有效记录教师出席的会议

当学校管理层的，自然要有方法记录教师出席的会议、课程或工作坊的。早前的《教职员的流动处理-回顾》分享中，曾提及使用至少3种工具记录和处理教师外出的事情。

日历-记录外出的老师

eOperasi-官方的记录

HRMIS-病假事假的处理

代课表-编排代课的需要

        今天，和大家分享多一个有效让老师们自己了解/看见曾经出席的会议。当然，这是很多余的工作。几乎不需要处理的工作，但还是和大家分享了。

• 步骤1：准备谷歌表格。将谷歌表格嵌入在常用的网页或跳板中。谷歌表格需要有效记录外出名义、教师姓名，外出日期，外出时间，外出地点，主办单位以及负责官员。
• 步骤2：将教师外出的谷歌表格回馈，粘贴在学校跳板中或网页中。设置为：全世界共享。
• 步骤3：将谷歌表格回馈，加上view by功能，让系统自动根据教师姓名，编排记录，方便处理和参照。

当然，你可说这是很多余的事情，简直是挤压管理层或老师们的工作。但，若不这样记录的话，试问还有更好的方法，可以有教师外出的分析和展示吗？

一次过处理全年的重要信息

每年，我们都用心准备校历，作为学校上下的活动基本参照。但，有管理学校网页、部落格或site的朋友都知道，每每到达一个校历中的活动，又要准备网页\页面的信息。一年下来，累人又没有效率。

        有鉴于此，可曾想过，直接将准备好的校历，一次过，拷贝粘贴在指定页面中，然后让网页自动依据当天日期，自动显示和更新吗？

理论：

1. 校历是有指定格式的。个人建议使用google sheet直接准备即可。
2. 学校网页/页面/部落格，直接使用google slide作为显示信息的页面。
3. 将整理好的校历，拷贝粘贴在指定的google sheet中，确认日期无误即可自动保存。
4. 设定google slide每日或每分钟更新即可。

如此一来，带来什么改变呢？

        与其每年重覆整理或预设信息，这些琐碎的工作，现在藉着app script的功能，直接从google sheet衔接到google slide然后显示即可。一年下来的，多个假期、通知、活动（如课外活动周次、评估周、家长日）等，都可以直接衔接传送显示。完全不必介入了。

        当然，先决条件是：可以有效执行和编排要进行的工作。

这里，就借一所学校的部落格作为例子。点击这里即可前去浏览。

网路协同-档案与数据同步的重要性

网路协同，说穿了，就是让数据，在指定的档案中，透过云端布置，可以做到即时显示，任何修正或更新，都直接显示而没有任何拖延。下面，我举例方便大家进一步了解。

1. 会议记录的处理：传统的会议记录，无法知道进度。云端版的会议记录，在经过共享记录设置后，可以有效跟进会议记录的进度。每每开启会议记录，都是最新版本，都是已有上个用户处理好的结果。没有不同的版本，没有进度跟不进的版本。任何用户处理、修正后的结果，都直接显示。
2. 教师的视察表格：Standard 4 PdPc表格，任何老师的修正或填写，直接显示在年终方便综合分析的页面上。
3. 高思维教学的表格IPPKBAT：每次的填写和处理，所呈现的，都是最新鲜的数据。
4. 科目管理 SK@S Pengurusan Panitia：表格的任何资料，都是即时显示而没有不同版本或筹算。

要做到网路协同，第一个要做到的就是扫除多个版本的障碍。所以，大大限制档案的使用（取消下载功能、取消转换编辑权限、取消非相关用户浏览或编辑权限），将有效提高网路协同的功效。

        第二步要做到的就是：将档案的界面，精简化到仅需点击即可直接开启。让已设定的用户，在最简单的点击之下，就可以直接开启档案，更新档案，让云端的自动储存功能，以及记录档案进度功能，直接透过设定的更新通知，电邮通知。

        这样的设置下，档案管理员可以在适当的时候，直接处理档案进度通知。也可以看见每个档案的使用频密程度。进而看见老师们的管理与工作层面，在面对任何人的提问时候，至少有个进度的记录可以看见。

        然而，要留意的是，切勿本末倒置。让本应简化的工作，因为科技的介入而加重老师们的工作负担的话，那就真的没有意思了。

        有兴趣进一步提升或简化学校老师工作档案的话，欢迎透过留言或电邮接洽编者。

电子版的教师手册

2026才开始，今天就分享电子版的教师手册准备工作吧。（先了解概念，迟些分享制作步骤）

        教师手册，好久以前是叫Fail Meja，后来，社媒出现，学校群组出现，云端出现（促进了云端硬盘、谷歌课室以及学校跳板），改变了教师手册的功能。从往日的重要参照文件，变成了额外的工作（多少老师还会认真仔细阅读里面的内容呢？大家处理信息都累坏了。）

        今天和大家分享，使用熟悉的Google Slides制作电子版教师手册，简化大家的工作。

1. 使用谷歌课室户口，开启一个Google Slide档案。
2. 将档案设置为A4标准尺寸。当然，电子版的话，可以使用其他尺寸的。File > Page Setup 即可设置。
3. 之后，设置档案的语文：File > Language。设定了中文简体后，就能在档案内加上楷体的字型了（谁想出来的点子）
4. 接下来，可考虑将档案复制为PK1、PK2、PKKK和下午班主任档案备用即可。如此一来，就不必担心会影响其他部分的档案内容啦。但这样的话，就衍生另外一个问题：如何结合呢？
5. 各负责人可在档案中，设定需要的页面。例如，根据现有的教师手册的页面，设定需要的页面数量。包括间隔和封面。
6. 完成全部内容后，将档案下载为PDF格式备用。
7. 采用电子书制作平台，准备上载档案，然后转换成为电子书。
8. 完成转换后，将链接、二维码等信息，定位和传送即可完成。
9. 点击浏览样本（仅有页面，没有内容） File > Make a copy即可拥有。

有人会说：好麻烦也。

但试想像：

1. 节省多少纸张呢？
2. 节省多少人力物力呢？
3. 节省多少时间呢？
4. 方便随时浏览修改。
5. 来年时候，Make a copy即可着手准备处理。
6. 要打印的话，不是问题。不打印的话，更好。
7. 要传享的话，非常方便。不传享的话，收着做什么呢？
8. 更重要的是，它实现了工作协同这个重要的概念。

