什么叫做档案途径 File pathway?

每一个档案，在每一部电脑中，都有它独特的档案途径 file pathway。那， 档案途径究竟是什么一回事呢？

        举例，就肉眼看的话，Download文件夹，是在My Computer里面，几乎直接看见的所在。但其实，那文件夹的途径大概是这样的：computer > local C > user > user > downloads，其中，那User就是该部电脑上的用户户口了。

        所以，稍微了解了档案途径，就有助于我们安顿档案，尤其是excel的衔接（linked data / cell）的功能。

        一般说，档案途径越短越好。不说还不知道，原来excel的容量也是有限的。每一个cell里面可以容纳的字眼也是有限的（但也奇怪，迄今都不曾遇见因为容量问题而无法衔接的现象）。

        就拿早前分享的 ABC 2025 offline excel档案好了，那些B表格的所在，尤其是第一次开启C表格的时候，C表格一般会依循文件夹中的途径，寻找B表格。要是寻找不到，就会弹出视窗，询问用户要从哪里和B表格衔接。

        在好久以前，当网络还不成熟时候（大约在25年前吧），很多数据处理，因为网络不成熟的限制，必须透过电脑中的线下（offline）excel档案之间的衔接处理。每每开启档案，看见是否要更新链接，以及更新链接时候那种等待（尤其是庞大数据，当时电脑处理器又缓慢，看着进度表逐步挺近时候，还可以捧着一杯水，边喝边期待），是难以言喻的。

        所以，档案途径是当时每一个数据处理负责人必须要掌握的技巧之一。否则，就无从下手了。

        写到这里，有朋友可能有疑问：小小的excel offline档案，能有什么东西出来呢？嗯嗯，当年，有学生成绩册，学生运动队伍系统，学生课外活动系统，甚至是在IDME和APDM尚未出现升学信件时候，都是借用它发挥作用的。

           想到，既然现在都有了线下的EXCEL B和C表格，如果将那些表格搬迁到云端的话，会有什么情况呢？

            基本上，衔接工程是一样的过程。只是....笔者必须坦诚，线上衔接的话，进度会比excel衔接进度缓慢许多。为什么呢？

因为：

1. 线上档案，不能好像excel那样直接drag and drop完成。

所以，笔者尝试的档案中，那3612个空格，是分开5天逐步完成的（平均每天完成722个空格）。

        Anyway，无意吹嘘。但老实说，这都不是最好的方法。只是，想到线上和线下的，进度差别实在太大了。

        线上的进度，需要花费至少5天完成。线下的excel档案，进入1天半就完成备用了。当然，善用之前线上的表格格式，是减轻许多工作啦。

ABC 表格-2025年的大跃进

2025年前去参加会议， 得知：

B表格是由KP处理，

C表格由科任老师处理（只要是相同的科目，无论多少班级或年级，就只是处理1张C表格）的情况下，趁着学校假期，开始着手处理B表格以及C表格改革计划。

在完成修改B表格后，笔者也动手处理修改C表格。如今，B表格和C表格，现在都有了新的功能：

1. 每一个C表格档案里面有12张页面。每一张页面就是1个科目。
2. 每个科目=15项事情。
3. 每项事情有20个自动衔接的空格。
4. 每一个科目/页面，会自动衔接300次。
5. 12个科目=3600次衔接运算。
6. 每一个C档案，会自动衔接运算3612次。
7. 每个科任老师仅需开启C档案后，在教导的科目中输入班级/年级，然后将没有教导的页面，直接右击隐藏即可。

B表格，可以是中央处理，或者是分开处理。

• 中央处理的做法：一个档案，里面有12个科目，大家KP一起处理。
• 分开处理的做法：12个档案。每个档案=每个科目。C表格从12个档案获取数据和资料。

无论B表格是集中处理或分开处理，C表格就要有2个版本备用。

• 版本1的C表格：从集中处理的B表格档案获取资料。
• 版本2的C表格：从12个科目档案获取资料。

在此，分享两个版本，方便大家各取所需：

版本1:1个B表格档案。12个科目KP全部在同样档案工作。

版本1的工作方法：

1. 下载压缩文件。在DESKTOP 或选择的地方解压。
2. 开启C表格，然后确认所有链接自动衔接（3612次运算衔接）
3. 确认无误后，可以依据学校人数复制C表格档案。
4. 适当命名。
5. 提醒KP在表格B处理日期和事项。
6. 提醒老师们在BC页面输入名字，在各科输入教导的班级或年级。
7. 老师个别隐藏没有教导的科目页面即可。
8. 点击浏览或下载说明slides

版本2:12个B表格档案。12个科目KP全部在各自的档案工作。

版本2的工作方法：

1. 下载压缩文件。在DESKTOP或选择的地方解压。
2. 开启C表格。C表格会从12个档案中自动提取衔接数据（3612次运算衔接）
3. 确认无误后，依据学校人数复制C表格档案。
4. 适当命名。
5. 提醒KP在各自的B表格中输入日期和事项。
6. 提醒科任老师在BC页面输入名字，在各科输入教导的班级或年级。
7. 老师们在C表格隐藏没有教导的科目页面即可。
8. 点击下载或浏览版本2的slide

关键：

Excel offline处理，有几个挑战/可能性要留意的：

1. 主机的运作速度是档案衔接完成的关键。照顾好储存档案的主机（电流，硬盘保养，防毒）成为关键
2. 所有的文件/档案必须在同样的文件夹内。不能移除、修改名字。
3. 如果要让老师们在同样的network内，不同电脑，但同时开启档案处理的话，请接洽ICT或电脑技术人员处理file sharing, access rights以及 save version事项（最后处理好的储存关闭档案就储存）
4. 记得在MS EXCEL的 File > options > save > 的时间设置，设置每1分钟自动储存。

