学科管理支援--页面排版建议

学校一般有12科目。

每一个科目有不少的资料要管理。

一些资料需要打印出来存档。

一些则不必打印存档。

建议1：

• 开设1个档案，里面含有12个科目的页面。
• 每一个页面就是1个科目。
• 标准或共享的档案或链接，直接跨页拷贝粘贴即可处理好。
• 个别科目的支援、支援，则逐步加上。
• 这样的档案，可以嵌入学校跳板中，方便任何老师查询。

建议2：

• 1个档案。1个页面。
• 页面包含全部科目。
• 采用筛选功能进行查询。
• 方便管理员更新。
• 点击这里查阅学科管理支援页面例子

深入了解-学科管理

每一个科目，都有各自的挑战和文件需要整理和准备。当编者逐步深入了解的时候，才发现，当科目主任也确实不那么容易，在大型学校尤其如此。于是，编者胆粗粗开始时编制可以作为全校所有科目通用的在线科目档案管理系统。

概念：

1. 每一所学校1个档案。
2. 每一个档案含有12个科目。
3. 每一个科的页面，有标准文件，以及共用文件。
4. 标准文件：书信通知、会议记录、教育部的公函，所有科目的DSKP，都可以轻易管理加上。
5. 共用文件：科目的OPR提交结果页面（如果可以依据年份，依据科目显示的pivot表是最好不过），各科目的MINIT CURAI的采集页面（同样依据年份和科目编排显示是最好的，唯一可惜的就是：必须使用电脑才能看见这功能，手机是看不见的）

执行概念：

收到任何信息，文件，档案，先更新总学科支援页面。

之后依据学科，更新个别页面。

现实效应：

1. 可以通用的，就尽量通用。资源不会浪费。标准文件（尤其是书信格式等，都是可以完全控制）。
2. 减低档案传享流失的可能性：即便老师替换，档案也不会因此受到影响。
3. 永续性：每一个科目的文件，可以依据年份逐步整理和准备。这样，每个科目的处理就更有系统和依据。
4. 简化老师们的脑雾情况：将需要处理的档案，整理出清晰的工作方向和条理，简化老师们的脑雾情况。

现实操作选择：

选择1：

所有科目都在一个档案里不同页面处理。

选择2：

每一个科目都在不同档案中处理。

个人极力推荐？

所有科目在一个档案内，但不同页面处理最好。

延伸状况：

1. 从学科管理档案，延伸到课外活动管理页面。
2. 每一个档案=1个范畴。（制服团体、学会、运动）
3. 每一个档案，涵盖该范畴的所有涉及团体、学会、运动
4. 每一个档案中，有共享文件和标准文件。
5. 每一个页面，逐年改进添加

特别课室使用记录--时机成熟了

续2020年2月6日分享的《如何使用二维码记录特别课室使用？》后，一直觉得，是时候启用进化版的分享了。

        2020年，是提倡使用谷歌表格，编制记录特别课室使用。但来到2025年，其实是可以将问卷的反馈，依据需要，编制成为依据特别课室的种类显示的。

        下面，与大家分享实战步骤：

1. 编制一份谷歌问卷。点击开启特别课室使用记录表格样本
2. 问卷设置必须是：让提交的用户拥有副本记录。
3. 将问卷链接，转换成为二维码。
4. 影印并粘贴二维码在全部特别课室内。
5. 将问卷的回馈页面，设置为公开展示。
6. 用户可将问卷的回馈页面，设置为Group by columns即可。
   
   
   
7. 所有提交的特别课室使用报告，皆依据 用户设定的筛选模式显示。
8. 点击这里浏览特别课室回馈分析
9. 整理好问卷后，尝试刊登 （publish）统计和分析，这样就可以直接看见每一所特别课室的使用率了。
10. 刊登问卷的步骤：提交问卷后，尝试点击 see previous responses > 
    
    点击后，即可看见下图的画面
11. 
    
    
    
12. 将这画面的链接（highlight 处），拷贝然后粘贴在学校部落格、网页或跳板中即可。点击这里浏览特别课室使用报告分析样本

教学使用用书 Senarai Buku yang Diguna

每一所学校的新学年，都需要老师们记录教学用书。背后的原因，有点滑稽也有点洋葱。

        教师要记录每年使用的用书，一方面方便订购，另外一方面，也方便新生添购书本，而比较滑稽和洋葱的，就是每当学生不小心遗失书本时候，就要照价赔偿了。

        时过境迁，往日填写教学使用用书，是科任老师个别填写（或许有交给班主任保存），然后存档备用的。

        来到现代，这事情，其实是可以透过谷歌表格处理的。使用谷歌表格填写和提交只是开始而已，重点是提交后的回馈档案，要能够显示给相关人员浏览。最好可以依据年份、年级整理和显示。那是最好不过的。

        所以，下面分享实际步骤，方便大家参考：

1. 步骤1：架构谷歌表格。表格内容要有：（最基本的）学年（建议放至少10年即可）、书名（老师输入）、年级/班级（dropdown 显示）、出版商（老师输入）、出版年份（老师输入）、价钱（必须RM标示，老师输入）。
2. 表格设置是：自动采集电邮（简化用户收到程序，方便确认输入人士）、表格凭电邮自动储存、表格可以修改，用户提交后自动收到副本、不局限1次输入而已、提交后显示再提交、提交后显示回馈档案链接、。 
3. 步骤2：将表格的回馈档案，设置为公开档案，然后使用超文本链接，植入学校网页中的学科管理页面（Fail Panitia）。如此一来，科目主任就不必采集所有班级或年级的使用用书了。
4. 步骤3：将表格的回馈链接，修改为二维码，然后打印。打印后，影印多份传送各科主任存档即可（存档一次，除非议决不要使用或PK1换人，否则再也不必理会了。）

