Saturday, October 8, 2022

电邮收件人(联系)的标签处理

缘起:
好一阵子前,编者因为在某社交群组建议负责该群组的官员,何不考虑将有关的文件,直接电邮涉及的学校就好,这样的话,就可以避免有学校错过telegram发送的信息,也让整件工作的流程更为顺畅。为什么编者这样建议呢?是这样的:
  1. 电邮的文件,是不是不必打印出来呢?不是的。
  2. 传送去了telegram后,是不是就代表人们就只是看着telegram的文件呢?不是。
  3. 电邮传送的话,学校办公室可以直接打印出来,这样就可以影印然后分配给有关的人处理跟进了。
  4. 任何传送的文件,学校办公室不必存档呢?不是的。
当编者进言后,那名官员首先表示,要是透过电邮的话,就需要将文件交给他的书记,他的书记将上载到教育局的网页,之后要是学校错过的话,或者在教育局需要资料的话,就比较延误了。
        编者当然不死心啦。编者继续建议:何不考虑直接绕过那个官员的书记,然后直接电邮给有关的学校就好呢?这样一来,学校肯定会收到,也不会因为书记缺席或请假或看漏信息而展延,一举数得。
        官员此时语气改变了,有点大发雷霆的感觉,表示这是他额外的工作,表示他不只是负责第七批的学校而已。还说什么要是透过教育局网页传送的话,就等于全州的学校都会收到。
        编者想了想:州教育局网页不就是要全州的学校都看见吗?再说,没有人逼他在州教育局工作的啊。
        但当时也不早了,编者也懒得和官员纠缠了,编者道歉(给他台阶下)后,想了想,就和大家分享下面的视频:电邮收件人的标签处理。
        话不多说,我们就来观赏联系标签的视频(视频是英语媒介)

这东西的运作原理:将各收件人的电邮,透过联系人的标签处理,即可有效处理需要电邮的收件人列表了。
        谈到这里,可能有人比较混淆。来,编者进一步讲解:
举例:
        这个县有10个kelompok(还是11个啊?我都忘记了,但这都不重要),每一个Kelompok里面,都有不同的学校。那么,比如说,我需要电邮给Kelompok 2 和 5的学校而已,那么其他的kelompok学校就不需要收到邮件啊,不是吗?

换句话说,只要事前(基本上是年初或开始整理电邮的时候)将联系标签设计好,要电邮出去就不是问题了。(编者今年完成了全霹雳州11个县的每一所华小,日后要电邮某县华小的话,也是轻而易举的事情了)

电邮标签

        编者早期的电邮标签,仅仅停留在文案方面的解说,学习起来的话,或许不是很方便。(点击这里浏览编者青涩的文案)。

        日迁月移下,编者也学习了更扎实的分享技巧。这里给大家找来了电邮标签的教学视频。希望可以帮助到有需要的朋友学习使用。

        这个技巧呢,是非常方便大家将收到的电邮,依据各类别归类处理。

下一堂课,我们将分享,如何将各种不同联系人,透过标签分类,然后处理电邮传送的时候,将事倍功半。


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