1个B表格档案的好坏处：

• 好处：方便。大家都一起同样档案工作。
• 好处：方便修改。同样档案13个页面比前去13个档案更方便。
• 坏处：危险。一不小心，动了档案页面=影响全部C档案。

13个B表格档案的好坏处：

• 好处：13个老师个别处理自己科目的资料。
• 好处：不会影响其他人的资料。
• 好处：可以上锁。
• 坏处：需要前去13个档案进行修改。
• 坏处：档案数量增加=备份工作增加（但可以设置让电脑自己处理的）

离线工作与带档案回家的问题：

1. 增加了电脑病毒传播的机会（虽然近年来都少听见电脑病毒的消息了）。
2. 增加了B表格档案在家里增删事项的可能性。
3. 增加了错误储存地点=影响C表格衔接途径=无法发挥功效。
4. 最好方案：不带档案回家处理。

考验1：破坏王

• 学校有破坏王的话，无法有效保护档案不被删除。安装deep freeze的话，影响档案更新工作。
• 因为档案也会影响破坏王，估计破坏王不会没脑的进行破坏。除非精神有问题。

考验2：电脑保养与预防工作

• 如何将大文件夹中的所有内容，自动定时定期备份到云端或电脑其他地方，以防不测？
• 如何保养储存档案的电脑？防毒要更新，defragmentation要定期处理，要提升去SSD吗？要更换处理器吗？这些都可以交由ICT负责老师跟进即可。

考验3：修复

• 有老师C表格档案损坏？不必修复，直接复制C表格档案给有关老师即可（所以必须由C表格的原有档案）
• 有B表格损坏？必须可以直接提供B表格原有档案，命名方式必须与C表格所使用的衔接协同方程式同样，否则影响衔接。所以B表格的命名（档案也页面命名）都必须同意处理。

考验4：表格内的日期衔接和协同

• 表格C和表格B的日期衔接必须有共识。什么日期可以重覆显示？显示在哪里？
• 什么日期必须从B表格中衔接过来？

考验5：学校老师如何透过内部网络处理档案？

• 可交由电脑公司技术人员处理共享档案设置。
• 可透过LDP全体一起设置手提电脑与内部网络衔接。
• 点击这里浏览基本离线档案共享步骤

考验6：学校档案的储存地点

• 储存必须在D硬盘中。
• 必须建造捷径(short cut)在桌面，这样方便用户也方便透过LAN登入的老师们使用。

考验7：新老师前来、有老师退休或转校

• 新老师前来：复制C表格。隐藏没有教导的页面。
• 老师退休：不再需要处理什么。
• 老师转校：带走也没有意思。不必处理什么。

考验8：使用密码

• 使用得力马电邮前面的密码，最大好处是档案的内容得以基本保护。但最大的坏处，是影响修补或检查的工作。

考验9：如何保护B和C表格档案中的局部部分？

• 使用excel的cell protection即可。这个必须是由管理员拥有而不是使用老师们的密码。这样可以保护档案内容结构不被影响=限制了老师们在B表格和C表格档案中可以工作的地方=减少影响

延伸阅读：

设立离线档案共享步骤：

1. 在档案中，点击REVIEW
2. 点击SHARE WORKBOOK
3. 点击ALLOW MULTIPLE USER
4. 点击TRACK USER (这个还不是重点，可有可无)
5. 点击SAVE

点击阅览自动备份

战略性处理AI课程

ICT老师们下星期连续3天，以及后个星期2天都会参与AI课程。

            我们行政组如何战略性（tactically ）的善用这个机会，让ICT老师发挥？

非常简单：

要求ICT老师获得Google Meet录影后>  下载然后上载到ICT老师或学校 TVPSS的频道里。

为什么？

1. 让学校每一个老师拥有第一手的资料。方便随时学习。不是对ICT老师不放心，而是简化ICT老师传授过程中面对的压力。也方便复习。
2. 避免主办方删除视频或信息。
3. 让ICT老师发挥长处：处理各项IT事务。（即使要放他自己的YouTube其实也无所谓的)
4. 在编排培训时（是的，他们需要安排培训，然后完成报告，然后在PERAK DRIFT提交），可以提前让老师们先预习，然后HANDS ON，这样事半功倍，届时只需重点复习即可（也是师资培训中采用翻转课室策略的实际演练，省时省力）
5. 更长远的计划：建立给老师和学生的数码技巧PLAYLIST或课程之类的。方便老师和学生随时学习。（当然，有需要而学习的话，这是最好的动力）

共勉

上帝爱你也爱我

顺祝：卫塞节假期健康

科目的资源管理

有感而发的是，目前学校各个科目的发展都一日千里，有一种喘不过气来，管理不来的感觉了。

所以，忽然想到，有没有办法，将各科目的资源，汇集在一个地方，直接管理呢？

几好像那学校教师文件跳板(Switchboard)那样，将各个科目的资源，都汇集在一个档案，不同页面中？

举例：

1. 体育科目有BMI5-9T以及SEGAK的表格，家长同意书，通知书。
2. 英语、国语、数学、RBT和科学有MOBIM资源可以善用。
3. 每个科目还有各种视频频道可以善用。
4. 每个科目还有那些学生学习进度表方便跟进。

要是有办法，让PK和KP合作，管理好科目资源页面的话，那对于新老师或任何接手老师的进度方面，或许有莫大的帮助。降低障碍，提高融合协同。

大家觉得如何？

将Google Site变成数码相册

手把手，与你分享将Google Site变成数码相册的基本教程。

谷歌课室的无缝衔接

在谷歌课室中，留意课室stream的页面，左上角，有个叫做快捷链接 Quick Links 的区块（ block），每一个课室的负责人，可以善用。

     如何善用？很简单，将学校、学生常浏览的网页链接加入即可。个人建议：

1. 学校的网页或部落格
2. 学校的TVPSS YouTube网页。
3. 学校的资源中心网页或部落格。
4. 学校的Site的网页。
5. 阅读报告AINS。

