MADANI中12个永续课题的活动方法--浅谈2（完）

每一个免费版本的Wayground (之前称为 Quizziz)，可以免费创建20个活动。当然，若能在题库中找到，那是更好不过。今天我们就谈谈怎样善用这些免费户口，然后创建MADANI的活动。

1. 如果6个年级的学生，每个年级有12个主题的话，那就需要多大72套试题。每个免费户口支援20道试题的话，那就需要至少4个账户才能承担这活动的筹备。
2. 如果将1、2年级，3、4年级，5、6年级，整合为3个组别的话；一共有3组别，每个组别12主题的话，就需要36组试题。筹备中，需要2个账户（一共可以承载40组试题）。

值得留意的是：

• 倘若整合组别的话，是可以节省时间，但或会发生高年组学生碾压低年组的学生。除非：让同样组别的高低年组学生，在不同时间分开应考。

换句话说：

• 如果减少学生组别，即可有效缩短准备试题的时间和资源。
• 缩短准备试题和资源=提前让低年组学生了解/接触水平较高的试题。
• 同样的试题，可以让高低年组学生参与的话=方便记录=容易找出思考水平层次较高的学生。

但，这样的设定，必须符合一定的标准：

• 试题所使用的语文水平，必须符合该学龄组别的平均学生智力水平。
• 试题的难度分布，必须尽可能符合50% 容易，30%中等，20%高水平试题。
• 布置40题的话，分布就是：20道低水平试题、12道中等水平试题、8道高水平试题。
• 选择40题的格式设计，目的就是挪出活动前后20分钟；让活动前的10分钟做好准备开始，让活动最后5到10分钟顺利结束或关机关电离开电脑室（低年组学生尤其需要更多时间）
• 使用的平台，必须尽量设计为：作答模式而不是练习模式。最好做到不可重做的设定。

无论如何，以上观点仅属个人观点。每所学校校情不同，学生和家长情况不同。不能一刀切的处理。共享共勉。

改变办公室流程--老师们的升职信件处理

来到了老师们升职的季节，

老调重弹，我们要留意老师们升职信件、职位、生效日期、服务资历、以及服务岗位。当然，我们也无法一个人完成全部事情，所以，就从建立有效工作流程开始：

1. 举凡收到老师升职信件，办公室书记或助理，就影印或传送一份给PK1。
2. 提醒老师们，举凡收到升职信件，确认PK1是否有副本。

为什么？

收到信件的，未必都只是办公室而已。

但大部分情况中，办公室是会收到的。

所以，

改变现有办公室的流程，

从根本上改变，

日后，就能减少大部分的遗漏。

加上，

这些信件，一般都是迟来的。

小小的改变，带来好的改变：

• 减少遗漏
• 提高效率（方便更新）
• 减轻老师们工作负担（不必另外影印，甚至不必知道这流程的存在）
• 营造成长型的组织（书记和助理都学习到为什么这样做）
• 塑力管理的榜样（外人一定问，为什么这样改变）

小小分享

共勉。

借用得力马3.0，轻松准备学校跳板！

得力马3.0势在必行。

何不利用这个优势，创建学校老师们的跳板呢？

方法：

1. 准备好档案的模块/template备用。最好就在谷歌云端硬盘中。
2. 准备好标题。然后加上档案模块。
3. 将老师们都加上成为学生。
4. Make a copy for each student.

时不时跟进即可。

这方法，有好处也有坏处。

好处：

• 高度自动化。不必逐个准备老师档案。
• 随时可依据标题查阅老师们档案。
• 老师们完成的话，按下提交就结束了。（当然，我们不随意提前设定期限。老师们都很压力了。）

坏处：

• 必须登入谷歌课室。却也因此相对安全
• 得依据标题逐个寻找，老师们或许会觉得繁杂。但只要行政组依据时间点，逐项通知即可。

2027年，就从得力马3.0开始正装准备给老师们啦。

SUNO Ai创建歌曲活动---之三（完结篇）

教师开设1间谷歌课室，准备好标题和指示后，找出课室编号或加上老师/学生。

设定3个标题

标题1：创建封面

标题2：创建歌曲

标题3：合成图像（封面）和音频（歌曲）

标题1的指示如下：

• 点击档案，开启档案。
• 点击Gemini或任何AI工具。
• 确认选择的主题。
• 开启任何Ai工具：Gemini, Co Pilot等
• 输入 : Create a song cover by the topic of 你的主题, include my name XXX and my school: SJKC XXX
• 生成后，拷贝粘贴在slide中。
• 确认无误后即可提交。
• 结束

