教案新格式？

        在工业世界中，有这么一个管理原理：检查并优化每一个流程的环节，必要的话，再精简化每一个环节，以便可以在整体流程中，带来不一样的效果（这样或许可以在使用更少原料、时间、过程、人力等成本的情况下，减少任何一个环节中不必要的成本浪费的情况下，可以产生更多，价值更高的产品，推出市场以便带来更多的利润）。这个原理，简称为lean theory.

    试问，在教育这个环节中，我们是否可以在老师们的工作负担中，特别是教学策划这环节中，采用类似的原理呢？

        在教学生涯中，教案可说是教学策划的一部分。但说真的，数十年来的不成文规定（从以前的鉴定考试引发的必须在XX月份前完成全部课程然后备考，到现在教育部给予42周次但县教育局却给予不超过37周次的怪现象），试问教案、教学策划，除了是必须完成的一种文书工作外，还有什么真正的意义吗？

        所以，现有的各教案策划中，我们只是看见各别那么一堂课而看不见整体的编排与策划。有的人会拗口说，不是有全年教学计划可以参照吗？但要是全年计划可以成为参照的话，那么何须每日教案呢？

        因此，从旧有的手写格式，到每日教案，甚至是CIDS都好，是否真的有能力，让一个老师（在需要教导不同班级不同科目的情况下）能有完整的概念某个科目可以怎么教，以及如何让行政看见那个老师打算怎么教的编排呢？

        在某种程度上来说，我个人是觉得有一种支离破碎的感觉。

        所以，何不尝试将教案，透过更有效的方式来呈现和筹备呢？试想像，为什么学校的资深老师未能有效的指导新晋老师有效的授课技巧呢？一方面是新晋老师有更新颖的想法，一方面是资深老师觉得新晋老师不愿意聆听，但真正的原因，很大可能性就是，资深老师看不见新晋老师如何编排教学活动。大家都在忙，各有各忙，新晋老师回馈没问题，学生回馈没问题，大家就觉得没问题。

        最可惜的就是，那些资深老师的教学经验，就此没落。（还记得某卓越老师的批改簿子的方式吗：该卓越老师不会浪费时间在记录名单，但会直接在批改当天的练习本时候，要是发现要订正的部分，直接在下一页标记当天的练习有订正需要孩子处理这样的预防性批改。）

        既然教育部目前优异简化教案，何不把握机会，让教案可以拥有更好的转变呢？

        这里，和大家分享一项小小改革，让行政组、教师自己，甚至是孩子们都可以看见整体教课的进度，并且可以作为整体策划中的微调整。

        点击浏览新教案格式看看吧（老实说，我个人是相当喜欢这个简洁的界面）

        这个界面呢，里面看见的链接，除了全年教学计划的链接是真实的，其他的链接都是示范样本，不是真实链接。但当你有了概念后，就知道是什么事情了。

优化/简化后的教案格式有什么优点呢？

1. 页面简洁。目前教案中需要的就是目标、教学活动以及反思。
2. “看见”科目的每周进度和策划如何。可以“看见”老师的策划，给予适当的引导或纠正（若不是照抄或盲目填写的话）
3. 可以直接检查进度，甚至是自动化记录每一个老师的每一个教案的填写时间和日期，并电邮通知。
4. 可以和Switchboard相结合，而不必透过什么谷歌课室提交链接，也不必坚持CIDS来处理。
5. 在页面上方，可以随时加上各种软件，如电子课本或全年教学计划的链接，进而简化参照的便利。
6. 在一些需要额外的链接或视频链接时候，可以直接在备注上，加上即可。
7. 换句话说，当老师们完成教案=提交教案=可以直接使用教案中的链接。这里，又一次减少了老师们的工作负担。
8. 这个透过google sheet提供的功能，目前也提供了离线处理的功能，无论老师是否在线，都可以继续完成教案，然后完成档案内容同步。
9. 更美妙的是：这个几乎就是完美的全年教学计划：基本上，随着时间的推移，老师们可以更有效的知道或调整需要完成课业的时间，进而可以确认需要教授的学习内容的学习和瓶颈，在某种程度上，甚至是可以让有专长的老师们，可以互相讨论教学的方法，提供一种互相讨教的处理。
10. 倘若利用这个格式的话，在去名处理后，即可让大家有一个课程讨论的空间。要安排PLC还是什么课程培训的话，不无不可。尤其是看见课程编排中，有什么特别亮眼的地方的时候，在某种程度来说，这不是更好的行政和管理与培训老师们的方向吗？
11. 当然，我们不希望这样的小改革，会让老师们带来更痛苦的教学活动的编排。

        然而，现在开课了，试问还有必要这样混合模式上课和学习吗？老师有热忱是一回事，行政有热忱是一回事，孩子们有没有其他的活动呢？家长们会热衷于让孩子们在电脑或手机面前这样回应或处理课业吗？

        但万事起头难，然而在累积了足够的资源后，我相信，这个小小的改革，或许真的可以带来不一样的感受。

        试问：要是将准备好的活页，打印还是派发给孩子们处理的话，又会不会是不一样的效果呢？还是，我这个小小行政的要求太多呢？

共勉。

Switchboard之后

管理的层面，目前算是到位了。

从部落格的架构分享，到去除部落格，采用更简单的Switchboard管理概念，确实让人有一些吃不消的感觉。但，在行政和管理层面来看，这些到位之后，下一步就是精细化里面的档案管理，以及执行能力了。

接下来的几个星期，或许会减少分享的信息。因为要专注在一些建立老师的工作上。要尝试从老师们常使用的学生学习历程中下手。

        有朋友询问，既然都有了BPK之前提供的档案，何不就尝试使用那个excel档案来处理学生的学习进度呢？

        当大家看见了BPK的档案后，老实说，多少老师是会从那边看见学生的进度呢？但当一个老师确实看过笔者设计的学习进度档案后，笔者相信，你真的会看见有不同的。

        看起来好像很多工作，但说真的，要有效记录教学或学习进度的话，这些记录是少不了的。要知道，现在的教学参照项太多了。要怎样在各个参照项当中，明确孩子们的表现，这个本身就是一个不简单的工程。

        今天好不容易可以完成3年级的华小科学学习记录，但一天一点的努力，我相信建立逐个科目的学习进度，不会不可能的。当然，也有人使用名单。但老实说，名单上的1到6，真的能让你看见孩子们的表现吗？你真的可以从学生班级名单上的X.X.X就知道是什么技能，就知道水平的层次吗？