为什么要这样做？

原因很简单：方便学生随时点击浏览。（其实也方便老师们啦）

在网页/部落格/Site加上校历的好处

学校老师（特别是班主任以及行政组），经常会面对一个问题：每年都要重覆处理假期的信息。好像编者本身，不仅要在学校部落格预设假期通告，也要在本身的日程设置假期，还要在得力马（谷歌课室）中设置假期信息，以及在不同群组中发送（教师群组：让教师们传送家长；清洁员工、保安群组，有时候也得传送贩卖部和食堂）。

        原因无他，就是希望消息都尽可能没有用遗漏的传递。

        但这样的改变，却引发了编者本身精神紧张，以及用户依赖的习惯。有鉴于此，编者决定采取一项小改革：将校历嵌入学校部落格中。一举解决以下的问题：

1. 不再需要发送教师群组。
2. 消除学校教师传送压力。
3. 不再需要发送清洁员工群组。
4. 不再需要发送保安群组。
5. 不再需要谷歌课室预设假期通告。
6. 不再需要部落格预设假期通告 。
7. 培养会搜索资料的学生。
8. 降低家长对信息的仰赖，从被动的形态转变到主动的形态。

改变的步骤非常简单：

1. 得力马管理员找出得力马户口日历共享权限。
2. 管理员可将日历加上ICT的老师一起合作管理。亦可在得力马管理权限加上自己个人电邮，即可无缝处理日历。
3. 找出得力马日历的嵌入代号（embed code）
4. 将得力马的嵌入代号，嵌入学校部落格/site/网页中即可。

想知道效果？点击看看这例子即可（拿圣美嘉华小当白老鼠）。

改变的数个建议：

• 在教师个人的site中，加上学校校历。简化老师们参阅的工作。
• 将校历标签在自己行政和书记的电脑中，方便随时浏览。
• 将校历加上在资源中心的网页中。

如此一来，ICT或得力马管理员，只要在日历更新，这小小举动将带来莫大的改变和影响。最重要的就是：把漫无目的上网的孩子们，变成上网找出学校活动的用户。

小小建议。共享。

数码化的建议--管理篇

1. 记录教师动向？使用谷歌日历即可。
2. 处理会议摘要？使用谷歌文件，准备标准格式，和全校老师共享。（最好定位在学校网页、部落格、跳板或社媒中，方便老师们随时找出来善用）
3. 收集会议摘要或OPR？使用谷歌表格，把全部老师们整理好的会议摘要或OPR直接收取，然后展示在（学校网页、跳板或社媒即可）。敏感的会议内容就当然要设浏览权限啦。
4. 记录特别课室的使用？可以的话，采用谷歌日历。不可以的话，采用谷歌表格记录。记录方式有2种：第一种是统一的谷歌表格记录全校各地的特别课室使用。第二种方式是不同特别课室有不同谷歌表格。但建议全部特别课室使用记录都在同样一页展示就好，方便交叉监督和整理分析。
5. 想要制作方便代课的视频目录？善用学校的TVPSS频道，将目录找出来，即可投影播放了解啦。
6. 想收集或展示学校的活动照片？善用学校的Google Site，直接将照片都安顿在那边既可。
7. 想派发爱心计划或导师计划的问卷？透过谷歌课室或社媒派发传送即可。但建议最好透过谷歌课室（将学生的ID和密码发挥啊）。
8. 想建设谷歌课室？秉持1个学生1个学年1间谷歌课室的立场（将所有科目老师加上，将ICT， GPM和GBK都加上即可）。
9. 有兴趣建设学生生日记录？善用谷歌课室的预设内容。将即将生日的学生名字，直接存放预设播放。长远计划，建议预设电邮，传送至少20次（20年）。校友联系，就此建立起来。
10. 更伟大一点？建设AI聊天机器人，方便解答和学生聊天。并将需要留意的学生和情况，直接汇报给老师知道。（但这个工程很痛苦，真的很痛苦，目前也在皮毛，或许要放弃这个计划）
11. 
    

丰富学校跳板内容

为了让大家进一步拥有各自学校跳板，祝福校内老师们，编者于是（2024年10月1日）开始整理学校跳板的template，并将在template中，加上有关事项的表格template，这样一来，或许可以大大减少学校建设跳板的障碍：

1. 点击这里开启学校跳板样本。
2. Fail > make a copy后，你就拥有一个包含全部事项的表格的Template跳板了。备注：每一个事项的表格样本还在整理和筹集中（因为一路以来分享太多的表格样本了啦）(奖励：里头的MOBIM是真实档案哦）
3. 尚未完成，请切勿开始：在每一个事项中，点击表格样本，然后 File > make a copy，设定表格的命名 > share 给有关老师 > 拷贝档案链接 > 在学校跳板页面中衔接起来即可。

每一个事项的详细步骤：

1. 点击开启表格。
2. File > make a copy > 设定储存地点（在自己的云端硬盘中）> 命名
3. 将同样一个档案，依据学校老师人数以及命名方式命名
4. 完成一个事项后，继续开始并完成第二个和其他事项。

各种方便老师们的线上表格（以编者手中的档案为参照基准）

1. Keberhasilan PBPPP档案（1个老师1年使用2次的档案）
2. IPPKBAT高思维档案 （1个老师1年1个使用2次的档案）
3. SPLKPM记录档案（与SULDP共享后，交由SULDP处理跟进即可，一年一个档案）
4. SK@S Standard 4 教学视察表格

总结：

学校前端/前线，一般都问题不大。教师们也尽力做好本分，但学校后端/后援的能力一定要强大。这样老师们才可以心无旁贷，用心处理前线的事项，而不必因为前线冲锋陷阵后，还要在后台头痛处理各项事情。

        相信我，虽然重新制作和分享Switchboard，然后逐个加上每一个事项的表格样本（是啊，每一个要去找的），加上在学校跳板样本也不是好玩的事情，但这样却可以让更多学校得到祝福（若选择善用的话）。

