学校数码转型--起步

1. 确认校内需要实行的转型计划-目前的窘境、可以如何转型、涉及的人物、器材、方式等。
2. 告诉老师们学校即将实行数码转型计划-与老师们分享，并得到适当的回馈，进而调整转型方向。
3. 建设平台：确认使用的平台，如部落格、site或学校跳板。清晰的沟通很重要。使用的身份也很重要。可使用CM账户或学校账户准备即可。
4. 将老师们的电邮以及联系，储存在联系簿中备用（方便日后的共享），可由ICT的得力马负责老师处理。
5. 建设学校跳板/ site 内容
6. 指引老师们使用平台内容（这个是需要时间的）

当然，没有十全十美的计划。只有逐步前进的计划。人是需要时间的。但愿在余生的时间中，都可以体会到数码转型不是让人脱节，而是体会到当中的便利。

        最重要的是：别忘记了人的需要，以及认可每一个用心付出的人（别只是自己做，自己爽，这不是成功的行政管理）

延伸阅读：

学校跳板template

如何把TVPSS做得更好？（华小版）

学校数码转型-实战篇

        在学校数码转型中，必须要顾及的，就是转型前后关键因素：人。

        基于人的多元性以及复杂性，转型计划中，要考虑的事项也跟着要弹性处理。

        我们讲究的，不是系统/档案与功能有多厉害，而是转型前后，如何让用的人，亲自体会到转型前后的不同。

举例：会议记录。

每次进行评估后，总有数据要处理。传统的方式，就是得到分析数据后，又要人工处理会议记录。

        在数码转型计划下，可以考虑的是：将处理数据的档案，直接与会议记录的档案链接起来。

        换句话说，就是直接将处理数据的档案分析部分（data analisis）拷贝，然后植入在会议记录档案中（linked table）。在完成数据分析后，开始处理会议记录档案时，直接更新会议记录中的数据分析table即可。

        当老师们看见这样的转变后，老师们亲自体会到数码转型带来的改变，教学和工作效果就有所不同。

        再来分享一个例子：会议摘要 minit curai 的处理。很多时候，老师们前去出席会议，回来后，就开始整理会议摘要。打印提交后，就没有下文了。殊不知，其实其会议摘要，仍然需要负责收取的行政人员收集和整理的。

        更美妙的是，难免会有遗漏以及后人无法查阅的情况。试问数码转型中，可以如何解决这个难题呢？

        建议的方法如下：

1. 建设方便全校上下可以提交的方法（建议使用谷歌表格）
2. 把表格的任何回应 response，直接显示在学校跳板中。
3. 让学校跳板中显示的，每一项提交的会议摘要，都是公开方便校内老师浏览的。

当然，站在老师们的看法是：都已经打印提交了，为什么还要这样提交？或许是多一层工作。但如果试试再也不必提交纸本会议摘要的话，是不是减轻了大家的工作？要突破这点的话，可以怎么做？

        （考虑取消纸本提交）

每个转型的阻力，几乎都来自人。没有经验的人害怕，有经验的人也害怕。

        没有经验的人害怕不会用。有经验的人害怕设计得太厉害繁杂，影响实际性。但人的心理很简单：这样的改变，对我有什么好处？

        当校内的老师们看见这样的改变可以给自己带来好处后，相信很多老师们会逐渐接受，并且适应起来的。

        切记，莫因为要改变而改变。想好好，目前遇见什么问题？有什么方法可以改进？如何改进？用户可能遇见什么问题？

        千万别为了那区区的登入次数而贸然改变不需要的改变。得不偿失。

上帝爱你也爱我

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学校数码转型-应用篇

学校因为其特殊性，以及关键性，都在于人，所以任何转型计划，都必须要以人为本。

学校的人，有教职员、非教职员、学生以及家长/监护人。嘿嘿，没想到有家长吧？

三个不同的人群，就有不同的需要。我们今天专注在学校可行的建议。

学校数码转型的几个建议：

1. 学校site / 部落格使用
2. 学校社媒如FB, IG, 小红书，whatsapp / telegram等
3. 学校跳板：PBPPP, SK@S STD4, isu & tindakan等简化行政与老师们工作的内容
4. 学校资源中心TVPSS Youtube
5. 学校教师动向-谷歌日历
6. 谷歌课室的善用
7. 特别课室使用记录-二维码
8. 云端班级名单
9. 云端教师名单
10. OPR收集列表
11. Amalan terbaik列表
12. Minit curai列表
13. 数码相册
14. 变色时间表

