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Monday, January 19, 2026

一次过处理全年的重要信息

每年,我们都用心准备校历,作为学校上下的活动基本参照。但,有管理学校网页、部落格或site的朋友都知道,每每到达一个校历中的活动,又要准备网页\页面的信息。一年下来,累人又没有效率。

        有鉴于此,可曾想过,直接将准备好的校历,一次过,拷贝粘贴在指定页面中,然后让网页自动依据当天日期,自动显示和更新吗?

理论:

  1. 校历是有指定格式的。个人建议使用google sheet直接准备即可。
  2. 学校网页/页面/部落格,直接使用google slide作为显示信息的页面。
  3. 将整理好的校历,拷贝粘贴在指定的google sheet中,确认日期无误即可自动保存。
  4. 设定google slide每日或每分钟更新即可。
如此一来,带来什么改变呢?
        与其每年重覆整理或预设信息,这些琐碎的工作,现在藉着app script的功能,直接从google sheet衔接到google slide然后显示即可。一年下来的,多个假期、通知、活动(如课外活动周次、评估周、家长日)等,都可以直接衔接传送显示。完全不必介入了。
        当然,先决条件是:可以有效执行和编排要进行的工作。
这里,就借一所学校的部落格作为例子。点击这里即可前去浏览

网路协同-档案与数据同步的重要性

网路协同,说穿了,就是让数据,在指定的档案中,透过云端布置,可以做到即时显示,任何修正或更新,都直接显示而没有任何拖延。下面,我举例方便大家进一步了解。

  1. 会议记录的处理:传统的会议记录,无法知道进度。云端版的会议记录,在经过共享记录设置后,可以有效跟进会议记录的进度。每每开启会议记录,都是最新版本,都是已有上个用户处理好的结果。没有不同的版本,没有进度跟不进的版本。任何用户处理、修正后的结果,都直接显示。
  2. 教师的视察表格:Standard 4 PdPc表格,任何老师的修正或填写,直接显示在年终方便综合分析的页面上。
  3. 高思维教学的表格IPPKBAT:每次的填写和处理,所呈现的,都是最新鲜的数据。
  4. 科目管理 SK@S Pengurusan Panitia:表格的任何资料,都是即时显示而没有不同版本或筹算。
要做到网路协同,第一个要做到的就是扫除多个版本的障碍。所以,大大限制档案的使用(取消下载功能、取消转换编辑权限、取消非相关用户浏览或编辑权限),将有效提高网路协同的功效。
        第二步要做到的就是:将档案的界面,精简化到仅需点击即可直接开启。让已设定的用户,在最简单的点击之下,就可以直接开启档案,更新档案,让云端的自动储存功能,以及记录档案进度功能,直接透过设定的更新通知,电邮通知。
        这样的设置下,档案管理员可以在适当的时候,直接处理档案进度通知。也可以看见每个档案的使用频密程度。进而看见老师们的管理与工作层面,在面对任何人的提问时候,至少有个进度的记录可以看见。
        然而,要留意的是,切勿本末倒置。让本应简化的工作,因为科技的介入而加重老师们的工作负担的话,那就真的没有意思了。
        有兴趣进一步提升或简化学校老师工作档案的话,欢迎透过留言或电邮接洽编者。

Saturday, January 3, 2026

电子版的教师手册

2026才开始,今天就分享电子版的教师手册准备工作吧。(先了解概念,迟些分享制作步骤)

        教师手册,好久以前是叫Fail Meja,后来,社媒出现,学校群组出现,云端出现(促进了云端硬盘、谷歌课室以及学校跳板),改变了教师手册的功能。从往日的重要参照文件,变成了额外的工作(多少老师还会认真仔细阅读里面的内容呢?大家处理信息都累坏了。)

        今天和大家分享,使用熟悉的Google Slides制作电子版教师手册,简化大家的工作。

  1. 使用谷歌课室户口,开启一个Google Slide档案。
  2. 将档案设置为A4标准尺寸。当然,电子版的话,可以使用其他尺寸的。File > Page Setup 即可设置。
  3. 之后,设置档案的语文:File > Language。设定了中文简体后,就能在档案内加上楷体的字型了(谁想出来的点子)
  4. 接下来,可考虑将档案复制为PK1、PK2、PKKK和下午班主任档案备用即可。如此一来,就不必担心会影响其他部分的档案内容啦。但这样的话,就衍生另外一个问题:如何结合呢?
  5. 各负责人可在档案中,设定需要的页面。例如,根据现有的教师手册的页面,设定需要的页面数量。包括间隔和封面。
  6. 完成全部内容后,将档案下载为PDF格式备用。
  7. 采用电子书制作平台,准备上载档案,然后转换成为电子书。
  8. 完成转换后,将链接、二维码等信息,定位和传送即可完成。
  9. 点击浏览样本(仅有页面,没有内容) File > Make a copy即可拥有。
有人会说:好麻烦也。
但试想像:
  1. 节省多少纸张呢?
  2. 节省多少人力物力呢?
  3. 节省多少时间呢?
  4. 方便随时浏览修改。
  5. 来年时候,Make a copy即可着手准备处理。
  6. 要打印的话,不是问题。不打印的话,更好。
  7. 要传享的话,非常方便。不传享的话,收着做什么呢?
  8. 更重要的是,它实现了工作协同这个重要的概念。
至于是否能使用其他平台,当然可以。但选择谷歌Slide 是有原因的:
  1. 生态强大。
  2. 界面简单便捷=容易上手处理。
  3. 不好像Canva,会有断线危机。(2025年是实在发生)
  4. 可以灵活处理。
下一篇,我们了解,什么叫做网路协同,继续简化大家的工作。

