One Sheet for All

Imagine running a school with multiple files and tasks to handle. 
Imagine the files need to known/ filled/ submitted by teachers in the school.

Image the teachers' burden when they have to look the files up, open the files, manage the files if not printing the files to submit to the administration team.

So, the fundamental question, if not ultimate one is, can we do better to help our beloved teachers? I think we can, thus the birth of this idea: One Sheet for All.

As its name sake, it's just a Google Sheet, with all the files linked to it as a gateway for teachers to access their files. But how to set it up in the first place? It's simpler than you think, actually. Read on to know more.

Steps to set up a One Sheet for All:

Preparation / things needed:

1. Teachers' name list for the entire school.
2. Teachers' individual email that will be used (collect it via Google Form is much easier for further processing)
3. Update Administration Contact for easier information integration in the future (do this once, you are set for the rest ot other file sharing session)
4. Have the files you would like the teachers to filled in ready and prepare to upload them. Upload a copy of each file you need the teacher to fill in once will do. The rest, we will make copies out of them.

Steps to set up One Sheet for All:

1. Open a Google Sheet and stand by. This will be the main file / sheet for all teachers to access their files later on. This sheet's link will be shared with all teachers for future usage.
2. Copy past the teachers' name in it.
   
3. Name the sheet properly, using easily identifiable names, such as PBBBB, SKS Std.4 etc.
4. Now, open Google Drive. Open a folder, name it properly and clearly.
5. Open that folder, upload a file of the specific funtion. Example: Keberhasilan file of PBPPP.
6. Once uploaded, click the file to open it. 
7. Keep the origital file as it is. Make a copy of this file and name it related to the teachers in your school, e.g.: Keberhasilan Teacher 1.
8. A new file will be created with the said file name.
9. Set this file with the following rights: Teacher 1 will have editorial rights whereas administrative staff would only have viwer's right.
10. Set automated notification should the file undergo any changes / update / filled by the teachers. A notification would be sent to the owner via email. This is to keep track of the progress of the file so actions could be taked if the file is updated. 
11. Acquire the link of the file, then in the main file, right click at Teacher 1's name, choose hyperlink, insert the link in the space and that's it! The file is now linked by the name of Teacher 1 from the list in the sheet.
12. Repeat the steps until you have all the files for all the teachers in your school.
13. Finally, just sent the link of the Google Sheet link, with the setting all teachers in your school as viwer access right via any means you have. 

Why? By doing this, you, as administration of the school, you will be: 

1. Lessen the burden of teachers having to manage the files by themselves. Because all the files are now accessible online via a single interface: Just a Google Sheet file will do. The best part is: all teachers just need a link to access the main gateway.
2. Lessed the burden of setting up any fancy website/ sites/ blog etc. to better facilitate the workings for your teachers.
3. You / the administration team would have access as viwer to all the files in your school by your teachers. 
4. Successfully reducing the amout the paper stacked / filed on your desks and office. 
5. Keeping vital data available and accessible anytime of the day.
6. Able to compile and acquire the big picture of how things are actually running in the school. How to compile each individual data from each file is another question and not within this discussion.
7. Reduce if not eliminate the need of ICT issues: teachers will no longer be bugged with computer viruses, pen drive issues, corrupted file, PC downtime etc....The files are online, accessible anytime anywhere. In the bigger picture, total operation cost is further reduced.
8. Providing flexibilities for your teachers: they now have the flexibility knowing their files are safe and sound, and they know where to get them. They could now fill the files later of thee day, when they are free from teaching duties etc....Heck, they could even fill in the files in the middle of the night if they way (as long as it hasn't exceed the dateline).
9. Saved from ridiculuous and nonsense excuses (from certain teachers) about why it wasn't filled. Still, do be courteous, as we know, teachers are only humans too. 
10. Asking the teachers to keep themselves up to date how things could be done, online and not just offline like the good old days. 
11. Reducing paper, reducing ink, reducing the time (certain duplication could be better done if the online version of files are used)
12. Transfer the files easily: should there by any changes in the management team, files are easily transferrable to the new management team, and the work could continue as usual. 

Having said that, if you are interested to know more, do drop us a note and we'll try to set things up for your school. (If you are an administration staff, you will have to take part of course!)

One Sheet for All, a simple idea with great impact. 

God bless.

