资源中心借阅系统-完结篇

        前面两篇（《资源中心系统-前言 （资源中心有窘境吗？）》，《资源中心系统-中篇-谈流程》），我们讨论过了资源中心系统的需要和流程的改变。今天我们来讨论究竟要如何设计这样的系统，造福资源中心老师、改变资源中心管理员（学生）的角色（不再只是低头扫描登记借阅书本而已）、以及让学生本身、师长、管理员“看见”资源中心里的各种数据。

        这系统的构造，非常简单。下面，我将逐步解说。我会使用谷歌表格加上编号，以及相对的使用Google Sheet加上一些说明，方便大家“看见”系统设计的背后与运作情况。举凡有谷歌表格的，就是学生/用户会看见的界面；而仅有Google Sheet的，则是后台的页面与运作。

备注：谷歌表格和Google Sheet都是可以点击检查测试的实际链接哦，尽管点击测试吧。

1. 谷歌表格1/ Google Sheet 1：记录资源中心人流量。谷歌表格可以自行完成统计，然后在提交后直接显示的。
2. Google Sheet 2: 依据年份，记录所有学校的学生和老师资料。为什么记录起来呢，因为要更新谷歌表格2，那就是用户使用的借书/还书表格点选项。
3. 谷歌表格2Google Sheet 3: 记录资源中心各种藏书的数据如ISBN编号、作者、出版商、出版年份、页面、精装版还是纸装版、价钱、数量等。这一页，也是为后面的分析功能做好准备的。
4. 谷歌表格3/Google Sheet 4：借阅或还书表格。这表格，将记录学生到资源中心的目的，是为了借书还是还书，只记录班级、姓名、借阅或归还的书本的ISBN，以及书本的状态。
5. Google Sheet 5：各种数据的分析。

所以，基本上，资源中心系统就是：3张谷歌表格，5页Google Sheet。我们进一步讲解各页面的一些功能或要采集的数据。

谷歌表格1/ Google Sheet 1:

1. 功能：记录到来的班级、人数。仅此而已。
2. 表格格式：Drop Down，以及人手输入。
3. 建议执行人：班长或副班长或带领老师。
4. 显示方式：学生看见谷歌表格，但也以Google Sheet显示在档案第一页中。
5. 工作方式：前台，学生必须和它交流互动的。
6. 需要资源中心老师每天开启和关闭的表格。
7. 更新次数：学校没有增删班级的话，完全不必更新了。
8. 更新之后：更新谷歌表格1的班级选项即可。

Google Sheet 2:

1. 功能：依据年份，记录各班级的学生中英文姓名、性别、种族（基本上是从班级名单直接拷贝粘贴即可）
2. 这页也是要更新谷歌表格2（借阅或归还表格）的学生班级和名字 Dropdown选项。
3. 这页方便资源中心老师随时增删新生或转校学生数据。
4. 显示方式：Google Sheet
5. 工作方式：后台
6. 完全不需要资源中心老师每天开启和关闭。
7. 更新次数：除非有新生前来或学生转校离开，否则每年更新1次。
8. 更新之后：更新在借书还书表格中的用户名单即可。

谷歌表格2Google Sheet 3:

1. 功能：记录资源中心书目资料。
2. 显示形式：谷歌表格或Google Sheet
3. 工作方式：前台或后台
4. 若要让多人同时处理新书记录的工作，建议采用谷歌表格界面。若尚可应付，建议采用后台处理即可。
5. 不需要资源中心老师每天开启和关闭的表格。
6. 记录：ISBN编号、书本名称、出版社、出版年份、价钱、来自（添购、捐赠）、数量（方便统计价值）等任何资料。
7. 云端方式显示，资源中心老师或学生，可以随时更新=提高新书上架时间。
8. 最大优点：可多人同时处理（表格会自动记录多人同时提交的数据和资料）、大大缩短记录新书所需的时间。
9. 更新次数：随时。
10. 更新之后：更新在借书还书表格ISBN编号选项名单即可。

谷歌表格3/Google Sheet 4:

1. 功能：记录借书与还书事项。
2. 显示形式：谷歌表格
3. 工作方式：前台
4. 资源中心老师每天开启和关闭表格。
5. 记录：借书还是还书、班级、姓名、性别、种族、书籍ISBN号码、书籍状态。其中，性别、种族不是必要的资料。
6. 建议置放书本状态是要培养学生对借阅或归还书籍的一种态度培养。
7. 表格流程非常简单，最基本/简单的流程为：目的 （借书还是还书）> 输入姓名 > 输入书本ISBN > 输入书本状态 > 提交即可
8. 更新项目：学生名单、书籍ISBN选项。

Google Sheet 5:

资源中心，顾名思义，就是汇集各种资源（书籍、非书籍等资源）所在之地，当中的借阅系统，必须要有的功能如下：

1. 可以随时增删学生、更新学生名字、编号。
2. 可以随时增删资源中心的书目等资料。
3. 可以依据学生编号或姓名，显示个人借阅书目或数量以及期限。
4. 可以依据书目编号或其他资料，显示借阅数量。
5. 可以随时更新非书籍等资源的记录（例如网页浏览史、用户登入次数等）
6. 可以依据借阅日期以及规划日期，显示借阅的书目停留日子或时间（方便进行受欢迎程度的分析-越受欢迎的书目，借阅率和逗留期限则越长久）

要更简洁了解这些页面的功能，可以点击《资源中心流程与系统页面功能表》

至于如何让这借阅系统上架给用户使用，方法也十分简单：

1. 设置好、测试好的借阅系统，可在学校网页、部落格、Site后谷歌课室中植入链接。
2. 资源中心老师开启和关闭表格，都在手机或电脑处理。其他地点的谷歌表格会应声关闭或开启备用的。

就现有的科技，要做到应该不难。即便简单的Google Sheet或许都可以完成大部分的分析和更新工作。至于统计借阅期限，应该也不会太难。

        有兴趣研发的话，欢迎开始。

后记：

其实，这些Google Sheet的数据，是可以透过App Script完成自动更新和衔接的。但由于我们尝试将不同的谷歌表格、sheet结合在一个档案中，所以没有尝试如此。有兴趣阅览使用App Script的朋友，点击浏览即可。

资源中心系统-中篇-谈流程

续上篇 《资源中心系统-前言》所言，今天我们尝试深入研究各种在资源中心发生的事情的流程。

每一所学校的孩子或老师，前去或离开资源中心前后都有一定的流程，这是每一个老师或学生需要遵守的，也是学校提供社会化体验的一个模式。

        今天，我们就将流程，依据顺序，逐项编写出来。看看怎样协助设计更好的资源中心系统，来，我们就从前去资源中心开始吧。一般上都是这样的：

1. 学生列队抵达资源中心。老师或班长记录日期，班级和人数在记录簿中（但这也不是每一所学校的必要步骤）。
2. 资源中心老师或资源中心管理员派发学生个人的资源中心卡给学生。
3. 学生拿着借阅卡准备归还借阅的图书。
4. 资源中心管理员扫描学生卡（确认是学生的，先登记在系统中），再扫描学生归还的书本（登记在系统中为归还，进而检查是否逾期或需要罚款之类的）。
5. 学生领着自己的借阅卡，离开柜台，浏览要借阅的书籍。
6. 学生回去柜台，递上借阅卡。
7. 资源中心管理员扫描借阅卡（登记系统中有学生要借书了），然后扫描学生要借阅的书本（记录在系统中有书本被借出去了，库存少了一本）。收下学生借阅卡（一般都不让学生带回家的，一张借阅卡可使用6年呢，每年依据班级名单更新整理即可）。
8. 学生列队，然后离开。

