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ASC时间表使用说明（华语版）

资源中心借阅系统-完结篇

        前面两篇（《资源中心系统-前言 （资源中心有窘境吗？）》，《资源中心系统-中篇-谈流程》），我们讨论过了资源中心系统的需要和流程的改变。今天我们来讨论究竟要如何设计这样的系统，造福资源中心老师、改变资源中心管理员（学生）的角色（不再只是低头扫描登记借阅书本而已）、以及让学生本身、师长、管理员“看见”资源中心里的各种数据。

        这系统的构造，非常简单。下面，我将逐步解说。我会使用谷歌表格加上编号，以及相对的使用Google Sheet加上一些说明，方便大家“看见”系统设计的背后与运作情况。举凡有谷歌表格的，就是学生/用户会看见的界面；而仅有Google Sheet的，则是后台的页面与运作。

备注：谷歌表格和Google Sheet都是可以点击检查测试的实际链接哦，尽管点击测试吧。

1. 谷歌表格1/ Google Sheet 1：记录资源中心人流量。谷歌表格可以自行完成统计，然后在提交后直接显示的。
2. Google Sheet 2: 依据年份，记录所有学校的学生和老师资料。为什么记录起来呢，因为要更新谷歌表格2，那就是用户使用的借书/还书表格点选项。
3. 谷歌表格2Google Sheet 3: 记录资源中心各种藏书的数据如ISBN编号、作者、出版商、出版年份、页面、精装版还是纸装版、价钱、数量等。这一页，也是为后面的分析功能做好准备的。
4. 谷歌表格3/Google Sheet 4：借阅或还书表格。这表格，将记录学生到资源中心的目的，是为了借书还是还书，只记录班级、姓名、借阅或归还的书本的ISBN，以及书本的状态。
5. Google Sheet 5：各种数据的分析。

所以，基本上，资源中心系统就是：3张谷歌表格，5页Google Sheet。我们进一步讲解各页面的一些功能或要采集的数据。

谷歌表格1/ Google Sheet 1:

1. 功能：记录到来的班级、人数。仅此而已。
2. 表格格式：Drop Down，以及人手输入。
3. 建议执行人：班长或副班长或带领老师。
4. 显示方式：学生看见谷歌表格，但也以Google Sheet显示在档案第一页中。
5. 工作方式：前台，学生必须和它交流互动的。
6. 需要资源中心老师每天开启和关闭的表格。
7. 更新次数：学校没有增删班级的话，完全不必更新了。
8. 更新之后：更新谷歌表格1的班级选项即可。

Google Sheet 2:

1. 功能：依据年份，记录各班级的学生中英文姓名、性别、种族（基本上是从班级名单直接拷贝粘贴即可）
2. 这页也是要更新谷歌表格2（借阅或归还表格）的学生班级和名字 Dropdown选项。
3. 这页方便资源中心老师随时增删新生或转校学生数据。
4. 显示方式：Google Sheet
5. 工作方式：后台
6. 完全不需要资源中心老师每天开启和关闭。
7. 更新次数：除非有新生前来或学生转校离开，否则每年更新1次。
8. 更新之后：更新在借书还书表格中的用户名单即可。

谷歌表格2Google Sheet 3:

1. 功能：记录资源中心书目资料。
2. 显示形式：谷歌表格或Google Sheet
3. 工作方式：前台或后台
4. 若要让多人同时处理新书记录的工作，建议采用谷歌表格界面。若尚可应付，建议采用后台处理即可。
5. 不需要资源中心老师每天开启和关闭的表格。
6. 记录：ISBN编号、书本名称、出版社、出版年份、价钱、来自（添购、捐赠）、数量（方便统计价值）等任何资料。
7. 云端方式显示，资源中心老师或学生，可以随时更新=提高新书上架时间。
8. 最大优点：可多人同时处理（表格会自动记录多人同时提交的数据和资料）、大大缩短记录新书所需的时间。
9. 更新次数：随时。
10. 更新之后：更新在借书还书表格ISBN编号选项名单即可。

谷歌表格3/Google Sheet 4:

1. 功能：记录借书与还书事项。
2. 显示形式：谷歌表格
3. 工作方式：前台
4. 资源中心老师每天开启和关闭表格。
5. 记录：借书还是还书、班级、姓名、性别、种族、书籍ISBN号码、书籍状态。其中，性别、种族不是必要的资料。
6. 建议置放书本状态是要培养学生对借阅或归还书籍的一种态度培养。
7. 表格流程非常简单，最基本/简单的流程为：目的 （借书还是还书）> 输入姓名 > 输入书本ISBN > 输入书本状态 > 提交即可
8. 更新项目：学生名单、书籍ISBN选项。

Google Sheet 5:

资源中心，顾名思义，就是汇集各种资源（书籍、非书籍等资源）所在之地，当中的借阅系统，必须要有的功能如下：

1. 可以随时增删学生、更新学生名字、编号。
2. 可以随时增删资源中心的书目等资料。
3. 可以依据学生编号或姓名，显示个人借阅书目或数量以及期限。
4. 可以依据书目编号或其他资料，显示借阅数量。
5. 可以随时更新非书籍等资源的记录（例如网页浏览史、用户登入次数等）
6. 可以依据借阅日期以及规划日期，显示借阅的书目停留日子或时间（方便进行受欢迎程度的分析-越受欢迎的书目，借阅率和逗留期限则越长久）

要更简洁了解这些页面的功能，可以点击《资源中心流程与系统页面功能表》

至于如何让这借阅系统上架给用户使用，方法也十分简单：

1. 设置好、测试好的借阅系统，可在学校网页、部落格、Site后谷歌课室中植入链接。
2. 资源中心老师开启和关闭表格，都在手机或电脑处理。其他地点的谷歌表格会应声关闭或开启备用的。

