令科目主任头痛的 Fail Panitia

        学校有10到12个科目。每个科目有个Fail Panitia，根据某官员的说法，Fail Panitia里面要有10个副档案，每个副档案里面还有个别各类文件。你说，文书工作多不多？你说，科目主任怕不怕？

        今天，和大家分享，Fail Panitia在嵌入学校跳板后的界面。（是的，可从学校跳板样本中，直接拷贝 Fail Panitia的画面，加入在自己学校跳板中即可复制采用了）

        这电子版的 Fail Panitia，里面有说明了可以如何衔接档案。一方面提供了衔接的说明，一方面也让大家有个概念，如何透过数码化的 Fail Panitia，整合和简化科目档案的工作。

        欢迎浏览电子版的 Fail Panitia。欢迎各校依据校情修改。

第一副校长的个人电邮，G也好，CM4也好

第一副校长的电邮，无论是G-开头的，或者CM4的电邮都好，都属于工作类型的电邮账号。我个人，由于不想登录多个账号，通常都是直接透过G户口直接处理的。

        但，早前在书记电脑设置的电邮后，就陆续收到各种工作电邮。这些电邮，是需要有效的管理，才能发挥更大的作用的。下面，就和大家分享实践步骤，让大家电邮发挥更好，更高的功效：

1. 在开启电邮后，依据科目， 创建（create）新的标签 (label)。这样，日后可以有效处理收到的，有关科目的电邮，都直接依据标签 label 归类处理。
2. 在创建科目标签后，记得创建 Pemulihan Khas, PSS 以及 STEM 标签。这样可以更有效精准分类。
3. 完成步骤2后，再创建一个叫 info sekolah的标签即可。举凡和学术无关，但和学校有关的，都可以直接归类这里处理。
4. 完成步骤3，再依据老师个别名字创建标签（我的做法是，一日尚未收到老师个人的信函，一日都不创建标签，因为那是浪费时间）

下面，我就举例收到电邮后的处理步骤：

1. 书记收到KPM/ JPN/ PPD / NGO 的邮件。
2. 书记打印一份，准备让校长记录分配。
3. 书记forward同样电邮给副校长。
4. 副校长电邮收到后，检阅记录有没有需要老师外出，若有，记录外出老师日期时间地点方便代课或避免老师重叠。若不涉及老师外出，检查是否有需要采取的行动。
5. 完成检阅后，直接依据科目/ 教师个人完成标签归类。
6. 归类后，档案会出现在归类的类别中。日后要查询的话，异常方便。

是的，开始都不容易。但谁说改革的路容易了？然而，如果再不开始，还等什么时候呢？

电邮替代实体的科目档案Fail Panitia?

多年来，科目档案都是科目主任要处理的事项。每年累积下来的文件，档案，都需要归纳存档在内。每年，都要开启新的档案处理归类。实在有点累人。

        今天，和大家分享，如何以CM7电邮，直接处理掉实体的科目档案 Fail Panitia。我将步骤列出，方便大家实践：

1. 得力马管理员第一步就是要在学校书记电脑，以学校官方电邮登入后，在Contact，加上第一副校长或CM4，以及科目主任CM7的电邮账户资料。名字分别设定为：PK1 和 Ketua Panitia即可。
2. 得力马管理员，可在CM7账户中，创建新的标签/label. 依据校内12科目，创建个别标签命名。我建议使用简写即可，例如华文，简写为BC即可。
3. 此外，加上资源中心，加上课程辅导Pemulihan khas, 之后加上STEM。
4. 同样，第一副校长电邮中，也是依据科目，创建标签 label。
5. 第一副校长和校长以及书记开会，指导新工作流程：
6. 之后，举凡收到学术类的电邮邮件后，书记打印一份准备让校长处理。之后，直接在转发电邮收件人处，输入PK1和 Ketua Panitia将邮件同步传送PK1和 Ketua Panitia。
7. 第一副校长收到后，即可进行分类存档或记录外出老师（需要和校长处拿到的打印信件对齐负责老师）。
8. CM7账户持有人（可让得力马管理员或CM7，如SU Kurikulum）即可依据电邮，分开归类。
9. 此后，收到信件影印的老师，在采取行动后，直接将信件再循环处理就好。这样就简化了档案管理，也不必将信件储存文件夹 Fail Panitia中了。

