在线版的ASC时间表系统

 

ASC时间表使用说明（华语版）

资源中心的数据分析？

续《资源中心借阅系统-完结篇》后，富有好奇心的人，开始询问，资源中心究竟有什么数据可以加以分析呢？下面给大家解答一些可以分析的数据样本啦。

1. 谁借阅最多/最少书本？
2. 资源中心的每日、每星期、每月、每半年、每年的人流量如何？
3. 获得最多/最少借阅的书籍是什么？
4. 依据年份、月份的借阅书籍种类与分析
5. 男女用户的借阅以及借阅种类的分析
6. 个人的借阅历程（1到6年级的话，1个孩子的每星期借阅习惯改变）
7. 到访人数与借阅比例对比

至于一些没有意义的数据，就不建议处理了：

1. 借阅最多的班级：人数多的班级，借阅率一般都更高，这样的比较，是不公平的。

看见各种可以分析的数据了吗？

资源中心借阅系统-完结篇

        前面两篇（《资源中心系统-前言 （资源中心有窘境吗？）》，《资源中心系统-中篇-谈流程》），我们讨论过了资源中心系统的需要和流程的改变。今天我们来讨论究竟要如何设计这样的系统，造福资源中心老师、改变资源中心管理员（学生）的角色（不再只是低头扫描登记借阅书本而已）、以及让学生本身、师长、管理员“看见”资源中心里的各种数据。

        这系统的构造，非常简单。下面，我将逐步解说。我会使用谷歌表格加上编号，以及相对的使用Google Sheet加上一些说明，方便大家“看见”系统设计的背后与运作情况。举凡有谷歌表格的，就是学生/用户会看见的界面；而仅有Google Sheet的，则是后台的页面与运作。

备注：谷歌表格和Google Sheet都是可以点击检查测试的实际链接哦，尽管点击测试吧。

1. 谷歌表格1/ Google Sheet 1：记录资源中心人流量。谷歌表格可以自行完成统计，然后在提交后直接显示的。
2. Google Sheet 2: 依据年份，记录所有学校的学生和老师资料。为什么记录起来呢，因为要更新谷歌表格2，那就是用户使用的借书/还书表格点选项。
3. 谷歌表格2Google Sheet 3: 记录资源中心各种藏书的数据如ISBN编号、作者、出版商、出版年份、页面、精装版还是纸装版、价钱、数量等。这一页，也是为后面的分析功能做好准备的。
4. 谷歌表格3/Google Sheet 4：借阅或还书表格。这表格，将记录学生到资源中心的目的，是为了借书还是还书，只记录班级、姓名、借阅或归还的书本的ISBN，以及书本的状态。
5. Google Sheet 5：各种数据的分析。

所以，基本上，资源中心系统就是：3张谷歌表格，5页Google Sheet。我们进一步讲解各页面的一些功能或要采集的数据。

谷歌表格1/ Google Sheet 1:

1. 功能：记录到来的班级、人数。仅此而已。
2. 表格格式：Drop Down，以及人手输入。
3. 建议执行人：班长或副班长或带领老师。
4. 显示方式：学生看见谷歌表格，但也以Google Sheet显示在档案第一页中。
5. 工作方式：前台，学生必须和它交流互动的。
6. 需要资源中心老师每天开启和关闭的表格。
7. 更新次数：学校没有增删班级的话，完全不必更新了。
8. 更新之后：更新谷歌表格1的班级选项即可。

Google Sheet 2:

1. 功能：依据年份，记录各班级的学生中英文姓名、性别、种族（基本上是从班级名单直接拷贝粘贴即可）
2. 这页也是要更新谷歌表格2（借阅或归还表格）的学生班级和名字 Dropdown选项。
3. 这页方便资源中心老师随时增删新生或转校学生数据。
4. 显示方式：Google Sheet
5. 工作方式：后台
6. 完全不需要资源中心老师每天开启和关闭。
7. 更新次数：除非有新生前来或学生转校离开，否则每年更新1次。
8. 更新之后：更新在借书还书表格中的用户名单即可。

谷歌表格2Google Sheet 3:

1. 功能：记录资源中心书目资料。
2. 显示形式：谷歌表格或Google Sheet
3. 工作方式：前台或后台
4. 若要让多人同时处理新书记录的工作，建议采用谷歌表格界面。若尚可应付，建议采用后台处理即可。
5. 不需要资源中心老师每天开启和关闭的表格。
6. 记录：ISBN编号、书本名称、出版社、出版年份、价钱、来自（添购、捐赠）、数量（方便统计价值）等任何资料。
7. 云端方式显示，资源中心老师或学生，可以随时更新=提高新书上架时间。
8. 最大优点：可多人同时处理（表格会自动记录多人同时提交的数据和资料）、大大缩短记录新书所需的时间。
9. 更新次数：随时。
10. 更新之后：更新在借书还书表格ISBN编号选项名单即可。

谷歌表格3/Google Sheet 4:

1. 功能：记录借书与还书事项。
2. 显示形式：谷歌表格
3. 工作方式：前台
4. 资源中心老师每天开启和关闭表格。
5. 记录：借书还是还书、班级、姓名、性别、种族、书籍ISBN号码、书籍状态。其中，性别、种族不是必要的资料。
6. 建议置放书本状态是要培养学生对借阅或归还书籍的一种态度培养。
7. 表格流程非常简单，最基本/简单的流程为：目的 （借书还是还书）> 输入姓名 > 输入书本ISBN > 输入书本状态 > 提交即可
8. 更新项目：学生名单、书籍ISBN选项。

Google Sheet 5:

资源中心，顾名思义，就是汇集各种资源（书籍、非书籍等资源）所在之地，当中的借阅系统，必须要有的功能如下：

1. 可以随时增删学生、更新学生名字、编号。
2. 可以随时增删资源中心的书目等资料。
3. 可以依据学生编号或姓名，显示个人借阅书目或数量以及期限。
4. 可以依据书目编号或其他资料，显示借阅数量。
5. 可以随时更新非书籍等资源的记录（例如网页浏览史、用户登入次数等）
6. 可以依据借阅日期以及规划日期，显示借阅的书目停留日子或时间（方便进行受欢迎程度的分析-越受欢迎的书目，借阅率和逗留期限则越长久）

要更简洁了解这些页面的功能，可以点击《资源中心流程与系统页面功能表》

至于如何让这借阅系统上架给用户使用，方法也十分简单：

1. 设置好、测试好的借阅系统，可在学校网页、部落格、Site后谷歌课室中植入链接。
2. 资源中心老师开启和关闭表格，都在手机或电脑处理。其他地点的谷歌表格会应声关闭或开启备用的。

就现有的科技，要做到应该不难。即便简单的Google Sheet或许都可以完成大部分的分析和更新工作。至于统计借阅期限，应该也不会太难。

        有兴趣研发的话，欢迎开始。

后记：

其实，这些Google Sheet的数据，是可以透过App Script完成自动更新和衔接的。但由于我们尝试将不同的谷歌表格、sheet结合在一个档案中，所以没有尝试如此。有兴趣阅览使用App Script的朋友，点击浏览即可。

资源中心系统-中篇-谈流程

续上篇 《资源中心系统-前言》所言，今天我们尝试深入研究各种在资源中心发生的事情的流程。

每一所学校的孩子或老师，前去或离开资源中心前后都有一定的流程，这是每一个老师或学生需要遵守的，也是学校提供社会化体验的一个模式。

        今天，我们就将流程，依据顺序，逐项编写出来。看看怎样协助设计更好的资源中心系统，来，我们就从前去资源中心开始吧。一般上都是这样的：

1. 学生列队抵达资源中心。老师或班长记录日期，班级和人数在记录簿中（但这也不是每一所学校的必要步骤）。
2. 资源中心老师或资源中心管理员派发学生个人的资源中心卡给学生。
3. 学生拿着借阅卡准备归还借阅的图书。
4. 资源中心管理员扫描学生卡（确认是学生的，先登记在系统中），再扫描学生归还的书本（登记在系统中为归还，进而检查是否逾期或需要罚款之类的）。
5. 学生领着自己的借阅卡，离开柜台，浏览要借阅的书籍。
6. 学生回去柜台，递上借阅卡。
7. 资源中心管理员扫描借阅卡（登记系统中有学生要借书了），然后扫描学生要借阅的书本（记录在系统中有书本被借出去了，库存少了一本）。收下学生借阅卡（一般都不让学生带回家的，一张借阅卡可使用6年呢，每年依据班级名单更新整理即可）。
8. 学生列队，然后离开。

以上是常见的情况。以上传统的使用资源中心的流程，产生了以下问题：

1. 人手填写的到访记录，影响了人流自动统计。这是时间和人力资源的浪费，理应可自动化处理。
2. 资源中心管理员（也是学生）自由阅览书本减少了。别以为资源中心管理员就能随时前去资源中心。没有多少学校有这样的便利。老师们见到的话，第一句话就是：你在这里做什么，对不对？除非，资源中心老师另做安排，那也另当别论。
3. 在柜台的电脑，一般也是安装借阅/归还系统的电脑，里面的数据，到最后也是要整合的。除非系统有能力在一部主机内，然后透过两个或更多的荧幕，接收扫描处理借阅或归还程序。换句话说，柜台的电脑是借阅或归还的关键。但更头痛的是，这些数据，最后又是资源中心老师整合吗？还是要求助电脑公司技术人员前来（=费时费钱）呢？
4. 资源中心老师忙着监管资源中心管理员，生怕学生出错，无法顺利完成。换句话说，要替换资源中心老师，新人需费时熟悉借阅系统。因为无法降低使用门槛，给承接的时间的影响，理应减到最低。
5. 无法看见学生借阅的记录：系统都是安装在资源中心，要看见记录，就得前去资源中心。资源中心老师缺席=什么都没有。
6. 资源中心系统，一般有独自的储存书目资料功能。主要是将书目资料储存起来，但因为软件是电脑公司的，资源中心老师变成了电脑公司的资料输入员，资源中心老师也因为软件的限制，被困在资源中心内，成为孤独的灵魂。
7. 外人无法看见：如果我是父母，我无法看见孩子曾借阅的书籍。如果我是管理层，我无法看见资源中心的库存或数据。如果我是负责官员，我也必须要亲自到现场才知道发生什么事情。这不是云端时代应该出现的现象。