就现有的科技，要做到应该不难。即便简单的Google Sheet或许都可以完成大部分的分析和更新工作。至于统计借阅期限，应该也不会太难。

        有兴趣研发的话，欢迎开始。

后记：

其实，这些Google Sheet的数据，是可以透过App Script完成自动更新和衔接的。但由于我们尝试将不同的谷歌表格、sheet结合在一个档案中，所以没有尝试如此。有兴趣阅览使用App Script的朋友，点击浏览即可。

资源中心系统-中篇-谈流程

续上篇 《资源中心系统-前言》所言，今天我们尝试深入研究各种在资源中心发生的事情的流程。

每一所学校的孩子或老师，前去或离开资源中心前后都有一定的流程，这是每一个老师或学生需要遵守的，也是学校提供社会化体验的一个模式。

        今天，我们就将流程，依据顺序，逐项编写出来。看看怎样协助设计更好的资源中心系统，来，我们就从前去资源中心开始吧。一般上都是这样的：

1. 学生列队抵达资源中心。老师或班长记录日期，班级和人数在记录簿中（但这也不是每一所学校的必要步骤）。
2. 资源中心老师或资源中心管理员派发学生个人的资源中心卡给学生。
3. 学生拿着借阅卡准备归还借阅的图书。
4. 资源中心管理员扫描学生卡（确认是学生的，先登记在系统中），再扫描学生归还的书本（登记在系统中为归还，进而检查是否逾期或需要罚款之类的）。
5. 学生领着自己的借阅卡，离开柜台，浏览要借阅的书籍。
6. 学生回去柜台，递上借阅卡。
7. 资源中心管理员扫描借阅卡（登记系统中有学生要借书了），然后扫描学生要借阅的书本（记录在系统中有书本被借出去了，库存少了一本）。收下学生借阅卡（一般都不让学生带回家的，一张借阅卡可使用6年呢，每年依据班级名单更新整理即可）。
8. 学生列队，然后离开。

以上是常见的情况。以上传统的使用资源中心的流程，产生了以下问题：

1. 人手填写的到访记录，影响了人流自动统计。这是时间和人力资源的浪费，理应可自动化处理。
2. 资源中心管理员（也是学生）自由阅览书本减少了。别以为资源中心管理员就能随时前去资源中心。没有多少学校有这样的便利。老师们见到的话，第一句话就是：你在这里做什么，对不对？除非，资源中心老师另做安排，那也另当别论。
3. 在柜台的电脑，一般也是安装借阅/归还系统的电脑，里面的数据，到最后也是要整合的。除非系统有能力在一部主机内，然后透过两个或更多的荧幕，接收扫描处理借阅或归还程序。换句话说，柜台的电脑是借阅或归还的关键。但更头痛的是，这些数据，最后又是资源中心老师整合吗？还是要求助电脑公司技术人员前来（=费时费钱）呢？
4. 资源中心老师忙着监管资源中心管理员，生怕学生出错，无法顺利完成。换句话说，要替换资源中心老师，新人需费时熟悉借阅系统。因为无法降低使用门槛，给承接的时间的影响，理应减到最低。
5. 无法看见学生借阅的记录：系统都是安装在资源中心，要看见记录，就得前去资源中心。资源中心老师缺席=什么都没有。
6. 资源中心系统，一般有独自的储存书目资料功能。主要是将书目资料储存起来，但因为软件是电脑公司的，资源中心老师变成了电脑公司的资料输入员，资源中心老师也因为软件的限制，被困在资源中心内，成为孤独的灵魂。
7. 外人无法看见：如果我是父母，我无法看见孩子曾借阅的书籍。如果我是管理层，我无法看见资源中心的库存或数据。如果我是负责官员，我也必须要亲自到现场才知道发生什么事情。这不是云端时代应该出现的现象。

要是，有这样的转变呢？

1. 教师每天早上到校后，开启资源中心借阅表格备用（手机开启都可以啦）
2. 老师带领/学生自己前去也好，在表格中填写日期（其实日期可免啦，自动记录就好）和人数，然后进入资源中心。
3. 学生坐电脑、平板、手机面前。
4. 资源中心管理员1和2协助启用借阅/还书系统表格。
5. 学生输入目的（借书/还书），扫描或点选或输入班级、名字、性别种族，以及书的状态（要确认书本借用或归还的状态），提交表格。
6. 学生将归还的书本放在指定书架上。资源中心管理员2和3检查归还的书籍是否需要休整。若需要修整，另外安放。若不需要修整，准备归还书架，方便下一人借阅。
7. 学生离开，继续浏览。
8. 学生找到要借阅的书本。
9. 在电脑、平板或手机面前，资源中心管理员协助或监督下，完成填写表格（扫描、点选或输入班级、姓名、性别、种族，借阅书本的ISBN编号）
10. 学生可离开或准备列队或可以开始处理阅读报告了

这样的流程转变，带来了什么好处？

1. 表格可以随时关闭和开启。放学后就关闭，解决校外人士的困扰。到校就开启备用。
2. 自动化的人流的记录和统计。一部平板或老旧电脑+网络就解决了。（没有网络的话，一个简单的EXCEL档案就好）
3. 想借阅或归还书籍的学生，亲身体会到借阅和归还书籍的过程的体验。在表格中的设计：书本状态，也考验学生品格与责任感（因为都会被资源中心管理员3和4查到啊）
4. 资源中心管理员不再只是低头扫描输入而已。彼此有更好的互动，指导。
5. 每个班级就有好几个资源中心管理员了。然而，即便是SKM，也不是问题，因为系统设计以简化以及可以个人处理为主，所以完全不是问题。
6. 资源中心老师有更多时间可以进行活动，例如介绍新书、解答疑问，或者进行师生互动等。
7. 所有的借阅和归还数据，因为是云端处理。换句话说，资源中心老师再也不必被困在资源中心了。
8. 资源中心老师或资源中心管理员，可以在系统的后台，继续更新书目列表，不必因为系统在登记借书或还书而暂停。

然而，任何有经验的资源中心老师，都会提醒：上面谈的，仅仅是学生列队前来和离开资源中心的流程。还有接收书本的准备工作呢？嘿嘿，当然，让我们来看看接收书本后的一般流程，然后再看看改变后的流程吧：

