记录学生成长轨迹

我一直有一个想法：有没有办法，有效记录学生在学校的6年生活轨迹？有没有办法，依据各种事项，将学生在学校的6年级轨迹，都记录下来呢？

例如：

2025年1年级

2026年2年级

2027年3年级

2028年4年级

2029年5年级

2030年6年级

        要是学校有能力，记录学生在2025年到2030年的生活轨迹，那将是多么精彩的数据啊。你问有什么数据可以记录？我这里就给你列出来，让你也和我一样，张开嘴巴，张开眼睛看清楚。

1. 学生6年来借阅的书籍。
2. 学生6年来的评估。
3. 学生6年来的课外活动或参赛成绩。
4. 学生6年来的运动会表现。（孩子们在赛事中的距离，时间、高度等，都可以有简单的记录的）
5. 学生这6年来得到什么援助（若有）

但这些意愿，只有几个关键处：

• 谁可以看见学生这6年的生活轨迹？
• 谁愿意这样疯狂处理学生个人6年生活轨迹的记录？
• 这6年的生活轨迹，对学校的管理，对学生家长，对学生个人，对教学工作，对人格塑造，有什么重大的效果吗？

学校各种管理系统的汇集

早前，我们谈及，有效简化优化各种学校要管理的系统。但，要是这些系统都没有好好管理或编排在触手可及的地方，我们免不了又要四处搜索寻找需要的系统了，对吗？

        来，点击这里看看我们如何将各种系统，直接嵌入学校跳板中。这样，大家日后就可以非常方便了。

        留意到学校跳板中，仅需开启新的一页，即可将各种系统直接使用 hyperlink 嵌入吗？这样的编排，确实会让学校的管理工作，更为优化的。其运作理念，有点类似 link tree。欢迎浏览，欢迎尝试在各自学校的跳板采用。

有意在学校跳板加上的话：

1. 在学校跳板开启新的一页。
2. 为页面命名。
3. 开始填写各种系统的名字。
4. 衔接各种系统，完成 hyperlink的工作即可。

后记：

这个版面，其实也可以完全取代MENU页面。换句话说，老师们的工作途径，更直接，更清晰。有兴趣的话，不妨考虑。

谈谈那些学术管理编排

学校嘛，一定有各种教学活动的。这次，我们谈谈教学活动编排。当然，都只是建议，如何有效执行，看校情，看校长意愿，一起执行。

• 1年级：开学首4个星期都是适应期。建议开学第三个星期进行主题教学，课程内容采用适应期教学内容（可以自创或改造现有教材即可）
• 2到6年级：开学第二个或第三个星期可以进行主题教学
• 第二或第三个星期，同时填写第一次的自我教学视察表格 (SK@S Standard 4 PdPc)。
• 必要的话，可以同时填写第一次的ISPPKBAT的第一次填写。
• 开课后第4或5个月（如果心急或学校老师较多），或第6个月（学校老师较少的话），进行第二次的教学视察，填写第二次的教学视察表格 (SK@S Standard 4 PdPc)。
• 10月或11月：进行第三次的教学视察，填写第三次的教学视察表格 (SK@S Standard 4 PdPc)。因为若来年还有那IPPKBAT的话（官员表示2025是最后一年，此后会不会永久纳入常年活动还不得而知），10月到11月之间是可以填写的。

当然，事前的编排是很重要的。那，事前有那些编排呢？涉及，但不局限于：

1. 要使用的表格，都应整理编排好备用。（当然，我是建议在学校跳板或部落格或site中整理好备用的）
2. 要让老师们知道要进行的视察时间（要不要进班，就真的看学校管理层啦。我宁可老师平日用心教书育人，也不要老师演戏让我看）
3. 老师们需要知道要做什么，怎么做，在哪里做，以及工作的期限。说真的，这个非常重要。尤其是第一次的填写，大多都是自我评估的话，这是非常重要的。

有朋友问起，那IPPKBAT的工作，2025年不是只需填写1次吗？为什么要老师们填写3次呢？是这样的，2025年都是在10月终会议中，才知道要填写1次的，所以，我们不可能提前知道，而提前告知老师们仅需填写1次而已。所以别怪我不通气。

