- 如何善用科技将会议记录电脑化。无论在预备会议记录，签署会议记录，传递会议记录等步骤，都要求尽量电脑话处理。举例：一个简单的会议记录或有2页，每一次需要派发给26位老师，一个会议一年举行至少4次的会议记录（前后影印/打印的话）将使用至少104张（1张2页计算的话），再加上出席率（我是打算以教师名单直接记录出席率，简化处理方案），基本上一个会议一年需要大约 （2张纸 X 26老师 X 一年4次）208张纸。但这仅仅是一次的会议记录！（想象学校究竟有多少会议记录？）
- 善用科技，在传达上，使用有效管理的技巧，将会议记录传达。处理好的会议记录，签署后，必要的话，保留原有的档案，但可以扫描起来，打印成为PDF格式，然后结合起来电邮出去让老师们保存。
- 如果觉得这样很麻烦（还要打印出来，在签名后又扫描，然后又打印PDF，之后再结合起来），其实可以考虑直接使用drawing tablet签名的。当然，又要再学习新的工作方式了。
- 在电邮传递给老师的当儿，电邮管理人如何跟进所传送的电邮呢？小编建议使用有效的电邮管理技巧，如电邮标签以及电邮文件夹，这样方便管理和跟进所发送的电邮。当然，也可以培训学校老师学习这个技巧。
无论如何，这个还是很初步的构思，欢迎大家继续思考，探讨如何简化我们的工作，探讨如何节省更多资源，探讨如何让文件的工作更有效率。
编按：
有的办公室助理认为，这样的建议可以减轻他们的工作。不错，但他们也忘记了，这样的工作方式，似乎也让电脑取代了他们帮忙影印的工作了。所以如果办公室助理是有危机感的话，他/她应该开始学习如何处理电子文件，如扫描，打印PDF以及结合PDF的工作了。
