1. 谁借阅最多/最少书本？
2. 资源中心的每日、每星期、每月、每半年、每年的人流量如何？
3. 获得最多/最少借阅的书籍是什么？
4. 依据年份、月份的借阅书籍种类与分析
5. 男女用户的借阅以及借阅种类的分析
6. 个人的借阅历程（1到6年级的话，1个孩子的每星期借阅习惯改变）
7. 到访人数与借阅比例对比

至于一些没有意义的数据，就不建议处理了：

1. 借阅最多的班级：人数多的班级，借阅率一般都更高，这样的比较，是不公平的。

看见各种可以分析的数据了吗？

资源中心借阅系统-完结篇

        前面两篇（《资源中心系统-前言 （资源中心有窘境吗？）》，《资源中心系统-中篇-谈流程》），我们讨论过了资源中心系统的需要和流程的改变。今天我们来讨论究竟要如何设计这样的系统，造福资源中心老师、改变资源中心管理员（学生）的角色（不再只是低头扫描登记借阅书本而已）、以及让学生本身、师长、管理员“看见”资源中心里的各种数据。

        这系统的构造，非常简单。下面，我将逐步解说。我会使用谷歌表格加上编号，以及相对的使用Google Sheet加上一些说明，方便大家“看见”系统设计的背后与运作情况。举凡有谷歌表格的，就是学生/用户会看见的界面；而仅有Google Sheet的，则是后台的页面与运作。

备注：谷歌表格和Google Sheet都是可以点击检查测试的实际链接哦，尽管点击测试吧。

1. 谷歌表格1/ Google Sheet 1：记录资源中心人流量。谷歌表格可以自行完成统计，然后在提交后直接显示的。
2. Google Sheet 2: 依据年份，记录所有学校的学生和老师资料。为什么记录起来呢，因为要更新谷歌表格2，那就是用户使用的借书/还书表格点选项。
3. 谷歌表格2Google Sheet 3: 记录资源中心各种藏书的数据如ISBN编号、作者、出版商、出版年份、页面、精装版还是纸装版、价钱、数量等。这一页，也是为后面的分析功能做好准备的。
4. 谷歌表格3/Google Sheet 4：借阅或还书表格。这表格，将记录学生到资源中心的目的，是为了借书还是还书，只记录班级、姓名、借阅或归还的书本的ISBN，以及书本的状态。
5. Google Sheet 5：各种数据的分析。

所以，基本上，资源中心系统就是：3张谷歌表格，5页Google Sheet。我们进一步讲解各页面的一些功能或要采集的数据。

谷歌表格1/ Google Sheet 1:

1. 功能：记录到来的班级、人数。仅此而已。
2. 表格格式：Drop Down，以及人手输入。
3. 建议执行人：班长或副班长或带领老师。
4. 显示方式：学生看见谷歌表格，但也以Google Sheet显示在档案第一页中。
5. 工作方式：前台，学生必须和它交流互动的。
6. 需要资源中心老师每天开启和关闭的表格。
7. 更新次数：学校没有增删班级的话，完全不必更新了。
8. 更新之后：更新谷歌表格1的班级选项即可。

Google Sheet 2:

1. 功能：依据年份，记录各班级的学生中英文姓名、性别、种族（基本上是从班级名单直接拷贝粘贴即可）
2. 这页也是要更新谷歌表格2（借阅或归还表格）的学生班级和名字 Dropdown选项。
3. 这页方便资源中心老师随时增删新生或转校学生数据。
4. 显示方式：Google Sheet
5. 工作方式：后台
6. 完全不需要资源中心老师每天开启和关闭。
7. 更新次数：除非有新生前来或学生转校离开，否则每年更新1次。
8. 更新之后：更新在借书还书表格中的用户名单即可。

谷歌表格2Google Sheet 3:

1. 功能：记录资源中心书目资料。
2. 显示形式：谷歌表格或Google Sheet
3. 工作方式：前台或后台
4. 若要让多人同时处理新书记录的工作，建议采用谷歌表格界面。若尚可应付，建议采用后台处理即可。
5. 不需要资源中心老师每天开启和关闭的表格。
6. 记录：ISBN编号、书本名称、出版社、出版年份、价钱、来自（添购、捐赠）、数量（方便统计价值）等任何资料。
7. 云端方式显示，资源中心老师或学生，可以随时更新=提高新书上架时间。
8. 最大优点：可多人同时处理（表格会自动记录多人同时提交的数据和资料）、大大缩短记录新书所需的时间。
9. 更新次数：随时。
10. 更新之后：更新在借书还书表格ISBN编号选项名单即可。

谷歌表格3/Google Sheet 4:

1. 功能：记录借书与还书事项。
2. 显示形式：谷歌表格
3. 工作方式：前台
4. 资源中心老师每天开启和关闭表格。
5. 记录：借书还是还书、班级、姓名、性别、种族、书籍ISBN号码、书籍状态。其中，性别、种族不是必要的资料。
6. 建议置放书本状态是要培养学生对借阅或归还书籍的一种态度培养。
7. 表格流程非常简单，最基本/简单的流程为：目的 （借书还是还书）> 输入姓名 > 输入书本ISBN > 输入书本状态 > 提交即可
8. 更新项目：学生名单、书籍ISBN选项。

Google Sheet 5:

资源中心，顾名思义，就是汇集各种资源（书籍、非书籍等资源）所在之地，当中的借阅系统，必须要有的功能如下：

1. 可以随时增删学生、更新学生名字、编号。
2. 可以随时增删资源中心的书目等资料。
3. 可以依据学生编号或姓名，显示个人借阅书目或数量以及期限。
4. 可以依据书目编号或其他资料，显示借阅数量。
5. 可以随时更新非书籍等资源的记录（例如网页浏览史、用户登入次数等）
6. 可以依据借阅日期以及规划日期，显示借阅的书目停留日子或时间（方便进行受欢迎程度的分析-越受欢迎的书目，借阅率和逗留期限则越长久）

要更简洁了解这些页面的功能，可以点击《资源中心流程与系统页面功能表》

至于如何让这借阅系统上架给用户使用，方法也十分简单：

1. 设置好、测试好的借阅系统，可在学校网页、部落格、Site后谷歌课室中植入链接。
2. 资源中心老师开启和关闭表格，都在手机或电脑处理。其他地点的谷歌表格会应声关闭或开启备用的。

就现有的科技，要做到应该不难。即便简单的Google Sheet或许都可以完成大部分的分析和更新工作。至于统计借阅期限，应该也不会太难。

        有兴趣研发的话，欢迎开始。

后记：

其实，这些Google Sheet的数据，是可以透过App Script完成自动更新和衔接的。但由于我们尝试将不同的谷歌表格、sheet结合在一个档案中，所以没有尝试如此。有兴趣阅览使用App Script的朋友，点击浏览即可。

资源中心系统-中篇-谈流程

续上篇 《资源中心系统-前言》所言，今天我们尝试深入研究各种在资源中心发生的事情的流程。

每一所学校的孩子或老师，前去或离开资源中心前后都有一定的流程，这是每一个老师或学生需要遵守的，也是学校提供社会化体验的一个模式。

        今天，我们就将流程，依据顺序，逐项编写出来。看看怎样协助设计更好的资源中心系统，来，我们就从前去资源中心开始吧。一般上都是这样的：

1. 学生列队抵达资源中心。老师或班长记录日期，班级和人数在记录簿中（但这也不是每一所学校的必要步骤）。
2. 资源中心老师或资源中心管理员派发学生个人的资源中心卡给学生。
3. 学生拿着借阅卡准备归还借阅的图书。
4. 资源中心管理员扫描学生卡（确认是学生的，先登记在系统中），再扫描学生归还的书本（登记在系统中为归还，进而检查是否逾期或需要罚款之类的）。
5. 学生领着自己的借阅卡，离开柜台，浏览要借阅的书籍。
6. 学生回去柜台，递上借阅卡。
7. 资源中心管理员扫描借阅卡（登记系统中有学生要借书了），然后扫描学生要借阅的书本（记录在系统中有书本被借出去了，库存少了一本）。收下学生借阅卡（一般都不让学生带回家的，一张借阅卡可使用6年呢，每年依据班级名单更新整理即可）。
8. 学生列队，然后离开。