小小改变，从你我开始做起。

• 站在书记的角度：学到新的技能，更了解学校的架构，成为参与者。
• 站在副校长角度，书记收到邮件后，可缩短通知所需时间，直接就获取电邮，方便记录和提前准备。
• 站在老师角度，再也不必等到处理好信件的工作后，重新存档。（有的学校打印信件后，派发老师处理，处理好后，归还档案存档）。
• 再者，也不必浪费（有的学校，1份让Ketua Panitia存档，一份影印给负责老师处理）。

与其浪费时间取出文件夹，翻阅文件夹，归档，归还文件夹；在手机上，笔电上，电脑上，直接就可将电邮存档处理了。就效率的角度看，哪一个更有效率，便于管理呢？

编制整合版的教师资料 Fail 10 Fail Panitia: Maklumat Guru

根据某个官员的建议，学校的Fail Panitia需要有10个副档案 (subfolder)，其中，最后一个，就是教师资料。

        其实，教师资料都在eOperasi里面了，为什么还要老师们做多余的工作呢？我个人极力反对可以简化，不必重覆的文书工作。

        这里，和大家分享，点击浏览简化的，可让所有科目一目了然就看见科任老师的师资档案版本。

如果：

如果：

1. 要创建一个可以与所有科目的10个文件夹衔接相通的页面，可行吗？（参考2026年1月21日数学和科学科管理工作坊）
2. 仅需点选科目，然后拥有统一格式的会议通知书，可行吗？
3. 将各科目的会议，都结合在一个会议记录中，然后全部科目共享会议链接，可行吗？
4. 提供计划书样本给所有科目主任，方便提取和修改的话，可行吗？
5. 让各科目的主任老师，在上载文件后，其他老师只能看见所上载的文件，只能开启但不能下载或修改，可行吗？
6. 让不同科目的主任、老师，可以在日历中，看见校历（管理层的制定）也可以直接编写科目全年活动，可行吗？
7. 让不同科目的视察结果，都可以从科目管理页面衔接，可行吗？
8. 将不同科目的标准学习文件，汇集在一起，然后将汇集档案的链接，同样的链接，直接放在不同全部科目的管理页面，可行吗？
9. 有办法记录每一种到来的教具，也看见那些教具的状态，可行吗？
10. 可以记录每一种教具的使用频率，又有办法显示出来的话，可行吗？
11. 直接使用校历，编排全年教学活动，可行吗？

2026年1月的路程索偿表格

2026年1月起使用的路程或外出索偿表格。Borang Tuntutan versi 1/12026

File > Make a copy / download即可拥有

File > Make a copy / download utk milikinya.

1. (New!) Borang Tuntutan Perjalanan versi 1/1/2026 
2. 留意：霹雳州教育局喻令：2月的路程索偿将透过HRMIS处理。此路程索偿表格将不被接受。特此通知。谢谢。详情查阅各校2026年2月3日官方电邮即可。谢谢。

有效记录教师出席的会议

当学校管理层的，自然要有方法记录教师出席的会议、课程或工作坊的。早前的《教职员的流动处理-回顾》分享中，曾提及使用至少3种工具记录和处理教师外出的事情。

日历-记录外出的老师

eOperasi-官方的记录

HRMIS-病假事假的处理

代课表-编排代课的需要

        今天，和大家分享多一个有效让老师们自己了解/看见曾经出席的会议。当然，这是很多余的工作。几乎不需要处理的工作，但还是和大家分享了。

• 步骤1：准备谷歌表格。将谷歌表格嵌入在常用的网页或跳板中。谷歌表格需要有效记录外出名义、教师姓名，外出日期，外出时间，外出地点，主办单位以及负责官员。
• 步骤2：将教师外出的谷歌表格回馈，粘贴在学校跳板中或网页中。设置为：全世界共享。
• 步骤3：将谷歌表格回馈，加上view by功能，让系统自动根据教师姓名，编排记录，方便处理和参照。