理想的办公资源

个人理想太多，但我们来看看是不是都做到？

1. 足够的文具资源：一般问题都不大。学校有提供。
2. 足够的电脑配备：各校情况不同。但很多老师现在使用个人手提电脑，问题也应该少了许多。
3. 足够的电脑技能：各校师资情况不同，建议提供足够的老中青阶层的培训，尽量减低各阶层的空隙即可。
4. 足够的网络资源：网络浩瀚，应该不是问题。
5. 良好的网络衔接：大部分学校都不是问题。
6. 优良的打印配备：这个就看情况了。很讽刺的是，都快进入22世纪了，还是需要打印出来。是不是很莫名其妙，但有时候，不打印出来，还真的无法好好查阅文件。
7. 有组织的工作编排：这个，大部分学校都不是问题。好的领导层，通常有好的组织编排。
8. 有系统的工作方式：这个是笔者开始工作迄今最大的使命。很多学校都在忙，但大家各忙各的，难以整合。这个将会是各学校行政管理层应该要多家留意的事项。

换句话说，要做什么，要怎么做，在哪里做，这些其实都是次要的。首先要推动和让大家明白的是：为什么要做。但往往，这个就是最大的阻力，因为大家要做的事情，实在是太多太多了。

        笔者举个简单的例子就好了：学生的体高和体重。这本来是在SEGAK项目以及BMI5-9T事项中直接记录的事情，奈何那RMT又要知道，之后可能连B&K的也有兴趣要知道，没多久，成绩报告册也要记录，加起来，一共至少2个部分需要知道。（学生家长也好像很需要知道自己子女的体重体高，是不是很奇怪呢？）

        但，站在老师或处理的角度看，简单的体重体高的工作，就至少出现了两个次数。一次出现在BMI里面，一次出现在成绩报告册记录里面，还有就是在RMT里面。

        挑剔的人，会告诉笔者，毕竟是不同的老师负责啊。哦哦，不一定的。小型学校的话，一个老师身兼数职是常有的事情。所以别一支竹竿打翻全部人，说那些不负责任的话。

        是的，笔者常常觉得，有系统的工作，真的可以减轻很多不必要，或者重叠的工作。让老师们开开心心的工作，安心的工作，知道在哪里做，知道怎么做，知道做什么，也是一门艺术。

那，身为学校管理层的我们，何不想想，有什么地方是可以开始带来改变的呢？

衷心祝福：圣诞节健康。

即将接收的手提电脑

相信很多学校即将接收一批手提电脑。说是教育部提供，方便教学或让学生使用的器材。根据手头的资料显示，大都是LENOVO的品牌，教师使用的是16GB RAM的配置，学生使用的是8GB RAM的配置，都是使用第12代i5处理器。看起来是很不错的器材。值得一提的就是，这都是手提电脑，不是网络本/ netbook。

        新的器材固然好用，但也视乎器材的配置才知道能如何善用。无论如何，笔者列出一些大家可以顾及或留意的，请各校ICT老师们跟进的事项（又是ICT老师，对吗？哈哈）

接获新电脑必须留意的事项：

1. 检查有无额外，即没有作用但影响运作，可是可以完全删除的软件。我们称之为bloatware，这些软件，一概拆卸。不必讨论。
2. 检查办公软件是否可以运行。办公软件如MS Word, Excel, Power Point等是一般电脑（以Windows来说）常用的办公软件，必须检查确保可以开启，以及尝试了解使用期限。不然1年后就失去作用的话，也没有实际意义。但，基于学生都有个别的谷歌课室户口，建议让孩子们接触谷歌办公软件(Google Docs)会更适合。必要的话，将谷歌办公软件直接安装好备用更好。
3. 检查更新防毒软件。无论电脑多先进，都需要防毒软件。别单靠视窗或OS提供的版本。那是不足够的。建议另外添加适当的防毒软件。若接收的电脑已有付费版本，那就继续使用，直至期限届满再另做安排。但在使用电脑前，务必完成更新防毒软件，因为自出厂至送抵学校，或多或少有一段时间，所以必须更新。
4. 检查并更新浏览器。同时，安装额外的浏览器。一般上，很多人会习惯使用电脑原有的浏览器。也不是不可以，但应该让孩子们留意并知道，其实外面还有很多各种浏览器可以使用的。一般有Chrome, Opera, FireFox, Safari等浏览器，不局限在随同电脑前来的Edge而已。鉴于目前上网的时间较多，所以，更新浏览器势在必行，没有妥协。
5. 进行至少一次的OS更新，以及硬盘重组的工作。将不需要的垃圾，都清除干净。让孩子们使用的电脑，是完成重组，没有任何垃圾的电脑就好。
6. 最后，就是电脑的安全啦。尽力安排在安全的空间让孩子们使用电脑。电脑的保安，尽可能滴水不漏，不然写报告写到手软。不见了，影响的不只是金钱的赔偿和损失，也影响了个人以及学校，甚至是教育部的好名声啊。大家不得不留意。

