电邮标签实战心得

相信很多电邮用户和我以前一样，当接收到的电邮越来越多的时候，可能考虑分开使用不同的电邮处理不同的事情。

但这样的更换电邮户口以及电邮与电邮之间的不协调，有时会让人觉得很气馁的。

笔者推荐的技巧是：电邮标签或电邮归类。

笔者也是在去年开始学习使用电邮标签以及电邮归类的技巧。使用的方法简单有效，即便通过手机或流动装置也能够完成同步的电邮处理。

笔者目前使用在以下的工作：
学校通知/info sekolah 
SKPMG2 1/2018
SKPMG2 2/2018 (可能不执行)
SKPMG2 3/2018
PBPPP 1/2018
PBPPP 2/2018

使用步骤

1. 在处理这些文件上，笔者本身先在电邮内开启以上的标签或文件夹。
2. 然后将要传送给老师使用或填写的表格或档案附录在电邮内，并加上标签。
3. 之后将电邮储存云端，在时机成熟了就直接电邮给全校老师。（编按：若将全校老师的电邮归类的话，可以一次过发放电邮给全校所有老师而不是逐个输入电邮这么累人）
4. 老师收到的电邮里，是看不见发送人的标签的。
5. 老师处理好了表格，直接将表格回传给笔者。笔者依据标签，归类在电邮的文件夹内存档即可。
6. 在需要参考的时候，直接开启电邮文件夹参考并完成需要处理的事情。

备注：

• 若使用彩色标签的话，会更容易分类和处理。
• 电邮标签或分类有2个尚未能够解决的问题：一次过下载同类的电邮，一次过forward同类的电邮。谷歌尚未有答案。

试想想，这样的流程，是不是比我们在一步步梳理一大堆的电邮会更有效呢？

有疑问的话，欢迎提出来大家集思广益。笔者也是边学边做。

电邮标签/电邮分类

现今世界，少有工作是不使用电邮处理的。说真的，一天不看电邮的话，感觉可能会有少少失落。哈哈。希望你不会有同感就好。

今天和大家分享电邮标签，有人称为电邮分类。

和以往/一般的工作方式不同，这样的分类或标签是电脑化工作的其中一部分。以往的工作方式是依据文件的种类然后归类档案里面处理，但电邮或电子文件的处理，其实也是可以做到的。（我宁可处理电子邮件或电子文件也不会选择一般纸本文件了，除非需要长时间阅读的文件则迫不得已得打印慢慢品味）

电邮标签或电邮分类的好处：

1. 可以快捷将各种接收到的电邮标签然后加以归类
2. 可以专注在某一个电邮档案种类中专注完成需要完成的工作（和处理纸本档案的作业流程是一样的）
3. 可以通过手机或各种流动平台完成，并且是跨平台的。也就是说，任何时候都可以完成分类或标签接收到的电邮，稍后再跟进或处理。
4. 有系统处理所有电邮，方便在需要的时候直接调动需要的文件与档案传输或参考。
5. 长期计划：为个人或公司的未来做好准备，迎接电子作业流程。

点击以下链接观赏电邮标签/电邮分类的教导。（这个主持人不错啦）

https://www.youtube.com/watch?v=f1FhChWmCYc

平衡？调整？

就好比车子久不久得进行轮胎胎位调整、平衡一样，我们的工作也需要一些调整与平衡。
现在的工作量虽然比较多，在需要的时间却不断减少，所以唯一的解决方案只有2个。

1. 祈祷。这个是当然的。
2. 调整工作方式或工作的工具。

为何笔者十分坚持要有好的工具（例如电脑、打印机、网络线路），就是因为有了良好的工具，要处理吃力的事情似乎就事半功倍了。

举例，一部仅仅使用CELERON处理器的电脑，配上1GB的RAM，无论在执行电脑命令或开启网页的速度都会比较慢，要是好像笔者这些重工业的（有时候使用1个EXCEL但是却需要使用当中的约500个计算次数的话），同时需要完成电邮归类以及打印PDF文件存档的话，真的很痛苦。

当中，笔者也发现，不是所有的USB埠口都是一样的。要是外挂硬盘衔接一个有问题的埠口，你可能会误会认为电脑有问题，但其实是埠口有问题。埠口就是电脑衔接器材的地点，英语称为port.

说真的，目前使用的Syncback的软件操作真的很简单。将适当的软件以及硬件安顿在办公场所里，让电脑取代部分需要人力处理的工作，你就能够节省不少时间了。

举例1：
笔者喜欢使用SYNCBACK软件每日自动备份/同步一份全校最新的班级名单。在放学回家前，只要将软件自动同步过来的档案直接抄录在优盘带回家就好了。

举例2：
目前要进行的PBPPP以及KBAT的问卷，要是根据PBPPP的工作流程，一年要进行两次。那么在分配KBAT问卷方面，（由于没有声明要进行的次数，以及在年初完全没有任何消息，但为了避免在年终要处理才建议提前执行）是可以直接和PBPPP的工作协调、平衡起来的。

也就是说，如果老师A是X副校长评估PBBBB，那么KBAT问卷也由X副校长视察就好。这样的调整不是很困难，只是需要时间去梳理这样的想法。

说真的，如果我们不断埋头苦干，最后只是苦干，没有什么真正的效益。下一回，笔者将和大家分享标签电邮的好处以及实际作业流程拭目以待。