有效消减重叠档案/文件

教育工作者面对的其中一项挑战就是：档案重叠。各种各样的文件，排山倒海到我们的办公桌上，有时候，真的会认真思考：这是教育工作者应该操心的吗？

        在科技发达的世代中，此事不应该在继续下去了。但如何让教育工作者有效消减重叠档案/文件呢？答案非常简单：透过云端档案处理。当然，这样说也未免太容易了。还是让我们稍微了解背后的运作原理吧。

1. 每个教育工作者有自己一套的工作流程/方法/档案。
2. 管理层如何让每个教育工作者，在可以结合的档案中，让每一个教育工作者的文件夹中，拥有自己可以看见，自己可以拥有的档案呢？
3. 共享文件，是其中一个方法。但教育工作者，身为用户，往往没有完全拥有档案，而或许会闷闷不乐：怎么处理，都不是我自己的档案。那为什么要共同完成/协同完成共享的档案呢？

举例：

学校有12个学科。每个学科（在某专家解释下）须有10个付文件夹。12个学科=120个副文件夹。还没有包括里面的各种文档呢。

        就拿一个科目的第三个文件夹，华语的第三个文件夹，其中一个要保存的档案，就是会议记录。12个科目=12个第一次会议记录。每个科目1年至少2次的会议记录 = 12 X 2 = 48个档案了。要是一年四次的话 = 4 X12 = 48个档案了。别说老师，管理层都晕了。

        如果，透过共享档案的话，老师们仅需处理4个档案。更贴切的说，要是老师们可以在各自管理的科目中（12个科目可能有12个不同的老师管理），直接开启要处理的档案。但处理后，又可以“看见”档案在文件夹中，心中莫名多了一点点的安全感（别笑，真的有这样的教育工作者的），才关闭电脑。会是怎样的情况呢？

        档案的数量：依旧只有4个。但在12个科目主任眼中，他们眼里都看见有4个档案。但开始工作时候，大家只在开启档案时候才知道里面其实是12个科目的共享档案。

        试问，这样的转变，是否有效解决文书的处理呢？某种程度说，是的。但某种程度来说，又不是的。

        开明的管理层，可以透过学校跳板的改变，大幅度提升工作效率。但面对莫名其妙的检查或稽查指标时候，很多管理层又走旧路：每个科目里面要有这档案。这样有什么意思呢？

        所以，开明的管理层，是不会介意：先创建档案，然后才将档案捷径安置在12个科目的文件中。这样的改变，远比老师们各自在12个科目的文件夹中，直接上传或处理会议记录好多了。你说是吗？

跨户口，跨文件夹的共享档案

在处理档案过程，免不了有一些奇怪的现象：

大多教育工作者习惯了各自在各自的文件夹中处理各自的档案。鲜少听见有管理层或老师发起共享处理的工作。因为，即便共享可以更好完成工作，每每检查档案的时候，就有出现个别文件夹中需要有（相同）的档案在内。这，或许就是影响老师们接纳共享档案的原因之一。

        Well, 感谢神。今天终于找到方法，如何让同样的档案，即便在不同云端户口的情况下，也能够出现在其他户口的文件中备用了。先给大家知道运作原理或概念，比较容易明白。

        早前，笔者建议，以CM7户口，开设各科目的文件夹。CM7就是云端硬盘的持有人。主要是方便学校老师们安心，不必担心管理层会将东西带走。

CM7 户口开设12个科目的文件夹后，每个科目当中，还有大约10个副文件夹。这些文件夹，就分门别类储存不同科目，但同样的文件（是不是很多余的工作？单单这里，就至少有120个付文件夹了。）

        每每处理文件时候，举例学科会议 Mesyuarat Kurikulum, 要是采用共享档案的话，在CM7 的云端硬盘中，每一个科目（12个科目）的第三个文件夹里头，因为看不见文件夹档案，所以令不少老师头痛也不愿意配合。

        但今天分享的方法，就能有效解决这方面的担忧了。方法如下：

1. 登入创建档案的户口（例如我是使用G户口创建会议记录的档案）。
2. 将档案与CM7户口共享为编辑。
3. 登入CM7户口中，留意shared with me的档案。
4. 点击档案，然后留意有个叫 organize的功能或字眼。
5. 点击 organize > add shortcut > 找出要植入捷径的文件夹（例如华文科目第三个文件夹）> 点击OK即可。
6. 重覆步骤4到步骤5，安置捷径 (shortcut) 到其他11个科目的副文件夹3即可（文件夹3 是储存会议记录）

这样的作为，原因只是：方便稽查时时候，看见文件夹中有档案。也让老师们更安心而已。但每一个科目中的第三个文件夹，当中的捷径，其实都指向G创建的档案。点击开始后，都是在同样的档案工作而已。