以上是常见的情况。以上传统的使用资源中心的流程，产生了以下问题：

1. 人手填写的到访记录，影响了人流自动统计。这是时间和人力资源的浪费，理应可自动化处理。
2. 资源中心管理员（也是学生）自由阅览书本减少了。别以为资源中心管理员就能随时前去资源中心。没有多少学校有这样的便利。老师们见到的话，第一句话就是：你在这里做什么，对不对？除非，资源中心老师另做安排，那也另当别论。
3. 在柜台的电脑，一般也是安装借阅/归还系统的电脑，里面的数据，到最后也是要整合的。除非系统有能力在一部主机内，然后透过两个或更多的荧幕，接收扫描处理借阅或归还程序。换句话说，柜台的电脑是借阅或归还的关键。但更头痛的是，这些数据，最后又是资源中心老师整合吗？还是要求助电脑公司技术人员前来（=费时费钱）呢？
4. 资源中心老师忙着监管资源中心管理员，生怕学生出错，无法顺利完成。换句话说，要替换资源中心老师，新人需费时熟悉借阅系统。因为无法降低使用门槛，给承接的时间的影响，理应减到最低。
5. 无法看见学生借阅的记录：系统都是安装在资源中心，要看见记录，就得前去资源中心。资源中心老师缺席=什么都没有。
6. 资源中心系统，一般有独自的储存书目资料功能。主要是将书目资料储存起来，但因为软件是电脑公司的，资源中心老师变成了电脑公司的资料输入员，资源中心老师也因为软件的限制，被困在资源中心内，成为孤独的灵魂。
7. 外人无法看见：如果我是父母，我无法看见孩子曾借阅的书籍。如果我是管理层，我无法看见资源中心的库存或数据。如果我是负责官员，我也必须要亲自到现场才知道发生什么事情。这不是云端时代应该出现的现象。

要是，有这样的转变呢？

1. 教师每天早上到校后，开启资源中心借阅表格备用（手机开启都可以啦）
2. 老师带领/学生自己前去也好，在表格中填写日期（其实日期可免啦，自动记录就好）和人数，然后进入资源中心。
3. 学生坐电脑、平板、手机面前。
4. 资源中心管理员1和2协助启用借阅/还书系统表格。
5. 学生输入目的（借书/还书），扫描或点选或输入班级、名字、性别种族，以及书的状态（要确认书本借用或归还的状态），提交表格。
6. 学生将归还的书本放在指定书架上。资源中心管理员2和3检查归还的书籍是否需要休整。若需要修整，另外安放。若不需要修整，准备归还书架，方便下一人借阅。
7. 学生离开，继续浏览。
8. 学生找到要借阅的书本。
9. 在电脑、平板或手机面前，资源中心管理员协助或监督下，完成填写表格（扫描、点选或输入班级、姓名、性别、种族，借阅书本的ISBN编号）
10. 学生可离开或准备列队或可以开始处理阅读报告了

这样的流程转变，带来了什么好处？

1. 表格可以随时关闭和开启。放学后就关闭，解决校外人士的困扰。到校就开启备用。
2. 自动化的人流的记录和统计。一部平板或老旧电脑+网络就解决了。（没有网络的话，一个简单的EXCEL档案就好）
3. 想借阅或归还书籍的学生，亲身体会到借阅和归还书籍的过程的体验。在表格中的设计：书本状态，也考验学生品格与责任感（因为都会被资源中心管理员3和4查到啊）
4. 资源中心管理员不再只是低头扫描输入而已。彼此有更好的互动，指导。
5. 每个班级就有好几个资源中心管理员了。然而，即便是SKM，也不是问题，因为系统设计以简化以及可以个人处理为主，所以完全不是问题。
6. 资源中心老师有更多时间可以进行活动，例如介绍新书、解答疑问，或者进行师生互动等。
7. 所有的借阅和归还数据，因为是云端处理。换句话说，资源中心老师再也不必被困在资源中心了。
8. 资源中心老师或资源中心管理员，可以在系统的后台，继续更新书目列表，不必因为系统在登记借书或还书而暂停。

然而，任何有经验的资源中心老师，都会提醒：上面谈的，仅仅是学生列队前来和离开资源中心的流程。还有接收书本的准备工作呢？嘿嘿，当然，让我们来看看接收书本后的一般流程，然后再看看改变后的流程吧：

1. 接收书本。
2. 分类后粘上贴纸，或粘上贴纸后分类。
3. 包装书本。（可多人同时或不同时进行）
4. 将书本资料：ISBN编号、出版社、出版年份、页数、源自（添购还是捐赠等）输入管理系统中。
5. 资源中心管理员（学生）帮忙上架，准备让学生借阅。

这流程，传统的方式就是：资源中心老师或资源中心管理员（学生）都被绑住在资源中心处理。而且，要命的是：很多时候系统并不允许在多部电脑同时运行。也就是说，新书上架的速度，取决于：新书输入的速度。

        那系统的建议是怎样的呢？让我们来看看：

1. 接收书本。
2. 分类后粘贴贴纸或粘贴贴纸后分类（贴纸的功能一般是能不能借阅的主要提醒而已啦）
3. 包装书本。（可多人同时或不同时进行）
4. 在云端版（后台中）单独或多人输入书本资料ISBN编号、出版社、出版年份、页数、源自（添购还是捐赠等）等资料。（若要学生帮忙输入资料，建议准备谷歌表格界面）
5. 将整理好的ISBN编号，更新在借阅表格的谷歌编号中即可。
6. 资源中心管理员准备上架，供学生借阅。