1. 接收书本。
2. 分类后粘上贴纸，或粘上贴纸后分类。
3. 包装书本。（可多人同时或不同时进行）
4. 将书本资料：ISBN编号、出版社、出版年份、页数、源自（添购还是捐赠等）输入管理系统中。
5. 资源中心管理员（学生）帮忙上架，准备让学生借阅。

这流程，传统的方式就是：资源中心老师或资源中心管理员（学生）都被绑住在资源中心处理。而且，要命的是：很多时候系统并不允许在多部电脑同时运行。也就是说，新书上架的速度，取决于：新书输入的速度。

        那系统的建议是怎样的呢？让我们来看看：

1. 接收书本。
2. 分类后粘贴贴纸或粘贴贴纸后分类（贴纸的功能一般是能不能借阅的主要提醒而已啦）
3. 包装书本。（可多人同时或不同时进行）
4. 在云端版（后台中）单独或多人输入书本资料ISBN编号、出版社、出版年份、页数、源自（添购还是捐赠等）等资料。（若要学生帮忙输入资料，建议准备谷歌表格界面）
5. 将整理好的ISBN编号，更新在借阅表格的谷歌编号中即可。
6. 资源中心管理员准备上架，供学生借阅。

这改变，最大的便利在于：资源中心老师和资源中心管理员，都可在不同地点，不同电脑，不同器材上，直接更新资源中心的书目资料。每一个人所作的每一个动作，都自动记录在谷歌表格/ Google Sheet中，简化了很多的记录和跟进工作。

        换句话说，资源中中心管理员有了甜头（可以将新书带回去看看或整理=提升成就或满足感），资源中心老师不必被困在资源中心而与办公室老师脱节。（谁不喜欢偶尔聊聊八卦，开心一下呢？）但更重要的是，新书上架的时间将可以大大缩短，完成输入前后，唯一要处理的就是资源中心管理员的培训：能不能正确把书上架在对的地方方便学生借阅。

想透过视觉化了解流程与改变的对比？点击这里即可浏览《资源中心流程与系统页面功能表》

看见了流程的改变，那这系统究竟是怎么一回事呢？

我们留到下一遍，也是最后一篇才来讨论好了。

资源中心系统-前言 （资源中心有窘境吗？）

基本上，资源中心使用的系统，要有（但不局限于）以下功能：

1. 进出资源中心的各种器材或资源如：书本、投影仪、电脑、家具、打印机等各项资源。
2. 学生/用户的名单（年份、班级，中英文姓名、性别、种族）。
3. 进出资源中心的人流量（日期、班级、人数，必要的话，甚至要放带领老师）。
4. 所有的书目资料（ISBN号码、书名、出版商、出版年份、分量、价钱、来自、封面种类、页数）
5. 借阅或归还的数据如：班级、借阅或还书人中英文姓名、借阅的书本ISBN号码、借阅或归还时候的书本状态（要建立有责任的公民嘛）
6. 各种分析如：学生个人历年借阅表、班级总借阅书目、目前藏书价值、目前藏书数量、历年的每月人流、各种藏书库存数量

在这里，目前想到的窘境是：

1. 很多资源中心仰赖电脑公司提供的资源中心管理系统。这是要付费的。一般是每月付还的。少有买断的管理系统，因为卖断后，就没有更新和服务了。但深入思考，上一次的系统升级，是在什么时候了呢？
2. 每月付费的价格不菲。若改变成功，将那笔费用（购买扫描仪、打印机、墨匣子、条形码贴纸）都节省起来，直接用在建设资源中心，不是更好吗？
3. 很多资源中心负责老师被迫在资源中心处理登记书籍的工作。不是每一所学校的资源中心都有冷气设备，也不是每一所学校有足够空间让资源中心老师可以一整天在资源中心的。同样的，也有很多学校老师回馈，常常看不见资源中心老师啊，无意中，让资源中心老师成为了孤独的灵魂。
4. 在准备让新书上架前，还有不少工作的：输入在借阅系统中、生成条形码、打印条形码、粘贴条形码。购买器材是一回事，但生成、打印、粘贴的工作，都影响了新书上架的时间。
5. 很多资源中心老师，因为系统绑定/安装在资源中心的电脑，无法带回家或在教务处处理，被迫在资源中心度日如年。这个窘境带来的最大影响就是：新书上架的时间非常缓慢，给老师和学生都带来压力。
6. 有学生回馈表示大部分时间都在排队等借书和还书而已。一些学校学生回馈，仅仅拿了书本 > 等回到班上后把再借阅的书本资料 > 写在纸条上 > 交由科任或班主任 > 交还资源中心老师填写。这个流程，看见都累，也实在辛苦了班主任和资源中心老师（资源中心管理员要来做什么的呢？进入扫扫地而已？）若大部分的时间浪费在排队，那就很不值得了。
7. 学校遴选的资源中心管理员，没能发挥更好的效应。每每到了资源中心，资源中心管理员，会启用借阅/归还系统，然后找出学生的借阅卡，扫描后再扫描借阅或归还。一般的借阅系统，安装在一部电脑的话，试问是不是又要结合数据，这样累人的工作，谁要做呢？ 要是当资源中心管理员的学生都觉得没有挑战或无聊，哪来的满足感呢？
8. 改革的契机在于：市面上会因为视窗10停止更新而或许出现多部老旧电脑的（点击阅览相关新闻），这些电脑，因为各种因素（处理器必须是至少第八代）而未能安装视窗11，但仍然可以正常上网的（继续使用视窗10或其他运作系统，只要能上网即可）设置更多方便学生借阅或归还图书的小站。
9. 目前的资源中心管理系统，少有能让学校管理层，或教师或家长，甚至是学生自己看见借阅史。开放式的系统，就能大大改善这样的问题了。

今天暂时讨论到这里。下一章，我们尝试深入研究和对比资源中心中各种事情（人流、借书、还书、人力资源）的流程对比。

耶稣爱你也爱我

共勉

课外活动顾问老师委任信

早前与大家分享的《Surat Lantikan PBD 系统》一文，有提及，这简化的委任信系统，可以有效大大简化行政/管理层准备委任信。现在，话不多说，直接与大家分享课外活动顾问老师委任信系统。使用方法大同小异。