要是，有这样的转变呢？

1. 教师每天早上到校后，开启资源中心借阅表格备用（手机开启都可以啦）
2. 老师带领/学生自己前去也好，在表格中填写日期（其实日期可免啦，自动记录就好）和人数，然后进入资源中心。
3. 学生坐电脑、平板、手机面前。
4. 资源中心管理员1和2协助启用借阅/还书系统表格。
5. 学生输入目的（借书/还书），扫描或点选或输入班级、名字、性别种族，以及书的状态（要确认书本借用或归还的状态），提交表格。
6. 学生将归还的书本放在指定书架上。资源中心管理员2和3检查归还的书籍是否需要休整。若需要修整，另外安放。若不需要修整，准备归还书架，方便下一人借阅。
7. 学生离开，继续浏览。
8. 学生找到要借阅的书本。
9. 在电脑、平板或手机面前，资源中心管理员协助或监督下，完成填写表格（扫描、点选或输入班级、姓名、性别、种族，借阅书本的ISBN编号）
10. 学生可离开或准备列队或可以开始处理阅读报告了

这样的流程转变，带来了什么好处？

1. 表格可以随时关闭和开启。放学后就关闭，解决校外人士的困扰。到校就开启备用。
2. 自动化的人流的记录和统计。一部平板或老旧电脑+网络就解决了。（没有网络的话，一个简单的EXCEL档案就好）
3. 想借阅或归还书籍的学生，亲身体会到借阅和归还书籍的过程的体验。在表格中的设计：书本状态，也考验学生品格与责任感（因为都会被资源中心管理员3和4查到啊）
4. 资源中心管理员不再只是低头扫描输入而已。彼此有更好的互动，指导。
5. 每个班级就有好几个资源中心管理员了。然而，即便是SKM，也不是问题，因为系统设计以简化以及可以个人处理为主，所以完全不是问题。
6. 资源中心老师有更多时间可以进行活动，例如介绍新书、解答疑问，或者进行师生互动等。
7. 所有的借阅和归还数据，因为是云端处理。换句话说，资源中心老师再也不必被困在资源中心了。
8. 资源中心老师或资源中心管理员，可以在系统的后台，继续更新书目列表，不必因为系统在登记借书或还书而暂停。

然而，任何有经验的资源中心老师，都会提醒：上面谈的，仅仅是学生列队前来和离开资源中心的流程。还有接收书本的准备工作呢？嘿嘿，当然，让我们来看看接收书本后的一般流程，然后再看看改变后的流程吧：

1. 接收书本。
2. 分类后粘上贴纸，或粘上贴纸后分类。
3. 包装书本。（可多人同时或不同时进行）
4. 将书本资料：ISBN编号、出版社、出版年份、页数、源自（添购还是捐赠等）输入管理系统中。
5. 资源中心管理员（学生）帮忙上架，准备让学生借阅。

这流程，传统的方式就是：资源中心老师或资源中心管理员（学生）都被绑住在资源中心处理。而且，要命的是：很多时候系统并不允许在多部电脑同时运行。也就是说，新书上架的速度，取决于：新书输入的速度。

        那系统的建议是怎样的呢？让我们来看看：

1. 接收书本。
2. 分类后粘贴贴纸或粘贴贴纸后分类（贴纸的功能一般是能不能借阅的主要提醒而已啦）
3. 包装书本。（可多人同时或不同时进行）
4. 在云端版（后台中）单独或多人输入书本资料ISBN编号、出版社、出版年份、页数、源自（添购还是捐赠等）等资料。（若要学生帮忙输入资料，建议准备谷歌表格界面）
5. 将整理好的ISBN编号，更新在借阅表格的谷歌编号中即可。
6. 资源中心管理员准备上架，供学生借阅。

这改变，最大的便利在于：资源中心老师和资源中心管理员，都可在不同地点，不同电脑，不同器材上，直接更新资源中心的书目资料。每一个人所作的每一个动作，都自动记录在谷歌表格/ Google Sheet中，简化了很多的记录和跟进工作。

        换句话说，资源中中心管理员有了甜头（可以将新书带回去看看或整理=提升成就或满足感），资源中心老师不必被困在资源中心而与办公室老师脱节。（谁不喜欢偶尔聊聊八卦，开心一下呢？）但更重要的是，新书上架的时间将可以大大缩短，完成输入前后，唯一要处理的就是资源中心管理员的培训：能不能正确把书上架在对的地方方便学生借阅。