        进一步考究的话，你觉得，多少老师有能力做到个别孩子在一个科目中，总结每一个技能中的层次，进而才可以给予更平衡、中肯的评估水平吗？

        是的，听起来是很不可能的事情。当然，我们从来不要老师们疲于奔命。但在提供足够的支援下：例如提供了电子书的课本格式（老师们能不能就此在班上直接显示课本呢？）

        试想像这样的情况：

1. 老师点击日程，看见自己的教学计划或教案。
2. 在教案中，老师可以点击Flipbook版本的课本，直接开启课本。
3. 老师完成教育工作。稍微简单记录在日程中。
4. 之后，点击日程的链接，更新孩子们的学习进度表格。

来到这里，可能有老师会询问：那是不是要有记录学习进度的日期呢？让编者告诉大家：不必手动记录。因为系统会自动记录。

        既然如此，为什么要老师们这样辛苦呢？

        老师们最辛苦的，是因为没有任何支援，什么都要自己处理。你可以想像到一个老师，要兼顾班上的备课，教学工作，然后还有值日，带队，筹备比赛训练，以及课外活动的工作吗？

        所以，在行政管理上，我们就有责任让老师们更轻松的完成日常要完成的事项。如果大家有留意到编者自开发各种工作说明和分享以来，笔者都是坚持一点：必须从每一个环节下手，简化可以简化的，优化可以优化的，整合可以整合的，每一个工作流程都应该是紧密，但却又是高度简化的处理。

        笔者深知不同的校长有不同的领导方式。但无论什么领导方式，在有更好的管理的方式下，任何管理方式都应该以成效以及老师们和孩子们的福祉为大前提而不是为了凸显某学校领导人的威风或尊严等不成理由的理由。

        结束前，忽然想到：能不能利用Switchboard管理概念，编制全校适用的全部科目的全年教学计划呢？哈哈哈

        来到这里，笔者暂且闭关一段时间。专注在其他事项上。他日，再与大家分享各种好玩的事情了。共勉。再会。

3年级科学学习历程

办学要认真-记录学生学习历程

（完事起头难）

这里与大家共享，3年级华小科学学习历程记录样本（这只是初步开发，还有可以提升的地方的）

点击开启浏览3年级华小科学学习历程记录样本

（直接点击File > Download 即可拥有档案。切勿联系或电邮版主索取副本。谢谢）

后记：

问：档案还可以加什么吗？

1. 在最上方的一行，加上单元，或页面。这样就很清楚看见技能分布了。
2. 档案中可以加上编写教案的链接
3. 档案中可以加上电子课本的链接（已经加上了）

问：可以怎么善用这个档案？

1. 下载后，将档案上载到自己的谷歌云端硬盘中。
2. 之后，档案将自动记录每一个环节和进度。
3. 要是需要电邮记录的话，请启动或激活电邮通知功能。

问：这样的话哪里有减轻教师的工作呢？

1. 有没有明文说取消课堂评估？没有
2. 有没有说不必再记录学生进度了？没有
3. 这样方便老师们记录吗？方便
4. 可以打印出来记录吗？可以 （将名单，依据单元，然后隐藏不相关的技能，打印出来即可填写。快捷有效）
5. 直接用手写不可以吗？当然可以。但就要另外分析和统计。使用电脑的话，自动完成。

问：那还需要记录我们记录学生进度的日期吗？

不必。云端自动记录了。

问：有的书商有了打印好的记录啊。干嘛还要这样呢？

书商的是卖点，要吸引你购买。我的是让你完成分析，记录，方便报告，以及整合孩子们每个技能的6个水平。出版商未必有比这个更好的版本。

Switchboard还可以收集什么？

前几篇，给大家介绍了Switchboard的管理概念，以及一些在行政上的实际运用，迄今曾提供例子有：

1. 试卷库
2. 会议记录
3. IPPKBAT表格
4. SKPMg2表格
5. DSKP的参照表。
6. 班级名单

        除了以上的数据，还有一个很大部分的数据，就在学生的SEGAK以及BMI5-9T那边可以处理的。当然，也是要顾及孩子们的颜面，仅仅记录人数，不记录姓名即可。

那么，Switchboard管理概念，在学生事务和课外活动方面的功能呢？有什么可行的吗？当然有。让我们来看看：

学生事务方面：

1. 学生人数分析：每月可以从Eoperasi的学生人数那边直接将数据提取然后粘贴在里面，这样，长久下来，就有学校学生人口分析的大数据，方便4年级的历史老师或数学老师啦。
2. 学校RMT学生人数。记录每年参与免费辅助餐的学生人数。
3. 记录学校每年的贫穷学生援助金人数。

但在学生事务管理方面，尤其要顾及学生的自尊以及隐私的情况，所以大可以不必刊登或记录名字，仅仅记录年份，月份和人数即可。

课外活动方面：主打奥运会精神“更高、更快、更远、更强”的概念，记录各项赛事或活动的数据

1. 赛跑的时间与距离
2. 跳远的距离
3. 游泳的距离与时间
4. 跳高的高度
5. 抛铅球的距离
6. 标枪的距离
7. 完成赛事的时间

要做到这些事情，数据输入固然是一个环节，但只要输入的资料，是可以作为一种可以被参照的动力，就有了意义的存在。

        试想像，在准备这些资料的表格时候，能够提供一份空白的表格，方便学生自行打印或下载填写吗？

        热爱运动的学生，看见这些表格和工具，会不会就此燃起熊熊斗志呢？

在大数据处理的环节中，我们从来不担心没有数据要处理，倒是会思考，如何处理要采集的数据，以及采集的过程和结果会给人们带来什么意义而不是平白的文书工作。

        还没有结束之前，有没有想过，要是可以拥有一套完整的，不必依赖教育部，不必登入，但却可以登入浏览的数码课本记录呢？

        盼望小小的分享，可以给大家有不一样的看法和想法。共勉。

上帝爱你也爱我。

编按：2023年3月30日添加：利用switchboard管理概念，加上全校全部年级的全年教学计划

使用Switchboard收集和整理DSKP

点击链接，看看如何利用Switchboard管理概念，收集、整理全校老师适用的DSKP。

好处：

1. 再也不必由老师个人提交
2. 再也不必有转换老师时候的移交工作。
3. 再也不必需要老师个人去下载了。
4. 让学校的云端硬盘有更多空间。（老师们不必各别提交，全校使用同样一个档案，一个链接就代表老师们有提交了。