小小分享，希望可以帮助到大家。

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叫重叠远离我们，可能吗？

工作上，有很多重叠的事项，要叫这些重叠的工作，远离我们，可能吗？

简单的举例：教学视察工作。既然都已经填写在表格了，既然校内都有了可以校内检查审查的机制，为什么还要在线输入呢？美其名是为了更有效的跟进并获取更好更完善的信息，但换个角度想，又是否可以直接填写线上表格而不必填写校内的表格呢？

要是仅仅填写线上表格，就等同无法得知校内的情况，但相对，就减少本身的工作。

要是仅仅填写线下表格，应该也是不可能的了，因为信件来到手中，就是要开始填写线上表格的了。说不要不等同不必填写。系统再不给力，也是要尽量完成的事情。还真的有点头痛的。

        在这样的情况下，最适当的决定，就是向线上系统要求提供校内分析的功能。唯有这样才能够让我们那些重叠的工作尽量远离我们。

笔者尝试再举例：

学生参与的各种常识比赛活动。纸本的参与方式不是不好，但在管理上，却有不少的挑战。线上的方法也不是完美，但在执行上，同样面对一些技术挑战。

        但，在批阅方面，纸本终究不及电子方式的处理。无论在速度，批阅，整理统计或分析，都是电子方式取胜。但这不代表纸本方式没有可以改进的空间。

        那要怎样远离重叠的工作呢？出路很简单：学生携带电子器材，或善用学校提供的电子器材前来。然而，这也代表，必须想法子解决各种器材使用和处理带来的困扰。但比起纸本的批阅，讨论，然后统计和分析，笔者觉得，老师们不会犹豫不决的。

        在教育工作这个环节中，其实不大可能完全摆脱重叠的工作。但求大家互相配合，尽量将各种重叠的流程，简化优化梳理清晰，加以改善的话，相信是可以减轻不少的工作的。

        新的一年即将来临，要是有任何建议或想法的话，不妨留言让我们知道，看看可以怎样改进大家的工作方式。加油。

祝福各位：冬至健康。

错综复杂但却井然有序的工作方式

我们的工作内容，即错综复杂，也要井然有序。

错综复杂，因为涉及到不同的范畴和层面。竟然有序，因为要在完成某些工作的同时，也顺利完成其他工作。此话虽然矛盾，但也是事实。

举例1：在处理Penjaminan Kualiti PBD的时候，要处理的有表格A，表格B和表格C。但在处理表格B的时候，能不能就此完成表格A和表格C，进而达到仅仅完成表格B即可，减轻大家的焦虑的目标？

举例2：在填写学生的TP的时候，能不能同时完成依据TP分类统计和分析计算的工作？老师们就专心处理TP的输入就好了。（目前透过IDME处理，只是架构和设置过程过于繁杂，十分不喜欢）

举例3：老师们在输入和整理学生体高和体重的数据或资料的时候，有没有办法将体高和体重的资料，直接显示在需要的表格中（例如segak, BMI 5-9T, 以及辅助餐的表格中）？

举例4：一旦完成了核实和检查学生生日日期后，有没有办法进一步简化统计分析孩子们依据生日月份的资料，进而达到可以透过家教协会添购爱心礼物，颁赠礼物的目标？

举例5：在输入各班孩子们的运动队伍的时候，有没有办法顺道进行依据性别以及人数比例的分析和统计，进而尽量达到性别和人数均衡的终极目标？

举例6：在填写个别教师的视察结果或报告的时候，有没有办法在填写之际，就完成校内整体统计和分析的部分内容呢？

举例7：每日填写教师出席人数的时候，有没有办法顺道统计该月份，甚至是该学年的全年出席分析统计顺道完成呢？

举例8：每日编排代课的时候，有没有办法依据个别老师的姓名或班级或科目，进行缺席的统计和分析呢？

让老师们专心教书，让数据统计和分析的工作，回归到最直接、最简单、最少次数、以及不是局限于空间的处理，老师们会不会就此觉得更好呢？

筹备和建设数据采集的工作

当上学校行政管理之后，最头痛的，不仅仅是各种文书工作，还要顾及各种没完没了的数据采集工作。因此，如何采集数据工作，是每一所学校行政管理层要留意的。    

        数据的采集，一方面要顾及数据的来源，一方面也顾及是否方便提供数据的一方（通常是负责个案老师们啦）。还有一方面就是数据采集之后的分析和统计了。

        笔者提供数个通常要采集的数据举例，让让大家稍微了解一般上要采集的数据种类（不代表每一所学校都需要采集的啦，大家先不要慌张）

1. 教学视察结果SKS Std.4表格
2. IPPKBAT的表格输入和数据
3. 在Penjaminan Kualiti PBD中的ABC表格
4. 老师们的出席率（其实都已清楚记录在eoperasi了，不知道那些县教育局官员为何还要另外记录呢？）
5. 学生出席率（其实也清楚记录在APDM了，为何还要另外记录和分析呢？）
6. 课外活动各种学会、体育、制服团体的人数、性别、种族的分析
7. 学校运动队伍的人数和性别分析
8. 学校运动会的赛项赛绩（这个目前没有多少学校有进行的啦）
9. 学校教具借用记录
10. 学校设施使用记录（各种特别课室的使用率）