至于是否能使用其他平台，当然可以。但选择谷歌Slide 是有原因的：

1. 生态强大。
2. 界面简单便捷=容易上手处理。
3. 不好像Canva，会有断线危机。（2025年是实在发生）
4. 可以灵活处理。

下一篇，我们了解，什么叫做网路协同，继续简化大家的工作。

学校活动看板

续上篇《生日墙 Birthday Wall》后，在脑海中，有好些奇怪的想法：

• 学生生日墙，能不能变成学校教职员的生日墙？
• 生日墙，是依据日期，自动显示名单。那，能不能稍微修改编码，将学生名字，更换为学校的活动呢？
• 同样的事情，能不能再变成学术、学生事务、课外活动的看板呢？

自动化的学校活动看板有什么好处？

• 善用校历：校历都是依据日期编排活动。倘若已在日历有校历记录，能不能让学校活动看板，直接从校历日历中导入？
• 善用学科活动年历：每一个学科，都会安排活动。但如果将这些活动，从校历中，直接拷贝粘贴的话，日期到了，直接衔接自动显示的话，会不会节省网页管理员的工作呢？
• 同样的，课外活动的看板，学生事务的看板，能不能照样处理呢？这样一来，学生仅需点击不同的页面，即可看见当天要进行的活动了。
• 在某种程度上，学校管理员，能不能将学校的活动，变成类似小挑战的游戏活动，引导学生尝试完成各种小挑战（当然是针对学习和品格方便的指引咯）。
• 从网页管理员的角度来看，这样的转变，几乎可以简化每天处理网页内容的工作。一个版面，即可自动化显示全年的活动了。我相信是可以大大简化网页管理的工作。
• 倘若在指定的地点，有荧幕的话，仅需显示各项活动看板即可了。

要使用的编码如下：

function updateSlidesWithSheetData() {

  // --- 1. 定义您的文件 ID 和数据范围 ---

  

  // Sheet 1: 学生生日信息

  const sheet1Id = '您的第一张Sheet文件ID'; 

  const range1 = 'Sheet1!A2:D15'; // 例如 '学生生日表!A2:D15'

  // Sheet 2: 学术信息

  const sheet2Id = '您的第二张Sheet文件ID';

  const range2 = 'Sheet1!A2:E20'; // 例如 '学术数据!A2:E20'

  // Sheet 3: 课外活动信息

  const sheet3Id = '您的第三张Sheet文件ID';

  const range3 = 'Sheet1!A2:C10'; // 例如 '活动记录!A2:C10'

  // --- 2. 获取数据 ---

  const data1 = Sheets.Spreadsheets.Values.get(sheet1Id, range1).values;

  const data2 = Sheets.Spreadsheets.Values.get(sheet2Id, range2).values;

  const data3 = Sheets.Spreadsheets.Values.get(sheet3Id, range3).values;

  // --- 3. 更新 Google Slides ---

  const presentation = SlidesApp.getActivePresentation();

  

  // 更新第一张幻灯片（索引从0开始）

  const slide1 = presentation.getSlides()[0]; 

  updateTableInSlide(slide1, data1);

  // 更新第二张幻灯片

  const slide2 = presentation.getSlides()[1];

  updateTableInSlide(slide2, data2);

  // 更新第三张幻灯片

  const slide3 = presentation.getSlides()[2];

  updateTableInSlide(slide3, data3);

}

// 辅助函数：查找并更新幻灯片中的第一个表格

function updateTableInSlide(slide, data) {

  const elements = slide.getPageElements();

  for (let i = 0; i < elements.length; i++) {

    if (elements[i].asPageElement().getPlaceholderType() === SlidesApp.PlaceholderType.TABLE || elements[i].asPageElement().asTable()) {

      // 假设我们只更新找到的第一个表格

      const table = elements[i].asPageElement().asTable();

      // 清除旧数据 (可能需要更复杂的逻辑来匹配行/列)

      // 简单起见，这里假设您有一个预先画好的空表格

      // 更简单的方法是删除旧表格，然后用新数据新建一个表格

      

      // *** 警告：下面的代码需要您手动实现删除旧表格并新建一个 ***

      // 这是一个更可靠的方法：

      elements[i].asPageElement().remove();

      slide.insertTable(data.length, data[0].length, 50, 50, 100, 100).setContents(data);

      return;

    }

  }

}

下一篇，我们讨论看看，如何从学校活动看板，变成每日晨读的工具。是的，这是可行的。

生日墙 Birthday Wall

 

生日墙，顾名思义，就是显示当天生日的寿星。主要目的是提醒和祝福身边，在当天庆祝生日的朋友/学生。

        在学校建立生日墙，是有正面的影响的。当然，也要有足够的能力处理才行。校园要有生日墙的话，必须尽可能简化生日墙的建设工作（别告诉我还要使用传统的布告板和粘贴学生名单）。

        传统的布告板和学生名单，不仅费时费力，还很挤压老师的作息时间。要知道，布置布告板，是多么费神费时的工作啊。但更重要的，其实就是即时性。

        建设电子或网络版的生日墙，在很大程度上，可以有效弥补老师的作息时间。但更重要的是：在布置上，美编上，排版上，多了很多自由和选择（网络的图像和设计，你曾计算吗？）。但比这个更重要的是：网络/电子版的生日墙，可依据当天的日期，即时显示生日的学生。

        嗯，你没有看错。是的。网络/电子版的生日墙，可以依据当天的日期，即时显示当天生日的全部学生。

先讲解构思和步骤，方便大家有个基本概念：

1. 一定要有个汇集、收集、记录全校学生名字、生日的档案。最好是Google Sheet档案。仅需1页即可。个人建议：将这档案与生日统计分析档案，衔接起来。完成生日统计和分析档案后，直接点击链接，并完成这个档案。
2. 一定要有个作为生日墙(birthday wall)的画面，建议使用Google Slide即可。
3. 学校设定要显示生日墙的页面（部落格、网页或 site都可以）。
4. 在显示档案中，使用app script功能，指定时间从记录日期的档案，传送或汇集全校的生日名字过来显示画面中。
5. 刊登publish 显示画面。
6. 将画面定位在学校网页、部落格、SITE中备用。

