电邮标签实战心得

相信很多电邮用户和我以前一样，当接收到的电邮越来越多的时候，可能考虑分开使用不同的电邮处理不同的事情。

但这样的更换电邮户口以及电邮与电邮之间的不协调，有时会让人觉得很气馁的。

笔者推荐的技巧是：电邮标签或电邮归类。

笔者也是在去年开始学习使用电邮标签以及电邮归类的技巧。使用的方法简单有效，即便通过手机或流动装置也能够完成同步的电邮处理。

笔者目前使用在以下的工作：
学校通知/info sekolah 
SKPMG2 1/2018
SKPMG2 2/2018 (可能不执行)
SKPMG2 3/2018
PBPPP 1/2018
PBPPP 2/2018

使用步骤

1. 在处理这些文件上，笔者本身先在电邮内开启以上的标签或文件夹。
2. 然后将要传送给老师使用或填写的表格或档案附录在电邮内，并加上标签。
3. 之后将电邮储存云端，在时机成熟了就直接电邮给全校老师。（编按：若将全校老师的电邮归类的话，可以一次过发放电邮给全校所有老师而不是逐个输入电邮这么累人）
4. 老师收到的电邮里，是看不见发送人的标签的。
5. 老师处理好了表格，直接将表格回传给笔者。笔者依据标签，归类在电邮的文件夹内存档即可。
6. 在需要参考的时候，直接开启电邮文件夹参考并完成需要处理的事情。

备注：

• 若使用彩色标签的话，会更容易分类和处理。
• 电邮标签或分类有2个尚未能够解决的问题：一次过下载同类的电邮，一次过forward同类的电邮。谷歌尚未有答案。

试想想，这样的流程，是不是比我们在一步步梳理一大堆的电邮会更有效呢？

有疑问的话，欢迎提出来大家集思广益。笔者也是边学边做。

电邮标签/电邮分类

现今世界，少有工作是不使用电邮处理的。说真的，一天不看电邮的话，感觉可能会有少少失落。哈哈。希望你不会有同感就好。

今天和大家分享电邮标签，有人称为电邮分类。

和以往/一般的工作方式不同，这样的分类或标签是电脑化工作的其中一部分。以往的工作方式是依据文件的种类然后归类档案里面处理，但电邮或电子文件的处理，其实也是可以做到的。（我宁可处理电子邮件或电子文件也不会选择一般纸本文件了，除非需要长时间阅读的文件则迫不得已得打印慢慢品味）

电邮标签或电邮分类的好处：

1. 可以快捷将各种接收到的电邮标签然后加以归类
2. 可以专注在某一个电邮档案种类中专注完成需要完成的工作（和处理纸本档案的作业流程是一样的）
3. 可以通过手机或各种流动平台完成，并且是跨平台的。也就是说，任何时候都可以完成分类或标签接收到的电邮，稍后再跟进或处理。
4. 有系统处理所有电邮，方便在需要的时候直接调动需要的文件与档案传输或参考。
5. 长期计划：为个人或公司的未来做好准备，迎接电子作业流程。

点击以下链接观赏电邮标签/电邮分类的教导。（这个主持人不错啦）

https://www.youtube.com/watch?v=f1FhChWmCYc

平衡？调整？

就好比车子久不久得进行轮胎胎位调整、平衡一样，我们的工作也需要一些调整与平衡。
现在的工作量虽然比较多，在需要的时间却不断减少，所以唯一的解决方案只有2个。

1. 祈祷。这个是当然的。
2. 调整工作方式或工作的工具。

为何笔者十分坚持要有好的工具（例如电脑、打印机、网络线路），就是因为有了良好的工具，要处理吃力的事情似乎就事半功倍了。

举例，一部仅仅使用CELERON处理器的电脑，配上1GB的RAM，无论在执行电脑命令或开启网页的速度都会比较慢，要是好像笔者这些重工业的（有时候使用1个EXCEL但是却需要使用当中的约500个计算次数的话），同时需要完成电邮归类以及打印PDF文件存档的话，真的很痛苦。

当中，笔者也发现，不是所有的USB埠口都是一样的。要是外挂硬盘衔接一个有问题的埠口，你可能会误会认为电脑有问题，但其实是埠口有问题。埠口就是电脑衔接器材的地点，英语称为port.