学校策划人必须确认：什么问题缠绕和影响老师？有什么数码解决方案？

（例如特别课室应用订位）


终极目标：学生客制化，个人化的学习。
前提：需要有机会先学会使用。也是最难的一个部分


例子2: 学校爱心计划。

一般需要依据月份找出学生生日数量, 以便准备爱心礼物

传统做法：使用班级名单

数码转型计划：APDM提取/下载学生数据。置入档案中，档案的方程式自动分类月份统计人数。从而找出名单方便准备派发
        也从名单找出人物，预设12个月的谷歌课室通知与祝福，做个有人情味的数码转型😊

举例3: 谷歌课室：

利用差异教学功能，筛选差异开学发派课业。

考验：老师们能记得不同班级不同学生不同科目不同学习能力吗？

举例4：Idme的pbd没有图表，没有进度对比.
善用数据。

转型计划：把数据张贴在档案中，让档案自动绘制图表、自动对比数据，减轻老师们工作，满足数据处理要求，简化报表处理工作。

举例5 特别课室使用数据

方法1：统一的二维码。

所有特别课室使用同样一个二维码，里面依据特别课室自动分类和显示即可。

方法2：使用不同二维码。

但在一份response档案中不同页面显示个别特别课室使用记录--把不同的特别课室扫描记录全部堆积在一个档案，方便依据特别课室阅览。

例子6：学习水平分析数据

在处理好各年级的各科目水平后，不必老师们把分析好的部分/重新填写在会议记录里。直接copy出来，置入科目会议中即可。（若一级多班的话，数据处理工作就在云端处理好统计与分析，方便拷贝植入会议记录中。）

例子7：学生个人运动表记录

记录学生个人运动项目中的各种水平。高度，距离，速度，重量，时间。让学生亲眼看见各种数据，启发学生为他/她个人健康/运动进展负责。

例子8 （这个目前还在研究中）
运用AI客制化回应学生疑问
但却收集和整理，并归纳整理分析，然后通知老师准备接待。这个不容易处理。

举例9：变色时间表

时间表因为教育部自2022年的限制（低年组每天上课3到4个科目），必须有颜色标记科目，以便统计，人工处理的话，实在痛苦。能不能善用科技改进这方面的工作？（延伸阅读：自动变色的时间表）

为什么一定要有平台？

一些朋友询问，为什么一定要建立学校的平台？为什么一定要制定使用的平台？信息直接透过社交APP传送不就好了吗？怎么多一项事情需要处理呢？

学校制定要使用的平台，其实不是为了方便而已。当然，平台可以是公开的，也可以是内部使用而已。我们来看看几个平台的例子：平台的例子：

1. 部落格：方便设定预设消息。方便布置，入门简单，风格简单。
2. 谷歌课室：需要登入，家长无法登入（除非利用学生ID），需要安装。
3. 网页/SITE：公开性质，任何人都可以浏览，但建议网页网址需要容易记得。在管理上，网页管理比SITE复杂。
4. 推特、IG、脸书、小红书：社交平台的一种，方便推广消息，方便追踪人士知道最新进展。但需要经常更新。得留意法令在公开孩童照片或视频的最新条例。
5. 学校跳板：简单的一个google sheet，然后将各种资料都与其衔接起来即可。

        累积多年经验后，个人建议：使用site或部落格是最好的。让Site和部落格成为学校对外的信息平台。但让学校跳板与谷歌课室成为学校内部的结合与平台。

        换句话说：家长、监护人、社区浏览的是site或部落格/网页，至于学生和老师，就善用学校跳板和谷歌课室。其中，学生使用谷歌课室，老师使用学校跳板。我进一步整理如下：