        别无他意，各取所需。绝无勉强，无需对号入座。

让学校网页发挥最大的作用

每年都有很多活动需要进行。近年来的线上活动尤其增加不少。有鉴于此，建议善用学校网页，简化教师与学生使用过程中会遇见的阻碍。

实战步骤（学校已有电脑室，学校已有网页或部落格，学生不会有面对电脑不足的情况）：

1. 把学生要登入的网页，设定为学校网页或部落格的主页信息。（不要让其他信息掩盖）。
2. 在学校电脑中，设定学校网页或部落格为主页：一旦开启就直接显示学校网页或部落格。
3. 更挑剔的话，在每一部电脑中的各种浏览器（有多少种浏览器，就把步骤2实践在浏览器中）
4. 更挑剔的：每个班级的每部电脑的每个浏览器都如此设置。办公室的也不例外。

此后，每次有什么线上活动，管理员仅需更新网页或部落格主页即可。

1. 学生一旦开启浏览器（Chrome, Brave, Forefox, Edge, Opera, Safari等等等）后，学校网页或部落格直接显示在学生面前。
2. 再也不必科任老师在谷歌课室设置。
3. 学生再也不必登入谷歌课室寻找（有时候信息多的时候，也不容易寻找啊）。
4. 方便学生和老师在班上使用：每当有推介活动或视频，老师和学生直接在班上电脑开启浏览器，直接看见推介礼的视频（网页和部落格管理人当然要事前设置好网页/部落格，将视频嵌入网页或部落格页面）。
5. 学生放学回家后也可以继续完成。不必四处搜索寻找。

完成活动后，要么将帖子取下。要么就搁着证明学校确实在该日子期间处理啊。（下星期一不是有个什么好学生推介礼吗？不妨考虑看看，当然，要是学校网络覆盖率差强人意的话，那就别想了）

实战例子：

1. 学校举行科学常识问答：部落格设定问卷链接、学生进电脑室作答、提交，关闭问卷即可。
2. 学校要进行MINDA SIHAT筛选：将网页设定好在主页。学生开启电脑浏览器，直接看见链接，点击后即可直接回答。
3. 教育部进行推介礼：班级老师直接开启浏览器，马上看见学校网页显示视频窗口，点击放大即可方便班级学生一起观赏。

实际准备工作：

1. 行政组想办法扩大学校网络覆盖率。
2. 行政组提升并维持学校网络覆盖率以及器材照料经费。
3. ICT老师和电脑负责老师：在班级电脑和电脑室等地点，将所有的浏览器设置为开启即显示学校网页或部落格即可。
4. 每每更新后，或定期检查浏览器是否正常操作。

额外：

1. 要设置什么网页或网址呢？学校部落格，学校TVPSS等都可以的。
2. 可以实际举例吗？学校网页或部落格，AINS，学校TVPSS/YouTube频道 ，谷歌课室。
3. 这样的设置，会为学校网页，部落格以及优管逐步累积流量。（每天开机点击开启就是累积的一部分）

建设跳板 Switchboard

想建设自己学校的跳板，但无从下手？

经过整理，编者将过程逐步整理好，方便大家参阅啦。

一步一脚印，跳板完成了，你会发现工作情况大不同。

祝福大家。

建立学校的Switchboard

我们尝试站在PK1的角度想：

• 每一个老师每年使用多少种表格/档案？
• 每一种/张/份表格或档案，每年需要使用多少次？
• （若采用云端处理的话）有没有发现老师们每每处理档案后，你也要搜索有翻查不同的文件夹？
• 有没有发现老师们抱怨文书工作不停，即琐碎但不得不做，可是要做起来却非常琐碎？
• 有没有想过，让老师们不必自己整理、搜索档案或文件或表格？
• 有没有办法，简化自己的工作之余也简化老师们的工作？

        恭喜您，如果您曾这样思考的话，是时候建立属于学校的switchboard了。

        有朋友担心要建立switchboard不容易。但其实也不会太难。下面，编者手把手，先让大家了解建立的步骤，之后你就容易了。

        相信每一所学校有自己的，让老师们在里面工作的drive。不同的工作类别，就有不同的云端文件夹，对吗？

        一般的做法就是，创建文件后，就和老师们共享啦。但共享文件夹嘛，老师们可以搬迁或修改档案权限，这样就给自己多了麻烦。

        加上学校有不同年龄层的老师，文件夹越多，老师们吃不消，我们也吃不消。

好不好：

• 要做的事情的文件夹 = 学校的google site链接？
• 开个新的文件夹 = google site 加上那新的文件夹链接？

这样能不能减轻老师们的负担？但这并不是我们今天讨论的重点。

不妨考虑考虑以下几点：

• 共享工作文件夹=无法控制文件夹里面的内容= 自己担忧或需要修复内容 = 越来越多back up of back up....😂（因为老师要是搞砸了档案，你还要找back up档案来植入文件夹中，这个是浪费时间的做法）

So, 与其共享文件夹，不如共享档案就好。但老师多 = 档案多，要处理也不易

所以建议：

1. 先建立Switchboard的主页，俗称main page即可。Switchboard概念其实就和portal类似。 
2. 主页可以是由google docs或google sheet作为平台，个人是建议使用google sheet啦，有原因的。
3. 建立主页后，把每一个老师要做的事项名字列出来，如KEBERHASILAN PBPPP，IPPKBAT，SK@S，STD 4等等等
4. 在google sheet第二页，就以第一件事项命名
5. 命名后，主页的第一事项就与第二页（第一项事情）衔接起来 = 老师们点击主页第一项事情即可前去看见第二页 = 第一项事情的页面。
6. 在第二页（第一项事情）里，排版方面，依据年份，逐个加上老师名字后，把老师们的keberhasilan档案，依据名字，依据年份，衔接起来。
7. 如此一来，就看见同样老师，在同样事情中，不同年份的（历年）资料啦。
8. 重复处理直至完成全部事项即可（从今年开始也可以）。