        同样，使用学校跳板的话，就节省了这些捷径布置的工作。但问题是：负责检查的官员，以及很多学校的管理层，思维有到这个层次了吗？

        但，更甚的是：与其这样麻烦，很多老师们可能都接受不了，选择旧路：还是各自为政了。

后记：

一个档案，一个链接，一张页面，其实学校跳板就解决了不同文件夹中的同样档案布置。改变思想层次，就改变工作流程。还是，改变工作流程才能改变思想工作？共勉。

耶稣爱你也爱我

OPR OPR OPR

OPR，One Page Report的简称，是许多学校、老师需要处理的事项。将进行的活动，整合在一页中，简化的报告形式，确实非常方便。但，有没有办法，将需要完成的OPR，做到线上和线下的完美结合？

OPR改革概念：

• 传统的OPR方式/步骤：开启档案，修正标题、日期时间等资料；加上照片和说明。打印存档备用。有的学校可能采取谷歌课室或谷歌表格提交。
• 改革的OPR方式/步骤：线上档案，修正标题、日期时间等资料；加上照片和说明。要打印可以打印，不打印的话也可以自动线上翻页显示。

传统方式的好处、坏处对比：

1. 每个老师自主处理。不会带来任何的影响。
2. 必须打印保存备用。但难以确保有进行，难免会有错漏。
3. 格式大小或会有更动（不同老师、不同电脑、不同风格）

改革方式的好处、坏处对比：

1. 都是线上处理。
2. 统一整体显示格式。
3. 容许不同排版或风格的处理。
4. 可以提前设置活动和内容标题处理。
5. 可以依据不同范畴（一般、学术、学生事务以及课外活动）设定颜色方便辨别。
6. 举凡线上处理好的，都可以自动在网页中显示。
7. 可以累积多年活动报告逐页显示。
8. 方便任何老师不分先后直接处理。若加上适当的监控（例如行政组设定要处理的OPR页面，加上标题后，标签提示负责老师处理跟进的话），或有效确保秩序先后。
9. 可有效监督进度或网上协同 (collaboration)。
10. 可提供机会让老师们善用并熟悉云端作业方式。

看起来，改革的方式好处比较多。我个人最喜欢的就是：

完成一份OPR = 完成线上显示 = 可以打印 / 不必打印存档备用 = 方便任何官方视察时候直接显示 = 有效监督OPR的进度。

如何设置？

1. 在学校部落格或 google site中，开启需要的页面。（页面开启取决于要呈现的方式：要将全部范畴bidang同页显示，还是分开显示）
2. 创建 google slide 档案（创建建议：am 一般，学术 kurikulum, 学生事务 HEM, 课外活动 kokurikulum）。
3. 刊登档案（publish slides），点击File > Share > Publish to web > embed > 设定尺寸大小 > 设定自动翻阅时间 >  打钩2个选项 > Restrict access 部分不要打钩。
4. 拷贝embed 的代码，嵌入(embed) 在部落格或 google site中。
5. 在部落格或 google site 中（例如显示slide的下方），加上slide的档案链接。亦可在学校跳板中加上OPR的档案链接。方便老师直接点击开启档案处理。
6. 设定Google slide 页面尺寸，依据标准的A4纸张尺寸设置。File > page setup > custom > 8.27 X 11.69 inches 后，按下apply 即可设为标准A4纸张尺寸。（方便打印存档）。
7. 至于 Google site ，只需确认内有嵌入 google slide的页面，已刊登 (published) 即可。任何在 google slide 中处理的OPR，都会自动透过 google site 自动翻页显示。
8. 最后，确认将 google slide 档案，与学校负责处理OPR的老师共享。（由于各校有不同情况：有的学校，每次活动固定老师；有的学校则不同老师不同活动，有的则每个老师个别做各自的OPR）。
9. 指导老师们：每次使用时候，整体基本格式不要修改。仅需复制上页的页面，作出修改即可。各自处理的内容风格可以稍微修改。尤其是100% GCE 的学校，就更不必担心了。

影响力 Impact：

1. 既然都是要处理的，与其线下处理，不如移步线上处理。
2. 可减免打印的工作，线上显示。
3. 行政组/管理层，可提前设定OPR的标题，方便老师依据各自负责的活动提前处理。
4. 档案管理效率大大提升：任何捣蛋行为，可直接监督和记录，必要的话还可以直接复制、复原。
5. 老师云端处理 = 弹性处理，不必担心保存问题，解决档案格式排版问题。（照片在框框中的处理、调色等）。
6. 提供更大发挥空间：让老师们在不影响主题的情况下，自由发挥排版风格（有朋友表示希望可以不同颜色的OPR，方便辨别不同范畴，也方便树立学校特色）
7. 方便永续经营的改变。不必继续失效的孤岛式工作流程 （silo workflow），而是建立协作式的工作流程（collaborated workflow）。
8. 提供一个随时可得支援（support）的机会（档案共享后，方便援助登入或远程）。
9. 为培训学生编制活动报告做准备：培训学生的数码技能。