教职员：学校跳板 & 谷歌课室

学生：谷歌课室

家长/监护人/社区：部落格或site

校内对外发布的消息，全部公开浏览。

校内教职员要处理的工作，全部透过学校跳板处理。

学生要处理的事项，全透过谷歌课室或实体习作簿完成即可。

是不是很简单？是不是很明确？

数码校园-概念与理论概括-先了解，再转型

数码转型，不是停留在科技的运用。举例，老师们运用科技器材进行教学，和老师们可以在任何地点透过云端工作，前者是运用科技，后者是不管老师身处何地，任何时候都可以完成工作。




学校数码转型和企业数码转型有所不同，但当中涉及的元素，是有共同点的。

数码转型的第一个关键是人，第二个关键是技术，第三个关键是数据Data。

如何让人，透过科技，将不同的数据衔接协同，对事情/学生、工作有一个360度的认知，是学校数码转型的重点。

要做到学校数码转型，就要有几个先决条件。而这些先决条件，并不单纯的局限在资金的多寡。

首先，学校上下要清楚技术对学校的深远影响。数码与技术的迅速转变与其复杂性是决策团队在管理上的痛点。如果没有清洗的发展蓝图，营运上难以透过科技，提升优势释放各种捆绑学校、老师和学生的枷锁。决策人不需要了解技术，而是要了解含义，结合策略，节省成本，提高营运效率。

决策团队可从三个方面评估技术价值：规模、科技、概括。

规模：数码转型涉及到什么层面？教职员？办公室？教务处？教学层面？

科技：使用什么科技？入门和应用水平高低？障碍高低？

概括：时间上，需要多久时间成形？看见的效果和转变是什么？

当然，学校数码转型并不能就此停留。必然要处理的还有：数字分析与技术回报率、拓展数码人才、了解数码化的威胁等其他“看不见”的事情。
一般上，数字转型有分类成3部曲：
1. 信息数字化 (Digitisation)– 它指的是改变事物的存在或存储形式、使之能够被计算机处理。 例如：将纸质文件扫描为电子文件 ；将经营数据存储为电子数据。

2. 工具数字化 (Digitalisation)– 将销售和运营过程数字化。 例如：设立互联网电商 ； 电子付款。但学校没有销售啊。

3. 数字化转型 (Digital Transformation)： 改变现有商业模式、消费模式， 利用软件工具和软件技术，赋能业务以获得创新能力。例如： 区块链；共享经济。可是学校不是商场啊。

        所以，学校各阶层应该先问问自己“我的学校究竟想解决什么问题”。针对这个回答，再来决定需要收集哪些数据，什么类型的数据等等，最后才落足到“我的团队需要什么数字技术来有效的处理数据”。

        任何学校的数码转型计划，必须先从校内的网络开始。剔除老旧系统的依赖，是学校数码转型的第一步。但这类的转型，并非每次都需要庞大的资金开始。从一个小小的转变（云端版的班级名单），也是一个卑微但伟大的目标。

        然而，无可否认的就是：学校数码转型，面对最大的阻碍，往往不是资金的来源而已，而是来自内外的人的影响。是的，最大的阻碍，都是来自人。学校层面的话：来自领导（校长、副校长）、老师们、学生、甚至是学生家长以及校内外各阶层人士（为什么要这样转变了？一直以来不是好好的吗？）

        

        此外，在培训不足的情况下，学校数码转型计划也带来不少危机：胡乱下载软件、胡乱点击链接、胡乱开启电邮、权限设定模糊、以及随意共享数据，都是学校数码转型下要留意的部分（当然，除了教职员和学生、学生家长资料外，学校一般都没有什么其他太有价值的数据了）。然而，这不意味着学校数码转型计划就此豁免于各种数码威胁。相对的，在大量使用流动器材的现今社会，学校上下都要学习善用手中的器材也是数码转型的其中一个重大部分。

        

        学校数码转型计划，并不是将所有老师和教职员转变成为数码或网络专家。然而，有效的数码转型计划，意味着学校教职员无论身在何处都可以有效完成需要完成的工作。毕竟，在校24小时也不代表是最卓越的老师，未能出现在学校的职员，也不一定是无能的职员。

        我们试试换个角度看。很多学校现有的工作结构，或许仍然停留在学校电脑中。离开学校=失去工作电脑和档案=无法进行。留意一些学校客制化的系统。那些系统几乎都是多年前留下的设计。是依据学校内部需要而建立的系统。

        

        笔者无意评论那些系统，无可否认，那些系统当年确实解决了很多那些学校的需要。但在现代的情况来看，那些系统也将老师们的时间、精力和资源都绑定了。学校几乎真的成为了老师们的第二个家！这还符合当代的需要吗?

