资源中心借阅系统-完结篇

        前面两篇（《资源中心系统-前言 （资源中心有窘境吗？）》，《资源中心系统-中篇-谈流程》），我们讨论过了资源中心系统的需要和流程的改变。今天我们来讨论究竟要如何设计这样的系统，造福资源中心老师、改变资源中心管理员（学生）的角色（不再只是低头扫描登记借阅书本而已）、以及让学生本身、师长、管理员“看见”资源中心里的各种数据。

        这系统的构造，非常简单。下面，我将逐步解说。我会使用谷歌表格加上编号，以及相对的使用Google Sheet加上一些说明，方便大家“看见”系统设计的背后与运作情况。举凡有谷歌表格的，就是学生/用户会看见的界面；而仅有Google Sheet的，则是后台的页面与运作。

备注：谷歌表格和Google Sheet都是可以点击检查测试的实际链接哦，尽管点击测试吧。

1. 谷歌表格1/ Google Sheet 1：记录资源中心人流量。谷歌表格可以自行完成统计，然后在提交后直接显示的。
2. Google Sheet 2: 依据年份，记录所有学校的学生和老师资料。为什么记录起来呢，因为要更新谷歌表格2，那就是用户使用的借书/还书表格点选项。
3. 谷歌表格2Google Sheet 3: 记录资源中心各种藏书的数据如ISBN编号、作者、出版商、出版年份、页面、精装版还是纸装版、价钱、数量等。这一页，也是为后面的分析功能做好准备的。
4. 谷歌表格3/Google Sheet 4：借阅或还书表格。这表格，将记录学生到资源中心的目的，是为了借书还是还书，只记录班级、姓名、借阅或归还的书本的ISBN，以及书本的状态。
5. Google Sheet 5：各种数据的分析。

所以，基本上，资源中心系统就是：3张谷歌表格，5页Google Sheet。我们进一步讲解各页面的一些功能或要采集的数据。

谷歌表格1/ Google Sheet 1:

1. 功能：记录到来的班级、人数。仅此而已。
2. 表格格式：Drop Down，以及人手输入。
3. 建议执行人：班长或副班长或带领老师。
4. 显示方式：学生看见谷歌表格，但也以Google Sheet显示在档案第一页中。
5. 工作方式：前台，学生必须和它交流互动的。
6. 需要资源中心老师每天开启和关闭的表格。
7. 更新次数：学校没有增删班级的话，完全不必更新了。
8. 更新之后：更新谷歌表格1的班级选项即可。

Google Sheet 2:

1. 功能：依据年份，记录各班级的学生中英文姓名、性别、种族（基本上是从班级名单直接拷贝粘贴即可）
2. 这页也是要更新谷歌表格2（借阅或归还表格）的学生班级和名字 Dropdown选项。
3. 这页方便资源中心老师随时增删新生或转校学生数据。
4. 显示方式：Google Sheet
5. 工作方式：后台
6. 完全不需要资源中心老师每天开启和关闭。
7. 更新次数：除非有新生前来或学生转校离开，否则每年更新1次。
8. 更新之后：更新在借书还书表格中的用户名单即可。

谷歌表格2Google Sheet 3:

1. 功能：记录资源中心书目资料。
2. 显示形式：谷歌表格或Google Sheet
3. 工作方式：前台或后台
4. 若要让多人同时处理新书记录的工作，建议采用谷歌表格界面。若尚可应付，建议采用后台处理即可。
5. 不需要资源中心老师每天开启和关闭的表格。
6. 记录：ISBN编号、书本名称、出版社、出版年份、价钱、来自（添购、捐赠）、数量（方便统计价值）等任何资料。
7. 云端方式显示，资源中心老师或学生，可以随时更新=提高新书上架时间。
8. 最大优点：可多人同时处理（表格会自动记录多人同时提交的数据和资料）、大大缩短记录新书所需的时间。
9. 更新次数：随时。
10. 更新之后：更新在借书还书表格ISBN编号选项名单即可。

谷歌表格3/Google Sheet 4:

1. 功能：记录借书与还书事项。
2. 显示形式：谷歌表格
3. 工作方式：前台
4. 资源中心老师每天开启和关闭表格。
5. 记录：借书还是还书、班级、姓名、性别、种族、书籍ISBN号码、书籍状态。其中，性别、种族不是必要的资料。
6. 建议置放书本状态是要培养学生对借阅或归还书籍的一种态度培养。
7. 表格流程非常简单，最基本/简单的流程为：目的 （借书还是还书）> 输入姓名 > 输入书本ISBN > 输入书本状态 > 提交即可
8. 更新项目：学生名单、书籍ISBN选项。

Google Sheet 5:

资源中心，顾名思义，就是汇集各种资源（书籍、非书籍等资源）所在之地，当中的借阅系统，必须要有的功能如下：

1. 可以随时增删学生、更新学生名字、编号。
2. 可以随时增删资源中心的书目等资料。
3. 可以依据学生编号或姓名，显示个人借阅书目或数量以及期限。
4. 可以依据书目编号或其他资料，显示借阅数量。
5. 可以随时更新非书籍等资源的记录（例如网页浏览史、用户登入次数等）
6. 可以依据借阅日期以及规划日期，显示借阅的书目停留日子或时间（方便进行受欢迎程度的分析-越受欢迎的书目，借阅率和逗留期限则越长久）

要更简洁了解这些页面的功能，可以点击《资源中心流程与系统页面功能表》

至于如何让这借阅系统上架给用户使用，方法也十分简单：

1. 设置好、测试好的借阅系统，可在学校网页、部落格、Site后谷歌课室中植入链接。
2. 资源中心老师开启和关闭表格，都在手机或电脑处理。其他地点的谷歌表格会应声关闭或开启备用的。

就现有的科技，要做到应该不难。即便简单的Google Sheet或许都可以完成大部分的分析和更新工作。至于统计借阅期限，应该也不会太难。

        有兴趣研发的话，欢迎开始。

后记：

其实，这些Google Sheet的数据，是可以透过App Script完成自动更新和衔接的。但由于我们尝试将不同的谷歌表格、sheet结合在一个档案中，所以没有尝试如此。有兴趣阅览使用App Script的朋友，点击浏览即可。

资源中心系统-中篇-谈流程

续上篇 《资源中心系统-前言》所言，今天我们尝试深入研究各种在资源中心发生的事情的流程。

每一所学校的孩子或老师，前去或离开资源中心前后都有一定的流程，这是每一个老师或学生需要遵守的，也是学校提供社会化体验的一个模式。

        今天，我们就将流程，依据顺序，逐项编写出来。看看怎样协助设计更好的资源中心系统，来，我们就从前去资源中心开始吧。一般上都是这样的：

1. 学生列队抵达资源中心。老师或班长记录日期，班级和人数在记录簿中（但这也不是每一所学校的必要步骤）。
2. 资源中心老师或资源中心管理员派发学生个人的资源中心卡给学生。
3. 学生拿着借阅卡准备归还借阅的图书。
4. 资源中心管理员扫描学生卡（确认是学生的，先登记在系统中），再扫描学生归还的书本（登记在系统中为归还，进而检查是否逾期或需要罚款之类的）。
5. 学生领着自己的借阅卡，离开柜台，浏览要借阅的书籍。
6. 学生回去柜台，递上借阅卡。
7. 资源中心管理员扫描借阅卡（登记系统中有学生要借书了），然后扫描学生要借阅的书本（记录在系统中有书本被借出去了，库存少了一本）。收下学生借阅卡（一般都不让学生带回家的，一张借阅卡可使用6年呢，每年依据班级名单更新整理即可）。
8. 学生列队，然后离开。

以上是常见的情况。以上传统的使用资源中心的流程，产生了以下问题：

1. 人手填写的到访记录，影响了人流自动统计。这是时间和人力资源的浪费，理应可自动化处理。
2. 资源中心管理员（也是学生）自由阅览书本减少了。别以为资源中心管理员就能随时前去资源中心。没有多少学校有这样的便利。老师们见到的话，第一句话就是：你在这里做什么，对不对？除非，资源中心老师另做安排，那也另当别论。
3. 在柜台的电脑，一般也是安装借阅/归还系统的电脑，里面的数据，到最后也是要整合的。除非系统有能力在一部主机内，然后透过两个或更多的荧幕，接收扫描处理借阅或归还程序。换句话说，柜台的电脑是借阅或归还的关键。但更头痛的是，这些数据，最后又是资源中心老师整合吗？还是要求助电脑公司技术人员前来（=费时费钱）呢？
4. 资源中心老师忙着监管资源中心管理员，生怕学生出错，无法顺利完成。换句话说，要替换资源中心老师，新人需费时熟悉借阅系统。因为无法降低使用门槛，给承接的时间的影响，理应减到最低。
5. 无法看见学生借阅的记录：系统都是安装在资源中心，要看见记录，就得前去资源中心。资源中心老师缺席=什么都没有。
6. 资源中心系统，一般有独自的储存书目资料功能。主要是将书目资料储存起来，但因为软件是电脑公司的，资源中心老师变成了电脑公司的资料输入员，资源中心老师也因为软件的限制，被困在资源中心内，成为孤独的灵魂。
7. 外人无法看见：如果我是父母，我无法看见孩子曾借阅的书籍。如果我是管理层，我无法看见资源中心的库存或数据。如果我是负责官员，我也必须要亲自到现场才知道发生什么事情。这不是云端时代应该出现的现象。