起步或许比较困难。但这里下面回答一些常见问题：

如果要使用颜色区分，如何处理？

建议使用校徽有的颜色区分范畴即可。

为什么完成 google slides的档案后，那部落格和 google site的画面，会自动显示呢？

因为 google slide 已被嵌入部落格或 Google site页面中。

共勉。

分化处理的力量-导师计划执行力的浅谈

每一所学校要进行导师计划（mentor mentee）。每一所学校的执行计划有少许不同。但每一所学校都使用同样的指南，然后透过内部安排，由老师执行。

一般方法：

发送6个年级的导师计划档案。负责老师自行保存或寻找相关页面。然后尝试执行。

好处：简单策划。

坏处：加重老师们个别负担。

突破传统的方法：

1. 将6个年级的档案（每个年级/档案中有12页面，一个月1份/页面），破开为12张图像。6个年级，一共72张图像。
2. 每张图像，有个别链接。
3. 依据年级，依据图像页面链接，预设在学校telegram群组中。
4. 时间到了，信息（含有依据年级的该月的图像链接）准时自动传送群组。
5. 简化执行老师负担。提供最好的援助。

提升素质的方法：

将页面内容，从原有的国语版本，透过AI的处理，原意翻译成为双语版本，成为图像处理。

不是我多要求。是我希望可以进一步支援老师，简化老师们的工作负担而已。

令科目主任头痛的 Fail Panitia

        学校有10到12个科目。每个科目有个Fail Panitia，根据某官员的说法，Fail Panitia里面要有10个副档案，每个副档案里面还有个别各类文件。你说，文书工作多不多？你说，科目主任怕不怕？

        今天，和大家分享，Fail Panitia在嵌入学校跳板后的界面。（是的，可从学校跳板样本中，直接拷贝 Fail Panitia的画面，加入在自己学校跳板中即可复制采用了）

        这电子版的 Fail Panitia，里面有说明了可以如何衔接档案。一方面提供了衔接的说明，一方面也让大家有个概念，如何透过数码化的 Fail Panitia，整合和简化科目档案的工作。

        欢迎浏览电子版的 Fail Panitia。欢迎各校依据校情修改。

第一副校长的个人电邮，G也好，CM4也好

第一副校长的电邮，无论是G-开头的，或者CM4的电邮都好，都属于工作类型的电邮账号。我个人，由于不想登录多个账号，通常都是直接透过G户口直接处理的。

        但，早前在书记电脑设置的电邮后，就陆续收到各种工作电邮。这些电邮，是需要有效的管理，才能发挥更大的作用的。下面，就和大家分享实践步骤，让大家电邮发挥更好，更高的功效：

1. 在开启电邮后，依据科目， 创建（create）新的标签 (label)。这样，日后可以有效处理收到的，有关科目的电邮，都直接依据标签 label 归类处理。
2. 在创建科目标签后，记得创建 Pemulihan Khas, PSS 以及 STEM 标签。这样可以更有效精准分类。
3. 完成步骤2后，再创建一个叫 info sekolah的标签即可。举凡和学术无关，但和学校有关的，都可以直接归类这里处理。
4. 完成步骤3，再依据老师个别名字创建标签（我的做法是，一日尚未收到老师个人的信函，一日都不创建标签，因为那是浪费时间）

下面，我就举例收到电邮后的处理步骤：

1. 书记收到KPM/ JPN/ PPD / NGO 的邮件。
2. 书记打印一份，准备让校长记录分配。
3. 书记forward同样电邮给副校长。
4. 副校长电邮收到后，检阅记录有没有需要老师外出，若有，记录外出老师日期时间地点方便代课或避免老师重叠。若不涉及老师外出，检查是否有需要采取的行动。
5. 完成检阅后，直接依据科目/ 教师个人完成标签归类。
6. 归类后，档案会出现在归类的类别中。日后要查询的话，异常方便。

是的，开始都不容易。但谁说改革的路容易了？然而，如果再不开始，还等什么时候呢？

电邮替代实体的科目档案Fail Panitia?

多年来，科目档案都是科目主任要处理的事项。每年累积下来的文件，档案，都需要归纳存档在内。每年，都要开启新的档案处理归类。实在有点累人。

        今天，和大家分享，如何以CM7电邮，直接处理掉实体的科目档案 Fail Panitia。我将步骤列出，方便大家实践：

1. 得力马管理员第一步就是要在学校书记电脑，以学校官方电邮登入后，在Contact，加上第一副校长或CM4，以及科目主任CM7的电邮账户资料。名字分别设定为：PK1 和 Ketua Panitia即可。
2. 得力马管理员，可在CM7账户中，创建新的标签/label. 依据校内12科目，创建个别标签命名。我建议使用简写即可，例如华文，简写为BC即可。
3. 此外，加上资源中心，加上课程辅导Pemulihan khas, 之后加上STEM。
4. 同样，第一副校长电邮中，也是依据科目，创建标签 label。
5. 第一副校长和校长以及书记开会，指导新工作流程：
6. 之后，举凡收到学术类的电邮邮件后，书记打印一份准备让校长处理。之后，直接在转发电邮收件人处，输入PK1和 Ketua Panitia将邮件同步传送PK1和 Ketua Panitia。
7. 第一副校长收到后，即可进行分类存档或记录外出老师（需要和校长处拿到的打印信件对齐负责老师）。
8. CM7账户持有人（可让得力马管理员或CM7，如SU Kurikulum）即可依据电邮，分开归类。
9. 此后，收到信件影印的老师，在采取行动后，直接将信件再循环处理就好。这样就简化了档案管理，也不必将信件储存文件夹 Fail Panitia中了。