如此一来，倘若没有任何学生进出的话，生日资料就不需要更新，设定时间后，直接在生日墙自动显示。

        下面，我们来看看实际操作：

1. 创建一个Google Sheet 档案。档案仅需2列 (columns)即可。
2. 第一列：学生姓名。
3. 第二列：学生生日日期。格式设定为：年月日。
4. 别关闭档案。因为等下需要拷贝档案的ID。档案的ID是从 d/之后，/edit之前的链接。
5. 开启 Google Slide 
6. 设计好要的美编或插图。
7. 找出Google Slide的 ID编号。ID是从 d/之后，/edit之前的链接。
8. 置入一个text box，右击text box，在标题tittle处命名 Birthdaybox
9. 在google slide 中，点击extension > app script
10. 然后，将下面的代号，置入画面内：
11. function updateBirthdaySlide() {
      // ======================================================
      // CONFIGURATION SECTION - PASTE YOUR IDs HERE
      // ======================================================
      var slideId = 'Google Slide的 ID';
      var sheetId = 'Google Sheet 的 ID';
      var sheetName = 'Sheet1'; // Change if your tab has a different name
      // ======================================================
    
    
      // 1. Get the Data from the Sheet
      var ss = SpreadsheetApp.openById(sheetId);
      var sheet = ss.getSheetByName(sheetName);
      var data = sheet.getDataRange().getValues();
     
      // 2. Get Today's Date
      var today = new Date();
      var currentMonth = today.getMonth(); // Note: January is 0 in JavaScript
      var currentDay = today.getDate();
     
      var birthdayNames = [];
     
      // 3. Loop through the rows (Starting from row 1 to skip headers)
      for (var i = 1; i < data.length; i++) {
        var name = data[i][0];
        var birthday = new Date(data[i][1]);
       
        // Check if the date is valid, then match Month and Day
        if (birthday && birthday.getMonth() === currentMonth && birthday.getDate() === currentDay) {
          birthdayNames.push(name);
        }
      }
     
      // 4. Create the display message in bullet form
      var displayText = "";
      if (birthdayNames.length > 0) {
        // This creates a list where each name starts with a bullet point
        displayText = "🎉 某某某华小衷心祝福 Happy Birthday to:\n\n" + birthdayNames.map(function(name) {
          return "• " + name;
        }).join("\n") + "\n\n🎂 校方希望对学生说的祝福语";
      } else {
        displayText = "若当天没有学生生日的话，会出现的字眼";
      }
     
      // 5. Update the Google Slide
      var deck = SlidesApp.openById(slideId);
      var slides = deck.getSlides();
      var slide = slides[0]; // Gets the first slide
     
      var shapes = slide.getShapes();
     
      // Find the text box tagged as "BirthdayBox" and update it
      for (var j = 0; j < shapes.length; j++) {
        if (shapes[j].getTitle() === "BirthdayBox") {
           shapes[j].getText().setText(displayText);
        }
      }
    }
12. 完成编码粘贴后。在app script页面左边的时钟，点选要执行的时间。
13. 将Google Slide页面，刊登(publish)：File > Share > Publish to Web
14. 点选embed 嵌入选项。准备提取嵌入代码。
15. 将代码置入学校的部落格、网页、Site中即可。

备注：

• 建议在生日分析统计档案中，加上衔接这个生日日期的Sheet链接。之后，若没有学生进出的话，每年仅需更新一次即可。
• 也在这个google sheet档案中，加上回去学校生日统计分析的链接。

感谢神，小小分享，圆了一个多年的梦想。希望对大家有帮助。下一篇，我们探讨，如何让生日墙，变成《学校活动看板》。

学生生日统计与分析

感恩PKHEM还是可以从IDME下载学生资料。在得到学生资料后，只需设定好一定的方程式，即可将学生的资料，进行一定的统计和分析了。

        统计和分析学生出生日期，究竟有什么作用呢？

1. 设计在谷歌课室的祝福信息。
2. 在日历中，设定生日提醒。
3. 可以在学校日历中显示。
4. 可以在学校网页中显示生日的学生。

实际的处理方法，是怎样的呢？

1. PKHEM下载IDME的学生资料。
2. 要拥有的资料：班级、姓名、性别、宗教信仰、生日日期。
3. 设定方程式，依据学生的生日日期，自动提取月份。
4. 然后，设定12个月份的统计表。
5. 统计表分为：出生月份，男女人数，依据宗教信仰的比例。

有什么作用？

1. 方便准备任何生日派对或礼物 （学校爱心计划、辅导组活动等）。
2. 方便适当的祝福语。
3. 方便在校园建立友爱的氛围。

        必须留意的是，在设计的过程中，必须要考量到IDME中全部的宗教信仰。为什么呢？因为只有这样，无论学校有任何学生或家长点选任何宗教信仰，PKHEM在下载后，直接粘贴处理时候，档案才会自动依据全部IDME的宗教信仰分析统计。不会有任何遗漏（除非系统有大改动）

        下一篇，我们讨论：《生日墙 Birthday Wall》--编制一个可以依据当天日期，自动显示当天生日的学生名单。（这是很多年前想像要拥有，但当时完全做不到的梦想之一）

小小改变，大大影响的例子-学校教师出席记录谈起

续上次在2025年9月3日分享的《2026教职员出席记录-大幅度降低页面数量-浅谈工作设计流程改进带来的影响》，今天我们稍微探讨，究竟这小小改变，可以如何改变工作结果。