Thursday, December 18, 2025

学校活动看板

续上篇《生日墙 Birthday Wall》后,在脑海中,有好些奇怪的想法:

  • 学生生日墙,能不能变成学校教职员的生日墙?
  • 生日墙,是依据日期,自动显示名单。那,能不能稍微修改编码,将学生名字,更换为学校的活动呢?
  • 同样的事情,能不能再变成学术、学生事务、课外活动的看板呢?
自动化的学校活动看板有什么好处?
  • 善用校历:校历都是依据日期编排活动。倘若已在日历有校历记录,能不能让学校活动看板,直接从校历日历中导入?
  • 善用学科活动年历:每一个学科,都会安排活动。但如果将这些活动,从校历中,直接拷贝粘贴的话,日期到了,直接衔接自动显示的话,会不会节省网页管理员的工作呢?
  • 同样的,课外活动的看板,学生事务的看板,能不能照样处理呢?这样一来,学生仅需点击不同的页面,即可看见当天要进行的活动了。
  • 在某种程度上,学校管理员,能不能将学校的活动,变成类似小挑战的游戏活动,引导学生尝试完成各种小挑战(当然是针对学习和品格方便的指引咯)。
  • 从网页管理员的角度来看,这样的转变,几乎可以简化每天处理网页内容的工作。一个版面,即可自动化显示全年的活动了。我相信是可以大大简化网页管理的工作。
  • 倘若在指定的地点,有荧幕的话,仅需显示各项活动看板即可了。
要使用的编码如下:
function updateSlidesWithSheetData() {
  // --- 1. 定义您的文件 ID 和数据范围 ---
  
  // Sheet 1: 学生生日信息
  const sheet1Id = '您的第一张Sheet文件ID'; 
  const range1 = 'Sheet1!A2:D15'; // 例如 '学生生日表!A2:D15'

  // Sheet 2: 学术信息
  const sheet2Id = '您的第二张Sheet文件ID';
  const range2 = 'Sheet1!A2:E20'; // 例如 '学术数据!A2:E20'

  // Sheet 3: 课外活动信息
  const sheet3Id = '您的第三张Sheet文件ID';
  const range3 = 'Sheet1!A2:C10'; // 例如 '活动记录!A2:C10'

  // --- 2. 获取数据 ---
  const data1 = Sheets.Spreadsheets.Values.get(sheet1Id, range1).values;
  const data2 = Sheets.Spreadsheets.Values.get(sheet2Id, range2).values;
  const data3 = Sheets.Spreadsheets.Values.get(sheet3Id, range3).values;

  // --- 3. 更新 Google Slides ---
  const presentation = SlidesApp.getActivePresentation();
  
  // 更新第一张幻灯片(索引从0开始)
  const slide1 = presentation.getSlides()[0]; 
  updateTableInSlide(slide1, data1);

  // 更新第二张幻灯片
  const slide2 = presentation.getSlides()[1];
  updateTableInSlide(slide2, data2);

  // 更新第三张幻灯片
  const slide3 = presentation.getSlides()[2];
  updateTableInSlide(slide3, data3);
}

// 辅助函数:查找并更新幻灯片中的第一个表格
function updateTableInSlide(slide, data) {
  const elements = slide.getPageElements();
  for (let i = 0; i < elements.length; i++) {
    if (elements[i].asPageElement().getPlaceholderType() === SlidesApp.PlaceholderType.TABLE || elements[i].asPageElement().asTable()) {
      // 假设我们只更新找到的第一个表格
      const table = elements[i].asPageElement().asTable();
      // 清除旧数据 (可能需要更复杂的逻辑来匹配行/列)
      // 简单起见,这里假设您有一个预先画好的空表格
      // 更简单的方法是删除旧表格,然后用新数据新建一个表格
      
      // *** 警告:下面的代码需要您手动实现删除旧表格并新建一个 ***
      // 这是一个更可靠的方法:
      elements[i].asPageElement().remove();
      slide.insertTable(data.length, data[0].length, 50, 50, 100, 100).setContents(data);
      return;
    }
  }
}

下一篇,我们讨论看看,如何从学校活动看板,变成每日晨读的工具。是的,这是可行的。

Wednesday, December 17, 2025

生日墙 Birthday Wall

 
生日墙,顾名思义,就是显示当天生日的寿星。主要目的是提醒和祝福身边,在当天庆祝生日的朋友/学生。

        在学校建立生日墙,是有正面的影响的。当然,也要有足够的能力处理才行。校园要有生日墙的话,必须尽可能简化生日墙的建设工作(别告诉我还要使用传统的布告板和粘贴学生名单)。