1. 在第一页，输入老师名字、职位与课外活动单位。
2. 第二页，左上方，筛选老师名字即可。
3. 第二页，更新学校名称、学年年份、校长名字。
4. 每一个老师可拥有最多6项课外活动单位与职位委任。

点击浏览课外活动顾问老师委任信系统 Sistem Surat Lantikan Penasihat Koko

File > Make a copy即可拥有。

变化而更新--举一反三

变化而更新：

续之前和大家分享的《SURAT LANTIKAN PBD系统》，在9月21日凌晨，有了不一样的灵感：

同样档案，如果有需要，

稍微修改委任信内容或格式，即可变成：

1. 家协理事委任信
2. 班主任委任信
3. 课外活动顾问老师委任信
4. 学校里各种AJK委任信
5. 社团里的委任信
6. 班长副班长委任信
7. 巡查员委任信
8. 班委委任信 （组长，卫生组长等）
9. 资源中心管理员委任信
10. 课外活动学生职务委任信

再也不必mail merge了😊

灵感源自：《圣经》罗马书 12:2 不要效法这个世界，只要心意更新而变化，叫你们察验何为　神的善良、纯全、可喜悦的旨意。

SURAT LANTIKAN PBD系统

        每一年，为了那没完没了的委任信，特别是PBD，都花费我们不少心思和时间。今天，终于找到更好的方法和大家分享了。
        这档案，结构非常简单。只有2页。

• 第一页：输入/粘贴教师姓名。输入教师教导的科目。
• 第二页：更新学年年份，更新校长姓名。

        完成第一页的输入后，即可在第二页，左上方，直接在箭头点选教师姓名，所有教导的科目，将会依据年级，自动显示在空格中。

为什么这样的设计呢？

1. 采用mail merge的话，必须采用2个软件： MS EXCEL和MS WORD，使用起来，不是很方便。因为要处理1个文件夹，2个档案，2个软件。这样的话，1个档案，完成1个工作：准备为委任信。
2. 这个设计可以改变成为：课外活动顾问老师委任信系统。将档案Make a copy后，第一页，将内容改变成为课外活动单位，第二页面稍微修改，即可直接成为课外活动顾问老师委任信系统啦。

好处：

1. 云端处理。
2. 解决mail merge的不足以及软件管理的麻烦。
3. 脱离 mail merge中数目字的问题（你曾处理就知道数目字的处理，不是每一次都精确的）

坏处：

1. 需要逐项输入。但若干年后，或许有更好的方法，可以直接粘贴全部事项在内。
2. 需要逐个老师打印。

点击浏览SISTEM SURAT LANTIKAN PBD样本试玩 (File > make a copy即可使用)

想知道这样本，还可以演变成为什么吗？

点击：《变化而更新--举一反三》

想知道使用mail merge有多头痛，欢迎点击 《如何打印邮件整合MAIL MERGE的文件》

Multi Split Video

近日，因朋友询问，如何将不同的视频，纳入同样的视频中？换句话说，就是将不同角度录制的视频，都同时出现在一个视频的画面中。

        于是，拔除两胁的刀，上网稍微搜索了，发现一个免费的网页 https://clideo.com/resources/how-to-put-multiple-videos-on-one-screen ，特与大家共享。万一日后有什么需要的话，欢迎善用。（目前尚是免费的输入）

     另外一个目前也是免费，但功能相当完善的软件是CLIPCHAMP。在输出方面，也是相当完善的。笔者使用也相当满意。

        心里只有一个疑问：学校录制的视频，真的需要这样弄吗？不是每一个老师都是多媒体的背景的好不好？ICT门槛降低了，但对学校的要求却相对提高了。

什么叫做档案途径 File pathway?

每一个档案，在每一部电脑中，都有它独特的档案途径 file pathway。那， 档案途径究竟是什么一回事呢？

        举例，就肉眼看的话，Download文件夹，是在My Computer里面，几乎直接看见的所在。但其实，那文件夹的途径大概是这样的：computer > local C > user > user > downloads，其中，那User就是该部电脑上的用户户口了。

        所以，稍微了解了档案途径，就有助于我们安顿档案，尤其是excel的衔接（linked data / cell）的功能。

        一般说，档案途径越短越好。不说还不知道，原来excel的容量也是有限的。每一个cell里面可以容纳的字眼也是有限的（但也奇怪，迄今都不曾遇见因为容量问题而无法衔接的现象）。

        就拿早前分享的 ABC 2025 offline excel档案好了，那些B表格的所在，尤其是第一次开启C表格的时候，C表格一般会依循文件夹中的途径，寻找B表格。要是寻找不到，就会弹出视窗，询问用户要从哪里和B表格衔接。

        在好久以前，当网络还不成熟时候（大约在25年前吧），很多数据处理，因为网络不成熟的限制，必须透过电脑中的线下（offline）excel档案之间的衔接处理。每每开启档案，看见是否要更新链接，以及更新链接时候那种等待（尤其是庞大数据，当时电脑处理器又缓慢，看着进度表逐步挺近时候，还可以捧着一杯水，边喝边期待），是难以言喻的。

        所以，档案途径是当时每一个数据处理负责人必须要掌握的技巧之一。否则，就无从下手了。

        写到这里，有朋友可能有疑问：小小的excel offline档案，能有什么东西出来呢？嗯嗯，当年，有学生成绩册，学生运动队伍系统，学生课外活动系统，甚至是在IDME和APDM尚未出现升学信件时候，都是借用它发挥作用的。