        在2026年教师记录之前，要记录的教师出席档案， 页面多，衔接方式也繁杂，遇见老师转校进出的话，尤其麻烦。但使用2026年的版本的话，事情就简单许多了。

        此外，最大的优点，篇幅的缩减，也直接让档案的数量减少了。此话怎么说呢？

        之前，1个档案仅能使用1年。因为1年就有13张页面了。现在，因为页面大幅度缩减到只有1页，1年1页的排版，让1个档案，可以包含多个年份在内。

举例：

• 旧方法：1个档案1个学年。因为页面多达13页。每年需要创建新的档案。
• 新方法：1个档案可有多个页面，因为1个页面就是1个学年。每年仅需创建新的页面。

2个方法，差异非常显著。所以，对于管理层来说，现有的管理方法不是不好，但切记：小小的改变，足以带来更大的影响。当然，别什么都吹毛求疵，那是本末倒置的做法。

        收着带不走，和大家分享。要是有兴趣的话，欢迎点击浏览使用（File > Make a copy即可拥有）2026年的教职员出席分析样本吧。

电邮管理2-完结篇

        续上次《电邮存档记录》谈及的电邮管理，我们今天稍微深入探讨，除了依据教师完成标签、归档（归类）之外，还能如何做得更好？

大家可以考虑的做法有：

1. 依据范畴（Bidang）：如行政管理、课程/学术、学生事务、课外活动。
2. 依据科目：国语的BM，华语的BC，英语的BI。以此类推。

在整理标签时候，别分得太仔细，先整理大方向，然后再逐步处理细节。

        我个人的话呢，就先分范畴、再分科目、然后分老师。每每收到电邮，先标签大事、再标签科目、然后标签老师。如此一来，有三大好处：

1. 可依据范畴的信函记录。
2. 可依据科目归档的信函记录。
3. 可依据老师个人，各别的电邮信函记录。

电邮当存档记录

有没有想过，居然可以将个人电邮，当做是档案库使用呢？

使用方法也非常简单：

1. 收到电邮后，确认处理的老师。
2. 将电邮传送老师后，准备标签电邮备用。
3. 在电邮上方，标签处，创建该老师姓名的标签。
4. 将电邮依据标签归纳。
5. 一封电邮可有多个标签归纳。
6. 完成归纳后，重覆步骤处理下一封电邮。

所有完成标签的电邮，将自动归纳在教师名字之下/之中。下次要翻阅的时候，确实方便参考。

        下一篇， 我们深入一点，探讨如何在同样电邮，使用多个标签，达到更好的电邮信函处理效果。

不妨考虑看看。

共勉。

学科管理支援--页面排版建议

学校一般有12科目。

每一个科目有不少的资料要管理。

一些资料需要打印出来存档。

一些则不必打印存档。

建议1：

• 开设1个档案，里面含有12个科目的页面。
• 每一个页面就是1个科目。
• 标准或共享的档案或链接，直接跨页拷贝粘贴即可处理好。
• 个别科目的支援、支援，则逐步加上。
• 这样的档案，可以嵌入学校跳板中，方便任何老师查询。

建议2：

• 1个档案。1个页面。
• 页面包含全部科目。
• 采用筛选功能进行查询。
• 方便管理员更新。
• 点击这里查阅学科管理支援页面例子

深入了解-学科管理

每一个科目，都有各自的挑战和文件需要整理和准备。当编者逐步深入了解的时候，才发现，当科目主任也确实不那么容易，在大型学校尤其如此。于是，编者胆粗粗开始时编制可以作为全校所有科目通用的在线科目档案管理系统。

概念：

1. 每一所学校1个档案。
2. 每一个档案含有12个科目。
3. 每一个科的页面，有标准文件，以及共用文件。
4. 标准文件：书信通知、会议记录、教育部的公函，所有科目的DSKP，都可以轻易管理加上。
5. 共用文件：科目的OPR提交结果页面（如果可以依据年份，依据科目显示的pivot表是最好不过），各科目的MINIT CURAI的采集页面（同样依据年份和科目编排显示是最好的，唯一可惜的就是：必须使用电脑才能看见这功能，手机是看不见的）

执行概念：

收到任何信息，文件，档案，先更新总学科支援页面。

之后依据学科，更新个别页面。

现实效应：

1. 可以通用的，就尽量通用。资源不会浪费。标准文件（尤其是书信格式等，都是可以完全控制）。
2. 减低档案传享流失的可能性：即便老师替换，档案也不会因此受到影响。
3. 永续性：每一个科目的文件，可以依据年份逐步整理和准备。这样，每个科目的处理就更有系统和依据。
4. 简化老师们的脑雾情况：将需要处理的档案，整理出清晰的工作方向和条理，简化老师们的脑雾情况。

现实操作选择：

选择1：

所有科目都在一个档案里不同页面处理。

选择2：

每一个科目都在不同档案中处理。

个人极力推荐？

所有科目在一个档案内，但不同页面处理最好。

延伸状况：

1. 从学科管理档案，延伸到课外活动管理页面。
2. 每一个档案=1个范畴。（制服团体、学会、运动）
3. 每一个档案，涵盖该范畴的所有涉及团体、学会、运动
4. 每一个档案中，有共享文件和标准文件。
5. 每一个页面，逐年改进添加

特别课室使用记录--时机成熟了

续2020年2月6日分享的《如何使用二维码记录特别课室使用？》后，一直觉得，是时候启用进化版的分享了。

        2020年，是提倡使用谷歌表格，编制记录特别课室使用。但来到2025年，其实是可以将问卷的反馈，依据需要，编制成为依据特别课室的种类显示的。

        下面，与大家分享实战步骤：

1. 编制一份谷歌问卷。点击开启特别课室使用记录表格样本
2. 问卷设置必须是：让提交的用户拥有副本记录。
3. 将问卷链接，转换成为二维码。
4. 影印并粘贴二维码在全部特别课室内。
5. 将问卷的回馈页面，设置为公开展示。
6. 用户可将问卷的回馈页面，设置为Group by columns即可。
   
   
   
7. 所有提交的特别课室使用报告，皆依据 用户设定的筛选模式显示。
8. 点击这里浏览特别课室回馈分析
9. 整理好问卷后，尝试刊登 （publish）统计和分析，这样就可以直接看见每一所特别课室的使用率了。
10. 刊登问卷的步骤：提交问卷后，尝试点击 see previous responses > 
    
    点击后，即可看见下图的画面
11. 
    
    
    
12. 将这画面的链接（highlight 处），拷贝然后粘贴在学校部落格、网页或跳板中即可。点击这里浏览特别课室使用报告分析样本

学校各种管理系统的汇集

早前，我们谈及，有效简化优化各种学校要管理的系统。但，要是这些系统都没有好好管理或编排在触手可及的地方，我们免不了又要四处搜索寻找需要的系统了，对吗？

        来，点击这里看看我们如何将各种系统，直接嵌入学校跳板中。这样，大家日后就可以非常方便了。

        留意到学校跳板中，仅需开启新的一页，即可将各种系统直接使用 hyperlink 嵌入吗？这样的编排，确实会让学校的管理工作，更为优化的。其运作理念，有点类似 link tree。欢迎浏览，欢迎尝试在各自学校的跳板采用。