小小改变，从你我开始做起。

• 站在书记的角度：学到新的技能，更了解学校的架构，成为参与者。
• 站在副校长角度，书记收到邮件后，可缩短通知所需时间，直接就获取电邮，方便记录和提前准备。
• 站在老师角度，再也不必等到处理好信件的工作后，重新存档。（有的学校打印信件后，派发老师处理，处理好后，归还档案存档）。
• 再者，也不必浪费（有的学校，1份让Ketua Panitia存档，一份影印给负责老师处理）。

与其浪费时间取出文件夹，翻阅文件夹，归档，归还文件夹；在手机上，笔电上，电脑上，直接就可将电邮存档处理了。就效率的角度看，哪一个更有效率，便于管理呢？

编制整合版的教师资料 Fail 10 Fail Panitia: Maklumat Guru

根据某个官员的建议，学校的Fail Panitia需要有10个副档案 (subfolder)，其中，最后一个，就是教师资料。

        其实，教师资料都在eOperasi里面了，为什么还要老师们做多余的工作呢？我个人极力反对可以简化，不必重覆的文书工作。

        这里，和大家分享，点击浏览简化的，可让所有科目一目了然就看见科任老师的师资档案版本。

一次过处理全年的重要信息

每年，我们都用心准备校历，作为学校上下的活动基本参照。但，有管理学校网页、部落格或site的朋友都知道，每每到达一个校历中的活动，又要准备网页\页面的信息。一年下来，累人又没有效率。

        有鉴于此，可曾想过，直接将准备好的校历，一次过，拷贝粘贴在指定页面中，然后让网页自动依据当天日期，自动显示和更新吗？

理论：

1. 校历是有指定格式的。个人建议使用google sheet直接准备即可。
2. 学校网页/页面/部落格，直接使用google slide作为显示信息的页面。
3. 将整理好的校历，拷贝粘贴在指定的google sheet中，确认日期无误即可自动保存。
4. 设定google slide每日或每分钟更新即可。

如此一来，带来什么改变呢？

        与其每年重覆整理或预设信息，这些琐碎的工作，现在藉着app script的功能，直接从google sheet衔接到google slide然后显示即可。一年下来的，多个假期、通知、活动（如课外活动周次、评估周、家长日）等，都可以直接衔接传送显示。完全不必介入了。

        当然，先决条件是：可以有效执行和编排要进行的工作。

这里，就借一所学校的部落格作为例子。点击这里即可前去浏览。

网路协同-档案与数据同步的重要性

网路协同，说穿了，就是让数据，在指定的档案中，透过云端布置，可以做到即时显示，任何修正或更新，都直接显示而没有任何拖延。下面，我举例方便大家进一步了解。

1. 会议记录的处理：传统的会议记录，无法知道进度。云端版的会议记录，在经过共享记录设置后，可以有效跟进会议记录的进度。每每开启会议记录，都是最新版本，都是已有上个用户处理好的结果。没有不同的版本，没有进度跟不进的版本。任何用户处理、修正后的结果，都直接显示。
2. 教师的视察表格：Standard 4 PdPc表格，任何老师的修正或填写，直接显示在年终方便综合分析的页面上。
3. 高思维教学的表格IPPKBAT：每次的填写和处理，所呈现的，都是最新鲜的数据。
4. 科目管理 SK@S Pengurusan Panitia：表格的任何资料，都是即时显示而没有不同版本或筹算。

要做到网路协同，第一个要做到的就是扫除多个版本的障碍。所以，大大限制档案的使用（取消下载功能、取消转换编辑权限、取消非相关用户浏览或编辑权限），将有效提高网路协同的功效。

        第二步要做到的就是：将档案的界面，精简化到仅需点击即可直接开启。让已设定的用户，在最简单的点击之下，就可以直接开启档案，更新档案，让云端的自动储存功能，以及记录档案进度功能，直接透过设定的更新通知，电邮通知。

        这样的设置下，档案管理员可以在适当的时候，直接处理档案进度通知。也可以看见每个档案的使用频密程度。进而看见老师们的管理与工作层面，在面对任何人的提问时候，至少有个进度的记录可以看见。

        然而，要留意的是，切勿本末倒置。让本应简化的工作，因为科技的介入而加重老师们的工作负担的话，那就真的没有意思了。

        有兴趣进一步提升或简化学校老师工作档案的话，欢迎透过留言或电邮接洽编者。

电子版的教师手册

2026才开始，今天就分享电子版的教师手册准备工作吧。（先了解概念，迟些分享制作步骤）

        教师手册，好久以前是叫Fail Meja，后来，社媒出现，学校群组出现，云端出现（促进了云端硬盘、谷歌课室以及学校跳板），改变了教师手册的功能。从往日的重要参照文件，变成了额外的工作（多少老师还会认真仔细阅读里面的内容呢？大家处理信息都累坏了。）