        传统的布告板和学生名单,不仅费时费力,还很挤压老师的作息时间。要知道,布置布告板,是多么费神费时的工作啊。但更重要的,其实就是即时性。

        建设电子或网络版的生日墙,在很大程度上,可以有效弥补老师的作息时间。但更重要的是:在布置上,美编上,排版上,多了很多自由和选择(网络的图像和设计,你曾计算吗?)。但比这个更重要的是:网络/电子版的生日墙,可依据当天的日期,即时显示生日的学生。

        嗯,你没有看错。是的。网络/电子版的生日墙,可以依据当天的日期,即时显示当天生日的全部学生

先讲解构思和步骤,方便大家有个基本概念:

  1. 一定要有个汇集、收集、记录全校学生名字、生日的档案。最好是Google Sheet档案。仅需1页即可。个人建议:将这档案与生日统计分析档案,衔接起来。完成生日统计和分析档案后,直接点击链接,并完成这个档案。
  2. 一定要有个作为生日墙(birthday wall)的画面,建议使用Google Slide即可。
  3. 学校设定要显示生日墙的页面(部落格、网页或 site都可以)。
  4. 在显示档案中,使用app script功能,指定时间从记录日期的档案,传送或汇集全校的生日名字过来显示画面中。
  5. 刊登publish 显示画面。
  6. 将画面定位在学校网页、部落格、SITE中备用。
如此一来,倘若没有任何学生进出的话,生日资料就不需要更新,设定时间后,直接在生日墙自动显示。
        下面,我们来看看实际操作:
  1. 创建一个Google Sheet 档案。档案仅需2列 (columns)即可。
  2. 第一列:学生姓名。
  3. 第二列:学生生日日期。格式设定为:年月日。
  4. 别关闭档案。因为等下需要拷贝档案的ID。档案的ID是从 d/之后,/edit之前的链接。
  5. 开启 Google Slide 
  6. 设计好要的美编或插图。
  7. 找出Google Slide的 ID编号。ID是从 d/之后,/edit之前的链接。
  8. 置入一个text box,右击text box,在标题tittle处命名 Birthdaybox
  9. 在google slide 中,点击extension > app script
  10. 然后,将下面的代号,置入画面内:
  11. function updateBirthdaySlide() {
      // ======================================================
      // CONFIGURATION SECTION - PASTE YOUR IDs HERE
      // ======================================================
      var slideId = 'Google Slide的 ID';
      var sheetId = 'Google Sheet 的 ID';
      var sheetName = 'Sheet1'; // Change if your tab has a different name
      // ======================================================

      // 1. Get the Data from the Sheet
      var ss = SpreadsheetApp.openById(sheetId);
      var sheet = ss.getSheetByName(sheetName);
      var data = sheet.getDataRange().getValues();
     
      // 2. Get Today's Date
      var today = new Date();
      var currentMonth = today.getMonth(); // Note: January is 0 in JavaScript
      var currentDay = today.getDate();
     
      var birthdayNames = [];
     
      // 3. Loop through the rows (Starting from row 1 to skip headers)
      for (var i = 1; i < data.length; i++) {
        var name = data[i][0];
        var birthday = new Date(data[i][1]);
       
        // Check if the date is valid, then match Month and Day
        if (birthday && birthday.getMonth() === currentMonth && birthday.getDate() === currentDay) {
          birthdayNames.push(name);
        }
      }
     
      // 4. Create the display message in bullet form
      var displayText = "";
      if (birthdayNames.length > 0) {
        // This creates a list where each name starts with a bullet point
        displayText = "🎉 某某某华小衷心祝福 Happy Birthday to:\n\n" + birthdayNames.map(function(name) {
          return "• " + name;
        }).join("\n") + "\n\n🎂 校方希望对学生说的祝福语";
      } else {
        displayText = "若当天没有学生生日的话,会出现的字眼";
      }
     
      // 5. Update the Google Slide
      var deck = SlidesApp.openById(slideId);
      var slides = deck.getSlides();
      var slide = slides[0]; // Gets the first slide
     
      var shapes = slide.getShapes();
     
      // Find the text box tagged as "BirthdayBox" and update it
      for (var j = 0; j < shapes.length; j++) {
        if (shapes[j].getTitle() === "BirthdayBox") {
           shapes[j].getText().setText(displayText);
        }
      }
    }
  12. 完成编码粘贴后。在app script页面左边的时钟,点选要执行的时间。
  13. 将Google Slide页面,刊登(publish):File > Share > Publish to Web
  14. 点选embed 嵌入选项。准备提取嵌入代码。
  15. 将代码置入学校的部落格、网页、Site中即可。
备注:
  • 建议在生日分析统计档案中,加上衔接这个生日日期的Sheet链接。之后,若没有学生进出的话,每年仅需更新一次即可。
  • 也在这个google sheet档案中,加上回去学校生日统计分析的链接。
感谢神,小小分享,圆了一个多年的梦想。希望对大家有帮助。下一篇,我们探讨,如何让生日墙,变成《学校活动看板》。

Tuesday, December 16, 2025

学生生日统计与分析

感恩PKHEM还是可以从IDME下载学生资料。在得到学生资料后,只需设定好一定的方程式,即可将学生的资料,进行一定的统计和分析了。

        统计和分析学生出生日期,究竟有什么作用呢?