        小小分享，希望有助于大家编排全年的教学活动。收着也带不走的。共勉。耶稣爱你也爱我。

从终极目标，反向设计工作流程

反向设计（reverse engineering），不是新的概念。但在学校工作流程设计中，很少有人会愿意费心思了解，然后改进。

        惯性的工作流程设计，都是从第一步到最后一步（成果）。这样的设计流程，不是不好，只是需要经过太多的磨炼与际遇，才能够得到更大的改进。但反向设计的效果就不一样了。我们举几个简单的例子来看，就看见差别在哪里了。

教师或职员出席和分析：

传统的流程设计：找出每个人的名字，然后一个月一份记录，之后每日点名，包括自动统计。

结果：出现了12个页面。

反向的流程设计：依据我要看见的页面，反向设计可记录全年出席的排版设计。

结果：出现了1个记录全年的页面。

教师的PBD委任信件：

传统的流程设计：利用教师名单，加上邮件整合（mail merge），在文件中加以处理，然后打印。

效果：mail merge有2个档案，每次迁移电脑的话，需要重新设置。最大好处就是可以批量处理信件。最大坏处就是数目字的处理未能如意。

反向的设计流程：统一要看见的信件格式，采用Google sheet / excel的 vlook 或 xlookup功能，整理和准备教师信件。

效果：只有1个档案。最大好处：一个档案处理妥善。最大坏处：需要逐个处理打印工作。

    由此可见，反向设计的流程，会给工作带来不一样的改变。得到的好处和坏处，虽然不尽相同，但我校相信，好处比坏处多。日后大家在设计和处理工作流程时候，不放考虑：从工作的终点开始反向设计，会带来不一样的效果。

自动列出云端硬盘档案-Psikometrik档案

有没有想过，当我们有越来越多的档案，特别是Softcopy的时候，要处理起来，也不是那么容易了？   

        我举例：每所学校4-6年级学生有参与心理倾向测试，俗称psikometrik。但要逐个打印保管学校档案的话，确实有点挑战。打印出来的话，不仅文件多，要保存的话，也不容易。所以，新点子来了：何不将学生的文件，直接保存在云端呢？

        但仅仅保存在云端的话，又不是那么容易寻找啊。所以有了这样的一个建议：

• 在云端里，肯定有个文件夹是保存全部档案的。
• 在大文件夹里面，一定有副文件夹，副文件夹，就是依据年份以及年级分辨的。
• 关键：如何将不同的文件夹内容，在Google Sheet列表中，自动列出来呢？
• 但这样的建议和设计，产生新的问题：谁能够在google sheet中开启那些链接呢？公开的话，不适合。但限制的话，谁来限制呢？

无论如何，点子是有了，只是技术性上的限制，还让我们需要考量是否可以有效执行。有兴趣了解这个技术的话，欢迎浏览下面的视频。

若想在同样的谷歌sheet档案中，不同页面，有来自不同的文件夹的档案链接的话，可以考虑这样的编码：（消息来自Chatgpt）

/**

 * List files from multiple folders into separate sheets.

 */

function listFilesFromMultipleFolders() {

  // 1️⃣ Define your folders and their target sheets

  const folderSheetPairs = [

    { folderId: "FOLDER_ID_1", sheetName: "Folder A" },

    { folderId: "FOLDER_ID_2", sheetName: "Folder B" },

    { folderId: "FOLDER_ID_3", sheetName: "Folder C" }

  ];

  

  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();

  

  folderSheetPairs.forEach(pair => {

    const folder = DriveApp.getFolderById(pair.folderId);

    const files = folder.getFiles();

    const sheet = ss.getSheetByName(pair.sheetName) || ss.insertSheet(pair.sheetName);

    

    // Clear and rewrite headers

    sheet.clearContents();

    sheet.appendRow(["File Name", "File URL", "Last Updated", "Owner", "File ID"]);

    

    // Loop through files and add info

    while (files.hasNext()) {

      const file = files.next();

      sheet.appendRow([

        file.getName(),

        file.getUrl(),

        file.getLastUpdated(),

        file.getOwner().getEmail(),

        file.getId()

      ]);

    }

  });

}

有效处理信函-电邮篇

每一所学校有个别的官方电邮邮件。

        学校的电邮邮件容量有限。但Ketua Panitia的电邮容量，CM7的容量，取决于学校谷歌课室的总容量，一般是3TB（1TB=1000GB），理论上，一所学校不大可能可以完全消耗那种容量（但大数据或图像或地理公司，是使用PT，1PT=1000TB）。