想透过视觉化了解流程与改变的对比？点击这里即可浏览《资源中心流程与系统页面功能表》

看见了流程的改变，那这系统究竟是怎么一回事呢？

我们留到下一遍，也是最后一篇才来讨论好了。

资源中心系统-前言 （资源中心有窘境吗？）

基本上，资源中心使用的系统，要有（但不局限于）以下功能：

1. 进出资源中心的各种器材或资源如：书本、投影仪、电脑、家具、打印机等各项资源。
2. 学生/用户的名单（年份、班级，中英文姓名、性别、种族）。
3. 进出资源中心的人流量（日期、班级、人数，必要的话，甚至要放带领老师）。
4. 所有的书目资料（ISBN号码、书名、出版商、出版年份、分量、价钱、来自、封面种类、页数）
5. 借阅或归还的数据如：班级、借阅或还书人中英文姓名、借阅的书本ISBN号码、借阅或归还时候的书本状态（要建立有责任的公民嘛）
6. 各种分析如：学生个人历年借阅表、班级总借阅书目、目前藏书价值、目前藏书数量、历年的每月人流、各种藏书库存数量

在这里，目前想到的窘境是：

1. 很多资源中心仰赖电脑公司提供的资源中心管理系统。这是要付费的。一般是每月付还的。少有买断的管理系统，因为卖断后，就没有更新和服务了。但深入思考，上一次的系统升级，是在什么时候了呢？
2. 每月付费的价格不菲。若改变成功，将那笔费用（购买扫描仪、打印机、墨匣子、条形码贴纸）都节省起来，直接用在建设资源中心，不是更好吗？
3. 很多资源中心负责老师被迫在资源中心处理登记书籍的工作。不是每一所学校的资源中心都有冷气设备，也不是每一所学校有足够空间让资源中心老师可以一整天在资源中心的。同样的，也有很多学校老师回馈，常常看不见资源中心老师啊，无意中，让资源中心老师成为了孤独的灵魂。
4. 在准备让新书上架前，还有不少工作的：输入在借阅系统中、生成条形码、打印条形码、粘贴条形码。购买器材是一回事，但生成、打印、粘贴的工作，都影响了新书上架的时间。
5. 很多资源中心老师，因为系统绑定/安装在资源中心的电脑，无法带回家或在教务处处理，被迫在资源中心度日如年。这个窘境带来的最大影响就是：新书上架的时间非常缓慢，给老师和学生都带来压力。
6. 有学生回馈表示大部分时间都在排队等借书和还书而已。一些学校学生回馈，仅仅拿了书本 > 等回到班上后把再借阅的书本资料 > 写在纸条上 > 交由科任或班主任 > 交还资源中心老师填写。这个流程，看见都累，也实在辛苦了班主任和资源中心老师（资源中心管理员要来做什么的呢？进入扫扫地而已？）若大部分的时间浪费在排队，那就很不值得了。
7. 学校遴选的资源中心管理员，没能发挥更好的效应。每每到了资源中心，资源中心管理员，会启用借阅/归还系统，然后找出学生的借阅卡，扫描后再扫描借阅或归还。一般的借阅系统，安装在一部电脑的话，试问是不是又要结合数据，这样累人的工作，谁要做呢？ 要是当资源中心管理员的学生都觉得没有挑战或无聊，哪来的满足感呢？
8. 改革的契机在于：市面上会因为视窗10停止更新而或许出现多部老旧电脑的（点击阅览相关新闻），这些电脑，因为各种因素（处理器必须是至少第八代）而未能安装视窗11，但仍然可以正常上网的（继续使用视窗10或其他运作系统，只要能上网即可）设置更多方便学生借阅或归还图书的小站。
9. 目前的资源中心管理系统，少有能让学校管理层，或教师或家长，甚至是学生自己看见借阅史。开放式的系统，就能大大改善这样的问题了。

今天暂时讨论到这里。下一章，我们尝试深入研究和对比资源中心中各种事情（人流、借书、还书、人力资源）的流程对比。

耶稣爱你也爱我

共勉

各种系统的汇集

随手赞来的，每一所学校可以考虑研发启用的的系统/档案有：

1. 教师名单（也是要管理的啊）
2. 学校PBD委任信系统
3. 学校课外活动顾问老师系统
4. 采集全校班长、组长名单/记录（记录PAJSK系统中）
5. 采集全校资源中心用户名单/记录（方便建立资源中心借书还书系统）
6. 采集课外活动成就名单/记录（记录PAJSK系统、建立学校成就记录）
7. 全校运动队伍（俗称色队的）名单/记录
8. 历年班级名单（也是要管理）
9. 学校AJK系统
10. 学校教师出席记录系统
11. 学生课外活动数据系统
12. 学生课外活动出席记录系统
13. 学生借阅书本记录（资源中心使用）