主题选择：
Sains Dalam Kehidupan
Alam Sekitar dan Kelestarian
Teknologi dan Inovasi
Sistem Suria dan Angkasa Lepas
Tenaga dan Elektrik
Biodiversiti
Kesihatan dan Pemakanan
Perubahan Iklim
STEM Masa Hadapan

标题2的指示如下：

• 点击链接登入 SunoAi
• Continue / Login with Google
• 点选谷歌课室账户
• 点选 Continue
• 输入生日日期：1月1日1911年
• 点击左边的 Create
• 在 Song Description里，输入：Create a song about 你的主题 that can be sung easily by children from age 10 to 12 in Malaysia
• 点击 create
• 试听并确认要的歌曲。
• 找出歌词：点击 i 字眼/标志或左边的library，找出歌词
• 拷贝歌词：将歌词拷贝起来
• 粘贴歌词：开启 粘贴歌词，然后将歌词和题目粘贴在里面。
• 下载歌曲：点击library > 找出要的歌曲 > 点击... > Download > MP3 audio  将档案保存下来 
• 上载歌曲：在谷歌课室里，点击 create link / attach file > 准备上传歌曲
• 请老师检查。确认后即可提交。
• 结束

主题选择：
Sains Dalam Kehidupan
Alam Sekitar dan Kelestarian
Teknologi dan Inovasi
Sistem Suria dan Angkasa Lepas
Tenaga dan Elektrik
Biodiversiti
Kesihatan dan Pemakanan
Perubahan Iklim
STEM Masa Hadapan

标题3的指示如下：

• 检查确认电脑已安装好要使用的软件 Photo Stage Slide Show。
• 若尚未安装，点击链接开启网页然后下载软件。
• 点击开启，然后安装软件。
• 安装后，开启软件。
• 登入谷歌课室
• 下载编制好的歌曲封面图像
• 下载编制好的歌曲音频
• 依照老师指导，将图像和音频，安顿在指定的位置中
• 依照老师指导，将成品命名后导出
• 准备上传视频档案
• 提交
• 结束

大型学校的跳板准备-2027年的考量

大型学校（学校教职员超过30人以上），在某种程度上，对于管理层准备学校跳板的工作，是有一定的影响的（每一种档案要准备30次以上，供30人以上使用）。日前，经过和朋友讨论后，被朋友一句话惊醒：为什么不善用谷歌课室的make a copy for each student功能呢？于是乎，事情的进展和演变，又有了新的方向。下面就和大家分享实战方法。

步骤：

1. 使用ADMIN户口开辟一个谷歌课室。暂且别把老师们加入。设定CM4、CM5、CM6为老师。CM4是PK1，CM5是PK2，CM6是PKKK，以此类推。得力马管理员知道你说什么的。
2. 设定topic。将学校跳板中有的事情，都设为topic设置好。举例：PBPPP，IPPKBAT，SKAS Std4 PdPc，时间表（个人时间表、班级时间表、特别课室时间表）等事项。
3. 完成topic设定后，加上全部老师。从校长、副校长和全部老师都加上（因为校长和副校长本身也是有东西填写的）。
4. 留意：PK1必须有CM4的户口ID和密码。PK2必须有CM5的户口ID和密码。PKKK必须有CM6的ID和密码。
5. 每个副校长，只能使用CM户口处理布置档案。
6. 举例布置PBPPP Keberhasilan档案：PK1使用CM4户口，登入谷歌课室后，前去 > Homework > 确认 topic， 加上PBPPP keberhasilan档案后 > 设定 make a copy for each student即可。
7. 不建议设定期限。以免老师们无法及时完成填写，造成不必要的压力。期限，就透过学校社交媒体交代就好了。如果设定期限，确实可以在谷歌课室中看见遗漏的。