以上是常见的情况。以上传统的使用资源中心的流程，产生了以下问题：

1. 人手填写的到访记录，影响了人流自动统计。这是时间和人力资源的浪费，理应可自动化处理。
2. 资源中心管理员（也是学生）自由阅览书本减少了。别以为资源中心管理员就能随时前去资源中心。没有多少学校有这样的便利。老师们见到的话，第一句话就是：你在这里做什么，对不对？除非，资源中心老师另做安排，那也另当别论。
3. 在柜台的电脑，一般也是安装借阅/归还系统的电脑，里面的数据，到最后也是要整合的。除非系统有能力在一部主机内，然后透过两个或更多的荧幕，接收扫描处理借阅或归还程序。换句话说，柜台的电脑是借阅或归还的关键。但更头痛的是，这些数据，最后又是资源中心老师整合吗？还是要求助电脑公司技术人员前来（=费时费钱）呢？
4. 资源中心老师忙着监管资源中心管理员，生怕学生出错，无法顺利完成。换句话说，要替换资源中心老师，新人需费时熟悉借阅系统。因为无法降低使用门槛，给承接的时间的影响，理应减到最低。
5. 无法看见学生借阅的记录：系统都是安装在资源中心，要看见记录，就得前去资源中心。资源中心老师缺席=什么都没有。
6. 资源中心系统，一般有独自的储存书目资料功能。主要是将书目资料储存起来，但因为软件是电脑公司的，资源中心老师变成了电脑公司的资料输入员，资源中心老师也因为软件的限制，被困在资源中心内，成为孤独的灵魂。
7. 外人无法看见：如果我是父母，我无法看见孩子曾借阅的书籍。如果我是管理层，我无法看见资源中心的库存或数据。如果我是负责官员，我也必须要亲自到现场才知道发生什么事情。这不是云端时代应该出现的现象。

要是，有这样的转变呢？

1. 教师每天早上到校后，开启资源中心借阅表格备用（手机开启都可以啦）
2. 老师带领/学生自己前去也好，在表格中填写日期（其实日期可免啦，自动记录就好）和人数，然后进入资源中心。
3. 学生坐电脑、平板、手机面前。
4. 资源中心管理员1和2协助启用借阅/还书系统表格。
5. 学生输入目的（借书/还书），扫描或点选或输入班级、名字、性别种族，以及书的状态（要确认书本借用或归还的状态），提交表格。
6. 学生将归还的书本放在指定书架上。资源中心管理员2和3检查归还的书籍是否需要休整。若需要修整，另外安放。若不需要修整，准备归还书架，方便下一人借阅。
7. 学生离开，继续浏览。
8. 学生找到要借阅的书本。
9. 在电脑、平板或手机面前，资源中心管理员协助或监督下，完成填写表格（扫描、点选或输入班级、姓名、性别、种族，借阅书本的ISBN编号）
10. 学生可离开或准备列队或可以开始处理阅读报告了

这样的流程转变，带来了什么好处？

1. 表格可以随时关闭和开启。放学后就关闭，解决校外人士的困扰。到校就开启备用。
2. 自动化的人流的记录和统计。一部平板或老旧电脑+网络就解决了。（没有网络的话，一个简单的EXCEL档案就好）
3. 想借阅或归还书籍的学生，亲身体会到借阅和归还书籍的过程的体验。在表格中的设计：书本状态，也考验学生品格与责任感（因为都会被资源中心管理员3和4查到啊）
4. 资源中心管理员不再只是低头扫描输入而已。彼此有更好的互动，指导。
5. 每个班级就有好几个资源中心管理员了。然而，即便是SKM，也不是问题，因为系统设计以简化以及可以个人处理为主，所以完全不是问题。
6. 资源中心老师有更多时间可以进行活动，例如介绍新书、解答疑问，或者进行师生互动等。
7. 所有的借阅和归还数据，因为是云端处理。换句话说，资源中心老师再也不必被困在资源中心了。
8. 资源中心老师或资源中心管理员，可以在系统的后台，继续更新书目列表，不必因为系统在登记借书或还书而暂停。

然而，任何有经验的资源中心老师，都会提醒：上面谈的，仅仅是学生列队前来和离开资源中心的流程。还有接收书本的准备工作呢？嘿嘿，当然，让我们来看看接收书本后的一般流程，然后再看看改变后的流程吧：

1. 接收书本。
2. 分类后粘上贴纸，或粘上贴纸后分类。
3. 包装书本。（可多人同时或不同时进行）
4. 将书本资料：ISBN编号、出版社、出版年份、页数、源自（添购还是捐赠等）输入管理系统中。
5. 资源中心管理员（学生）帮忙上架，准备让学生借阅。

这流程，传统的方式就是：资源中心老师或资源中心管理员（学生）都被绑住在资源中心处理。而且，要命的是：很多时候系统并不允许在多部电脑同时运行。也就是说，新书上架的速度，取决于：新书输入的速度。

        那系统的建议是怎样的呢？让我们来看看：

1. 接收书本。
2. 分类后粘贴贴纸或粘贴贴纸后分类（贴纸的功能一般是能不能借阅的主要提醒而已啦）
3. 包装书本。（可多人同时或不同时进行）
4. 在云端版（后台中）单独或多人输入书本资料ISBN编号、出版社、出版年份、页数、源自（添购还是捐赠等）等资料。（若要学生帮忙输入资料，建议准备谷歌表格界面）
5. 将整理好的ISBN编号，更新在借阅表格的谷歌编号中即可。
6. 资源中心管理员准备上架，供学生借阅。

这改变，最大的便利在于：资源中心老师和资源中心管理员，都可在不同地点，不同电脑，不同器材上，直接更新资源中心的书目资料。每一个人所作的每一个动作，都自动记录在谷歌表格/ Google Sheet中，简化了很多的记录和跟进工作。

        换句话说，资源中中心管理员有了甜头（可以将新书带回去看看或整理=提升成就或满足感），资源中心老师不必被困在资源中心而与办公室老师脱节。（谁不喜欢偶尔聊聊八卦，开心一下呢？）但更重要的是，新书上架的时间将可以大大缩短，完成输入前后，唯一要处理的就是资源中心管理员的培训：能不能正确把书上架在对的地方方便学生借阅。

