生日墙 Birthday Wall

 

生日墙，顾名思义，就是显示当天生日的寿星。主要目的是提醒和祝福身边，在当天庆祝生日的朋友/学生。

        在学校建立生日墙，是有正面的影响的。当然，也要有足够的能力处理才行。校园要有生日墙的话，必须尽可能简化生日墙的建设工作（别告诉我还要使用传统的布告板和粘贴学生名单）。

        传统的布告板和学生名单，不仅费时费力，还很挤压老师的作息时间。要知道，布置布告板，是多么费神费时的工作啊。但更重要的，其实就是即时性。

        建设电子或网络版的生日墙，在很大程度上，可以有效弥补老师的作息时间。但更重要的是：在布置上，美编上，排版上，多了很多自由和选择（网络的图像和设计，你曾计算吗？）。但比这个更重要的是：网络/电子版的生日墙，可依据当天的日期，即时显示生日的学生。

        嗯，你没有看错。是的。网络/电子版的生日墙，可以依据当天的日期，即时显示当天生日的全部学生。

先讲解构思和步骤，方便大家有个基本概念：

1. 一定要有个汇集、收集、记录全校学生名字、生日的档案。最好是Google Sheet档案。仅需1页即可。个人建议：将这档案与生日统计分析档案，衔接起来。完成生日统计和分析档案后，直接点击链接，并完成这个档案。
2. 一定要有个作为生日墙(birthday wall)的画面，建议使用Google Slide即可。
3. 学校设定要显示生日墙的页面（部落格、网页或 site都可以）。
4. 在显示档案中，使用app script功能，指定时间从记录日期的档案，传送或汇集全校的生日名字过来显示画面中。
5. 刊登publish 显示画面。
6. 将画面定位在学校网页、部落格、SITE中备用。

如此一来，倘若没有任何学生进出的话，生日资料就不需要更新，设定时间后，直接在生日墙自动显示。

        下面，我们来看看实际操作：

1. 创建一个Google Sheet 档案。档案仅需2列 (columns)即可。
2. 第一列：学生姓名。
3. 第二列：学生生日日期。格式设定为：年月日。
4. 别关闭档案。因为等下需要拷贝档案的ID。档案的ID是从 d/之后，/edit之前的链接。
5. 开启 Google Slide 
6. 设计好要的美编或插图。
7. 找出Google Slide的 ID编号。ID是从 d/之后，/edit之前的链接。
8. 置入一个text box，右击text box，在标题tittle处命名 Birthdaybox
9. 在google slide 中，点击extension > app script
10. 然后，将下面的代号，置入画面内：
11. function updateBirthdaySlide() {
      // ======================================================
      // CONFIGURATION SECTION - PASTE YOUR IDs HERE
      // ======================================================
      var slideId = 'Google Slide的 ID';
      var sheetId = 'Google Sheet 的 ID';
      var sheetName = 'Sheet1'; // Change if your tab has a different name
      // ======================================================
    
    
      // 1. Get the Data from the Sheet
      var ss = SpreadsheetApp.openById(sheetId);
      var sheet = ss.getSheetByName(sheetName);
      var data = sheet.getDataRange().getValues();
     
      // 2. Get Today's Date
      var today = new Date();
      var currentMonth = today.getMonth(); // Note: January is 0 in JavaScript
      var currentDay = today.getDate();
     
      var birthdayNames = [];
     
      // 3. Loop through the rows (Starting from row 1 to skip headers)
      for (var i = 1; i < data.length; i++) {
        var name = data[i][0];
        var birthday = new Date(data[i][1]);
       
        // Check if the date is valid, then match Month and Day
        if (birthday && birthday.getMonth() === currentMonth && birthday.getDate() === currentDay) {
          birthdayNames.push(name);
        }
      }
     
      // 4. Create the display message in bullet form
      var displayText = "";
      if (birthdayNames.length > 0) {
        // This creates a list where each name starts with a bullet point
        displayText = "🎉 某某某华小衷心祝福 Happy Birthday to:\n\n" + birthdayNames.map(function(name) {
          return "• " + name;
        }).join("\n") + "\n\n🎂 校方希望对学生说的祝福语";
      } else {
        displayText = "若当天没有学生生日的话，会出现的字眼";
      }
     
      // 5. Update the Google Slide
      var deck = SlidesApp.openById(slideId);
      var slides = deck.getSlides();
      var slide = slides[0]; // Gets the first slide
     
      var shapes = slide.getShapes();
     
      // Find the text box tagged as "BirthdayBox" and update it
      for (var j = 0; j < shapes.length; j++) {
        if (shapes[j].getTitle() === "BirthdayBox") {
           shapes[j].getText().setText(displayText);
        }
      }
    }
12. 完成编码粘贴后。在app script页面左边的时钟，点选要执行的时间。
13. 将Google Slide页面，刊登(publish)：File > Share > Publish to Web
14. 点选embed 嵌入选项。准备提取嵌入代码。
15. 将代码置入学校的部落格、网页、Site中即可。

备注：

• 建议在生日分析统计档案中，加上衔接这个生日日期的Sheet链接。之后，若没有学生进出的话，每年仅需更新一次即可。
• 也在这个google sheet档案中，加上回去学校生日统计分析的链接。