学校管理层最大的挑战，就是如何汇集这些系统，简化学校老师的使用。

这个，最简单的方法就是：

借用学校的网页、跳板、部落格或SITE。

但，更关键的是：系统的建设，必须是从基层（档案本身）开始。而档案的设计，必须以系统为终结而设计。两者互相配合，一气呵成。（生物学中的：细胞 > 器官 > 系统）

远大的开始， 始于眼前的档案。

千里之行、始于足下。忽然明白古人的智慧。

共勉。

感谢上帝，提供了很好的灵感可以和大家分享这个想法

各种依据年份的记录

 续上一篇文章《一种突破-学校AJK的处理》中的延伸思考，今天我们稍微了解，可以创建那些依据年份的记录，方便学校永续经营各种记录。

1. 创建依据年份，采集全校各年级的班长名单
2. 创建依据年份，采集全校的资源中心管理员
3. 创建依据年份，采集全校的课外活动表现记录
4. 创建依据年份，模范生名单？

这些记录都不难以创建，只是，如何有效管理更新，那才是挑战。我们逐项讨论：

创建依据年份，采集全校XXXX名单：

1. 档案必须是在线、云端的。建议使用Google Sheet创建。
2. 每个Google Sheet档案里面有不同的页面 (sheet)。这样能节省老师们前去不同的档案，也简化管理的工作。
3. 第一栏 (Column)是年份。
4. 第二栏是班级。
5. 第三栏是中文姓名（华校嘛）
6. 第四栏是国语姓名
7. 第五栏是学生性别
8. 第六栏是学生种族（如果名单有，直接使用。如果名单没有，不必勉强，可有可无的。）
9. 每个页面（sheet）依据不同情况进行适当的调整标题需要。

好处：

1. 云端处理：方便随时更新。弹性处理。
2. 可以嵌入学校网页、跳板、部落格、SITE中。
3. 简化老师们要前去的页面（1个Google Sheet档案即可完成班长名单、资源中心管理员名单、巡查员名单、同侪辅导员名单、课外活动成就名单）。可以点击谷歌表格样本参考整合版的名单采集样本了解。
4. 名单可以依据年份显示和处理。
5. 在整理模范生候选人履历时，尤其方便整理。
6. 提供学生在校至少6年的生活轨道记录。

成败关键：

1. 学校老师知道怎么做吗？破坏王的出现，将破坏现有的努力。
2. 学校老师知道在哪里做吗？
3. 管理层有提供长远方向吗？
4. 新老师前来，旧老师离开的共享处理如何？

大家看见了新的方向吗？

延伸思考：

1. 需要将参加各种校内比赛的学生也记录下来吗？未必拿奖，但也有记录在校生活轨迹啊。当然，全校都参与的活动（例如爱国绘画填色比赛就免谈啦）
2. 创建依据年份，记录老师外出的记录吗？

为什么呢？

老师们也是要提交名单的啊。何不直接将各种赛事的名单，都汇集在一起？无论有没有得奖，都是一种认可和记录啊。

        此外，创建有效记录老师外出的记录表，可以随时依据老师名字，找出老师曾参加的课程、工作坊、培训、活动。

        当然，这些都是后勤支援的工作。只是，是不是多余的工作呢？

        教师外出，记录在日历中，是方便每天编排带课表。当然，也可以从日历中，查找教师外出的资料。

后记：

        忽然，有个更大的野心：有没有办法，结合教师外出的日历、会议摘要链接、以及依据教师名字列出的系统？哈哈哈

一种突破-学校AJK的处理

一直以来，学校行政/管理层编排学校各种AJK的时候，面对的，不是重覆输入老师名字，就是无法自动化、简化的显示。

        今天，和大家分享一个简单的演示样本。

链接：

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1BKLFLBiHx0Du5pPSvNzvquyCTWydHY9Vt29QLPpl1lc/edit?usp=sharing

优点：

1. 看见学校每一个工委表。
2. 看见每一个老师的工作分配。
3. 云端处理，透明处理显示。
4. 可直接嵌入学校跳板作为每年记录。
5. 可修改为召开各种会议的通知信（是的，很不可思议的，居然还有这样的奇怪做法，其实直接打印会议信件，然后在教师名单上，修改标题就直接完成了）
6. 可以依据年份进行适当的修改。

延伸思考：

1. 能不能创建：依据年份，采集全校各年级的班长名单？（PAJSK记录奖励啊）
2. 能不能创建：依据年份，采集全校的资源中心管理员？（同样为了PAJSK记录）
3. 能不能创建：依据年份，采集全校的课外活动表现记录？

家长同意书的处理

        学校常年有各种活动，教师或需要带学生外出参与。参与活动前，教师有责任获取学生家长同意书。

        不同的学校，处理的方法或许不同。下面给大家几个建议：

1. 网络顺利的学校：将家长同意书，设置好在学校网页、部落格、跳板中。方便任何老师随时提取。
2. 网络不顺畅的学校：影印好家长同意书，安顿在指定地点，方便教师随时提取填写。这工作可交由办公室助理帮忙，减轻行政组的工作。

不同的校情，就有不同的处理方法，但目的都是一样的：必须尽可能简化教师的工作负担。因为：行政组致力减轻、简化教师工作负担=减轻自己的工作负担。

        怎么说呢？

        教师随时可以获得家长同意书=教师可以自行处理，不必和行政组接洽=下放权利=提高教师自主权=提高学校归属感=整体校风的塑造=简化教师工作=减轻教师心理和思想负担（知道怎么做，知道哪里获取资源）。