        有兴趣了解的话，欢迎点击浏览填写使用用书谷歌表格。

校庆日-谈诚实

有时候很好奇，校庆日，不是设定好了的么？

有一年，编者基于机缘巧合之下，决定尝试收集和记录每一所学校的校庆日日子。由于采用谷歌日历记录，要搜索资料的话，轻而易举。

        不搜索还好，搜索起来，才发现，居然有些学校的校庆日，每年随着州假期、公共假期以及学校假期而有所改变。

        其实是小事情，但看见这样的情况，让人想起：如果在小事不能忠心，大事能忠心吗？当然，站在某些学校的立场，随着州假期、公共假期或学校假期调整学校校庆日，并申请事假，其实没有带来任何伤害。但如果有认真思考的话，不免会觉得奇怪：学校校庆日，有随随便便修改的理由吗？对于创校先贤来说，会不会是一种讽刺呢？

        反覆修改校庆日，在竖立学生对学校情怀与认同感的环节上，会带来有归属感，还是：只要有假期，管它有没有归属感呢？

        小小心得，盼望与大家共享。校庆日事假，即便可以人情处理，但校庆日的存在，是为了方便庆祝假期，还是为了纪念先贤的努力呢？

记录学生成长轨迹

我一直有一个想法：有没有办法，有效记录学生在学校的6年生活轨迹？有没有办法，依据各种事项，将学生在学校的6年级轨迹，都记录下来呢？

例如：

2025年1年级

2026年2年级

2027年3年级

2028年4年级

2029年5年级

2030年6年级

        要是学校有能力，记录学生在2025年到2030年的生活轨迹，那将是多么精彩的数据啊。你问有什么数据可以记录？我这里就给你列出来，让你也和我一样，张开嘴巴，张开眼睛看清楚。

1. 学生6年来借阅的书籍。
2. 学生6年来的评估。
3. 学生6年来的课外活动或参赛成绩。
4. 学生6年来的运动会表现。（孩子们在赛事中的距离，时间、高度等，都可以有简单的记录的）
5. 学生这6年来得到什么援助（若有）

但这些意愿，只有几个关键处：

• 谁可以看见学生这6年的生活轨迹？
• 谁愿意这样疯狂处理学生个人6年生活轨迹的记录？
• 这6年的生活轨迹，对学校的管理，对学生家长，对学生个人，对教学工作，对人格塑造，有什么重大的效果吗？

学校各种管理系统的汇集

早前，我们谈及，有效简化优化各种学校要管理的系统。但，要是这些系统都没有好好管理或编排在触手可及的地方，我们免不了又要四处搜索寻找需要的系统了，对吗？

        来，点击这里看看我们如何将各种系统，直接嵌入学校跳板中。这样，大家日后就可以非常方便了。

        留意到学校跳板中，仅需开启新的一页，即可将各种系统直接使用 hyperlink 嵌入吗？这样的编排，确实会让学校的管理工作，更为优化的。其运作理念，有点类似 link tree。欢迎浏览，欢迎尝试在各自学校的跳板采用。

有意在学校跳板加上的话：

1. 在学校跳板开启新的一页。
2. 为页面命名。
3. 开始填写各种系统的名字。
4. 衔接各种系统，完成 hyperlink的工作即可。

后记：

这个版面，其实也可以完全取代MENU页面。换句话说，老师们的工作途径，更直接，更清晰。有兴趣的话，不妨考虑。

谈谈那些学术管理编排

学校嘛，一定有各种教学活动的。这次，我们谈谈教学活动编排。当然，都只是建议，如何有效执行，看校情，看校长意愿，一起执行。

• 1年级：开学首4个星期都是适应期。建议开学第三个星期进行主题教学，课程内容采用适应期教学内容（可以自创或改造现有教材即可）
• 2到6年级：开学第二个或第三个星期可以进行主题教学
• 第二或第三个星期，同时填写第一次的自我教学视察表格 (SK@S Standard 4 PdPc)。
• 必要的话，可以同时填写第一次的ISPPKBAT的第一次填写。
• 开课后第4或5个月（如果心急或学校老师较多），或第6个月（学校老师较少的话），进行第二次的教学视察，填写第二次的教学视察表格 (SK@S Standard 4 PdPc)。
• 10月或11月：进行第三次的教学视察，填写第三次的教学视察表格 (SK@S Standard 4 PdPc)。因为若来年还有那IPPKBAT的话（官员表示2025是最后一年，此后会不会永久纳入常年活动还不得而知），10月到11月之间是可以填写的。
• 在编排的时候，别忘记和全部科目的DSKP一同手把手检查。尤其是美术，因为在指定周期，有准备工作和展览。

当然，事前的编排是很重要的。那，事前有那些编排呢？涉及，但不局限于：

1. 要使用的表格，都应整理编排好备用。（当然，我是建议在学校跳板或部落格或site中整理好备用的）
2. 要让老师们知道要进行的视察时间（要不要进班，就真的看学校管理层啦。我宁可老师平日用心教书育人，也不要老师演戏让我看）
3. 老师们需要知道要做什么，怎么做，在哪里做，以及工作的期限。说真的，这个非常重要。尤其是第一次的填写，大多都是自我评估的话，这是非常重要的。

有朋友问起，那IPPKBAT的工作，2025年不是只需填写1次吗？为什么要老师们填写3次呢？是这样的，2025年都是在10月终会议中，才知道要填写1次的，所以，我们不可能提前知道，而提前告知老师们仅需填写1次而已。所以别怪我不通气。