感谢神，小小分享，圆了一个多年的梦想。希望对大家有帮助。下一篇，我们探讨，如何让生日墙，变成《学校活动看板》。

学生生日统计与分析

感恩PKHEM还是可以从IDME下载学生资料。在得到学生资料后，只需设定好一定的方程式，即可将学生的资料，进行一定的统计和分析了。

        统计和分析学生出生日期，究竟有什么作用呢？

1. 设计在谷歌课室的祝福信息。
2. 在日历中，设定生日提醒。
3. 可以在学校日历中显示。
4. 可以在学校网页中显示生日的学生。

实际的处理方法，是怎样的呢？

1. PKHEM下载IDME的学生资料。
2. 要拥有的资料：班级、姓名、性别、宗教信仰、生日日期。
3. 设定方程式，依据学生的生日日期，自动提取月份。
4. 然后，设定12个月份的统计表。
5. 统计表分为：出生月份，男女人数，依据宗教信仰的比例。

有什么作用？

1. 方便准备任何生日派对或礼物 （学校爱心计划、辅导组活动等）。
2. 方便适当的祝福语。
3. 方便在校园建立友爱的氛围。

        必须留意的是，在设计的过程中，必须要考量到IDME中全部的宗教信仰。为什么呢？因为只有这样，无论学校有任何学生或家长点选任何宗教信仰，PKHEM在下载后，直接粘贴处理时候，档案才会自动依据全部IDME的宗教信仰分析统计。不会有任何遗漏（除非系统有大改动）

        下一篇，我们讨论：《生日墙 Birthday Wall》--编制一个可以依据当天日期，自动显示当天生日的学生名单。（这是很多年前想像要拥有，但当时完全做不到的梦想之一）

Notebook LM的约会-建设 Book Review库

2026年即将开始，但得力马培训，想不到要做什么？来，给个建议大家：Notebook LM的约会：2026得力马培训：建立 book review库

SULDP：

1. 找出并编排老师们需阅读的书本（链接或电子书）
2. 与ict（现在已是由GPM负责）合作，以Google sheet准备book review 表格备用。Google sheet必须1个档案多个页面哦，不然无法实现协作的目标与体会。
3. 设定共享权限，但不通知
4. 设定电邮发送书本链接与表格链接。（预设电邮的发送必须是LDP当天）

 ADMIN DELIMA:

1. 指导老师们从得力马网站登入
2. 选择Notebook LM激活ai PLC 
3. 老师们以Notebook LM处理阅读书本内容，但根据表格需要输出
4. 老师们填写表格
5. SU LDP检查，关闭共享。修改为人人都可浏览。

GPM

1. 善用链接，植入学校网页，SITE，跳板中
2. 截图并通过群组告知全校链接地点

好处：

1. 保持老师们的得力马账号活跃，亲身体会Ai的效果。
2. 激活每一个老师的PLC AI（登入后点击Notebook LM就是了，连续点击每一个AI都可以，这是2025年才有的东西）。
3. 建立互相信任，完成协作 (kolaborasi)的工作氛围（让老师们慢慢习惯共享协同工作的趋势啦）。
4. 逐步组织共享氛围。
5. 建立归属感，一同收获的满足感。
6. 建立每一个老师适用的Book Review内容。
7. 方便每一个需要的老师，随时提取任何需要的BOOK REVIEW。

坏处：

劳师动众。哈哈哈

小小改变，大大影响的例子-学校教师出席记录谈起

续上次在2025年9月3日分享的《2026教职员出席记录-大幅度降低页面数量-浅谈工作设计流程改进带来的影响》，今天我们稍微探讨，究竟这小小改变，可以如何改变工作结果。

        在2026年教师记录之前，要记录的教师出席档案， 页面多，衔接方式也繁杂，遇见老师转校进出的话，尤其麻烦。但使用2026年的版本的话，事情就简单许多了。

        此外，最大的优点，篇幅的缩减，也直接让档案的数量减少了。此话怎么说呢？

        之前，1个档案仅能使用1年。因为1年就有13张页面了。现在，因为页面大幅度缩减到只有1页，1年1页的排版，让1个档案，可以包含多个年份在内。

举例：

• 旧方法：1个档案1个学年。因为页面多达13页。每年需要创建新的档案。
• 新方法：1个档案可有多个页面，因为1个页面就是1个学年。每年仅需创建新的页面。

2个方法，差异非常显著。所以，对于管理层来说，现有的管理方法不是不好，但切记：小小的改变，足以带来更大的影响。当然，别什么都吹毛求疵，那是本末倒置的做法。

        收着带不走，和大家分享。要是有兴趣的话，欢迎点击浏览使用（File > Make a copy即可拥有）2026年的教职员出席分析样本吧。

电邮管理2-完结篇

        续上次《电邮存档记录》谈及的电邮管理，我们今天稍微深入探讨，除了依据教师完成标签、归档（归类）之外，还能如何做得更好？

大家可以考虑的做法有：

1. 依据范畴（Bidang）：如行政管理、课程/学术、学生事务、课外活动。
2. 依据科目：国语的BM，华语的BC，英语的BI。以此类推。

在整理标签时候，别分得太仔细，先整理大方向，然后再逐步处理细节。

        我个人的话呢，就先分范畴、再分科目、然后分老师。每每收到电邮，先标签大事、再标签科目、然后标签老师。如此一来，有三大好处：

1. 可依据范畴的信函记录。
2. 可依据科目归档的信函记录。
3. 可依据老师个人，各别的电邮信函记录。

Std 4 PdPc SK@S 档案大修正

基于2025年12月4日的研究成果《精简化 Google Sheet》，今天终于完成了SK@S 中的 Standard 4 PdPc档案大修正工作。

1. 重新排版教学视察页面。
2. 整理后，这8页面的档案，一共删除4961行，62列。
3. 改变后的页面排版，也在GABUNG页面重新衔接数据。
4. 有兴趣使用更简洁档案，或打算2026年新的SK@S的STD4表格的话，可以考虑使用。