        

        当学校还有很多资深老师的时候，或许还勉强可以。但随着时间推移，迎来的几乎都是数码原住民的话，这些系统，注定未能发挥最大的功效。当这些数码原住民前来学校工作的时候，相信他们都可能怀疑人生：学校/教育领域怎么还停留在那个N年前的世纪？

        

        说了那么多，那要从何开始？

        

        就从了解什么云端作业（又成为云端工作）开始。云端作业和流动作业（流动工作）有少许不同。云端作业意味着，学校要处理的事项，都可以透过网络科技，在云端里完成。而流动作业代表着，学校教职员可以在任何时间任何地点都可以完成工作。两者其实是相辅相成，没有任何冲突的。因为彼此需要彼此成就。

        除此之外， 学校上下也需要了解到什么是公共云端，什么是私有云端。公共云端是公开性质的，例如谷歌云端，阿里巴巴云端，亚马逊云端等云端服务。这些都是公开的（当然是需要登入户口借此区别用户啦）。至于私有云端，就是以往我们称为档案伺服器file server，仅可在校内运作，外人无法透过网络登入的云端了。有点类似局域网 local area network，但LAN其实只是技术而已。私有云端的最佳例子就是NAS。有了NAS=任何校内人士可以透过网络，随时登入学校的NAS，处理、提取阅览NAS里面的档案。但NAS当然有NAS的管理与要求，所以个人方面，真的不建议往这个方向前进。（不必浪费时间、资金和精神打理NAS）。

        进一步的讨论，就要了解，学校有没有什么软件、服务是需要转型的？

        学校常见的软件，如文字软件，数据软件，是否可以转型呢？学校使用的通告，是否可以转型呢？一些已安装在陈旧电脑上的软件，是否可以/需要更新呢？在斟酌云端版的软件，以及离线版的软件，学校决策人要如何决策，是智慧的考研。

        再来就是学校转型的平台。学校要在哪里转型？网页吗？部落格吗？社媒吗？这些平台，在某种程度上，决定了学校转型的成败。

        最后也要考量，学校进行数码转型期间、之后，所需要涉及的器材以及保养的事项，是否在预算之内。倘若无法有效处理的话（例如NAS以及户外无线宽频天线），个人建议尽可能将硬体器材的需要减低即可。 

　　但是，由于许多学校过于追求标准化，“千人一面”“千校一面”成了现代学校难以克服的天然缺陷。随着新一轮科技革命的加速演进，人工智能、大数据、云计算、区块链等技术加速融入经济社会发展各领域全过程，老师们早已意识到，现代学校教育体系无法满足个性化、多元化、高质量的学习需求，“规模化”与“个性化”的矛盾越来越突出，于是有人讲：“我们把机器制造得越来越像人，却把人培养得越来越像机器”。毫无疑问，时代发展迫切需要学校教育进行一场结构性变革，推进数字化转型已经成为每一所学校必须回答的时代之问。

     有什么样的校园，就会发生什么样的教育，环境的育人作用远比预想大得多。传统校园阶段，“一个老师一群学生，一块黑板一支粉笔”基本就构成了校园环境的主体，教科书、练习册等纸质媒介是师生教学活动的重要载体。每间教室摆满整整齐齐的桌椅，学生规规矩矩地坐着听老师讲课……这种场景与工厂车间非常相似，目的就是满足标准化教学的需要。

 　　在数字校园，即校园网络接入全覆盖，多媒体教室、虚拟仿真实验室、网络教学平台等软硬件配置逐步到位，各类数字教育资源不断丰富。教学媒介不仅有纸质媒介，还有多媒体课件、电子教材、专题网站等数字媒介。网课、慕课、翻转课堂等信息化教学取得规模性突破，让“一块屏幕改变命运”“人人都能上名校”成为可能。