网页上的DSKP是与2023年3月27日自BPK网页更新。

感谢上帝，一个小小的Switchboard的灵感，或许可以带来这样的转变。如果我是老师，我会非常感谢学校行政这样的安排。

如果我是学校行政，我可以因此减少云端硬盘的空间，老师们也不必各别提交重覆的档案。

如果我是新晋老师，直接在学校的switchboard网页，就可以看见需要使用的文件。在培训上，就有更好的层次了。

共勉。上帝爱你也爱我。

透过想像，展开软实力

想像力，是一个威力无穷的能力。

如何将试卷和会议记录都放在云端？很简单。

1. 在云端中，开启并准备有关文件的档案。
2. 在云端中，开启一份Google Sheet档案。
3. 将文件的名称或标题，分类置入在Googel Sheet页面中。
4. 将文件的链接，拷贝并成为文件标题的的超文本链接。
5. 之后，在文件中设置各种格式。内容可以暂时搁着稍后处理。
6. 完成设置文件设置后，点击File > make a copy > 给予文件的命名。
7. 将新创建的文件链接，与Google Sheet中的文件标题，透过超文本链接起来。

什么是超文本？

超文本是hypertext, 也是网络中，链接出现的形式之一。换句话说，就是点击Google Sheet上的文件链接，即可直接开启真正的文件档案了。

那，怎么处理那些文件档案呢？

方法非常简单：将那些文件透过年份或种类归纳在各种文件夹内即可。一点也不会影响档案的位置或开启或关闭的功能。

当每一所学校的硬体设备不相上下的时候，学校内的行政、管理与教学等软实力，就是一所学校的真正实力。

        放胆去想像一下。然后思考可行性。别一下子就放弃了人类最基本的创意：想像力。

 

共勉

逐个解决一些让老师们苦恼的事情

1. 各种电脑病毒对要处理的档案的影响--解决方案：将全部的档案搬迁到云端即可解决。
2. 在云端上搜索档案的困难--解决方案：采用Google Sheet制定各种需要完成的档案。
3. 完成编写试卷后还要转换成为PDF然后再上载到云端--解决方案：将试卷从线下改为线上即可。
4. 完成测试后，要将试卷交给负责老师，但要翻阅却是困难重重，要确认试卷有归还又是一个问题--解决方案：将试卷库从线下改到线上设置，然后将所有试卷设置为浏览但禁止打印或下载即可。
5. 要让学校老师在档案上更新个人资料--解决方案：将档案都安顿在云端上然后完成共享即可。
6. 要整理历年学生班级名单--解决方案：将历年班级名单都采用Google Sheet / Switchboard的管理概念，依据年份安顿好即可。
7. 要让四年级的学生，尝试找出每一年的学生人数以及学校学生人数的趋势--解决方案：指导学生浏览并处理历年班级名单即可。
8. 四年级学生需要知道学校历来的校长或董事长，还是地方伟人还是什么的--解决方案：将历年董事长、家协主席和校长，都列在google sheet即可。考虑和switchboard结合吧。
9. 历年的常识比赛，老师要兼顾派发试卷，收取试卷，记录提交时间或秩序，自行或借助学生的力量批改试卷、轮流使用试卷答案、人工记录和筛选得胜者，然后整理出名单给负责老师--解决方案：采用谷歌表格Google Form，自动批改，记录提交时间秩序，以及统计分数。
10. 导师计划使用许多表格，既浪费纸张，也浪费时间统计--解决方案：将表格需要修改为谷歌表格，自动统计。
11. 全校老师都需要使用班级名单。怎么共享？解决方案：将班级名单设置为学生事务副校长以及各班班主任的管理权限，方便更新，然后全校可以采用。

创建在线试卷库指导 Membina Repositori Kertas Ujian

相信很多学校都希望可以创建有效的在线试卷库。这里就和大家分享创建试卷库的指导。共勉。任何疑问，欢迎留言接洽即可。Banyak sekolah yang ingin menyediakan repositori atau bank kertas ujian yang benar-benar berkesan dan berfungsi. Di sini saya kongsikan langkah-langkah untuk rujukan semua.

讨论事项 Perkara-perkara perbincangan：

1. 为什么笔者建议直接线上准备试卷档案给老师？Mengapa penulis cadangkan persediaan fail kertas ujian atas talian untuk guru?
2. 为什么采用谷歌Sheet而不是网页之类的？Mengapa Google Sheet dipilih dan bukannya dalam bentuk laman web?
3. 
   

申请转换班级或科系

念及近日很多家长或孩子可能因为升学要求转换班级或科系的关系，在此特与各位共享申请换班或科系的公函样本。

点击链接，下载后即可直接处理了。

国语版的谷歌文件编制试卷指导

 Panduan Asas Kertas Ujian dengan Google Document

常识比赛与电脑室运用的编排

上篇我们提及，可以将需要进行的常识比赛，从纸本的方式，改变到线上作答， 进而达到自动批阅，统计和分析的功能。有朋友就询问：一般的常识问答活动，都是全校同一时间进行的，在只有一间或两间电脑室的情况下，要怎样做到全校学生都可以使用电脑室完成线上作答的可能呢？

        确实，一般的常识问答比赛，当然是全校都同一时间进行，这个是很多人的集体回忆。那一节或两节课就变成了常识问答比赛时间，老师就在里面派发试卷，孩子们就尽情作答，然后按照秩序提交卷子和作答卷。

        没多久，老师们就进班，我们交换作答卷，老师念出或写出答案，我们就当小老师，帮忙批改朋友们的作答卷。一些学校，为了避免有什么误解，全部都有老师一个人批改完成的。

        这是很典型的，一般学校进行常识问答比赛的情况。但，留意我说的，这是一般学校，一般进行的方式。

        为什么就不可以将活动的形式稍微改变呢？为什么非得在同一个时间进行呢？为什么就是要老师或学生自行批改呢？

        传统的常识问答，要是有50道试题，老师就每位学生得批改50次。又或者每一位学生就得帮忙批改50道试题。何不想一想办法，将这批改的工作自动化处理解决呢？

        再来，一般常识比赛，在同一天，甚至是同一个时段进行，主要是当年为了方便派发、收取试题，以及避免有任何泄漏的情况。但，说真的，这真的可以避免泄题。然而，这样的活动，在某种程度上，也影响了老师们的教课进度了，不是吗？

        限制在同样一天进行常识比赛，不是不好。笔者关注的是，既然大部分老师也不会和孩子们讨论试题以及答案的话，那么为什么还要花那么多时间在批改答案上呢？

        好啦，言归正传，怎样安排电脑室呢？不难。

        先说进行常识比赛的天数。基本上，孩子们上课，1天里有8到10节课之间。那我们的电脑室，从时间表编排上就策划好，每一个科目，特别是主科（华文，数学，科学，英语，国语，以及目前的RBT，RBT虽然不是主科，但因为课程需要，建议都编入电脑室的使用）都可以有电脑室的运用时间。

