INSTRUMEN PEMANTAUAN KBAT PDP 2016

最近接到消息表示需要完成KBAT的教学评估。乍看之下一个老师的评估竟然有24页的表格/文件要过目。所以决定动手进行小改革成为简单的excel小档案。

点击以下链接下载

1. Instrumen Pemantauan PdP KBAT versi 2016 (MS Excel)  （已经改良的表格，没有密码，用户若发现任何需要修改的，直接修改即可）
2. Instrumen Pemantauan PdP KBAT versi 2016 asal (PDF) （原有档案，24页）
3. SkorPPDxx I THINK提交县教育局/州教育局备用的表格。

此档案下载链接亦设置在下载区备用。

后记：

为什么要改？

2017年年终（12月）才接到要完成这件事情，而且是20% 老师要填写。但2018呢？

未雨绸缪，做事情要长远计划。如果评估一个老师就要24页表格，双页/前后打印或复印也要12张纸；而使用的纸张也就算了，还要逐个项目人手计算？（问卷有4个主要部分需要统计，一共36个评估项目，每一个项目有3个评估值，计算好36个评估项目以及每一个项目的评估值=36个输入/计算点，又要统计4个部分、计算出巴仙率、然后根据3个等级去评估那堂课的KBAT成就，以及完成一些问卷/访问等）

个人觉得，这不是办法。

所以这个档案必须达致以下几个目标：

1. 必须是自动计算所有36个计算点
2. 必须自动计算巴仙率转换
3. 必须自动计算评估的那堂课的KBAT成就
4. 必须是更节省纸张/打印的
5. 必须是可以使用手机/平板/手提电脑直接计算完成的
6. 必须是可以视察老师后可以根据老师名字或日期自由命名方便储存的电子档案（若要长期保存或可考虑PDF格式保存）
7. 必须是要完成评估后可以直接电邮/发送的评估结果（可以通过电邮/社交平台等发送）

综合以上目标，有了小改革如下：

1. 页数由一个老师的24页减少至一个老师8至9页。（每个老师节省15页或62.5%纸张使用量）
2. 自动结算1个老师36个评估项目结算.
3. 依据3个表现指标自动计算该课的表现（自动化，不必评估员再次对比）
4. 依据项目结算自动转换巴仙率

试试想象2018年若每一个老师都需要进行此评估。举例一所学校有10 个老师的话，呵呵。你明白我说什么了吧？

共勉
版权没有，翻印不究。
欢迎改良/改进共享。

下载区

这部落格开发了一个下载区。会尽量将非机密文件上传并和大家分享。这里分享的文件/档案一般上都是已改良/加上一些特别设置的。

就如最近分享的UPSR 学校注册文件，里面是加上了一些原有文件不足的地方。让整体使用的感觉上，更优秀。一切，旨在提升行政的文书工作流程。

如果有任何有建设性，或者要和大家分享的文件，可以告诉/电邮小弟帮忙分享。谢谢

可以点击这里直接前往下载区

通告的整合

每每想到学校每年花费多少在纸本通告上，脑子不禁发麻。究竟是学校跟不上时代，还是学校不能跟上时代？

1996教育法令阐明学校发放通告的必要性，但这却和2007年的（或有更新的版本，大家可以查询看看）办公管理通令(Pekeliling Panduan Pengurusan Pejabat)有冲突的。

个人建议：修改教育法令，让教育法令得以让学校拥有更自主性，合宜时代改变的传达通告方法。

可爱的是，为何那么多校长都没有好好提出来，为何就连教育部也没有好好阐明可以改变的事项呢？

许多学校的确已采用更好的通告/通报方法。但最后，是不是代表教育法令就此已被修改？我很好奇，也打算向教育部了解最新进展。

不是因为个人喜好，而是觉得纸本通告，经历太多不必要的麻烦。从起稿到打印派发，涉及的层次与步骤实在是累赘（有时候也因为某些人员的挑剔而泪水汪汪）才能完成。

是的。我期望更有效率的传达/传递系统。
免费的也好，收费的也好，通过短信的，面子书的等等各种方法，务求让外界了解学校最新通告的就好。

我，期待教育部的回答。拭目以待。

备注：至今2018年11月4日，仍然没有任何来自教育部长/副部长或公共服务局的推特回应。

整合

整合浅谈-管理篇

过去的管理方式，近乎是分而治之的方法。很多要处理或编排的事情都是分开进行编排与执行的。这是过去的方法，但现在或已不合事宜了。

那么在现代化的学校管理，有什么是可以整合的？
小弟就在此分享一些点子，大家一起学习学习：

学生奖励金事宜：
整合前：成绩记录的负责记录成绩，然后提交给财政进行计算需要准备的奖励金。2个工作层次因为涉及2个不同的人，财政可能要进行多一次的计算，因为担心错误。

整合后：记录成绩的当儿直接计算需要的奖励金，由财政准备需要的金额。同样是2个层次，但需要的金额已在输入成绩时候完成了。

学校年历：
整合前：各主要部分，即学术、学生事务以及课外活动、下午班事务个别准备年历。就是说可能有4个部分，每个部分12个月份的活动编排。当中可能会出现活动冲突需要另外编排，更甭说需要修改的话，是4个部分的负责人各自修改，然后再次整合对照。