当然，你可说这是很多余的事情，简直是挤压管理层或老师们的工作。但，若不这样记录的话，试问还有更好的方法，可以有教师外出的分析和展示吗？

FORUM PENDIDIKAN NEGARA

 

一次过处理全年的重要信息

每年，我们都用心准备校历，作为学校上下的活动基本参照。但，有管理学校网页、部落格或site的朋友都知道，每每到达一个校历中的活动，又要准备网页\页面的信息。一年下来，累人又没有效率。

        有鉴于此，可曾想过，直接将准备好的校历，一次过，拷贝粘贴在指定页面中，然后让网页自动依据当天日期，自动显示和更新吗？

理论：

1. 校历是有指定格式的。个人建议使用google sheet直接准备即可。
2. 学校网页/页面/部落格，直接使用google slide作为显示信息的页面。
3. 将整理好的校历，拷贝粘贴在指定的google sheet中，确认日期无误即可自动保存。
4. 设定google slide每日或每分钟更新即可。

如此一来，带来什么改变呢？

        与其每年重覆整理或预设信息，这些琐碎的工作，现在藉着app script的功能，直接从google sheet衔接到google slide然后显示即可。一年下来的，多个假期、通知、活动（如课外活动周次、评估周、家长日）等，都可以直接衔接传送显示。完全不必介入了。

        当然，先决条件是：可以有效执行和编排要进行的工作。

这里，就借一所学校的部落格作为例子。点击这里即可前去浏览。

网路协同-档案与数据同步的重要性

网路协同，说穿了，就是让数据，在指定的档案中，透过云端布置，可以做到即时显示，任何修正或更新，都直接显示而没有任何拖延。下面，我举例方便大家进一步了解。

1. 会议记录的处理：传统的会议记录，无法知道进度。云端版的会议记录，在经过共享记录设置后，可以有效跟进会议记录的进度。每每开启会议记录，都是最新版本，都是已有上个用户处理好的结果。没有不同的版本，没有进度跟不进的版本。任何用户处理、修正后的结果，都直接显示。
2. 教师的视察表格：Standard 4 PdPc表格，任何老师的修正或填写，直接显示在年终方便综合分析的页面上。
3. 高思维教学的表格IPPKBAT：每次的填写和处理，所呈现的，都是最新鲜的数据。
4. 科目管理 SK@S Pengurusan Panitia：表格的任何资料，都是即时显示而没有不同版本或筹算。

要做到网路协同，第一个要做到的就是扫除多个版本的障碍。所以，大大限制档案的使用（取消下载功能、取消转换编辑权限、取消非相关用户浏览或编辑权限），将有效提高网路协同的功效。

        第二步要做到的就是：将档案的界面，精简化到仅需点击即可直接开启。让已设定的用户，在最简单的点击之下，就可以直接开启档案，更新档案，让云端的自动储存功能，以及记录档案进度功能，直接透过设定的更新通知，电邮通知。

        这样的设置下，档案管理员可以在适当的时候，直接处理档案进度通知。也可以看见每个档案的使用频密程度。进而看见老师们的管理与工作层面，在面对任何人的提问时候，至少有个进度的记录可以看见。

        然而，要留意的是，切勿本末倒置。让本应简化的工作，因为科技的介入而加重老师们的工作负担的话，那就真的没有意思了。

        有兴趣进一步提升或简化学校老师工作档案的话，欢迎透过留言或电邮接洽编者。

电子版的教师手册

2026才开始，今天就分享电子版的教师手册准备工作吧。（先了解概念，迟些分享制作步骤）

        教师手册，好久以前是叫Fail Meja，后来，社媒出现，学校群组出现，云端出现（促进了云端硬盘、谷歌课室以及学校跳板），改变了教师手册的功能。从往日的重要参照文件，变成了额外的工作（多少老师还会认真仔细阅读里面的内容呢？大家处理信息都累坏了。）