        设定好了时间表，以及电脑室的运用时间表，那我们就可以将进行活动的期限稍微拉长了。

        哦？拉长活动的期限，那孩子们是不是会分享所完成的试题呢？一般上是不会的。为什么呢？因为我们会在试卷中，设定试题先后秩序，甚至连试题的选择项都是自动先后秩序跳跃（无序呈现）的方式，孩子们的记忆再强，也不过是孩子们比较有兴趣的题目而已。况且，这样的讨论，不也能激发孩子们对科目的深入研究吗？

        1天未能让全校班级进入电脑室，就延长分开两天，两天不能完成，就拉长到3、4、5天，甚至是2个星期也可以啊。就不担心泄题吗？

        来，我们了解一下：

1. 试题在放学后就（由负责老师）关闭，家里不能作答。
2. 试题的数量之多，以及答案的选项，都是无序先后呈现。孩子们不可能可以牢记。
3. 试题可以加上当天采用或派发的密码通关设置。

在这个设限中，试问有什么可能会泄题呢？

确实，这样的转变，就从影印作答卷到依赖电脑和网络上。但老实说，这其实不是依赖的问题，而是愿意不愿意改变的问题而已。

        很多学校、老师不愿意接受或不愿意改变，原因不外如下

1. 依赖电脑。电脑损坏就不能进行。
2. 依赖网络，没有网络就不能进行。
3. 依赖设题者，设题者忘记关闭试题就可能泄漏。
4. 学生可能没有或忘记携带谷歌课室ID进去。
5. 学生可能更换密码。

要解决这些问题，我们看看下面的解决方案。

1. 电脑平时要不要检修？有没有检修？
2. 为什么平时不确认并提升学校网络？
3. 设题者就只可以是一个人吗？就不可以彼此分担，互相提醒，还是不可以透过日程提醒自己关闭问卷吗？再深入探讨就是：如果设题者和老师分享关闭权限，老师们有没有能力处理到这事项呢？
4. 要解决4和5的问题，方法很简单：别设限一定要谷歌课室的ID和密码登入就好啦。

所以，大家看清楚了吗？

要是一所学校，从开埠开班办学，到今天，都是在上面5道问题里打转的话，我可以说一句不好听的话：校外的董家协、校内的行政以及老师们，平时都没有好好考虑提升学校的设施与自己的提升。

        确实，要改变确实需要勇气和时间。今年不能，明年啦。明年不能，后年啦。别老是一成不变才行啊。

        当然， 这样的转变，就要有同样或更好的成效才行。怎么说？我们来看看下面的好处：

1. 由谷歌表格自动完成批改学生作答与统计分析。
2. 老师们不必个别或全班讨论答案批改。
3. 学生不必个别统计分数（等下又有老师跳出来说，让学生改好啊，可以运用数学。拜托，数学还不行的孩子，让他这样统计就会进步起来吗？肯定不会的，所以别来这套老掉牙的说法，要科学点。这当中涉及回路神经以及其他林林种种的学习障碍啊）
4. 学校可以针对学生作答的情况，依据试题的种类进行适当或需要的分析。
5. 可以轻松修改或复制试卷的设置，作为来年或改变试题的需要。
6. 节省影印作答卷的工作=节省物资成本。（别告诉我使用电脑室又增加电流使用这样低级的比较。那老师们也不需要使用手机啦，不是吗？）
7. 节省老师之间等候答案、传享分数的工作。有的学校，为了保密常识问答试卷的答案，是没有让超过一位老师拥有答案的。结果引发老师之间等候答案。遇上比较忙碌的老师，或批改比较缓慢的情况，那就很不好意思了。（你得承认和接受学校有急性子的老师，也有慢中郎的老师）
8. 方便公布和筛选优胜者。此后也有个记录。每每进行常识比赛后，你可能发现，除了出现在颁奖名单内，就没有在其他地方出现过了。试问，这样怎样可以激发孩子们的斗志呢？

所以，让常识问答比赛转型，带来的好处比坏处要多出许多了。笔者明白，要转型确实不容易。但如果什么都觉得难，什么都觉得不需要的话，那就当虚度了光阴，白读了拙文。

活用谷歌课室的其中一项活动

其中一项可以善用、活用谷歌课室的活动，就是将需要进行的常识比赛活动，从传统的纸本处理，逐步转移到线上处理=让孩子们在线上作答的情况即可。

但，我们当教育工作者的，肯定有很多疑问的。好啦，这里就先和大家说明执行概念，然后才进行问答时间吧。

执行概念：

将常识问答的试题，逐步从纸本的样本上，转移到线上的谷歌表格中。会选择谷歌表格，因为谷歌表格有自动批阅，以及在不需要另外采购执照的情况下，可以保留在校内使用，以及比较极端的想法/做法：仅仅让有谷歌课室ID的学生作答而已。

执行步骤：

1. 确认要使用的常识比赛试卷的版本。例如set 1, set 2还是set 3. 我相信每一所学校有至少2版的常识问答试卷备用的。
2. 开启谷歌表格。然后在表格中设置可以让学生点选班级，名字的项目。
3. 将谷歌表格设置为问答功能。
4. 设定新的section，然后开始加上第一道试题。
5. 在试题中，设定试题、干扰项以及答案。
6. 设定答案后，设定分数。
7. 设定分数后，设定所有的选择必须自动跳跃排列秩序（换句话说，每一个选择题都会自动更改秩序）
8. 设定后，设定谷歌问卷为：所有试题自动跳跃秩序。这样学生就不可能可以牢记所有的试题，进一步减轻偷看、讨论或作弊的可能。
9. 最后，就尽量拷贝/复制，然后修改试题、修改干扰项以及修改答案即可。
10. 完成试题植入后，进行初步测试。请老师们帮忙测试是最好的。
11. 之后，将表格设定为开放作答状态。（很不明白的就是，为什么不能将谷歌表格预设自动开放或关闭的功能，谷歌目前对这项功能没有什么研发的兴趣）
12. 在谷歌课室中或部落格中，预设谷歌表格发放的日期。当然，要配合时间表以及电脑室的运用时间，让孩子们进去可以完成。
13. 作答时段结束后，例如，当天放学后，就关闭试卷。免得学生或学生家人在家里帮忙作答， 有欠公平。

问答时间：

问：这样的改变，似乎也改变了孩子们的阅读能力。

答：不相关。阅读荧幕还是阅读纸面都是阅读。

问：改变的目的是什么？

答：1，让电脑帮忙老师批改试卷。2，减轻全部科学老师的负担。3，让孩子们尝试使用电脑作答。4，让谷歌课室保持活跃。5，减少谷歌课室的ID被关闭的问题（每一个学生的ID必须每月至少使用1次即可避免被关闭的窘境。）6，让修改试题的工作变得更为容易。7，可以轻易更新或制作新的试卷/试题。8，可以节省需要承印的纸张。9，让不同学校的老师，可以和朋友共享试题，进而达到不同学校但不同水平的试题。10，让有兴趣的老师，可以透过共享设置，达到试卷/问卷的设置。