        今天和大家分享，使用熟悉的Google Slides制作电子版教师手册，简化大家的工作。

1. 使用谷歌课室户口，开启一个Google Slide档案。
2. 将档案设置为A4标准尺寸。当然，电子版的话，可以使用其他尺寸的。File > Page Setup 即可设置。
3. 之后，设置档案的语文：File > Language。设定了中文简体后，就能在档案内加上楷体的字型了（谁想出来的点子）
4. 接下来，可考虑将档案复制为PK1、PK2、PKKK和下午班主任档案备用即可。如此一来，就不必担心会影响其他部分的档案内容啦。但这样的话，就衍生另外一个问题：如何结合呢？
5. 各负责人可在档案中，设定需要的页面。例如，根据现有的教师手册的页面，设定需要的页面数量。包括间隔和封面。
6. 完成全部内容后，将档案下载为PDF格式备用。
7. 采用电子书制作平台，准备上载档案，然后转换成为电子书。
8. 完成转换后，将链接、二维码等信息，定位和传送即可完成。
9. 点击浏览样本（仅有页面，没有内容） File > Make a copy即可拥有。

有人会说：好麻烦也。

但试想像：

1. 节省多少纸张呢？
2. 节省多少人力物力呢？
3. 节省多少时间呢？
4. 方便随时浏览修改。
5. 来年时候，Make a copy即可着手准备处理。
6. 要打印的话，不是问题。不打印的话，更好。
7. 要传享的话，非常方便。不传享的话，收着做什么呢？
8. 更重要的是，它实现了工作协同这个重要的概念。

至于是否能使用其他平台，当然可以。但选择谷歌Slide 是有原因的：

1. 生态强大。
2. 界面简单便捷=容易上手处理。
3. 不好像Canva，会有断线危机。（2025年是实在发生）
4. 可以灵活处理。

下一篇，我们了解，什么叫做网路协同，继续简化大家的工作。

学校活动看板

续上篇《生日墙 Birthday Wall》后，在脑海中，有好些奇怪的想法：

• 学生生日墙，能不能变成学校教职员的生日墙？
• 生日墙，是依据日期，自动显示名单。那，能不能稍微修改编码，将学生名字，更换为学校的活动呢？
• 同样的事情，能不能再变成学术、学生事务、课外活动的看板呢？

自动化的学校活动看板有什么好处？

• 善用校历：校历都是依据日期编排活动。倘若已在日历有校历记录，能不能让学校活动看板，直接从校历日历中导入？
• 善用学科活动年历：每一个学科，都会安排活动。但如果将这些活动，从校历中，直接拷贝粘贴的话，日期到了，直接衔接自动显示的话，会不会节省网页管理员的工作呢？
• 同样的，课外活动的看板，学生事务的看板，能不能照样处理呢？这样一来，学生仅需点击不同的页面，即可看见当天要进行的活动了。
• 在某种程度上，学校管理员，能不能将学校的活动，变成类似小挑战的游戏活动，引导学生尝试完成各种小挑战（当然是针对学习和品格方便的指引咯）。
• 从网页管理员的角度来看，这样的转变，几乎可以简化每天处理网页内容的工作。一个版面，即可自动化显示全年的活动了。我相信是可以大大简化网页管理的工作。
• 倘若在指定的地点，有荧幕的话，仅需显示各项活动看板即可了。

要使用的编码如下：

function updateSlidesWithSheetData() {

  // --- 1. 定义您的文件 ID 和数据范围 ---

  

  // Sheet 1: 学生生日信息

  const sheet1Id = '您的第一张Sheet文件ID'; 

  const range1 = 'Sheet1!A2:D15'; // 例如 '学生生日表!A2:D15'

  // Sheet 2: 学术信息

  const sheet2Id = '您的第二张Sheet文件ID';

  const range2 = 'Sheet1!A2:E20'; // 例如 '学术数据!A2:E20'

  // Sheet 3: 课外活动信息

  const sheet3Id = '您的第三张Sheet文件ID';

  const range3 = 'Sheet1!A2:C10'; // 例如 '活动记录!A2:C10'

  // --- 2. 获取数据 ---

  const data1 = Sheets.Spreadsheets.Values.get(sheet1Id, range1).values;

  const data2 = Sheets.Spreadsheets.Values.get(sheet2Id, range2).values;

  const data3 = Sheets.Spreadsheets.Values.get(sheet3Id, range3).values;

  // --- 3. 更新 Google Slides ---

  const presentation = SlidesApp.getActivePresentation();

  

  // 更新第一张幻灯片（索引从0开始）

  const slide1 = presentation.getSlides()[0]; 

  updateTableInSlide(slide1, data1);

  // 更新第二张幻灯片

  const slide2 = presentation.getSlides()[1];

  updateTableInSlide(slide2, data2);

  // 更新第三张幻灯片

  const slide3 = presentation.getSlides()[2];

  updateTableInSlide(slide3, data3);

}

// 辅助函数：查找并更新幻灯片中的第一个表格

function updateTableInSlide(slide, data) {

  const elements = slide.getPageElements();

  for (let i = 0; i < elements.length; i++) {

    if (elements[i].asPageElement().getPlaceholderType() === SlidesApp.PlaceholderType.TABLE || elements[i].asPageElement().asTable()) {