        小小分享，希望有助于大家编排全年的教学活动。收着也带不走的。共勉。耶稣爱你也爱我。

自动列出云端硬盘档案-Psikometrik档案

有没有想过，当我们有越来越多的档案，特别是Softcopy的时候，要处理起来，也不是那么容易了？   

        我举例：每所学校4-6年级学生有参与心理倾向测试，俗称psikometrik。但要逐个打印保管学校档案的话，确实有点挑战。打印出来的话，不仅文件多，要保存的话，也不容易。所以，新点子来了：何不将学生的文件，直接保存在云端呢？

        但仅仅保存在云端的话，又不是那么容易寻找啊。所以有了这样的一个建议：

• 在云端里，肯定有个文件夹是保存全部档案的。
• 在大文件夹里面，一定有副文件夹，副文件夹，就是依据年份以及年级分辨的。
• 关键：如何将不同的文件夹内容，在Google Sheet列表中，自动列出来呢？
• 但这样的建议和设计，产生新的问题：谁能够在google sheet中开启那些链接呢？公开的话，不适合。但限制的话，谁来限制呢？

无论如何，点子是有了，只是技术性上的限制，还让我们需要考量是否可以有效执行。有兴趣了解这个技术的话，欢迎浏览下面的视频。

若想在同样的谷歌sheet档案中，不同页面，有来自不同的文件夹的档案链接的话，可以考虑这样的编码：（消息来自Chatgpt）

/**

 * List files from multiple folders into separate sheets.

 */

function listFilesFromMultipleFolders() {

  // 1️⃣ Define your folders and their target sheets

  const folderSheetPairs = [

    { folderId: "FOLDER_ID_1", sheetName: "Folder A" },

    { folderId: "FOLDER_ID_2", sheetName: "Folder B" },

    { folderId: "FOLDER_ID_3", sheetName: "Folder C" }

  ];

  

  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();

  

  folderSheetPairs.forEach(pair => {

    const folder = DriveApp.getFolderById(pair.folderId);

    const files = folder.getFiles();

    const sheet = ss.getSheetByName(pair.sheetName) || ss.insertSheet(pair.sheetName);

    

    // Clear and rewrite headers

    sheet.clearContents();

    sheet.appendRow(["File Name", "File URL", "Last Updated", "Owner", "File ID"]);

    

    // Loop through files and add info

    while (files.hasNext()) {

      const file = files.next();

      sheet.appendRow([

        file.getName(),

        file.getUrl(),

        file.getLastUpdated(),

        file.getOwner().getEmail(),

        file.getId()

      ]);

    }

  });

}

有效处理信函-电邮篇

每一所学校有个别的官方电邮邮件。

        学校的电邮邮件容量有限。但Ketua Panitia的电邮容量，CM7的容量，取决于学校谷歌课室的总容量，一般是3TB（1TB=1000GB），理论上，一所学校不大可能可以完全消耗那种容量（但大数据或图像或地理公司，是使用PT，1PT=1000TB）。

        所以，这里有了一个新的管理理念：举凡和科目有关系的信函，先从学校官方电邮，CC给PK1和CM7的户口。这样一来，有几个好处：

• 传送PK1方便PK1了解和规划（若有PK1那么有兴趣的话）
• 方便PK1和KP了解科目的任何事项。
• 将KP的检查工作，从各种群组中，进一步缩小到CM7的科目标签里面。
• 传送CM7之后，可以在CM7的户口内，进一步划分为科目的PANITIA处理。

打印信件，仍然进行。但打印的工作，变成了是通知的目的。而存档的工作，去了电邮信箱中。至于每一个PANITIA的档案，就从此少了一件工作。然而，这样的转变，需要有几个很关键的改变：

1. 学校DELIMA的管理员，必须将CM7的户口，设置好在学校官方电邮联系中。这样可方便书记直接传送。
2. 书记的培训，是必须的。若有3个处理信件的书记，3个书记都需要知道有这样的流程。
3. 电邮传送不代表不必打印。更不是漏页打印的借口。也不是已经电邮通知就没有打印传送签收的工作流程。但签收的工作，可以押后处理。
4. 每个KP的工作，不是在电邮中，处理其他科目的信件。但SU Kurikulum可以在电邮中，依据信件的科目，将邮件储存在标签中分类。这也需要培训SU Kurikulum有新的模式。要是SU的工作量比较繁重的话，PK1可以直接帮忙的。
5. 最关键，也是最难处理的：官员是否都只是透过学校官方电邮处理信件呢？还是会在群组中发放信息呢？要是这样的话，任何努力都没有改变的作用。

觉得这样的工作流程，有没有改善老师们处理信函的负担呢？欢迎留言让我知道你的想法。

体育用具使用率

在1M1S里，原来有一项统计是体育用具使用率的事项。

想了想，可以进行记录的还有：

• 科学用具使用率
• 特别课室使用率
• 个别电脑使用率
• 教具使用率

同样的问题：怎样设计最方便老师，却又方便统计的表格/流程？

同时，让我们思考：

• 纸本的话，方便实时记录。数码记录方便实时记录，也方便统计分析。
• 纸本需定期统计、需要打印、设计封面然后存放。但要更新器材或用具的话，就不方便了。
• 数码记录的话，方便更新用具列表（list）、近乎自动统计分析、方便即时看见使用报告。

落实数码记录的建议：

• 仅需1个二维码粘贴在储藏室或体育用具处即可 （当然建议放室内啦）, 若学校有超过1个储藏室，影印副本张贴即可。
• 可以安置二维码在教师手册内方便扫描。
• 学校跳板或site或部落格里就直接安插超链接（hyperlink）方便老师们点击即可开启，随时使用。（如：把超链接加上在体育科目的list里面即可）。
• 若学校有多个储藏室的话，也不必分开编制二维码或特别列出储藏室，那对老师而言，是累赘。