问：要是学校可能有学生忘记谷歌课室的ID的话呢？

答：将问卷的链接，透过学校网页或部落格发放，然后在适当的时候关闭问卷即可。

问：如何避免学生家长，在学校谷歌课室或部落格或网页中得知然后作弊帮忙作答呢？

答：在谷歌问卷中，第一题试题之前，加上一道密码题即可。仅在活动进行当天才告知在电脑室的学生即可有效避免家长在外使用器材作答作弊。

问：有没有办法将这活动变成县内不同学校的活动呢？

答：这个，要问问县内不同学校的校长或科目主任即可。毕竟涉及不同的学校，所以有必要进行事前沟通确认全部事项如日期、时间以及网址等细节。（例如学生姓名，以及学校姓名等资料）

后记：

开始的时候，确实有一点辛苦。但一旦完成后，你会怀疑，为什么这些都是现在才可以做到的事情。当然，我们更开心的是，可以有效减轻老师们的工作负担，再也不必等候不同的老师共用的答案和学生讨论或批改，也不必记录学生的作答时间，更不必理会学生提交的时间，因为批改，记录，校对和统计分数的工作，全权交给谷歌表格自动处理好了。

        实体课开始后，如何保持谷歌课室的运用以及保持活跃，将会是每一所学校管理的挑战之一。说真的，这些挑战，倘若没有老师们的合作，是不可能完成的。

共勉。

上帝爱你也爱我。

零散的疲惫

每一个行业都有其运作的方法与程序。教育工作者也不例外。但各种工作或办理的事情，要是都零散处理的话，事半功倍是一回事，在处理这些事情上的那种心灵疲惫才是劳累。当大家都为了自己的工作焦头烂额的时候，试问，学校管理层有没有提供一个方向，让老师们可以安心的工作呢？

        日前和一些朋友聚餐时候，听见朋友们因为工作的关系，以及一些工作的氛围的情况，结果让朋友们也长期在精神紧张的情况下，给健康带来了负面的影响。姑且不讨论朋友们的健康状况免得失焦，但学校行政管理团队，不正应该要里外团结，然后梳理出一套可以让学校上下可以合作，完成各项使命和任务为中心吗？

        说老实的，我不喜欢完全放任的工作环境。但我也同样不喜欢处处钳制人的工作氛围。我喜欢开放式，有一定程度的开放式的工作氛围。

        举例，学校有任何消息要传递家长或监护人的话，就透过适当的管道传递。可以采用通告、网页信息、或社交媒体。但当中，若非紧急事项则不一定要涉及老师们，尤其是班主任的。

        然而，在有的学校行政管理层完全放手不予理会，要老师们自行拟定信息传递家长的时候，我个人认为这是很不妥当的做法。

        这样撒手不给予老师们支援的行为，凸显了行政管理上的疏漏，也增加了老师们的压力，更衍生了让家长或外界误解的 可能。

        解决的方案非常简单：所有官方信息，无论透过任何媒体传递，都必须又学校行政管理层处理。就依据各行政管理负责的事项传递就好了。

        这样的小小举动，或多或少能减轻许多老师的压力。老师们之间也不必因此头痛拟定信息的内容与后续行动。

        每一个行政管理都肯定曾经担任老师或班主任的职位，因此笔者笃定每一个行政管理员应该肩负同理心并肩负设法帮助老师们而不是徒增老师们压力的。

        笔者再提供一个实例：有的行政管理不清楚自己究竟要什么。每每有任何需要老师们修改的文案，总是一再退还要老师们修改。何不一次过清楚表达，甚至是提供草案让老师们可以直接完成呢？

        有的行政管理层表示，不要老师们当傀儡，这个我明白。但笔者不是说老师们没有能力自行思考，而是很多时候，学校行政管理层未必可以接受老师们的回馈或想到的主意。

        每每老师想到或给予更好的回馈，遇见那种思想不开通的行政，那么注定是沉船至于，也打击了老师们的信心。既然如此，老师们也许就此为了自保也懒得思考，所以真正要深思和省思的，反而是学校的行政和管理层而不是责怪老师们懒得思考！

        笔者担任行政管理也不过短短几年的时间，但笔者明白的是：当行政管理不是什么都替老师们解决，但肯定的是，要有个提供方向、指引、甚至是简化和优化大家工作的使命而不是一直追求那些高高在上的官员的认可。

        盲目追求那些官员的认可，无异于将学校的老师们都压垮而已。我们需要的，不是那些高压手段的行政管理层，但也肯定不是什么都放任的行政管理层，而是一种开放式的，互相沟通和理解、，并且愿意带领老师们尽力完成使命的行政管理层。

        官员或许觉得yes man就是最好的学校领导。但要记得，面对外界和家长的时候，官员们是不会站出来替学校行政管理层解围的，而且还可能会反咬一口指责学校行政管理层疏忽才导致发生不愉快的情况。

        身为学校领导人之一，我们就有责任，尽量化整为零的功夫，将各种零散的事情，尽量整理，方便老师们执行。当下尤其甚行的风气，就是动不动就将数十页的说明，透过各种媒体和管道，直接抛出来，让老师们自行消化吸收和执行。

        这些共享，虽然用意良好，但每每因为投放时间极为短暂（例如新学年的1年级适应学校活动是在前天投放）而导致大家精神紧张。有的老师们甚至表示，看见那92页的说明，完全不想去看是什么东西了。

        身为教育工作者，大家都是匠心，也可以说是心匠，就让大家尝试，在新的学年中，立志改变那些过往的陋习，给学校上下带来不一样的气息吧。

        无论如何，在新学年即将开始前，再次祝愿大家，无论职位高低，都可以齐心，别再将以前那些不必要的文化，勾心斗角的心理游戏在学校上演了。无论是学校行政管理层也好，仰或老师们之间都好，大家互相配合，让学校恢复成为一个学习和成长的机会。