有意在学校跳板加上的话：

1. 在学校跳板开启新的一页。
2. 为页面命名。
3. 开始填写各种系统的名字。
4. 衔接各种系统，完成 hyperlink的工作即可。

后记：

这个版面，其实也可以完全取代MENU页面。换句话说，老师们的工作途径，更直接，更清晰。有兴趣的话，不妨考虑。

有效处理信函-电邮篇

每一所学校有个别的官方电邮邮件。

        学校的电邮邮件容量有限。但Ketua Panitia的电邮容量，CM7的容量，取决于学校谷歌课室的总容量，一般是3TB（1TB=1000GB），理论上，一所学校不大可能可以完全消耗那种容量（但大数据或图像或地理公司，是使用PT，1PT=1000TB）。

        所以，这里有了一个新的管理理念：举凡和科目有关系的信函，先从学校官方电邮，CC给PK1和CM7的户口。这样一来，有几个好处：

• 传送PK1方便PK1了解和规划（若有PK1那么有兴趣的话）
• 方便PK1和KP了解科目的任何事项。
• 将KP的检查工作，从各种群组中，进一步缩小到CM7的科目标签里面。
• 传送CM7之后，可以在CM7的户口内，进一步划分为科目的PANITIA处理。

打印信件，仍然进行。但打印的工作，变成了是通知的目的。而存档的工作，去了电邮信箱中。至于每一个PANITIA的档案，就从此少了一件工作。然而，这样的转变，需要有几个很关键的改变：

1. 学校DELIMA的管理员，必须将CM7的户口，设置好在学校官方电邮联系中。这样可方便书记直接传送。
2. 书记的培训，是必须的。若有3个处理信件的书记，3个书记都需要知道有这样的流程。
3. 电邮传送不代表不必打印。更不是漏页打印的借口。也不是已经电邮通知就没有打印传送签收的工作流程。但签收的工作，可以押后处理。
4. 每个KP的工作，不是在电邮中，处理其他科目的信件。但SU Kurikulum可以在电邮中，依据信件的科目，将邮件储存在标签中分类。这也需要培训SU Kurikulum有新的模式。要是SU的工作量比较繁重的话，PK1可以直接帮忙的。
5. 最关键，也是最难处理的：官员是否都只是透过学校官方电邮处理信件呢？还是会在群组中发放信息呢？要是这样的话，任何努力都没有改变的作用。

觉得这样的工作流程，有没有改善老师们处理信函的负担呢？欢迎留言让我知道你的想法。

体育用具使用率

在1M1S里，原来有一项统计是体育用具使用率的事项。

想了想，可以进行记录的还有：

• 科学用具使用率
• 特别课室使用率
• 个别电脑使用率
• 教具使用率

同样的问题：怎样设计最方便老师，却又方便统计的表格/流程？

同时，让我们思考：

• 纸本的话，方便实时记录。数码记录方便实时记录，也方便统计分析。
• 纸本需定期统计、需要打印、设计封面然后存放。但要更新器材或用具的话，就不方便了。
• 数码记录的话，方便更新用具列表（list）、近乎自动统计分析、方便即时看见使用报告。

落实数码记录的建议：

• 仅需1个二维码粘贴在储藏室或体育用具处即可 （当然建议放室内啦）, 若学校有超过1个储藏室，影印副本张贴即可。
• 可以安置二维码在教师手册内方便扫描。
• 学校跳板或site或部落格里就直接安插超链接（hyperlink）方便老师们点击即可开启，随时使用。（如：把超链接加上在体育科目的list里面即可）。
• 若学校有多个储藏室的话，也不必分开编制二维码或特别列出储藏室，那对老师而言，是累赘。

建议中的体育用具记录表格形式：

• 自动记录用户电邮（方便日后检查对照），自动记录日期时间印戳，简化老师们工作
• 目的：借用/归还，方便之后处理检查遗漏
• 老师名字：管理员在线更新即可，同样dropdown显示
• 班级：同样drop down 显示
• 器材： dropdown选择即可，尽可能以物体和器材正规名字，双语处理更新和准备（参考订货invoice即可），收到货品 ＞更新表格＞安顿货品＞适当宣传方便老师们知道即可
• 数量：手写
• 状态：drop down 显示。良好，有部分损坏，完全损坏不能使用
• 不必签名、不必纸张、不必人手统计分析
• 新谷歌表格的sheet已有pivot table功能方便依据用具种类显示

好处：

• 方便更新器材：云端版的表格，接到新用具后，随时都可以更新。
• 方便统计分析：近乎自动处理的统计分析，不必操心劳力。
• 方便更新会议记录（已更新在用具列表的内容，就拷贝过来会议记录中即可）
• 方便编入定期查阅数据日程中
• 仅需更新老师名单和用具名单而已。班级名字，一般不必太多处理。

延伸思考：

同样的使用率表格，能用在：

• 科学用具使用率
• 特别课室使用率
• 个别电脑使用率
• 教具使用率

有兴趣开发的话不妨考虑😊, 当然，别为了做而做，不然老师们真的会累坏的。

点击这里获取体育用具使用率副本看看

提交课外活动报告--一种新的探讨

一直以来，课外活动的进行，都在星期三下午或每月的第二个和第四个星期六进行的。当中，最让老师们有点困扰的，莫过于课外活动报告的处理。怎么说，让我们来看看：

1. 报告共享：一般是Ketua或SU整理好，负责的顾问老师即可共用填写。基于学校老师分工（要求公平）的情况（不必每次都是同样老师，老师们可以轮次到学校进行课外活动），所以报告/档案必须是共享的。
2. 一般都是采用纸本的：纸本的报告，是非常直接，也非常便利的。但，在统计上，又确实很不方便。也没有所谓的即时性。

那课外活动报告，一般含有什么内容呢？

1. 日期
2. 时间
3. 人数
4. 点名
5. 地点
6. 进行活动
7. 优点/缺点/ 可以改进的地方（不就是反思吗？）
8. 会议记录（在文件夹内，但不经常处理）
9. 学生的参赛成就或记录
10. 活动的照片

其中，事项1,2,3,4,5,6,7和10，是每个星期都发生的事情。因此，萌生了使用谷歌表格收集和处理的想法：

        建议中的谷歌表格排版是这样的：

• 采集电邮：自动采集填写人的电邮，是第一个佐证功能。
• 点选课外活动种类：学会、球类运动、制服团体三个选项即可。
• 日期：设置让老师点选
• 时间：建议让老师们自己填写，再不就提供全校课外活动时间选项，让老师们点选即可。
• 人数：提供空位让老师或负责同学直接填写即可。
• 点名：提供链接，让老师或负责同学，点击链接即可完成填写。（点名档案，必须是依据年份，然后依据课外活动单位筛选后填写的）
• 进行活动：就将进行的活动输入即可。要更精细的话，可以列入活动/步骤1，活动/步骤2等。
• 活动照片：可设置让老师们过后或及时提交照片的功能。