Well, 当然，这个举例并不是全面的概括，但让大家看见，确实有很多需要采集的数据。因此，如何采集、处理、统计和分析数据，将会是每一所学校行政管理要面对的挑战之一。

        笔者认为，任何数据的采集，必须，是的，是必须留意采集的来源以及采集的方法。若采集的来源是家长或学生监护人，采集的界面必须是最简单的，要求的事项是最简洁的。

        若采集的来源是老师的话，采集的方法要多加留意，让老师们不必局限在学校中工作而已，让老师们拥有和外界人士同样的便利，让老师们拥有突破在学校工作的便利，将是老师们工作的最大便利。

        若采集的资源是来自学生的话，采集的方法就和来自学生家长或监护人一样了。

        采集了若干数据后，要如何统计和分析呢？

        倘若使用谷歌表格的话，统计和分析的工作都是在提交回馈后一并完成的。但有时候，一些资料，并不能透过谷歌表格提交的。试问，这样的话，要如何做到数据的统计和分析呢？

        笔者建议使用sheet的链接功能。

        任何数据的采集，必须采用某种方法处理。倘若使用谷歌表格的话，同样也可以透过google sheet显示出来。若非使用谷歌表格的话，使用谷歌sheet采集的话，当中采集的数据，必须有能力汇集、然后才能进行统计。

        笔者希望的就是：将这些采集的数据，全部汇集起来之后，然后进行统计，那就是最好不过的了。

        举例：

        某校行政进行了各老师的视察教学，也填写了Standard 4的电子表格。这些个别的电子表格中的数据（在设计上，是一个老师一个档案，一个档案足够使用一整个学年的了）必须在该档案中其中一页显示出来，这样才可以看见该名老师在该学年中，任何的进展或需要改善的方面，对吗？但这也是仅仅显示一个老师的数据而已。

        然而，要是我们将每一个老师的个别数据，连接到一个汇集全校老师的档案或页面中（是的，试想像，每完成一个老师的视察后，每填写一份电子表格后的自动汇集的情况），这将会是很不一样的工作方式：

• 行政管理填写全校40个老师第一次的视察教学表格。
• 40个老师的视察结果，就自动汇集在一个在设计上，汇集了该学年的X次视察教学结果的表格中。
• 行政管理或负责组长，可以参阅该数据，进而完成会议记录需要的报告或数据。
• 重覆完成该学年的视察工作，所有数据自动汇集统计分析。
• 学年结束后，打印成为电子档案还是纸本档案后，即可清洗每一个老师的档案，准备来年备用。

笔者再举例：

在那让人痛恨的penjaminan kualiti pbd中，有三份很头痛的表格。分别成为ABC的表格。A表格时校长处理，B表格是科目主任处理，C表格是科任老师处理。

        但校长和副校长，即使用A表格，也使用C表格，因为他们即是行政管理层，也是科任老师。所以每个行政管理层就有2张表格需要处理。（别忘记每个科目都有2张张表格，每张表格中还有无数项目要填写）

        接下来，我们看看科目主任要负责的B表格。每个科目主任要依据所管理的科目（1个科目1份B表格），以及依据所教导的科目填写1份C表格。换句话说，要是一个科目的主任，仅仅管理一个科目的话，就要填写1份B表格，以及他/她担任的其他科目的C表格。举例：若A老师是A科目的主任，但A老师又教导3个科目的话，那么A老师需要填写1份A科目的B表格，以及3个科目的C表格。A老师就因此需要填写1份B表格，以及3份C表格。加起来一共是4份表格中的无数项内容了。

    再来，我们看看单单教课的C表格。若B老师是没有任何管理科目的职位，仅仅是科任老师的话，那么B老师就需要依据本身所教导的科目的数量，填写若干数量的C表格了。举例：B老师教导5个班级的5个不同的科目，那么B老师就需要填写5份C表格