整合后：所有部分在同一个年历日程上编排。一个年历，4大活动种类，一目了然。

教师外出
整合前：记录在学校教师签到簿，记录在教案，记录在EOPERASI，记录在学校的教师动向（部分学校有），需要的时候还要逐页翻查。。。。

整合后：记录在共享的日程里面，直接参考日程就一目了然知道谁外出。需要的话，马上搜索。

办公室用具记录
整合前：使用纸本记录。收到用具后，记录数量以及完成STOK的文件后，逐项记录在纸本记录内。有老师提取的话，逐页翻查，记录提取数量与日期，然后签名。如果要得知任何用具的剩余数量，就得逐页翻查。如果要得知提取较多的老师或之类的，就得逐个计算。

整合后：使用共享的档案。由电脑自动计算收取用具的数量与提取的数量，已经由电脑进行统计与分析。一目了然看见所有用具的存库。

学生到校方法：
整合前：班主任询问学生，然后根据名单逐个计算并提交副校长作下一步呈报。

整合后：在整理/更新学生资料APDM的时候一并整理更新，然后下载并设计方程式自动计算。（如果有必要的话，甚至可以设计与APDM下载后的档案直接连接然后计算的档案/方程式）

学生个人资料APDM：
整合前：一个学生大约有4至5页的表格要打印，派发，之后由家长更新，交回班主任更新存档。

整合后：一个学生1页。你也大概想到可以节省的资源和时间了吧？

部落格暂停运作通知

由于版主近来无暇（若说无能亦无不可，哈哈）兼顾本部落格运作，所以目前决定暂定营运直至他日通知。

谢谢各位的分享。部落格停运期间，也是版主寻求突破期间。拭目以待。

会议信件管理与教师出席管理

很多行政收到信件，或会忙着记录或考虑派发的老师。但个人觉得是时候改进了。

把会议和老师资料放在共享的日历，之后由培训秘书编排培训，以及方便书记处理出席。

这样，会不会很前卫？
绝对不会。这样也省下以前去会议的老师写在白板的这一环了。

至于教师出席签到以及培训记录或教案，那是教师个人层次的活动。不在此讨论范围。

有这新点子，你感觉如何？

有意见或评语，欢迎电邮我。

承印试卷的成本

很多行政可能没有想过，每一次评估的每一个年级或每一个科目的承印成本究竟是多少？

个人觉得，更有效的行政管理必须有能力精确估计这方面的承印成本，方能有效采集数据，进而才能进行一些比较有建设性的比较。

准备的过程中，一些要考量的事项如下

一年的评估的次数

每一次评估中每一个年级的学生人数

每一次评估中每一个年级的每一个科目试卷页数

每一次承印的每一张承印成本

把以上数据相乘并清楚排列即可进行适当的比较。

可比较的范围

每一次评估试卷的承印总费用
承印的科目开销增减

承印科目的页数=用纸量=资源增减=环保或可考虑研究或提升试卷排版培训。

有兴趣制作这样的统计系统吗？

共勉。

学校行政点子

电脑化的时间表编排与培训

电脑代课编排与培训

系统化信件管理与传输

善用云端与手机日程功能

以云端/手机日程功能编排设施借用记录。

整合PBS的档案管理

内部网络的建设与功能

提升打印技能：文件打印与设置/集体、多个档案打印功能

校历内容编排（TABLE OF CONTENT）

.........

学校设施使用记录

一般上，学校若有特定设施的话，会是如何记录或处理借用设施呢？我相信很多人会直接使用一本或更多的记录簿。但这样的处理方式并不是最有效率的处理方式。

为何这样表示？因为以上面这个方式处理这方面事务的人，涉及想预订设施的人以及需要处理预订设施的人，同样必须在工作地点或者是住家地点都同时拥有这些预订设施的记录才能够好好处理工作（也唯有这样才避免有其他预订的冲突）。但这样真的不是最好的方式。

将现代的科技/信息/沟通技术融合起来的话，真的是可以改进的。例如，使用GOOGLE 日历或谷歌SHEET或微软的EXCEL完成会更有效。

为何使用谷歌日历或上面提及的方法完成呢？

1. 使用在线的软件/APP完成的话，可以方便多方面的协调与配对。在处理上，唯一的问题就是日历管理员由谁处理了。
2. 使用下线(OFFLINE)的方法呢，则免除这个现象，但要将EXCEL / SPREADSHEET软件设置好，这样才能够看见是谁输入了什么在演算作业（SPREADSHEET）里面。
3. 想要预订者以及处理预订的人可以直接通过这些设置，无论在任何地点都能够将预订服务处理好。（同样，关键是：谁是设定的负责人，否则同样会出现预订冲突的现象）