这改变，最大的便利在于：资源中心老师和资源中心管理员，都可在不同地点，不同电脑，不同器材上，直接更新资源中心的书目资料。每一个人所作的每一个动作，都自动记录在谷歌表格/ Google Sheet中，简化了很多的记录和跟进工作。

        换句话说，资源中中心管理员有了甜头（可以将新书带回去看看或整理=提升成就或满足感），资源中心老师不必被困在资源中心而与办公室老师脱节。（谁不喜欢偶尔聊聊八卦，开心一下呢？）但更重要的是，新书上架的时间将可以大大缩短，完成输入前后，唯一要处理的就是资源中心管理员的培训：能不能正确把书上架在对的地方方便学生借阅。

想透过视觉化了解流程与改变的对比？点击这里即可浏览《资源中心流程与系统页面功能表》

看见了流程的改变，那这系统究竟是怎么一回事呢？

我们留到下一遍，也是最后一篇才来讨论好了。

资源中心系统-前言 （资源中心有窘境吗？）

基本上，资源中心使用的系统，要有（但不局限于）以下功能：

1. 进出资源中心的各种器材或资源如：书本、投影仪、电脑、家具、打印机等各项资源。
2. 学生/用户的名单（年份、班级，中英文姓名、性别、种族）。
3. 进出资源中心的人流量（日期、班级、人数，必要的话，甚至要放带领老师）。
4. 所有的书目资料（ISBN号码、书名、出版商、出版年份、分量、价钱、来自、封面种类、页数）
5. 借阅或归还的数据如：班级、借阅或还书人中英文姓名、借阅的书本ISBN号码、借阅或归还时候的书本状态（要建立有责任的公民嘛）
6. 各种分析如：学生个人历年借阅表、班级总借阅书目、目前藏书价值、目前藏书数量、历年的每月人流、各种藏书库存数量

在这里，目前想到的窘境是：

1. 很多资源中心仰赖电脑公司提供的资源中心管理系统。这是要付费的。一般是每月付还的。少有买断的管理系统，因为卖断后，就没有更新和服务了。但深入思考，上一次的系统升级，是在什么时候了呢？
2. 每月付费的价格不菲。若改变成功，将那笔费用（购买扫描仪、打印机、墨匣子、条形码贴纸）都节省起来，直接用在建设资源中心，不是更好吗？
3. 很多资源中心负责老师被迫在资源中心处理登记书籍的工作。不是每一所学校的资源中心都有冷气设备，也不是每一所学校有足够空间让资源中心老师可以一整天在资源中心的。同样的，也有很多学校老师回馈，常常看不见资源中心老师啊，无意中，让资源中心老师成为了孤独的灵魂。
4. 在准备让新书上架前，还有不少工作的：输入在借阅系统中、生成条形码、打印条形码、粘贴条形码。购买器材是一回事，但生成、打印、粘贴的工作，都影响了新书上架的时间。
5. 很多资源中心老师，因为系统绑定/安装在资源中心的电脑，无法带回家或在教务处处理，被迫在资源中心度日如年。这个窘境带来的最大影响就是：新书上架的时间非常缓慢，给老师和学生都带来压力。
6. 有学生回馈表示大部分时间都在排队等借书和还书而已。一些学校学生回馈，仅仅拿了书本 > 等回到班上后把再借阅的书本资料 > 写在纸条上 > 交由科任或班主任 > 交还资源中心老师填写。这个流程，看见都累，也实在辛苦了班主任和资源中心老师（资源中心管理员要来做什么的呢？进入扫扫地而已？）若大部分的时间浪费在排队，那就很不值得了。
7. 学校遴选的资源中心管理员，没能发挥更好的效应。每每到了资源中心，资源中心管理员，会启用借阅/归还系统，然后找出学生的借阅卡，扫描后再扫描借阅或归还。一般的借阅系统，安装在一部电脑的话，试问是不是又要结合数据，这样累人的工作，谁要做呢？ 要是当资源中心管理员的学生都觉得没有挑战或无聊，哪来的满足感呢？
8. 改革的契机在于：市面上会因为视窗10停止更新而或许出现多部老旧电脑的（点击阅览相关新闻），这些电脑，因为各种因素（处理器必须是至少第八代）而未能安装视窗11，但仍然可以正常上网的（继续使用视窗10或其他运作系统，只要能上网即可）设置更多方便学生借阅或归还图书的小站。
9. 目前的资源中心管理系统，少有能让学校管理层，或教师或家长，甚至是学生自己看见借阅史。开放式的系统，就能大大改善这样的问题了。