想透过视觉化了解流程与改变的对比？点击这里即可浏览《资源中心流程与系统页面功能表》

看见了流程的改变，那这系统究竟是怎么一回事呢？

我们留到下一遍，也是最后一篇才来讨论好了。

资源中心系统-前言 （资源中心有窘境吗？）

基本上，资源中心使用的系统，要有（但不局限于）以下功能：

1. 进出资源中心的各种器材或资源如：书本、投影仪、电脑、家具、打印机等各项资源。
2. 学生/用户的名单（年份、班级，中英文姓名、性别、种族）。
3. 进出资源中心的人流量（日期、班级、人数，必要的话，甚至要放带领老师）。
4. 所有的书目资料（ISBN号码、书名、出版商、出版年份、分量、价钱、来自、封面种类、页数）
5. 借阅或归还的数据如：班级、借阅或还书人中英文姓名、借阅的书本ISBN号码、借阅或归还时候的书本状态（要建立有责任的公民嘛）
6. 各种分析如：学生个人历年借阅表、班级总借阅书目、目前藏书价值、目前藏书数量、历年的每月人流、各种藏书库存数量

在这里，目前想到的窘境是：

1. 很多资源中心仰赖电脑公司提供的资源中心管理系统。这是要付费的。一般是每月付还的。少有买断的管理系统，因为卖断后，就没有更新和服务了。但深入思考，上一次的系统升级，是在什么时候了呢？
2. 每月付费的价格不菲。若改变成功，将那笔费用（购买扫描仪、打印机、墨匣子、条形码贴纸）都节省起来，直接用在建设资源中心，不是更好吗？
3. 很多资源中心负责老师被迫在资源中心处理登记书籍的工作。不是每一所学校的资源中心都有冷气设备，也不是每一所学校有足够空间让资源中心老师可以一整天在资源中心的。同样的，也有很多学校老师回馈，常常看不见资源中心老师啊，无意中，让资源中心老师成为了孤独的灵魂。
4. 在准备让新书上架前，还有不少工作的：输入在借阅系统中、生成条形码、打印条形码、粘贴条形码。购买器材是一回事，但生成、打印、粘贴的工作，都影响了新书上架的时间。
5. 很多资源中心老师，因为系统绑定/安装在资源中心的电脑，无法带回家或在教务处处理，被迫在资源中心度日如年。这个窘境带来的最大影响就是：新书上架的时间非常缓慢，给老师和学生都带来压力。
6. 有学生回馈表示大部分时间都在排队等借书和还书而已。一些学校学生回馈，仅仅拿了书本 > 等回到班上后把再借阅的书本资料 > 写在纸条上 > 交由科任或班主任 > 交还资源中心老师填写。这个流程，看见都累，也实在辛苦了班主任和资源中心老师（资源中心管理员要来做什么的呢？进入扫扫地而已？）若大部分的时间浪费在排队，那就很不值得了。
7. 学校遴选的资源中心管理员，没能发挥更好的效应。每每到了资源中心，资源中心管理员，会启用借阅/归还系统，然后找出学生的借阅卡，扫描后再扫描借阅或归还。一般的借阅系统，安装在一部电脑的话，试问是不是又要结合数据，这样累人的工作，谁要做呢？ 要是当资源中心管理员的学生都觉得没有挑战或无聊，哪来的满足感呢？
8. 改革的契机在于：市面上会因为视窗10停止更新而或许出现多部老旧电脑的（点击阅览相关新闻），这些电脑，因为各种因素（处理器必须是至少第八代）而未能安装视窗11，但仍然可以正常上网的（继续使用视窗10或其他运作系统，只要能上网即可）设置更多方便学生借阅或归还图书的小站。
9. 目前的资源中心管理系统，少有能让学校管理层，或教师或家长，甚至是学生自己看见借阅史。开放式的系统，就能大大改善这样的问题了。

今天暂时讨论到这里。下一章，我们尝试深入研究和对比资源中心中各种事情（人流、借书、还书、人力资源）的流程对比。

耶稣爱你也爱我

共勉

各种系统的汇集

随手赞来的，每一所学校可以考虑研发启用的的系统/档案有：

1. 教师名单（也是要管理的啊）
2. 学校PBD委任信系统
3. 学校课外活动顾问老师系统
4. 采集全校班长、组长名单/记录（记录PAJSK系统中）
5. 采集全校资源中心用户名单/记录（方便建立资源中心借书还书系统）
6. 采集课外活动成就名单/记录（记录PAJSK系统、建立学校成就记录）
7. 全校运动队伍（俗称色队的）名单/记录
8. 历年班级名单（也是要管理）
9. 学校AJK系统
10. 学校教师出席记录系统
11. 学生课外活动数据系统
12. 学生课外活动出席记录系统
13. 学生借阅书本记录（资源中心使用）

学校管理层最大的挑战，就是如何汇集这些系统，简化学校老师的使用。

这个，最简单的方法就是：

借用学校的网页、跳板、部落格或SITE。

但，更关键的是：系统的建设，必须是从基层（档案本身）开始。而档案的设计，必须以系统为终结而设计。两者互相配合，一气呵成。（生物学中的：细胞 > 器官 > 系统）

远大的开始， 始于眼前的档案。

千里之行、始于足下。忽然明白古人的智慧。

共勉。

感谢上帝，提供了很好的灵感可以和大家分享这个想法

课外活动顾问老师委任信

早前与大家分享的《Surat Lantikan PBD 系统》一文，有提及，这简化的委任信系统，可以有效大大简化行政/管理层准备委任信。现在，话不多说，直接与大家分享课外活动顾问老师委任信系统。使用方法大同小异。

1. 在第一页，输入老师名字、职位与课外活动单位。
2. 第二页，左上方，筛选老师名字即可。
3. 第二页，更新学校名称、学年年份、校长名字。
4. 每一个老师可拥有最多6项课外活动单位与职位委任。

点击浏览课外活动顾问老师委任信系统 Sistem Surat Lantikan Penasihat Koko

File > Make a copy即可拥有。

SURAT LANTIKAN PBD系统

        每一年，为了那没完没了的委任信，特别是PBD，都花费我们不少心思和时间。今天，终于找到更好的方法和大家分享了。
        这档案，结构非常简单。只有2页。

• 第一页：输入/粘贴教师姓名。输入教师教导的科目。
• 第二页：更新学年年份，更新校长姓名。

        完成第一页的输入后，即可在第二页，左上方，直接在箭头点选教师姓名，所有教导的科目，将会依据年级，自动显示在空格中。

为什么这样的设计呢？

1. 采用mail merge的话，必须采用2个软件： MS EXCEL和MS WORD，使用起来，不是很方便。因为要处理1个文件夹，2个档案，2个软件。这样的话，1个档案，完成1个工作：准备为委任信。
2. 这个设计可以改变成为：课外活动顾问老师委任信系统。将档案Make a copy后，第一页，将内容改变成为课外活动单位，第二页面稍微修改，即可直接成为课外活动顾问老师委任信系统啦。

好处：

1. 云端处理。
2. 解决mail merge的不足以及软件管理的麻烦。
3. 脱离 mail merge中数目字的问题（你曾处理就知道数目字的处理，不是每一次都精确的）