你学校的switchboard 就这样被你逐步建立起来了。

之后，别忘记把主页定位起来。主页嘛，可以定位在site, 得力马或脸书或部落格或其他平台如telegram还是whatsapp里面即可。

        主要是方便老师们以最简捷的方式登入开始工作，降低老师们登入阻碍，减少各种找不到的说法，方便老师们开启=让老师们开心去做即可。

建立学校Switchboard的好处：

1. 不必共享文件夹那么风险（档案不见，被移除，被修改ownership等）
2. 帮忙老师们解决很多问题：电脑问题，软件问题，病毒问题，档案问题（开不到，跑位，优盘问题，老师不必找链接，不必找文件夹，找不到档案，突破学校时间空间和器材的限制=给老师们更多空间和时间处理要处理的工作=老师们更有弹性=可以更开心完成工作）
3. 自己不必在不同的folder中跳跃，不必去记或搜索不同folder名字=节省自己和老师们的事件和精神。
4. 大家可有序查阅历年档案=行政组和老师们可以有序查阅档案=方便随时检视（你别笑，谁不喜欢拥有历年档案的体验？）
5. 方便查阅档案，因为可以加上monitoring功能，知道和跟进、提醒老师们需要处理的事项（不是监督，是跟进和提醒）
6. 方便整理老数据（例如拷贝或整理全校老师的std4或那kbat分数，然后作为全校整合统计分析之类的）
7. 既有隐私，也完成工作：每个老师只可开启自己档案，完成后就关闭即可（老师们看见自己东西，看见行政回馈，如视察分数，可是却不必去比较-记得设置不允许下载或打印即可，可惜无法拒绝截屏啦）
8. 方便添加新老师：有新老师来的话，仅需在每个事项/副页中，其中一个现有老师档案make a copy，在副页里加上新老师名字并衔接起来，然后与该老师共享即可（档案自动在文件夹里面出现=节省我们去找文件夹的工作）
9. 容易管理：老师退休？逐个页面点击该老师名字开启档案后，修改该老师为为浏览权限即可。（不必我们去找文件夹folder = 珍惜生命 = 节省时间、精神、资源)
10. 那些琐琐碎碎的，什么老师出席率啊，代课记录啊，SPLKPM之类，都可以在主页显示事项，衔接去副页后在副页发展（但不在今天的讨论篇幅内啦）

有兴趣建立属于自己学校的switchboard吗？😊

        别给自己太大压力，可以从今年开始建立的。2024年开始建立，2025年继续沿用。这样就有了2年的档案可以作为开始啦。

想看看样本？点击这里这里看看学校Switchboard样本啦

1个档案，做好一个班级全部科目的提升计划?

传统的做法，科任老师就是在文字处理软件中（通常都是Word的啦）整理好那些数据，还要人工计算统计巴仙率，逐字打字，之后将资料搬到excel或power point中，绘制成为图表（graph），再将班级的提升计划，从文字处理软件中搬迁到展示软件如power point中显示。

让我们首先拆解这些工作，将这些工作，转换成为步骤:

1. 在文件处理软件中整理文字和数据。包括了表现，弱点，以及提升计划。
2. 人工计算统计数据然后在文件输入（这样才是完整记录）
3. 一般老师：将资料搬迁到excel准备绘制图表（graph）。进阶老师：将资料搬迁到 power point中准备绘制图表（graph）
4. 将文字资料如弱点，提升计划，问题，采取行动从文字软件中，搬迁到power point中方便展示。

老天！一份工作，居然要至少4个步骤？一份工作，至少要2到3个软件？（进阶老师直接在power point里面绘制图表，一般老师可能会在excel绘制图表）

        看见拆解了的工作步骤， 有没有觉得很不可思议呢？有没有扪心自问，有没有更好的协助老师们呢？

        有的学校采用系统处理统计和分析（一般也只有统计分析表，少有graph的呈现或显示）。但这也未能处理文字的需要啊。

        于是乎在想：有没有办法，让老师们，透过一个平台/软件，即可处理文字的需要，又可以处理数据统计分析的需要，又可以处理显示graph的需要（很多老师、官员相信视像化的数据方便，我也不是反对）。

        答案来了：直接在google sheet里面完全处理即可。那到底是如何操作的呢？

• 步骤1：在档案中准备接纳数据的页面。
• 步骤2：在档案中准备显示图表（graph）的页面（必须是在粘贴或输入数据后自动显示的哦，但输入数据的话，就浪费老师们的事件咯）
• 步骤3：在档案中加上可以让同样班级的不同科目的老师，输入科目的表现，弱点，问题，采取的行动的页面
• 步骤4：在档案中准备加上对比的页面，让评估结果的数据，在图表中，列表(table)中也得到对比

        看到这里，有没有心动呢？

点击这里浏览高年组的PBD档案。

点击这里浏览低年组的PBD档案。

（延自《班级PBD档案-能不能进一步简化老师们的工作？》）

疯狂的会议s........

