文件的进度跟进

小改革，大效应，讲究的就是进行小小改革，但要带来大效应的改变。表格都挂在云端了，老师们心理负担一下子释放了，解决了。全部文件或信息的传递，都在一个网页页面解决了。还有什么问题呢？

        这就是行政人员最喜欢的，也是最希望知道的功能了：就是如何知道老师们究竟什么时候，在文件里做了些什么。

        对于有这些怪癖的行政人员（难不成你真的有能力跟进到每一个老师的进度？），我们有方法的。

        在使用适当的户口，将表格都挂上云端后，只要在处理好共享之后，表格里的一个小设置做好，即可做到：每当有改变都自动电邮给档案只有人，或者每日将改变结果/进度结果总结然后传送电脑。

        换句话说，我想知道有关老师在某某文件的进度，我大可以直接检查电邮，马上知道那名老师是最后一分钟处理，还是有规律的处理，还是一早就解决了。

        至于为什么要建议一页的网页就解决这些林林种种的问题呢？另外一个原因就是一次过化解掉老师们提交文件时候遇见的各种问题。我这里举例数项：

1. 有的老师认为，反正都是电邮提交，何不一封电邮就将全部档案都上载呢？但这样，是不是让行政人员很痛苦呢？一份电邮中含有3到4种档案的话，哎哟，我不可能拿着名单这样点、记录的吧？（有的老师不明白为何1份电邮就是1份工作的道理，因为他们觉得方便，但苦了行政。要是你有采用电邮标签或归类的话，你就明白我说什么了）
2. 有的老师认为，他/她的电脑当时有问题，所以决定使用whatsapp或telegram将文件提交。（是不是很奇怪？电脑有问题，可以使用手机那么小的荧幕完成文件然后提交上来？）这样的提交方式，一方面是有个性，一方面也代表该老师是不愿意配合校方的安排的了。我个人呢，就不是很喜欢这样，因为这样会占据我手机太多空间了。所以就让社交平台回归社交平台。不是阅读文件的工具好不好？
3. 有的表格，在不同电脑开启会有不同的画面。我不想花太多时间让老师们下载处理，更不想让老师们花时间上载（下载前命名的话，又弄乱我的档案管理，也浪费老师的时间），所以，一次过，在线填写。清清楚楚。（其实是我不希望花太多时间解决一些个别在电脑商的问题/差异，因为解决这里的，家里的又解决不到，是不是很气馁？）
4. 有时候，刚好是老师提交了，但下载还是开启过程出现问题，又要老师重新开启或提交。别说你，要是我的话，我都不喜欢啦。网页云端版本的话，基本上，不会有这些问题的。

看见了这么多云端作业的好处，你还坚持要纸本作业，还是传统的电邮传送，又或者是上下载的工作方式吗？

任何疑问，欢迎通过留言提出来。共享。

行政和管理的角色

有朋友询问，为什么当行政的，需要做这些小改革，大效应的事情？

第一，行政管理的，不仅仅是事情，也涉及人。这个是我们要留意的。

第二，行政管理的，不仅仅是事情的结果，也涉及事情的经过。而大部分老师涉及的，就是事情的经过。大部分的事情，要是经过的过程是愉悦的，体验是良好的话，人的感觉就不一样了，事情的结果就肯定不一样了。我们虽然会留意结果，但也特别留意过程。所以，尽量设计流程优良的体会，是很重要的。

第三，行政也要留意监督和跟进。Follow up follow through, 必须创始成终。创，创造。始，开始。成，成就。终，终结，完结，结束。这里的每一个环节，都需要行政留意和跟进的。

第四，老师们会看见行政的做法，想法。老师们或许会觉得：为什么要这样的改变？之前的方法不都是很好吗？那个是站在老师们的想法，看见的角度也有限。但倘若这个改变是更强大效果的话，为什么不改变？不要害怕老师们怎么说，就让老师们去体会。

第五，有朋友问：这样一来行政的压力不是更大吗？因为都得准备一大堆的东西啊。其实不然。表格是固定了的。网页也是可以由ICT设立的。GDM是可以帮忙准备表格的。而且，我们的节数不是比较少吗？我们不是有责任帮忙改善工作流程吗？（阅读办公通令你就明白了）