      // 假设我们只更新找到的第一个表格

      const table = elements[i].asPageElement().asTable();

      // 清除旧数据 (可能需要更复杂的逻辑来匹配行/列)

      // 简单起见，这里假设您有一个预先画好的空表格

      // 更简单的方法是删除旧表格，然后用新数据新建一个表格

      

      // *** 警告：下面的代码需要您手动实现删除旧表格并新建一个 ***

      // 这是一个更可靠的方法：

      elements[i].asPageElement().remove();

      slide.insertTable(data.length, data[0].length, 50, 50, 100, 100).setContents(data);

      return;

    }

  }

}

下一篇，我们讨论看看，如何从学校活动看板，变成每日晨读的工具。是的，这是可行的。

生日墙 Birthday Wall

 

生日墙，顾名思义，就是显示当天生日的寿星。主要目的是提醒和祝福身边，在当天庆祝生日的朋友/学生。

        在学校建立生日墙，是有正面的影响的。当然，也要有足够的能力处理才行。校园要有生日墙的话，必须尽可能简化生日墙的建设工作（别告诉我还要使用传统的布告板和粘贴学生名单）。

        传统的布告板和学生名单，不仅费时费力，还很挤压老师的作息时间。要知道，布置布告板，是多么费神费时的工作啊。但更重要的，其实就是即时性。

        建设电子或网络版的生日墙，在很大程度上，可以有效弥补老师的作息时间。但更重要的是：在布置上，美编上，排版上，多了很多自由和选择（网络的图像和设计，你曾计算吗？）。但比这个更重要的是：网络/电子版的生日墙，可依据当天的日期，即时显示生日的学生。

        嗯，你没有看错。是的。网络/电子版的生日墙，可以依据当天的日期，即时显示当天生日的全部学生。

先讲解构思和步骤，方便大家有个基本概念：

1. 一定要有个汇集、收集、记录全校学生名字、生日的档案。最好是Google Sheet档案。仅需1页即可。个人建议：将这档案与生日统计分析档案，衔接起来。完成生日统计和分析档案后，直接点击链接，并完成这个档案。
2. 一定要有个作为生日墙(birthday wall)的画面，建议使用Google Slide即可。
3. 学校设定要显示生日墙的页面（部落格、网页或 site都可以）。
4. 在显示档案中，使用app script功能，指定时间从记录日期的档案，传送或汇集全校的生日名字过来显示画面中。
5. 刊登publish 显示画面。
6. 将画面定位在学校网页、部落格、SITE中备用。

如此一来，倘若没有任何学生进出的话，生日资料就不需要更新，设定时间后，直接在生日墙自动显示。

        下面，我们来看看实际操作：

1. 创建一个Google Sheet 档案。档案仅需2列 (columns)即可。
2. 第一列：学生姓名。
3. 第二列：学生生日日期。格式设定为：年月日。
4. 别关闭档案。因为等下需要拷贝档案的ID。档案的ID是从 d/之后，/edit之前的链接。
5. 开启 Google Slide 
6. 设计好要的美编或插图。
7. 找出Google Slide的 ID编号。ID是从 d/之后，/edit之前的链接。
8. 置入一个text box，右击text box，在标题tittle处命名 Birthdaybox
9. 在google slide 中，点击extension > app script
10. 然后，将下面的代号，置入画面内：
11. function updateBirthdaySlide() {
      // ======================================================
      // CONFIGURATION SECTION - PASTE YOUR IDs HERE
      // ======================================================
      var slideId = 'Google Slide的 ID';
      var sheetId = 'Google Sheet 的 ID';
      var sheetName = 'Sheet1'; // Change if your tab has a different name
      // ======================================================
    
    
      // 1. Get the Data from the Sheet
      var ss = SpreadsheetApp.openById(sheetId);
      var sheet = ss.getSheetByName(sheetName);
      var data = sheet.getDataRange().getValues();
     
      // 2. Get Today's Date
      var today = new Date();
      var currentMonth = today.getMonth(); // Note: January is 0 in JavaScript
      var currentDay = today.getDate();
     
      var birthdayNames = [];
     
      // 3. Loop through the rows (Starting from row 1 to skip headers)
      for (var i = 1; i < data.length; i++) {
        var name = data[i][0];
        var birthday = new Date(data[i][1]);
       
        // Check if the date is valid, then match Month and Day
        if (birthday && birthday.getMonth() === currentMonth && birthday.getDate() === currentDay) {
          birthdayNames.push(name);
        }
      }
     
      // 4. Create the display message in bullet form
      var displayText = "";
      if (birthdayNames.length > 0) {
        // This creates a list where each name starts with a bullet point
        displayText = "🎉 某某某华小衷心祝福 Happy Birthday to:\n\n" + birthdayNames.map(function(name) {
          return "• " + name;
        }).join("\n") + "\n\n🎂 校方希望对学生说的祝福语";
      } else {
        displayText = "若当天没有学生生日的话，会出现的字眼";
      }
     