建议中的体育用具记录表格形式：

• 自动记录用户电邮（方便日后检查对照），自动记录日期时间印戳，简化老师们工作
• 目的：借用/归还，方便之后处理检查遗漏
• 老师名字：管理员在线更新即可，同样dropdown显示
• 班级：同样drop down 显示
• 器材： dropdown选择即可，尽可能以物体和器材正规名字，双语处理更新和准备（参考订货invoice即可），收到货品 ＞更新表格＞安顿货品＞适当宣传方便老师们知道即可
• 数量：手写
• 状态：drop down 显示。良好，有部分损坏，完全损坏不能使用
• 不必签名、不必纸张、不必人手统计分析
• 新谷歌表格的sheet已有pivot table功能方便依据用具种类显示

好处：

• 方便更新器材：云端版的表格，接到新用具后，随时都可以更新。
• 方便统计分析：近乎自动处理的统计分析，不必操心劳力。
• 方便更新会议记录（已更新在用具列表的内容，就拷贝过来会议记录中即可）
• 方便编入定期查阅数据日程中
• 仅需更新老师名单和用具名单而已。班级名字，一般不必太多处理。

延伸思考：

同样的使用率表格，能用在：

• 科学用具使用率
• 特别课室使用率
• 个别电脑使用率
• 教具使用率

有兴趣开发的话不妨考虑😊, 当然，别为了做而做，不然老师们真的会累坏的。

点击这里获取体育用具使用率副本看看

数据...数据....数据.....

如何让数据可以持续永恒处理？

1. 确认可收集、可处理的数据种类。
2. 确认数据要依据什么关键处理？例如，年份，年级/班级，姓名，性别，种族等关键。
3. 确认数据出现的形式。学校多用excel处理，建议多采用类似的平台或软件整理准备。
4. 数据的结合。有什么是可以结合的，怎样结合？在哪里结合？
5. 哪些是已有数据？不必逐项输入的。
6. 在哪里整合？在哪里显示？
7. 谁负责更新？谁负责输入或导入？谁会使用什么数据呢？
8. 要是出现更新的需要，谁可以带领更新的工程？

行政管理篇：

1. 学校金钱管理（校长最要留意的）
2. 学校水电费记录
3. 教师出勤、缺席记录与分析
4. 学校电邮或电话联络群组
5. 校史：历年校长、董事长、家协、校友等
6. 提交和收取各种会议摘要
7. 各种公共拨款与开支处理

学术：

1. PBD半年和年终水平与人数分析
2. 科目管理SKS数据
3. 教师教学视察数据
4. ISSPKBAT数据
5. 教师名单-依据季度和变化的整理
6. 辅导班学生人数与成就
7. 资源中心数据：借阅人数、借阅量、人流量、使用量、需要修补的数量
8. 特别课室使用数据：进入次数
9. 学习进度评估表格
10. 各科目的使用内容或参阅表格：例如4到6年级体育科的SEGAK家长同意书，1到3年级的BMI5-9T测验同意书，4年级学生爪夷文同意书等。
11. 各种科目的学术赛事记录：日期，参与人数、时间
12. 以及最头痛的Penjaminan Kualiti。

学生事务：

1. 学生历年班级名单
2. 依据月份的学生生日
3. 心里倾向测试数据
4. 辅助餐人数、牛奶人数、金额
5. 援助金人数、金额
6. 学生班级名单
7. 寻求辅导或宣泄心灵的所在（要是有办法收集数据就更好）

课外活动：

1. 学生校内课外活动数据和名单
2. 学生校外课外活动参与年份、水平和成就
3. 学生运动会中赛事的：距离、高度、时间、速度的记录

        要处理各种数据，最好的方法就是提供一个门户网站 (portal)。

        有了门户网站(portal) 之后，老师们就有了可以处理和获取信息的便利。

        当然，建设门户网站(portal)只是个开始。那要使用什么平台建设门户网站(portal)比较好呢？

这里建议的：

学校跳板（基本上就是Google Sheet而已）、部落格、网页、Google Site。当然，拥有更好能力的学校，可以考虑建设属于学校的应用程序（application / apps）。

在线版的ASC时间表系统

 

ASC时间表使用说明（华语版）

资源中心的数据分析？

续《资源中心借阅系统-完结篇》后，富有好奇心的人，开始询问，资源中心究竟有什么数据可以加以分析呢？下面给大家解答一些可以分析的数据样本啦。

1. 谁借阅最多/最少书本？
2. 资源中心的每日、每星期、每月、每半年、每年的人流量如何？
3. 获得最多/最少借阅的书籍是什么？
4. 依据年份、月份的借阅书籍种类与分析
5. 男女用户的借阅以及借阅种类的分析
6. 个人的借阅历程（1到6年级的话，1个孩子的每星期借阅习惯改变）
7. 到访人数与借阅比例对比

至于一些没有意义的数据，就不建议处理了：

1. 借阅最多的班级：人数多的班级，借阅率一般都更高，这样的比较，是不公平的。

看见各种可以分析的数据了吗？

资源中心借阅系统-完结篇

        前面两篇（《资源中心系统-前言 （资源中心有窘境吗？）》，《资源中心系统-中篇-谈流程》），我们讨论过了资源中心系统的需要和流程的改变。今天我们来讨论究竟要如何设计这样的系统，造福资源中心老师、改变资源中心管理员（学生）的角色（不再只是低头扫描登记借阅书本而已）、以及让学生本身、师长、管理员“看见”资源中心里的各种数据。