        至于担心会不会有人滥用学校家长同意书，这个问题，可以在家长同意书上，暂时留空校长、副校长签名盖章。

        这样，即使拥有家长同意书，也不等同学校赞同参与。直接避开家长同意书被滥用的情况。

共勉。

上帝爱你也爱我

课外活动顾问老师委任信

早前与大家分享的《Surat Lantikan PBD 系统》一文，有提及，这简化的委任信系统，可以有效大大简化行政/管理层准备委任信。现在，话不多说，直接与大家分享课外活动顾问老师委任信系统。使用方法大同小异。

1. 在第一页，输入老师名字、职位与课外活动单位。
2. 第二页，左上方，筛选老师名字即可。
3. 第二页，更新学校名称、学年年份、校长名字。
4. 每一个老师可拥有最多6项课外活动单位与职位委任。

点击浏览课外活动顾问老师委任信系统 Sistem Surat Lantikan Penasihat Koko

File > Make a copy即可拥有。

变化而更新--举一反三

变化而更新：

续之前和大家分享的《SURAT LANTIKAN PBD系统》，在9月21日凌晨，有了不一样的灵感：

同样档案，如果有需要，

稍微修改委任信内容或格式，即可变成：

1. 家协理事委任信
2. 班主任委任信
3. 课外活动顾问老师委任信
4. 学校里各种AJK委任信
5. 社团里的委任信
6. 班长副班长委任信
7. 巡查员委任信
8. 班委委任信 （组长，卫生组长等）
9. 资源中心管理员委任信
10. 课外活动学生职务委任信

再也不必mail merge了😊

灵感源自：《圣经》罗马书 12:2 不要效法这个世界，只要心意更新而变化，叫你们察验何为　神的善良、纯全、可喜悦的旨意。

SURAT LANTIKAN PBD系统

        每一年，为了那没完没了的委任信，特别是PBD，都花费我们不少心思和时间。今天，终于找到更好的方法和大家分享了。
        这档案，结构非常简单。只有2页。

• 第一页：输入/粘贴教师姓名。输入教师教导的科目。
• 第二页：更新学年年份，更新校长姓名。

        完成第一页的输入后，即可在第二页，左上方，直接在箭头点选教师姓名，所有教导的科目，将会依据年级，自动显示在空格中。

为什么这样的设计呢？

1. 采用mail merge的话，必须采用2个软件： MS EXCEL和MS WORD，使用起来，不是很方便。因为要处理1个文件夹，2个档案，2个软件。这样的话，1个档案，完成1个工作：准备为委任信。
2. 这个设计可以改变成为：课外活动顾问老师委任信系统。将档案Make a copy后，第一页，将内容改变成为课外活动单位，第二页面稍微修改，即可直接成为课外活动顾问老师委任信系统啦。

好处：

1. 云端处理。
2. 解决mail merge的不足以及软件管理的麻烦。
3. 脱离 mail merge中数目字的问题（你曾处理就知道数目字的处理，不是每一次都精确的）

坏处：

1. 需要逐项输入。但若干年后，或许有更好的方法，可以直接粘贴全部事项在内。
2. 需要逐个老师打印。

点击浏览SISTEM SURAT LANTIKAN PBD样本试玩 (File > make a copy即可使用)

想知道这样本，还可以演变成为什么吗？

点击：《变化而更新--举一反三》

想知道使用mail merge有多头痛，欢迎点击 《如何打印邮件整合MAIL MERGE的文件》

2026教职员出席记录-大幅度降低页面数量-浅谈工作设计流程改进带来的影响。

        昔日的老师出席分析系统档案，都注重在每月统计和分析的概念上。

        这样的概念不是不好，而是比较多需要顾虑的事情。单从设计的页面来说，这样的概念必须有至少13张工作页面。其中，1到12页就是1月到12月的页面，最后一页，通常都是累积每月的全年数据统计的页面。

        这样的设计概念，当时确实方便了每月的统计分析需要，却满足不到简化工作页面的需要。

        有鉴于此，笔者打算在2026年，一举改变传统的分析概念，将繁杂的13张页面，简化到1张页面即可（前面的说明页面不算吧？哈哈）

        页面数量从13减少到1页。在处理上，大大简化了老师半途加入或离开的繁杂程序（如：不能随意增删ROWS，每张下个月的页面，必须加上或注意已经离开的老师）。

        新的设计，仅需在新来或离开的老师的ROWS，加上备注，即可直接点名或注销不必记录了。

        话不多说，点击这里浏览简化版的教师出席记录档案，亲身体会当中的不同吧。

新版本的教师出席记录档案优点：

1. 一页完全显示每天出席、每月出席统计与分析。
2. 简化每年准备档案的工作。
3. 简化统计分析数据的工作：每日和每日自动统计分析数据。
4. 直接依据每年366天概念设计，化解闰年的情况出现，达到精准计算的工作。
5. 简化全校教师人数进出的问题与数据精准（不必再每页调校数据或名字编排了）
6. 不必依赖前后页面。一页完成即可。
7. 可以有效依据现有日期统计教师个人的累积出席/缺席记录。（在档案最右边显示）