好处：

• 自动化/简化准备档案的工作。去除劳力准备档案的过程与步骤。（自动化、依据教师姓名准备30个同样档案的工作，比起手动准备，轻松多了！）
• 老师们只需登入谷歌课室即可完成工作。
• 如果依据make a copy for each student的设定，老师们依旧无法看见其他老师的档案。
• 如果设定 all students can edit的话，全部老师可以共同处理（例如，全部panitia 在 SKAS 的 pengurusan panitia档案中，依据各自的页面处理各自的科目即可。）
• 在Topic中，设定大标题，不要设定年份。但课业中，可以设定年份。例如Topic设定为PBPPP，但课业(assignment)中，可以设定PBPPP 2027， PBPPP 2028等。

坏处：

• 在准备过程中，负责人（通常是副校长啦）必须分开CM和个人户口登入谷歌课室处理。
• 没有个人形式，必须有共识的管理。每一个副校长必须明白：同样的事务，就同样的TOPIC，没有例外。
• 错误设定topic或影响整体工整性，但老师若透过电邮处理的话，又没有任何影响的。

总结：

谷歌课室可以有效简化大型学校的跳板设置。如果有需要，不妨考虑。但切记：以人为本。

大家共勉。

数码化OPR？

同样是OPR，但目前的工作流程，有点差强人意。我们先简单对比现有（大部分学校）流程，再提出革新的做法，这样容易对比和“看见”果效。

传统/现有的流程：教师开档制作OPR 》植入照片、资料》打印》管理层检查签名》影印2份》1份保存科目/必当（bidang）档案、1份提交管理层保存、1份提交资源中心保存。

革新/数码化的流程：教师复制 模块 (template)》植入照片、资料》关闭页面 = OPR自动显示在网页 / Google Site.

        由此可见，革新/数码化的流程，不仅仅在流程上有更优越的表现，在下面事项，也有比传统流程有以下好处：

• 高度灵活的排版便利：使用的是呈现 (presentation)工具，如 Canva、Google Slide等工具。
• 提供可打印的便利：即便打印，同样显示与文字/传统处理的一样的效果。
• 完成处理=网页显示：提供更优越的网页显示效果。比起文档，精彩得多。
• 多人协作：负责老师忙碌的话，或遇见技术难题时，随时可以透过多人协作 (collaboration)完成处理。
• 更强大的搜索功能：可以考虑建立目录页面、可以透过 Ctrl + F 进行搜索等。
• 更有系统记录档案/页面的修改经过：所有的报告页面，都自动记录修改经过。方便随时浏览检查所修改的部分。比起那 Word的9到12次 Undo，强大多了。

既然如此，或有管理层表示担心：

1. 签名的事情呢？签名的作用是什么？代表报告正确？代表核实报告无误？管理层签名，在OPR上，其实没有什么实际作用了。既然如此，为什么还需要签名？
2. 报告要打印存档：线上模式，其实已简化传递和保存的工作。若真的要打印存档，那也不难。不必担心。
3. 永续可行：传统的流程，可以一代传一代，一手接一手，没完没了的继续下去。数码化，确实让人担心？其实，仅需将档案设置为：添加新老师，移除或修改编辑权限即可。何来有没有永续的问题呢？
4. 官员前来视察，如果有打印，就有证明。新一代的办事方式：官员不应该停留在纸本作业/工作模式了。
5. 数码化OPR，资深老师如何适应？资深老师仅需 Duplicate slide, 之后即可直接修改了。那些资深老师不是考取了 Google Certified Educator了吗？别告诉我那是造假的东西就好，要不然，没有不会的理由。

下一篇，我们尝试探讨，如何设置数码OPR，让用户，即可线上完成，又可让有需要的人，打印保存。手把手，和大家分享如何数码化OPR的准备工作。简化老师们的工作。共勉。

耶稣爱你也爱我

为OPR增值：跨页同步的力量 Cross Page Sync的OPR

教育工作的运作，特别是在一些文书工作上，总是有重覆性高，但又需要在不同地方显示的需要。最明显的例子，莫过于：OPR。

        各校因为得力马管理员的KPI，结果各校要创建各自的 Google Site。但此前，各校或许早已有自己的网络或社媒平台（还记得令人痛苦的 wordpress吗？哈哈哈），试问，如何将同样的事情，在不同的平台上显示呢？解决方案，看起来相当简单：嵌入 embed.