坏处：

1. 需要逐项输入。但若干年后，或许有更好的方法，可以直接粘贴全部事项在内。
2. 需要逐个老师打印。

点击浏览SISTEM SURAT LANTIKAN PBD样本试玩 (File > make a copy即可使用)

想知道这样本，还可以演变成为什么吗？

点击：《变化而更新--举一反三》

想知道使用mail merge有多头痛，欢迎点击 《如何打印邮件整合MAIL MERGE的文件》

2026教职员出席记录-大幅度降低页面数量-浅谈工作设计流程改进带来的影响。

        昔日的老师出席分析系统档案，都注重在每月统计和分析的概念上。

        这样的概念不是不好，而是比较多需要顾虑的事情。单从设计的页面来说，这样的概念必须有至少13张工作页面。其中，1到12页就是1月到12月的页面，最后一页，通常都是累积每月的全年数据统计的页面。

        这样的设计概念，当时确实方便了每月的统计分析需要，却满足不到简化工作页面的需要。

        有鉴于此，笔者打算在2026年，一举改变传统的分析概念，将繁杂的13张页面，简化到1张页面即可（前面的说明页面不算吧？哈哈）

        页面数量从13减少到1页。在处理上，大大简化了老师半途加入或离开的繁杂程序（如：不能随意增删ROWS，每张下个月的页面，必须加上或注意已经离开的老师）。

        新的设计，仅需在新来或离开的老师的ROWS，加上备注，即可直接点名或注销不必记录了。

        话不多说，点击这里浏览简化版的教师出席记录档案，亲身体会当中的不同吧。

新版本的教师出席记录档案优点：

1. 一页完全显示每天出席、每月出席统计与分析。
2. 简化每年准备档案的工作。
3. 简化统计分析数据的工作：每日和每日自动统计分析数据。
4. 直接依据每年366天概念设计，化解闰年的情况出现，达到精准计算的工作。
5. 简化全校教师人数进出的问题与数据精准（不必再每页调校数据或名字编排了）
6. 不必依赖前后页面。一页完成即可。
7. 可以有效依据现有日期统计教师个人的累积出席/缺席记录。（在档案最右边显示）

新版本的教师出席记录档案缺点：

1. 无法有效依据月份显示教师个人缺席记录。

3合一的结合

挑战1：英语组要做阅读dskp的活动

挑战2：得力马要做LDP
挑战3：学校数码转型小组也要有所行动

如何结合？

1. 安排老师们，使用得力马里面的AI
2. 把DSKP上载
3. 然后把DSKP转变为摘要，方便阅览聆听
4. 体会ai的厉害
5. 拍照保存

同样照片
1个活动
3个单位受惠
3个个别SPLKPM时数（如果可以同日出现或注册的话）

全部老师
开开心心学东西
拿SPLKPM时数

每一个行政组必须尽力持续简化与整合
才能减轻每一个老师的负担

不妨考虑看看

无缝衔接-会议摘要处理

每每有线上课程、会议、工作坊，都需要准备会议摘要。有时候，因为顾念朋友（和自己日后参阅）的需要，也会录制视频。但，如何将会议摘要 Minit Curai，和视频完美结合呢？

        笔者一般有以下习惯：

1. 先将会议基本资料，设置在日历/日程中。当中就包括了会议的视频链接。
2. 在Google Drive中，找出会议摘要的版本。
3. 复制然后命名。
4. 整理日期、时间、会议摘要的部分内容备用。
5. 将会议摘要链接，植入视频。
6. 将会议摘要链接、植入会议日历/日程中。
7. 将会议摘要链接直接传享群组。
8. 偶尔还需要编制二维码，方便拿到会议摘要的朋友直接扫描获取材料。

试想像，只是一个线上的会议/课程/工作坊，就要有这些步骤，难怪每次线上活动后，都会觉得特别疲惫。

        但想到，虽然辛苦。可是这样的工作流程，就达到无缝衔接的境界。心里虽然有小开心，但也忧愁：如何将这个流程发扬光大？如何让日后的线上会议/工作坊同样拥有这样的便利？

会议摘要列表?

会议摘要 (minit curai)是学校工作的一部分。每当外出开会、工作坊或参与任何公事聚会都要准备的文件。

        现有的工作模式，是将重点记录后，打印出来，签名然后提交给学校管理层阅览。必要的话，就影印副本然后传送学校不同部门。

        早些日子，笔者尝试将这打印出来的部分，从自己打印转换到电邮学校办公室打印后，发现效果还不错。但最近有了新的想法。

        学校管理层，每每收到老师们打印的会议摘要，都要将纸本文档保存在文件夹中。这些保存工作，不论是自己还是负责老师处理都好，都会占据我们的工作空间和时间（纸本存档，占用办公室空间。动手处理，就占据时间）。

        有鉴于此，忽然想到，有没有更好的办法，将老师们提交的会议摘要，仅需打印一份，让领导层（通常是校长啦）阅览后，直接让全校老师签阅，之后直接存档。

        校长阅览后，直接就可以交代负责的副校长或负责老师处理了。任何疑问的话，在学校里的日常运作就是：直接询问前去开会的老师。

        这样的运作不是问题。但问题是：

• 资源中心也要一份，因为是pusat sumber
• 还是要动手费时处理桌面的纸本文件。
• 其他老师要是缺席，调职还是什么的，就有遗漏的可能性发生。
• 建立纸本的文件夹，又费时费力，还要处理很快就满的文件夹。
• 纸本的会议摘要，要搜索起来又是一个麻烦。

所以，笔者这里想到，有没有办法，将需要提交的会议摘要，直接电子方式处理提交。但每当老师提交后=会议摘要直接透过列表 (list)的形式显示？

        为此，笔者特地询问不同群组和个别老师（学前班的，小学的，中学的）后，得出结论如下：

1. 目前不适合：因为有的老师不习惯这样的转变。
2. 学校已有类似共享的文件夹（云端硬盘如google drive方便老师们自己存档）。
3. 可以进行，但需要清楚的执行方式。因为老师们都希望以最简单的方式进行。

但个人的话，就不赞成采用共享云端硬盘/文件夹的方式了。为什么呢？最大的原因是因为无法以最快最便捷的方式找出文件、以及无法追究文件的踪迹（共享的云端硬盘或云端文件夹，无法有效显示文件踪迹：被删除或移除的话，25天后，复原无效。点击浏览参考文献链接）

        所以，归纳以上询问（3个群组，9个不同源流层面的老师）后，笔者总结如下：

• 做法必须是最简单的。
• 提交后的会议摘要必须可以直接列表（list）显示不必重新整理。
• 老师提交后必须自动显示不必另外整理的。

有鉴于此，笔者想提出使用谷歌表格提交会议摘要的想法。

1. 会议摘要通常以word / doc格式显示。这些格式可以轻易转换PDF格式显示和提交。
2. 会议摘要或有链接需要一并提交。
3. 只要将收取会议摘要的谷歌表格，设计得精简，提交过程就会变得便捷。
4. 提交后，收取的会议摘要就自动以列表方式显示，并且公开方便校内任何人阅览。（解决了人工和占据时间的问题）