点击这里浏览、下载或复制修改后的SK@S  Standard 4 PdPc档案。

备注：已更新在学校跳板样本中的SK@S 中 Standard 4 PdPc。点击直接前去学校跳板样本中SK@S Std 4页面。

精简化 Google Sheet

越来越多的工作，需要在网上完成。其中，Google Sheet是数据管理中，经常使用的表格格式。当然，在使用 Google Sheet时候，除了共享档案、自动化的更动通知，以及记录版本是我们常用的，我们也可以将 Google Sheet档案排版，精简化、优化到另外一个层次，让档案或页面的显示和处理，更为有效简洁。

        下面，就和大家分享几个常用的方法（其实都很简单）：

1. 尽可能减少 import range或其他导入的功能。这些功能或影响页面的加载 (loading) 时间，影响用户体验。
2. 尽可能让 conditional formatting保持在最低，真的需要，才编制这样的功能。否则，尽可能不使用。
3. 共享的用户数量：共享的用户数量越多，设置的条件或许也越多，加载时间就越慢。非常简单。
4. 如果可以在同样一个行 (row)显示的信息，尽可能在同样的行处理即可。
5. 如果可以在同样一个列 （coloumn）显示或处理的信息，尽可能在同样的列处理。
6. 可以的话，尽可能减少需要的页面（sheet）。
7. 最后，也是超级简单的：完成简洁排版后，尽可能将全部不需要（确认不要影响其他页面的情况下，例如没有隐藏行列，没有其他参照数）的行与列，都完全清除即可。

笔者今天就在2026年的IPPKBAT档案中，尽可能这样修改篇幅以及删除不必要的行列，结果真的发现，档案在加载时候，确实轻快不少。一般用户体验或许不够深刻（最后都会完成加载显示），但经常面对数据加载档案运转的人，会明显发现不同的。

小小发现，与大家共享。

上帝爱你也爱我。

下一步要精简的表格：

SK@S STD4（问题：现在档案能用，真的需要再精简吗？还是仅需删除不需要的行列即可？）

课外活动IPPKBAT表格出炉啦

经过好久好久好久的等待与努力，终于把课外活动的IPPKBAT表格整理好，与大家分享。表格有2个版本：

版本1：

1. 每个档案是1个课外活动单位。例如，1个档案就是XX学会 / 制服团体/ 球类运动。
2. 学校有多少个课外活动=多少个档案。例如，若有2个球类，2个制服，2个学会，就有6个档案。
3. 适合共享工作氛围尚未成熟（不熟悉共享档案处理、会多手动其他人数据，有破坏王）的学校使用。
4. 最大优点：非常安全（因为1个档案1个老师处理）、方便统计1年2次的数据（担心会变成这样）。

版本2：

1. 这个的话，有2个形式：
2. 形式1：1个档案中，有全部制服团体/ 学会/ 球类运功。但1个档案就是1种课外活动。例如：1个档案中，有全校的制服团体、球类运动和学会在内。一目了然。
3. 形式2：1个档案=1种课外活动，但有多个同样课外活动的种类页面。例如：档案1=学校全部球类运动。档案2=学校全部制服团体。档案3=学校全部学会。
4. 适合共享工作氛围成熟的学校（知道什么是多页面、知道并不会多手更动他人资料、有办法记录和追踪档案进度）。
5. 最大优点：管理的档案数量少。可以有效进行校内同类课外活动数据分析。

点击下载IPPKBAT KOKO V1（版本1）

点击下载IPPKBAT KOKOV2 （版本2）

所有版本已更新在学校跳板样本中的IPPKBAT页面了。

延伸阅读：

想知道什么学校跳板？点击阅览

IPPKBAT dalam Pengurusan dan Kepimpinan Pendidikan

        期待已久，（但一直都碍于非常忙碌都未能处理好）的 Instrumen Standard Penilaian Pembudayaan Kemahiran Berfikir Aras Tinggi (KBAT) dalam Pengurusan dan Kepimpinan Pendidikan (俗称 IPPKBAT) 学校行政管理档案终于完成啦。

点击这里即可浏览、下载、复制备用 IPPKBAT PIMPIN档案。（已同时更新学校跳板样本中的 IPPKBAT 页面。）

        档案的排版，是基于教师教学档案（再次感谢方副校长2023年的分享）而着手处理修改。档案的修改记录，已在里面细述，不再赘言。

        冀望此后，方便大家植入学校网页、跳板、Site，方便校长或其他人，处理这部分的工作啦。

（IPPKBAT的工作，至今，从1年2次，到2025年仅需填写1次，有3个部分：即学校KBAT管理、教学，以及课外活动。其中，2025年的课外活动，从每一种课外活动种类中填写1项，变成了每一个课外活动都要填写。随着管理层的IPPKBAT表格已经完成，意味着下一步就是着手处理IPPKBAT KOKO的档案工作。拭目以待）

（另外，也纠正了教学的IPPKBAT表格。谢谢朋友指出纠正，以便修订。）

收着也带不走的。哈哈

耶稣爱你也爱我

时间表大表 (Jadual Induk)样本

接近编排来年时间表啦。编排前，心里要有个谱，大概要安排什么老师在什么科目内，这样才能进一步编排什么老师在什么年级中，教导孩子们。

        今天和大家分享一个超级简单的时间表大表档案样本。有兴趣的话，欢迎点击时间表大表样本。（由于是超级简单的版本，所以是没有什么特别功能，只有基本的老师个人节数统计、老师高低年组别的分析而已）