        但要达到这样的阶段，管理层就要退后抽离自己；尝试从更远的眼光，了解眼前的事情：学校究竟有多少个前台画面（Front Stage Picture）？要知道，每一个前台画面，都需要背后/后台运作管理的。以及更重要的就是，整合与协作的效力。

        就OPR这个例子吧，OPR都是要做的事情，既然都做了，为什么只是保存在学校档案中呢？难不成必须要打印然后让校长或管理层签名才是真的有OPR吗？难道这样才被承认是校方的官方OPR么？这是天大的笑话（有请每一个未来校长，千万别这样做，免得让人小看了）。

        既然如此，何不想办法，让老师们可以在线处理的OPR，同时做到：完成OPR = 即可显示OPR = 可以在不同平台跨页显示呢？

实战举例：

• 某华小有部落格、Google Site以及本身的社媒。
• 某华小在部落格、Google Site以及本身社媒开辟OPR的页面。
• 某华小仅需确认使用制作OPR的平台（ 别只是想到Google Slides, 其实还有很多平台的 ），确认老师们可以善用即可。
• 将同样OPR的代码，直接嵌入（embed）在社媒、部落格和 Google site中即可。
• 如此一来，老师们的处理事项 ：OPR 有3个入口 = 方便大家更新OPR
• OPR的显示 ： 同步显示在社媒、部落格和 Google site。
• 学校管理层开始，得力马管理员开心，社媒管理员开心。部落格管理员开心。学校老师....（老实说，毕竟要处理OPR，是有点不开心的啦，但工作简化了，至少不会那么不开心咯，哈哈哈）

大家看见简单的改变带来的效果吗？说真的，当管理层的，不是一味攀比100%（讽刺的是，有管理层为了颜面，不惜造假），而是放缓脚步，看看什么是可行的，什么可以改善的，什么是可以简化甚至是摒弃的。

大家共勉。

如果我是老师：

如果我是一名老师，我希望：

1. 管理层别给我太多太多的链接或 Drive。
2. 管理层给老师们的 谷歌课室，一个就好。别一大堆有的没的。
3. 管理层要提交的档案，要保存档案的地方，说明，流程，都清清楚楚的。别没头没脑的。
4. 管理层要处理的OPR，必须是有最简单，最有效，最直接的处理方案。别给我什么 kebijaksanaan guru masing-masing.这是最令每一个老师都讨厌的话。
5. 管理层实践：每一个老师每一个学年，每一件事项，都一个档案完成。举例：PBPPP，1个档案完成全年2次的填写即可。1个档案完成全年2到3次的SKAS的教学视察。1个档案完成全年1或2次的ISSPKBAT的处理。
6. 那些会议摘要，弄个最方便老师们提交的方案，然后指导老师们要如何处理提交。
7. 每次活动照片，都有一个地方，方便整理和更新。更好的情况是，有类似相库的云端保存。
8. 各种各样的常用表格，例如：教师名单、班级名单、外出或活动同意书等，都有方便教师提取，稍加修改即可传递学生善用的便利。
9. 管理层专注在学校的软硬体的发展，视察教学，除非真的可以代替我，或者能教得比我好，又或者比我更了解学生的学习情况，否则，无需演戏。说真的，不必演戏。

自动生成的学生得力马ID卡

每年，传统的做法是：

KPM整理提供学生名单、学生得力马ID和密码（最新一批的ID和密码，都是离谱的夸张的长），老师收取后，整合（邮件整合 mail merge或使用excel结合）后，打印 laminate给学生的。

        今天，想到，有没有办法将步骤改为：

1. 让整合的工作自动化？
2. 让整合后的档案，自动依据学生名字，以PDF格式自动保存在云端中？
3. 让整合的工作，可以是集体整合，也可以是个别整合的处理呢？
4. 让全部的名单和ID，只让负责老师有权限浏览，方便查阅和纠正呢？

既然如此，为什么不尝试呢？将要达到的工作目标与执行方式输入ai看看效果如何？

为什么要这样？

1. 减轻负责老师的工作负担。
2. 自动化整合学生的ID卡（每个学生一张/ 一份PDF档案），方便查阅，方便传送家长，方便记录或打印。
3. 选择可以集体整理和个别整理的目的： 不必每次都集体整理，可以只是整理新生或个人的需要。

