Thursday, October 30, 2025

自动列出云端硬盘档案-Psikometrik档案

有没有想过,当我们有越来越多的档案,特别是Softcopy的时候,要处理起来,也不是那么容易了?   

        我举例:每所学校4-6年级学生有参与心理倾向测试,俗称psikometrik。但要逐个打印保管学校档案的话,确实有点挑战。打印出来的话,不仅文件多,要保存的话,也不容易。所以,新点子来了:何不将学生的文件,直接保存在云端呢?

        但仅仅保存在云端的话,又不是那么容易寻找啊。所以有了这样的一个建议:

  • 在云端里,肯定有个文件夹是保存全部档案的。
  • 在大文件夹里面,一定有副文件夹,副文件夹,就是依据年份以及年级分辨的。
  • 关键:如何将不同的文件夹内容,在Google Sheet列表中,自动列出来呢?
  • 但这样的建议和设计,产生新的问题:谁能够在google sheet中开启那些链接呢?公开的话,不适合。但限制的话,谁来限制呢?
无论如何,点子是有了,只是技术性上的限制,还让我们需要考量是否可以有效执行。有兴趣了解这个技术的话,欢迎浏览下面的视频。

若想在同样的谷歌sheet档案中,不同页面,有来自不同的文件夹的档案链接的话,可以考虑这样的编码:(消息来自Chatgpt)
/**
 * List files from multiple folders into separate sheets.
 */

function listFilesFromMultipleFolders() {
  // 1️⃣ Define your folders and their target sheets
  const folderSheetPairs = [
    { folderId: "FOLDER_ID_1", sheetName: "Folder A" },
    { folderId: "FOLDER_ID_2", sheetName: "Folder B" },
    { folderId: "FOLDER_ID_3", sheetName: "Folder C" }
  ];
  
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  
  folderSheetPairs.forEach(pair => {
    const folder = DriveApp.getFolderById(pair.folderId);
    const files = folder.getFiles();
    const sheet = ss.getSheetByName(pair.sheetName) || ss.insertSheet(pair.sheetName);
    
    // Clear and rewrite headers
    sheet.clearContents();
    sheet.appendRow(["File Name", "File URL", "Last Updated", "Owner", "File ID"]);
    
    // Loop through files and add info
    while (files.hasNext()) {
      const file = files.next();
      sheet.appendRow([
        file.getName(),
        file.getUrl(),
        file.getLastUpdated(),
        file.getOwner().getEmail(),
        file.getId()
      ]);
    }
  });
}



有效处理信函-电邮篇

每一所学校有个别的官方电邮邮件。
        学校的电邮邮件容量有限。但Ketua Panitia的电邮容量,CM7的容量,取决于学校谷歌课室的总容量,一般是3TB(1TB=1000GB),理论上,一所学校不大可能可以完全消耗那种容量(但大数据或图像或地理公司,是使用PT,1PT=1000TB)。
        所以,这里有了一个新的管理理念:举凡和科目有关系的信函,先从学校官方电邮,CC给PK1和CM7的户口。这样一来,有几个好处:
  • 传送PK1方便PK1了解和规划(若有PK1那么有兴趣的话)
  • 方便PK1和KP了解科目的任何事项。
  • 将KP的检查工作,从各种群组中,进一步缩小到CM7的科目标签里面。
  • 传送CM7之后,可以在CM7的户口内,进一步划分为科目的PANITIA处理。
打印信件,仍然进行。但打印的工作,变成了是通知的目的。而存档的工作,去了电邮信箱中。至于每一个PANITIA的档案,就从此少了一件工作。然而,这样的转变,需要有几个很关键的改变:
  1. 学校DELIMA的管理员,必须将CM7的户口,设置好在学校官方电邮联系中。这样可方便书记直接传送。
  2. 书记的培训,是必须的。若有3个处理信件的书记,3个书记都需要知道有这样的流程。
  3. 电邮传送不代表不必打印。更不是漏页打印的借口。也不是已经电邮通知就没有打印传送签收的工作流程。但签收的工作,可以押后处理。
  4. 每个KP的工作,不是在电邮中,处理其他科目的信件。但SU Kurikulum可以在电邮中,依据信件的科目,将邮件储存在标签中分类。这也需要培训SU Kurikulum有新的模式。要是SU的工作量比较繁重的话,PK1可以直接帮忙的。
  5. 最关键,也是最难处理的:官员是否都只是透过学校官方电邮处理信件呢?还是会在群组中发放信息呢?要是这样的话,任何努力都没有改变的作用。
觉得这样的工作流程,有没有改善老师们处理信函的负担呢?欢迎留言让我知道你的想法。

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