Apa kata jika Borang C dapat diautomasikan?

Hasil dari hadiri Bengkel Looker Studio, dikenalpasti bahawa setiap guru mata pelajaran perlu pegang 1 Borang C dalam urusan Penjaminan Kualiti, manakala Ketua Panitia perlu uruskan Borang B.

        Menurut JU, selagi mata pelajaran yang diajar adalah sama, tak kisah berapa kelas / tahun yang diajar, maka 1 Borang C untuk mata pelajaran yang sama sahaja diguna. 

        Namun, setelah dikira bilangan yang perlu diisi, tidak kurang juga. Setiap Borang C ada 15 aspek. Maka, pemikirannya ialah:

1. Adakah Borang C dapat diautomasikan dengan syarat Borang B lengkap diisi oleh Ketua Panitia?
2. Adakah Borang C bagi Ketua Panitia boleh dihubungkan dengan Borang B supaya dapat ringankan beban kerja Ketua Panitia?
3. Adakah pemberian skala dalam Borang C dan B boleh diautomasikan?
4. Bagaimana dapat direka set Borang C mengikut mata pelajaran ditawarkan di sekolah tanpa mengira mata pelajaran yang diajar guru tersebut? 

Dengan niat bantu ringankan beban kerja guru (masa dan tenaga guru tidak sepatutnya diguna untuk isi tarikh / urusan untuk disemak silang semata-mata). Automasi patut dan boleh diperkenalkan untuk mudahkan urusan semua. 

        Dengan Borang C dan Borang B yang selesai digubah ini, setiap Borang C kini:

1. Ada 15 aspek, dengan tarikh dan urusan yang boleh dihubungkan terus dari Borang B.
2. Setiap aspek ada 20 ruang. Maka bagi 15 aspek, sebanyak 300 ruang perlu disediakan untuk setiap Borang C. 
3. Setiap satu Borang C bersamaan dengan 1 mata pelajaran diajar.
4. Bagi sekolah SJK, rasa-rasa ada 12 mata pelajaran = 12 Borang C untuk seseorang guru / fail = 3600 kali sambungan.
5. Oleh sebab tidak dapat menjangkakan mata pelajaran yang diajar oleh guru setiap tahun, maka cadangan adalah setiap guru disediakan fail lengkap dengan 12 mata pelajaran. Guru mata pelajaran cuma perlu sembunyikan helaian mata pelajaran yang tidak diajar.

Pengurusan Borang B

Ada 2 kaedah pengurusan Borang B: secara bersepadu atau secara berasingan. Bagi kaedah bersepadu, sebanyak 12 Borang B disediakan dalam fail yang sama. Bagi berasingan pula, sebanyak 12 fail Borang B disediakan. 
        Apa jua kaedah, Borang C perlu disediakan dengan 2 kemungkinan tersebut. Pendek kata, Borang C perlu disediakan untuk ambil data dari Borang B secara bersepadu (versi 1) atau Borang C perlu disediakan untuk ambil data dari 12 Borang B (versi 2)

        Maka dikongsikan 2 versi pengurusan fail untuk keperluan masing-masing:

Versi 1: Borang B bersepadu, 12 panitia disatukan dalam 1 fail.。

Kaedah versi 1：

1. Muat turun fail di desktop atau lokasi lain. 
2. Buka Borang C. Pastikan semua pautan dihubungkan dengan tepat. (sebanyak 3612 kiraan dihubungkan) 
3. Jika Ok, perbanyakkan sepertimana bilangan guru sekolah.
4. Namakan fail.
5. Maklumkan kepada Ketua Panitia untuk lengkapkan urusan tarikh dan mesyuarat / aktiviti di Borang B ikut MP dan halaman masing-masing. 
6. Ingatkan guru mata pelajaran untuk urusan Borang C masing-masing. 
7. Guru mata pelajaran sembunyikan halaman yang tidak diajar.