欢迎尝试。共享

分化处理的力量-导师计划执行力的浅谈

每一所学校要进行导师计划（mentor mentee）。每一所学校的执行计划有少许不同。但每一所学校都使用同样的指南，然后透过内部安排，由老师执行。

一般方法：

发送6个年级的导师计划档案。负责老师自行保存或寻找相关页面。然后尝试执行。

好处：简单策划。

坏处：加重老师们个别负担。

突破传统的方法：

1. 将6个年级的档案（每个年级/档案中有12页面，一个月1份/页面），破开为12张图像。6个年级，一共72张图像。
2. 每张图像，有个别链接。
3. 依据年级，依据图像页面链接，预设在学校telegram群组中。
4. 时间到了，信息（含有依据年级的该月的图像链接）准时自动传送群组。
5. 简化执行老师负担。提供最好的援助。

提升素质的方法：

将页面内容，从原有的国语版本，透过AI的处理，原意翻译成为双语版本，成为图像处理。

不是我多要求。是我希望可以进一步支援老师，简化老师们的工作负担而已。

有效记录教师出席的会议

当学校管理层的，自然要有方法记录教师出席的会议、课程或工作坊的。早前的《教职员的流动处理-回顾》分享中，曾提及使用至少3种工具记录和处理教师外出的事情。

日历-记录外出的老师

eOperasi-官方的记录

HRMIS-病假事假的处理

代课表-编排代课的需要

        今天，和大家分享多一个有效让老师们自己了解/看见曾经出席的会议。当然，这是很多余的工作。几乎不需要处理的工作，但还是和大家分享了。

• 步骤1：准备谷歌表格。将谷歌表格嵌入在常用的网页或跳板中。谷歌表格需要有效记录外出名义、教师姓名，外出日期，外出时间，外出地点，主办单位以及负责官员。
• 步骤2：将教师外出的谷歌表格回馈，粘贴在学校跳板中或网页中。设置为：全世界共享。
• 步骤3：将谷歌表格回馈，加上view by功能，让系统自动根据教师姓名，编排记录，方便处理和参照。

当然，你可说这是很多余的事情，简直是挤压管理层或老师们的工作。但，若不这样记录的话，试问还有更好的方法，可以有教师外出的分析和展示吗？

一次过处理全年的重要信息

每年，我们都用心准备校历，作为学校上下的活动基本参照。但，有管理学校网页、部落格或site的朋友都知道，每每到达一个校历中的活动，又要准备网页\页面的信息。一年下来，累人又没有效率。

        有鉴于此，可曾想过，直接将准备好的校历，一次过，拷贝粘贴在指定页面中，然后让网页自动依据当天日期，自动显示和更新吗？

理论：

1. 校历是有指定格式的。个人建议使用google sheet直接准备即可。
2. 学校网页/页面/部落格，直接使用google slide作为显示信息的页面。
3. 将整理好的校历，拷贝粘贴在指定的google sheet中，确认日期无误即可自动保存。
4. 设定google slide每日或每分钟更新即可。

如此一来，带来什么改变呢？

        与其每年重覆整理或预设信息，这些琐碎的工作，现在藉着app script的功能，直接从google sheet衔接到google slide然后显示即可。一年下来的，多个假期、通知、活动（如课外活动周次、评估周、家长日）等，都可以直接衔接传送显示。完全不必介入了。

        当然，先决条件是：可以有效执行和编排要进行的工作。

这里，就借一所学校的部落格作为例子。点击这里即可前去浏览。

学生生日统计与分析

感恩PKHEM还是可以从IDME下载学生资料。在得到学生资料后，只需设定好一定的方程式，即可将学生的资料，进行一定的统计和分析了。

        统计和分析学生出生日期，究竟有什么作用呢？

1. 设计在谷歌课室的祝福信息。
2. 在日历中，设定生日提醒。
3. 可以在学校日历中显示。
4. 可以在学校网页中显示生日的学生。

实际的处理方法，是怎样的呢？

1. PKHEM下载IDME的学生资料。
2. 要拥有的资料：班级、姓名、性别、宗教信仰、生日日期。
3. 设定方程式，依据学生的生日日期，自动提取月份。
4. 然后，设定12个月份的统计表。
5. 统计表分为：出生月份，男女人数，依据宗教信仰的比例。