        编排后，满意了，即可启用ASC时间表软件，进行编排。（ASC是世界最好的时间表软件：编排班级时间表=同时完成：个人时间表，科目时间表，特别课室时间表）

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学科管理支援--页面排版建议

学校一般有12科目。

每一个科目有不少的资料要管理。

一些资料需要打印出来存档。

一些则不必打印存档。

建议1：

• 开设1个档案，里面含有12个科目的页面。
• 每一个页面就是1个科目。
• 标准或共享的档案或链接，直接跨页拷贝粘贴即可处理好。
• 个别科目的支援、支援，则逐步加上。
• 这样的档案，可以嵌入学校跳板中，方便任何老师查询。

建议2：

• 1个档案。1个页面。
• 页面包含全部科目。
• 采用筛选功能进行查询。
• 方便管理员更新。
• 点击这里查阅学科管理支援页面例子

深入了解-学科管理

每一个科目，都有各自的挑战和文件需要整理和准备。当编者逐步深入了解的时候，才发现，当科目主任也确实不那么容易，在大型学校尤其如此。于是，编者胆粗粗开始时编制可以作为全校所有科目通用的在线科目档案管理系统。

概念：

1. 每一所学校1个档案。
2. 每一个档案含有12个科目。
3. 每一个科的页面，有标准文件，以及共用文件。
4. 标准文件：书信通知、会议记录、教育部的公函，所有科目的DSKP，都可以轻易管理加上。
5. 共用文件：科目的OPR提交结果页面（如果可以依据年份，依据科目显示的pivot表是最好不过），各科目的MINIT CURAI的采集页面（同样依据年份和科目编排显示是最好的，唯一可惜的就是：必须使用电脑才能看见这功能，手机是看不见的）

执行概念：

收到任何信息，文件，档案，先更新总学科支援页面。

之后依据学科，更新个别页面。

现实效应：

1. 可以通用的，就尽量通用。资源不会浪费。标准文件（尤其是书信格式等，都是可以完全控制）。
2. 减低档案传享流失的可能性：即便老师替换，档案也不会因此受到影响。
3. 永续性：每一个科目的文件，可以依据年份逐步整理和准备。这样，每个科目的处理就更有系统和依据。
4. 简化老师们的脑雾情况：将需要处理的档案，整理出清晰的工作方向和条理，简化老师们的脑雾情况。

现实操作选择：

选择1：

所有科目都在一个档案里不同页面处理。

选择2：

每一个科目都在不同档案中处理。

个人极力推荐？

所有科目在一个档案内，但不同页面处理最好。

延伸状况：

1. 从学科管理档案，延伸到课外活动管理页面。
2. 每一个档案=1个范畴。（制服团体、学会、运动）
3. 每一个档案，涵盖该范畴的所有涉及团体、学会、运动
4. 每一个档案中，有共享文件和标准文件。
5. 每一个页面，逐年改进添加

特别课室使用记录--时机成熟了

续2020年2月6日分享的《如何使用二维码记录特别课室使用？》后，一直觉得，是时候启用进化版的分享了。

        2020年，是提倡使用谷歌表格，编制记录特别课室使用。但来到2025年，其实是可以将问卷的反馈，依据需要，编制成为依据特别课室的种类显示的。

        下面，与大家分享实战步骤：

1. 编制一份谷歌问卷。点击开启特别课室使用记录表格样本
2. 问卷设置必须是：让提交的用户拥有副本记录。
3. 将问卷链接，转换成为二维码。
4. 影印并粘贴二维码在全部特别课室内。
5. 将问卷的回馈页面，设置为公开展示。
6. 用户可将问卷的回馈页面，设置为Group by columns即可。
   
   
   
7. 所有提交的特别课室使用报告，皆依据 用户设定的筛选模式显示。
8. 点击这里浏览特别课室回馈分析
9. 整理好问卷后，尝试刊登 （publish）统计和分析，这样就可以直接看见每一所特别课室的使用率了。
10. 刊登问卷的步骤：提交问卷后，尝试点击 see previous responses > 
    
    点击后，即可看见下图的画面
11. 
    
    
    
12. 将这画面的链接（highlight 处），拷贝然后粘贴在学校部落格、网页或跳板中即可。点击这里浏览特别课室使用报告分析样本

教学使用用书 Senarai Buku yang Diguna

每一所学校的新学年，都需要老师们记录教学用书。背后的原因，有点滑稽也有点洋葱。

        教师要记录每年使用的用书，一方面方便订购，另外一方面，也方便新生添购书本，而比较滑稽和洋葱的，就是每当学生不小心遗失书本时候，就要照价赔偿了。

        时过境迁，往日填写教学使用用书，是科任老师个别填写（或许有交给班主任保存），然后存档备用的。

        来到现代，这事情，其实是可以透过谷歌表格处理的。使用谷歌表格填写和提交只是开始而已，重点是提交后的回馈档案，要能够显示给相关人员浏览。最好可以依据年份、年级整理和显示。那是最好不过的。

        所以，下面分享实际步骤，方便大家参考：

1. 步骤1：架构谷歌表格。表格内容要有：（最基本的）学年（建议放至少10年即可）、书名（老师输入）、年级/班级（dropdown 显示）、出版商（老师输入）、出版年份（老师输入）、价钱（必须RM标示，老师输入）。
2. 表格设置是：自动采集电邮（简化用户收到程序，方便确认输入人士）、表格凭电邮自动储存、表格可以修改，用户提交后自动收到副本、不局限1次输入而已、提交后显示再提交、提交后显示回馈档案链接、。 
3. 步骤2：将表格的回馈档案，设置为公开档案，然后使用超文本链接，植入学校网页中的学科管理页面（Fail Panitia）。如此一来，科目主任就不必采集所有班级或年级的使用用书了。
4. 步骤3：将表格的回馈链接，修改为二维码，然后打印。打印后，影印多份传送各科主任存档即可（存档一次，除非议决不要使用或PK1换人，否则再也不必理会了。）