           想到，既然现在都有了线下的EXCEL B和C表格，如果将那些表格搬迁到云端的话，会有什么情况呢？

            基本上，衔接工程是一样的过程。只是....笔者必须坦诚，线上衔接的话，进度会比excel衔接进度缓慢许多。为什么呢？

因为：

1. 线上档案，不能好像excel那样直接drag and drop完成。

所以，笔者尝试的档案中，那3612个空格，是分开5天逐步完成的（平均每天完成722个空格）。

        Anyway，无意吹嘘。但老实说，这都不是最好的方法。只是，想到线上和线下的，进度差别实在太大了。

        线上的进度，需要花费至少5天完成。线下的excel档案，进入1天半就完成备用了。当然，善用之前线上的表格格式，是减轻许多工作啦。

ABC 表格-2025年的大跃进

2025年前去参加会议， 得知：

B表格是由KP处理，

C表格由科任老师处理（只要是相同的科目，无论多少班级或年级，就只是处理1张C表格）的情况下，趁着学校假期，开始着手处理B表格以及C表格改革计划。

在完成修改B表格后，笔者也动手处理修改C表格。如今，B表格和C表格，现在都有了新的功能：

1. 每一个C表格档案里面有12张页面。每一张页面就是1个科目。
2. 每个科目=15项事情。
3. 每项事情有20个自动衔接的空格。
4. 每一个科目/页面，会自动衔接300次。
5. 12个科目=3600次衔接运算。
6. 每一个C档案，会自动衔接运算3612次。
7. 每个科任老师仅需开启C档案后，在教导的科目中输入班级/年级，然后将没有教导的页面，直接右击隐藏即可。

B表格，可以是中央处理，或者是分开处理。

• 中央处理的做法：一个档案，里面有12个科目，大家KP一起处理。
• 分开处理的做法：12个档案。每个档案=每个科目。C表格从12个档案获取数据和资料。

无论B表格是集中处理或分开处理，C表格就要有2个版本备用。

• 版本1的C表格：从集中处理的B表格档案获取资料。
• 版本2的C表格：从12个科目档案获取资料。

在此，分享两个版本，方便大家各取所需：

版本1:1个B表格档案。12个科目KP全部在同样档案工作。

版本1的工作方法：

1. 下载压缩文件。在DESKTOP 或选择的地方解压。
2. 开启C表格，然后确认所有链接自动衔接（3612次运算衔接）
3. 确认无误后，可以依据学校人数复制C表格档案。
4. 适当命名。
5. 提醒KP在表格B处理日期和事项。
6. 提醒老师们在BC页面输入名字，在各科输入教导的班级或年级。
7. 老师个别隐藏没有教导的科目页面即可。
8. 点击浏览或下载说明slides

版本2:12个B表格档案。12个科目KP全部在各自的档案工作。

版本2的工作方法：

1. 下载压缩文件。在DESKTOP或选择的地方解压。
2. 开启C表格。C表格会从12个档案中自动提取衔接数据（3612次运算衔接）
3. 确认无误后，依据学校人数复制C表格档案。
4. 适当命名。
5. 提醒KP在各自的B表格中输入日期和事项。
6. 提醒科任老师在BC页面输入名字，在各科输入教导的班级或年级。
7. 老师们在C表格隐藏没有教导的科目页面即可。
8. 点击下载或浏览版本2的slide

关键：

Excel offline处理，有几个挑战/可能性要留意的：

1. 主机的运作速度是档案衔接完成的关键。照顾好储存档案的主机（电流，硬盘保养，防毒）成为关键
2. 所有的文件/档案必须在同样的文件夹内。不能移除、修改名字。
3. 如果要让老师们在同样的network内，不同电脑，但同时开启档案处理的话，请接洽ICT或电脑技术人员处理file sharing, access rights以及 save version事项（最后处理好的储存关闭档案就储存）
4. 记得在MS EXCEL的 File > options > save > 的时间设置，设置每1分钟自动储存。

1个B表格档案的好坏处：

• 好处：方便。大家都一起同样档案工作。
• 好处：方便修改。同样档案13个页面比前去13个档案更方便。
• 坏处：危险。一不小心，动了档案页面=影响全部C档案。

13个B表格档案的好坏处：

• 好处：13个老师个别处理自己科目的资料。
• 好处：不会影响其他人的资料。
• 好处：可以上锁。
• 坏处：需要前去13个档案进行修改。
• 坏处：档案数量增加=备份工作增加（但可以设置让电脑自己处理的）

离线工作与带档案回家的问题：

1. 增加了电脑病毒传播的机会（虽然近年来都少听见电脑病毒的消息了）。
2. 增加了B表格档案在家里增删事项的可能性。
3. 增加了错误储存地点=影响C表格衔接途径=无法发挥功效。
4. 最好方案：不带档案回家处理。

考验1：破坏王

• 学校有破坏王的话，无法有效保护档案不被删除。安装deep freeze的话，影响档案更新工作。
• 因为档案也会影响破坏王，估计破坏王不会没脑的进行破坏。除非精神有问题。

考验2：电脑保养与预防工作

• 如何将大文件夹中的所有内容，自动定时定期备份到云端或电脑其他地方，以防不测？
• 如何保养储存档案的电脑？防毒要更新，defragmentation要定期处理，要提升去SSD吗？要更换处理器吗？这些都可以交由ICT负责老师跟进即可。

考验3：修复

• 有老师C表格档案损坏？不必修复，直接复制C表格档案给有关老师即可（所以必须由C表格的原有档案）
• 有B表格损坏？必须可以直接提供B表格原有档案，命名方式必须与C表格所使用的衔接协同方程式同样，否则影响衔接。所以B表格的命名（档案也页面命名）都必须同意处理。