今天暂时讨论到这里。下一章，我们尝试深入研究和对比资源中心中各种事情（人流、借书、还书、人力资源）的流程对比。

耶稣爱你也爱我

共勉

一种突破-学校AJK的处理

一直以来，学校行政/管理层编排学校各种AJK的时候，面对的，不是重覆输入老师名字，就是无法自动化、简化的显示。

        今天，和大家分享一个简单的演示样本。

链接：

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1BKLFLBiHx0Du5pPSvNzvquyCTWydHY9Vt29QLPpl1lc/edit?usp=sharing

优点：

1. 看见学校每一个工委表。
2. 看见每一个老师的工作分配。
3. 云端处理，透明处理显示。
4. 可直接嵌入学校跳板作为每年记录。
5. 可修改为召开各种会议的通知信（是的，很不可思议的，居然还有这样的奇怪做法，其实直接打印会议信件，然后在教师名单上，修改标题就直接完成了）
6. 可以依据年份进行适当的修改。

延伸思考：

1. 能不能创建：依据年份，采集全校各年级的班长名单？（PAJSK记录奖励啊）
2. 能不能创建：依据年份，采集全校的资源中心管理员？（同样为了PAJSK记录）
3. 能不能创建：依据年份，采集全校的课外活动表现记录？

家长同意书的处理

        学校常年有各种活动，教师或需要带学生外出参与。参与活动前，教师有责任获取学生家长同意书。

        不同的学校，处理的方法或许不同。下面给大家几个建议：

1. 网络顺利的学校：将家长同意书，设置好在学校网页、部落格、跳板中。方便任何老师随时提取。
2. 网络不顺畅的学校：影印好家长同意书，安顿在指定地点，方便教师随时提取填写。这工作可交由办公室助理帮忙，减轻行政组的工作。

不同的校情，就有不同的处理方法，但目的都是一样的：必须尽可能简化教师的工作负担。因为：行政组致力减轻、简化教师工作负担=减轻自己的工作负担。

        怎么说呢？

        教师随时可以获得家长同意书=教师可以自行处理，不必和行政组接洽=下放权利=提高教师自主权=提高学校归属感=整体校风的塑造=简化教师工作=减轻教师心理和思想负担（知道怎么做，知道哪里获取资源）。

        至于担心会不会有人滥用学校家长同意书，这个问题，可以在家长同意书上，暂时留空校长、副校长签名盖章。

        这样，即使拥有家长同意书，也不等同学校赞同参与。直接避开家长同意书被滥用的情况。

共勉。

上帝爱你也爱我

将Google Site变成数码相册

手把手，与你分享将Google Site变成数码相册的基本教程。

主题教学的嵌合-第三周

依据现有的1年级入学适应指南，前面2周是适应期 Fasa Penyesuaian，第三和第四周就是预备周 Fasa Persediaan了。根据指南的建议，是可以进行主题式教学活动。

主题教学活动，也是其他年级学生要进行的。有鉴于此，建议学校校历中，第三周就进行主题教学。如此一来，全校师生都可以同时进行活动。

在进行主题教学活动的同时，我们也同步提醒老师们：相同的教案，可用于以下范畴

1. ISPPKBAT的kendiri表格
2. SK@S Std.4 PdPc中 Kendiri表格

如此一来，老师们就不必太头痛要想太多事情，处理太多事情。协调和协同，是我们行政管理重要的一环。共勉共享。

点击这里浏览1年级开学指南

点击这里浏览主题教学指南（BPK学术司出版）

JK3PS-建设资源中心电子书架

献给每一所华小的资源中心老师：

很多学校资源中心，或许已有个别的电子书架。但如果资源中心尚未有电子书架的话，也别气馁。因为我们也可以善用其他学校的资源中心电子书架，丰富校内的电子书架内容/ 书目。（资源中心老师们别生气，这不会太多东西的啦）

        首先，得为学校的资源中心找到网络平台。要用谷歌课室？部落格？还是Site? 建设好平台后，即可将不同学校的资源中心的电子书架链接找出来，然后嵌入即可。

        嵌入的方法有两种，一般上，只要有电子书架的链接，提取链接处理就会比较容易。不然的话，可以考虑自行创建。

        目前有2家比较稳定的电子书创建平台（当然，还有很多电子书架/资源中心）。 目前免费版的电子书（送电子书架）有几家，但比较稳定的有2家：Anyflip （点击前去） & Flip HTML5 （点击前去）。

