Thursday, February 1, 2024

4P里面的ABC表格-让自动衔接解决人为疏忽

老实说,4P的ABC表格,里面有太多东西了。当官员表示这些表格里面的日期可以进行对照,成为拿捏学校老师是否有认真执行的把柄的时候,学校的行政人员,首要处理的,不是有没有认真执行,而是如何让老师们可以更有效的,在输入日期后,不会因为人为疏忽,被怪罪或被人为没有认真执行4P的表格。

感谢神,今天(2023年11月8日)完成了跨Drive的sheet衔接处理。换句话说,在行政管理上,有了更好的传递和管理。

就拿ABC表格来说好了。根据朋友的回馈:
  • 校长拿着表格A,需要一份表格A
  • 副校长和学科主任拿着表格B,11个科目加上三个副校长=11+3=14份表格B
  • 科任老师拿着表格C,每一个教学的老师,都有各自的表格C,表格C=学校的老师人数。

我们拿一所学校大概有20人老师的情况来做对比样本好了,每一所学校在4P的ABC表格数量如下:
  • A表格1份(若校长一个人拿着的话)。
  • B表格11+3=14份。(若依照官员表示副校长和Ketua Panitia都是拿着B表格的话)
  • C表格=学校老师人数=至少19份(若校长坚持拿着A表格)或20份(若校长也需要拿着C表格,大家都知道,不同的官员或部门,每次前来视察或说明的结果都可能不一样的啦)
        在这样的情况下,大家可以想像到填写这些表格可能会出现的疏漏的机会有多高吗?但要是有办法,真正减轻大家的工作的话,可行吗?我们来了解看看下面的概念:
  1. 校长继续负责A表格。
  2. 副校长和KP继续负责B表格。但目前有不同的科目=至少需要11份B表格,因为学校目前拥有至少11个科目。
  3. 但,每个老师都需要C表格,而且每个老师教导不一样的科目。
只要:只要C表格是根据科目进行,那么,试想像有没有办法,每当KP进行任何汇报前后,将日期输入在表格B里面,输入的日期,就会传送至每一个老师的C表格里面(是不是很不可能?)

我们进一步思考:
基本上,每一个老师都可能教导任何一个科目。换句话说,每一份C表格都应该/可以含有所有科目来自B表格的日期。

如果:
  1. 在设计C表格时候,1个老师仅需1份C表格,但C表格里面有每一个科目的页面(只需要将第一个科目的排版设计好,就可以duplicate成为第二个科目,直至11个科目的页面)。就是说,1份C表格肯定有至少11页。
  2. 在设计B表格的时候,设计好1个科目的版本/排版,然后即可复制给不同科目的运用了。
  3. A表格,因为校长节数特别少,所以可以设计,可以不设计。哈哈哈。
那么数据是如何传输的了???理论上,日期的传输途径如下:
  1. 科目A的KP要进行汇报或分享。科目A的KP在科目A的B表格中输入了进行汇报的日期。
  2. 科目A的KP关闭档案。
  3. 老师A开启老师A的表格C,将没有教导的科目的页面,隐藏或删除即可(个人建议是隐藏即可)。
  4. 老师A的表格C,就自动从科目A的表格B中提取KP已经输入的资料。
  5. 老师A的表格C显示科目A的KP在表格B中输入的日期。
如此一来,剩下的问题就是:KP的工作有没有增加了?
我会觉得没有特别加重了啦。为什么?因为KP在填写表格B的时候,也顺道完成了自己的表格C的项目。

最后,我们讨论看看还可以怎样做得更好?
  1. 在文件夹里面,设计好一份表格B和表格C,就可以不断复制。
  2. 在一份表格C里面,先将每一个科目的资料衔接好,才来复制多一分,直至和学校人数一样。
  3. 要是有新老师来,将原本的表格复制出来,就直接解决了。
  4. 要是有不同学校,需要援助呢?准备远程援助就可以了。根本就不必上门处理。

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