新版本的教师出席记录档案缺点：

1. 无法有效依据月份显示教师个人缺席记录。

善用谷歌课室户口

除了个别老师的g-户口，谷歌课室有8种户口可以善用。让我们先来了解8种户口与其功能：

1. sekolah-xxxx-cm1@moe-dl.edu.my- 创建网页或site 
2. sekolah-xxxx-cm2@moe-dl.edu.my- 举办活动直播，可容纳100千人
3. sekolah-xxxx-cm3@moe-dl.edu.my- 方便GDM处理报告事务 （GDM需要时不时登入检查电邮）
4. sekolah-xxxx-cm4@moe-dl.edu.my- 第一副校长使用或处理学术校务
5. sekolah-xxxx-cm5@moe-dl.edu.my- 第二副校长使用或处理学生事务
6. sekolah-xxxx-cm6@moe-dl.edu.my- 课外活动副校长使用或处理课外活动
7. sekolah-xxxx-cm7@moe-dl.edu.my- 科目主任处理或储存资料
8. sekolah-xxxx-cm8@moe-dl.edu.my- 只要得力马管理员授权的老师都可善用

今天就让我们探讨，如何善用这些户口吧。

1. 得力马管理员开启谷歌课室。
2. 得力马管理员派发学生ID给予班主任（必须是softcopy）
3. 得力马管理员将学生ID制作卡片派发班主任-方便派发学生、学生家长
4. 得力马管理员采集全部学生ID和密码备用。
5. 每年-得力马管理员将全校老师ID派发班主任（在学校群组内派发softcopy即可）
6. 班主任-将学生纳入谷歌课室内。
7. 得力马管理员将CM4，CM5, CM6, CM7加入在谷歌课室中。
8. 得力马管理员将GPM加入在每一个谷歌课室中。
9. 得力马管理员将辅导老师(Pemulihan Khas)加入在每一个谷歌课室。
10. 得力马管理员将辅导老师（Bimbingan & Kaunseling）加入每一个谷歌课室中。
11. 得力马管理员将CM7（Ketua Panitia）加入谷歌课室中。

如此一来，大家都可以好好发挥。

1. CM4到CM6的每一个副校长，都可以好好扮演角色，发布各自消息。
2. CM7的科目主任，可以有效发布有关个别科目的消息。
3. 每一个科任老师G，都可以继续发挥。
4. 资源中心老师可以宣传资源中心事宜。
5. 辅导老师（Pemulihan Khas & Bimbingan dan Kaunseling）可以各自处理。

小小分享。希望有所帮助。

校内投稿的建设-初探设

相信有学校的老师，会陶醉在让学生投稿的热忱。没有对错，但也是值得鼓励的。只是，如何让学生投稿的文章，可以轻易看见呢？

小学生，一般都是手写文章，然后交由老师批阅。批阅后，老师一般交由学生修改，誊写，然后才邮寄给报馆刊物主编刊登。

但，校内的话，能够制造出让学生投稿的管道吗？

相信是可以的：

1. 先制定提交的方法：要采用谷歌课室吗？要采用部落格吗？要采用谷歌问卷吗？要采用电邮吗？
2. 之后，制定批阅方法：老师如何得知学生提交稿件？自动通知？（做到吗？）
3. 批阅后，学生是否需要修改？还是老师直接替学生修改即可？（那如何看见学生进步呢？）
4. 公众如何看见已审阅的文章？还是不介意让公众看见尚未审阅的文章也可以？

完成以上几个疑虑后，我们才来谈，如何建设校内投稿机制和平台啦。大家加油。

ABC表格大跃进--究竟节省了什么工作？

在日前的分享《ABC 表格-2025年的大跃进》的帖子中，有朋友好奇询问，究竟这样的改变，怎样节省老师们的工作了？减少了多少工作了？

        今天就逐项列出，方便大家：

1. Ketua Panitia专心负责填写和处理B表格即可=每一个 Ketua Panitia不必头痛要重新填写C表格。
2. 每个科任老师只需填写自己姓名，职位，以及教导的班级或年级即可。没有教导的科目页面，直接隐藏即可。C表格的3612空格，全部会自动从B表格衔接更新。
3. 假设一个老师（其实是笔者自己的例子啦）教导4个科目，要是学校的KP也那么活力十足，每个事项都开足火力。，那么，笔者的每个科目的C表格中就有1200项事情需要人工填写。现在，是完全不必人工填写。能想像1200次到0次吗？
4. 在很大的程度上，是减轻了Ketua Panitia的工作（因为她们不必另外填写C表格），但也很大程度上，减轻了科任老师（尤其是大型学校，确实有老师可能不是KP但仅仅是科任老师）的工作负担。