过去的两个星期，都在疯狂的会议中度过。不是在线的，就是实体的会议。学校老师们，无一幸免。不是科目的会议，就是课外活动的会议，再不就是其他各类别的会议。

        试问，在种种会议的当中，又有了什么样的领悟呢？安排和管理，非常重要。

        收到会议通知后，要做的，不仅仅是安排什么老师前去最为恰当，也要想到，派遣前去的老师，会带来什么样的效果。我坦诚，我或许想得太多了，但不想是不可能的。

        在各项会议通知信函排山倒海前来的时候，行政组尤其要留意的就是，三个项目（PK1，PK2和PKKK，甚至下午班主任）之间都要尽可能互相合作，尽可能透明处理。这样在协调方面，才能有更好的编排。

        外出会议的，如果是实体的，尽可能编排提前半小时离开学校，方便老师们前去享用午餐还是什么的。

        在线会议的话，除非逼不得已，否则都可以批准提前离开校园回家或准备参加，尤其是有参与线上背后的录影工作，更应尽量给予老师便利。

        有人问起，这么多的会议，究竟是要如何协调的呢？

        版主的方法非常简单：

1. 三位副校长之间必须有效，透明沟通。任何一位老师外出，都尽量通报。
2. 校长分配了外出的老师后，所有信件必须来到第一副校长的桌面或信息中。
3. 所有外出的，在线的活动，都记录在日程中。在线日程就成为汇集和协调的工具。此举将有效侦查任何冲突的情况，提前另外安排。
4. 若有老师身兼数职，任何YouTube的在线会议，尽可能让步给实体会议。

要做到尽可能协调固然不易，但也不是很困难。只要有决心，要建立共享的日程也不难。

        还有另外一个原因就是：方便第一副校长在eOperasi中记录外出的老师、主办单位以及参与日期。这样的编排，不是玩爽的，都是有依据的。

小小分享，共勉。

进一步简化工作-谷歌课室的设置

续上篇的分享，善用谷歌课室-课室设置后，收到好些朋友的回馈，表示：这样的建议，让大型学校的谷歌课室管理员(Admin DELIMa)真的辛苦。

        有鉴于此，笔者今天趁着学校假期，在此分享可以减轻谷歌课室管理员的负担的可行建议：

1. 在谷歌课室管理员设立课室后，每个课室中加上班主任。
2. 让每个班主任知道科任老师的谷歌课室ID。但一般上，在课室中，是可以直接加入的。但这也是未必的。

那，要怎样处理呢？

最简单的方法就是，先在谷歌联系中，建立起更有效的联系名单。然后将联系名单传享出去。

哦，有朋友又回馈了，这样岂不是添加老师们的工作了？

当然，可以减轻的。但要怎样减轻呢？善用社交媒体

所有教导有关班级的科任老师：信息各自的谷歌课室ID给班主任即可。

如此一来，大大减轻了谷歌课室管理员的工作负担。但增加了班主任的工作负担，对不对？

        还记得为什么上篇文章中，有提及在谷歌课室中加上Guru Data 以及资源中心老师GPM的建议吗？

        从工作负担上，GD和GPM，在大型学校，一般拥有较少的教课节数。那行政层可以善用这个现象，让谷歌课室的管理员，GD以及GPM分工合作。让这三人同时处理，每人处理两个年级的谷歌课室添加老师在课室内即可。

实际演练如下：

1. PK1或SU Kurikulum将全校老师有教导的班级列好。传送谷歌课室管理员。
2. 谷歌课室管理员将全校老师的ID，依据老师名单整理好。
3. 谷歌课室管理员将名单传享GD和GPM。
4. 谷歌课室管理员以及GD， GPM协调要处理的班级。例如：GD负责1和2年级，GPM处理3和4年级，谷歌课室管理员处理5和6年级的课室添加老师工作即可。

小小分享，希望有助于大家进一步管理好谷歌课室。

共勉。

善用谷歌课室-课室设置

善用谷歌课室-课室设置

如何让谷歌课室更为完善？了解以下步骤即可：

1. Admin DELIMa 开设每个班级的谷歌课室。
2. Admin DELIMa 在课室中加上班主任。
3. Admin DELIMa 在课室中加上科任老师。
4. Admin DELIMa 在课室中加上辅导老师(Bimbingan & Kaunseling)。
5. Admin DELIMa 在课室中加上 Guru Pemulihan
6. Admin DELIMa 在课室中加上 Guru Pendidikan Media / Guru Pusat Sumber。
7. Admin DELIMa 在课室中加上 Guru Data & Maklumat 或负责学校网页信息负责人。
8. Admin DELIMa 关闭所有课室的视像链接。
9. Admin DELIMa 继续提供各种支援。
10. Admin DELIMa 或班主任在班级中使用统一的科目/topic 编写。

Admin DELIMa这样做可以带来什么好处？

• 关闭视频链接：避免学生滥用。
• 协助加上科任：减轻班主任负担。
• 协助加上GPM：方便推介新书或阅读报告。
• 协助加上GDM：方便发放或收集数据。
• 协助加上B&K：方便发放辅导有关信息。
• 协助设置统一的科目/ topic：方便全校使用统一的标签。

1年级新生适应个人报告

既然辛辛苦苦要1年级老师们填写1年级新生的适应表现，为什么要让这些资料白白流失啊？

（点击这里浏览1年级新生适应表格帖子）

        每年的1年级老师，尤其是班主任、科学老师、数学老师以及国语老师，都要填写1年级新生在校的适应表现。原因无他，就是要尽早辨别需要支援学习的孩子。那，若要单单依靠老师们自己来处理得话，似乎说不过去。何不让家长和监护人也知道孩子们在过去一个月在校的表现，看看是否和孩子们在家里的表现一样呢？

        既然表格有了，老师们也有填写的方法了。接下来要进行的工作就是准备一份文件档案，这文件档案就是将表格中各种数据，透过邮件结合(mail merge)功能结合起来，让家长和监护人有一份完整的，孩子的，很个人的报告。

        下面分享了文件的样本：

档案链接：

https://docs.google.com/document/d/1OKca6KPVIsKnbAfJf2SA87R0stPn15XokUQeKbKt-FY/edit?usp=sharing

