中央处理或下线处理？浅谈数据/资料管理

很多学校面对这些问题：

1. 相同的档案出现在不同的电脑，但又没有办法确认哪一份档案才是最新的版本。
2. 档案储存在学校电脑的话，在家里又没有办法读取（有的学校甚至禁止使用优盘，全面使用电邮处理。亦有学校因为使用DEEP FREEZE导致任何在学校电脑所进行的文件在重新启动电脑后消失无踪而欲哭无泪）
3. 将档案储存在云端/网络的话，因为是不同的老师的档案，即便大家要共享的话，也会面对传送以及版本更新的问题（看看那些电邮里面全部的 the latest version / versi terkini的字眼就够了。）
4. 要是用户没有在学校其他电脑备份的话，电脑主机损坏就等于资料/数据损失。（有人可能说储存在云端就没有问题，但档案储存在云端的话，如何让其他人使用呢？简单的如PBS档案储存在云端的话，其界面以及功能均不能妥当发挥）

因此，在数据/资料管理中，有2个几乎是对立，但其实需要互辅的主流意见，那就是中央处理以及下线/个别/传统处理。（其实还有第三个辅助方案，下文会提及的）

其实各有好坏。我们不妨多了解一点，再做决定，好让我们在管理数据/资料方面会带来事半功倍的效果。

中央处理的好处：

• 减少重覆/重叠文件/档案的出现。因为一般上不需要太多的重叠资料，有效的中央处理都是能够以最简化的方式进行整合/管理的。

下线/个别/传统处理的好处：

• 不需要依赖网络，无论是上网或非上网的内部网络组织。是的，即便没有网络，也是可以进行中央处理的啊。不相信吧？

例子：学校班级名单

中央处理的方法：

• 学生班级名单储存在一个固定地点。所有更新或修改都在该地点执行。就犹如一般修改档案以及关闭档案的方式处理即可。不必修改档案名称如SENARAI NAMA KELAS xx TERKINI 或之类的。

下线/个别/传统处理的方法：

• 班主任保管学生最新的班级名单格式。任何修改，在完成后才传送给其他老师。

站在管理数据/资料的立场看，中央处理是比较好/理想的。因为：

1. 任何需要修改的资料，都可以通过网络/内部网络LAN直接在有关档案修改。修改后也不必修改档案名称。直接开启、修改然后关闭档案即可。（使用内部网络LAN的话，即便没有INTERNET也是可以使用的，对于一些互联网信号比较差的学校来说，是一大福音！）
2. 减少不必要/重覆/重叠档案的出现。
3. 任何时刻，只要班主任或负责老师及时更新资料后，有关的资料可以让全校老师直接获取。

这样的管理，在功能上，是比较全面的。

但更全面的是，可以结合在线与下线，以及资料备份的运作，个人称之为混合型管理(借用hybrid一词，哈哈)。

混合型管理简略说明步骤/举例：

1. 学校的学生班级档案储存在学校某一部主机内。
2. 这些档案自动上载到云端/网络。（如果没有记错，是可以设置定时上载的）
3. 这些档案亦同时定时自动同步（sync）到指定的其他主机内作为备份用途。任何在网络内的修改，直接同步到这些其他主机内，也方便用户直接提取。

如何设立混合型管理？

1. 首先，建立内部网络Local Area Network,并鉴定要分享的档案。在这个例子里：全校班级名单。
2. 然后下载并安装备份/同步管理软件。如Syncback。
3. 安装好Syncback软件后，设定要自动同步/备份的档案（全校班级名单的档案）以及执行时间/日子（你可以在软件内设置）。***********编按：这个Syncback软件无论安装在自己的电脑或安装在储存班级名单的电脑都可以有效执行同步功能*****
4. 完成后，在你选择的主机（最好就是班级名单的主机）下载并安装Google Backup & Sync,然后依据设置的账号，设定要定时上载的档案（全校班级名单） 

但由于有不同的设置以及需要，因此设定这样的管理时候要注意以下部分：

• 在学校内部网络的档案都是LIVE的，现时的。任何修改都是现时的。所以需要说明是哪些老师去修改。（规定由班主任老师处理或指定的副校长帮忙是最好的）
• 在谷歌云端里的，主要是方便老师打印或下载处理，所以在权限方面，可以共享（SHARING）设定是ANYONE HAS THE LINK CAN VIEW而不是可以编辑/修改。

混合型管理有什么好处？

1. 任何班级名单修改的资料，自动同步到其他电脑。因为Syncback在帮忙处理。
2. 任何班级名单修改的资料，自动同步上载到云端。因为Google Backup & Sync的运作，方便老师在任何地点/时间直接提取需要的名单。
3. 要是储存班级名单的电脑坏了，其他因为Syncback而自动同步名单的电脑里面也有一份完成的档案/资料/数据。
4. 要是有任何用户不小心CUT/删除部分档案，自动同步的功能将恢复有关档案。

编按：我的个人喜好设置是Syncback自动同步需要同步的档案/文件，设置天数为每一天，执行时间是每各15分钟进行。

混合型管理有什么坏处？

需要适当的频宽管理。因为Syncback使用的LAN内部网络，所以或会影响上网速度。而Google Backup & Sync是上载运作，也会影响网络速度。

但相对的，以目前10到100MBPS的网线，甚至还有更快的网线是可以达到10GB的传输率，这些都应该不是问题。

但要留意的是，网线仅仅是LAN传输的一部分，别忘记要提升这些设备的时候，那些比较陈旧的ROUTER/ SWITCH也是最好直接提升到当时最新的规定会比较好。这样在传输档案方面就会快许多了。

举例：

有了传输率高的网线CABLE, 也需要有传输率高的SWITCH/ROUTER，还有电脑本身的LAN PORT接口，也不要太陈旧的就好（最低的基本要求是10/100MBPS）。

有兴趣的可以点击并浏览这份英语说明的网页

题外话/延伸阅读：虽然我不是苹果电脑的粉丝，但也让大家看看苹果电脑科技的一些厉害。最右边的就是苹果电脑Thunderbolt科技的传输功率。

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Connector size	11.5mm X 4.5mm	8.3mm X 5.4mm
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消息来源：https://www.computerworld.com/article/2504364/data-storage-solutions/how-fast-are-the-macbook-s-usb-3-0-and-thunderbolt-ports-.html

希望以上信息可以帮助各位在数据/资料管理上有所帮助。