这样做，解放了什么？创建了什么？改变了什么？

• 解放空间：不再有太多文件夹在办公室内，不再有文件占据桌面。
• 解放时间：可以过后阅览，可以自行斟酌阅览时间。善用时间碎片。
• 解放人力：不必费力保存纸本文件。不必处理过去的文件。也不必传阅其他部门了。
• 解放资源：纸张，墨汁、电脑保养工作，全部都被解放了。
• 创建：校内历年会议摘要，方便阅览。（其实从来不是谁去看的问题，是要了解过去到现在的改变，以及找出头绪的过程而已）
• 创建新的工作模式：可以透过人工智能的使用，再也不必逐份文件阅览，直接使用人工智能整理文件重点即可。
• 创建便捷的提交模式：不必等打印，不必轮流打印机，不必抢电脑。任何时候，任何地点，只要有网络，就可以将会议摘要直接提交。

操作原理：

由于没有软件工程师的经历，所以未能使用任何database的想法或建设。但简单的操作原理如下：

1. 建设谷歌表格。
2. 谷歌表格建设后，将链接pin在学校群组或学校跳板或网页中备用。（最重要方便老师们找到，不然要怎样提交呢？）
3. 表格内容设计要简约实用：仅需教师姓名、主办方（KPM / JPN/ PPD/ NGO）、会议/活动/工作坊日期、活动名称，以及提交格式即可。
4. 会议/活动/工作坊名称，可以让老师直接依据信件输入。（另外一个建议是，可请管理员直接从学校活动日程中抄写在问卷中，这样老师可以直接drop down寻找）
5. 提交的格式，可以是PDF以及链接（若有）
6. 提交后的response页面，一般都是google sheet,将那google sheet的页面，直接设置在学校跳板或网页中即可。亦可将那sheet的页面，编制成为二维码放在教师手册里方便扫描阅览。
7. 最后，别忘记在表格的文件夹（是的，每一份有提交附件的谷歌表格都有文件夹）设置内容共享为：任何人可阅览即可。

站在永续角度的看法：

1. 即便离开了，谷歌表格可以继续使用。（哪里还有人会整理google drive内容了）
2. 提交的会议摘要会自动更新。基本上，什么都不必做。阅览的人仅需点击提交的会议摘要链接即可直接阅览跟进了。
3. 行政组再也不必逐个处理那些纸本的会议摘要了。

Well, 基本想法如上。到自己动手了，将会把每一个步骤都尝试截图方便制作指导。共享。

会议摘要列表准备步骤

不点击，直接浏览：

让学校网页发挥最大的作用

每年都有很多活动需要进行。近年来的线上活动尤其增加不少。有鉴于此，建议善用学校网页，简化教师与学生使用过程中会遇见的阻碍。

实战步骤（学校已有电脑室，学校已有网页或部落格，学生不会有面对电脑不足的情况）：

1. 把学生要登入的网页，设定为学校网页或部落格的主页信息。（不要让其他信息掩盖）。
2. 在学校电脑中，设定学校网页或部落格为主页：一旦开启就直接显示学校网页或部落格。
3. 更挑剔的话，在每一部电脑中的各种浏览器（有多少种浏览器，就把步骤2实践在浏览器中）
4. 更挑剔的：每个班级的每部电脑的每个浏览器都如此设置。办公室的也不例外。

此后，每次有什么线上活动，管理员仅需更新网页或部落格主页即可。

1. 学生一旦开启浏览器（Chrome, Brave, Forefox, Edge, Opera, Safari等等等）后，学校网页或部落格直接显示在学生面前。
2. 再也不必科任老师在谷歌课室设置。
3. 学生再也不必登入谷歌课室寻找（有时候信息多的时候，也不容易寻找啊）。
4. 方便学生和老师在班上使用：每当有推介活动或视频，老师和学生直接在班上电脑开启浏览器，直接看见推介礼的视频（网页和部落格管理人当然要事前设置好网页/部落格，将视频嵌入网页或部落格页面）。
5. 学生放学回家后也可以继续完成。不必四处搜索寻找。

完成活动后，要么将帖子取下。要么就搁着证明学校确实在该日子期间处理啊。（下星期一不是有个什么好学生推介礼吗？不妨考虑看看，当然，要是学校网络覆盖率差强人意的话，那就别想了）

实战例子：

1. 学校举行科学常识问答：部落格设定问卷链接、学生进电脑室作答、提交，关闭问卷即可。
2. 学校要进行MINDA SIHAT筛选：将网页设定好在主页。学生开启电脑浏览器，直接看见链接，点击后即可直接回答。
3. 教育部进行推介礼：班级老师直接开启浏览器，马上看见学校网页显示视频窗口，点击放大即可方便班级学生一起观赏。

实际准备工作：

1. 行政组想办法扩大学校网络覆盖率。
2. 行政组提升并维持学校网络覆盖率以及器材照料经费。
3. ICT老师和电脑负责老师：在班级电脑和电脑室等地点，将所有的浏览器设置为开启即显示学校网页或部落格即可。
4. 每每更新后，或定期检查浏览器是否正常操作。

额外：

1. 要设置什么网页或网址呢？学校部落格，学校TVPSS等都可以的。
2. 可以实际举例吗？学校网页或部落格，AINS，学校TVPSS/YouTube频道 ，谷歌课室。
3. 这样的设置，会为学校网页，部落格以及优管逐步累积流量。（每天开机点击开启就是累积的一部分）

建设跳板 Switchboard

想建设自己学校的跳板，但无从下手？

经过整理，编者将过程逐步整理好，方便大家参阅啦。

一步一脚印，跳板完成了，你会发现工作情况大不同。

祝福大家。

建立学校的Switchboard

我们尝试站在PK1的角度想：

• 每一个老师每年使用多少种表格/档案？
• 每一种/张/份表格或档案，每年需要使用多少次？
• （若采用云端处理的话）有没有发现老师们每每处理档案后，你也要搜索有翻查不同的文件夹？
• 有没有发现老师们抱怨文书工作不停，即琐碎但不得不做，可是要做起来却非常琐碎？
• 有没有想过，让老师们不必自己整理、搜索档案或文件或表格？
• 有没有办法，简化自己的工作之余也简化老师们的工作？

        恭喜您，如果您曾这样思考的话，是时候建立属于学校的switchboard了。

        有朋友担心要建立switchboard不容易。但其实也不会太难。下面，编者手把手，先让大家了解建立的步骤，之后你就容易了。

        相信每一所学校有自己的，让老师们在里面工作的drive。不同的工作类别，就有不同的云端文件夹，对吗？

        一般的做法就是，创建文件后，就和老师们共享啦。但共享文件夹嘛，老师们可以搬迁或修改档案权限，这样就给自己多了麻烦。

        加上学校有不同年龄层的老师，文件夹越多，老师们吃不消，我们也吃不消。

好不好：

• 要做的事情的文件夹 = 学校的google site链接？
• 开个新的文件夹 = google site 加上那新的文件夹链接？

这样能不能减轻老师们的负担？但这并不是我们今天讨论的重点。

不妨考虑考虑以下几点：

• 共享工作文件夹=无法控制文件夹里面的内容= 自己担忧或需要修复内容 = 越来越多back up of back up....😂（因为老师要是搞砸了档案，你还要找back up档案来植入文件夹中，这个是浪费时间的做法）