共勉。祝愿每一个教育工作者以及孩子们，还有在背后默默付出的家长以及全体监护人：新学年开学（精神和心理）都健康。

Senarai Semak Kesediaan Murid Tahun 1 2023/2024

2023/2024新学年要开课咯。

现将朋友准备好的1年级新生适应记录，与大家共享。点击链接即可开启档案。

共享3. SENARAI SEMAK KESEDIAAN MURID PROGRAM TRANSISI TAHUN 1 2023/2024.docx

目前表格设计为：1个档案可以承载100人。若超过100人，请在表格rows之间，作出相应的增加即可。最后一页的统计会自动计算。

        若不需要额外的rows，直接删除或隐藏即可。

Download后上载，即可成为自己使用的版本啦。

任何疑虑或需要修改的，请接洽各校学校的ICT或Guru Data即可。

谢谢。

试卷库的问题，解决了？

延自上次《使用谷歌文件编写试卷-入门版》一文，让我们看见另外一个可能性的存在就此衍生：完全在线的试卷库，这是否意味着我们就此可以解决了缠绕学校和教育工作者已久的多重工作呢？先让我们了解整体概念是怎么一回事，然后再自行定夺是否有效解决这项问题吧。

        在之前的《使用Switchboard最大的好处》，我们介绍了这样的转变，不但可以将管理的工作，从部落格和网页的层面，转换到一个谷歌Sheet即可的可能，也大大减轻了行政管理，甚至是负责处理学校转型中负责重要责任的ICT老师的负担。

        那，就从这两篇文章里，要是我们将那些试卷的标题，定位在Google Sheet里面，每一张试卷，就和一个谷歌文件档案连接起来的话，试问，这会不会给老师们解决了试卷库的问题呢？怎么说呢？我们看看下面的运作说明或许可以更清楚：

1. 老师们使用电脑开启社交媒体软件，如whatsapp web或telegram（若学校没有采用部落格或网页处理的话）。
2. 点击信息链接（Google Sheet的网址）。之后肯定会是要登入的。
3. 登入后，前去试卷页面，找出自己负责的试卷，点击链接，开启了自己的谷歌文件（当然，试卷的档案要由行政处和SUP事前设好啦）。
4. 之后老师就开始编辑试卷或准备出题直至完成试卷为止。
5. 当要打印的时候，老师登入，点击试卷，直接点击打印即可。

看过了上面的运作说明，我们似乎看见了一些转变，对吗？

1. 老师们再也不必依靠闪式优盘，将家里电脑出题储存到优盘，然后拿到学校电脑打印了。（无论你承认也好，不承认也好，确实有那么专业的，不会在家里打印试卷的老师的）
2. 老师们再也不必头痛电脑档案开不到的问题了。
3. 老师们不必因为电脑病毒的问题而头痛---都那么多年了，还有学校电脑会有病毒，是不是很大的讽刺呢？那么病毒来自哪里呢？那是另外的课题了。
4. 老师们不必处理试卷转换成为PDF的格式，因为不是每一个老师都懂这回事。
5. 另外一个角度：当老师从链接点击即可登入处理试卷的时候=当老师们完成编辑试卷后，那google sheet里面的链接（老师们是透过google sheet里的链接，衔接到google docs处理试卷的），就是全部的试卷了=学校不必另外影印试卷给试卷库=节省成本(纸张、费用、影印时间）=科目主任不必另外收取试卷存档=SUP不必点名收取试卷存档=减轻老师们、科目主任以及SUP的工作、不必处理任何实体的试卷库档案=节省使用的纸张和文件=减轻了大家的工作。

但，这样的做法，和之前有的学校，当老师完成试卷后上载到云端的drive里面有什么不同呢？

        有的学校，每当老师完成出题后，就要求老师们将试卷上载。这样的工作流程，给老师们带来的，不是便利，而是多一层工作：老师们完成出题后， 还要记得上载文件，不然又是被点名遗漏提交，弄得老师们紧张兮兮的，何苦呢？

        反正都是要出题的了，离线出题和线上出题都是出题。但线上出题的话，就完全移除了需要后续跟进（上载试卷）的工作了。对老师们来说，是不是少了一项工作呢？

        另外，直接线上出题的话，也方便老师们在有需要的情况下，可以直接下载PDF格式的试卷备用。线上出题的便利之一，就是可以直接点选适当的格式直接下载而不必不谙电脑软件的老师记著各项技术处理，更甭安装什么PDF打印机在电脑了。

        还有一项就是笔者本身相当喜欢，但也相当具有争议性的：每每有老师退休，那老师们的心血，不是冷藏在档案中，就是从此消失。别告诉我当今的教育工作者还会勤劳地从实体试卷库档案中翻找试卷。我们需要的是reachable, connectable, usable, versatile, 甚至是always on的那种体会（都怪智能手机的出现,以及一些莫名其妙，不合理的领导让我们变成这样的异类。但切记：我们这个转变，绝对不是配合莫名其妙或不合理的领导而来，我们转变的对象，永远是为了老师们的便利，这样的转变才能带来更好的效果）

        因此，将试卷库从试题的档案，转移到线上处理的时候，或许就可以祝福更多有需要的老师或孩子们了。

        当我们选择在线处理试卷的时候，日后，要是有心志要建立试题库，处理起来可能会更为容易。即便要将试题稍微调整成为孩子们的练习，相信也不会难。（犹记得好久以前，有将试卷试题分类然后剪贴在试题库-真正的bank soalan，那种依据试题技能类别分类的处理，虽然有点讨厌，但现在回想起来还有点怀念。然而当年课业和文书工作都没有当下那么繁重，所以也不能相比了）

        那么，这样的转变会不会有老师们反弹呢？可能会有的。特别是对于一些已经习惯出题模式（线下，实体试题随便剪贴的那种）的老师，但说穿了，其实就是恐惧和担忧不知道怎么处理在线的出题而已。基本上和文字处理软件一模一样的东西而已（不相信可以浏览：使用谷歌文件编写试卷 - 入门版 提供的电子书看看）

        至于会不会泄题的问题，劝告大家就别停留在那个层次了。要讨论泄题，就肯定会涉及出题者的人格。要是出题者有意泄题的话，即便在线试卷设置为不可以下载或打印也是没有作用的。怎么说呢？

        有意泄题的出题者，随便一个手机截屏就可以传享啦。不是吗？所以，大家就别停留在那个层次上。当然，就也因为线上试卷库的便利，要是有孩子们或家长回馈泄题的话， 要查明源头也不是不可能的事情啊。可不是吗？

        所以，在技术上，在线试题库最好是行政组架构。而不是要老师们提供试卷的链接，更不要老师们后来上载试卷，多一层工作而已。

        因此，每每听见老师的回馈（我承认我当老师的时候也总是在询问：为什么就需要这样处理重叠性的工作），行政处应该加以了解，并且积极探讨任何的可能性。绝大部分的老师，都是用心的老师。感谢上帝，今年有这个探讨。

        有鉴于PBPPP即将开行，也顺应官员说的，aktiviti yang memberi impak kepada organisasi，既然如此，怎么还不把握机会好好发挥呢？（若不趁着因为MCO而引发的ICT热潮，还等什么时候呢？）