        这系统的构造，非常简单。下面，我将逐步解说。我会使用谷歌表格加上编号，以及相对的使用Google Sheet加上一些说明，方便大家“看见”系统设计的背后与运作情况。举凡有谷歌表格的，就是学生/用户会看见的界面；而仅有Google Sheet的，则是后台的页面与运作。

备注：谷歌表格和Google Sheet都是可以点击检查测试的实际链接哦，尽管点击测试吧。

1. 谷歌表格1/ Google Sheet 1：记录资源中心人流量。谷歌表格可以自行完成统计，然后在提交后直接显示的。
2. Google Sheet 2: 依据年份，记录所有学校的学生和老师资料。为什么记录起来呢，因为要更新谷歌表格2，那就是用户使用的借书/还书表格点选项。
3. 谷歌表格2Google Sheet 3: 记录资源中心各种藏书的数据如ISBN编号、作者、出版商、出版年份、页面、精装版还是纸装版、价钱、数量等。这一页，也是为后面的分析功能做好准备的。
4. 谷歌表格3/Google Sheet 4：借阅或还书表格。这表格，将记录学生到资源中心的目的，是为了借书还是还书，只记录班级、姓名、借阅或归还的书本的ISBN，以及书本的状态。
5. Google Sheet 5：各种数据的分析。

所以，基本上，资源中心系统就是：3张谷歌表格，5页Google Sheet。我们进一步讲解各页面的一些功能或要采集的数据。

谷歌表格1/ Google Sheet 1:

1. 功能：记录到来的班级、人数。仅此而已。
2. 表格格式：Drop Down，以及人手输入。
3. 建议执行人：班长或副班长或带领老师。
4. 显示方式：学生看见谷歌表格，但也以Google Sheet显示在档案第一页中。
5. 工作方式：前台，学生必须和它交流互动的。
6. 需要资源中心老师每天开启和关闭的表格。
7. 更新次数：学校没有增删班级的话，完全不必更新了。
8. 更新之后：更新谷歌表格1的班级选项即可。

Google Sheet 2:

1. 功能：依据年份，记录各班级的学生中英文姓名、性别、种族（基本上是从班级名单直接拷贝粘贴即可）
2. 这页也是要更新谷歌表格2（借阅或归还表格）的学生班级和名字 Dropdown选项。
3. 这页方便资源中心老师随时增删新生或转校学生数据。
4. 显示方式：Google Sheet
5. 工作方式：后台
6. 完全不需要资源中心老师每天开启和关闭。
7. 更新次数：除非有新生前来或学生转校离开，否则每年更新1次。
8. 更新之后：更新在借书还书表格中的用户名单即可。

谷歌表格2Google Sheet 3:

1. 功能：记录资源中心书目资料。
2. 显示形式：谷歌表格或Google Sheet
3. 工作方式：前台或后台
4. 若要让多人同时处理新书记录的工作，建议采用谷歌表格界面。若尚可应付，建议采用后台处理即可。
5. 不需要资源中心老师每天开启和关闭的表格。
6. 记录：ISBN编号、书本名称、出版社、出版年份、价钱、来自（添购、捐赠）、数量（方便统计价值）等任何资料。
7. 云端方式显示，资源中心老师或学生，可以随时更新=提高新书上架时间。
8. 最大优点：可多人同时处理（表格会自动记录多人同时提交的数据和资料）、大大缩短记录新书所需的时间。
9. 更新次数：随时。
10. 更新之后：更新在借书还书表格ISBN编号选项名单即可。

谷歌表格3/Google Sheet 4:

1. 功能：记录借书与还书事项。
2. 显示形式：谷歌表格
3. 工作方式：前台
4. 资源中心老师每天开启和关闭表格。
5. 记录：借书还是还书、班级、姓名、性别、种族、书籍ISBN号码、书籍状态。其中，性别、种族不是必要的资料。
6. 建议置放书本状态是要培养学生对借阅或归还书籍的一种态度培养。
7. 表格流程非常简单，最基本/简单的流程为：目的 （借书还是还书）> 输入姓名 > 输入书本ISBN > 输入书本状态 > 提交即可
8. 更新项目：学生名单、书籍ISBN选项。

Google Sheet 5:

资源中心，顾名思义，就是汇集各种资源（书籍、非书籍等资源）所在之地，当中的借阅系统，必须要有的功能如下：

1. 可以随时增删学生、更新学生名字、编号。
2. 可以随时增删资源中心的书目等资料。
3. 可以依据学生编号或姓名，显示个人借阅书目或数量以及期限。
4. 可以依据书目编号或其他资料，显示借阅数量。
5. 可以随时更新非书籍等资源的记录（例如网页浏览史、用户登入次数等）
6. 可以依据借阅日期以及规划日期，显示借阅的书目停留日子或时间（方便进行受欢迎程度的分析-越受欢迎的书目，借阅率和逗留期限则越长久）

要更简洁了解这些页面的功能，可以点击《资源中心流程与系统页面功能表》

至于如何让这借阅系统上架给用户使用，方法也十分简单：

1. 设置好、测试好的借阅系统，可在学校网页、部落格、Site后谷歌课室中植入链接。
2. 资源中心老师开启和关闭表格，都在手机或电脑处理。其他地点的谷歌表格会应声关闭或开启备用的。

就现有的科技，要做到应该不难。即便简单的Google Sheet或许都可以完成大部分的分析和更新工作。至于统计借阅期限，应该也不会太难。

        有兴趣研发的话，欢迎开始。

后记：

其实，这些Google Sheet的数据，是可以透过App Script完成自动更新和衔接的。但由于我们尝试将不同的谷歌表格、sheet结合在一个档案中，所以没有尝试如此。有兴趣阅览使用App Script的朋友，点击浏览即可。