      // 5. Update the Google Slide
      var deck = SlidesApp.openById(slideId);
      var slides = deck.getSlides();
      var slide = slides[0]; // Gets the first slide
     
      var shapes = slide.getShapes();
     
      // Find the text box tagged as "BirthdayBox" and update it
      for (var j = 0; j < shapes.length; j++) {
        if (shapes[j].getTitle() === "BirthdayBox") {
           shapes[j].getText().setText(displayText);
        }
      }
    }
12. 完成编码粘贴后。在app script页面左边的时钟，点选要执行的时间。
13. 将Google Slide页面，刊登(publish)：File > Share > Publish to Web
14. 点选embed 嵌入选项。准备提取嵌入代码。
15. 将代码置入学校的部落格、网页、Site中即可。

备注：

• 建议在生日分析统计档案中，加上衔接这个生日日期的Sheet链接。之后，若没有学生进出的话，每年仅需更新一次即可。
• 也在这个google sheet档案中，加上回去学校生日统计分析的链接。

感谢神，小小分享，圆了一个多年的梦想。希望对大家有帮助。下一篇，我们探讨，如何让生日墙，变成《学校活动看板》。

学生生日统计与分析

感恩PKHEM还是可以从IDME下载学生资料。在得到学生资料后，只需设定好一定的方程式，即可将学生的资料，进行一定的统计和分析了。

        统计和分析学生出生日期，究竟有什么作用呢？

1. 设计在谷歌课室的祝福信息。
2. 在日历中，设定生日提醒。
3. 可以在学校日历中显示。
4. 可以在学校网页中显示生日的学生。

实际的处理方法，是怎样的呢？

1. PKHEM下载IDME的学生资料。
2. 要拥有的资料：班级、姓名、性别、宗教信仰、生日日期。
3. 设定方程式，依据学生的生日日期，自动提取月份。
4. 然后，设定12个月份的统计表。
5. 统计表分为：出生月份，男女人数，依据宗教信仰的比例。

有什么作用？

1. 方便准备任何生日派对或礼物 （学校爱心计划、辅导组活动等）。
2. 方便适当的祝福语。
3. 方便在校园建立友爱的氛围。

        必须留意的是，在设计的过程中，必须要考量到IDME中全部的宗教信仰。为什么呢？因为只有这样，无论学校有任何学生或家长点选任何宗教信仰，PKHEM在下载后，直接粘贴处理时候，档案才会自动依据全部IDME的宗教信仰分析统计。不会有任何遗漏（除非系统有大改动）

        下一篇，我们讨论：《生日墙 Birthday Wall》--编制一个可以依据当天日期，自动显示当天生日的学生名单。（这是很多年前想像要拥有，但当时完全做不到的梦想之一）

Notebook LM的约会-建设 Book Review库

2026年即将开始，但得力马培训，想不到要做什么？来，给个建议大家：Notebook LM的约会：2026得力马培训：建立 book review库

SULDP：

1. 找出并编排老师们需阅读的书本（链接或电子书）
2. 与ict（现在已是由GPM负责）合作，以Google sheet准备book review 表格备用。Google sheet必须1个档案多个页面哦，不然无法实现协作的目标与体会。
3. 设定共享权限，但不通知
4. 设定电邮发送书本链接与表格链接。（预设电邮的发送必须是LDP当天）

 ADMIN DELIMA:

1. 指导老师们从得力马网站登入
2. 选择Notebook LM激活ai PLC 
3. 老师们以Notebook LM处理阅读书本内容，但根据表格需要输出
4. 老师们填写表格
5. SU LDP检查，关闭共享。修改为人人都可浏览。

GPM

1. 善用链接，植入学校网页，SITE，跳板中
2. 截图并通过群组告知全校链接地点

好处：

1. 保持老师们的得力马账号活跃，亲身体会Ai的效果。
2. 激活每一个老师的PLC AI（登入后点击Notebook LM就是了，连续点击每一个AI都可以，这是2025年才有的东西）。
3. 建立互相信任，完成协作 (kolaborasi)的工作氛围（让老师们慢慢习惯共享协同工作的趋势啦）。
4. 逐步组织共享氛围。
5. 建立归属感，一同收获的满足感。
6. 建立每一个老师适用的Book Review内容。
7. 方便每一个需要的老师，随时提取任何需要的BOOK REVIEW。