  1. 设计在谷歌课室的祝福信息。
  2. 在日历中,设定生日提醒。
  3. 可以在学校日历中显示。
  4. 可以在学校网页中显示生日的学生。
实际的处理方法,是怎样的呢?
  1. PKHEM下载IDME的学生资料。
  2. 要拥有的资料:班级、姓名、性别、宗教信仰、生日日期。
  3. 设定方程式,依据学生的生日日期,自动提取月份。
  4. 然后,设定12个月份的统计表。
  5. 统计表分为:出生月份,男女人数,依据宗教信仰的比例。
有什么作用?
  1. 方便准备任何生日派对或礼物 (学校爱心计划、辅导组活动等)。
  2. 方便适当的祝福语。
  3. 方便在校园建立友爱的氛围。

        必须留意的是,在设计的过程中,必须要考量到IDME中全部的宗教信仰。为什么呢?因为只有这样,无论学校有任何学生或家长点选任何宗教信仰,PKHEM在下载后,直接粘贴处理时候,档案才会自动依据全部IDME的宗教信仰分析统计。不会有任何遗漏(除非系统有大改动)

        下一篇,我们讨论:《生日墙 Birthday Wall》--编制一个可以依据当天日期,自动显示当天生日的学生名单。(这是很多年前想像要拥有,但当时完全做不到的梦想之一)

Notebook LM的约会-建设 Book Review库

2026年即将开始,但得力马培训,想不到要做什么?来,给个建议大家:Notebook LM的约会:2026得力马培训:建立 book review库

SULDP:

  1. 找出并编排老师们需阅读的书本(链接或电子书)
  2. 与ict(现在已是由GPM负责)合作,以Google sheet准备book review 表格备用。Google sheet必须1个档案多个页面哦,不然无法实现协作的目标与体会。
  3. 设定共享权限,但不通知
  4. 设定电邮发送书本链接与表格链接。(预设电邮的发送必须是LDP当天)


 ADMIN DELIMA:

  1. 指导老师们从得力马网站登入
  2. 选择Notebook LM激活ai PLC 
  3. 老师们以Notebook LM处理阅读书本内容,但根据表格需要输出
  4. 老师们填写表格
  5. SU LDP检查,关闭共享。修改为人人都可浏览。


GPM

  1. 善用链接,植入学校网页,SITE,跳板中
  2. 截图并通过群组告知全校链接地点


好处:

  1. 保持老师们的得力马账号活跃,亲身体会Ai的效果。
  2. 激活每一个老师的PLC AI(登入后点击Notebook LM就是了,连续点击每一个AI都可以,这是2025年才有的东西)。
  3. 建立互相信任,完成协作 (kolaborasi)的工作氛围(让老师们慢慢习惯共享协同工作的趋势啦)。
  4. 逐步组织共享氛围。
  5. 建立归属感,一同收获的满足感。
  6. 建立每一个老师适用的Book Review内容。
  7. 方便每一个需要的老师,随时提取任何需要的BOOK REVIEW。
坏处:
劳师动众。哈哈哈

Wednesday, December 10, 2025

电邮存档,还有什么影响力?

电邮存档,究竟还有什么影响力?

        早前分享的《电邮存档记录》以及《电邮管理2-完结篇》中,虽然清楚列明各项电邮中使用范畴、老师和科目标签处理函件的好处,但真正的好处,其实不只是这些而已。

        要达到电邮管理或存档之前,必须让学校处理电邮的朋友(一般是学校办公室助理或书记),有能力知道怎么处理。一般上,学校办公室处理电邮的习性,是有2种情况的:

情况1:传统的电邮处理

传统的电邮处理,是在收到电邮后,直接打印,然后交予管理层处理,仅此而已,电邮就此搁着、删除、清空了。(这里不谈管理层是如何处理,以及处理的对错)

情况2:革新的电邮处理

革新的电邮处理,则是在打印电邮(前或后),针对收到的电邮,进一步处理。

        学校的管理层,因为被赋予为办公室员工的工作表现评分的任务,因此在某种程度上,是可以提出合理的要求,要求办公室员工随着时代的改变而有所提升。

        要求办公室员工,适当妥善处理收到的电邮,可以考虑培训办公室员工掌握以下技能:

  1. 电邮转发-这个技能让办公室员工,在收到电邮后,确认处理的老师或管理层,有效透过转发电邮传递重要函件。
  2. 电邮标签与存档-电邮都可以依据范畴、科目与老师各别处理存档。不必劳师动众。当然,要是转发副校长们跟进处理也不是不可以的。但若在办公室直接处理的话,就可以大大减轻老师们的工作负担。
  3. 适时清空电邮- 处理好的电邮,确认不需要的电邮,直接清空就好。
在某种程度上,这是员工自身能力的提升。积极的心态看的话,工作不会一成不变。消极的心态看的话,这是多来做的工作。
        但切记,这样的改变,对于整个组织来说,都是正面的。冀望这样的改变,能够为学校管理层与办公室的运作,更为顺畅。共勉。

Tuesday, December 9, 2025

电邮管理2-完结篇

        续上次《电邮存档记录》谈及的电邮管理,我们今天稍微深入探讨,除了依据教师完成标签、归档(归类)之外,还能如何做得更好?