有的人或许会说：这是多来做的东西啊。

嗯，或许是。

但换个角度想想：

1. 这可以是学校的Amalan Terbaik，因为不是每一所学校有这样的服务。
2. 这可以是为学校服务的增值。因为不是每一所学校有这样的服务。
3. 站在家长角度，我很希望有人可以客观让我看见我孩子在学校过去一个月的表现。
4. 站在老师角度，我不希望所做的工作，填写后，得到一些结论就没有了。我也无从下手为孩子建立个人profiling。（这报告，也可交过去给辅导counseling老师跟进的嘛）
5. 站在老师角度，我不希望要劳师动众自己动手填写，必须是简化的。（mail merge之后就简化很多了，嘻嘻嘻）
6. 站在行政角度，我不要让这工作加剧老师们的工作负担。我要创造让其他老师（特别是ICT和GDM可以帮忙减轻1年级班主任的工作负担）帮忙的机会。
7. 站在行政角度，我希望这样可以让班主任、科任以及家长之间有更好的衔接，为孩子们的表现与成长，共同努力。

想了解更多？点击以下标题浏览邮件整合的步骤或指导：

邮件结合 Mail Merge

使用WPS处理Mail Merge的步骤

创造价值

创造价值

站在家长/学生立场，为什么还需要我登入？

为什么不可以透过whatsapp或telegram 作答？

        所以，学校面对的其中一个的挑战是：怎样在谷歌课室里创造价值？ 第二个挑战就是：如何融合教师实体授课与谷歌课室的活动配置？实体课开始啦，为什么还要登入已不再重要了（因为霹雳州教育局已经指示要登入啊）

因此，怎样方便孩子们和老师们登入，那才是关键了。One must ask the right question.

        最好的安排，当然是让孩子们在上课时间登入啦。但这无法完全解决老师方面面对的困境啊。

        那老师们面对什么困境呢？如何处置/分配网络功课和实体功课？ 可以配置什么课业在里头？

        要解决这个问题，又要探讨另外一个老掉牙的问题：谷歌课室的结构与形态。

什么意思？意思就是：谷歌课室要什么pattern?老师们各自科目各自设置？ 还是全部结合在一间课室内？或是依据实体课室数量，但容纳该课室全部科目在内？

• 全部结合一起，学生要学习依据标签找，老师要会放标签
• 依据实体课室的话，管理员和班主任要兼顾
• 依据科目的话，学生应该非常可怜。

所以最好的方式为：

大型学校依据课室数量，小型学校全部融合就最好。

如此一来，信息不会复杂重叠，学生容易，老师也方便。

但必须提醒：

谷歌课室管理员必须在每一间课室内，方便提供协调和修正的服务。（当然要帮忙老师们啊）

但要留意的就是：

能不能因此把老师们手机里的班级群组都解散？

能不能让老师们的手机平静下来？

能不能回到专业处理了？

这个，又是另外一个问题了。好，我们回去正题：如何帮助老师？

结合全部课室的话，就容易处理。

分开课室的话，记得加上辅导老师和资源中心老师，以及Guru Data（需要的话）

为什么呢？好让课室内容多样化，活化起来（创造价值）

• 科任老师依据学习内容和技能，如常提供各种学习视频和习题。（甚至可以启用以前mco的东西呢）
• 辅导老师负责各种心理和辅导相关问卷（1份问卷，多间课室共用同样链接即可）
• Guru Data帮忙整理统计/分析然后方便报告大家（不然填了有什么用）
• 再进一步的话，创建属于孩子们的视频目录，但，让孩子们提供视频，建立属于他们的目录。

这个，就需资源中心老师GPM, ICT和得力马老师的互相合作了。ICT创建TVPSS给GPM然后设立各年级目录, ICT编制指导说明，然后得力马老师把目录链接发送在班级群组内。

        来，别头晕。得力马管理员把目录，依据年级发送在班级内备用。目的是方便学生看见。

        ICT把视频kolaborasi的链接，使用方法发送给得力马老师，得力马老师发送学生。学生加入成为视频提供者。GPM, ICT和得力马一起监督目录内容并过滤或删除不适视频（频道是大家的，不是GPM一个人的）

        那，价值在哪里？在“我们做的”

学生眼里，看见我们做的。

我们提供的视频

我们发现的

我们觉得适合的

我们喜欢的

那那那，来了来了。

此后就来个

我们的歌，让孩子们聚合各种曲目啊;

我们爱看的戏

我们制作的视频（这是可以延伸的计划）等等

价值有了，才有动力推动孩子和家长。

不然，老实说，谁还要登入呢？

结合12个科目的会议记录

经过好几年的努力和学习，今年总算是可以成功将这结合12个科目的会议记录整理出个样来了。

结合12个科目的会议记录，究竟在哪些方面会有过人之处？

1. 一目了然看见全部12个科目的教师培训计划、学生提升计划、学生使用练习簿子数量和种类。
2. 一目了然看见全部12个科目的最新消息。
3. 一目了然看见全部12个科目的开销余额等信息。
4. 简化教师们的工作（再也不必去找书记讨科目拨款余额，也不必个人统计开销巴仙率等琐碎工作，因为目前可以从让书记填写的sheet档案中，直接衔接过来了）

那，为什么这么难以执行的呢？这暂不能轻易解答。

点击浏览参考结合12科目的会议记录样本（当中的PCG Mata Pelajaran是完全依照Kewangan的秩序提供，只是未能共享校内样本所以目前解开了衔接而已）

设计的过程中，是不简单（每个部分的起稿，至少经过4个设计版本才成形）

阅览结合12个科目款项的设计雏形（12科目的财务篇）

问答时间：

问：如何让老师们知道填写哪里？

答：使用KPM户口开发文件档案，可以按下@然后找出老师们的名字，有关老师即可收到通知电邮。

问：结合的话，意味不再需要个别处理？

答：是的。全部在线处理。

问：要是有老师不小心删除了其他人的内容？

答：设置好自动记录以及更动通知，即可知道最后用户以及更动事项。

问：如何将书记整理的Google Sheet档案中的指定页面的table嵌入文件中呢？

答：参阅这个视频

问：书记的sheet，是依据月份准备吗？

答：对的。所以在会议中，依据最接近的月份，衔接财务状况即可。

问：万一有老师不小心删除了资料？

答：个别处理的话，也会不小心删除资料啊，尽可能处理好啦。人谁无过？

问：如何设置保护好档案？

答：将档案设置为编辑不可以随意更改编辑权限。将档案设置为自动记录任何更动（你将获得电邮自动通知）。为老师们提供适合或需要的培训。给予老师足够的时间和机会去尝试使用这个便利工作（不是每一个老师习惯在线共享文件处理文件的，所以个人诚信很重要）