说真的，目前使用的Syncback的软件操作真的很简单。将适当的软件以及硬件安顿在办公场所里，让电脑取代部分需要人力处理的工作，你就能够节省不少时间了。

举例1：
笔者喜欢使用SYNCBACK软件每日自动备份/同步一份全校最新的班级名单。在放学回家前，只要将软件自动同步过来的档案直接抄录在优盘带回家就好了。

举例2：
目前要进行的PBPPP以及KBAT的问卷，要是根据PBPPP的工作流程，一年要进行两次。那么在分配KBAT问卷方面，（由于没有声明要进行的次数，以及在年初完全没有任何消息，但为了避免在年终要处理才建议提前执行）是可以直接和PBPPP的工作协调、平衡起来的。

也就是说，如果老师A是X副校长评估PBBBB，那么KBAT问卷也由X副校长视察就好。这样的调整不是很困难，只是需要时间去梳理这样的想法。

说真的，如果我们不断埋头苦干，最后只是苦干，没有什么真正的效益。下一回，笔者将和大家分享标签电邮的好处以及实际作业流程拭目以待。

中央处理或下线处理？浅谈数据/资料管理

很多学校面对这些问题：

1. 相同的档案出现在不同的电脑，但又没有办法确认哪一份档案才是最新的版本。
2. 档案储存在学校电脑的话，在家里又没有办法读取（有的学校甚至禁止使用优盘，全面使用电邮处理。亦有学校因为使用DEEP FREEZE导致任何在学校电脑所进行的文件在重新启动电脑后消失无踪而欲哭无泪）
3. 将档案储存在云端/网络的话，因为是不同的老师的档案，即便大家要共享的话，也会面对传送以及版本更新的问题（看看那些电邮里面全部的 the latest version / versi terkini的字眼就够了。）
4. 要是用户没有在学校其他电脑备份的话，电脑主机损坏就等于资料/数据损失。（有人可能说储存在云端就没有问题，但档案储存在云端的话，如何让其他人使用呢？简单的如PBS档案储存在云端的话，其界面以及功能均不能妥当发挥）

因此，在数据/资料管理中，有2个几乎是对立，但其实需要互辅的主流意见，那就是中央处理以及下线/个别/传统处理。（其实还有第三个辅助方案，下文会提及的）

其实各有好坏。我们不妨多了解一点，再做决定，好让我们在管理数据/资料方面会带来事半功倍的效果。

中央处理的好处：

• 减少重覆/重叠文件/档案的出现。因为一般上不需要太多的重叠资料，有效的中央处理都是能够以最简化的方式进行整合/管理的。

下线/个别/传统处理的好处：

• 不需要依赖网络，无论是上网或非上网的内部网络组织。是的，即便没有网络，也是可以进行中央处理的啊。不相信吧？

例子：学校班级名单

中央处理的方法：

• 学生班级名单储存在一个固定地点。所有更新或修改都在该地点执行。就犹如一般修改档案以及关闭档案的方式处理即可。不必修改档案名称如SENARAI NAMA KELAS xx TERKINI 或之类的。

下线/个别/传统处理的方法：

• 班主任保管学生最新的班级名单格式。任何修改，在完成后才传送给其他老师。

站在管理数据/资料的立场看，中央处理是比较好/理想的。因为：

1. 任何需要修改的资料，都可以通过网络/内部网络LAN直接在有关档案修改。修改后也不必修改档案名称。直接开启、修改然后关闭档案即可。（使用内部网络LAN的话，即便没有INTERNET也是可以使用的，对于一些互联网信号比较差的学校来说，是一大福音！）
2. 减少不必要/重覆/重叠档案的出现。
3. 任何时刻，只要班主任或负责老师及时更新资料后，有关的资料可以让全校老师直接获取。

这样的管理，在功能上，是比较全面的。

但更全面的是，可以结合在线与下线，以及资料备份的运作，个人称之为混合型管理(借用hybrid一词，哈哈)。

混合型管理简略说明步骤/举例：

1. 学校的学生班级档案储存在学校某一部主机内。
2. 这些档案自动上载到云端/网络。（如果没有记错，是可以设置定时上载的）
3. 这些档案亦同时定时自动同步（sync）到指定的其他主机内作为备份用途。任何在网络内的修改，直接同步到这些其他主机内，也方便用户直接提取。

如何设立混合型管理？

1. 首先，建立内部网络Local Area Network,并鉴定要分享的档案。在这个例子里：全校班级名单。
2. 然后下载并安装备份/同步管理软件。如Syncback。
3. 安装好Syncback软件后，设定要自动同步/备份的档案（全校班级名单的档案）以及执行时间/日子（你可以在软件内设置）。***********编按：这个Syncback软件无论安装在自己的电脑或安装在储存班级名单的电脑都可以有效执行同步功能*****
4. 完成后，在你选择的主机（最好就是班级名单的主机）下载并安装Google Backup & Sync,然后依据设置的账号，设定要定时上载的档案（全校班级名单） 