        付费版的功能比较强大。免费版的话，每日仅可处理5本电子书而已。

        资源中心可以登入两家的网页（注册是免费的），这样就可以拥有2家电子书的平台和免费的电子书架，一天处理的书本，也从5本提升到10本。

        找到各种书籍的PDF版本后，仅需将书本上传到电子书平台，转换为电子书格式，书本就会出现在电子书架上了。

        很多资源中心老师会询问：有没有更容易的方法？

        有。直接找出其他学校的电子书架，然后加上在自己学校的平台（部落格、Site、谷歌课室）即可。

        想看看样本？欢迎点击这里前去怡保圣美嘉华小资源中心网络书店/图书馆页面参考做法。

        要提取链接的话，仅需在链接右键，然后点选 copy link address即可拥有。里面有44所学校的电子书架方便大家建设。

小小分享，盼望可以让大家有不同的想法、做法。

共勉。上帝爱你也爱我

学校跳板样本-Switchboard Template

近日，和朋友讨论建设学校跳板的事情后。朋友点出了一个关键事项：如何协助朋友们，将建设学校跳板的工作减到最低？换句话说，如何协助有兴趣建设的朋友们，在最短的时间内，建设一个近乎可以直接使用的学校跳板？

有鉴于此，编者特此预备学校跳板样本，供大家使用。

使用方法：

1. 登入谷歌得力马账户/学校得力马管理员/CM账户（视乎您要使用什么账户建设学校跳板）
2. 点击学校跳板样本。
3. File > Make a copy > 决定您要储存的地点（建议 MyDrive > 开设一个名为 Switchboard SJKC XXX 的文件夹）> Make a copy
4. 将跳板的设置定格为：编辑不能取消或转换权限、用户不能下载或打印。此举将保护学校跳板内容不会被任何编辑（例如其他人修订，也间接保护了学校跳板的全版内容）
5. 学校跳板中有许多页面，每一个页面上方有一个档案的template。
6. 仅需在页面中的template，如常复制，然后设置共享（建议勿让老师们下载或打印即可，减少非必要的打印工作）后，直接与老师们共享即可。

小小努力，冀望可以帮助大家早日将学校事务，进一步简化。大家加油。

（最新消息：1年级适应记录Kesediaan Murid Tahun 1，如今已加上1级多班的档案样本啦。）

要将这档案归纳为自己学校跳板使用也非常简单：

1. 开启学校跳板样本 > 前去1年级学生页面 > 点击 T1 页面 > Multi Class Template > 确定要储存的地点（建议直接储存在学校跳板的Folder中）> Make a copy即可。
2. 完成后，将1年级的档案链接与老师们共享（每班设置都是：1个班主任，1个国语老师，1个数学老师，1个科学老师）
3. 将链接设定与老师们共享后，启动侦查功能备用。
4. 将档案的链接，整理在自己学校跳板中。日后就可以直接查阅啦。

跳板的比喻

跳板Switchboard，顾名思义，就是方便行政和教师从某个点跳跃到另外一个点的平台。

            这个平台，采用的是Google Sheet，一开始是采用一份Google Sheet作为大门的设计。之后在不同的小页面中，设计各种小门。

            大门，是提供各种路牌，方向的入口。一般是设定为Menu页面。里面提供了各种需要管理的事项。

            每一个小页面，就是一项事情。例如，PBPPP是一页，SK@S是一页，STD4 PDPC是一页等等。

            当然，每一个小页面中，还可以有许多人的页面链接。

譬如：

            PBPPP是一个页面。学校若有100个老师的话，就有100个老师的名字，100个老师的名字就有100个档案。没有理由可以在一个小小页面中，容纳100个档案。但若是使用超文本链接(hyperlink)的话，就没有问题了。

            身为老师的，仅需找到PBPPP这个小页面，然后找出自己的名字，点击即可开启自己的档案了。

这样的管理方法，为我们解决了几个问题：

1. 以后都不必在 Google Drive中不同的文件夹跳跃了。
2. 方便行政和老师搜索任何需要的个人档案。
3. Google Sheet的页面，提供了依据学年年份保存超链接的可能。
4. 所有老师仅需在线，找到大门，然后找出小门，即可找到自己的档案。
5. 一举解决行政和老师不同系统或档案版本的问题。
6. 一举解决电邮档案来回的问题。
7. 一举突破限制老师在校内工作的瓶颈。
8. 一举突破学校电脑老旧的问题（随时可以使用个人或其他器材处理工作了）
9. 方便老师依据年份，找出各项工作的参照。
10. 方便整理整体分析等工作（这需要跨Drive的链接，不是很容易）