Versi 2: Borang B berasingan. 12 fail untuk 12 panitia。

Kaedah versi 2：

1. Muat turun fail di desktop atau lokasi lain. 
2. Buka Borang C. Pastikan semua pautan dihubungkan dengan tepat. Borang C akan dapatkan data dari 12 fail Borang B serentak (sebanyak 3612 kiraan dihubungkan). 
3. Jika Ok, perbanyakkan sepertimana bilangan guru sekolah.
4. Namakan fail.
5. Maklumkan kepada Ketua Panitia untuk lengkapkan urusan tarikh dan mesyuarat / aktiviti di Borang B ikut MP dan halaman masing-masing. 
6. Ingatkan guru mata pelajaran untuk urusan Borang C masing-masing. 
7. Guru mata pelajaran sembunyikan halaman yang tidak diajar.

Kritikal: 

Memandangkan MS Excel yang diguna secara bawah talian, maka perkara berikut perlu diberi perhatian: 

1. Kualiti CPU akan pengaruhi urusan penyambungan data semua fail. Perlu menjaga peranti CPU dan urusan anti virus perlu dijalankan. 
2. Semua fail perlu disimpan dalam folder yang sama. Tidak dinamakan sewenang-wenang. Fail tidak boleh dipindah luar dari folder. 
3. Jika ingin benarkan akses dari rangkaian yang sama, maka perlu usahakan perkongsian fail (file sharing), hak akses dan versi simpan. 
4. Jangan lupa untuk tetapkan tempoh simpnan di MS EXCEL:  File > options > save > tetapan tempoh masa 1 minit.

Bacaan lanjutan: 

Langkah-langkah tetapkan perkongsian fail: 

1. Buka fail > REVIEW
2. Klik SHARE WORKBOOK
3. Klik ALLOW MULTIPLE USER
4. Klik TRACK USER (这个还不是重点，可有可无)
5. Klik SAVE

Jika perlukan khidmat / fungsi simpanan atas internet / drive, sila hubungi GICT masing-masing. 

ABC 表格-2025年的大跃进

2025年前去参加会议， 得知：

B表格是由KP处理，

C表格由科任老师处理（只要是相同的科目，无论多少班级或年级，就只是处理1张C表格）的情况下，趁着学校假期，开始着手处理B表格以及C表格改革计划。

在完成修改B表格后，笔者也动手处理修改C表格。如今，B表格和C表格，现在都有了新的功能：

1. 每一个C表格档案里面有12张页面。每一张页面就是1个科目。
2. 每个科目=15项事情。
3. 每项事情有20个自动衔接的空格。
4. 每一个科目/页面，会自动衔接300次。
5. 12个科目=3600次衔接运算。
6. 每一个C档案，会自动衔接运算3612次。
7. 每个科任老师仅需开启C档案后，在教导的科目中输入班级/年级，然后将没有教导的页面，直接右击隐藏即可。

B表格，可以是中央处理，或者是分开处理。

• 中央处理的做法：一个档案，里面有12个科目，大家KP一起处理。
• 分开处理的做法：12个档案。每个档案=每个科目。C表格从12个档案获取数据和资料。

无论B表格是集中处理或分开处理，C表格就要有2个版本备用。

• 版本1的C表格：从集中处理的B表格档案获取资料。
• 版本2的C表格：从12个科目档案获取资料。

在此，分享两个版本，方便大家各取所需：

版本1:1个B表格档案。12个科目KP全部在同样档案工作。

版本1的工作方法：

1. 下载压缩文件。在DESKTOP 或选择的地方解压。
2. 开启C表格，然后确认所有链接自动衔接（3612次运算衔接）
3. 确认无误后，可以依据学校人数复制C表格档案。
4. 适当命名。
5. 提醒KP在表格B处理日期和事项。
6. 提醒老师们在BC页面输入名字，在各科输入教导的班级或年级。
7. 老师个别隐藏没有教导的科目页面即可。
8. 点击浏览或下载说明slides

版本2:12个B表格档案。12个科目KP全部在各自的档案工作。

版本2的工作方法：

1. 下载压缩文件。在DESKTOP或选择的地方解压。
2. 开启C表格。C表格会从12个档案中自动提取衔接数据（3612次运算衔接）
3. 确认无误后，依据学校人数复制C表格档案。
4. 适当命名。
5. 提醒KP在各自的B表格中输入日期和事项。
6. 提醒科任老师在BC页面输入名字，在各科输入教导的班级或年级。
7. 老师们在C表格隐藏没有教导的科目页面即可。
8. 点击下载或浏览版本2的slide