        有兴趣了解的话，欢迎点击浏览填写使用用书谷歌表格。

自动列出云端硬盘档案-Psikometrik档案

有没有想过，当我们有越来越多的档案，特别是Softcopy的时候，要处理起来，也不是那么容易了？   

        我举例：每所学校4-6年级学生有参与心理倾向测试，俗称psikometrik。但要逐个打印保管学校档案的话，确实有点挑战。打印出来的话，不仅文件多，要保存的话，也不容易。所以，新点子来了：何不将学生的文件，直接保存在云端呢？

        但仅仅保存在云端的话，又不是那么容易寻找啊。所以有了这样的一个建议：

• 在云端里，肯定有个文件夹是保存全部档案的。
• 在大文件夹里面，一定有副文件夹，副文件夹，就是依据年份以及年级分辨的。
• 关键：如何将不同的文件夹内容，在Google Sheet列表中，自动列出来呢？
• 但这样的建议和设计，产生新的问题：谁能够在google sheet中开启那些链接呢？公开的话，不适合。但限制的话，谁来限制呢？

无论如何，点子是有了，只是技术性上的限制，还让我们需要考量是否可以有效执行。有兴趣了解这个技术的话，欢迎浏览下面的视频。

若想在同样的谷歌sheet档案中，不同页面，有来自不同的文件夹的档案链接的话，可以考虑这样的编码：（消息来自Chatgpt）

/**

 * List files from multiple folders into separate sheets.

 */

function listFilesFromMultipleFolders() {

  // 1️⃣ Define your folders and their target sheets

  const folderSheetPairs = [

    { folderId: "FOLDER_ID_1", sheetName: "Folder A" },

    { folderId: "FOLDER_ID_2", sheetName: "Folder B" },

    { folderId: "FOLDER_ID_3", sheetName: "Folder C" }

  ];

  

  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();

  

  folderSheetPairs.forEach(pair => {

    const folder = DriveApp.getFolderById(pair.folderId);

    const files = folder.getFiles();

    const sheet = ss.getSheetByName(pair.sheetName) || ss.insertSheet(pair.sheetName);

    

    // Clear and rewrite headers

    sheet.clearContents();

    sheet.appendRow(["File Name", "File URL", "Last Updated", "Owner", "File ID"]);

    

    // Loop through files and add info

    while (files.hasNext()) {

      const file = files.next();

      sheet.appendRow([

        file.getName(),

        file.getUrl(),

        file.getLastUpdated(),

        file.getOwner().getEmail(),

        file.getId()

      ]);

    }

  });

}

提交课外活动报告--一种新的探讨

一直以来，课外活动的进行，都在星期三下午或每月的第二个和第四个星期六进行的。当中，最让老师们有点困扰的，莫过于课外活动报告的处理。怎么说，让我们来看看：

1. 报告共享：一般是Ketua或SU整理好，负责的顾问老师即可共用填写。基于学校老师分工（要求公平）的情况（不必每次都是同样老师，老师们可以轮次到学校进行课外活动），所以报告/档案必须是共享的。
2. 一般都是采用纸本的：纸本的报告，是非常直接，也非常便利的。但，在统计上，又确实很不方便。也没有所谓的即时性。

那课外活动报告，一般含有什么内容呢？

1. 日期
2. 时间
3. 人数
4. 点名
5. 地点
6. 进行活动
7. 优点/缺点/ 可以改进的地方（不就是反思吗？）
8. 会议记录（在文件夹内，但不经常处理）
9. 学生的参赛成就或记录
10. 活动的照片

其中，事项1,2,3,4,5,6,7和10，是每个星期都发生的事情。因此，萌生了使用谷歌表格收集和处理的想法：

        建议中的谷歌表格排版是这样的：

• 采集电邮：自动采集填写人的电邮，是第一个佐证功能。
• 点选课外活动种类：学会、球类运动、制服团体三个选项即可。
• 日期：设置让老师点选
• 时间：建议让老师们自己填写，再不就提供全校课外活动时间选项，让老师们点选即可。
• 人数：提供空位让老师或负责同学直接填写即可。
• 点名：提供链接，让老师或负责同学，点击链接即可完成填写。（点名档案，必须是依据年份，然后依据课外活动单位筛选后填写的）
• 进行活动：就将进行的活动输入即可。要更精细的话，可以列入活动/步骤1，活动/步骤2等。
• 活动照片：可设置让老师们过后或及时提交照片的功能。

这样的建议，有以下好处：

1. 课外活动老师和学生，可在课外活动时候完成部分数据。
2. 可以调派负责学生处理点名工作。
3. 善用学校设备，使用网络完成工作。
4. 方便整理该星期的学生出席人数，完成各种数据报告（一般没有人要统计这些数据的，例如，某周次的课外活动人数是：XXX人，但说穿了，还不是同样的学生在不同时段进行不同的活动而已吗？）
5. 直接看见和采集该课外活动的资料和照片。

怎样？有兴趣一起探讨这样的谷歌表格吗？欢迎尝试在校内，访问老师们的意见和看法，然后才开始。

        要知道，数码化是不可逆转的趋势。你今天不开始处理，迟早是要处理的。当然，不要叫老师们因为数码化而变得沉重（到最后，那些照片，那些资料，那些数据，还不是要统计出来吗？）。

大家加油啦

数据...数据....数据.....