     然而相对于数字校园，智慧校园具有三大优势（这个是数码校园后的结果）：一是智能感知，依托智能传感、物联网等技术，对校园环境状态进行实时监测，根据师生需求对软硬件设施进行自动调节，保障校园系统绿色高效运行；二是数据驱动，依托大数据技术开展伴随式数据采集，深度挖掘分析数据背后的规律，以此实施学习者特征识别、趋势研判分析及教育教学改进；三是精准服务，依托认知计算、云服务等技术，推动平台开放协同，实现各项业务线上全流程办理，为师生提供精准个性的教学、科研、管理服务。尽管智慧校园催生了教学、管理、服务新形态，更加贴近师生需求，但这些探索仍然无法突破“工业化教育”的框架，更多是技术支持下教育的局部改善。

 　　当前，从智慧校园迈向未来学校，成为学校教育数字化转型的重要趋势。与其他领域的数字化转型不同，学校教育数字化转型的对象是师生，不是简单的生物体或机器，其特殊性集中体现在“人”的复杂性、多样性、动态性上。

        复杂性，就是要求学校教育数字化不能追求简单复制，必须保持足够的开放度、弹性化和人文性。

        多样性，就是要求学校教育数字化不能追求统一标准，必须提供丰富多元选择和灵活弹性机制。

        动态性，就是要求学校教育数字化不能追求短期效率，必须着眼长远，结合时代要求不断更新教育理念、变革教育模式，培养适应未来的人才。

        在智慧校园建设阶段，学校通常会强调科技赋能、数据驱动、虚实融合等元素，核心是发挥数字技术对教育教学的支撑赋能作用；在未来学校发展阶段，学校通常会强调协同融合、跨界创新、价值赋能等元素，数字技术对教育发展的革命性影响作用充分彰显，并进一步呈现出“技术隐身、教育崛起”的新态势。

        学校关注重点从技术应用变成育人创新，整合线上线下、校内校外等各方面力量，努力满足每一个学生的个性化、高质量教育需求。可以说，未来学校是教育形态的整体重构和系统变革，是“工业化教育”转向“智慧型教育”的必然结果，其核心是大规模标准化教育迈向大规模个性化学习。

 　　2020年，世界经济论坛发布的《未来学校：为第四次工业革命定义新的教育模式》报告提出，要创造一种以学习者为中心、以新技能为导向（全球公民技能、创新创造技能、技术技能、人际交往技能）、以办学创新为目标的学校教育模式，包括灵活设计课程、多元评估方式、促进教师成长、密切社会合作等。经合组织提出了未来学校的四大教育图景，包括学校教育扩展、教育外包、学校成为学习中心、无边界学习。其中，“学校教育扩展”是指正规教育的参与率继续扩大，尽管学生学习的选择性更强，但学校的结构和过程仍然存在。“教育外包”是指随着社会越来越多地参与教育，传统的学校体系被打破。“学校成为学习中心”是指多样化教育和实验成为常态，学校与社会无缝衔接，以此开展灵活学习和社会创新。“无边界学习”是指在数字技术支持下，学习随时随地发生。

 　　由此可见，未来学校要把数字技术作为教育教学的创新要素和变革因子，建设以学习者为中心的新型教育环境，促进教学流程再造、课程体系重构、评价方式转型和管理模式变革，推动学校教育从“批量生产”模式走向“私人定制”模式，让每一个学生都能享受到量身定制的教育服务。

        一是学习场景相互融通，利用数字技术打破校园围墙，把社会中一切有利的教育资源引入学校，实现学校教育场景与网络学习场景、社会实践场景的有机结合，跨越传统教育的时空边界，形成线上线下虚实融合、校内校外贯通衔接的良好生态，让整个世界都变成了学生学习的平台。

        二是学习方式灵活多元，灵活设置课程主题和学习计划，加强学科交叉融合，创新教学组织方式，组建跨区域、跨学校、跨年级、跨班级的学习共同体和实践共同体，开展面向真实情境和丰富技术支持的深度学习，使知识学习与社会实践、正式学习与非正式学习融为一体，让学习成为一种美好的体验。

        三是管理服务智能精准，利用数字技术优化教育业务流程，开展数据驱动的教育质量监测和综合素质评价，推动各类学习成果的数字认证和自由转换，全面提升教育决策科学化、管理精准化、服务个性化水平，让学生站在教育的正中央。