关键：

Excel offline处理，有几个挑战/可能性要留意的：

1. 主机的运作速度是档案衔接完成的关键。照顾好储存档案的主机（电流，硬盘保养，防毒）成为关键
2. 所有的文件/档案必须在同样的文件夹内。不能移除、修改名字。
3. 如果要让老师们在同样的network内，不同电脑，但同时开启档案处理的话，请接洽ICT或电脑技术人员处理file sharing, access rights以及 save version事项（最后处理好的储存关闭档案就储存）
4. 记得在MS EXCEL的 File > options > save > 的时间设置，设置每1分钟自动储存。

1个B表格档案的好坏处：

• 好处：方便。大家都一起同样档案工作。
• 好处：方便修改。同样档案13个页面比前去13个档案更方便。
• 坏处：危险。一不小心，动了档案页面=影响全部C档案。

13个B表格档案的好坏处：

• 好处：13个老师个别处理自己科目的资料。
• 好处：不会影响其他人的资料。
• 好处：可以上锁。
• 坏处：需要前去13个档案进行修改。
• 坏处：档案数量增加=备份工作增加（但可以设置让电脑自己处理的）

离线工作与带档案回家的问题：

1. 增加了电脑病毒传播的机会（虽然近年来都少听见电脑病毒的消息了）。
2. 增加了B表格档案在家里增删事项的可能性。
3. 增加了错误储存地点=影响C表格衔接途径=无法发挥功效。
4. 最好方案：不带档案回家处理。

考验1：破坏王

• 学校有破坏王的话，无法有效保护档案不被删除。安装deep freeze的话，影响档案更新工作。
• 因为档案也会影响破坏王，估计破坏王不会没脑的进行破坏。除非精神有问题。

考验2：电脑保养与预防工作

• 如何将大文件夹中的所有内容，自动定时定期备份到云端或电脑其他地方，以防不测？
• 如何保养储存档案的电脑？防毒要更新，defragmentation要定期处理，要提升去SSD吗？要更换处理器吗？这些都可以交由ICT负责老师跟进即可。

考验3：修复

• 有老师C表格档案损坏？不必修复，直接复制C表格档案给有关老师即可（所以必须由C表格的原有档案）
• 有B表格损坏？必须可以直接提供B表格原有档案，命名方式必须与C表格所使用的衔接协同方程式同样，否则影响衔接。所以B表格的命名（档案也页面命名）都必须同意处理。

考验4：表格内的日期衔接和协同

• 表格C和表格B的日期衔接必须有共识。什么日期可以重覆显示？显示在哪里？
• 什么日期必须从B表格中衔接过来？

考验5：学校老师如何透过内部网络处理档案？

• 可交由电脑公司技术人员处理共享档案设置。
• 可透过LDP全体一起设置手提电脑与内部网络衔接。
• 点击这里浏览基本离线档案共享步骤

考验6：学校档案的储存地点

• 储存必须在D硬盘中。
• 必须建造捷径(short cut)在桌面，这样方便用户也方便透过LAN登入的老师们使用。

考验7：新老师前来、有老师退休或转校

• 新老师前来：复制C表格。隐藏没有教导的页面。
• 老师退休：不再需要处理什么。
• 老师转校：带走也没有意思。不必处理什么。

考验8：使用密码

• 使用得力马电邮前面的密码，最大好处是档案的内容得以基本保护。但最大的坏处，是影响修补或检查的工作。

考验9：如何保护B和C表格档案中的局部部分？

• 使用excel的cell protection即可。这个必须是由管理员拥有而不是使用老师们的密码。这样可以保护档案内容结构不被影响=限制了老师们在B表格和C表格档案中可以工作的地方=减少影响

延伸阅读：

设立离线档案共享步骤：

1. 在档案中，点击REVIEW
2. 点击SHARE WORKBOOK
3. 点击ALLOW MULTIPLE USER
4. 点击TRACK USER (这个还不是重点，可有可无)
5. 点击SAVE

点击阅览自动备份