清洁和保安服务的表格处理

相信每一所学校都有清洁和保安服务。这个是教育机构里很重要的一个环节。所有当行政人员的，都要了解一些这方面的表格处理。

        基本上，除了每日检查的出席表，也有一份是在月终（除了12月需要在县教育局指示下提前完成）填写，打印，提交的服务表现评估表格，俗称Borang Prestasi Perkhidmatan的表格了。

我们下面看看不同学校的处理方式：

1. 有的学校，是每月打印出来填写然后提交。
2. 有的学校，是把表格存档在电脑，每月填写打印出来提交。
3. 有的学校，将表格存在网络云端硬盘Drive中，在填写后，打印出来提交。
4. 有的学校，在填写表格后，电邮一份给学校，也电邮一份给自己，当做存档以及方便学校办公室打印出来签名处理提交。

我想了相当久的一段时间。有了一些疑问：

1. 这是不是每月例行的事情？是。
2. 除了电邮，或储存云端硬盘外，有没有更好的方法？肯定有。不然每月都得挖电邮或在云端硬盘里面搜索档案，这样不仅浪费时间，也没有什么效益。

所以，这里就和大家分享更好，更有效的做法，让大家一起斟酌思考决定吧。

选择1：采用同样文件，但每个月不同档案处理法。

选择2：采用同样文件，但每个月同样档案处理法。

选择1的好处坏处比较：

1. 好处：可以有效并良好追踪每一个月份的表现记录。
2. 坏处：需要准备12个月份的记录备用，因为每一个月份的表格都不一样。

选择2的好处和坏处比较：

1. 好处：一个档案，全年通用。
2. 坏处：难以追踪每个月的表现记录（在某种程度上）

但无论采用哪一个选择，编者这里分享的是：采用日程和云端硬盘的结合功能，让这个工作更为顺利有效。

选择1的做法：

1. 将档案储存为12个月份的档案（里面的月份不同而已，其他大都一样，除非更换校长或服务的承包商）
2. 将档案上载到云端硬盘的文件夹内备用。
3. 将档案的链接，依据月份，设置在日程里备用。（一定要思考为什么使用日程）
4. 每个月依据日程完成填写，电邮或打印的工作（自动存档的云端硬盘非常方便的）

选择2的做法：

1. 将档案储存在云端硬盘内备用。
2. 将档案链接，分享或拷贝到这个月的日程内备用。
3. 在日程设置每月重覆显示直至服务阶段完成。
4. 每月指定日子开启链接，输入表现，然后一定要打印和储存一份备用（否则未能保存上月份或这个月的服务表现）。
5. 电邮或打印签名提交表格。

但，无论哪一个做法，你会发现：

1. 都是使用日程。
2. 都有电邮储存。
3. 都有打印部分。（虽然我个人是不会再选择打印储存的了，办公室保留一份就好了，我个人保留来有什么作用呢？对不对？）

怎么一回事呢？

1. 设计在日程内，就可以每一个月中自动提醒我要处理的事情。毕竟这些都是在月中或月初就要完成的事情，所以这样就减轻了我一部分的工作。不必牢记或浪费脑汁。
2. 设计在日程内，是可以方便在日程中，记录每一天完成的工作，要翻阅档案或工作日志的话，进而找出工作档案或文件的话，也十分容易，不是吗？（特别是你选用选择1的话）
3. 电邮文件的话，就是直接电邮给学校办公室方便办公室职员直接打印准备签名。1方面达到了学校办公室职员检查电邮的目标，也达到了学校电邮备份，更达到了个人电邮备份的目的。1个办事方法，就达到了3个工作目标。不好吗？

心路历程：

         只要有人愿意将表格分享，只要有人愿意多走一里路，那么整个工作氛围就完全不一样了。这样的分享，不仅仅希望可以减轻特别是年轻一群的行政人员的工作负担（别以为年轻的话工作就压不死人），也更希望特别是当行政的我们，可以有能力减轻老师们的工作负担。

        只要有能力，有心思，有谋略，一定可以减轻很多工作的负担。

共勉。

耶稣爱你。