大家可以考虑的做法有:

  1. 依据范畴(Bidang):如行政管理、课程/学术、学生事务、课外活动。
  2. 依据科目:国语的BM,华语的BC,英语的BI。以此类推。
在整理标签时候,别分得太仔细,先整理大方向,然后再逐步处理细节。
        我个人的话呢,就先分范畴、再分科目、然后分老师。每每收到电邮,先标签大事、再标签科目、然后标签老师。如此一来,有三大好处:
  1. 可依据范畴的信函记录。
  2. 可依据科目归档的信函记录。
  3. 可依据老师个人,各别的电邮信函记录。

电邮当存档记录

有没有想过,居然可以将个人电邮,当做是档案库使用呢?

使用方法也非常简单:

  1. 收到电邮后,确认处理的老师。
  2. 将电邮传送老师后,准备标签电邮备用。
  3. 在电邮上方,标签处,创建该老师姓名的标签。
  4. 将电邮依据标签归纳。
  5. 一封电邮可有多个标签归纳。
  6. 完成归纳后,重覆步骤处理下一封电邮。
所有完成标签的电邮,将自动归纳在教师名字之下/之中。下次要翻阅的时候,确实方便参考。
        下一篇, 我们深入一点,探讨如何在同样电邮,使用多个标签,达到更好的电邮信函处理效果。

不妨考虑看看。
共勉。

Thursday, December 4, 2025

精简化 Google Sheet


越来越多的工作,需要在网上完成。其中,Google Sheet是数据管理中,经常使用的表格格式。当然,在使用 Google Sheet时候,除了共享档案、自动化的更动通知,以及记录版本是我们常用的,我们也可以将 Google Sheet档案排版,精简化、优化到另外一个层次,让档案或页面的显示和处理,更为有效简洁。
        下面,就和大家分享几个常用的方法(其实都很简单):
  1. 尽可能减少 import range或其他导入的功能。这些功能或影响页面的加载 (loading) 时间,影响用户体验。
  2. 尽可能让 conditional formatting保持在最低,真的需要,才编制这样的功能。否则,尽可能不使用。
  3. 共享的用户数量:共享的用户数量越多,设置的条件或许也越多,加载时间就越慢。非常简单。
  4. 如果可以在同样一个行 (row)显示的信息,尽可能在同样的行处理即可。
  5. 如果可以在同样一个列 (coloumn)显示或处理的信息,尽可能在同样的列处理。
  6. 可以的话,尽可能减少需要的页面(sheet)。
  7. 最后,也是超级简单的:完成简洁排版后,尽可能将全部不需要(确认不要影响其他页面的情况下,例如没有隐藏行列,没有其他参照数)的行与列,都完全清除即可。
笔者今天就在2026年的IPPKBAT档案中,尽可能这样修改篇幅以及删除不必要的行列,结果真的发现,档案在加载时候,确实轻快不少。一般用户体验或许不够深刻(最后都会完成加载显示),但经常面对数据加载档案运转的人,会明显发现不同的。

小小发现,与大家共享。
上帝爱你也爱我。

下一步要精简的表格:
SK@S STD4(问题:现在档案能用,真的需要再精简吗?还是仅需删除不需要的行列即可?)

Wednesday, November 19, 2025

学科管理支援--页面排版建议

学校一般有12科目。

每一个科目有不少的资料要管理。

一些资料需要打印出来存档。

一些则不必打印存档。

建议1:

  • 开设1个档案,里面含有12个科目的页面。
  • 每一个页面就是1个科目。
  • 标准或共享的档案或链接,直接跨页拷贝粘贴即可处理好。
  • 个别科目的支援、支援,则逐步加上。
  • 这样的档案,可以嵌入学校跳板中,方便任何老师查询。

建议2:

  • 1个档案。1个页面。
  • 页面包含全部科目。
  • 采用筛选功能进行查询。
  • 方便管理员更新。
  • 点击这里查阅学科管理支援页面例子

Tuesday, November 11, 2025

深入了解-学科管理

每一个科目,都有各自的挑战和文件需要整理和准备。当编者逐步深入了解的时候,才发现,当科目主任也确实不那么容易,在大型学校尤其如此。于是,编者胆粗粗开始时编制可以作为全校所有科目通用的在线科目档案管理系统。

概念:

  1. 每一所学校1个档案。
  2. 每一个档案含有12个科目。
  3. 每一个科的页面,有标准文件,以及共用文件。
  4. 标准文件:书信通知、会议记录、教育部的公函,所有科目的DSKP,都可以轻易管理加上。
  5. 共用文件:科目的OPR提交结果页面(如果可以依据年份,依据科目显示的pivot表是最好不过),各科目的MINIT CURAI的采集页面(同样依据年份和科目编排显示是最好的,唯一可惜的就是:必须使用电脑才能看见这功能,手机是看不见的
执行概念:
收到任何信息,文件,档案,先更新总学科支援页面。
之后依据学科,更新个别页面。