如何让数据可以持续永恒处理？

1. 确认可收集、可处理的数据种类。
2. 确认数据要依据什么关键处理？例如，年份，年级/班级，姓名，性别，种族等关键。
3. 确认数据出现的形式。学校多用excel处理，建议多采用类似的平台或软件整理准备。
4. 数据的结合。有什么是可以结合的，怎样结合？在哪里结合？
5. 哪些是已有数据？不必逐项输入的。
6. 在哪里整合？在哪里显示？
7. 谁负责更新？谁负责输入或导入？谁会使用什么数据呢？
8. 要是出现更新的需要，谁可以带领更新的工程？

行政管理篇：

1. 学校金钱管理（校长最要留意的）
2. 学校水电费记录
3. 教师出勤、缺席记录与分析
4. 学校电邮或电话联络群组
5. 校史：历年校长、董事长、家协、校友等
6. 提交和收取各种会议摘要
7. 各种公共拨款与开支处理

学术：

1. PBD半年和年终水平与人数分析
2. 科目管理SKS数据
3. 教师教学视察数据
4. ISSPKBAT数据
5. 教师名单-依据季度和变化的整理
6. 辅导班学生人数与成就
7. 资源中心数据：借阅人数、借阅量、人流量、使用量、需要修补的数量
8. 特别课室使用数据：进入次数
9. 学习进度评估表格
10. 各科目的使用内容或参阅表格：例如4到6年级体育科的SEGAK家长同意书，1到3年级的BMI5-9T测验同意书，4年级学生爪夷文同意书等。
11. 各种科目的学术赛事记录：日期，参与人数、时间
12. 以及最头痛的Penjaminan Kualiti。

学生事务：

1. 学生历年班级名单
2. 依据月份的学生生日
3. 心里倾向测试数据
4. 辅助餐人数、牛奶人数、金额
5. 援助金人数、金额
6. 学生班级名单
7. 寻求辅导或宣泄心灵的所在（要是有办法收集数据就更好）

课外活动：

1. 学生校内课外活动数据和名单
2. 学生校外课外活动参与年份、水平和成就
3. 学生运动会中赛事的：距离、高度、时间、速度的记录

        要处理各种数据，最好的方法就是提供一个门户网站 (portal)。

        有了门户网站(portal) 之后，老师们就有了可以处理和获取信息的便利。

        当然，建设门户网站(portal)只是个开始。那要使用什么平台建设门户网站(portal)比较好呢？

这里建议的：

学校跳板（基本上就是Google Sheet而已）、部落格、网页、Google Site。当然，拥有更好能力的学校，可以考虑建设属于学校的应用程序（application / apps）。

在线版的ASC时间表系统

 

ASC时间表使用说明（华语版）

资源中心借阅系统-完结篇

        前面两篇（《资源中心系统-前言 （资源中心有窘境吗？）》，《资源中心系统-中篇-谈流程》），我们讨论过了资源中心系统的需要和流程的改变。今天我们来讨论究竟要如何设计这样的系统，造福资源中心老师、改变资源中心管理员（学生）的角色（不再只是低头扫描登记借阅书本而已）、以及让学生本身、师长、管理员“看见”资源中心里的各种数据。

        这系统的构造，非常简单。下面，我将逐步解说。我会使用谷歌表格加上编号，以及相对的使用Google Sheet加上一些说明，方便大家“看见”系统设计的背后与运作情况。举凡有谷歌表格的，就是学生/用户会看见的界面；而仅有Google Sheet的，则是后台的页面与运作。

备注：谷歌表格和Google Sheet都是可以点击检查测试的实际链接哦，尽管点击测试吧。

1. 谷歌表格1/ Google Sheet 1：记录资源中心人流量。谷歌表格可以自行完成统计，然后在提交后直接显示的。
2. Google Sheet 2: 依据年份，记录所有学校的学生和老师资料。为什么记录起来呢，因为要更新谷歌表格2，那就是用户使用的借书/还书表格点选项。
3. 谷歌表格2Google Sheet 3: 记录资源中心各种藏书的数据如ISBN编号、作者、出版商、出版年份、页面、精装版还是纸装版、价钱、数量等。这一页，也是为后面的分析功能做好准备的。
4. 谷歌表格3/Google Sheet 4：借阅或还书表格。这表格，将记录学生到资源中心的目的，是为了借书还是还书，只记录班级、姓名、借阅或归还的书本的ISBN，以及书本的状态。
5. Google Sheet 5：各种数据的分析。

所以，基本上，资源中心系统就是：3张谷歌表格，5页Google Sheet。我们进一步讲解各页面的一些功能或要采集的数据。

谷歌表格1/ Google Sheet 1:

1. 功能：记录到来的班级、人数。仅此而已。
2. 表格格式：Drop Down，以及人手输入。
3. 建议执行人：班长或副班长或带领老师。
4. 显示方式：学生看见谷歌表格，但也以Google Sheet显示在档案第一页中。
5. 工作方式：前台，学生必须和它交流互动的。
6. 需要资源中心老师每天开启和关闭的表格。
7. 更新次数：学校没有增删班级的话，完全不必更新了。
8. 更新之后：更新谷歌表格1的班级选项即可。

Google Sheet 2:

1. 功能：依据年份，记录各班级的学生中英文姓名、性别、种族（基本上是从班级名单直接拷贝粘贴即可）
2. 这页也是要更新谷歌表格2（借阅或归还表格）的学生班级和名字 Dropdown选项。
3. 这页方便资源中心老师随时增删新生或转校学生数据。
4. 显示方式：Google Sheet
5. 工作方式：后台
6. 完全不需要资源中心老师每天开启和关闭。
7. 更新次数：除非有新生前来或学生转校离开，否则每年更新1次。
8. 更新之后：更新在借书还书表格中的用户名单即可。

