举例,就肉眼看的话,Download文件夹,是在My Computer里面,几乎直接看见的所在。但其实,那文件夹的途径大概是这样的:computer > local C > user > user > downloads,其中,那User就是该部电脑上的用户户口了。
所以,稍微了解了档案途径,就有助于我们安顿档案,尤其是excel的衔接(linked data / cell)的功能。
一般说,档案途径越短越好。不说还不知道,原来excel的容量也是有限的。每一个cell里面可以容纳的字眼也是有限的(但也奇怪,迄今都不曾遇见因为容量问题而无法衔接的现象)。
就拿早前分享的 ABC 2025 offline excel档案好了,那些B表格的所在,尤其是第一次开启C表格的时候,C表格一般会依循文件夹中的途径,寻找B表格。要是寻找不到,就会弹出视窗,询问用户要从哪里和B表格衔接。
在好久以前,当网络还不成熟时候(大约在25年前吧),很多数据处理,因为网络不成熟的限制,必须透过电脑中的线下(offline)excel档案之间的衔接处理。每每开启档案,看见是否要更新链接,以及更新链接时候那种等待(尤其是庞大数据,当时电脑处理器又缓慢,看着进度表逐步挺近时候,还可以捧着一杯水,边喝边期待),是难以言喻的。
所以,档案途径是当时每一个数据处理负责人必须要掌握的技巧之一。否则,就无从下手了。
写到这里,有朋友可能有疑问:小小的excel offline档案,能有什么东西出来呢?嗯嗯,当年,有学生成绩册,学生运动队伍系统,学生课外活动系统,甚至是在IDME和APDM尚未出现升学信件时候,都是借用它发挥作用的。
想到,既然现在都有了线下的EXCEL B和C表格,如果将那些表格搬迁到云端的话,会有什么情况呢?
基本上,衔接工程是一样的过程。只是....笔者必须坦诚,线上衔接的话,进度会比excel衔接进度缓慢许多。为什么呢?
因为:
- 线上档案,不能好像excel那样直接drag and drop完成。
所以,笔者尝试的档案中,那3612个空格,是分开5天逐步完成的(平均每天完成722个空格)。
Anyway,无意吹嘘。但老实说,这都不是最好的方法。只是,想到线上和线下的,进度差别实在太大了。
线上的进度,需要花费至少5天完成。线下的excel档案,进入1天半就完成备用了。当然,善用之前线上的表格格式,是减轻许多工作啦。