现实效应:
  1. 可以通用的,就尽量通用。资源不会浪费。标准文件(尤其是书信格式等,都是可以完全控制)。
  2. 减低档案传享流失的可能性:即便老师替换,档案也不会因此受到影响。
  3. 永续性:每一个科目的文件,可以依据年份逐步整理和准备。这样,每个科目的处理就更有系统和依据。
  4. 简化老师们的脑雾情况:将需要处理的档案,整理出清晰的工作方向和条理,简化老师们的脑雾情况。
现实操作选择:
选择1:
所有科目都在一个档案里不同页面处理。

选择2:
每一个科目都在不同档案中处理。

个人极力推荐?
所有科目在一个档案内,但不同页面处理最好。

延伸状况:
  1. 从学科管理档案,延伸到课外活动管理页面。
  2. 每一个档案=1个范畴。(制服团体、学会、运动)
  3. 每一个档案,涵盖该范畴的所有涉及团体、学会、运动
  4. 每一个档案中,有共享文件和标准文件。
  5. 每一个页面,逐年改进添加

Saturday, November 8, 2025

特别课室使用记录--时机成熟了

续2020年2月6日分享的如何使用二维码记录特别课室使用?后,一直觉得,是时候启用进化版的分享了。

        2020年,是提倡使用谷歌表格,编制记录特别课室使用。但来到2025年,其实是可以将问卷的反馈,依据需要,编制成为依据特别课室的种类显示的。

        下面,与大家分享实战步骤:

  1. 编制一份谷歌问卷。点击开启特别课室使用记录表格样本
  2. 问卷设置必须是:让提交的用户拥有副本记录。
  3. 将问卷链接,转换成为二维码。
  4. 影印并粘贴二维码在全部特别课室内。
  5. 将问卷的回馈页面,设置为公开展示。
  6. 用户可将问卷的回馈页面,设置为Group by columns即可。

  7. 所有提交的特别课室使用报告,皆依据 用户设定的筛选模式显示。
  8. 点击这里浏览特别课室回馈分析
  9. 整理好问卷后,尝试刊登 (publish)统计和分析,这样就可以直接看见每一所特别课室的使用率了。
  10. 刊登问卷的步骤:提交问卷后,尝试点击 see previous responses > 
    点击后,即可看见下图的画面


  11. 将这画面的链接(highlight 处),拷贝然后粘贴在学校部落格、网页或跳板中即可。点击这里浏览特别课室使用报告分析样本

Friday, November 7, 2025

教学使用用书 Senarai Buku yang Diguna

每一所学校的新学年,都需要老师们记录教学用书。背后的原因,有点滑稽也有点洋葱。
        教师要记录每年使用的用书,一方面方便订购,另外一方面,也方便新生添购书本,而比较滑稽和洋葱的,就是每当学生不小心遗失书本时候,就要照价赔偿了。
        时过境迁,往日填写教学使用用书,是科任老师个别填写(或许有交给班主任保存),然后存档备用的。
        来到现代,这事情,其实是可以透过谷歌表格处理的。使用谷歌表格填写和提交只是开始而已,重点是提交后的回馈档案,要能够显示给相关人员浏览。最好可以依据年份、年级整理和显示。那是最好不过的。
        所以,下面分享实际步骤,方便大家参考:
  1. 步骤1:架构谷歌表格。表格内容要有:(最基本的)学年(建议放至少10年即可)、书名(老师输入)、年级/班级(dropdown 显示)、出版商(老师输入)、出版年份(老师输入)、价钱(必须RM标示,老师输入)。
  2. 表格设置是:自动采集电邮(简化用户收到程序,方便确认输入人士)、表格凭电邮自动储存、表格可以修改,用户提交后自动收到副本、不局限1次输入而已、提交后显示再提交、提交后显示回馈档案链接、。 
  3. 步骤2:将表格的回馈档案,设置为公开档案,然后使用超文本链接,植入学校网页中的学科管理页面(Fail Panitia)。如此一来,科目主任就不必采集所有班级或年级的使用用书了。
  4. 步骤3:将表格的回馈链接,修改为二维码,然后打印。打印后,影印多份传送各科主任存档即可(存档一次,除非议决不要使用或PK1换人,否则再也不必理会了。)
        有兴趣了解的话,欢迎点击浏览填写使用用书谷歌表格

Sunday, November 2, 2025

学校各种管理系统的汇集

早前,我们谈及,有效简化优化各种学校要管理的系统。但,要是这些系统都没有好好管理或编排在触手可及的地方,我们免不了又要四处搜索寻找需要的系统了,对吗?

        来,点击这里看看我们如何将各种系统,直接嵌入学校跳板中。这样,大家日后就可以非常方便了。

        留意到学校跳板中,仅需开启新的一页,即可将各种系统直接使用 hyperlink 嵌入吗?这样的编排,确实会让学校的管理工作,更为优化的。其运作理念,有点类似 link tree。欢迎浏览,欢迎尝试在各自学校的跳板采用。

有意在学校跳板加上的话:

  1. 在学校跳板开启新的一页。
  2. 为页面命名。
  3. 开始填写各种系统的名字。
  4. 衔接各种系统,完成 hyperlink的工作即可。
后记:
这个版面,其实也可以完全取代MENU页面。换句话说,老师们的工作途径,更直接,更清晰。有兴趣的话,不妨考虑。

Thursday, October 30, 2025

自动列出云端硬盘档案-Psikometrik档案

有没有想过,当我们有越来越多的档案,特别是Softcopy的时候,要处理起来,也不是那么容易了?   