有什么作用？

1. 方便准备任何生日派对或礼物 （学校爱心计划、辅导组活动等）。
2. 方便适当的祝福语。
3. 方便在校园建立友爱的氛围。

        必须留意的是，在设计的过程中，必须要考量到IDME中全部的宗教信仰。为什么呢？因为只有这样，无论学校有任何学生或家长点选任何宗教信仰，PKHEM在下载后，直接粘贴处理时候，档案才会自动依据全部IDME的宗教信仰分析统计。不会有任何遗漏（除非系统有大改动）

        下一篇，我们讨论：《生日墙 Birthday Wall》--编制一个可以依据当天日期，自动显示当天生日的学生名单。（这是很多年前想像要拥有，但当时完全做不到的梦想之一）

特别课室使用记录--时机成熟了

续2020年2月6日分享的《如何使用二维码记录特别课室使用？》后，一直觉得，是时候启用进化版的分享了。

        2020年，是提倡使用谷歌表格，编制记录特别课室使用。但来到2025年，其实是可以将问卷的反馈，依据需要，编制成为依据特别课室的种类显示的。

        下面，与大家分享实战步骤：

1. 编制一份谷歌问卷。点击开启特别课室使用记录表格样本
2. 问卷设置必须是：让提交的用户拥有副本记录。
3. 将问卷链接，转换成为二维码。
4. 影印并粘贴二维码在全部特别课室内。
5. 将问卷的回馈页面，设置为公开展示。
6. 用户可将问卷的回馈页面，设置为Group by columns即可。
   
   
   
7. 所有提交的特别课室使用报告，皆依据 用户设定的筛选模式显示。
8. 点击这里浏览特别课室回馈分析
9. 整理好问卷后，尝试刊登 （publish）统计和分析，这样就可以直接看见每一所特别课室的使用率了。
10. 刊登问卷的步骤：提交问卷后，尝试点击 see previous responses > 
    
    点击后，即可看见下图的画面
11. 
    
    
    
12. 将这画面的链接（highlight 处），拷贝然后粘贴在学校部落格、网页或跳板中即可。点击这里浏览特别课室使用报告分析样本

从终极目标，反向设计工作流程

反向设计（reverse engineering），不是新的概念。但在学校工作流程设计中，很少有人会愿意费心思了解，然后改进。

        惯性的工作流程设计，都是从第一步到最后一步（成果）。这样的设计流程，不是不好，只是需要经过太多的磨炼与际遇，才能够得到更大的改进。但反向设计的效果就不一样了。我们举几个简单的例子来看，就看见差别在哪里了。

教师或职员出席和分析：

传统的流程设计：找出每个人的名字，然后一个月一份记录，之后每日点名，包括自动统计。

结果：出现了12个页面。

反向的流程设计：依据我要看见的页面，反向设计可记录全年出席的排版设计。

结果：出现了1个记录全年的页面。

教师的PBD委任信件：

传统的流程设计：利用教师名单，加上邮件整合（mail merge），在文件中加以处理，然后打印。

效果：mail merge有2个档案，每次迁移电脑的话，需要重新设置。最大好处就是可以批量处理信件。最大坏处就是数目字的处理未能如意。

反向的设计流程：统一要看见的信件格式，采用Google sheet / excel的 vlook 或 xlookup功能，整理和准备教师信件。

效果：只有1个档案。最大好处：一个档案处理妥善。最大坏处：需要逐个处理打印工作。

    由此可见，反向设计的流程，会给工作带来不一样的改变。得到的好处和坏处，虽然不尽相同，但我校相信，好处比坏处多。日后大家在设计和处理工作流程时候，不放考虑：从工作的终点开始反向设计，会带来不一样的效果。

有效处理信函-电邮篇

每一所学校有个别的官方电邮邮件。

        学校的电邮邮件容量有限。但Ketua Panitia的电邮容量，CM7的容量，取决于学校谷歌课室的总容量，一般是3TB（1TB=1000GB），理论上，一所学校不大可能可以完全消耗那种容量（但大数据或图像或地理公司，是使用PT，1PT=1000TB）。

        所以，这里有了一个新的管理理念：举凡和科目有关系的信函，先从学校官方电邮，CC给PK1和CM7的户口。这样一来，有几个好处：

• 传送PK1方便PK1了解和规划（若有PK1那么有兴趣的话）
• 方便PK1和KP了解科目的任何事项。
• 将KP的检查工作，从各种群组中，进一步缩小到CM7的科目标签里面。
• 传送CM7之后，可以在CM7的户口内，进一步划分为科目的PANITIA处理。