但由于有不同的设置以及需要，因此设定这样的管理时候要注意以下部分：

• 在学校内部网络的档案都是LIVE的，现时的。任何修改都是现时的。所以需要说明是哪些老师去修改。（规定由班主任老师处理或指定的副校长帮忙是最好的）
• 在谷歌云端里的，主要是方便老师打印或下载处理，所以在权限方面，可以共享（SHARING）设定是ANYONE HAS THE LINK CAN VIEW而不是可以编辑/修改。

混合型管理有什么好处？

1. 任何班级名单修改的资料，自动同步到其他电脑。因为Syncback在帮忙处理。
2. 任何班级名单修改的资料，自动同步上载到云端。因为Google Backup & Sync的运作，方便老师在任何地点/时间直接提取需要的名单。
3. 要是储存班级名单的电脑坏了，其他因为Syncback而自动同步名单的电脑里面也有一份完成的档案/资料/数据。
4. 要是有任何用户不小心CUT/删除部分档案，自动同步的功能将恢复有关档案。

编按：我的个人喜好设置是Syncback自动同步需要同步的档案/文件，设置天数为每一天，执行时间是每各15分钟进行。

混合型管理有什么坏处？

需要适当的频宽管理。因为Syncback使用的LAN内部网络，所以或会影响上网速度。而Google Backup & Sync是上载运作，也会影响网络速度。

但相对的，以目前10到100MBPS的网线，甚至还有更快的网线是可以达到10GB的传输率，这些都应该不是问题。

但要留意的是，网线仅仅是LAN传输的一部分，别忘记要提升这些设备的时候，那些比较陈旧的ROUTER/ SWITCH也是最好直接提升到当时最新的规定会比较好。这样在传输档案方面就会快许多了。

举例：

有了传输率高的网线CABLE, 也需要有传输率高的SWITCH/ROUTER，还有电脑本身的LAN PORT接口，也不要太陈旧的就好（最低的基本要求是10/100MBPS）。

有兴趣的可以点击并浏览这份英语说明的网页

题外话/延伸阅读：虽然我不是苹果电脑的粉丝，但也让大家看看苹果电脑科技的一些厉害。最右边的就是苹果电脑Thunderbolt科技的传输功率。

	SuperSpeed USB 3.0
Speed	4.8Gbps	10Gbps
Power for devices	4.5 watts	10 watts
Cost	$4.49 (for 2-meter cable)	$49.00 (for 2-meter cable)
Connector size	11.5mm X 4.5mm	8.3mm X 5.4mm
Downloading 25GB HD movie	60-75 seconds	30 seconds

消息来源：https://www.computerworld.com/article/2504364/data-storage-solutions/how-fast-are-the-macbook-s-usb-3-0-and-thunderbolt-ports-.html

希望以上信息可以帮助各位在数据/资料管理上有所帮助。

北近打县教育局发放的路程索偿表格下载

1. 2018年3月北近打县教育局发放的路程索偿表格下载

如何更新浏览器-CHROME版本

由于世界大部分用户或多或少使用CHROME浏览器，所以小弟在此和大家分享如何更新CHROME浏览器的简单步骤。

开启浏览器，然后留意右上角的三个直排点。
点击一次然后点选HELP > ABOUT GOOGLE CHROME > 就可以了。

开启后你会看见你CHROME的版本，与此同时，CHROME亦会自行开始更新。

问：CHROME不会自动更新吗？
答：看起来不会，除非是版本太陈旧。例如我们使用的CHROME BOOK，很多的CHROME浏览器已经是被淘汰了。可惜没有更有效的更新方法。

问：为何要更新浏览器？
答：因为现今很多电脑病毒或攻击是通过网页或浏览器的保安漏洞而展开袭击。所以有效更新浏览器让你有更安心的浏览以及避免自己成为下一个攻击目标。

希望今天的分享对你有帮助。

更新浏览器

一般上，每一种浏览器都有需要更新的时候。
以下的简单资料可以帮助你更新浏览器。

微软的浏览器如internet explorer以及Microsoft edge，每一个月的第二个星期更新。

Chrome, Opera, Firefox和Vivaldi是每隔6到8个星期更新。

其中特别留意的是，火狐最近发布的第57版本是量子版本quantum version.

最近的一项测试中显示vivaldi浏览器即使开启30个tab，使用的记忆体RAM仍然是最低的，大约只有900MB, 至于微软本身的EDGE在开启相同数量的tab竟然占用了 2.2GB。对于比较陈旧或硬体设备较差的电脑会比较吃力。

在经过6个浏览器的比较后，目前最后还是chrome胜出。关键在于它的反应以及下载速度会较其他浏览器快。

然而随着刚才介绍的puffin浏览器，相信在这新软件稳定下来后进行测试，chrome可能不保其名次。

各位加油啦
善用工具，希望可以在更短的时间把需要的工作完成。