        我举例:每所学校4-6年级学生有参与心理倾向测试,俗称psikometrik。但要逐个打印保管学校档案的话,确实有点挑战。打印出来的话,不仅文件多,要保存的话,也不容易。所以,新点子来了:何不将学生的文件,直接保存在云端呢?

        但仅仅保存在云端的话,又不是那么容易寻找啊。所以有了这样的一个建议:

  • 在云端里,肯定有个文件夹是保存全部档案的。
  • 在大文件夹里面,一定有副文件夹,副文件夹,就是依据年份以及年级分辨的。
  • 关键:如何将不同的文件夹内容,在Google Sheet列表中,自动列出来呢?
  • 但这样的建议和设计,产生新的问题:谁能够在google sheet中开启那些链接呢?公开的话,不适合。但限制的话,谁来限制呢?
无论如何,点子是有了,只是技术性上的限制,还让我们需要考量是否可以有效执行。有兴趣了解这个技术的话,欢迎浏览下面的视频。

若想在同样的谷歌sheet档案中,不同页面,有来自不同的文件夹的档案链接的话,可以考虑这样的编码:(消息来自Chatgpt)
/**
 * List files from multiple folders into separate sheets.
 */

function listFilesFromMultipleFolders() {
  // 1️⃣ Define your folders and their target sheets
  const folderSheetPairs = [
    { folderId: "FOLDER_ID_1", sheetName: "Folder A" },
    { folderId: "FOLDER_ID_2", sheetName: "Folder B" },
    { folderId: "FOLDER_ID_3", sheetName: "Folder C" }
  ];
  
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  
  folderSheetPairs.forEach(pair => {
    const folder = DriveApp.getFolderById(pair.folderId);
    const files = folder.getFiles();
    const sheet = ss.getSheetByName(pair.sheetName) || ss.insertSheet(pair.sheetName);
    
    // Clear and rewrite headers
    sheet.clearContents();
    sheet.appendRow(["File Name", "File URL", "Last Updated", "Owner", "File ID"]);
    
    // Loop through files and add info
    while (files.hasNext()) {
      const file = files.next();
      sheet.appendRow([
        file.getName(),
        file.getUrl(),
        file.getLastUpdated(),
        file.getOwner().getEmail(),
        file.getId()
      ]);
    }
  });
}



有效处理信函-电邮篇

每一所学校有个别的官方电邮邮件。
        学校的电邮邮件容量有限。但Ketua Panitia的电邮容量,CM7的容量,取决于学校谷歌课室的总容量,一般是3TB(1TB=1000GB),理论上,一所学校不大可能可以完全消耗那种容量(但大数据或图像或地理公司,是使用PT,1PT=1000TB)。
        所以,这里有了一个新的管理理念:举凡和科目有关系的信函,先从学校官方电邮,CC给PK1和CM7的户口。这样一来,有几个好处:
  • 传送PK1方便PK1了解和规划(若有PK1那么有兴趣的话)
  • 方便PK1和KP了解科目的任何事项。
  • 将KP的检查工作,从各种群组中,进一步缩小到CM7的科目标签里面。
  • 传送CM7之后,可以在CM7的户口内,进一步划分为科目的PANITIA处理。
打印信件,仍然进行。但打印的工作,变成了是通知的目的。而存档的工作,去了电邮信箱中。至于每一个PANITIA的档案,就从此少了一件工作。然而,这样的转变,需要有几个很关键的改变:
  1. 学校DELIMA的管理员,必须将CM7的户口,设置好在学校官方电邮联系中。这样可方便书记直接传送。
  2. 书记的培训,是必须的。若有3个处理信件的书记,3个书记都需要知道有这样的流程。
  3. 电邮传送不代表不必打印。更不是漏页打印的借口。也不是已经电邮通知就没有打印传送签收的工作流程。但签收的工作,可以押后处理。
  4. 每个KP的工作,不是在电邮中,处理其他科目的信件。但SU Kurikulum可以在电邮中,依据信件的科目,将邮件储存在标签中分类。这也需要培训SU Kurikulum有新的模式。要是SU的工作量比较繁重的话,PK1可以直接帮忙的。
  5. 最关键,也是最难处理的:官员是否都只是透过学校官方电邮处理信件呢?还是会在群组中发放信息呢?要是这样的话,任何努力都没有改变的作用。
觉得这样的工作流程,有没有改善老师们处理信函的负担呢?欢迎留言让我知道你的想法。

Saturday, October 25, 2025

体育用具使用率

在1M1S里,原来有一项统计是体育用具使用率的事项。

想了想,可以进行记录的还有:

  • 科学用具使用率
  • 特别课室使用率
  • 个别电脑使用率
  • 教具使用率

同样的问题:怎样设计最方便老师,却又方便统计的表格/流程?