        天时地利人和，几乎都有了。至于需要了解在线出题或指导的话，欢迎阅览《使用谷歌文件编写试卷-入门版》一文。

后记：

笔者的目的很简单：无所不尽其能地简化和优化各项工作，让老师们可以专注在孩子们的全人发展和学习上。盼望大家都可以朝这一个方向前进而不是盲目的服从一些领导的错误判断。

使用谷歌文件编写试卷-入门版

 点击浏览《使用谷歌文件编写试卷-入门版》电子书

问答时间：

问：为何说是入门呢？

答：谷歌文件本身里头还有许多功能。其中一项很好用的，就是使用麦克风，对使用麦克风说话，让谷歌文件替你将语音变成文字。这个就比较进阶了。但会有那么一天，这个也将可能变成入门而已。

问：请问要是网络找不到适合的图像呢？

答：可以使用手机拍摄，然后电邮给自己。即可直接从电脑开启电邮然后找到照片啦。那电邮，使用后就可以直接删除了啦。收着浪费空间而已。

问：您曾提及有办法看见文件的进度。在指导中没有看见此事。怎么说呢？

答：先让老师们上手。提供老师们工具。那些监督或跟进的部分，算是中阶和进阶的能力了。（很多人没念书后，可能连谷歌表格怎么用都忘记了）

问：为什么推介这样工具/便利呢？

答：教育部给予马来西亚教师这个数码课室的户口的便利，为什么不加以善用呢？另外，使用云端的谷歌文件编辑试卷，也代表着你可以随时在任何地点进行试卷编辑。

问：会不会有泄漏的问题呢？

答：一天不共享，一天就几乎没有泄漏的问题。要很清楚和谁共享。要取消共享时候的下载功能即可。但可惜，处理不到截屏。

问：在复制和管理试卷上，会不会有点难呢？

答：基本上，根本不必在乎试卷在哪。只要在Drive里面直接搜索即可。所以试卷命名要清楚。当然，要是可以准备好文件夹就更好了。

问：除了这个便利，谷歌文件编写试卷还有什么便利呢？

答：还有一个是比较有争议性的：超文本链接。俗称Hyperlink。要是编题者打算让考生有链接可以参考的话，他可以植入链接。但相对的，提供超文本链接至于，也可以让孩子们看着试题然后作答，不是吗？

问：你有提及，共享编写试卷，是什么样的一个概念？

答：若教育工作者不会自私的想着要为自己的学生争取分数还是什么的，就专业的设计试卷的话，其实是可以合作编写试卷的。在合作的过程中，谷歌文件是可以自动记录试卷的进度和编写范围的，说白了，就是可以清楚看见对方在哪里做过了什么。

问：要是有那么一天，我打算将呕心沥血整理好的试卷，都赠送给还在执教的朋友们，祝福朋友们呢？可以做到吗？

答：Transfer ownership即可完成。完全不会难。

问：倘若有一天和朋友意见不合，想剔除编辑权限呢？

答：Remove access即可。

教育工作者的培训

要了解教育工作者需要的培训，就要了解教育工作者目前的培训需要。要了解教育工作者目前的培训需要，就要了解教育工作者的日常工作和需要。

        在这里，我们先来了解教育工作者的日常工作和需要，然后再来讨论各种可以进行的教育工作者的培训建议。

        教育工作者的需要，简单的说，教育工作者需要什么？在知识上，技巧上，技能上，在内容上，有什么是可以改变或提升的吗？

        举例来说，以前的时候，是学习磁盘diskette的处理，档案命名，档案格式的技术的环节。但这些种种限制，已经在视窗或电脑系统采用更好更新颖的硬盘管理后失去了存在的意义。甚至因为云端档案的出现而变成过时的技能。

        另外，老师们除了在科技和技能上的需要外，有没有其他方面的需要培训呢？例如家庭理财计划，遗嘱处理、危机处理、急救、课外活动如操步等都可以纳入考量范围的。

        那，我们如何定义和知道当今教育工作的需要呢？我们稍微探讨：

1. 如何管理各种网页的ID和密码。每个教育工作者有不少于10个各种户口的登入和密码资料要处理。
2. 如何善用政府提供的云端硬盘处理各种档案。将来，越来越多的档案将会是以云端形式和格式出现，一来因为行政管理层的改进和变化，二来因为老师们会觉得云端管理或许会较线下管理更加来得便利。
3. 如何在自己的笔电和住家电脑的电脑浏览器的资料同步：各种网页，密码，ID等信息，甚至连书签，都可以透过不同的主机和笔电，得到同步的便利。
4. 如何更新自己使用的浏览器。不单单是手机的浏览器，而是使用的电脑的浏览器。
5. 看见行政管理层架构的原因和目的：现今的行政和管理层，会逐步转换成为云端和网络便利的使用者。一方面要推动老师们也随着时代的需要改变，也会因为要方便检查各种文件。所以，老师们有和行政与管理层同样的看法与远见，将会简化各种不必要的改变的痛苦。
6. 很多老师习惯使用智能器材中的APP等功能。所以，管理智能器材将会是学校培训的重点之一。

提供一些让学校可以培训老师的方向就出现了：

1. 培训老师们进一步使用浏览器的同步功能。目前Chrome、Opera、Brave和火狐都有类似的功能。在大部分老师都使用的情况下，个人建议进行Chrome的浏览器同步是最好的。（因为每一个教育工作者都有Delima的户口，而这个也是谷歌生态的一部分）
2. 培训老师们善用Google Drive: 创建文件（Google Docs, Sheets, Slides, Form）、搬迁档案、创建和删除文件夹，检查文件夹的动态等，都是可以的培训。
3. 培训浏览器标签的页面。
4. 培训老师们更新流动器材和电脑的软件更新。当然要包括基本的网络安全如防毒软件和APP的处理。
5. 培训老师们从不同角度看见行政和管理层的编排的目的。

在某种程度上，学校的行政和管理层必须有基本的工作流程的了解。不然，要培训老师们，还真的无从下手。

1. 培训的时间不必太长。
2. 培训的目的必须很清楚。
3. 别浪费太多时间处理一些技术上的问题。例如不同的手机还是不同电脑遇见的技术问题，全部留给技术人员跟进就好。
4. 培训之内，要看见结果。一些可以实际祝福老师们的培训才加以考虑。不然都不必浪费大家的时间。

制定视察教学的好处

相信没有多少老师会喜欢视察教学这一回事。但若要进行视察教学，就让大家在一个透明，公平的情况下进行好了。

        这涉及了行政上的安排，也涉及视察者对学生上课的了解。不然，那安排的视察对老师而言是有欠公平的。所以当行政人员的，千万不可以只是坐在办公室里，当一个依赖whatsapp或telegram传送指示的管理层而已。