要是，有这样的转变呢？

1. 教师每天早上到校后，开启资源中心借阅表格备用（手机开启都可以啦）
2. 老师带领/学生自己前去也好，在表格中填写日期（其实日期可免啦，自动记录就好）和人数，然后进入资源中心。
3. 学生坐电脑、平板、手机面前。
4. 资源中心管理员1和2协助启用借阅/还书系统表格。
5. 学生输入目的（借书/还书），扫描或点选或输入班级、名字、性别种族，以及书的状态（要确认书本借用或归还的状态），提交表格。
6. 学生将归还的书本放在指定书架上。资源中心管理员2和3检查归还的书籍是否需要休整。若需要修整，另外安放。若不需要修整，准备归还书架，方便下一人借阅。
7. 学生离开，继续浏览。
8. 学生找到要借阅的书本。
9. 在电脑、平板或手机面前，资源中心管理员协助或监督下，完成填写表格（扫描、点选或输入班级、姓名、性别、种族，借阅书本的ISBN编号）
10. 学生可离开或准备列队或可以开始处理阅读报告了

这样的流程转变，带来了什么好处？

1. 表格可以随时关闭和开启。放学后就关闭，解决校外人士的困扰。到校就开启备用。
2. 自动化的人流的记录和统计。一部平板或老旧电脑+网络就解决了。（没有网络的话，一个简单的EXCEL档案就好）
3. 想借阅或归还书籍的学生，亲身体会到借阅和归还书籍的过程的体验。在表格中的设计：书本状态，也考验学生品格与责任感（因为都会被资源中心管理员3和4查到啊）
4. 资源中心管理员不再只是低头扫描输入而已。彼此有更好的互动，指导。
5. 每个班级就有好几个资源中心管理员了。然而，即便是SKM，也不是问题，因为系统设计以简化以及可以个人处理为主，所以完全不是问题。
6. 资源中心老师有更多时间可以进行活动，例如介绍新书、解答疑问，或者进行师生互动等。
7. 所有的借阅和归还数据，因为是云端处理。换句话说，资源中心老师再也不必被困在资源中心了。
8. 资源中心老师或资源中心管理员，可以在系统的后台，继续更新书目列表，不必因为系统在登记借书或还书而暂停。

然而，任何有经验的资源中心老师，都会提醒：上面谈的，仅仅是学生列队前来和离开资源中心的流程。还有接收书本的准备工作呢？嘿嘿，当然，让我们来看看接收书本后的一般流程，然后再看看改变后的流程吧：

1. 接收书本。
2. 分类后粘上贴纸，或粘上贴纸后分类。
3. 包装书本。（可多人同时或不同时进行）
4. 将书本资料：ISBN编号、出版社、出版年份、页数、源自（添购还是捐赠等）输入管理系统中。
5. 资源中心管理员（学生）帮忙上架，准备让学生借阅。

这流程，传统的方式就是：资源中心老师或资源中心管理员（学生）都被绑住在资源中心处理。而且，要命的是：很多时候系统并不允许在多部电脑同时运行。也就是说，新书上架的速度，取决于：新书输入的速度。

        那系统的建议是怎样的呢？让我们来看看：

1. 接收书本。
2. 分类后粘贴贴纸或粘贴贴纸后分类（贴纸的功能一般是能不能借阅的主要提醒而已啦）
3. 包装书本。（可多人同时或不同时进行）
4. 在云端版（后台中）单独或多人输入书本资料ISBN编号、出版社、出版年份、页数、源自（添购还是捐赠等）等资料。（若要学生帮忙输入资料，建议准备谷歌表格界面）
5. 将整理好的ISBN编号，更新在借阅表格的谷歌编号中即可。
6. 资源中心管理员准备上架，供学生借阅。

这改变，最大的便利在于：资源中心老师和资源中心管理员，都可在不同地点，不同电脑，不同器材上，直接更新资源中心的书目资料。每一个人所作的每一个动作，都自动记录在谷歌表格/ Google Sheet中，简化了很多的记录和跟进工作。

        换句话说，资源中中心管理员有了甜头（可以将新书带回去看看或整理=提升成就或满足感），资源中心老师不必被困在资源中心而与办公室老师脱节。（谁不喜欢偶尔聊聊八卦，开心一下呢？）但更重要的是，新书上架的时间将可以大大缩短，完成输入前后，唯一要处理的就是资源中心管理员的培训：能不能正确把书上架在对的地方方便学生借阅。

想透过视觉化了解流程与改变的对比？点击这里即可浏览《资源中心流程与系统页面功能表》

看见了流程的改变，那这系统究竟是怎么一回事呢？

我们留到下一遍，也是最后一篇才来讨论好了。