考验4：表格内的日期衔接和协同

• 表格C和表格B的日期衔接必须有共识。什么日期可以重覆显示？显示在哪里？
• 什么日期必须从B表格中衔接过来？

考验5：学校老师如何透过内部网络处理档案？

• 可交由电脑公司技术人员处理共享档案设置。
• 可透过LDP全体一起设置手提电脑与内部网络衔接。
• 点击这里浏览基本离线档案共享步骤

考验6：学校档案的储存地点

• 储存必须在D硬盘中。
• 必须建造捷径(short cut)在桌面，这样方便用户也方便透过LAN登入的老师们使用。

考验7：新老师前来、有老师退休或转校

• 新老师前来：复制C表格。隐藏没有教导的页面。
• 老师退休：不再需要处理什么。
• 老师转校：带走也没有意思。不必处理什么。

考验8：使用密码

• 使用得力马电邮前面的密码，最大好处是档案的内容得以基本保护。但最大的坏处，是影响修补或检查的工作。

考验9：如何保护B和C表格档案中的局部部分？

• 使用excel的cell protection即可。这个必须是由管理员拥有而不是使用老师们的密码。这样可以保护档案内容结构不被影响=限制了老师们在B表格和C表格档案中可以工作的地方=减少影响

延伸阅读：

设立离线档案共享步骤：

1. 在档案中，点击REVIEW
2. 点击SHARE WORKBOOK
3. 点击ALLOW MULTIPLE USER
4. 点击TRACK USER (这个还不是重点，可有可无)
5. 点击SAVE

点击阅览自动备份

战略性处理AI课程

ICT老师们下星期连续3天，以及后个星期2天都会参与AI课程。

            我们行政组如何战略性（tactically ）的善用这个机会，让ICT老师发挥？

非常简单：

要求ICT老师获得Google Meet录影后>  下载然后上载到ICT老师或学校 TVPSS的频道里。

为什么？

1. 让学校每一个老师拥有第一手的资料。方便随时学习。不是对ICT老师不放心，而是简化ICT老师传授过程中面对的压力。也方便复习。
2. 避免主办方删除视频或信息。
3. 让ICT老师发挥长处：处理各项IT事务。（即使要放他自己的YouTube其实也无所谓的)
4. 在编排培训时（是的，他们需要安排培训，然后完成报告，然后在PERAK DRIFT提交），可以提前让老师们先预习，然后HANDS ON，这样事半功倍，届时只需重点复习即可（也是师资培训中采用翻转课室策略的实际演练，省时省力）
5. 更长远的计划：建立给老师和学生的数码技巧PLAYLIST或课程之类的。方便老师和学生随时学习。（当然，有需要而学习的话，这是最好的动力）

共勉

上帝爱你也爱我

顺祝：卫塞节假期健康

科目的资源管理

有感而发的是，目前学校各个科目的发展都一日千里，有一种喘不过气来，管理不来的感觉了。

所以，忽然想到，有没有办法，将各科目的资源，汇集在一个地方，直接管理呢？

几好像那学校教师文件跳板(Switchboard)那样，将各个科目的资源，都汇集在一个档案，不同页面中？

举例：

1. 体育科目有BMI5-9T以及SEGAK的表格，家长同意书，通知书。
2. 英语、国语、数学、RBT和科学有MOBIM资源可以善用。
3. 每个科目还有各种视频频道可以善用。
4. 每个科目还有那些学生学习进度表方便跟进。

要是有办法，让PK和KP合作，管理好科目资源页面的话，那对于新老师或任何接手老师的进度方面，或许有莫大的帮助。降低障碍，提高融合协同。

大家觉得如何？

将Google Site变成数码相册

手把手，与你分享将Google Site变成数码相册的基本教程。

谷歌课室的无缝衔接

在谷歌课室中，留意课室stream的页面，左上角，有个叫做快捷链接 Quick Links 的区块（ block），每一个课室的负责人，可以善用。

     如何善用？很简单，将学校、学生常浏览的网页链接加入即可。个人建议：

1. 学校的网页或部落格
2. 学校的TVPSS YouTube网页。
3. 学校的资源中心网页或部落格。
4. 学校的Site的网页。
5. 阅读报告AINS。

为什么要这样做？

原因很简单：方便学生随时点击浏览。（其实也方便老师们啦）

在网页/部落格/Site加上校历的好处

学校老师（特别是班主任以及行政组），经常会面对一个问题：每年都要重覆处理假期的信息。好像编者本身，不仅要在学校部落格预设假期通告，也要在本身的日程设置假期，还要在得力马（谷歌课室）中设置假期信息，以及在不同群组中发送（教师群组：让教师们传送家长；清洁员工、保安群组，有时候也得传送贩卖部和食堂）。

        原因无他，就是希望消息都尽可能没有用遗漏的传递。

        但这样的改变，却引发了编者本身精神紧张，以及用户依赖的习惯。有鉴于此，编者决定采取一项小改革：将校历嵌入学校部落格中。一举解决以下的问题：

1. 不再需要发送教师群组。
2. 消除学校教师传送压力。
3. 不再需要发送清洁员工群组。
4. 不再需要发送保安群组。
5. 不再需要谷歌课室预设假期通告。
6. 不再需要部落格预设假期通告 。
7. 培养会搜索资料的学生。
8. 降低家长对信息的仰赖，从被动的形态转变到主动的形态。

改变的步骤非常简单：

1. 得力马管理员找出得力马户口日历共享权限。
2. 管理员可将日历加上ICT的老师一起合作管理。亦可在得力马管理权限加上自己个人电邮，即可无缝处理日历。
3. 找出得力马日历的嵌入代号（embed code）
4. 将得力马的嵌入代号，嵌入学校部落格/site/网页中即可。