        在设计上，档案的共享，仅是和教师个人有关。教师个人必须对有关的档案和资料负责。

        在安全和记录鉴查下，所有档案的进度都是自动记录在云端，随时可以查阅而不会有什么遗漏。

        在人为错误的情况下，随时可以undo任何版本。

        在记录教师进度的需要下，随时可以记录档案的动静，这样让我们大概看见档案的进度。

        所以，先造大门（大门可以是Google Site, Blog, Webpage等平台都可以），再造小门（各种页面）。老师们找到了大门（pin起来，在群组中，在浏览器中，在容易记得的网页中），再找小门，然后就找自己的档案即可。

        在脑神经学来看，这似乎与脑回路有点关系。我们当行政的，就好像在训练老师们找出各种工作的途径，简化有关途径，减轻老师们的脑力疲乏现象（在哪一个平台了？什么时候的信息了？什么期限了？哪一个档案了？等等）

        来临的星期一、二、三，小弟会在三个不同的地点，驻守以及分享建设学校跳板。不收取任何费用，不要任何证书，不需要任何纪念品。冀望小小的分享，对以后的行政和老师们，都有所帮忙就好。

        有兴趣的话，欢迎前来了解。

星期一：珠宝瓜拉光华小

星期二：怡保九洞华小

星期三：怡保育才华小

下午时段：抱歉，有所保留，未能传享啦。

    

哪一个方法更有效率？

方法1：将各种链接，都安顿在google site中。

• 好处：Google Site的设立方便。容易。画面简洁。可以轻易展示图像。
• 坏处：导向不友善。不够直接。

方法2：将各种链接，都透过社交媒体传递。

• 好处：非常便捷。直接了当。可以透过电脑直接发送。
• 坏处：老师们/用户需要在社媒中滚上翻下，寻找要的链接。信息越来越多，难以专注。

方法3：透过谷歌课室，发放各种需要提交的链接。

• 好处：容易采集提交人数。方便统计提交数量。方便跟进。可以设定截止。
• 坏处：老师们疲于奔命，需要在不同的“课业”中完成要完成的事项，然后提交。越来越多电邮浪费老师们的时间。

方法4：使用部落格或网页，发放各种链接。

• 好处：部落格可以使用轻易记得的名字，方便寻找。编排和排版都很容易。
• 坏处：没有良好的排版或导向的话，影响了用户的便利。

方法5：使用跳板，定位在部落格或网页中。

• 好处：跳板是界面，所有用户仅需开启相关事项的页面，点击自己的名字即可开启自己的档案。可以设立历年档案的记录和排版。
• 坏处：初步设立的过程会比较辛苦。页面越来越多，有点厌烦的感觉。

方法6：使用传统的表格，发放给老师们填写，收集后开始填写。

• 好处：回到最简单的手写，找出用心填写的感觉。
• 坏处：无法统计，必须使用名单结合，还要了解老师们的字迹。

让学校网页发挥最大的作用

每年都有很多活动需要进行。近年来的线上活动尤其增加不少。有鉴于此，建议善用学校网页，简化教师与学生使用过程中会遇见的阻碍。

实战步骤（学校已有电脑室，学校已有网页或部落格，学生不会有面对电脑不足的情况）：

1. 把学生要登入的网页，设定为学校网页或部落格的主页信息。（不要让其他信息掩盖）。
2. 在学校电脑中，设定学校网页或部落格为主页：一旦开启就直接显示学校网页或部落格。
3. 更挑剔的话，在每一部电脑中的各种浏览器（有多少种浏览器，就把步骤2实践在浏览器中）
4. 更挑剔的：每个班级的每部电脑的每个浏览器都如此设置。办公室的也不例外。

此后，每次有什么线上活动，管理员仅需更新网页或部落格主页即可。

1. 学生一旦开启浏览器（Chrome, Brave, Forefox, Edge, Opera, Safari等等等）后，学校网页或部落格直接显示在学生面前。
2. 再也不必科任老师在谷歌课室设置。
3. 学生再也不必登入谷歌课室寻找（有时候信息多的时候，也不容易寻找啊）。
4. 方便学生和老师在班上使用：每当有推介活动或视频，老师和学生直接在班上电脑开启浏览器，直接看见推介礼的视频（网页和部落格管理人当然要事前设置好网页/部落格，将视频嵌入网页或部落格页面）。
5. 学生放学回家后也可以继续完成。不必四处搜索寻找。

完成活动后，要么将帖子取下。要么就搁着证明学校确实在该日子期间处理啊。（下星期一不是有个什么好学生推介礼吗？不妨考虑看看，当然，要是学校网络覆盖率差强人意的话，那就别想了）