打印信件，仍然进行。但打印的工作，变成了是通知的目的。而存档的工作，去了电邮信箱中。至于每一个PANITIA的档案，就从此少了一件工作。然而，这样的转变，需要有几个很关键的改变：

1. 学校DELIMA的管理员，必须将CM7的户口，设置好在学校官方电邮联系中。这样可方便书记直接传送。
2. 书记的培训，是必须的。若有3个处理信件的书记，3个书记都需要知道有这样的流程。
3. 电邮传送不代表不必打印。更不是漏页打印的借口。也不是已经电邮通知就没有打印传送签收的工作流程。但签收的工作，可以押后处理。
4. 每个KP的工作，不是在电邮中，处理其他科目的信件。但SU Kurikulum可以在电邮中，依据信件的科目，将邮件储存在标签中分类。这也需要培训SU Kurikulum有新的模式。要是SU的工作量比较繁重的话，PK1可以直接帮忙的。
5. 最关键，也是最难处理的：官员是否都只是透过学校官方电邮处理信件呢？还是会在群组中发放信息呢？要是这样的话，任何努力都没有改变的作用。

觉得这样的工作流程，有没有改善老师们处理信函的负担呢？欢迎留言让我知道你的想法。

提交课外活动报告--一种新的探讨

一直以来，课外活动的进行，都在星期三下午或每月的第二个和第四个星期六进行的。当中，最让老师们有点困扰的，莫过于课外活动报告的处理。怎么说，让我们来看看：

1. 报告共享：一般是Ketua或SU整理好，负责的顾问老师即可共用填写。基于学校老师分工（要求公平）的情况（不必每次都是同样老师，老师们可以轮次到学校进行课外活动），所以报告/档案必须是共享的。
2. 一般都是采用纸本的：纸本的报告，是非常直接，也非常便利的。但，在统计上，又确实很不方便。也没有所谓的即时性。

那课外活动报告，一般含有什么内容呢？

1. 日期
2. 时间
3. 人数
4. 点名
5. 地点
6. 进行活动
7. 优点/缺点/ 可以改进的地方（不就是反思吗？）
8. 会议记录（在文件夹内，但不经常处理）
9. 学生的参赛成就或记录
10. 活动的照片

其中，事项1,2,3,4,5,6,7和10，是每个星期都发生的事情。因此，萌生了使用谷歌表格收集和处理的想法：

        建议中的谷歌表格排版是这样的：

• 采集电邮：自动采集填写人的电邮，是第一个佐证功能。
• 点选课外活动种类：学会、球类运动、制服团体三个选项即可。
• 日期：设置让老师点选
• 时间：建议让老师们自己填写，再不就提供全校课外活动时间选项，让老师们点选即可。
• 人数：提供空位让老师或负责同学直接填写即可。
• 点名：提供链接，让老师或负责同学，点击链接即可完成填写。（点名档案，必须是依据年份，然后依据课外活动单位筛选后填写的）
• 进行活动：就将进行的活动输入即可。要更精细的话，可以列入活动/步骤1，活动/步骤2等。
• 活动照片：可设置让老师们过后或及时提交照片的功能。

这样的建议，有以下好处：

1. 课外活动老师和学生，可在课外活动时候完成部分数据。
2. 可以调派负责学生处理点名工作。
3. 善用学校设备，使用网络完成工作。
4. 方便整理该星期的学生出席人数，完成各种数据报告（一般没有人要统计这些数据的，例如，某周次的课外活动人数是：XXX人，但说穿了，还不是同样的学生在不同时段进行不同的活动而已吗？）
5. 直接看见和采集该课外活动的资料和照片。

怎样？有兴趣一起探讨这样的谷歌表格吗？欢迎尝试在校内，访问老师们的意见和看法，然后才开始。

        要知道，数码化是不可逆转的趋势。你今天不开始处理，迟早是要处理的。当然，不要叫老师们因为数码化而变得沉重（到最后，那些照片，那些资料，那些数据，还不是要统计出来吗？）。