想知道效果？点击看看这例子即可（拿圣美嘉华小当白老鼠）。

改变的数个建议：

• 在教师个人的site中，加上学校校历。简化老师们参阅的工作。
• 将校历标签在自己行政和书记的电脑中，方便随时浏览。
• 将校历加上在资源中心的网页中。

如此一来，ICT或得力马管理员，只要在日历更新，这小小举动将带来莫大的改变和影响。最重要的就是：把漫无目的上网的孩子们，变成上网找出学校活动的用户。

小小建议。共享。

数码化的建议--管理篇

1. 记录教师动向？使用谷歌日历即可。
2. 处理会议摘要？使用谷歌文件，准备标准格式，和全校老师共享。（最好定位在学校网页、部落格、跳板或社媒中，方便老师们随时找出来善用）
3. 收集会议摘要或OPR？使用谷歌表格，把全部老师们整理好的会议摘要或OPR直接收取，然后展示在（学校网页、跳板或社媒即可）。敏感的会议内容就当然要设浏览权限啦。
4. 记录特别课室的使用？可以的话，采用谷歌日历。不可以的话，采用谷歌表格记录。记录方式有2种：第一种是统一的谷歌表格记录全校各地的特别课室使用。第二种方式是不同特别课室有不同谷歌表格。但建议全部特别课室使用记录都在同样一页展示就好，方便交叉监督和整理分析。
5. 想要制作方便代课的视频目录？善用学校的TVPSS频道，将目录找出来，即可投影播放了解啦。
6. 想收集或展示学校的活动照片？善用学校的Google Site，直接将照片都安顿在那边既可。
7. 想派发爱心计划或导师计划的问卷？透过谷歌课室或社媒派发传送即可。但建议最好透过谷歌课室（将学生的ID和密码发挥啊）。
8. 想建设谷歌课室？秉持1个学生1个学年1间谷歌课室的立场（将所有科目老师加上，将ICT， GPM和GBK都加上即可）。
9. 有兴趣建设学生生日记录？善用谷歌课室的预设内容。将即将生日的学生名字，直接存放预设播放。长远计划，建议预设电邮，传送至少20次（20年）。校友联系，就此建立起来。
10. 更伟大一点？建设AI聊天机器人，方便解答和学生聊天。并将需要留意的学生和情况，直接汇报给老师知道。（但这个工程很痛苦，真的很痛苦，目前也在皮毛，或许要放弃这个计划）
11. 
    

丰富学校跳板内容

为了让大家进一步拥有各自学校跳板，祝福校内老师们，编者于是（2024年10月1日）开始整理学校跳板的template，并将在template中，加上有关事项的表格template，这样一来，或许可以大大减少学校建设跳板的障碍：

1. 点击这里开启学校跳板样本。
2. Fail > make a copy后，你就拥有一个包含全部事项的表格的Template跳板了。备注：每一个事项的表格样本还在整理和筹集中（因为一路以来分享太多的表格样本了啦）(奖励：里头的MOBIM是真实档案哦）
3. 尚未完成，请切勿开始：在每一个事项中，点击表格样本，然后 File > make a copy，设定表格的命名 > share 给有关老师 > 拷贝档案链接 > 在学校跳板页面中衔接起来即可。

每一个事项的详细步骤：

1. 点击开启表格。
2. File > make a copy > 设定储存地点（在自己的云端硬盘中）> 命名
3. 将同样一个档案，依据学校老师人数以及命名方式命名
4. 完成一个事项后，继续开始并完成第二个和其他事项。

各种方便老师们的线上表格（以编者手中的档案为参照基准）

1. Keberhasilan PBPPP档案（1个老师1年使用2次的档案）
2. IPPKBAT高思维档案 （1个老师1年1个使用2次的档案）
3. SPLKPM记录档案（与SULDP共享后，交由SULDP处理跟进即可，一年一个档案）
4. SK@S Standard 4 教学视察表格

总结：

学校前端/前线，一般都问题不大。教师们也尽力做好本分，但学校后端/后援的能力一定要强大。这样老师们才可以心无旁贷，用心处理前线的事项，而不必因为前线冲锋陷阵后，还要在后台头痛处理各项事情。

        相信我，虽然重新制作和分享Switchboard，然后逐个加上每一个事项的表格样本（是啊，每一个要去找的），加上在学校跳板样本也不是好玩的事情，但这样却可以让更多学校得到祝福（若选择善用的话）。

        别无他意，各取所需。绝无勉强，无需对号入座。

让学校网页发挥最大的作用

每年都有很多活动需要进行。近年来的线上活动尤其增加不少。有鉴于此，建议善用学校网页，简化教师与学生使用过程中会遇见的阻碍。

实战步骤（学校已有电脑室，学校已有网页或部落格，学生不会有面对电脑不足的情况）：

1. 把学生要登入的网页，设定为学校网页或部落格的主页信息。（不要让其他信息掩盖）。
2. 在学校电脑中，设定学校网页或部落格为主页：一旦开启就直接显示学校网页或部落格。
3. 更挑剔的话，在每一部电脑中的各种浏览器（有多少种浏览器，就把步骤2实践在浏览器中）
4. 更挑剔的：每个班级的每部电脑的每个浏览器都如此设置。办公室的也不例外。

此后，每次有什么线上活动，管理员仅需更新网页或部落格主页即可。

1. 学生一旦开启浏览器（Chrome, Brave, Forefox, Edge, Opera, Safari等等等）后，学校网页或部落格直接显示在学生面前。
2. 再也不必科任老师在谷歌课室设置。
3. 学生再也不必登入谷歌课室寻找（有时候信息多的时候，也不容易寻找啊）。
4. 方便学生和老师在班上使用：每当有推介活动或视频，老师和学生直接在班上电脑开启浏览器，直接看见推介礼的视频（网页和部落格管理人当然要事前设置好网页/部落格，将视频嵌入网页或部落格页面）。
5. 学生放学回家后也可以继续完成。不必四处搜索寻找。

完成活动后，要么将帖子取下。要么就搁着证明学校确实在该日子期间处理啊。（下星期一不是有个什么好学生推介礼吗？不妨考虑看看，当然，要是学校网络覆盖率差强人意的话，那就别想了）

实战例子：

1. 学校举行科学常识问答：部落格设定问卷链接、学生进电脑室作答、提交，关闭问卷即可。
2. 学校要进行MINDA SIHAT筛选：将网页设定好在主页。学生开启电脑浏览器，直接看见链接，点击后即可直接回答。
3. 教育部进行推介礼：班级老师直接开启浏览器，马上看见学校网页显示视频窗口，点击放大即可方便班级学生一起观赏。

实际准备工作：

1. 行政组想办法扩大学校网络覆盖率。
2. 行政组提升并维持学校网络覆盖率以及器材照料经费。
3. ICT老师和电脑负责老师：在班级电脑和电脑室等地点，将所有的浏览器设置为开启即显示学校网页或部落格即可。
4. 每每更新后，或定期检查浏览器是否正常操作。