看了那么多，希望大家对数码校园有了明确的概念后，我们再深思：

• 究竟可以怎么帮到老师们和孩子们？
• 如何让学校数码转型，称为解放老师和孩子的便利而不是枷锁？

参阅文件/改编自:

• https://www.sinchew.com.my/news/20230527/supplement/4703979
• https://www.themonsterschool.com/c-level-role-in-digitisation/
• https://www.exabytes.my/blog/are-you-on-the-right-path-for-digital-transformation-mandarin/
• https://www.business.maxis.com.my/en/spark/insights/why-digital-transformation-must-begin-with-your-network/
• https://www.business.maxis.com.my/en/spark/insights/employee-negligence-the-greatest-mobile-threat-is-sitting-in-your-office/
• https://www.business.maxis.com.my/en/spark/testimonials/ensuring-business-continuity-how-to-set-up-an-effective-remote-work-programme/
• https://www.edu.cn/xxh/focus/li_lun_yj/202308/t20230828_2458333.shtml

离线ABC PBD表格带来的效果

倘若真的可以顺利完成校内离线的ABC PBD表格的话，它可以带来什么好处？

1. 所有的Ketua Panitia不必另外填写自己的C表格了。
2. 所有的Ketua Panitia专注处理B表格即可。
3. 所有的老师都不必另外填写C表格可以和B表格协同衔接的日期了。
4. Ketua Panitia完成B表格=完成自己和所有老师的C表格了。
5. Ketua Panitia完成B表格=完成A表格的进度显示了。

科任老师：

仅需隐藏没有教导的科目的C表格页面即可。

Ketua Panitia:

仅需处理自己的B表格即可。

解放了：

1. 所有人的时间、精力。
2. 大大减少会议和信息碎片（一个老师教导不同科目，每个科目每个事项的每个日期不同话，老师们可能会崩溃的）
3. 不必动手填写。
4. 进一步自动化衔接协同。
5. 简化新老师前来的准备工作。

解惑：

B表格，要统一处理还是个别处理较好？

• 统一处理=全部人在同样档案，不同页面处理。个别处理就是个别有档案处理。
• 其实没有好坏之分，只因为不同学校不同老师不同能力，方法和策略就不同而已。

如果B表格是分开的，那老师们的C表格不就要从13个科目的B表格档案衔接和传输资料？

• 是的。但又不需要手动处理。不必担心吧？

万一，万一B表格档案出问题了，怎么办？

• 专心修复和处理B表格即可。所有衔接会自动协同对上（条件是：页面和档案命名，以及档案内容没有任何增删）

会议摘要列表?

会议摘要 (minit curai)是学校工作的一部分。每当外出开会、工作坊或参与任何公事聚会都要准备的文件。

        现有的工作模式，是将重点记录后，打印出来，签名然后提交给学校管理层阅览。必要的话，就影印副本然后传送学校不同部门。

        早些日子，笔者尝试将这打印出来的部分，从自己打印转换到电邮学校办公室打印后，发现效果还不错。但最近有了新的想法。

        学校管理层，每每收到老师们打印的会议摘要，都要将纸本文档保存在文件夹中。这些保存工作，不论是自己还是负责老师处理都好，都会占据我们的工作空间和时间（纸本存档，占用办公室空间。动手处理，就占据时间）。

        有鉴于此，忽然想到，有没有更好的办法，将老师们提交的会议摘要，仅需打印一份，让领导层（通常是校长啦）阅览后，直接让全校老师签阅，之后直接存档。

        校长阅览后，直接就可以交代负责的副校长或负责老师处理了。任何疑问的话，在学校里的日常运作就是：直接询问前去开会的老师。

        这样的运作不是问题。但问题是：

• 资源中心也要一份，因为是pusat sumber
• 还是要动手费时处理桌面的纸本文件。
• 其他老师要是缺席，调职还是什么的，就有遗漏的可能性发生。
• 建立纸本的文件夹，又费时费力，还要处理很快就满的文件夹。
• 纸本的会议摘要，要搜索起来又是一个麻烦。