So, 与其共享文件夹，不如共享档案就好。但老师多 = 档案多，要处理也不易

所以建议：

1. 先建立Switchboard的主页，俗称main page即可。Switchboard概念其实就和portal类似。 
2. 主页可以是由google docs或google sheet作为平台，个人是建议使用google sheet啦，有原因的。
3. 建立主页后，把每一个老师要做的事项名字列出来，如KEBERHASILAN PBPPP，IPPKBAT，SK@S，STD 4等等等
4. 在google sheet第二页，就以第一件事项命名
5. 命名后，主页的第一事项就与第二页（第一项事情）衔接起来 = 老师们点击主页第一项事情即可前去看见第二页 = 第一项事情的页面。
6. 在第二页（第一项事情）里，排版方面，依据年份，逐个加上老师名字后，把老师们的keberhasilan档案，依据名字，依据年份，衔接起来。
7. 如此一来，就看见同样老师，在同样事情中，不同年份的（历年）资料啦。
8. 重复处理直至完成全部事项即可（从今年开始也可以）。

你学校的switchboard 就这样被你逐步建立起来了。

之后，别忘记把主页定位起来。主页嘛，可以定位在site, 得力马或脸书或部落格或其他平台如telegram还是whatsapp里面即可。

        主要是方便老师们以最简捷的方式登入开始工作，降低老师们登入阻碍，减少各种找不到的说法，方便老师们开启=让老师们开心去做即可。

建立学校Switchboard的好处：

1. 不必共享文件夹那么风险（档案不见，被移除，被修改ownership等）
2. 帮忙老师们解决很多问题：电脑问题，软件问题，病毒问题，档案问题（开不到，跑位，优盘问题，老师不必找链接，不必找文件夹，找不到档案，突破学校时间空间和器材的限制=给老师们更多空间和时间处理要处理的工作=老师们更有弹性=可以更开心完成工作）
3. 自己不必在不同的folder中跳跃，不必去记或搜索不同folder名字=节省自己和老师们的事件和精神。
4. 大家可有序查阅历年档案=行政组和老师们可以有序查阅档案=方便随时检视（你别笑，谁不喜欢拥有历年档案的体验？）
5. 方便查阅档案，因为可以加上monitoring功能，知道和跟进、提醒老师们需要处理的事项（不是监督，是跟进和提醒）
6. 方便整理老数据（例如拷贝或整理全校老师的std4或那kbat分数，然后作为全校整合统计分析之类的）
7. 既有隐私，也完成工作：每个老师只可开启自己档案，完成后就关闭即可（老师们看见自己东西，看见行政回馈，如视察分数，可是却不必去比较-记得设置不允许下载或打印即可，可惜无法拒绝截屏啦）
8. 方便添加新老师：有新老师来的话，仅需在每个事项/副页中，其中一个现有老师档案make a copy，在副页里加上新老师名字并衔接起来，然后与该老师共享即可（档案自动在文件夹里面出现=节省我们去找文件夹的工作）
9. 容易管理：老师退休？逐个页面点击该老师名字开启档案后，修改该老师为为浏览权限即可。（不必我们去找文件夹folder = 珍惜生命 = 节省时间、精神、资源)
10. 那些琐琐碎碎的，什么老师出席率啊，代课记录啊，SPLKPM之类，都可以在主页显示事项，衔接去副页后在副页发展（但不在今天的讨论篇幅内啦）

有兴趣建立属于自己学校的switchboard吗？😊

        别给自己太大压力，可以从今年开始建立的。2024年开始建立，2025年继续沿用。这样就有了2年的档案可以作为开始啦。

想看看样本？点击这里这里看看学校Switchboard样本啦

年终评估试卷课程材料

念及日前大家前去的6个科目年终评估试题事项繁多，小弟在这里尽量整合方便大家使用。

记录方式：Google Sheet

页面：3页，分开4年级、5年级、6年级处理

科目：涉及华语、国语、英语、数学、科学、历史

点击这里开启年终评估试卷课程材料的Google Sheet，其他的资料，将逐步衔接好。完成衔接后，将会把这页面的链接，编成一个二维码，方便大家粘贴在教师手册即可，希望方便大家随时查阅。

        为了方便编者整理，这是年终评估试卷课程Drive Folder的链接，一般用户无需点击。

        目前尚在筹集出题指南中中，所以将逐步更新。恕不逐一通知。谢谢

如何把TVPSS做得更好？（华小版）

县教育局，州教育局甚至是教育部都鼓励大家善用数码资源。托新冠病毒的福气，让很多老师在行管令期间，制作了很多很好的视频，让现代的老师们，多了很多选择。但这些视频，种类繁多，试问要如何与学校目前拥有的TVPSS配合呢？

（由于华小多半不会好像国小一般热衷遴选学生当活动主播或建设多媒体播放之类，所以此篇幅以务实角度编写。切勿因此局限自己就好）

        版主有以下建议，大家可以考虑：

1. 得力马(DELIMa) 管理员先成立学校资源中心的YouTube频道。然后加上资源中心负责老师作为管理员之一。
2. 得力马管理员设置好YouTube的一切设置，从标题，页面，封面以及banner等。让资源中心老师轻松一点点啦。
3. 资源中心老师登入频道，开始建立各种playlist。版主建议是：那些playlist的名堂，越简单明了越好。下面进一步说明。
4. 建立playlist的做法是：分开科目，学生事务以及课外活动相关的部分。例如：BC1就是1年级华语，BC2就是2年级华语，以此类推。学生事务方面，建议不必太多，因为都是激励，辅导，纪律之类的。援助方面的视频不会太多。课外活动方面，由于各种赛事，以及学校内外的活动，可以设立如：校内活动，校外活动，运动或球类活动，制服活动，学会活动等。
5. 完善了playlist后，得力马管理员找出各种playlist的链接，编制好后，和行政组协调。进行培训。
6. 全体老师出席培训，点击各种playlist的链接，成为播放目录的贡献者之一。
7. 此后，任何老师都可以依据各年级各科目，各范畴，逐步累积视频播放目录，丰富校内视频的内容。

有朋友可能会怀疑，这样的编排究竟有什么好处呢？版主尝试列出来：

1. 完成州教育局、县教育局要求的每一所学校有各自的YouTube / TVPSS频道要求。
2. 内容创作者会得到应有的酬劳（流量和订阅）
3. 教师会共享并建立更多依据年级以及科目的适合视频。
4. 在教学上，简化老师们的工作。
5. 在学习上，简化学生学习的过程。（相信我，他们制作的视频，或许远比老师们创作的来得好，老师们毕竟不是多媒体创作所培训出来的最佳人选）
6. 简化了代课老师的工作。
7. 行为上，树立了老师们与学校的归宿感。老师们都有贡献的机会。