额外：

1. 要设置什么网页或网址呢？学校部落格，学校TVPSS等都可以的。
2. 可以实际举例吗？学校网页或部落格，AINS，学校TVPSS/YouTube频道 ，谷歌课室。
3. 这样的设置，会为学校网页，部落格以及优管逐步累积流量。（每天开机点击开启就是累积的一部分）

建设跳板 Switchboard

想建设自己学校的跳板，但无从下手？

经过整理，编者将过程逐步整理好，方便大家参阅啦。

一步一脚印，跳板完成了，你会发现工作情况大不同。

祝福大家。

建立学校的Switchboard

我们尝试站在PK1的角度想：

• 每一个老师每年使用多少种表格/档案？
• 每一种/张/份表格或档案，每年需要使用多少次？
• （若采用云端处理的话）有没有发现老师们每每处理档案后，你也要搜索有翻查不同的文件夹？
• 有没有发现老师们抱怨文书工作不停，即琐碎但不得不做，可是要做起来却非常琐碎？
• 有没有想过，让老师们不必自己整理、搜索档案或文件或表格？
• 有没有办法，简化自己的工作之余也简化老师们的工作？

        恭喜您，如果您曾这样思考的话，是时候建立属于学校的switchboard了。

        有朋友担心要建立switchboard不容易。但其实也不会太难。下面，编者手把手，先让大家了解建立的步骤，之后你就容易了。

        相信每一所学校有自己的，让老师们在里面工作的drive。不同的工作类别，就有不同的云端文件夹，对吗？

        一般的做法就是，创建文件后，就和老师们共享啦。但共享文件夹嘛，老师们可以搬迁或修改档案权限，这样就给自己多了麻烦。

        加上学校有不同年龄层的老师，文件夹越多，老师们吃不消，我们也吃不消。

好不好：

• 要做的事情的文件夹 = 学校的google site链接？
• 开个新的文件夹 = google site 加上那新的文件夹链接？

这样能不能减轻老师们的负担？但这并不是我们今天讨论的重点。

不妨考虑考虑以下几点：

• 共享工作文件夹=无法控制文件夹里面的内容= 自己担忧或需要修复内容 = 越来越多back up of back up....😂（因为老师要是搞砸了档案，你还要找back up档案来植入文件夹中，这个是浪费时间的做法）

So, 与其共享文件夹，不如共享档案就好。但老师多 = 档案多，要处理也不易

所以建议：

1. 先建立Switchboard的主页，俗称main page即可。Switchboard概念其实就和portal类似。 
2. 主页可以是由google docs或google sheet作为平台，个人是建议使用google sheet啦，有原因的。
3. 建立主页后，把每一个老师要做的事项名字列出来，如KEBERHASILAN PBPPP，IPPKBAT，SK@S，STD 4等等等
4. 在google sheet第二页，就以第一件事项命名
5. 命名后，主页的第一事项就与第二页（第一项事情）衔接起来 = 老师们点击主页第一项事情即可前去看见第二页 = 第一项事情的页面。
6. 在第二页（第一项事情）里，排版方面，依据年份，逐个加上老师名字后，把老师们的keberhasilan档案，依据名字，依据年份，衔接起来。
7. 如此一来，就看见同样老师，在同样事情中，不同年份的（历年）资料啦。
8. 重复处理直至完成全部事项即可（从今年开始也可以）。

你学校的switchboard 就这样被你逐步建立起来了。

之后，别忘记把主页定位起来。主页嘛，可以定位在site, 得力马或脸书或部落格或其他平台如telegram还是whatsapp里面即可。

        主要是方便老师们以最简捷的方式登入开始工作，降低老师们登入阻碍，减少各种找不到的说法，方便老师们开启=让老师们开心去做即可。

建立学校Switchboard的好处：

1. 不必共享文件夹那么风险（档案不见，被移除，被修改ownership等）
2. 帮忙老师们解决很多问题：电脑问题，软件问题，病毒问题，档案问题（开不到，跑位，优盘问题，老师不必找链接，不必找文件夹，找不到档案，突破学校时间空间和器材的限制=给老师们更多空间和时间处理要处理的工作=老师们更有弹性=可以更开心完成工作）
3. 自己不必在不同的folder中跳跃，不必去记或搜索不同folder名字=节省自己和老师们的事件和精神。
4. 大家可有序查阅历年档案=行政组和老师们可以有序查阅档案=方便随时检视（你别笑，谁不喜欢拥有历年档案的体验？）
5. 方便查阅档案，因为可以加上monitoring功能，知道和跟进、提醒老师们需要处理的事项（不是监督，是跟进和提醒）
6. 方便整理老数据（例如拷贝或整理全校老师的std4或那kbat分数，然后作为全校整合统计分析之类的）
7. 既有隐私，也完成工作：每个老师只可开启自己档案，完成后就关闭即可（老师们看见自己东西，看见行政回馈，如视察分数，可是却不必去比较-记得设置不允许下载或打印即可，可惜无法拒绝截屏啦）
8. 方便添加新老师：有新老师来的话，仅需在每个事项/副页中，其中一个现有老师档案make a copy，在副页里加上新老师名字并衔接起来，然后与该老师共享即可（档案自动在文件夹里面出现=节省我们去找文件夹的工作）
9. 容易管理：老师退休？逐个页面点击该老师名字开启档案后，修改该老师为为浏览权限即可。（不必我们去找文件夹folder = 珍惜生命 = 节省时间、精神、资源)
10. 那些琐琐碎碎的，什么老师出席率啊，代课记录啊，SPLKPM之类，都可以在主页显示事项，衔接去副页后在副页发展（但不在今天的讨论篇幅内啦）

有兴趣建立属于自己学校的switchboard吗？😊

        别给自己太大压力，可以从今年开始建立的。2024年开始建立，2025年继续沿用。这样就有了2年的档案可以作为开始啦。

想看看样本？点击这里这里看看学校Switchboard样本啦