有鉴于此，真的呼吁各位尽快学习并使用GOOGLE日历或者演算表SPREADSHEET功能，才能够将这些需要处理的工作处理好。

有鉴于此，个人建议将设施预订的日程表公开，方便更多人知道，这样在处理预订的事情上，也有更透明的流程。

点击这里浏览使用谷歌日历的影片

点击这里浏览使用演算表制作预订设施

背后故事：
学校的特定设施，一般上可以通过时间表的编排让用户知道使用时间。但涉及需要租借学校设施的外界人士而言，就不是很方便了。N年前在等候车子服务的时候，看见某车行的服务中心竟然可以EXCEL完成车子保养的预订时间，茅塞顿开，许久都在酝酿这个点子。随着科技发达与信息流通的提高，个人觉得是时候和大家分享这些点子。让学校也能够在行政和管理上，一并搭上信息工艺的列车。

加油共勉。

代课表的建议

在编排代课的时候，一般的做法是安排适当的老师在班上代课。这个是最基本的要求。但行政的要求必须超越这个需要。

编排代课的时候，如果可以的话，就让代课表的准备执行，不仅仅能够满足/超越代课编排要求，甚至可以满足行政上的要求。

行政对代课执行编排的要求：

1. 有效通过各种方法记录以及传达代课记录。例如：通过学校网络，布告板，校内社交群体等。主要目的是传达与通知。此举亦将代课编排朝向透明化运作迈进一大步。
2. 有效记录代课编排：让编排的记录，能够有系统的储存，查阅，甚至是存档。电脑化的编排以及PDF格式的打印，能够达到这些要求。
3. 能够让使用的人更有系统的筛选/搜索某日、某班、某时段、某老师缺课/代课记录，甚至是找出某日的总代课节数以及老师个人的代课计算。

无论如何，代课也仅仅是行政管理里面的其中一个小部分而已。希望大家在编排的时候，不再仅仅是编排，而是要达致同时完成数样事情的目标。

整合工作流程，这是行政的未来趋势。

共勉

电脑内部网络LAN

一般上，学校行政或有不同的电脑。但在传输档案/文件方面，如果条件许可的话，建议建立学校行政电脑内部网络，方便传输档案/文件。

内部网络，俗称：LOCAL AREA NETWORK （LAN）可以让不同的电脑，在同一个组别内传输/分享档案。这样的作业方式，可以减低优盘的运用以及简化档案的传输。

唯一的缺陷就是：电脑未能自动显示或通知用户有新的档案传输过来。

如果学校设备以及人力资源有能力建设这个功能的话，真的鼓励各位尽快建立LAN,你会发现有所不同的工作效率。

电脑化编排时间表

采用电脑化编排时间表或许是一个新的尝试，但却能够同时完成许多工作。

只要输入/设置妥当，电脑化编排时间表的确能够减轻许多工作。更美妙的是，许多设置可以一再使用。

以下和大家分享一些不同的时间表软件让大家参考：

ASC http://www.asctimetables.com/
最大优点：输入后近乎全自动化的运作。
最大缺点：需要注册。否则不能打印。费用昂贵，接近马币1千零吉。

https://www.timetabler.com/timetabler/
优点：免费下载
缺点：需要付费

http://www.primetimetable.com/#generator&id=09c6044a-1a05-4f99-b9a6-fa7f3cc8a0f9
优点：在线编排。能够马上同步手机/平板/网页。客服超级棒。
缺点：需要网络。网络设备欠佳的话，就抱歉了。30天免费试用。

免费版
http://ccm.net/download/download-22734-free-timetabling-software
最大优点：可以EXPORT时间表
最大缺点：不是很友善/彩色少。

FET时间表 http://lalescu.ro/liviu/fet/
优点：完全免费。
缺点：比较复杂的时间表需要更多时间进行编排。

书信处理

一般流程：

1. 收件/打印
2. 确认有关负责人与需要采取的行动
3. 制定执行与期限(可直接在日程记录)
4. 发放信件副本给有关老师并指导执行
5. 提交回函并保存副本在学校(电邮或普通信件)

提问：

这个流程看起来相当完善，但如何做到更好？

智能手机如何帮忙？

与其在看见信件才来采取行动，直接在手机把网址传送到老师手机或学校群组采取行动，才来收存回函副本在档案会更快。

为什么呢？

很多人会拍照，然后说要采取行动，但看见信件是一回事，不能直接点击信件里面的链接是一回事，不能马上下载里面的表格也是麻烦。

所以下次确认是谁或如何处理后，马上把网址发放，才是最好的行动。

共勉

EOPERASI检测说明书

点击下载EOPERASI检测说明书

备注：所有文件皆可从互联网找获。处理老师个人资料时候请特别留意他人隐私。

文件来源：https://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=1&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwjzstCWpPLVAhXFso8KHd9tBmIQFggpMAA&url=http%3A%2F%2Fwww.ppdjasin.edu.my%2Fupload%2Fkakitangan%2FMANUAL%2520VERIFIKASI%2520MODUL%2520PENGURUSAN%2520GURU.pdf&usg=AFQjCNF8qJ5O7gL09eWMul-wYnjiVigScA

部落格成立日

25/8/2017（星期五）

部落格成立日

打造一个真的共享空间