累积教材，确实是教师工作的一部分。只是累积教材的媒介转换了，从传统的书面，文字，到多媒体媒介而已。（好些年前，不是很多老师努力收集各种power point吗？）

        基本上，就是当老师们在浏览视频的时候，直接将视频归类即可。播放目录会自动整合，方便校内或频道的浏览者使用。是个多方得益处的做法。

小小努力，与大家共勉。最后分享一般建设需要的时间：

• 建立学校YouTube频道：大约1小时。（预备校景图，校徽等设置）
• 建立playlist:大约2到3天（因为一天不能创建太多playlist）
• 筹备各播放目录：大约1天（视乎目录数量多寡）
• 培训其他老师作为内容贡献者：大约1小时到2小时之间（视乎老师们掌握能力程度）

若有兴趣要成立类似频道，欢迎浏览下文

《如何把TVPSS做得更好（续，完结篇）》

结合12个科目的会议记录

经过好几年的努力和学习，今年总算是可以成功将这结合12个科目的会议记录整理出个样来了。

结合12个科目的会议记录，究竟在哪些方面会有过人之处？

1. 一目了然看见全部12个科目的教师培训计划、学生提升计划、学生使用练习簿子数量和种类。
2. 一目了然看见全部12个科目的最新消息。
3. 一目了然看见全部12个科目的开销余额等信息。
4. 简化教师们的工作（再也不必去找书记讨科目拨款余额，也不必个人统计开销巴仙率等琐碎工作，因为目前可以从让书记填写的sheet档案中，直接衔接过来了）

那，为什么这么难以执行的呢？这暂不能轻易解答。

点击浏览参考结合12科目的会议记录样本（当中的PCG Mata Pelajaran是完全依照Kewangan的秩序提供，只是未能共享校内样本所以目前解开了衔接而已）

设计的过程中，是不简单（每个部分的起稿，至少经过4个设计版本才成形）

阅览结合12个科目款项的设计雏形（12科目的财务篇）

问答时间：

问：如何让老师们知道填写哪里？

答：使用KPM户口开发文件档案，可以按下@然后找出老师们的名字，有关老师即可收到通知电邮。

问：结合的话，意味不再需要个别处理？

答：是的。全部在线处理。

问：要是有老师不小心删除了其他人的内容？

答：设置好自动记录以及更动通知，即可知道最后用户以及更动事项。

问：如何将书记整理的Google Sheet档案中的指定页面的table嵌入文件中呢？

答：参阅这个视频

问：书记的sheet，是依据月份准备吗？

答：对的。所以在会议中，依据最接近的月份，衔接财务状况即可。

问：万一有老师不小心删除了资料？

答：个别处理的话，也会不小心删除资料啊，尽可能处理好啦。人谁无过？

问：如何设置保护好档案？

答：将档案设置为编辑不可以随意更改编辑权限。将档案设置为自动记录任何更动（你将获得电邮自动通知）。为老师们提供适合或需要的培训。给予老师足够的时间和机会去尝试使用这个便利工作（不是每一个老师习惯在线共享文件处理文件的，所以个人诚信很重要）

问：这样的格式，究竟给谁带来最大的便利？

答：全部人。

1. 每个行政人员：一目了然看见全部12个科目的情况。
2. 每个老师：清楚知道学校学术活动。
3. 每个老师：不再因为没有教导该科目，不再因为时间问题，魄力问题而不知道其他科目进行的活动或情况。
4. 每个老师：统一又有协调的练习簿子数量。
5. 每个老师：统一又有协调的教师培训计划
6. 每个老师：统一又可协调的提升学生计划
7. 每个老师：不必去找书记拿科目开销。
8. 书记：督促自己小心每月更新和处理账目，因为老师们需要有关数据。
9. 书记：不必另外找些或打印或传送科目开销给老师们。
10. 
    

自动变色的时间表-改进版

早前和大家分享的自动变色时间表，在同样的变色时间表中，版主再次加上了一些改良功能：

1. 在输入了科目名称后，科目自动变色（这个是基本功了，只是目前做不到让用户可以自动调整或修改颜色的功能而已）
2. 在班级时间表右边，加上了可以输入老师名字后，让老师名字，在班级时间表中自动依据科目显示教师名字。（又节省了我们的眼力和时间了）
3. 在班级时间表下方，加上了可以依据班级时间表右方输入的科任老师名字的自动衔接和显示。（又节省了我们的眼力和时间了）

为什么要这样做？

        每每准备班级或个人时间表，个人最讨厌的就是，为什么就是不能接受一些编课系统如ASC的格式，非得要使用传统的格式不可的做法？我也不是痛恨传统的人，但我相信传统中一定有可以突破人力辖制的地方。

        于是，利用了一些学到的计算方程式，植入空格中，就是要看看会有什么变化。这样的改变带来了什么样的变化？

        但为了预防一些鸟人可能会问的：能节省多少眼力和打字次数啊之类的鸟话，特此作出了一些小演算：

传统的做法是在每一个班级时间表档案中：

1. 满满输入一次一个班级的一个星期时间表。（拿高年组当例子吧：50节课就是填写50个空位！）
2. 然后依据那50个空位中填写的科目，输入科任老师（又是50次！）
3. 最后对照并在下方的12到14个空格中，注明是什么科任老师（这里就是12到14次）
4. 在排除了教师个人姓名以及学校姓名或年份后，涉及的输入的输入次数为：50次科目 + 50次科任老师 + 14次输入 = 114次输入！！

突破性的做法是：

1. 先输入班级时间表右方的科任老师（15次输入）
2. 依据编排好的总表，输入科目（50次输入）
3. 结束

相比之下，两个工作方式，在改进和未改进之前，每个（拿高年组当例子的班级时间表演算）就相差了整整49次的输入。这还不包括自动变色，方便打印会对照科目数量的次数呢。

让我们再次回顾一下改变后的成果：

1. 每个班级12个科目自动变色的功能（不必手动调整）
2. 全校统一的科目颜色（哪一个年级都没问题，就是方便对照）
3. 每个班级少了49次的人工输入（试试中等学校，每年级1班一共6班的 294次的人工输入 + 时间 + 精神）
4. 再也不必逐个上下对照科任老师姓名人工输入。

