Thursday, October 30, 2025

自动列出云端硬盘档案-Psikometrik档案

有没有想过,当我们有越来越多的档案,特别是Softcopy的时候,要处理起来,也不是那么容易了?   

        我举例:每所学校4-6年级学生有参与心理倾向测试,俗称psikometrik。但要逐个打印保管学校档案的话,确实有点挑战。打印出来的话,不仅文件多,要保存的话,也不容易。所以,新点子来了:何不将学生的文件,直接保存在云端呢?

        但仅仅保存在云端的话,又不是那么容易寻找啊。所以有了这样的一个建议:

  • 在云端里,肯定有个文件夹是保存全部档案的。
  • 在大文件夹里面,一定有副文件夹,副文件夹,就是依据年份以及年级分辨的。
  • 关键:如何将不同的文件夹内容,在Google Sheet列表中,自动列出来呢?
  • 但这样的建议和设计,产生新的问题:谁能够在google sheet中开启那些链接呢?公开的话,不适合。但限制的话,谁来限制呢?
无论如何,点子是有了,只是技术性上的限制,还让我们需要考量是否可以有效执行。有兴趣了解这个技术的话,欢迎浏览下面的视频。

若想在同样的谷歌sheet档案中,不同页面,有来自不同的文件夹的档案链接的话,可以考虑这样的编码:(消息来自Chatgpt)
/**
 * List files from multiple folders into separate sheets.
 */

function listFilesFromMultipleFolders() {
  // 1️⃣ Define your folders and their target sheets
  const folderSheetPairs = [
    { folderId: "FOLDER_ID_1", sheetName: "Folder A" },
    { folderId: "FOLDER_ID_2", sheetName: "Folder B" },
    { folderId: "FOLDER_ID_3", sheetName: "Folder C" }
  ];
  
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  
  folderSheetPairs.forEach(pair => {
    const folder = DriveApp.getFolderById(pair.folderId);
    const files = folder.getFiles();
    const sheet = ss.getSheetByName(pair.sheetName) || ss.insertSheet(pair.sheetName);
    
    // Clear and rewrite headers
    sheet.clearContents();
    sheet.appendRow(["File Name", "File URL", "Last Updated", "Owner", "File ID"]);
    
    // Loop through files and add info
    while (files.hasNext()) {
      const file = files.next();
      sheet.appendRow([
        file.getName(),
        file.getUrl(),
        file.getLastUpdated(),
        file.getOwner().getEmail(),
        file.getId()
      ]);
    }
  });
}



有效处理信函-电邮篇

每一所学校有个别的官方电邮邮件。
        学校的电邮邮件容量有限。但Ketua Panitia的电邮容量,CM7的容量,取决于学校谷歌课室的总容量,一般是3TB(1TB=1000GB),理论上,一所学校不大可能可以完全消耗那种容量(但大数据或图像或地理公司,是使用PT,1PT=1000TB)。
        所以,这里有了一个新的管理理念:举凡和科目有关系的信函,先从学校官方电邮,CC给PK1和CM7的户口。这样一来,有几个好处:
  • 传送PK1方便PK1了解和规划(若有PK1那么有兴趣的话)
  • 方便PK1和KP了解科目的任何事项。
  • 将KP的检查工作,从各种群组中,进一步缩小到CM7的科目标签里面。
  • 传送CM7之后,可以在CM7的户口内,进一步划分为科目的PANITIA处理。
打印信件,仍然进行。但打印的工作,变成了是通知的目的。而存档的工作,去了电邮信箱中。至于每一个PANITIA的档案,就从此少了一件工作。然而,这样的转变,需要有几个很关键的改变:
  1. 学校DELIMA的管理员,必须将CM7的户口,设置好在学校官方电邮联系中。这样可方便书记直接传送。
  2. 书记的培训,是必须的。若有3个处理信件的书记,3个书记都需要知道有这样的流程。
  3. 电邮传送不代表不必打印。更不是漏页打印的借口。也不是已经电邮通知就没有打印传送签收的工作流程。但签收的工作,可以押后处理。
  4. 每个KP的工作,不是在电邮中,处理其他科目的信件。但SU Kurikulum可以在电邮中,依据信件的科目,将邮件储存在标签中分类。这也需要培训SU Kurikulum有新的模式。要是SU的工作量比较繁重的话,PK1可以直接帮忙的。
  5. 最关键,也是最难处理的:官员是否都只是透过学校官方电邮处理信件呢?还是会在群组中发放信息呢?要是这样的话,任何努力都没有改变的作用。
觉得这样的工作流程,有没有改善老师们处理信函的负担呢?欢迎留言让我知道你的想法。

Saturday, October 25, 2025

体育用具使用率

在1M1S里,原来有一项统计是体育用具使用率的事项。

想了想,可以进行记录的还有:

  • 科学用具使用率
  • 特别课室使用率
  • 个别电脑使用率
  • 教具使用率

同样的问题:怎样设计最方便老师,却又方便统计的表格/流程?

