但，每每要统计记录，或搜索资料整理的时候，就遇见一些很奇怪的事情了。负责的员工，就要拿着整本东西，然后逐页翻查、记录、报告。要是遇见学校文具提取储存频密的话，更换记录簿的话，也似乎没完没了。
于是，笔者想到，何不通过一些小小的提升，仅需通过扫描二维码，即可让负责人将储存数量记录，也方便记录提取数量呢？但仅仅记录，是不足够的，是可以考虑在输入的资料后，加上一些分析的功能在内。
实际操作举例：
- 校方设计好表格，表格记录应该尽量增加到未来至少5年，每一种订购的文具的储存和提取数量都可以使用的情况。（笔者目前是设计了20104行，计算方式为：如果只是一种文具的出入记录，可以使用20104次。如果记录2种文具的话，就每种文具可以使用10052次，如果记录3种文具的话，就每一种文具可以使用6701次....以此类推）
- 员工扫描二维码，记录文具储存数量。提交表格。
- 表格记录了储存数量。员工的电邮得到一份输入副本
- 有老师需要提取，员工准备文具，要求老师扫描，输入提取数量。老师提交。老师电邮得到一份副本。
- 资料被记录下来，行政处通过共享的链接，可以根据输入的资料(Google Sheet)里面，看见员工和老师输入的资料，也可根据文具的种类进行筛选和分析（这里就是方程式发挥功能的时候了）
- 行政处输入文具的种类（这个文具的种类，就依据表格的种类，不能让老师或员工随便输入的，必须是设定的）筛选后，马上显示该文具的储存数量，提取数量，以及存库数量。
- 行政处即可安排订购或添加。
如此一来，有什么改变呢？
- 负责的员工就是专门处理储存和提取的工作。
- 不必翻阅记录簿了
- 提取的当事人必须自己提交，对自己负责。也避免他人滥用。电邮是基本的参考资料。（应该没有人会那么勤劳借用他人电邮吧？）
- 统计的工作全部自动化处理了。
- 行政将这资料的链接置入日程还是什么的，定时检查即可。（手机版的未能使用筛选Filter全部功能）当然，行政也可以透过二维码在办公室内摆设，方便任何人检查文具存库水平，做到透明作业方式。
- 文具种类增加的话，在表格里编辑，增加文具种类即可。
- 要是使用次数增加了，表格可以随时依据添加的行Rows进行修改。在SHEET下面，添加1万个ROWS也不会很难。之后就在分析的页面稍微修改方程式即可。
总的来说，采用这方法来记录，或多或少，可以简化一些办公室管理的工作。也简化行政在跟进文具存库的管理。
需要的工具：
- 智能电话：必须要有数据或网络，不然怎样扫描二维码呢？
- 谷歌表格一份：记录输入的储存或提取资料。
- 谷歌SHEET：会随同表格配送过来，加上方程式，就马上可以应用了。
- 负责人：通常是学校ICT或GDM或校长的啦。
来到这里，要是有兴趣动手的话，请依据步骤处理即可。
- 准备一份谷歌表格。表格上，设计为：收取电邮，填写者肯定获取一份副本。任何电邮都可以。（无需限制啦）
- 表格里当然要加上老师和职员的名称啦。这个可以DROP AND CLICK。
- 表格里加上各种文具种类。也是DROP AND CLICK，这样就清楚知道储存和提取的文具，要分析起来和清清楚楚了。
- 在谷歌表格SHEET里面，加上一份NOTIFIED BY EMAIL WHEN THERE'S A RESPONSE即可。这样就知道谁提交什么上来了。方便跟进嘛。
- 在GOOGLE SHEET里面，首页是表格提交上来的资料，不必理会。在SHEET里，增加一页，然后设计好要分析的资料。使用的方程式是SUM IF.
- 个人建议：储存文具数量是一道试题。提取文具数量是一道试题。这样表格就会分开两个COLUMN进行记录。统计或分析起来的话就轻便许多。
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