有鉴于此，再次鼓励各位：

不要顽冥不灵，

不要墨守成规，

不要一成不变。

共享共勉以下每一种目前所见的时间表格式：

休息前4节课，休息后6节课的变色时间表

休息前5节课，休息后5节课的变色时间表

休息前6节课，休息后4节课的变色时间表

处理县里的活动数据

每个县都有不同的活动。每个活动都有要收集的数据。我们面对的挑战是，如何有效收集各种需要的数据呢？

        采用Google sheet让大家一起填写吗？小心出错的可能很大。因为大家或许不熟悉档案的结构和功能。采用谷歌表格吗？有时候表格看见的，却又不是全面的资料。

        在这里，编者和大家分享一个比较传统的方法：使用云端档案，个别的Google Sheet。这个做法，比较传统，但在某种程度上，却也相当保险。怎么说呢？

1. 顾及了大家不同学校的隐私。
2. 可以在档案中设置记录功能（每天电邮自动通知啦，不必逐个浏览的）
3. 每一所学校为每一所学校的档案和数据负全责。
4. 提供更好的技术援助。（任何需要帮忙的档案，直接开启即可处理）
5. 云端处理，无处不在。（虽然有点窒息，但还不错啦）
6. 善用网页，定位处理。不必牢记不同档案的版本。
7. 有效控制档案版本。不必担心不同的人在不同时间处理不同的事项。全部个别处理即可。
8. 方便数据大整合：在活动结束后，只需要将全部数据都拷贝粘贴起来，即可直接处理整体计算分析的工作了（方程式的话，拉下去就解决了啦，不必头痛的）
9. 可以将网页的内容，直接发送过去给校内网页使用。这样就可以简化校内处理的工作了。

实际部署的话，又是怎样的一回事呢？

1. 确认要收集的数据。
2. 确认表格的格式也页面。
3. 确认各种可以或需要计算的分析方程式。
4. 在谷歌硬盘中，开启一个文件夹。
5. 将档案保存在文件夹里面。
6. 复制文件，并恰当命名。
7. 将文件，与涉及的人共享。
8. 共享后，将表格链接，透过超文本处理，显示在部落格或网页中。
9. 将超文本链接，拷贝依序粘贴在对的文体中即可。

例子：

https://pk1sjkcku.blogspot.com/2023/09/20232024.html

自动变色的时间表？

自从县教育局在2022年，应教育部要求调整学校时间表，进而要求学校时间表采用不同的颜色标记各个科目，方便统计和检查是否有不符合教育部制定的条例（低年组1天不得超过4个科目，高年组可以6到8个科目），小弟在此和大家分享自动变色的时间表。

        点击自动变色的时间表即可直接make a copy成为己用。但要留意，目前分享的版本，是适合休息前面4节课，休息后6节课的学校使用。无论如何，请ICT老师稍微修改后，即可直接使用了。

自动变色的时间表使用的是Google Sheet中的conditional formating功能，设定了依据科目的名称，然后自动变色，在某种小小程度上，也减轻了我们副校长/帮忙编课的老师们的工作了。

        这自动变色的时间表，小弟也在后面，加上了代课总表以及分析功能，方便大家参阅。

小小分享。共勉。

休息前4节课，休息后6节课的变色时间表

休息前5节课，休息后5节课的变色时间表

休息前6节课，休息后4节课的变色时间表

什么叫做跨Drive的sheet连接(link up)

学校很多工作都采用云端处理了。在各种格式的表格中，其中一个最常见的就是Googel Sheet. 使用这个平台工作的其中一个好处就是，可以有效进行数据的统计和分析。当然，适当使用的话，也可以是采集数据的平台。

然而，很多时候，我们发现很多数据都是独立采集，未能结合起来或有效统计。就拿最近的例子：Penjaminan Kualiti的ABC表格来说好了。

在Penjaminan Kualiti事项中，有3份表格。根据一些到校的官员表示，A表格校长处理。B表格是副校长和Ketua Panitia处理，C表格则是每一个科任老师老师（包括了校长，副校长和Ketua Panitia处理）

这个理念，在其概念本身就有问题了。怎么说？

试想像，校长有没有教书？有。那么校长就拿着A和C表格了。

副校长们和KP们有没有教书？有。那么副校长们和KP们就拿着B和C表格了。

没有担任职位的老师们呢？（大型学校确实有这个现象），就只拿着C表格了。

对于大型学校，更好的分配是：校长拿着A表格，副校长和KP拿着B表格，科任教师们就拿着C表格即可。清清楚楚，没有重叠。这才是最理想的分配。但对于小型学校就是不可能的了，对微型华小，更是痛苦。然而，这个是政策和执行的问题，加上人为的疏忽或闪式以及资讯传递的遗漏（一层一层传递，难保信息不会cair.....）

政策问题，我们不谈了。但回到现实和前线，学校的情况就是：

校长拿着A和C表格，副校长们和KP们拿着B和C表格。每一个科任老师都拿着C表格。

在这样的情况下，我尤其想到，小型和微型学校教育工作者的艰辛。于是，灵机一想：

Q1:有没有办法将这些表格数码化？BPK提供的，目前都是PDF的版本。即便成功转换格式后，也是word的版本。要使用起来，十分不方便。

答：有。可行。但需要重新整理和设计排版。

Q2:若有办法数码化，应该使用什么平台？

答：与其使用Word，不如使用excel或sheet

Q3:有没有办法，将表格内容相同的部分，连接起来？

答：若是使用word的话，几乎不可能。但使用excel或sheet的话，可以测试。

Q4:有没有办法，将表格内重叠的部分，自动复制？
答：使用excel或sheet的话，应该没有问题。

Q5:有没有办法，将表格内可以自动话的部分（那个skala）自动显示？

答：使用word的话，几乎不可能。使用excel或sheet的conditional formatting应该可以。

        基于以上数个关键问题，于是就采用了Google Sheet来准备文件了。但，有个关键的问题就是：若采用excel线下处理的话，那还不是问题。我们之前也曾谈及excel在单机或local area network的设置可以轻松解决，可是google sheet是线上的档案，有没有可能将线上的档案，流动的档案，精确衔接起来呢？

        答案是肯定的。笔者本身多年思考和测试，可惜都是失败告终。但感谢上帝，今年2023（2023年11月9日）成功了。

        它的步骤相当简单，笔者稍加解释如下：

1. 先拷贝你想要衔接谷歌sheet档案，但在后面看见edit...的部分，全部删除。
2. 然后在你想植入衔接显示内容的格子/cell内，输入=importrange("粘贴你刚才拷贝的链接","要衔接过来的页面名称！要衔接过来的cell的名字"）
3. 例子如： =importrange("https://google.doc.xx123/","BM!B12")即可。

解说：

• 输入=的意思就是输入方程式的开端。
• importrange就是准备导入的范围
• （）是说明这个范围
• ""是说明这个档案或页面
• ，是分开档案和页面的标记
• ！是页面的标记

就例子说明的，就是衔接和导入某档案的BM页面中的B12格子的资料即可。

        这个发现，将让学校行政组有更大的能力，简化老师们日益复杂的工作了。

        于是，我们回到讨论penjaminan kualiti4P的例子中讨论 ：

跨drive的sheet衔接，可以：

1. 简化老师们重覆的输入。
2. 减少重覆的日期填写。（你看过了表格的设计了吗？）
3. 确保日期都是相对的。（因为可以精确衔接）
4. 减少老师们的工作负担=减少文书工作的时间=更好的备课和教课=更快乐的老师。

当然，别停留在知道而已。身为学校行政人员，为什么不想一想，究竟可以如何将这个概念和想法，运用在学校的运作中呢？

别苦了老师们。别以为当行政人员那么轻松。

别忘记，大家都要拿着表格填写的。