谷歌表格2Google Sheet 3:

1. 功能：记录资源中心书目资料。
2. 显示形式：谷歌表格或Google Sheet
3. 工作方式：前台或后台
4. 若要让多人同时处理新书记录的工作，建议采用谷歌表格界面。若尚可应付，建议采用后台处理即可。
5. 不需要资源中心老师每天开启和关闭的表格。
6. 记录：ISBN编号、书本名称、出版社、出版年份、价钱、来自（添购、捐赠）、数量（方便统计价值）等任何资料。
7. 云端方式显示，资源中心老师或学生，可以随时更新=提高新书上架时间。
8. 最大优点：可多人同时处理（表格会自动记录多人同时提交的数据和资料）、大大缩短记录新书所需的时间。
9. 更新次数：随时。
10. 更新之后：更新在借书还书表格ISBN编号选项名单即可。

谷歌表格3/Google Sheet 4:

1. 功能：记录借书与还书事项。
2. 显示形式：谷歌表格
3. 工作方式：前台
4. 资源中心老师每天开启和关闭表格。
5. 记录：借书还是还书、班级、姓名、性别、种族、书籍ISBN号码、书籍状态。其中，性别、种族不是必要的资料。
6. 建议置放书本状态是要培养学生对借阅或归还书籍的一种态度培养。
7. 表格流程非常简单，最基本/简单的流程为：目的 （借书还是还书）> 输入姓名 > 输入书本ISBN > 输入书本状态 > 提交即可
8. 更新项目：学生名单、书籍ISBN选项。

Google Sheet 5:

资源中心，顾名思义，就是汇集各种资源（书籍、非书籍等资源）所在之地，当中的借阅系统，必须要有的功能如下：

1. 可以随时增删学生、更新学生名字、编号。
2. 可以随时增删资源中心的书目等资料。
3. 可以依据学生编号或姓名，显示个人借阅书目或数量以及期限。
4. 可以依据书目编号或其他资料，显示借阅数量。
5. 可以随时更新非书籍等资源的记录（例如网页浏览史、用户登入次数等）
6. 可以依据借阅日期以及规划日期，显示借阅的书目停留日子或时间（方便进行受欢迎程度的分析-越受欢迎的书目，借阅率和逗留期限则越长久）

要更简洁了解这些页面的功能，可以点击《资源中心流程与系统页面功能表》

至于如何让这借阅系统上架给用户使用，方法也十分简单：

1. 设置好、测试好的借阅系统，可在学校网页、部落格、Site后谷歌课室中植入链接。
2. 资源中心老师开启和关闭表格，都在手机或电脑处理。其他地点的谷歌表格会应声关闭或开启备用的。

就现有的科技，要做到应该不难。即便简单的Google Sheet或许都可以完成大部分的分析和更新工作。至于统计借阅期限，应该也不会太难。

        有兴趣研发的话，欢迎开始。

后记：

其实，这些Google Sheet的数据，是可以透过App Script完成自动更新和衔接的。但由于我们尝试将不同的谷歌表格、sheet结合在一个档案中，所以没有尝试如此。有兴趣阅览使用App Script的朋友，点击浏览即可。

资源中心系统-中篇-谈流程

续上篇 《资源中心系统-前言》所言，今天我们尝试深入研究各种在资源中心发生的事情的流程。

每一所学校的孩子或老师，前去或离开资源中心前后都有一定的流程，这是每一个老师或学生需要遵守的，也是学校提供社会化体验的一个模式。

        今天，我们就将流程，依据顺序，逐项编写出来。看看怎样协助设计更好的资源中心系统，来，我们就从前去资源中心开始吧。一般上都是这样的：

1. 学生列队抵达资源中心。老师或班长记录日期，班级和人数在记录簿中（但这也不是每一所学校的必要步骤）。
2. 资源中心老师或资源中心管理员派发学生个人的资源中心卡给学生。
3. 学生拿着借阅卡准备归还借阅的图书。
4. 资源中心管理员扫描学生卡（确认是学生的，先登记在系统中），再扫描学生归还的书本（登记在系统中为归还，进而检查是否逾期或需要罚款之类的）。
5. 学生领着自己的借阅卡，离开柜台，浏览要借阅的书籍。
6. 学生回去柜台，递上借阅卡。
7. 资源中心管理员扫描借阅卡（登记系统中有学生要借书了），然后扫描学生要借阅的书本（记录在系统中有书本被借出去了，库存少了一本）。收下学生借阅卡（一般都不让学生带回家的，一张借阅卡可使用6年呢，每年依据班级名单更新整理即可）。
8. 学生列队，然后离开。

