建设跳板 Switchboard

想建设自己学校的跳板，但无从下手？

经过整理，编者将过程逐步整理好，方便大家参阅啦。

一步一脚印，跳板完成了，你会发现工作情况大不同。

祝福大家。

编制学校Switchboard的历程

千万别当了行政就换了脑袋。职责或许不同，但也要舍身处置，这样才能事半功倍。

        日前共享了建设学校Switchboard的流程也步骤。今天和大家分享建设当时的想法与心理状况：

设身处置的想法与做法：

如果我是一名老师：

• 我需要做什么
• 在哪里做，怎么做
• 我不要一大堆不同的pen drive
• 我不要处理一大堆电脑问题
• 我不要处理病毒问题
• 我不要安装太多软件
• 我要方便，便捷
• 我要可以参考旧档案
• 我要可以修改旧档案变成新档案参考，毕竟一些东西是炒冷饭而已
• 我要做得有多一点点意义
• 我要最简化（不要人工计算巴仙率，统计或分析，不要另外弄graph)

如果我是行政人员：

• 老师们工作进度如何
• 有遇见什么难题吗
• 需要什么支援吗
• 有需要调动资源吗
• 整体情况如何
• 需要个别指导或跟进吗

这样的想法或许很简单，但没有一定的经历与机遇，是做不出来的。（愿将毕生所学，都与大家无私分享啦）

记得：别当了行政就换了脑袋。

建立学校的Switchboard

我们尝试站在PK1的角度想：

• 每一个老师每年使用多少种表格/档案？
• 每一种/张/份表格或档案，每年需要使用多少次？
• （若采用云端处理的话）有没有发现老师们每每处理档案后，你也要搜索有翻查不同的文件夹？
• 有没有发现老师们抱怨文书工作不停，即琐碎但不得不做，可是要做起来却非常琐碎？
• 有没有想过，让老师们不必自己整理、搜索档案或文件或表格？
• 有没有办法，简化自己的工作之余也简化老师们的工作？

        恭喜您，如果您曾这样思考的话，是时候建立属于学校的switchboard了。

        有朋友担心要建立switchboard不容易。但其实也不会太难。下面，编者手把手，先让大家了解建立的步骤，之后你就容易了。

        相信每一所学校有自己的，让老师们在里面工作的drive。不同的工作类别，就有不同的云端文件夹，对吗？

        一般的做法就是，创建文件后，就和老师们共享啦。但共享文件夹嘛，老师们可以搬迁或修改档案权限，这样就给自己多了麻烦。

        加上学校有不同年龄层的老师，文件夹越多，老师们吃不消，我们也吃不消。

好不好：

• 要做的事情的文件夹 = 学校的google site链接？
• 开个新的文件夹 = google site 加上那新的文件夹链接？

这样能不能减轻老师们的负担？但这并不是我们今天讨论的重点。

不妨考虑考虑以下几点：

• 共享工作文件夹=无法控制文件夹里面的内容= 自己担忧或需要修复内容 = 越来越多back up of back up....😂（因为老师要是搞砸了档案，你还要找back up档案来植入文件夹中，这个是浪费时间的做法）

So, 与其共享文件夹，不如共享档案就好。但老师多 = 档案多，要处理也不易

所以建议：

1. 先建立Switchboard的主页，俗称main page即可。Switchboard概念其实就和portal类似。 
2. 主页可以是由google docs或google sheet作为平台，个人是建议使用google sheet啦，有原因的。
3. 建立主页后，把每一个老师要做的事项名字列出来，如KEBERHASILAN PBPPP，IPPKBAT，SK@S，STD 4等等等
4. 在google sheet第二页，就以第一件事项命名
5. 命名后，主页的第一事项就与第二页（第一项事情）衔接起来 = 老师们点击主页第一项事情即可前去看见第二页 = 第一项事情的页面。
6. 在第二页（第一项事情）里，排版方面，依据年份，逐个加上老师名字后，把老师们的keberhasilan档案，依据名字，依据年份，衔接起来。
7. 如此一来，就看见同样老师，在同样事情中，不同年份的（历年）资料啦。
8. 重复处理直至完成全部事项即可（从今年开始也可以）。

你学校的switchboard 就这样被你逐步建立起来了。

之后，别忘记把主页定位起来。主页嘛，可以定位在site, 得力马或脸书或部落格或其他平台如telegram还是whatsapp里面即可。

        主要是方便老师们以最简捷的方式登入开始工作，降低老师们登入阻碍，减少各种找不到的说法，方便老师们开启=让老师们开心去做即可。

建立学校Switchboard的好处：

1. 不必共享文件夹那么风险（档案不见，被移除，被修改ownership等）
2. 帮忙老师们解决很多问题：电脑问题，软件问题，病毒问题，档案问题（开不到，跑位，优盘问题，老师不必找链接，不必找文件夹，找不到档案，突破学校时间空间和器材的限制=给老师们更多空间和时间处理要处理的工作=老师们更有弹性=可以更开心完成工作）
3. 自己不必在不同的folder中跳跃，不必去记或搜索不同folder名字=节省自己和老师们的事件和精神。
4. 大家可有序查阅历年档案=行政组和老师们可以有序查阅档案=方便随时检视（你别笑，谁不喜欢拥有历年档案的体验？）
5. 方便查阅档案，因为可以加上monitoring功能，知道和跟进、提醒老师们需要处理的事项（不是监督，是跟进和提醒）
6. 方便整理老数据（例如拷贝或整理全校老师的std4或那kbat分数，然后作为全校整合统计分析之类的）
7. 既有隐私，也完成工作：每个老师只可开启自己档案，完成后就关闭即可（老师们看见自己东西，看见行政回馈，如视察分数，可是却不必去比较-记得设置不允许下载或打印即可，可惜无法拒绝截屏啦）
8. 方便添加新老师：有新老师来的话，仅需在每个事项/副页中，其中一个现有老师档案make a copy，在副页里加上新老师名字并衔接起来，然后与该老师共享即可（档案自动在文件夹里面出现=节省我们去找文件夹的工作）
9. 容易管理：老师退休？逐个页面点击该老师名字开启档案后，修改该老师为为浏览权限即可。（不必我们去找文件夹folder = 珍惜生命 = 节省时间、精神、资源)
10. 那些琐琐碎碎的，什么老师出席率啊，代课记录啊，SPLKPM之类，都可以在主页显示事项，衔接去副页后在副页发展（但不在今天的讨论篇幅内啦）

有兴趣建立属于自己学校的switchboard吗？😊

        别给自己太大压力，可以从今年开始建立的。2024年开始建立，2025年继续沿用。这样就有了2年的档案可以作为开始啦。

想看看样本？点击这里这里看看学校Switchboard样本啦