问：这样的格式，究竟给谁带来最大的便利？

答：全部人。

1. 每个行政人员：一目了然看见全部12个科目的情况。
2. 每个老师：清楚知道学校学术活动。
3. 每个老师：不再因为没有教导该科目，不再因为时间问题，魄力问题而不知道其他科目进行的活动或情况。
4. 每个老师：统一又有协调的练习簿子数量。
5. 每个老师：统一又有协调的教师培训计划
6. 每个老师：统一又可协调的提升学生计划
7. 每个老师：不必去找书记拿科目开销。
8. 书记：督促自己小心每月更新和处理账目，因为老师们需要有关数据。
9. 书记：不必另外找些或打印或传送科目开销给老师们。
10. 
    

数码版的功课记录

每每谈起功课记录，相信老师们都有说不完的故事。但说穿了，都是一个保护自己的记录，证明学生交功课的次数，免得日后产生任何误解，就有理说不清的情况出现。

        好久以前，有老师曾尝试使用谷歌表格记录学生提交作业，但最大缺陷就是：系统只是显示提交最多作业的孩子，没有提交的，要另外点名又麻烦，要是学生补交的话，又不能回去档案修改然后提交，确实很麻烦。

        所以，使用班级名单来记录功课提交，是很多老师自保的不二选择。

        然而，功课记录，是否就只是功课记录而已呢？每每在完成批改作业或练习后，老师们通常会在名单上记录有提交和没有提交的学生，作为下一堂课追功课或跟进的参考。一般上，最简便的操作就是：将班级名单影印出来后，依据课业的类别，然后每次批改后记录在案备用。

这样的记录不是不好，但这样的记录，有以下的问题：

1. 如果半途有学生加入或离开，名单就要进行修正。前后校对就要留意了。
2. 如果同样的课业或练习，因为数量多的关系，被迫使用超过1张名单的话，那要前后对照，就有点困难了。
3. 在每份名单上，要在最上方的一行，先行记录练习的序号，每次记录前，都需要写上日期，否则也无法完整的自保。

所以，如果可以将以上的问题解决，还可以加上一些功能的话，老师们会不会考虑用更好的方法记录学生提交的课业呢？

1. 无论学生半途离开或加入，只要从班级名单（一般都是班主任更新）或自己直接加入，即可完成。
2. 如果在档案中，只需记录课业的种类（例如听写1，听写2，听写3，听写4）就可以自行记录这科目目前一共有4个练习次数和类别，在统计次数上，又免除了老师们统计的工作。
3. 如果在档案中，可依据日期记录课业就可以知道批改或收取的频密度，在视察教学的处理中，会不会带来什么便利呢？老师们也可以坦然让人看见自己的批阅频密度。
4. 如果只筛选学生姓名即可看见并进行各项数据的对比，如：学生提交或没提交和练习次数对比、学生提交或没提交和日期对比、学生提交或没提交和练习种类的对比

老师们会不会觉得太多东西要完成了呢？

要回答这个问题，就先要了解当老师的心态：

• 在某种程度上，要是没有任何学生有任何行为、心理或学习障碍的话，全部交上课业的情况并不少见，基本上，连名单记录也不必。
• 使用名单记录课业提交是最方便的选择。
• 使用名单记录学生提交课业次数，并不是健全教育制度的产物，而是老师们被迫自保的行动。

但，若果换位思考的话，又会有怎样的情况呢？

• 反正都要记录，记录在名单也是记录，在线记录也是记录。两者没有什么差别啊。
• 如果要记录在线档案，但又要前去拷贝和粘贴名单的话，又会不会很难呢？要是一直往下粘贴的话，究竟要多少行啊？（编者准备了3000行，要是班上有35个孩子的话，每个孩子可以记录85次的练习次数）
• 如果在线记录的话，会不会是拿石头自砸脚趾呢？例如，练习的次数多了，但批阅的次数少了，又会出现什么境况呢？（老师们一次过收取2到3次的练习然后批改也不是不常见的情况。但也不代表老师们偷工减料啊，毕竟有的功课或练习确实需要讨论和一起留意订正修改，也是一种学习的途径）

Well, 说了又说，不如让大家看看一份相当有趣的假设吧

• 假设有一班30人的学生，1年上课190天，就单单阅读一个科目的话，每天就完成一个练习的话，一年来就完成了：30 X 190 = 5700份/次练习。
• 假设有一班30人的学生，1天上课4个科目，每个科目上课3天，一个学年在减去评估周或活动累积天数后还有有50个星期，那么练习的次数：30 X 150 (50星期X3天）X 4科目= 18000次的练习。当然，并不是每堂课都有练习啊，对不对？

这些看起来好像天文数字的课业和次数，不是很好的数据可以加以分析吗？

• 孩子们的练习次数足够吗？
• 老师们批阅次数和种类练习相符吗？
• 什么科目的课业提交表现最好？
• 科目的提交以及老师的管理风格有什么关系？
• 什么科目的提交方式需要加强或进一步了解？
• 什么科目的练习种类最广泛？
• 什么科目的练习次数最多？什么科目的练习的次数最少？
• 科目与完成批阅/收取的日期的品密度是否相符？

话不多说，这里就和大家共享一份数码版的功课记录，让大家玩味玩味。

• 完全开放供大家测试功能的数码功课档案
• 完整的数码功课记录档案（下载后，上载到个人云端即可使用）