        所以，这里有了一个新的管理理念：举凡和科目有关系的信函，先从学校官方电邮，CC给PK1和CM7的户口。这样一来，有几个好处：

• 传送PK1方便PK1了解和规划（若有PK1那么有兴趣的话）
• 方便PK1和KP了解科目的任何事项。
• 将KP的检查工作，从各种群组中，进一步缩小到CM7的科目标签里面。
• 传送CM7之后，可以在CM7的户口内，进一步划分为科目的PANITIA处理。

打印信件，仍然进行。但打印的工作，变成了是通知的目的。而存档的工作，去了电邮信箱中。至于每一个PANITIA的档案，就从此少了一件工作。然而，这样的转变，需要有几个很关键的改变：

1. 学校DELIMA的管理员，必须将CM7的户口，设置好在学校官方电邮联系中。这样可方便书记直接传送。
2. 书记的培训，是必须的。若有3个处理信件的书记，3个书记都需要知道有这样的流程。
3. 电邮传送不代表不必打印。更不是漏页打印的借口。也不是已经电邮通知就没有打印传送签收的工作流程。但签收的工作，可以押后处理。
4. 每个KP的工作，不是在电邮中，处理其他科目的信件。但SU Kurikulum可以在电邮中，依据信件的科目，将邮件储存在标签中分类。这也需要培训SU Kurikulum有新的模式。要是SU的工作量比较繁重的话，PK1可以直接帮忙的。
5. 最关键，也是最难处理的：官员是否都只是透过学校官方电邮处理信件呢？还是会在群组中发放信息呢？要是这样的话，任何努力都没有改变的作用。

觉得这样的工作流程，有没有改善老师们处理信函的负担呢？欢迎留言让我知道你的想法。

体育用具使用率

在1M1S里，原来有一项统计是体育用具使用率的事项。

想了想，可以进行记录的还有：

• 科学用具使用率
• 特别课室使用率
• 个别电脑使用率
• 教具使用率

同样的问题：怎样设计最方便老师，却又方便统计的表格/流程？

同时，让我们思考：

• 纸本的话，方便实时记录。数码记录方便实时记录，也方便统计分析。
• 纸本需定期统计、需要打印、设计封面然后存放。但要更新器材或用具的话，就不方便了。
• 数码记录的话，方便更新用具列表（list）、近乎自动统计分析、方便即时看见使用报告。

落实数码记录的建议：

• 仅需1个二维码粘贴在储藏室或体育用具处即可 （当然建议放室内啦）, 若学校有超过1个储藏室，影印副本张贴即可。
• 可以安置二维码在教师手册内方便扫描。
• 学校跳板或site或部落格里就直接安插超链接（hyperlink）方便老师们点击即可开启，随时使用。（如：把超链接加上在体育科目的list里面即可）。
• 若学校有多个储藏室的话，也不必分开编制二维码或特别列出储藏室，那对老师而言，是累赘。

建议中的体育用具记录表格形式：

• 自动记录用户电邮（方便日后检查对照），自动记录日期时间印戳，简化老师们工作
• 目的：借用/归还，方便之后处理检查遗漏
• 老师名字：管理员在线更新即可，同样dropdown显示
• 班级：同样drop down 显示
• 器材： dropdown选择即可，尽可能以物体和器材正规名字，双语处理更新和准备（参考订货invoice即可），收到货品 ＞更新表格＞安顿货品＞适当宣传方便老师们知道即可
• 数量：手写
• 状态：drop down 显示。良好，有部分损坏，完全损坏不能使用
• 不必签名、不必纸张、不必人手统计分析
• 新谷歌表格的sheet已有pivot table功能方便依据用具种类显示

好处：

• 方便更新器材：云端版的表格，接到新用具后，随时都可以更新。
• 方便统计分析：近乎自动处理的统计分析，不必操心劳力。
• 方便更新会议记录（已更新在用具列表的内容，就拷贝过来会议记录中即可）
• 方便编入定期查阅数据日程中
• 仅需更新老师名单和用具名单而已。班级名字，一般不必太多处理。

延伸思考：

同样的使用率表格，能用在：

• 科学用具使用率
• 特别课室使用率
• 个别电脑使用率
• 教具使用率

有兴趣开发的话不妨考虑😊, 当然，别为了做而做，不然老师们真的会累坏的。

点击这里获取体育用具使用率副本看看