以上是常见的情况。以上传统的使用资源中心的流程，产生了以下问题：

1. 人手填写的到访记录，影响了人流自动统计。这是时间和人力资源的浪费，理应可自动化处理。
2. 资源中心管理员（也是学生）自由阅览书本减少了。别以为资源中心管理员就能随时前去资源中心。没有多少学校有这样的便利。老师们见到的话，第一句话就是：你在这里做什么，对不对？除非，资源中心老师另做安排，那也另当别论。
3. 在柜台的电脑，一般也是安装借阅/归还系统的电脑，里面的数据，到最后也是要整合的。除非系统有能力在一部主机内，然后透过两个或更多的荧幕，接收扫描处理借阅或归还程序。换句话说，柜台的电脑是借阅或归还的关键。但更头痛的是，这些数据，最后又是资源中心老师整合吗？还是要求助电脑公司技术人员前来（=费时费钱）呢？
4. 资源中心老师忙着监管资源中心管理员，生怕学生出错，无法顺利完成。换句话说，要替换资源中心老师，新人需费时熟悉借阅系统。因为无法降低使用门槛，给承接的时间的影响，理应减到最低。
5. 无法看见学生借阅的记录：系统都是安装在资源中心，要看见记录，就得前去资源中心。资源中心老师缺席=什么都没有。
6. 资源中心系统，一般有独自的储存书目资料功能。主要是将书目资料储存起来，但因为软件是电脑公司的，资源中心老师变成了电脑公司的资料输入员，资源中心老师也因为软件的限制，被困在资源中心内，成为孤独的灵魂。
7. 外人无法看见：如果我是父母，我无法看见孩子曾借阅的书籍。如果我是管理层，我无法看见资源中心的库存或数据。如果我是负责官员，我也必须要亲自到现场才知道发生什么事情。这不是云端时代应该出现的现象。

要是，有这样的转变呢？

1. 教师每天早上到校后，开启资源中心借阅表格备用（手机开启都可以啦）
2. 老师带领/学生自己前去也好，在表格中填写日期（其实日期可免啦，自动记录就好）和人数，然后进入资源中心。
3. 学生坐电脑、平板、手机面前。
4. 资源中心管理员1和2协助启用借阅/还书系统表格。
5. 学生输入目的（借书/还书），扫描或点选或输入班级、名字、性别种族，以及书的状态（要确认书本借用或归还的状态），提交表格。
6. 学生将归还的书本放在指定书架上。资源中心管理员2和3检查归还的书籍是否需要休整。若需要修整，另外安放。若不需要修整，准备归还书架，方便下一人借阅。
7. 学生离开，继续浏览。
8. 学生找到要借阅的书本。
9. 在电脑、平板或手机面前，资源中心管理员协助或监督下，完成填写表格（扫描、点选或输入班级、姓名、性别、种族，借阅书本的ISBN编号）
10. 学生可离开或准备列队或可以开始处理阅读报告了

这样的流程转变，带来了什么好处？

1. 表格可以随时关闭和开启。放学后就关闭，解决校外人士的困扰。到校就开启备用。
2. 自动化的人流的记录和统计。一部平板或老旧电脑+网络就解决了。（没有网络的话，一个简单的EXCEL档案就好）
3. 想借阅或归还书籍的学生，亲身体会到借阅和归还书籍的过程的体验。在表格中的设计：书本状态，也考验学生品格与责任感（因为都会被资源中心管理员3和4查到啊）
4. 资源中心管理员不再只是低头扫描输入而已。彼此有更好的互动，指导。
5. 每个班级就有好几个资源中心管理员了。然而，即便是SKM，也不是问题，因为系统设计以简化以及可以个人处理为主，所以完全不是问题。
6. 资源中心老师有更多时间可以进行活动，例如介绍新书、解答疑问，或者进行师生互动等。
7. 所有的借阅和归还数据，因为是云端处理。换句话说，资源中心老师再也不必被困在资源中心了。
8. 资源中心老师或资源中心管理员，可以在系统的后台，继续更新书目列表，不必因为系统在登记借书或还书而暂停。

然而，任何有经验的资源中心老师，都会提醒：上面谈的，仅仅是学生列队前来和离开资源中心的流程。还有接收书本的准备工作呢？嘿嘿，当然，让我们来看看接收书本后的一般流程，然后再看看改变后的流程吧：

1. 接收书本。
2. 分类后粘上贴纸，或粘上贴纸后分类。
3. 包装书本。（可多人同时或不同时进行）
4. 将书本资料：ISBN编号、出版社、出版年份、页数、源自（添购还是捐赠等）输入管理系统中。
5. 资源中心管理员（学生）帮忙上架，准备让学生借阅。

这流程，传统的方式就是：资源中心老师或资源中心管理员（学生）都被绑住在资源中心处理。而且，要命的是：很多时候系统并不允许在多部电脑同时运行。也就是说，新书上架的速度，取决于：新书输入的速度。

        那系统的建议是怎样的呢？让我们来看看：

1. 接收书本。
2. 分类后粘贴贴纸或粘贴贴纸后分类（贴纸的功能一般是能不能借阅的主要提醒而已啦）
3. 包装书本。（可多人同时或不同时进行）
4. 在云端版（后台中）单独或多人输入书本资料ISBN编号、出版社、出版年份、页数、源自（添购还是捐赠等）等资料。（若要学生帮忙输入资料，建议准备谷歌表格界面）
5. 将整理好的ISBN编号，更新在借阅表格的谷歌编号中即可。
6. 资源中心管理员准备上架，供学生借阅。

这改变，最大的便利在于：资源中心老师和资源中心管理员，都可在不同地点，不同电脑，不同器材上，直接更新资源中心的书目资料。每一个人所作的每一个动作，都自动记录在谷歌表格/ Google Sheet中，简化了很多的记录和跟进工作。

        换句话说，资源中中心管理员有了甜头（可以将新书带回去看看或整理=提升成就或满足感），资源中心老师不必被困在资源中心而与办公室老师脱节。（谁不喜欢偶尔聊聊八卦，开心一下呢？）但更重要的是，新书上架的时间将可以大大缩短，完成输入前后，唯一要处理的就是资源中心管理员的培训：能不能正确把书上架在对的地方方便学生借阅。

想透过视觉化了解流程与改变的对比？点击这里即可浏览《资源中心流程与系统页面功能表》

看见了流程的改变，那这系统究竟是怎么一回事呢？

我们留到下一遍，也是最后一篇才来讨论好了。