        今天和大家分享，使用熟悉的Google Slides制作电子版教师手册，简化大家的工作。

1. 使用谷歌课室户口，开启一个Google Slide档案。
2. 将档案设置为A4标准尺寸。当然，电子版的话，可以使用其他尺寸的。File > Page Setup 即可设置。
3. 之后，设置档案的语文：File > Language。设定了中文简体后，就能在档案内加上楷体的字型了（谁想出来的点子）
4. 接下来，可考虑将档案复制为PK1、PK2、PKKK和下午班主任档案备用即可。如此一来，就不必担心会影响其他部分的档案内容啦。但这样的话，就衍生另外一个问题：如何结合呢？
5. 各负责人可在档案中，设定需要的页面。例如，根据现有的教师手册的页面，设定需要的页面数量。包括间隔和封面。
6. 完成全部内容后，将档案下载为PDF格式备用。
7. 采用电子书制作平台，准备上载档案，然后转换成为电子书。
8. 完成转换后，将链接、二维码等信息，定位和传送即可完成。
9. 点击浏览样本（仅有页面，没有内容） File > Make a copy即可拥有。

有人会说：好麻烦也。

但试想像：

1. 节省多少纸张呢？
2. 节省多少人力物力呢？
3. 节省多少时间呢？
4. 方便随时浏览修改。
5. 来年时候，Make a copy即可着手准备处理。
6. 要打印的话，不是问题。不打印的话，更好。
7. 要传享的话，非常方便。不传享的话，收着做什么呢？
8. 更重要的是，它实现了工作协同这个重要的概念。

至于是否能使用其他平台，当然可以。但选择谷歌Slide 是有原因的：

1. 生态强大。
2. 界面简单便捷=容易上手处理。
3. 不好像Canva，会有断线危机。（2025年是实在发生）
4. 可以灵活处理。

下一篇，我们了解，什么叫做网路协同，继续简化大家的工作。

2026年，what's new?

2026年了，在行政管理上，可以有什么不一样呢？  

1. 教职员的出席统计分析：一体化处理。1页全年使用。分析一目了然。（点击这里浏览教职员出席统计分析）
2. 教师用书记录：科目主任不必采集然后存档。一份谷歌表格，一张二维码即可存档使用至少10年。让每一个老师，随时可以提交使用用书。必要的话，老师可以拥有个人的筛选结果显示。科目主任可以拥有依据科目的筛选结果。各取所需。为什么重覆输入提交？因为要得到自动化的集体数据，从小事整合完成大事。要是真的不放心，向Ketua Panitia讨一张二维码就好了。
3. 体育用具使用记录：使用可以采用接收（新添购到手的）、记录借用和记录归还的谷歌表格。张贴二维码在体育室，即可完成大数据采集分析统计的工作。
4. PBPPP：是时候采用升级版，更新职位代号的版本了。（点击这里前去学校跳板样本PBPPP页面）
5. 可以全部12科目都共用，但依据年份和科目分类的SWOT档案了。是的，Google Sheet是可以这样设置的。（别再逐个科目看、处理了，因为那方法无法整合，无法看见整体画面，造成了头痛医头，脚痛医脚的情况，别自欺欺人了）
6. 科目年历与校历的结合：让我们帮忙减轻科目主任的编排压力。直接看见校历，直接编排科目的活动。大型学校可以让年级代表一起编排活动的。这样也方便管理层和外界看见学校互动编排，更重要的是：不必个别处理，可以随时处理，档案不会不见。（复制校历档案，然后加个column给科目主任，与科目主任共享即可。）
7. 云端版的课外活动记录：有能力记录校内学生参与的校内外活动、依据水平、成就，方便随时找出学生在课外活动的成就，简化模范生的资料准备工作。