合理推敲离线PBD的ABC表格设置

挑战：如何简化老师们（包括我们自己的）C表格和B表格日期协同？（实在太多太繁杂了）。

在处理PBD的ABC表格时候，在想：要是在线的档案无法顺利衔接的话，有没有办法将档案变成离线版本呢？

离线版本的ABC表格/档案，基本准备工作步骤如下：

1. 在学校最好的电脑中（这电脑就是档案伺服器，file server）开启一个文件夹。文件夹中另外开启2个文件夹。
2. 大文件夹命名为ABC PBD。
3. 大文件夹中第一个文件夹命名 BORANG B。
4. 大文件夹中第二个文件夹命名BORANG C。
5. 准备好1份正确的B表格。确认无误后，复制成为1个或13个档案。如果1个档案的话，里面包含13个科目的页面。如果是13个档案的话，就是每个科目1个档案。
6. 点击这里浏览/下载B表格在BORANG B文件夹中备用。
7. 点击这里浏览/下载C表格在BORANG C 文件夹中备用。
8. 开启BORANG B离线档案。
9. 如果确认1个档案13个科目共用的话，不必怎样了。
10. 如果确认13个档案供个别科目使用的话，删除其他科目后，复制13分B表格档案，适当命名备用。档案名字必须简洁精准。建议档案名称 BBC， BBM，BBI，BMM， BSN，以此类推。这是方便稍后的C表格衔接工作。
11. 检查B表格的日期空间。任何重覆显示的，直接使用方程式定位衔接协同即可。
12. B表格需要老师动手输入的，设置颜色标签方便科目主任处理。
13. 准备1份C表格备用。每一份C表格内必须有13个科目的页面备用。
14. 每一个C表格的页面=每一个科目的页面=每一个页面里面的日期都需要逐步衔接。
15. 确认C表格中重覆显示的日期栏项。设立方程式直接从C表格中衔接协同，减低C表格对B表格的依赖，减轻电脑的运作负担。
16. 在C表格中，开始逐页/逐个科目与B表格衔接。举例：C表格中的华语页面，就要与华语的B表格页面，逐项衔接。
17. 随时测试衔接协同是否精确即可。任何错误，马上修订。
18. 重覆步骤16，直至完成C表格中13个科目的页面衔接协同。
19. 完成步骤18=每一个老师个人的C表格就有全校13个科目的日期衔接协同=没有教导的科目，可以直接隐藏起来。有教导的科目可以打印存档提交。
20. 检查C表格无误后，即可依据学校老师人数复制C表格备用。
21. 完成B表格和C表格备用后，设立备份工作（task）。可使用软件或程式，让电脑定期定时将大文件夹连同所有档案备份到云端或电脑或其他电脑中备用。
22. 完成备份程序后，将大文件夹、B表格和C表格文件夹设置为共享。这样就可方便老师们透过学校内部网络（Local Area Network, LAN）直接在同样/不同电脑衔接开启和处理档案。
23. 留意：倘若采用1份B表格档案的话，共享设置必须是任何人使用后都储存。
24. 所有的B表格和C表格，都可以使用老师们个别的得力马电邮前面部分作为密码。这样或可有效阻止他人登入。但无法阻止他人删除档案。（这是离线工作的坏处之一）
25. 教育老师们不必将档案带回家处理事首要工作。带档案回家处理的话，或造成很多不必要的问题。（参阅下方解说）

1个B表格档案的好坏处：

好处：方便。大家都一起同样档案工作。

好处：方便修改。同样档案13个页面比前去13个档案更方便。

坏处：危险。一不小心，动了档案页面。

13个B表格档案的好坏处：

好处：13个老师个别处理自己科目的资料。

好处：不会影响其他人的资料。

好处：可以上锁。

坏处：需要前去13个档案进行修改。

坏处：档案数量增加=备份工作增加（但可以设置让电脑自己处理的）

离线工作与带档案回家的问题：

1. 增加了电脑病毒传播的机会（虽然近年来都少听见电脑病毒的消息了）。
2. 增加了B表格档案在家里增删事项的可能性。
3. 增加了错误储存地点=影响C表格衔接途径=无法发挥功效。
4. 最好方案：不带档案回家处理。

考验1：破坏王

• 学校有破坏王的话，无法有效保护档案不被删除。安装deep freeze的话，影响档案更新工作。
• 因为档案也会影响破坏王，估计破坏王不会没脑的进行破坏。除非精神有问题。

考验2：电脑保养与预防工作

• 如何将大文件夹中的所有内容，自动定时定期备份到云端或电脑其他地方，以防不测？
• 如何保养储存档案的电脑？防毒要更新，defragmentation要定期处理，要提升去SSD吗？要更换处理器吗？这些都可以交由ICT负责老师跟进即可。

考验3：修复

• 有老师C表格档案损坏？不必修复，直接复制C表格档案给有关老师即可（所以必须由C表格的原有档案）
• 有B表格损坏？必须可以直接提供B表格原有档案，命名方式必须与C表格所使用的衔接协同方程式同样，否则影响衔接。所以B表格的命名（档案也页面命名）都必须同意处理。

考验4：表格内的日期衔接和协同

• 表格C和表格B的日期衔接必须有共识。什么日期可以重覆显示？显示在哪里？
• 什么日期必须从B表格中衔接过来？

考验5：学校老师如何透过内部网络处理档案？

• 可交由电脑公司技术人员处理共享档案设置。
• 可透过LDP全体一起设置手提电脑与内部网络衔接。
• 点击这里浏览基本离线档案共享步骤

考验6：学校档案的储存地点

• 储存必须在D硬盘中。
• 必须建造捷径(short cut)在桌面，这样方便用户也方便透过LAN登入的老师们使用。

考验7：新老师前来、有老师退休或转校

• 新老师前来：复制C表格。隐藏没有教导的页面。
• 老师退休：不再需要处理什么。
• 老师转校：带走也没有意思。不必处理什么。

考验8：使用密码

• 使用得力马电邮前面的密码，最大好处是档案的内容得以基本保护。但最大的坏处，是影响修补或检查的工作。

考验9：如何检查进度？

• 将A表格中的内容，修改为可以看见全部B表格的内容衔接协同即可。（目前没有A表格内容档案）

考验5：如何保护B和C表格档案中的局部部分？

• 使用excel的cell protection即可。这个必须是由管理员拥有而不是使用老师们的密码。这样可以保护档案内容结构不被影响=限制了老师们在B表格和C表格档案中可以工作的地方=减少影响

延伸阅读：

设立离线档案共享步骤：

1. 在档案中，点击REVIEW
2. 点击SHARE WORKBOOK
3. 点击ALLOW MULTIPLE USER
4. 点击TRACK USER (这个还不是重点，可有可无)
5. 点击SAVE

点击阅览自动备份

点击阅览中央处理或下线处理？浅谈数据/资料管理