        这样的情况中，大家先别觉得好笑，因为在大型学校，这个情况是很可能存在的。

        试想像，这么多的数据，这么多的表格，试问要如何采集，要如何统计，要如何分析，试问学校管理层要如何了解每一个科目或老师们的进度呢？

        所以，笔者个人十分推荐：善用Google Sheet中的链接功能，将这三份表格都衔接起来，然后让老师们的工作轻松一些。它的运作方式说明如下：

1. 学校管理层专心跟进A表格的资料处理就好。A表格将会是汇集全校科目的B表格所提供的数据。
2. 科目主任也是管理1到2个科目。科目主任专心处理B表格就好了，任何科目的活动或编排，都是科目主任在B表格中填写即可。B表格中填写的日期资料，将会传送到A表格和C表格中。（若是手写处理表格的话，小型学校的话，科目主任也要管理好自己的C表格，确实有点头痛。）
3. 科任老师就专心处理各自的科目C表格就好（其实也只是填写所教导的班级，以及老师自己的一些个人资料如姓名而已）。其他日期等资料，将会自动从B表格自动传送过来。

在运作上，大家会发现到，先将B表格设置好，再设置和衔接C表格以及A表格，那么大部分的数据就会自动传送过来。科目主任也可以因为不再需要兼顾自己的C表格，而可以更专注处理好B表格即可。

        在行政管理上，就好像文章开头说的，很多程度上，都需要采集、统计和分析数据。因此，何不花心思在架构各种更好，更有效的数据采集、统计和分析的工作上，让大家（特别是前线的老师们）的生活更美好呢？

后记：

笔者明白很多学校管理层基于担心不被官员接受这样的做法而选择了传统的手写方法。但在科技年代，要是遇见不合理的官员，唯一的出路和改变，就是透过参加不同的科研活动，提高知名度，引起教育部高层的了解，从上传下达的脚步出发。

        这个改变，虽然不是很容易，但旨在大大减轻老师们的工作。所以笔者打算将这个想法（其实也已在笔者学校实行）付诸行动，参加2024年的inovasi活动。希望小小努力，可以引发更好的改变，让老师的工作，获得更好的改变，改变更多学校的管理层的眼光和看法。

感谢神可以和大家共享

祝福大家圣诞节健康

设计与工艺-让孩子设计流程图

每年的设计与工艺，都是老师讲课，好闷啊。好不好将设计流程图的课，让孩子们了解了基本设计后，放手让孩子们设计更好的流程图呢？这里，笔者和大家分享一系列的步骤，方便大家：

1. 在前面的数堂课，先让孩子们熟悉Google Slide的基本功能和操作。比如字体大小，颜色，置入图形等。
2. 学习共享档案的处理（获取孩子们朋友的电邮）以及进入共享的功能中。过程通常会比较混乱，全部孩子举手需要老师帮忙。
3. 在讲述了基本的设计流程图的步骤后，就提供孩子们三个情景吧：
4. 派发纸张或画纸。让孩子们可以个别或与另外一个朋友合作完成需要设计的流程。
5. 学生尝试选择情景并开始设计流程。
6. 师生讨论。
7. 孩子们开始运用谷歌Slides将纸本设计从纸张搬到电脑里面。
8. 教师跟进孩子们的设计，找出可改进的地方，给予适当的指导、提醒或纠正。
9. 完成设计后，孩子们提交链接。
10. 将孩子们设计的档案，下载编制成为电子书即可。

设计情景建议：

第一个情景：设计一个路口的交通灯的流程

第二个情景：设计居家保安系统

第三个情景：鉴于韩国2022年发生人叠人推挤伤亡事故，所以设计可以有效监督街道行人数量并预防需要采取的行动的流程

常见问答：

问：如果学生提供情景以外的设计流程呢？

答：接受。目的在于指导孩子们设计有效的流程而不在于局限设计的内容。

问：通常需要多少时间？

答：看老师如何教导设计流程的经过，学生是否理解举例的情况，以及善用Google Slide的程度。

问：这堂课最后的作品，要编制电子书的话，有什么要留意的？

答：先收取孩子们的作品。孩子们在纸张上的设计，保存下来，那个是实体的作品。同时也收集孩子们的电子作品。将孩子们的电子作品下载成为PDF或JPG （其实PNG格式更好），然后汇集成为该班级的作品集结。

问：如何收取孩子们的电子作品？

答：善用谷歌课室。确保孩子们有登入谷歌课室之余，也让孩子们习惯使用谷歌界面。但最重要的就是，体会日后出来提交作品的方法。

问：如何将孩子们的作品编制成电子书？会难吗？

答：拍照后，下载到电脑中。运用特定软件，编制电子书过程不会太困难。需要的是时间。