这样的建议，有以下好处：

1. 课外活动老师和学生，可在课外活动时候完成部分数据。
2. 可以调派负责学生处理点名工作。
3. 善用学校设备，使用网络完成工作。
4. 方便整理该星期的学生出席人数，完成各种数据报告（一般没有人要统计这些数据的，例如，某周次的课外活动人数是：XXX人，但说穿了，还不是同样的学生在不同时段进行不同的活动而已吗？）
5. 直接看见和采集该课外活动的资料和照片。

怎样？有兴趣一起探讨这样的谷歌表格吗？欢迎尝试在校内，访问老师们的意见和看法，然后才开始。

        要知道，数码化是不可逆转的趋势。你今天不开始处理，迟早是要处理的。当然，不要叫老师们因为数码化而变得沉重（到最后，那些照片，那些资料，那些数据，还不是要统计出来吗？）。

大家加油啦

资源中心借阅系统-完结篇

        前面两篇（《资源中心系统-前言 （资源中心有窘境吗？）》，《资源中心系统-中篇-谈流程》），我们讨论过了资源中心系统的需要和流程的改变。今天我们来讨论究竟要如何设计这样的系统，造福资源中心老师、改变资源中心管理员（学生）的角色（不再只是低头扫描登记借阅书本而已）、以及让学生本身、师长、管理员“看见”资源中心里的各种数据。

        这系统的构造，非常简单。下面，我将逐步解说。我会使用谷歌表格加上编号，以及相对的使用Google Sheet加上一些说明，方便大家“看见”系统设计的背后与运作情况。举凡有谷歌表格的，就是学生/用户会看见的界面；而仅有Google Sheet的，则是后台的页面与运作。

备注：谷歌表格和Google Sheet都是可以点击检查测试的实际链接哦，尽管点击测试吧。

1. 谷歌表格1/ Google Sheet 1：记录资源中心人流量。谷歌表格可以自行完成统计，然后在提交后直接显示的。
2. Google Sheet 2: 依据年份，记录所有学校的学生和老师资料。为什么记录起来呢，因为要更新谷歌表格2，那就是用户使用的借书/还书表格点选项。
3. 谷歌表格2Google Sheet 3: 记录资源中心各种藏书的数据如ISBN编号、作者、出版商、出版年份、页面、精装版还是纸装版、价钱、数量等。这一页，也是为后面的分析功能做好准备的。
4. 谷歌表格3/Google Sheet 4：借阅或还书表格。这表格，将记录学生到资源中心的目的，是为了借书还是还书，只记录班级、姓名、借阅或归还的书本的ISBN，以及书本的状态。
5. Google Sheet 5：各种数据的分析。

所以，基本上，资源中心系统就是：3张谷歌表格，5页Google Sheet。我们进一步讲解各页面的一些功能或要采集的数据。

谷歌表格1/ Google Sheet 1:

1. 功能：记录到来的班级、人数。仅此而已。
2. 表格格式：Drop Down，以及人手输入。
3. 建议执行人：班长或副班长或带领老师。
4. 显示方式：学生看见谷歌表格，但也以Google Sheet显示在档案第一页中。
5. 工作方式：前台，学生必须和它交流互动的。
6. 需要资源中心老师每天开启和关闭的表格。
7. 更新次数：学校没有增删班级的话，完全不必更新了。
8. 更新之后：更新谷歌表格1的班级选项即可。

Google Sheet 2:

1. 功能：依据年份，记录各班级的学生中英文姓名、性别、种族（基本上是从班级名单直接拷贝粘贴即可）
2. 这页也是要更新谷歌表格2（借阅或归还表格）的学生班级和名字 Dropdown选项。
3. 这页方便资源中心老师随时增删新生或转校学生数据。
4. 显示方式：Google Sheet
5. 工作方式：后台
6. 完全不需要资源中心老师每天开启和关闭。
7. 更新次数：除非有新生前来或学生转校离开，否则每年更新1次。
8. 更新之后：更新在借书还书表格中的用户名单即可。

谷歌表格2Google Sheet 3:

1. 功能：记录资源中心书目资料。
2. 显示形式：谷歌表格或Google Sheet
3. 工作方式：前台或后台
4. 若要让多人同时处理新书记录的工作，建议采用谷歌表格界面。若尚可应付，建议采用后台处理即可。
5. 不需要资源中心老师每天开启和关闭的表格。
6. 记录：ISBN编号、书本名称、出版社、出版年份、价钱、来自（添购、捐赠）、数量（方便统计价值）等任何资料。
7. 云端方式显示，资源中心老师或学生，可以随时更新=提高新书上架时间。
8. 最大优点：可多人同时处理（表格会自动记录多人同时提交的数据和资料）、大大缩短记录新书所需的时间。
9. 更新次数：随时。
10. 更新之后：更新在借书还书表格ISBN编号选项名单即可。

谷歌表格3/Google Sheet 4:

1. 功能：记录借书与还书事项。
2. 显示形式：谷歌表格
3. 工作方式：前台
4. 资源中心老师每天开启和关闭表格。
5. 记录：借书还是还书、班级、姓名、性别、种族、书籍ISBN号码、书籍状态。其中，性别、种族不是必要的资料。
6. 建议置放书本状态是要培养学生对借阅或归还书籍的一种态度培养。
7. 表格流程非常简单，最基本/简单的流程为：目的 （借书还是还书）> 输入姓名 > 输入书本ISBN > 输入书本状态 > 提交即可
8. 更新项目：学生名单、书籍ISBN选项。

Google Sheet 5:

资源中心，顾名思义，就是汇集各种资源（书籍、非书籍等资源）所在之地，当中的借阅系统，必须要有的功能如下：

1. 可以随时增删学生、更新学生名字、编号。
2. 可以随时增删资源中心的书目等资料。
3. 可以依据学生编号或姓名，显示个人借阅书目或数量以及期限。
4. 可以依据书目编号或其他资料，显示借阅数量。
5. 可以随时更新非书籍等资源的记录（例如网页浏览史、用户登入次数等）
6. 可以依据借阅日期以及规划日期，显示借阅的书目停留日子或时间（方便进行受欢迎程度的分析-越受欢迎的书目，借阅率和逗留期限则越长久）