同时,让我们思考:

  • 纸本的话,方便实时记录。数码记录方便实时记录,也方便统计分析
  • 纸本需定期统计、需要打印、设计封面然后存放。但要更新器材或用具的话,就不方便了。
  • 数码记录的话,方便更新用具列表(list)、近乎自动统计分析、方便即时看见使用报告。

落实数码记录的建议:
  • 仅需1个二维码粘贴在储藏室或体育用具处即可 (当然建议放室内啦), 若学校有超过1个储藏室,影印副本张贴即可。
  • 可以安置二维码在教师手册内方便扫描。
  • 学校跳板或site或部落格里就直接安插超链接(hyperlink)方便老师们点击即可开启,随时使用。(如:把超链接加上在体育科目的list里面即可)。
  • 若学校有多个储藏室的话,也不必分开编制二维码或特别列出储藏室,那对老师而言,是累赘。

建议中的体育用具记录表格形式

  • 自动记录用户电邮(方便日后检查对照),自动记录日期时间印戳,简化老师们工作
  • 目的:借用/归还,方便之后处理检查遗漏
  • 老师名字:管理员在线更新即可,同样dropdown显示
  • 班级:同样drop down 显示
  • 器材: dropdown选择即可,尽可能以物体和器材正规名字,双语处理更新和准备(参考订货invoice即可),收到货品 >更新表格>安顿货品>适当宣传方便老师们知道即可
  • 数量:手写
  • 状态:drop down 显示。良好,有部分损坏,完全损坏不能使用
  • 不必签名、不必纸张、不必人手统计分析
  • 新谷歌表格的sheet已有pivot table功能方便依据用具种类显示

好处:

  • 方便更新器材:云端版的表格,接到新用具后,随时都可以更新。
  • 方便统计分析:近乎自动处理的统计分析,不必操心劳力。
  • 方便更新会议记录(已更新在用具列表的内容,就拷贝过来会议记录中即可)
  • 方便编入定期查阅数据日程中
  • 仅需更新老师名单和用具名单而已。班级名字,一般不必太多处理。

延伸思考:

同样的使用率表格,能用在:

  • 科学用具使用率
  • 特别课室使用率
  • 个别电脑使用率
  • 教具使用率

有兴趣开发的话不妨考虑😊, 当然,别为了做而做,不然老师们真的会累坏的。

点击这里获取体育用具使用率副本看看

Friday, October 24, 2025

当看不懂的时候。。。。。

好久以前,当看不懂的时候,我们会去询问。但时代不一样了。

话说日前,有个家长信息来询问,表示她(母亲)看不懂孩子写什么。身为老师的,于是很温和的语气信息家长,建议家长询问孩子,究竟孩子写了些什么。一般上,就可以知道孩子写什么了。

        没多久,家长回应:孩子表示自己也看不懂孩子自己写什么。

        当然,也没有什么好生气的。于是,安抚家长:距离进行实验的日子还有至少3天。提醒孩子,在学校的时间,记得和朋友确认要携带的东西。至少,不会没有携带东西来学校进行实验。

        家长开心回应表示会提醒孩子。我默默祈祷:希望孩子记得和朋友确认要携带的东西,别在进行实验的那一天,什么都没有携带来学校。那可不是好事。(为我祈祷那天不会发生这样的情况吧)

Saturday, October 18, 2025

提交课外活动报告--一种新的探讨

一直以来,课外活动的进行,都在星期三下午或每月的第二个和第四个星期六进行的。当中,最让老师们有点困扰的,莫过于课外活动报告的处理。怎么说,让我们来看看:

  1. 报告共享:一般是Ketua或SU整理好,负责的顾问老师即可共用填写。基于学校老师分工(要求公平)的情况(不必每次都是同样老师,老师们可以轮次到学校进行课外活动),所以报告/档案必须是共享的。
  2. 一般都是采用纸本的:纸本的报告,是非常直接,也非常便利的。但,在统计上,又确实很不方便。也没有所谓的即时性。
那课外活动报告,一般含有什么内容呢?
  1. 日期
  2. 时间
  3. 人数
  4. 点名
  5. 地点
  6. 进行活动
  7. 优点/缺点/ 可以改进的地方(不就是反思吗?)
  8. 会议记录(在文件夹内,但不经常处理)
  9. 学生的参赛成就或记录
  10. 活动的照片
其中,事项1,2,3,4,5,6,7和10,是每个星期都发生的事情。因此,萌生了使用谷歌表格收集和处理的想法:
        建议中的谷歌表格排版是这样的:
  • 采集电邮:自动采集填写人的电邮,是第一个佐证功能。
  • 点选课外活动种类:学会、球类运动、制服团体三个选项即可。
  • 日期:设置让老师点选
  • 时间:建议让老师们自己填写,再不就提供全校课外活动时间选项,让老师们点选即可。
  • 人数:提供空位让老师或负责同学直接填写即可。
  • 点名:提供链接,让老师或负责同学,点击链接即可完成填写。(点名档案,必须是依据年份,然后依据课外活动单位筛选后填写的)
  • 进行活动:就将进行的活动输入即可。要更精细的话,可以列入活动/步骤1,活动/步骤2等。
  • 活动照片:可设置让老师们过后或及时提交照片的功能。
这样的建议,有以下好处:
  1. 课外活动老师和学生,可在课外活动时候完成部分数据。
  2. 可以调派负责学生处理点名工作。
  3. 善用学校设备,使用网络完成工作。
  4. 方便整理该星期的学生出席人数,完成各种数据报告(一般没有人要统计这些数据的,例如,某周次的课外活动人数是:XXX人,但说穿了,还不是同样的学生在不同时段进行不同的活动而已吗?)
  5. 直接看见和采集该课外活动的资料和照片。

怎样?有兴趣一起探讨这样的谷歌表格吗?欢迎尝试在校内,访问老师们的意见和看法,然后才开始。
        要知道,数码化是不可逆转的趋势。你今天不开始处理,迟早是要处理的。当然,不要叫老师们因为数码化而变得沉重(到最后,那些照片,那些资料,那些数据,还不是要统计出来吗?)。

大家加油啦

数据...数据....数据.....

如何让数据可以持续永恒处理?

  1. 确认可收集、可处理的数据种类。
  2. 确认数据要依据什么关键处理?例如,年份,年级/班级,姓名,性别,种族等关键。
  3. 确认数据出现的形式。学校多用excel处理,建议多采用类似的平台或软件整理准备。
  4. 数据的结合。有什么是可以结合的,怎样结合?在哪里结合?
  5. 哪些是已有数据?不必逐项输入的。
  6. 在哪里整合?在哪里显示?
  7. 谁负责更新?谁负责输入或导入?谁会使用什么数据呢?
  8. 要是出现更新的需要,谁可以带领更新的工程?


行政管理篇:

  1. 学校金钱管理(校长最要留意的)
  2. 学校水电费记录
  3. 教师出勤、缺席记录与分析
  4. 学校电邮或电话联络群组
  5. 校史:历年校长、董事长、家协、校友等
  6. 提交和收取各种会议摘要
  7. 各种公共拨款与开支处理


学术:

  1. PBD半年和年终水平与人数分析
  2. 科目管理SKS数据
  3. 教师教学视察数据
  4. ISSPKBAT数据
  5. 教师名单-依据季度和变化的整理
  6. 辅导班学生人数与成就
  7. 资源中心数据:借阅人数、借阅量、人流量、使用量、需要修补的数量
  8. 特别课室使用数据:进入次数
  9. 学习进度评估表格
  10. 各科目的使用内容或参阅表格:例如4到6年级体育科的SEGAK家长同意书,1到3年级的BMI5-9T测验同意书,4年级学生爪夷文同意书等。
  11. 各种科目的学术赛事记录:日期,参与人数、时间
  12. 以及最头痛的Penjaminan Kualiti。


学生事务:

  1. 学生历年班级名单
  2. 依据月份的学生生日
  3. 心里倾向测试数据
  4. 辅助餐人数、牛奶人数、金额
  5. 援助金人数、金额
  6. 学生班级名单
  7. 寻求辅导或宣泄心灵的所在(要是有办法收集数据就更好)

课外活动:

  1. 学生校内课外活动数据和名单
  2. 学生校外课外活动参与年份、水平和成就
  3. 学生运动会中赛事的:距离、高度、时间、速度的记录


        要处理各种数据,最好的方法就是提供一个门户网站 (portal)。

        有了门户网站(portal) 之后,老师们就有了可以处理和获取信息的便利。

        当然,建设门户网站(portal)只是个开始。那要使用什么平台建设门户网站(portal)比较好呢?

这里建议的:

学校跳板(基本上就是Google Sheet而已)、部落格、网页、Google Site。当然,拥有更好能力的学校,可以考虑建设属于学校的应用程序(application / apps)。

重点介绍

学生课堂评估/学习进度记录

学生课堂评估/学习进度表格 样本即日起将透过 学生课堂评估/学习进度记录专页 传递。 特此告知 。(日后所有更新将在专页处理)            俗称rekod perkembangan murid (以前称为rekod transit)的东西。信息工艺TMK的部分,在年级...