第六，我们行政管理的，有责任尽量改进改善任何可以改善工作人员（老师或教职员）的工作流程。让工作简化，优化，整合起来。最好就是做到不同的工作可以整合的地步。这样才是事半功倍而不是一整天被这些无谓的事情困扰。

第七，唯有简化和整合每一项（其实也不是每一项工作可以简化或优化的），我们才有更多时间处理其他事项。例如，当我们把指定的文件都挂在云端网页里。我们就不必浪费时间开启电邮，搜索电邮，翻优盘，找档案，上下载，做电邮附录，检查病毒等一大堆琐琐碎碎的事务了。点击，开启，输入，关闭（因为网页是自动扫描病毒，储存也都是自动的）

第八，行政是否都需要知道这些？老师们是否都需要知道背后科技的运作？答案是不必。完全不必都可以。就好像我们不需要知道网络使用什么协议一样。（当然，要是知道的话会更好啦）行政管理的，就是提供大方向，落实大方向的实际做法。不然就是空口说白话，当个大白象。

愿与每一个行政管理分享。

SKPMg2 Std4 小改革

这东西，在我们当中也挺久的。但一直以来，我们都是乖乖听话，也没有多想什么。直至昨天我们讨论的小改革，大效应，就产生了不一样的变化。

        这话怎么说？每一年，在SKPMg2里的Standard 4，就是教学视察表格，我们需要使用至少3次（直至前年以及今年，也是减少到2次而已）。试想想，1个老师，单单在一个事项中，就要使用3份表格。

        根据表格的原本设计，每一份仅可使用1次，之后的，就要在另外的表格填写，这样的工作流程，造成什么困扰呢？

原有设计的工作流程所带来的困扰如下：

1. 每个老师每年至少使用2份表格。学校若有10个老师，一年就得处理20份表格。这是20份可能打印然后填写的表格。
2. 每份表格大概有3到4页的纸张。若以10个老师来计算，每个老师1年2份，每份就保守估计使用3张，一年下来，需要打印：3页 X 10个老师 X 2 次 = 60张纸。数目可能不是很多，但若将这个数目扩大到20位老师=120张。扩大到30位老师=180张。扩大到40位老师=240张.....这，只是在这件事情上而已，就浪费了240张纸了。当然，如果学校打印机是好的，前后打印的话，另当别论啦。
3. 在电子档案方面，（别告诉我你都是打印出来才填写的），很多人都是填写了，或许再次输入电子档案后，然后再次打印出来的。这不单是浪费时间和精力，也浪费纸张和墨汁。在完美主义作怪下，很多人都是选择输入后再次打印出来的。何苦呢，一所10个老师的学校，就这样无端端在第一次的教学视察里就要处理10份电子档案了。可不是吗？1年2次=要处理20份电子档案了。大型学校呢？
4. 现有的表格，无法让视察的行政人员看见这老师过去的表现。当然，每次的视察都是独立存在的。但若能看见该老师过去的视察成就的话，就可以看见什么地方是惯性需要协助或指导的，什么地方是该老师的强项（我们当然不需要依靠表格视察而已）。

有鉴于此，这里我们将改良了的教学视察表格修改成为以下版本：

1. 每一个老师就是1个电子档案。1整年就是1个电子档案。节省了行政和老师们的档案管理的痛苦。
2. 表格直接挂在网页中就不必电邮来往了。有的学校在这里，将老师们的视察表格派发给老师，之后要求老师们打印或电邮第一次的表格，这一来一往的，是不是增加老师们的负担？更甭说时间和精神的浪费了。
3. 档案的设计，应该是挂在云端里。然后通过电邮或网页的传达，与该老师共享。（第一次是老师们的自我教学评估，这个，行政人员不该忘记）
4. 表格可以设计为：每当该老师有任何填写或修改，可以通过电邮自动通知行政人员（这里有少少技术要求了，但也非常简单有效）。一方面记录老师们的工作进度。一方面方便行政人员看见老师的输入。至于那些电邮，若没有什么大问题，一般我们都是归类存档，不必采取什么行动的。但现实操作的话，我们大可以要求老师们在完成输入后直接通知，我们直接跟进即可。
5. 在老师们完成了第一次的输入后，行政人员可将老师们的编辑权限转换成为浏览权限。这样一来，老师们虽然未能再编辑里面的内容，但也可以看见行政人员的视察教学评分。这样的改变，不仅仅是透明操作，也让老师们安心知道行政人员的评分不是黑箱作业的。
6. 另外，改良后的教学视察表格，是可以让行政或老师们，一次过看见三次的教学视察结果。无论好坏，都可以看见。更重要的是，这样的小小改良，让负责输入系统的人，可以在一张表格上，随时输入系统中任何一次的教学视察结果。
7. 但，它最大的功能和作用就是：让我们行政人员实现了可以实时输入电子档案的能力。这个改变，就省略了打印以及之后的工作了。