要更简洁了解这些页面的功能，可以点击《资源中心流程与系统页面功能表》

至于如何让这借阅系统上架给用户使用，方法也十分简单：

1. 设置好、测试好的借阅系统，可在学校网页、部落格、Site后谷歌课室中植入链接。
2. 资源中心老师开启和关闭表格，都在手机或电脑处理。其他地点的谷歌表格会应声关闭或开启备用的。

就现有的科技，要做到应该不难。即便简单的Google Sheet或许都可以完成大部分的分析和更新工作。至于统计借阅期限，应该也不会太难。

        有兴趣研发的话，欢迎开始。

后记：

其实，这些Google Sheet的数据，是可以透过App Script完成自动更新和衔接的。但由于我们尝试将不同的谷歌表格、sheet结合在一个档案中，所以没有尝试如此。有兴趣阅览使用App Script的朋友，点击浏览即可。

资源中心系统-中篇-谈流程

续上篇 《资源中心系统-前言》所言，今天我们尝试深入研究各种在资源中心发生的事情的流程。

每一所学校的孩子或老师，前去或离开资源中心前后都有一定的流程，这是每一个老师或学生需要遵守的，也是学校提供社会化体验的一个模式。

        今天，我们就将流程，依据顺序，逐项编写出来。看看怎样协助设计更好的资源中心系统，来，我们就从前去资源中心开始吧。一般上都是这样的：

1. 学生列队抵达资源中心。老师或班长记录日期，班级和人数在记录簿中（但这也不是每一所学校的必要步骤）。
2. 资源中心老师或资源中心管理员派发学生个人的资源中心卡给学生。
3. 学生拿着借阅卡准备归还借阅的图书。
4. 资源中心管理员扫描学生卡（确认是学生的，先登记在系统中），再扫描学生归还的书本（登记在系统中为归还，进而检查是否逾期或需要罚款之类的）。
5. 学生领着自己的借阅卡，离开柜台，浏览要借阅的书籍。
6. 学生回去柜台，递上借阅卡。
7. 资源中心管理员扫描借阅卡（登记系统中有学生要借书了），然后扫描学生要借阅的书本（记录在系统中有书本被借出去了，库存少了一本）。收下学生借阅卡（一般都不让学生带回家的，一张借阅卡可使用6年呢，每年依据班级名单更新整理即可）。
8. 学生列队，然后离开。

以上是常见的情况。以上传统的使用资源中心的流程，产生了以下问题：

1. 人手填写的到访记录，影响了人流自动统计。这是时间和人力资源的浪费，理应可自动化处理。
2. 资源中心管理员（也是学生）自由阅览书本减少了。别以为资源中心管理员就能随时前去资源中心。没有多少学校有这样的便利。老师们见到的话，第一句话就是：你在这里做什么，对不对？除非，资源中心老师另做安排，那也另当别论。
3. 在柜台的电脑，一般也是安装借阅/归还系统的电脑，里面的数据，到最后也是要整合的。除非系统有能力在一部主机内，然后透过两个或更多的荧幕，接收扫描处理借阅或归还程序。换句话说，柜台的电脑是借阅或归还的关键。但更头痛的是，这些数据，最后又是资源中心老师整合吗？还是要求助电脑公司技术人员前来（=费时费钱）呢？
4. 资源中心老师忙着监管资源中心管理员，生怕学生出错，无法顺利完成。换句话说，要替换资源中心老师，新人需费时熟悉借阅系统。因为无法降低使用门槛，给承接的时间的影响，理应减到最低。
5. 无法看见学生借阅的记录：系统都是安装在资源中心，要看见记录，就得前去资源中心。资源中心老师缺席=什么都没有。
6. 资源中心系统，一般有独自的储存书目资料功能。主要是将书目资料储存起来，但因为软件是电脑公司的，资源中心老师变成了电脑公司的资料输入员，资源中心老师也因为软件的限制，被困在资源中心内，成为孤独的灵魂。
7. 外人无法看见：如果我是父母，我无法看见孩子曾借阅的书籍。如果我是管理层，我无法看见资源中心的库存或数据。如果我是负责官员，我也必须要亲自到现场才知道发生什么事情。这不是云端时代应该出现的现象。

要是，有这样的转变呢？

1. 教师每天早上到校后，开启资源中心借阅表格备用（手机开启都可以啦）
2. 老师带领/学生自己前去也好，在表格中填写日期（其实日期可免啦，自动记录就好）和人数，然后进入资源中心。
3. 学生坐电脑、平板、手机面前。
4. 资源中心管理员1和2协助启用借阅/还书系统表格。
5. 学生输入目的（借书/还书），扫描或点选或输入班级、名字、性别种族，以及书的状态（要确认书本借用或归还的状态），提交表格。
6. 学生将归还的书本放在指定书架上。资源中心管理员2和3检查归还的书籍是否需要休整。若需要修整，另外安放。若不需要修整，准备归还书架，方便下一人借阅。
7. 学生离开，继续浏览。
8. 学生找到要借阅的书本。
9. 在电脑、平板或手机面前，资源中心管理员协助或监督下，完成填写表格（扫描、点选或输入班级、姓名、性别、种族，借阅书本的ISBN编号）
10. 学生可离开或准备列队或可以开始处理阅读报告了

这样的流程转变，带来了什么好处？

1. 表格可以随时关闭和开启。放学后就关闭，解决校外人士的困扰。到校就开启备用。
2. 自动化的人流的记录和统计。一部平板或老旧电脑+网络就解决了。（没有网络的话，一个简单的EXCEL档案就好）
3. 想借阅或归还书籍的学生，亲身体会到借阅和归还书籍的过程的体验。在表格中的设计：书本状态，也考验学生品格与责任感（因为都会被资源中心管理员3和4查到啊）
4. 资源中心管理员不再只是低头扫描输入而已。彼此有更好的互动，指导。
5. 每个班级就有好几个资源中心管理员了。然而，即便是SKM，也不是问题，因为系统设计以简化以及可以个人处理为主，所以完全不是问题。
6. 资源中心老师有更多时间可以进行活动，例如介绍新书、解答疑问，或者进行师生互动等。
7. 所有的借阅和归还数据，因为是云端处理。换句话说，资源中心老师再也不必被困在资源中心了。
8. 资源中心老师或资源中心管理员，可以在系统的后台，继续更新书目列表，不必因为系统在登记借书或还书而暂停。