坏处：

劳师动众。哈哈哈

电邮存档，还有什么影响力？

电邮存档，究竟还有什么影响力？

        早前分享的《电邮存档记录》以及《电邮管理2-完结篇》中，虽然清楚列明各项电邮中使用范畴、老师和科目标签处理函件的好处，但真正的好处，其实不只是这些而已。

        要达到电邮管理或存档之前，必须让学校处理电邮的朋友（一般是学校办公室助理或书记），有能力知道怎么处理。一般上，学校办公室处理电邮的习性，是有2种情况的：

情况1：传统的电邮处理

传统的电邮处理，是在收到电邮后，直接打印，然后交予管理层处理，仅此而已，电邮就此搁着、删除、清空了。（这里不谈管理层是如何处理，以及处理的对错）

情况2：革新的电邮处理

革新的电邮处理，则是在打印电邮（前或后），针对收到的电邮，进一步处理。

        学校的管理层，因为被赋予为办公室员工的工作表现评分的任务，因此在某种程度上，是可以提出合理的要求，要求办公室员工随着时代的改变而有所提升。

        要求办公室员工，适当妥善处理收到的电邮，可以考虑培训办公室员工掌握以下技能：

1. 电邮转发-这个技能让办公室员工，在收到电邮后，确认处理的老师或管理层，有效透过转发电邮传递重要函件。
2. 电邮标签与存档-电邮都可以依据范畴、科目与老师各别处理存档。不必劳师动众。当然，要是转发副校长们跟进处理也不是不可以的。但若在办公室直接处理的话，就可以大大减轻老师们的工作负担。
3. 适时清空电邮- 处理好的电邮，确认不需要的电邮，直接清空就好。

在某种程度上，这是员工自身能力的提升。积极的心态看的话，工作不会一成不变。消极的心态看的话，这是多来做的工作。

        但切记，这样的改变，对于整个组织来说，都是正面的。冀望这样的改变，能够为学校管理层与办公室的运作，更为顺畅。共勉。

电邮管理2-完结篇

        续上次《电邮存档记录》谈及的电邮管理，我们今天稍微深入探讨，除了依据教师完成标签、归档（归类）之外，还能如何做得更好？

大家可以考虑的做法有：

1. 依据范畴（Bidang）：如行政管理、课程/学术、学生事务、课外活动。
2. 依据科目：国语的BM，华语的BC，英语的BI。以此类推。

在整理标签时候，别分得太仔细，先整理大方向，然后再逐步处理细节。

        我个人的话呢，就先分范畴、再分科目、然后分老师。每每收到电邮，先标签大事、再标签科目、然后标签老师。如此一来，有三大好处：

1. 可依据范畴的信函记录。
2. 可依据科目归档的信函记录。
3. 可依据老师个人，各别的电邮信函记录。

电邮当存档记录

有没有想过，居然可以将个人电邮，当做是档案库使用呢？

使用方法也非常简单：

1. 收到电邮后，确认处理的老师。
2. 将电邮传送老师后，准备标签电邮备用。
3. 在电邮上方，标签处，创建该老师姓名的标签。
4. 将电邮依据标签归纳。
5. 一封电邮可有多个标签归纳。
6. 完成归纳后，重覆步骤处理下一封电邮。

所有完成标签的电邮，将自动归纳在教师名字之下/之中。下次要翻阅的时候，确实方便参考。

        下一篇， 我们深入一点，探讨如何在同样电邮，使用多个标签，达到更好的电邮信函处理效果。

不妨考虑看看。

共勉。

精简化 Google Sheet

越来越多的工作，需要在网上完成。其中，Google Sheet是数据管理中，经常使用的表格格式。当然，在使用 Google Sheet时候，除了共享档案、自动化的更动通知，以及记录版本是我们常用的，我们也可以将 Google Sheet档案排版，精简化、优化到另外一个层次，让档案或页面的显示和处理，更为有效简洁。

        下面，就和大家分享几个常用的方法（其实都很简单）：

1. 尽可能减少 import range或其他导入的功能。这些功能或影响页面的加载 (loading) 时间，影响用户体验。
2. 尽可能让 conditional formatting保持在最低，真的需要，才编制这样的功能。否则，尽可能不使用。
3. 共享的用户数量：共享的用户数量越多，设置的条件或许也越多，加载时间就越慢。非常简单。
4. 如果可以在同样一个行 (row)显示的信息，尽可能在同样的行处理即可。
5. 如果可以在同样一个列 （coloumn）显示或处理的信息，尽可能在同样的列处理。
6. 可以的话，尽可能减少需要的页面（sheet）。
7. 最后，也是超级简单的：完成简洁排版后，尽可能将全部不需要（确认不要影响其他页面的情况下，例如没有隐藏行列，没有其他参照数）的行与列，都完全清除即可。

笔者今天就在2026年的IPPKBAT档案中，尽可能这样修改篇幅以及删除不必要的行列，结果真的发现，档案在加载时候，确实轻快不少。一般用户体验或许不够深刻（最后都会完成加载显示），但经常面对数据加载档案运转的人，会明显发现不同的。

小小发现，与大家共享。

上帝爱你也爱我。

下一步要精简的表格：

SK@S STD4（问题：现在档案能用，真的需要再精简吗？还是仅需删除不需要的行列即可？）

学科管理支援--页面排版建议

学校一般有12科目。

每一个科目有不少的资料要管理。

一些资料需要打印出来存档。

一些则不必打印存档。

建议1：

• 开设1个档案，里面含有12个科目的页面。
• 每一个页面就是1个科目。
• 标准或共享的档案或链接，直接跨页拷贝粘贴即可处理好。
• 个别科目的支援、支援，则逐步加上。
• 这样的档案，可以嵌入学校跳板中，方便任何老师查询。

建议2：

• 1个档案。1个页面。
• 页面包含全部科目。
• 采用筛选功能进行查询。
• 方便管理员更新。
• 点击这里查阅学科管理支援页面例子