当上学校行政管理之后，最头痛的，不仅仅是各种文书工作，还要顾及各种没完没了的数据采集工作。因此，如何采集数据工作，是每一所学校行政管理层要留意的。 数据的采集，一方面要顾及数据的来源，一方面也顾及是否方便提供数据的一方（通常是负责个案老师们啦）。还有一方面就是数据采集之后的分析和统计了。
笔者提供数个通常要采集的数据举例，让让大家稍微了解一般上要采集的数据种类（不代表每一所学校都需要采集的啦，大家先不要慌张）
- 教学视察结果SKS Std.4表格
- IPPKBAT的表格输入和数据
- 在Penjaminan Kualiti PBD中的ABC表格
- 老师们的出席率（其实都已清楚记录在eoperasi了，不知道那些县教育局官员为何还要另外记录呢？）
- 学生出席率（其实也清楚记录在APDM了，为何还要另外记录和分析呢？）
- 课外活动各种学会、体育、制服团体的人数、性别、种族的分析
- 学校运动队伍的人数和性别分析
- 学校运动会的赛项赛绩（这个目前没有多少学校有进行的啦）
- 学校教具借用记录
- 学校设施使用记录（各种特别课室的使用率）
Well, 当然，这个举例并不是全面的概括，但让大家看见，确实有很多需要采集的数据。因此，如何采集、处理、统计和分析数据，将会是每一所学校行政管理要面对的挑战之一。
笔者认为，任何数据的采集，必须，是的，是必须留意采集的来源以及采集的方法。若采集的来源是家长或学生监护人，采集的界面必须是最简单的，要求的事项是最简洁的。
若采集的来源是老师的话，采集的方法要多加留意，让老师们不必局限在学校中工作而已，让老师们拥有和外界人士同样的便利，让老师们拥有突破在学校工作的便利，将是老师们工作的最大便利。
若采集的资源是来自学生的话，采集的方法就和来自学生家长或监护人一样了。
采集了若干数据后，要如何统计和分析呢？
倘若使用谷歌表格的话，统计和分析的工作都是在提交回馈后一并完成的。但有时候，一些资料，并不能透过谷歌表格提交的。试问，这样的话，要如何做到数据的统计和分析呢？
笔者建议使用sheet的链接功能。
任何数据的采集，必须采用某种方法处理。倘若使用谷歌表格的话，同样也可以透过google sheet显示出来。若非使用谷歌表格的话，使用谷歌sheet采集的话，当中采集的数据，必须有能力汇集、然后才能进行统计。
笔者希望的就是：将这些采集的数据，全部汇集起来之后，然后进行统计，那就是最好不过的了。
举例：
某校行政进行了各老师的视察教学，也填写了Standard 4的电子表格。这些个别的电子表格中的数据（在设计上，是一个老师一个档案，一个档案足够使用一整个学年的了）必须在该档案中其中一页显示出来，这样才可以看见该名老师在该学年中，任何的进展或需要改善的方面，对吗？但这也是仅仅显示一个老师的数据而已。
然而，要是我们将每一个老师的个别数据，连接到一个汇集全校老师的档案或页面中（是的，试想像，每完成一个老师的视察后，每填写一份电子表格后的自动汇集的情况），这将会是很不一样的工作方式：
- 行政管理填写全校40个老师第一次的视察教学表格。
- 40个老师的视察结果，就自动汇集在一个在设计上，汇集了该学年的X次视察教学结果的表格中。
- 行政管理或负责组长，可以参阅该数据，进而完成会议记录需要的报告或数据。
- 重覆完成该学年的视察工作，所有数据自动汇集统计分析。
- 学年结束后，打印成为电子档案还是纸本档案后，即可清洗每一个老师的档案，准备来年备用。
笔者再举例：
在那让人痛恨的penjaminan kualiti pbd中，有三份很头痛的表格。分别成为ABC的表格。A表格时校长处理，B表格是科目主任处理，C表格是科任老师处理。
但校长和副校长，即使用A表格，也使用C表格，因为他们即是行政管理层，也是科任老师。所以每个行政管理层就有2张表格需要处理。（别忘记每个科目都有2张张表格，每张表格中还有无数项目要填写）
接下来，我们看看科目主任要负责的B表格。每个科目主任要依据所管理的科目（1个科目1份B表格），以及依据所教导的科目填写1份C表格。换句话说，要是一个科目的主任，仅仅管理一个科目的话，就要填写1份B表格，以及他/她担任的其他科目的C表格。举例：若A老师是A科目的主任，但A老师又教导3个科目的话，那么A老师需要填写1份A科目的B表格，以及3个科目的C表格。A老师就因此需要填写1份B表格，以及3份C表格。加起来一共是4份表格中的无数项内容了。
再来，我们看看单单教课的C表格。若B老师是没有任何管理科目的职位，仅仅是科任老师的话，那么B老师就需要依据本身所教导的科目的数量，填写若干数量的C表格了。举例：B老师教导5个班级的5个不同的科目，那么B老师就需要填写5份C表格
这样的情况中，大家先别觉得好笑，因为在大型学校，这个情况是很可能存在的。
试想像，这么多的数据，这么多的表格，试问要如何采集，要如何统计，要如何分析，试问学校管理层要如何了解每一个科目或老师们的进度呢？
所以，笔者个人十分推荐：善用Google Sheet中的链接功能，将这三份表格都衔接起来，然后让老师们的工作轻松一些。它的运作方式说明如下：
- 学校管理层专心跟进A表格的资料处理就好。A表格将会是汇集全校科目的B表格所提供的数据。
- 科目主任也是管理1到2个科目。科目主任专心处理B表格就好了，任何科目的活动或编排，都是科目主任在B表格中填写即可。B表格中填写的日期资料，将会传送到A表格和C表格中。（若是手写处理表格的话，小型学校的话，科目主任也要管理好自己的C表格，确实有点头痛。）
- 科任老师就专心处理各自的科目C表格就好（其实也只是填写所教导的班级，以及老师自己的一些个人资料如姓名而已）。其他日期等资料，将会自动从B表格自动传送过来。
在运作上，大家会发现到，先将B表格设置好，再设置和衔接C表格以及A表格，那么大部分的数据就会自动传送过来。科目主任也可以因为不再需要兼顾自己的C表格，而可以更专注处理好B表格即可。
在行政管理上，就好像文章开头说的，很多程度上，都需要采集、统计和分析数据。因此，何不花心思在架构各种更好，更有效的数据采集、统计和分析的工作上，让大家（特别是前线的老师们）的生活更美好呢？
后记：
笔者明白很多学校管理层基于担心不被官员接受这样的做法而选择了传统的手写方法。但在科技年代，要是遇见不合理的官员，唯一的出路和改变，就是透过参加不同的科研活动，提高知名度，引起教育部高层的了解，从上传下达的脚步出发。
这个改变，虽然不是很容易，但旨在大大减轻老师们的工作。所以笔者打算将这个想法（其实也已在笔者学校实行）付诸行动，参加2024年的inovasi活动。希望小小努力，可以引发更好的改变，让老师的工作，获得更好的改变，改变更多学校的管理层的眼光和看法。
感谢神可以和大家共享
祝福大家圣诞节健康