资源中心系统-中篇-谈流程

续上篇 《资源中心系统-前言》所言，今天我们尝试深入研究各种在资源中心发生的事情的流程。

每一所学校的孩子或老师，前去或离开资源中心前后都有一定的流程，这是每一个老师或学生需要遵守的，也是学校提供社会化体验的一个模式。

        今天，我们就将流程，依据顺序，逐项编写出来。看看怎样协助设计更好的资源中心系统，来，我们就从前去资源中心开始吧。一般上都是这样的：

1. 学生列队抵达资源中心。老师或班长记录日期，班级和人数在记录簿中（但这也不是每一所学校的必要步骤）。
2. 资源中心老师或资源中心管理员派发学生个人的资源中心卡给学生。
3. 学生拿着借阅卡准备归还借阅的图书。
4. 资源中心管理员扫描学生卡（确认是学生的，先登记在系统中），再扫描学生归还的书本（登记在系统中为归还，进而检查是否逾期或需要罚款之类的）。
5. 学生领着自己的借阅卡，离开柜台，浏览要借阅的书籍。
6. 学生回去柜台，递上借阅卡。
7. 资源中心管理员扫描借阅卡（登记系统中有学生要借书了），然后扫描学生要借阅的书本（记录在系统中有书本被借出去了，库存少了一本）。收下学生借阅卡（一般都不让学生带回家的，一张借阅卡可使用6年呢，每年依据班级名单更新整理即可）。
8. 学生列队，然后离开。

以上是常见的情况。以上传统的使用资源中心的流程，产生了以下问题：

1. 人手填写的到访记录，影响了人流自动统计。这是时间和人力资源的浪费，理应可自动化处理。
2. 资源中心管理员（也是学生）自由阅览书本减少了。别以为资源中心管理员就能随时前去资源中心。没有多少学校有这样的便利。老师们见到的话，第一句话就是：你在这里做什么，对不对？除非，资源中心老师另做安排，那也另当别论。
3. 在柜台的电脑，一般也是安装借阅/归还系统的电脑，里面的数据，到最后也是要整合的。除非系统有能力在一部主机内，然后透过两个或更多的荧幕，接收扫描处理借阅或归还程序。换句话说，柜台的电脑是借阅或归还的关键。但更头痛的是，这些数据，最后又是资源中心老师整合吗？还是要求助电脑公司技术人员前来（=费时费钱）呢？
4. 资源中心老师忙着监管资源中心管理员，生怕学生出错，无法顺利完成。换句话说，要替换资源中心老师，新人需费时熟悉借阅系统。因为无法降低使用门槛，给承接的时间的影响，理应减到最低。
5. 无法看见学生借阅的记录：系统都是安装在资源中心，要看见记录，就得前去资源中心。资源中心老师缺席=什么都没有。
6. 资源中心系统，一般有独自的储存书目资料功能。主要是将书目资料储存起来，但因为软件是电脑公司的，资源中心老师变成了电脑公司的资料输入员，资源中心老师也因为软件的限制，被困在资源中心内，成为孤独的灵魂。
7. 外人无法看见：如果我是父母，我无法看见孩子曾借阅的书籍。如果我是管理层，我无法看见资源中心的库存或数据。如果我是负责官员，我也必须要亲自到现场才知道发生什么事情。这不是云端时代应该出现的现象。

要是，有这样的转变呢？

1. 教师每天早上到校后，开启资源中心借阅表格备用（手机开启都可以啦）
2. 老师带领/学生自己前去也好，在表格中填写日期（其实日期可免啦，自动记录就好）和人数，然后进入资源中心。
3. 学生坐电脑、平板、手机面前。
4. 资源中心管理员1和2协助启用借阅/还书系统表格。
5. 学生输入目的（借书/还书），扫描或点选或输入班级、名字、性别种族，以及书的状态（要确认书本借用或归还的状态），提交表格。
6. 学生将归还的书本放在指定书架上。资源中心管理员2和3检查归还的书籍是否需要休整。若需要修整，另外安放。若不需要修整，准备归还书架，方便下一人借阅。
7. 学生离开，继续浏览。
8. 学生找到要借阅的书本。
9. 在电脑、平板或手机面前，资源中心管理员协助或监督下，完成填写表格（扫描、点选或输入班级、姓名、性别、种族，借阅书本的ISBN编号）
10. 学生可离开或准备列队或可以开始处理阅读报告了

这样的流程转变，带来了什么好处？

1. 表格可以随时关闭和开启。放学后就关闭，解决校外人士的困扰。到校就开启备用。
2. 自动化的人流的记录和统计。一部平板或老旧电脑+网络就解决了。（没有网络的话，一个简单的EXCEL档案就好）
3. 想借阅或归还书籍的学生，亲身体会到借阅和归还书籍的过程的体验。在表格中的设计：书本状态，也考验学生品格与责任感（因为都会被资源中心管理员3和4查到啊）
4. 资源中心管理员不再只是低头扫描输入而已。彼此有更好的互动，指导。
5. 每个班级就有好几个资源中心管理员了。然而，即便是SKM，也不是问题，因为系统设计以简化以及可以个人处理为主，所以完全不是问题。
6. 资源中心老师有更多时间可以进行活动，例如介绍新书、解答疑问，或者进行师生互动等。
7. 所有的借阅和归还数据，因为是云端处理。换句话说，资源中心老师再也不必被困在资源中心了。
8. 资源中心老师或资源中心管理员，可以在系统的后台，继续更新书目列表，不必因为系统在登记借书或还书而暂停。

然而，任何有经验的资源中心老师，都会提醒：上面谈的，仅仅是学生列队前来和离开资源中心的流程。还有接收书本的准备工作呢？嘿嘿，当然，让我们来看看接收书本后的一般流程，然后再看看改变后的流程吧：