同时,让我们思考:

  • 纸本的话,方便实时记录。数码记录方便实时记录,也方便统计分析
  • 纸本需定期统计、需要打印、设计封面然后存放。但要更新器材或用具的话,就不方便了。
  • 数码记录的话,方便更新用具列表(list)、近乎自动统计分析、方便即时看见使用报告。

落实数码记录的建议:
  • 仅需1个二维码粘贴在储藏室或体育用具处即可 (当然建议放室内啦), 若学校有超过1个储藏室,影印副本张贴即可。
  • 可以安置二维码在教师手册内方便扫描。
  • 学校跳板或site或部落格里就直接安插超链接(hyperlink)方便老师们点击即可开启,随时使用。(如:把超链接加上在体育科目的list里面即可)。
  • 若学校有多个储藏室的话,也不必分开编制二维码或特别列出储藏室,那对老师而言,是累赘。

建议中的体育用具记录表格形式

  • 自动记录用户电邮(方便日后检查对照),自动记录日期时间印戳,简化老师们工作
  • 目的:借用/归还,方便之后处理检查遗漏
  • 老师名字:管理员在线更新即可,同样dropdown显示
  • 班级:同样drop down 显示
  • 器材: dropdown选择即可,尽可能以物体和器材正规名字,双语处理更新和准备(参考订货invoice即可),收到货品 >更新表格>安顿货品>适当宣传方便老师们知道即可
  • 数量:手写
  • 状态:drop down 显示。良好,有部分损坏,完全损坏不能使用
  • 不必签名、不必纸张、不必人手统计分析
  • 新谷歌表格的sheet已有pivot table功能方便依据用具种类显示

好处:

  • 方便更新器材:云端版的表格,接到新用具后,随时都可以更新。
  • 方便统计分析:近乎自动处理的统计分析,不必操心劳力。
  • 方便更新会议记录(已更新在用具列表的内容,就拷贝过来会议记录中即可)
  • 方便编入定期查阅数据日程中
  • 仅需更新老师名单和用具名单而已。班级名字,一般不必太多处理。

延伸思考:

同样的使用率表格,能用在:

  • 科学用具使用率
  • 特别课室使用率
  • 个别电脑使用率
  • 教具使用率

有兴趣开发的话不妨考虑😊, 当然,别为了做而做,不然老师们真的会累坏的。

点击这里获取体育用具使用率副本看看

Saturday, October 18, 2025

提交课外活动报告--一种新的探讨

一直以来,课外活动的进行,都在星期三下午或每月的第二个和第四个星期六进行的。当中,最让老师们有点困扰的,莫过于课外活动报告的处理。怎么说,让我们来看看:

  1. 报告共享:一般是Ketua或SU整理好,负责的顾问老师即可共用填写。基于学校老师分工(要求公平)的情况(不必每次都是同样老师,老师们可以轮次到学校进行课外活动),所以报告/档案必须是共享的。
  2. 一般都是采用纸本的:纸本的报告,是非常直接,也非常便利的。但,在统计上,又确实很不方便。也没有所谓的即时性。
那课外活动报告,一般含有什么内容呢?
  1. 日期
  2. 时间
  3. 人数
  4. 点名
  5. 地点
  6. 进行活动
  7. 优点/缺点/ 可以改进的地方(不就是反思吗?)
  8. 会议记录(在文件夹内,但不经常处理)
  9. 学生的参赛成就或记录
  10. 活动的照片
其中,事项1,2,3,4,5,6,7和10,是每个星期都发生的事情。因此,萌生了使用谷歌表格收集和处理的想法:
        建议中的谷歌表格排版是这样的:
  • 采集电邮:自动采集填写人的电邮,是第一个佐证功能。
  • 点选课外活动种类:学会、球类运动、制服团体三个选项即可。
  • 日期:设置让老师点选
  • 时间:建议让老师们自己填写,再不就提供全校课外活动时间选项,让老师们点选即可。
  • 人数:提供空位让老师或负责同学直接填写即可。
  • 点名:提供链接,让老师或负责同学,点击链接即可完成填写。(点名档案,必须是依据年份,然后依据课外活动单位筛选后填写的)
  • 进行活动:就将进行的活动输入即可。要更精细的话,可以列入活动/步骤1,活动/步骤2等。
  • 活动照片:可设置让老师们过后或及时提交照片的功能。
这样的建议,有以下好处:
  1. 课外活动老师和学生,可在课外活动时候完成部分数据。
  2. 可以调派负责学生处理点名工作。
  3. 善用学校设备,使用网络完成工作。
  4. 方便整理该星期的学生出席人数,完成各种数据报告(一般没有人要统计这些数据的,例如,某周次的课外活动人数是:XXX人,但说穿了,还不是同样的学生在不同时段进行不同的活动而已吗?)
  5. 直接看见和采集该课外活动的资料和照片。

怎样?有兴趣一起探讨这样的谷歌表格吗?欢迎尝试在校内,访问老师们的意见和看法,然后才开始。
        要知道,数码化是不可逆转的趋势。你今天不开始处理,迟早是要处理的。当然,不要叫老师们因为数码化而变得沉重(到最后,那些照片,那些资料,那些数据,还不是要统计出来吗?)。

大家加油啦

重点介绍

学生课堂评估/学习进度记录

学生课堂评估/学习进度表格 样本即日起将透过 学生课堂评估/学习进度记录专页 传递。 特此告知 。(日后所有更新将在专页处理)            俗称rekod perkembangan murid (以前称为rekod transit)的东西。信息工艺TMK的部分,在年级...