        那，要怎样处理和编排呢？

        笔者个人就建议，将需要进行的视察表，和老师们讨论后，就直接公开透明列出来，让大家都知道。要是碰见什么不能进行视察的日期（老师缺席啊，病假，外出开会还是什么的，日期都可以再调整，最重要好好洽商处理。）

        当老师们都知道了，那么就可以好好备课了。当然，视察者千万别就此认为老师们只是在当天备课而已，这对老师而言又是不公平的衡量。

        视察者本身要对那一班的孩子的水平和平时上课的情况有所了解，这样，在视察老师们上课的时候，才能够做出比较客观和公平的判断。这就有赖视察者平时是否有巡视孩子们上课，以及透过和老师们交流得到的信息而知了。

        换句话说，提前和老师们商量好日期、时间、班级、科目，如果可以的话，将商量好的结果，都在列表上清楚列明。

        当老师的，如果看见视察者如此用心安排，也知道视察者是认真看待的。当视察的，看见了透明清楚的工作列表（视察也是工作之一啊），就可以更好编制当天的活动。

        要知道，职位越高，责任就越大。千万别以为视察者的权利高于一切。万万不可忽视每一个教育工作者的用心付出。当然，教育工作者当中，可能有害群之马，但千万别因为这一小撮的人，影响了大部分良心工作的教育工作者。

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怎样让谷歌课室活起来？

实体课开始了，站在不同角度，有不同的看法。但目前没有改变的就是：谷歌课室的学生和老师ID还是需要使用的。

老师ID方面，倒还不难处理。

        一些事项，例如公事的处理，还是可以使用谷歌课室电邮就解决了。（老师个人电邮就别去想了啦），但怎样让学生的ID保持活跃（若不活跃还需要后续激活，麻烦）才是学校要面对的挑战。

        至于立场不同，就有不同的看法也是正常的。我是家长的话，肯定会觉得，实体课已开始了，保持也没有必要。家长没有理由需要为学校需要保持学生ID活跃的烦恼来头痛的，不是吗？

        这里有一些小小建议，让大家参考，但都在尽量不麻烦家长的情况下的活动啦（毕竟可以透过电脑登入的嘛）

1. 和学校辅导组合作，将每月要进行的导师活动回馈加入在谷歌课室里面即可。（谷歌课室是转型版的，全校一个课室即可的那种，点击这里浏览详文）
2. 和国语小组合作，定期将公路安全意识的影片或作业的指导，透过谷歌课室传送给孩子们。
3. 和反毒小组合作，在适当的时候，将反毒意识的影片，透过谷歌课室传送。
4. 和资源中心/历史小组合作，在适当的时候，传送一些有助于爱国情操的培养素材，例如即将演唱的爱国歌曲等。
5. 让资源老师善用谷歌课室，发表各种阅读进度的报告。方便学生和家长看见自己的阅读进度。
6. 透过数理科目的安排，可以恰当的执行数理周活动。
7. 善用谷歌课室，让资源中心老师推荐学校新来的书本。（一张照片，一些可以引起孩子们好奇心的说明就很好的了）
8. 在里面，张贴学生的课业进度，例如范文还是什么的，方便学生看见各种优秀作品的范例。
9. 要是学校觉得可行的话，可以考虑开办学校空中电台，让学生之间可以点歌，或在里面讨论各种事项。

小小心思，让孩子们的谷歌课室保持活跃，这样就可能减轻负责ICT的老师，每月要激活孩子们的ID的苦恼了。最重要的就是，要有内容和互动的功能在里面。

怎样制作有效的清洁与保安报告？

学校每月需要完成保安和清洁公司的服务报告。那么，与其每个月开启电脑或档案，更新服务状态后，打印出来，有没有更好、更有效的工作流程呢？

        相信我，是有的。下面和大家分享一些小步骤，看起来很多工，但完成第一次的设置，以后就很轻松了。

如果使用部落格：

1. 在部落格开启一个页面，这个页面是准备置入清洁和保安服务评估的Google Drive链接。
2. 在Google Drive开启一个文件夹，这个是收取和处理各年份的清洁和保安服务的文件夹。
3. 依据年份准备文件夹，然后上传第一份的评估文件在文件夹里备用。
4. 将文件夹共享设置为只有自己的个人和谷歌课室电邮开启即可。
5. 将文件夹共享链接拷贝和透过超文本Hypertext链接植入在部落格中。（超文本链接就是，字面上看见Penilaian Prestasi Perkhidmatan, 但点击下去其实会开启Google Drive的功能）
6. 在自己的日程中，每月的月终或月初，加上事项提醒：清洁和保安服务评估，设置为每月提醒，加上部落格或Google Drive的链接在里面即可。
7. 日后只需透过部落格即可直接处理了。
8. 处理好后，将文件下载为PDF，之后透过电邮传送学校官方电邮。
9. 学校书记打印，准备签名和提交程序。

如果使用Google Sheet / Switchboard管理概念：

1. 开启一个Google Sheet档案。
2. 在Google Drive开启一个文件夹，这个是收取和处理各年份的清洁和保安服务的文件夹。
3. 依据年份准备文件夹，然后上传第一份的评估文件在文件夹里备用。
4. 将文件夹共享设置为只有自己的个人和谷歌课室电邮开启即可。
5. 将评估文件复制成为每个月的评估表格。
6. 将每月的评估表格的超文本链接，植入在Google Sheet中即可。
7. 在自己的日程中，每月的月终或月初，加上事项提醒：清洁和保安服务评估，设置为每月提醒，加上Google Sheet的链接即可。
8. 日后只需透过日程即可直接处理了。（电脑开启日程也是可以的）
9. 处理好后，将文件下载为PDF，之后透过电邮传送学校官方电邮。
10. 学校书记打印，准备签名和提交程序。

问：为什么这样做？

答：这样做的好处比传统的处理方式更多。

问：这个工作流程有什么好处呢？

答：让我们看看这样的流程有什么好处：

1. 自己每月不会遗漏。
2. 每月电邮有副本。
3. 每月学校电邮有副本。
4. 学校书记打印而不是自己打印。简化了一点自己的工作。（打印工作外包了）
5. 可以看见公司服务的表现进展。
6. 可以随时看见自己的工作。
7. 方便准备来年的工作。
8. 善用云端而不再是传统的pen drive或电脑档案而已。

小小分享。盼望可以祝福到有需要的人。

人类的头脑，不是用来记着这些每月都要处理的事项。人类的头脑，是用于创造性的解决生活上遇见的各种挑战和难题而已。还有就是要记得上帝和身边的人对自己的好。这才是生活的真谛。共享。上帝爱你也爱我。