1. 接收书本。
2. 分类后粘上贴纸，或粘上贴纸后分类。
3. 包装书本。（可多人同时或不同时进行）
4. 将书本资料：ISBN编号、出版社、出版年份、页数、源自（添购还是捐赠等）输入管理系统中。
5. 资源中心管理员（学生）帮忙上架，准备让学生借阅。

这流程，传统的方式就是：资源中心老师或资源中心管理员（学生）都被绑住在资源中心处理。而且，要命的是：很多时候系统并不允许在多部电脑同时运行。也就是说，新书上架的速度，取决于：新书输入的速度。

        那系统的建议是怎样的呢？让我们来看看：

1. 接收书本。
2. 分类后粘贴贴纸或粘贴贴纸后分类（贴纸的功能一般是能不能借阅的主要提醒而已啦）
3. 包装书本。（可多人同时或不同时进行）
4. 在云端版（后台中）单独或多人输入书本资料ISBN编号、出版社、出版年份、页数、源自（添购还是捐赠等）等资料。（若要学生帮忙输入资料，建议准备谷歌表格界面）
5. 将整理好的ISBN编号，更新在借阅表格的谷歌编号中即可。
6. 资源中心管理员准备上架，供学生借阅。

这改变，最大的便利在于：资源中心老师和资源中心管理员，都可在不同地点，不同电脑，不同器材上，直接更新资源中心的书目资料。每一个人所作的每一个动作，都自动记录在谷歌表格/ Google Sheet中，简化了很多的记录和跟进工作。

        换句话说，资源中中心管理员有了甜头（可以将新书带回去看看或整理=提升成就或满足感），资源中心老师不必被困在资源中心而与办公室老师脱节。（谁不喜欢偶尔聊聊八卦，开心一下呢？）但更重要的是，新书上架的时间将可以大大缩短，完成输入前后，唯一要处理的就是资源中心管理员的培训：能不能正确把书上架在对的地方方便学生借阅。

想透过视觉化了解流程与改变的对比？点击这里即可浏览《资源中心流程与系统页面功能表》

看见了流程的改变，那这系统究竟是怎么一回事呢？

我们留到下一遍，也是最后一篇才来讨论好了。

资源中心系统-前言 （资源中心有窘境吗？）

基本上，资源中心使用的系统，要有（但不局限于）以下功能：

1. 进出资源中心的各种器材或资源如：书本、投影仪、电脑、家具、打印机等各项资源。
2. 学生/用户的名单（年份、班级，中英文姓名、性别、种族）。
3. 进出资源中心的人流量（日期、班级、人数，必要的话，甚至要放带领老师）。
4. 所有的书目资料（ISBN号码、书名、出版商、出版年份、分量、价钱、来自、封面种类、页数）
5. 借阅或归还的数据如：班级、借阅或还书人中英文姓名、借阅的书本ISBN号码、借阅或归还时候的书本状态（要建立有责任的公民嘛）
6. 各种分析如：学生个人历年借阅表、班级总借阅书目、目前藏书价值、目前藏书数量、历年的每月人流、各种藏书库存数量

在这里，目前想到的窘境是：

1. 很多资源中心仰赖电脑公司提供的资源中心管理系统。这是要付费的。一般是每月付还的。少有买断的管理系统，因为卖断后，就没有更新和服务了。但深入思考，上一次的系统升级，是在什么时候了呢？
2. 每月付费的价格不菲。若改变成功，将那笔费用（购买扫描仪、打印机、墨匣子、条形码贴纸）都节省起来，直接用在建设资源中心，不是更好吗？
3. 很多资源中心负责老师被迫在资源中心处理登记书籍的工作。不是每一所学校的资源中心都有冷气设备，也不是每一所学校有足够空间让资源中心老师可以一整天在资源中心的。同样的，也有很多学校老师回馈，常常看不见资源中心老师啊，无意中，让资源中心老师成为了孤独的灵魂。
4. 在准备让新书上架前，还有不少工作的：输入在借阅系统中、生成条形码、打印条形码、粘贴条形码。购买器材是一回事，但生成、打印、粘贴的工作，都影响了新书上架的时间。
5. 很多资源中心老师，因为系统绑定/安装在资源中心的电脑，无法带回家或在教务处处理，被迫在资源中心度日如年。这个窘境带来的最大影响就是：新书上架的时间非常缓慢，给老师和学生都带来压力。
6. 有学生回馈表示大部分时间都在排队等借书和还书而已。一些学校学生回馈，仅仅拿了书本 > 等回到班上后把再借阅的书本资料 > 写在纸条上 > 交由科任或班主任 > 交还资源中心老师填写。这个流程，看见都累，也实在辛苦了班主任和资源中心老师（资源中心管理员要来做什么的呢？进入扫扫地而已？）若大部分的时间浪费在排队，那就很不值得了。
7. 学校遴选的资源中心管理员，没能发挥更好的效应。每每到了资源中心，资源中心管理员，会启用借阅/归还系统，然后找出学生的借阅卡，扫描后再扫描借阅或归还。一般的借阅系统，安装在一部电脑的话，试问是不是又要结合数据，这样累人的工作，谁要做呢？ 要是当资源中心管理员的学生都觉得没有挑战或无聊，哪来的满足感呢？
8. 改革的契机在于：市面上会因为视窗10停止更新而或许出现多部老旧电脑的（点击阅览相关新闻），这些电脑，因为各种因素（处理器必须是至少第八代）而未能安装视窗11，但仍然可以正常上网的（继续使用视窗10或其他运作系统，只要能上网即可）设置更多方便学生借阅或归还图书的小站。
9. 目前的资源中心管理系统，少有能让学校管理层，或教师或家长，甚至是学生自己看见借阅史。开放式的系统，就能大大改善这样的问题了。