大家加油啦

各种系统的汇集

随手赞来的，每一所学校可以考虑研发启用的的系统/档案有：

1. 教师名单（也是要管理的啊）
2. 学校PBD委任信系统
3. 学校课外活动顾问老师系统
4. 采集全校班长、组长名单/记录（记录PAJSK系统中）
5. 采集全校资源中心用户名单/记录（方便建立资源中心借书还书系统）
6. 采集课外活动成就名单/记录（记录PAJSK系统、建立学校成就记录）
7. 全校运动队伍（俗称色队的）名单/记录
8. 历年班级名单（也是要管理）
9. 学校AJK系统
10. 学校教师出席记录系统
11. 学生课外活动数据系统
12. 学生课外活动出席记录系统
13. 学生借阅书本记录（资源中心使用）

学校管理层最大的挑战，就是如何汇集这些系统，简化学校老师的使用。

这个，最简单的方法就是：

借用学校的网页、跳板、部落格或SITE。

但，更关键的是：系统的建设，必须是从基层（档案本身）开始。而档案的设计，必须以系统为终结而设计。两者互相配合，一气呵成。（生物学中的：细胞 > 器官 > 系统）

远大的开始， 始于眼前的档案。

千里之行、始于足下。忽然明白古人的智慧。

共勉。

感谢上帝，提供了很好的灵感可以和大家分享这个想法

课外活动顾问老师委任信

早前与大家分享的《Surat Lantikan PBD 系统》一文，有提及，这简化的委任信系统，可以有效大大简化行政/管理层准备委任信。现在，话不多说，直接与大家分享课外活动顾问老师委任信系统。使用方法大同小异。

1. 在第一页，输入老师名字、职位与课外活动单位。
2. 第二页，左上方，筛选老师名字即可。
3. 第二页，更新学校名称、学年年份、校长名字。
4. 每一个老师可拥有最多6项课外活动单位与职位委任。

点击浏览课外活动顾问老师委任信系统 Sistem Surat Lantikan Penasihat Koko

File > Make a copy即可拥有。

善用谷歌课室户口

除了个别老师的g-户口，谷歌课室有8种户口可以善用。让我们先来了解8种户口与其功能：

1. sekolah-xxxx-cm1@moe-dl.edu.my- 创建网页或site 
2. sekolah-xxxx-cm2@moe-dl.edu.my- 举办活动直播，可容纳100千人
3. sekolah-xxxx-cm3@moe-dl.edu.my- 方便GDM处理报告事务 （GDM需要时不时登入检查电邮）
4. sekolah-xxxx-cm4@moe-dl.edu.my- 第一副校长使用或处理学术校务
5. sekolah-xxxx-cm5@moe-dl.edu.my- 第二副校长使用或处理学生事务
6. sekolah-xxxx-cm6@moe-dl.edu.my- 课外活动副校长使用或处理课外活动
7. sekolah-xxxx-cm7@moe-dl.edu.my- 科目主任处理或储存资料
8. sekolah-xxxx-cm8@moe-dl.edu.my- 只要得力马管理员授权的老师都可善用

今天就让我们探讨，如何善用这些户口吧。

1. 得力马管理员开启谷歌课室。
2. 得力马管理员派发学生ID给予班主任（必须是softcopy）
3. 得力马管理员将学生ID制作卡片派发班主任-方便派发学生、学生家长
4. 得力马管理员采集全部学生ID和密码备用。
5. 每年-得力马管理员将全校老师ID派发班主任（在学校群组内派发softcopy即可）
6. 班主任-将学生纳入谷歌课室内。
7. 得力马管理员将CM4，CM5, CM6, CM7加入在谷歌课室中。
8. 得力马管理员将GPM加入在每一个谷歌课室中。
9. 得力马管理员将辅导老师(Pemulihan Khas)加入在每一个谷歌课室。
10. 得力马管理员将辅导老师（Bimbingan & Kaunseling）加入每一个谷歌课室中。
11. 得力马管理员将CM7（Ketua Panitia）加入谷歌课室中。

如此一来，大家都可以好好发挥。

1. CM4到CM6的每一个副校长，都可以好好扮演角色，发布各自消息。
2. CM7的科目主任，可以有效发布有关个别科目的消息。
3. 每一个科任老师G，都可以继续发挥。
4. 资源中心老师可以宣传资源中心事宜。
5. 辅导老师（Pemulihan Khas & Bimbingan dan Kaunseling）可以各自处理。

小小分享。希望有所帮助。