所以，笔者这里想到，有没有办法，将需要提交的会议摘要，直接电子方式处理提交。但每当老师提交后=会议摘要直接透过列表 (list)的形式显示？

        为此，笔者特地询问不同群组和个别老师（学前班的，小学的，中学的）后，得出结论如下：

1. 目前不适合：因为有的老师不习惯这样的转变。
2. 学校已有类似共享的文件夹（云端硬盘如google drive方便老师们自己存档）。
3. 可以进行，但需要清楚的执行方式。因为老师们都希望以最简单的方式进行。

但个人的话，就不赞成采用共享云端硬盘/文件夹的方式了。为什么呢？最大的原因是因为无法以最快最便捷的方式找出文件、以及无法追究文件的踪迹（共享的云端硬盘或云端文件夹，无法有效显示文件踪迹：被删除或移除的话，25天后，复原无效。点击浏览参考文献链接）

        所以，归纳以上询问（3个群组，9个不同源流层面的老师）后，笔者总结如下：

• 做法必须是最简单的。
• 提交后的会议摘要必须可以直接列表（list）显示不必重新整理。
• 老师提交后必须自动显示不必另外整理的。

有鉴于此，笔者想提出使用谷歌表格提交会议摘要的想法。

1. 会议摘要通常以word / doc格式显示。这些格式可以轻易转换PDF格式显示和提交。
2. 会议摘要或有链接需要一并提交。
3. 只要将收取会议摘要的谷歌表格，设计得精简，提交过程就会变得便捷。
4. 提交后，收取的会议摘要就自动以列表方式显示，并且公开方便校内任何人阅览。（解决了人工和占据时间的问题）

这样做，解放了什么？创建了什么？改变了什么？

• 解放空间：不再有太多文件夹在办公室内，不再有文件占据桌面。
• 解放时间：可以过后阅览，可以自行斟酌阅览时间。善用时间碎片。
• 解放人力：不必费力保存纸本文件。不必处理过去的文件。也不必传阅其他部门了。
• 解放资源：纸张，墨汁、电脑保养工作，全部都被解放了。
• 创建：校内历年会议摘要，方便阅览。（其实从来不是谁去看的问题，是要了解过去到现在的改变，以及找出头绪的过程而已）
• 创建新的工作模式：可以透过人工智能的使用，再也不必逐份文件阅览，直接使用人工智能整理文件重点即可。
• 创建便捷的提交模式：不必等打印，不必轮流打印机，不必抢电脑。任何时候，任何地点，只要有网络，就可以将会议摘要直接提交。

操作原理：

由于没有软件工程师的经历，所以未能使用任何database的想法或建设。但简单的操作原理如下：

1. 建设谷歌表格。
2. 谷歌表格建设后，将链接pin在学校群组或学校跳板或网页中备用。（最重要方便老师们找到，不然要怎样提交呢？）
3. 表格内容设计要简约实用：仅需教师姓名、主办方（KPM / JPN/ PPD/ NGO）、会议/活动/工作坊日期、活动名称，以及提交格式即可。
4. 会议/活动/工作坊名称，可以让老师直接依据信件输入。（另外一个建议是，可请管理员直接从学校活动日程中抄写在问卷中，这样老师可以直接drop down寻找）
5. 提交的格式，可以是PDF以及链接（若有）
6. 提交后的response页面，一般都是google sheet,将那google sheet的页面，直接设置在学校跳板或网页中即可。亦可将那sheet的页面，编制成为二维码放在教师手册里方便扫描阅览。
7. 最后，别忘记在表格的文件夹（是的，每一份有提交附件的谷歌表格都有文件夹）设置内容共享为：任何人可阅览即可。

站在永续角度的看法：

1. 即便离开了，谷歌表格可以继续使用。（哪里还有人会整理google drive内容了）
2. 提交的会议摘要会自动更新。基本上，什么都不必做。阅览的人仅需点击提交的会议摘要链接即可直接阅览跟进了。
3. 行政组再也不必逐个处理那些纸本的会议摘要了。

Well, 基本想法如上。到自己动手了，将会把每一个步骤都尝试截图方便制作指导。共享。

会议摘要列表准备步骤

不点击，直接浏览：