一直以来，课外活动的进行，都在星期三下午或每月的第二个和第四个星期六进行的。当中，最让老师们有点困扰的，莫过于课外活动报告的处理。怎么说，让我们来看看：
- 报告共享：一般是Ketua或SU整理好，负责的顾问老师即可共用填写。基于学校老师分工（要求公平）的情况（不必每次都是同样老师，老师们可以轮次到学校进行课外活动），所以报告/档案必须是共享的。
- 一般都是采用纸本的：纸本的报告，是非常直接，也非常便利的。但，在统计上，又确实很不方便。也没有所谓的即时性。
那课外活动报告，一般含有什么内容呢？
- 日期
- 时间
- 人数
- 点名
- 地点
- 进行活动
- 优点/缺点/ 可以改进的地方（不就是反思吗？）
- 会议记录（在文件夹内，但不经常处理）
- 学生的参赛成就或记录
- 活动的照片
其中，事项1,2,3,4,5,6,7和10，是每个星期都发生的事情。因此，萌生了使用谷歌表格收集和处理的想法：
建议中的谷歌表格排版是这样的：
- 采集电邮：自动采集填写人的电邮，是第一个佐证功能。
- 点选课外活动种类：学会、球类运动、制服团体三个选项即可。
- 日期：设置让老师点选
- 时间：建议让老师们自己填写，再不就提供全校课外活动时间选项，让老师们点选即可。
- 人数：提供空位让老师或负责同学直接填写即可。
- 点名：提供链接，让老师或负责同学，点击链接即可完成填写。（点名档案，必须是依据年份，然后依据课外活动单位筛选后填写的）
- 进行活动：就将进行的活动输入即可。要更精细的话，可以列入活动/步骤1，活动/步骤2等。
- 活动照片：可设置让老师们过后或及时提交照片的功能。
这样的建议，有以下好处：
- 课外活动老师和学生，可在课外活动时候完成部分数据。
- 可以调派负责学生处理点名工作。
- 善用学校设备，使用网络完成工作。
- 方便整理该星期的学生出席人数，完成各种数据报告（一般没有人要统计这些数据的，例如，某周次的课外活动人数是：XXX人，但说穿了，还不是同样的学生在不同时段进行不同的活动而已吗？）
- 直接看见和采集该课外活动的资料和照片。
怎样？有兴趣一起探讨这样的谷歌表格吗？欢迎尝试在校内，访问老师们的意见和看法，然后才开始。
要知道，数码化是不可逆转的趋势。你今天不开始处理，迟早是要处理的。当然，不要叫老师们因为数码化而变得沉重（到最后，那些照片，那些资料，那些数据，还不是要统计出来吗？）。
大家加油啦