然而，任何有经验的资源中心老师，都会提醒：上面谈的，仅仅是学生列队前来和离开资源中心的流程。还有接收书本的准备工作呢？嘿嘿，当然，让我们来看看接收书本后的一般流程，然后再看看改变后的流程吧：

1. 接收书本。
2. 分类后粘上贴纸，或粘上贴纸后分类。
3. 包装书本。（可多人同时或不同时进行）
4. 将书本资料：ISBN编号、出版社、出版年份、页数、源自（添购还是捐赠等）输入管理系统中。
5. 资源中心管理员（学生）帮忙上架，准备让学生借阅。

这流程，传统的方式就是：资源中心老师或资源中心管理员（学生）都被绑住在资源中心处理。而且，要命的是：很多时候系统并不允许在多部电脑同时运行。也就是说，新书上架的速度，取决于：新书输入的速度。

        那系统的建议是怎样的呢？让我们来看看：

1. 接收书本。
2. 分类后粘贴贴纸或粘贴贴纸后分类（贴纸的功能一般是能不能借阅的主要提醒而已啦）
3. 包装书本。（可多人同时或不同时进行）
4. 在云端版（后台中）单独或多人输入书本资料ISBN编号、出版社、出版年份、页数、源自（添购还是捐赠等）等资料。（若要学生帮忙输入资料，建议准备谷歌表格界面）
5. 将整理好的ISBN编号，更新在借阅表格的谷歌编号中即可。
6. 资源中心管理员准备上架，供学生借阅。

这改变，最大的便利在于：资源中心老师和资源中心管理员，都可在不同地点，不同电脑，不同器材上，直接更新资源中心的书目资料。每一个人所作的每一个动作，都自动记录在谷歌表格/ Google Sheet中，简化了很多的记录和跟进工作。

        换句话说，资源中中心管理员有了甜头（可以将新书带回去看看或整理=提升成就或满足感），资源中心老师不必被困在资源中心而与办公室老师脱节。（谁不喜欢偶尔聊聊八卦，开心一下呢？）但更重要的是，新书上架的时间将可以大大缩短，完成输入前后，唯一要处理的就是资源中心管理员的培训：能不能正确把书上架在对的地方方便学生借阅。

想透过视觉化了解流程与改变的对比？点击这里即可浏览《资源中心流程与系统页面功能表》

看见了流程的改变，那这系统究竟是怎么一回事呢？

我们留到下一遍，也是最后一篇才来讨论好了。

资源中心系统-前言 （资源中心有窘境吗？）

基本上，资源中心使用的系统，要有（但不局限于）以下功能：

1. 进出资源中心的各种器材或资源如：书本、投影仪、电脑、家具、打印机等各项资源。
2. 学生/用户的名单（年份、班级，中英文姓名、性别、种族）。
3. 进出资源中心的人流量（日期、班级、人数，必要的话，甚至要放带领老师）。
4. 所有的书目资料（ISBN号码、书名、出版商、出版年份、分量、价钱、来自、封面种类、页数）
5. 借阅或归还的数据如：班级、借阅或还书人中英文姓名、借阅的书本ISBN号码、借阅或归还时候的书本状态（要建立有责任的公民嘛）
6. 各种分析如：学生个人历年借阅表、班级总借阅书目、目前藏书价值、目前藏书数量、历年的每月人流、各种藏书库存数量

在这里，目前想到的窘境是：

1. 很多资源中心仰赖电脑公司提供的资源中心管理系统。这是要付费的。一般是每月付还的。少有买断的管理系统，因为卖断后，就没有更新和服务了。但深入思考，上一次的系统升级，是在什么时候了呢？
2. 每月付费的价格不菲。若改变成功，将那笔费用（购买扫描仪、打印机、墨匣子、条形码贴纸）都节省起来，直接用在建设资源中心，不是更好吗？
3. 很多资源中心负责老师被迫在资源中心处理登记书籍的工作。不是每一所学校的资源中心都有冷气设备，也不是每一所学校有足够空间让资源中心老师可以一整天在资源中心的。同样的，也有很多学校老师回馈，常常看不见资源中心老师啊，无意中，让资源中心老师成为了孤独的灵魂。
4. 在准备让新书上架前，还有不少工作的：输入在借阅系统中、生成条形码、打印条形码、粘贴条形码。购买器材是一回事，但生成、打印、粘贴的工作，都影响了新书上架的时间。
5. 很多资源中心老师，因为系统绑定/安装在资源中心的电脑，无法带回家或在教务处处理，被迫在资源中心度日如年。这个窘境带来的最大影响就是：新书上架的时间非常缓慢，给老师和学生都带来压力。
6. 有学生回馈表示大部分时间都在排队等借书和还书而已。一些学校学生回馈，仅仅拿了书本 > 等回到班上后把再借阅的书本资料 > 写在纸条上 > 交由科任或班主任 > 交还资源中心老师填写。这个流程，看见都累，也实在辛苦了班主任和资源中心老师（资源中心管理员要来做什么的呢？进入扫扫地而已？）若大部分的时间浪费在排队，那就很不值得了。
7. 学校遴选的资源中心管理员，没能发挥更好的效应。每每到了资源中心，资源中心管理员，会启用借阅/归还系统，然后找出学生的借阅卡，扫描后再扫描借阅或归还。一般的借阅系统，安装在一部电脑的话，试问是不是又要结合数据，这样累人的工作，谁要做呢？ 要是当资源中心管理员的学生都觉得没有挑战或无聊，哪来的满足感呢？
8. 改革的契机在于：市面上会因为视窗10停止更新而或许出现多部老旧电脑的（点击阅览相关新闻），这些电脑，因为各种因素（处理器必须是至少第八代）而未能安装视窗11，但仍然可以正常上网的（继续使用视窗10或其他运作系统，只要能上网即可）设置更多方便学生借阅或归还图书的小站。
9. 目前的资源中心管理系统，少有能让学校管理层，或教师或家长，甚至是学生自己看见借阅史。开放式的系统，就能大大改善这样的问题了。

今天暂时讨论到这里。下一章，我们尝试深入研究和对比资源中心中各种事情（人流、借书、还书、人力资源）的流程对比。

耶稣爱你也爱我

共勉