在简化学校行政工作中，编者之前都鼓励透过网页或部落格作为传递的平台之一。任何信息的传递，可以透过社交平台传递，但任何文件或档案的传递，保留在网页或部落格里面，是比较恰当的做法。然而，老实说，并不是每一个行政人员有兴趣打理网页或部落格的，毕竟这些网页或部落格的管理，是额外的工作。
所以，当编者在苦思有什么更好的办法的时候，感谢神，一个灵感就来了：使用switchboard这个概念就可以简化很多在布置上的工作。那么使用switchboard这个概念，有什么优势或好处呢？
使用switchboard最大的优势就是：只是使用一份Google Sheets 或Google Docs就可以达到几乎和部落格完全一样的效果，但这还是其次，因为最大的好处就是：它可以在社交媒体中被定位（pinned），之后就可以持续在文件或档案中不断更新即可。
这个巨大的改变，会让很多一直头疼要如何传递文件或档案的行政人员解决很多不必要的问题：如何设立网页/部落格，网页/部落格由谁管理，多久打理一次等等问题，都一并解决了。
这个转变，肯定可以让每一个行政人员跳脱现有的限制，然后可以有更好的发挥。当然，在使用switchboard这个概念上，我个人是建议使用Google Sheets而不是使用谷歌文件。怎么说呢？让我们了解一下：
- Sheets可以完成Docs中的分格子的工作而不必另外处理。
- Sheets的格式和排版，可以直接依据需要而处理。Docs的话，却又有很多奇怪的限制，页面怎么编排都是一页而已，不是打直就是打横。不好像sheets那样，可以在右边或下面无限量增加需要的columns和rows。
- Sheets有个统计和分析的功能，是Docs几乎完全做不到的功能。这个计算功能是可以方便管理员的处理的。
- Sheets的一个档案，一个档案中可以增加相当多的sheets，不会好像docs那样，就那么一页，不然就得翻下一页，所以Docs的运用，在制作适合老师们参照的工作上，就真的不是很适合了。
喏，全部的好处都列出来了，希望小小分析，就可以让大家看见，小小的改善，就可以带来不一样的改变。点击这里浏览switchboard的范例。
在看过范例后，你就会明白，使用switchboard管理概念，在需要进行第二次Fasa 2的时候，那种带来的便利：仅需将页面复制，妥当命名页面即可。当然，里面的表格，自然要有能力可以承担第二次的填写，不然复制页面=复制表格链接=使用第一次的表格，也是浪费时间。
所以，编者坚信：必须一开始就在表格那边直接就设计好可以永续经营的格式。没有任何理由，让表格就这样搁置，然后要全部重新填写的事情的。
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