Apa kata jika Borang C dapat diautomasikan?

Hasil dari hadiri Bengkel Looker Studio, dikenalpasti bahawa setiap guru mata pelajaran perlu pegang 1 Borang C dalam urusan Penjaminan Kualiti, manakala Ketua Panitia perlu uruskan Borang B.

        Menurut JU, selagi mata pelajaran yang diajar adalah sama, tak kisah berapa kelas / tahun yang diajar, maka 1 Borang C untuk mata pelajaran yang sama sahaja diguna. 

        Namun, setelah dikira bilangan yang perlu diisi, tidak kurang juga. Setiap Borang C ada 15 aspek. Maka, pemikirannya ialah:

1. Adakah Borang C dapat diautomasikan dengan syarat Borang B lengkap diisi oleh Ketua Panitia?
2. Adakah Borang C bagi Ketua Panitia boleh dihubungkan dengan Borang B supaya dapat ringankan beban kerja Ketua Panitia?
3. Adakah pemberian skala dalam Borang C dan B boleh diautomasikan?
4. Bagaimana dapat direka set Borang C mengikut mata pelajaran ditawarkan di sekolah tanpa mengira mata pelajaran yang diajar guru tersebut? 

Dengan niat bantu ringankan beban kerja guru (masa dan tenaga guru tidak sepatutnya diguna untuk isi tarikh / urusan untuk disemak silang semata-mata). Automasi patut dan boleh diperkenalkan untuk mudahkan urusan semua. 

        Dengan Borang C dan Borang B yang selesai digubah ini, setiap Borang C kini:

1. Ada 15 aspek, dengan tarikh dan urusan yang boleh dihubungkan terus dari Borang B.
2. Setiap aspek ada 20 ruang. Maka bagi 15 aspek, sebanyak 300 ruang perlu disediakan untuk setiap Borang C. 
3. Setiap satu Borang C bersamaan dengan 1 mata pelajaran diajar.
4. Bagi sekolah SJK, rasa-rasa ada 12 mata pelajaran = 12 Borang C untuk seseorang guru / fail = 3600 kali sambungan.
5. Oleh sebab tidak dapat menjangkakan mata pelajaran yang diajar oleh guru setiap tahun, maka cadangan adalah setiap guru disediakan fail lengkap dengan 12 mata pelajaran. Guru mata pelajaran cuma perlu sembunyikan helaian mata pelajaran yang tidak diajar.

Pengurusan Borang B

Ada 2 kaedah pengurusan Borang B: secara bersepadu atau secara berasingan. Bagi kaedah bersepadu, sebanyak 12 Borang B disediakan dalam fail yang sama. Bagi berasingan pula, sebanyak 12 fail Borang B disediakan. 
        Apa jua kaedah, Borang C perlu disediakan dengan 2 kemungkinan tersebut. Pendek kata, Borang C perlu disediakan untuk ambil data dari Borang B secara bersepadu (versi 1) atau Borang C perlu disediakan untuk ambil data dari 12 Borang B (versi 2)

        Maka dikongsikan 2 versi pengurusan fail untuk keperluan masing-masing:

Versi 1: Borang B bersepadu, 12 panitia disatukan dalam 1 fail.。

Kaedah versi 1：

1. Muat turun fail di desktop atau lokasi lain. 
2. Buka Borang C. Pastikan semua pautan dihubungkan dengan tepat. (sebanyak 3612 kiraan dihubungkan) 
3. Jika Ok, perbanyakkan sepertimana bilangan guru sekolah.
4. Namakan fail.
5. Maklumkan kepada Ketua Panitia untuk lengkapkan urusan tarikh dan mesyuarat / aktiviti di Borang B ikut MP dan halaman masing-masing. 
6. Ingatkan guru mata pelajaran untuk urusan Borang C masing-masing. 
7. Guru mata pelajaran sembunyikan halaman yang tidak diajar.

Versi 2: Borang B berasingan. 12 fail untuk 12 panitia。

Kaedah versi 2：

1. Muat turun fail di desktop atau lokasi lain. 
2. Buka Borang C. Pastikan semua pautan dihubungkan dengan tepat. Borang C akan dapatkan data dari 12 fail Borang B serentak (sebanyak 3612 kiraan dihubungkan). 
3. Jika Ok, perbanyakkan sepertimana bilangan guru sekolah.
4. Namakan fail.
5. Maklumkan kepada Ketua Panitia untuk lengkapkan urusan tarikh dan mesyuarat / aktiviti di Borang B ikut MP dan halaman masing-masing. 
6. Ingatkan guru mata pelajaran untuk urusan Borang C masing-masing. 
7. Guru mata pelajaran sembunyikan halaman yang tidak diajar.

Kritikal: 

Memandangkan MS Excel yang diguna secara bawah talian, maka perkara berikut perlu diberi perhatian: 

1. Kualiti CPU akan pengaruhi urusan penyambungan data semua fail. Perlu menjaga peranti CPU dan urusan anti virus perlu dijalankan. 
2. Semua fail perlu disimpan dalam folder yang sama. Tidak dinamakan sewenang-wenang. Fail tidak boleh dipindah luar dari folder. 
3. Jika ingin benarkan akses dari rangkaian yang sama, maka perlu usahakan perkongsian fail (file sharing), hak akses dan versi simpan. 
4. Jangan lupa untuk tetapkan tempoh simpnan di MS EXCEL:  File > options > save > tetapan tempoh masa 1 minit.

Bacaan lanjutan: 

Langkah-langkah tetapkan perkongsian fail: 

1. Buka fail > REVIEW
2. Klik SHARE WORKBOOK
3. Klik ALLOW MULTIPLE USER
4. Klik TRACK USER (这个还不是重点，可有可无)
5. Klik SAVE

Jika perlukan khidmat / fungsi simpanan atas internet / drive, sila hubungi GICT masing-masing.