        我的要求很简单。一定要简化老师们的工作负担，一定要方便行政。小小的改革，虽然会花费我一整天的时间（更甭说牺牲了和孩子共处的一些时间），但做好了，就在这里可以节省很多的时间和精力（我们也老大不小了，不可能每天都没有智慧的处理一大堆的档案吧？）

        至于怎样将表格挂在云端、网页里，不在这篇幅中。这些，待下次再聊。

点击以下链接，登入后即可获得档案的副本。（免费，就当是我给每一个教育工作者的祝福，上帝爱你）

点击浏览改良版的SKPMg2 Standard 4表格 （直接make a copy即可直接收存在你个人的drive里面，然后处理给老师们）

问答时间：

问：这样有什么特别的？

答：特别在于：你可以实时输入，你可以几个按钮，复制一整年使用的档案到来年备用而不必另外准备个别档案（要是没有老师更动的话，要是表格没有改变的话），剩下就是共享链接的修改，以及置放网页的工作。

问：这样我们不是更忙？

答：建议你邀请ICT老师帮忙处理啊。使用学校的ID来处理。行使行政权限。如果ICT真的不愿意帮忙，说什么这不是学校的公事，是行政个人的意愿，没关系，我愿意帮忙你架设。但你也记得在那个ICT老师的kesediaan melaksanakan tugas lain那边处理咯。明白吗？

问：如何看见老师们的进度？

答：这个书面难以作答。但可以在架设给你的时候直接示范给你看。

问：一个网页就够了？

答：基本上，一个一页的网页，就可以解决当年的SKPMg2 Standard 4, Pengurusan Panitia Mata Pelajaran (12个学科），Borang keberhasilan，以及课外活动（运动，学会以及制服团体）

问：网页由谁拥有？

答：当然是你学校/你自己拥有啦。所以你需要准备你学校的ID。但记得，由于学校户口未能开发部落格，所以，部落格可以是你自己的，但你使用学校的ID以及密码，架构里面所有的档案，这样才能处理链接或共享。大不了ICT做一个学校的户口而已。

问：我能不能使用自己的ID和密码处理？

答：当然可以。但若你被调动的话，你准备好一大堆的共享设置或transfer ownership就好了。

问：什么是transfer ownership?

答：就是档案的持有人。是的。是可以转换档案持有人的。转换后，档案持有人就可以将你转换成为浏览或移除你。何苦呢？让学校的ICT处理档案吧。

问：那学校ICT不是看见全部人的资料？

答：要是你担心会被看见，那就保留神秘，使用自己的户口处理。不难。

问：为什么说使用云端的力量？

答：档案必须在云端里。云端必须有文件夹分类处理。里面的档案，几个按钮，马上复制明年备用。届时，更新网页里面的链接，老师们不必个别知会的，全部在网页看就好了。

问：那我们行政不是一整天在云端上？

答：你现在也差不多一整天在云端了，不是吗？

问：档案会不会被删除的？

答：所以我们要一群有心的，同行的人来处理。互相信任，有责任的人很重要。

问：这些设置，通常需要多久时间？

答：架构部落格，一般半个小时可以解决（别理画面设计，背景设计等小细节就好）。准备老师们的档案，将老师们的档案设计为进度报告，以及共享链接在网页/部落格中，这个就看学校老师人数，以及电脑的网速了。

问：这样的改变，如何解决/减缓学校电脑不足的问题？

答：老师们不必透过学校电脑处理工作啦。手机也可以使用。一个老师，1个档案，1个档案，使用一整年。

问：要是有老师不小心删除了呢？

答：老师是不必下载的。怎么删除网页上的东西呢？

问：要是老师想要下载？

答：为什么不可以下载？但下载了又如何？云端的架构就是要避免档案管理的问题，要自寻烦恼的话，你我不应该阻止啦。