共享档案，顾名思义，就是通过在一个网络内的便利，让大家可以在同样的一个档案里工作。
由于我们采用的PBD档案是以MS EXCEL制作，所以十分适合通过共享设置让老师们有更方便的工作流程。
非共享档案的传统工作方式：
电脑A，让老师处理1年级和6年级的档案
电脑B，让老师处理2年级和5年级的档案
电脑C，让老师处理3年级和4年级的档案
当老师要在不同年级的档案内输入资料的时候，就要起身使用其他电脑。又或者，必须等其他用户完成才能够继续使用。
共享档案的工作方式
电脑伺服器/总储存器-储存所有电脑档案
电脑A-让任何使用的老师可以在任何年级的档案输入资料。
电脑B-让任何使用的老师可以在任何年级的档案输入资料。
电脑C-让任何使用的老师可以在任何年级的档案输入资料。
部分用户阅读到这里，可能会觉得：这样的话，和之前没有变化，还不是一个时间仅让3个老师同时工作吗？
所以编者想说明：同时输入的老师人数，取决于电脑的数量而不是共享的设置。
但我们比较两者工作流程，就会看见当中的便利了：
传统工作方式下，老师被局限在所使用的电脑中。不能够跨越已经设定的年级档案输入。
在共享设置下，老师可以通过任何一部电脑，在任何一个年级的档案输入资料=老师可以不必更换电脑=正在输入资料的老师不必等候其他老师离开=可以在一个地方完成数样要完成的工作。
有的读者可能有以下疑问：
问：如果我学校有10部电脑，其中6部是在教务处，而另外4部是学校行政人员，那么这样的设置又是否合宜？
答： 再合适不过。因为所有行政人员可以因着共享的设置，不必到教务处和老师们抢电脑啊。可不是吗？
问：其实设置了共享后，请问除了让老师们在不同的电脑，但又可以在同样一个年级的档案里面，在不同的科目输入资料的同时，还有什么其他好处吗？
答：有的。负责的老师/技术人员可以在储存文件的电脑里面，加上一个可以汇集所有输入的资料的分析档案。也就是说，所有老师输入后，得到的结果会自动传输到这个分析档案内，一目了然看见全部的分析。
问：这样的便利，让老师们可以在学校完成。那么如果想让老师们在家里也拥有这个便利，可行吗？
答：目前科技有限，但也不是不可能的。远端登入如ANYDESKTOP或TEAMVIEWER目前虽然支援多人同时登入同一部电脑，但登入后，却仅仅能让一个用户操作。所以这些远端登入软件暂且不适合使用解决这些问题。然而，如果真的有兴趣，可以考虑使用网络储存NAS或VPN设置。但这两个科技的设置不简单，编者暂且尚未有如此经费自行采购这些器材了解其中奥妙。所以未能提供进一步的讲解。
点击这里了解VPN的基本运作原理。
更深入的VPN说明
点击这里了解NAS的基本运作原理