实战例子：

1. 学校举行科学常识问答：部落格设定问卷链接、学生进电脑室作答、提交，关闭问卷即可。
2. 学校要进行MINDA SIHAT筛选：将网页设定好在主页。学生开启电脑浏览器，直接看见链接，点击后即可直接回答。
3. 教育部进行推介礼：班级老师直接开启浏览器，马上看见学校网页显示视频窗口，点击放大即可方便班级学生一起观赏。

实际准备工作：

1. 行政组想办法扩大学校网络覆盖率。
2. 行政组提升并维持学校网络覆盖率以及器材照料经费。
3. ICT老师和电脑负责老师：在班级电脑和电脑室等地点，将所有的浏览器设置为开启即显示学校网页或部落格即可。
4. 每每更新后，或定期检查浏览器是否正常操作。

额外：

1. 要设置什么网页或网址呢？学校部落格，学校TVPSS等都可以的。
2. 可以实际举例吗？学校网页或部落格，AINS，学校TVPSS/YouTube频道 ，谷歌课室。
3. 这样的设置，会为学校网页，部落格以及优管逐步累积流量。（每天开机点击开启就是累积的一部分）

谷歌日程 使用指南

        谷歌日程，俗称Google Calendar究竟何方神圣？为什么在校务或个人管理上，那么受欢迎？究竟有什么强大功能让版主着迷不已？

点击这里浏览谷歌日程使用指南，开始探索谷歌日程的基础功能吧。

如何把TVPSS做得更好（续，完结篇）

续上文 《如何把TVPSS做得更好？（华小版）》后，收到朋友询问，如何让校内老师也可以在华小的视频中，献出一份绵力，丰富频道的内容呢？

        上文提及的，在建立了播放清单后，学校TVPSS的管理员即可开始着手将看见的优质视频，依据各播放清单归类，祝福学生。但要是将全部工作都只是由频道管理员单独处理的话，似乎难以奏效。有鉴于此，编者将从视频管理员的角度，制作和校内（外）的老师公众人士（尤其是热心教育的父母亲）都可以合作丰富内容的步骤。

        先说一说大概步骤如下：

1. 频道管理员找出每一个播放清单的内容供应者共享链接 （Collaborator's link）。
2. 频道管理员整理并集合清单的链接，透过电邮或社媒传送。
3. 收到的老师/社区人士（包括了那些家长、监护人）点击链接，并愿意成为内容供应者（collaborators）。
4. 内容供应者开始物色并归类视频。
5. 视频被归类后，播放清单会因此丰富起来。
6. 频道管理员可以依据清单，专心整理清单的视频。

详细情况，欢迎点击这里以便浏览处理指南。

下面，我们稍微谈谈这个做法会带来什么影响：

正面的影响如下：

• 视频播放清单会因此逐步丰富起来。
• 视频播放清单会因此多远起来（尤其是在不同语文的老师或家长合作之下）
• 更多学生会因此可以透过播放清单的视频，依据单元或主题温习。从此简化了温习的过程。
• 代课老师（尤其是不熟悉课程内容）将有所依据，也大大减轻传递的部分的压力。
• 让祝福扩大，祝福更多人：让同样社区的学生，甚至是不同社区的学生，都可以更有秩序的学习。

负面的影响如下：

• 可能会出现视频重叠的问题
• 管理员需要确保并移除不适当的视频
• 视频未必依据科目的先后显示给学生
• 要是将这计划视为老师们的KPI，那就影响老师们的工作，增加负担了。

中庸的做法：

• 计划属于开放性质。可将链接编制为二维码，然后粘贴在学校范围内外，方便任何有兴趣的人士直接扫描参与，成为内容的提供者。（频道管理员随时可以关闭或移除不适当的视频内容）
• 不把这个计划视为老师们的KPI，但老师们可将这个贡献记录在PBPPP中，作为个人的努力之一。
• 建议有参与的每个星期仅需花费30分钟专心依据年级或科目，找出并归类视频即可。（试想像半小时的PLC，研讨各种视频，然后直接归类）
• 适当介绍并指导学生善用这些播放清单。例如在周会上，家长日，家教协会等场合，介绍善用清单。
• 适度分享视频的成就，或可作为鼓励教师们的积极参与。

作为长期成长的一部分，最重要是大家都乐在其中。

小小的分享，版权没限。

有意进行培训或实体着手处理，欢迎电邮联系即可

nhtp34250@gmail.com

（来邮请注明学校名称、中英文姓名以及联络电话以便跟进）

谢绝玩弄，因为生命短暂

北近打县华小Switchboard样本参考

点击即可浏览参阅北近打县华小的Switchboard样本。

任何人都可以浏览。免费。

File > make a copy之后，即可开始将里面的东西，和现有的Drive folder或档案衔接起来了。

共享。

上帝爱你也爱我