今天暂时讨论到这里。下一章，我们尝试深入研究和对比资源中心中各种事情（人流、借书、还书、人力资源）的流程对比。

耶稣爱你也爱我

共勉

各种系统的汇集

随手赞来的，每一所学校可以考虑研发启用的的系统/档案有：

1. 教师名单（也是要管理的啊）
2. 学校PBD委任信系统
3. 学校课外活动顾问老师系统
4. 采集全校班长、组长名单/记录（记录PAJSK系统中）
5. 采集全校资源中心用户名单/记录（方便建立资源中心借书还书系统）
6. 采集课外活动成就名单/记录（记录PAJSK系统、建立学校成就记录）
7. 全校运动队伍（俗称色队的）名单/记录
8. 历年班级名单（也是要管理）
9. 学校AJK系统
10. 学校教师出席记录系统
11. 学生课外活动数据系统
12. 学生课外活动出席记录系统
13. 学生借阅书本记录（资源中心使用）

学校管理层最大的挑战，就是如何汇集这些系统，简化学校老师的使用。

这个，最简单的方法就是：

借用学校的网页、跳板、部落格或SITE。

但，更关键的是：系统的建设，必须是从基层（档案本身）开始。而档案的设计，必须以系统为终结而设计。两者互相配合，一气呵成。（生物学中的：细胞 > 器官 > 系统）

远大的开始， 始于眼前的档案。

千里之行、始于足下。忽然明白古人的智慧。

共勉。

感谢上帝，提供了很好的灵感可以和大家分享这个想法

各种依据年份的记录

 续上一篇文章《一种突破-学校AJK的处理》中的延伸思考，今天我们稍微了解，可以创建那些依据年份的记录，方便学校永续经营各种记录。

1. 创建依据年份，采集全校各年级的班长名单
2. 创建依据年份，采集全校的资源中心管理员
3. 创建依据年份，采集全校的课外活动表现记录
4. 创建依据年份，模范生名单？

这些记录都不难以创建，只是，如何有效管理更新，那才是挑战。我们逐项讨论：

创建依据年份，采集全校XXXX名单：

1. 档案必须是在线、云端的。建议使用Google Sheet创建。
2. 每个Google Sheet档案里面有不同的页面 (sheet)。这样能节省老师们前去不同的档案，也简化管理的工作。
3. 第一栏 (Column)是年份。
4. 第二栏是班级。
5. 第三栏是中文姓名（华校嘛）
6. 第四栏是国语姓名
7. 第五栏是学生性别
8. 第六栏是学生种族（如果名单有，直接使用。如果名单没有，不必勉强，可有可无的。）
9. 每个页面（sheet）依据不同情况进行适当的调整标题需要。

好处：

1. 云端处理：方便随时更新。弹性处理。
2. 可以嵌入学校网页、跳板、部落格、SITE中。
3. 简化老师们要前去的页面（1个Google Sheet档案即可完成班长名单、资源中心管理员名单、巡查员名单、同侪辅导员名单、课外活动成就名单）。可以点击谷歌表格样本参考整合版的名单采集样本了解。
4. 名单可以依据年份显示和处理。
5. 在整理模范生候选人履历时，尤其方便整理。
6. 提供学生在校至少6年的生活轨道记录。

成败关键：

1. 学校老师知道怎么做吗？破坏王的出现，将破坏现有的努力。
2. 学校老师知道在哪里做吗？
3. 管理层有提供长远方向吗？
4. 新老师前来，旧老师离开的共享处理如何？

大家看见了新的方向吗？

延伸思考：

1. 需要将参加各种校内比赛的学生也记录下来吗？未必拿奖，但也有记录在校生活轨迹啊。当然，全校都参与的活动（例如爱国绘画填色比赛就免谈啦）
2. 创建依据年份，记录老师外出的记录吗？

为什么呢？

老师们也是要提交名单的啊。何不直接将各种赛事的名单，都汇集在一起？无论有没有得奖，都是一种认可和记录啊。

        此外，创建有效记录老师外出的记录表，可以随时依据老师名字，找出老师曾参加的课程、工作坊、培训、活动。

        当然，这些都是后勤支援的工作。只是，是不是多余的工作呢？

        教师外出，记录在日历中，是方便每天编排带课表。当然，也可以从日历中，查找教师外出的资料。

后记：

        忽然，有个更大的野心：有没有办法，结合教师外出的日历、会议摘要链接、以及依据教师名字列出的系统？哈哈哈

一种突破-学校AJK的处理

一直以来，学校行政/管理层编排学校各种AJK的时候，面对的，不是重覆输入老师名字，就是无法自动化、简化的显示。

        今天，和大家分享一个简单的演示样本。

链接：

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1BKLFLBiHx0Du5pPSvNzvquyCTWydHY9Vt29QLPpl1lc/edit?usp=sharing

优点：

1. 看见学校每一个工委表。
2. 看见每一个老师的工作分配。
3. 云端处理，透明处理显示。
4. 可直接嵌入学校跳板作为每年记录。
5. 可修改为召开各种会议的通知信（是的，很不可思议的，居然还有这样的奇怪做法，其实直接打印会议信件，然后在教师名单上，修改标题就直接完成了）
6. 可以依据年份进行适当的修改。

延伸思考：

1. 能不能创建：依据年份，采集全校各年级的班长名单？（PAJSK记录奖励啊）
2. 能不能创建：依据年份，采集全校的资源中心管理员？（同样为了PAJSK记录）
3. 能不能创建：依据年份，采集全校的课外活动表现记录？