为什么这样伤神编排？

原因很简单：

1. 老师们的精神和精力不是用来填写表格。
2. 老师们的时间，不应该拿来配对日期方便交叉检查，满足官员无理的要求。
3. 以及，应该善用科技，简化各种文书工作。

（就别说我懒惰填写啦，但客观说， 填写也是时间，自动衔接也是填写，还纠结什么呢？对吗？）

战略性处理AI课程

ICT老师们下星期连续3天，以及后个星期2天都会参与AI课程。

            我们行政组如何战略性（tactically ）的善用这个机会，让ICT老师发挥？

非常简单：

要求ICT老师获得Google Meet录影后>  下载然后上载到ICT老师或学校 TVPSS的频道里。

为什么？

1. 让学校每一个老师拥有第一手的资料。方便随时学习。不是对ICT老师不放心，而是简化ICT老师传授过程中面对的压力。也方便复习。
2. 避免主办方删除视频或信息。
3. 让ICT老师发挥长处：处理各项IT事务。（即使要放他自己的YouTube其实也无所谓的)
4. 在编排培训时（是的，他们需要安排培训，然后完成报告，然后在PERAK DRIFT提交），可以提前让老师们先预习，然后HANDS ON，这样事半功倍，届时只需重点复习即可（也是师资培训中采用翻转课室策略的实际演练，省时省力）
5. 更长远的计划：建立给老师和学生的数码技巧PLAYLIST或课程之类的。方便老师和学生随时学习。（当然，有需要而学习的话，这是最好的动力）

共勉

上帝爱你也爱我

顺祝：卫塞节假期健康

科目的资源管理

有感而发的是，目前学校各个科目的发展都一日千里，有一种喘不过气来，管理不来的感觉了。

所以，忽然想到，有没有办法，将各科目的资源，汇集在一个地方，直接管理呢？

几好像那学校教师文件跳板(Switchboard)那样，将各个科目的资源，都汇集在一个档案，不同页面中？

举例：

1. 体育科目有BMI5-9T以及SEGAK的表格，家长同意书，通知书。
2. 英语、国语、数学、RBT和科学有MOBIM资源可以善用。
3. 每个科目还有各种视频频道可以善用。
4. 每个科目还有那些学生学习进度表方便跟进。

要是有办法，让PK和KP合作，管理好科目资源页面的话，那对于新老师或任何接手老师的进度方面，或许有莫大的帮助。降低障碍，提高融合协同。

大家觉得如何？

Evidens SK@S-Pengurusan Panitia

Peroleh dokumen kurikulum:

• Perancangan Strategik Panitia
• DSKP
• Surat Pekeliling Ikhtisas
• Surat Pekeliling Kewangan
• Surat Siaran KPM
• Surat Pelantikan KP

Menyelaras penyediaan RPT & RPH:

• Minit mesyuarat
• Minit curia
• RPT,RPH

Menyelaras pentaksiran:

• Jadual ujian sumatif,
• penjaminan kualiti 4P

Menyelaras tugasan murid: 

• borang pemeriksaan Latihan

Analisis data dan maklumat pentaksiran:

• Analisis ujian, PBD, Data headcount

Ambil Tindakan susulan: dialog prestasi

3.1.2.2

• rancang: Takwim panitia, perancangan strategik panitia
• Laksana:kertas kerja, cadangan
• Menilai keberkesanan program: laporan program (4program setahun)
• Ambil Tindakan: pelan / intervensi

3.1.2.3:Program utk murid:

• rancang: Takwim panitia, perancangan strategik panitia
• Laksana:kertas kerja, cadangan
• Menilai keberkesanan program: laporan program (4program setahun)
• Ambil Tindakan: pelan / intervensi
  

3.1.2.4: bantuan geran

• rancang: anggaran perbelanjaan panitia / minit mesyuarat panitia
• Laksanakan perbelanjaan: nota minta, baucer bayaran, rekod penerimaan, rumusan perbelanjaan dalam fail kewangan subsidiari
• memanfaatkan sumber pendidikan: senarai ABM/BBM, rekod penggunaan ABM/BBM
• Merekodkan penerimaan dan penggunaan sumber pendidikan: rekod pinjaman/ pemulangan sumber pendidikan, borang pemantauan, rekod penggunaan sumber pendidikan

Sumber: 

Bicara Profesional Ketua Panitia BM JPN 

19/3/25 

1415 Google Meet

3合一的结合

挑战1：英语组要做阅读dskp的活动

挑战2：得力马要做LDP
挑战3：学校数码转型小组也要有所行动

如何结合？

1. 安排老师们，使用得力马里面的AI
2. 把DSKP上载
3. 然后把DSKP转变为摘要，方便阅览聆听
4. 体会ai的厉害
5. 拍照保存

同样照片
1个活动
3个单位受惠
3个个别SPLKPM时数（如果可以同日出现或注册的话）

全部老师
开开心心学东西
拿SPLKPM时数

每一个行政组必须尽力持续简化与整合
才能减轻每一个老师的负担

不妨考虑看看