什么叫做跨Drive的sheet连接(link up)

学校很多工作都采用云端处理了。在各种格式的表格中，其中一个最常见的就是Googel Sheet. 使用这个平台工作的其中一个好处就是，可以有效进行数据的统计和分析。当然，适当使用的话，也可以是采集数据的平台。

然而，很多时候，我们发现很多数据都是独立采集，未能结合起来或有效统计。就拿最近的例子：Penjaminan Kualiti的ABC表格来说好了。

在Penjaminan Kualiti事项中，有3份表格。根据一些到校的官员表示，A表格校长处理。B表格是副校长和Ketua Panitia处理，C表格则是每一个科任老师老师（包括了校长，副校长和Ketua Panitia处理）

这个理念，在其概念本身就有问题了。怎么说？

试想像，校长有没有教书？有。那么校长就拿着A和C表格了。

副校长们和KP们有没有教书？有。那么副校长们和KP们就拿着B和C表格了。

没有担任职位的老师们呢？（大型学校确实有这个现象），就只拿着C表格了。

对于大型学校，更好的分配是：校长拿着A表格，副校长和KP拿着B表格，科任教师们就拿着C表格即可。清清楚楚，没有重叠。这才是最理想的分配。但对于小型学校就是不可能的了，对微型华小，更是痛苦。然而，这个是政策和执行的问题，加上人为的疏忽或闪式以及资讯传递的遗漏（一层一层传递，难保信息不会cair.....）

政策问题，我们不谈了。但回到现实和前线，学校的情况就是：

校长拿着A和C表格，副校长们和KP们拿着B和C表格。每一个科任老师都拿着C表格。

在这样的情况下，我尤其想到，小型和微型学校教育工作者的艰辛。于是，灵机一想：

Q1:有没有办法将这些表格数码化？BPK提供的，目前都是PDF的版本。即便成功转换格式后，也是word的版本。要使用起来，十分不方便。

答：有。可行。但需要重新整理和设计排版。

Q2:若有办法数码化，应该使用什么平台？

答：与其使用Word，不如使用excel或sheet

Q3:有没有办法，将表格内容相同的部分，连接起来？

答：若是使用word的话，几乎不可能。但使用excel或sheet的话，可以测试。

Q4:有没有办法，将表格内重叠的部分，自动复制？
答：使用excel或sheet的话，应该没有问题。

Q5:有没有办法，将表格内可以自动话的部分（那个skala）自动显示？

答：使用word的话，几乎不可能。使用excel或sheet的conditional formatting应该可以。

        基于以上数个关键问题，于是就采用了Google Sheet来准备文件了。但，有个关键的问题就是：若采用excel线下处理的话，那还不是问题。我们之前也曾谈及excel在单机或local area network的设置可以轻松解决，可是google sheet是线上的档案，有没有可能将线上的档案，流动的档案，精确衔接起来呢？

        答案是肯定的。笔者本身多年思考和测试，可惜都是失败告终。但感谢上帝，今年2023（2023年11月9日）成功了。

        它的步骤相当简单，笔者稍加解释如下：

1. 先拷贝你想要衔接谷歌sheet档案，但在后面看见edit...的部分，全部删除。
2. 然后在你想植入衔接显示内容的格子/cell内，输入=importrange("粘贴你刚才拷贝的链接","要衔接过来的页面名称！要衔接过来的cell的名字"）
3. 例子如： =importrange("https://google.doc.xx123/","BM!B12")即可。

解说：

• 输入=的意思就是输入方程式的开端。
• importrange就是准备导入的范围
• （）是说明这个范围
• ""是说明这个档案或页面
• ，是分开档案和页面的标记
• ！是页面的标记

就例子说明的，就是衔接和导入某档案的BM页面中的B12格子的资料即可。

        这个发现，将让学校行政组有更大的能力，简化老师们日益复杂的工作了。

        于是，我们回到讨论penjaminan kualiti4P的例子中讨论 ：

跨drive的sheet衔接，可以：

1. 简化老师们重覆的输入。
2. 减少重覆的日期填写。（你看过了表格的设计了吗？）
3. 确保日期都是相对的。（因为可以精确衔接）
4. 减少老师们的工作负担=减少文书工作的时间=更好的备课和教课=更快乐的老师。

当然，别停留在知道而已。身为学校行政人员，为什么不想一想，究竟可以如何将这个概念和想法，运用在学校的运作中呢？

别苦了老师们。别以为当行政人员那么轻松。

别忘记，大家都要拿着表格填写的。