会议信件管理与教师出席管理

很多行政收到信件，或会忙着记录或考虑派发的老师。但个人觉得是时候改进了。

把会议和老师资料放在共享的日历，之后由培训秘书编排培训，以及方便书记处理出席。

这样，会不会很前卫？
绝对不会。这样也省下以前去会议的老师写在白板的这一环了。

至于教师出席签到以及培训记录或教案，那是教师个人层次的活动。不在此讨论范围。

有这新点子，你感觉如何？

有意见或评语，欢迎电邮我。

承印试卷的成本

很多行政可能没有想过，每一次评估的每一个年级或每一个科目的承印成本究竟是多少？

个人觉得，更有效的行政管理必须有能力精确估计这方面的承印成本，方能有效采集数据，进而才能进行一些比较有建设性的比较。

准备的过程中，一些要考量的事项如下

一年的评估的次数

每一次评估中每一个年级的学生人数

每一次评估中每一个年级的每一个科目试卷页数

每一次承印的每一张承印成本

把以上数据相乘并清楚排列即可进行适当的比较。

可比较的范围

每一次评估试卷的承印总费用
承印的科目开销增减

承印科目的页数=用纸量=资源增减=环保或可考虑研究或提升试卷排版培训。

有兴趣制作这样的统计系统吗？

共勉。

学校行政点子

电脑化的时间表编排与培训

电脑代课编排与培训

系统化信件管理与传输

善用云端与手机日程功能

以云端/手机日程功能编排设施借用记录。

整合PBS的档案管理

内部网络的建设与功能

提升打印技能：文件打印与设置/集体、多个档案打印功能

校历内容编排（TABLE OF CONTENT）

.........

学校设施使用记录

一般上，学校若有特定设施的话，会是如何记录或处理借用设施呢？我相信很多人会直接使用一本或更多的记录簿。但这样的处理方式并不是最有效率的处理方式。

为何这样表示？因为以上面这个方式处理这方面事务的人，涉及想预订设施的人以及需要处理预订设施的人，同样必须在工作地点或者是住家地点都同时拥有这些预订设施的记录才能够好好处理工作（也唯有这样才避免有其他预订的冲突）。但这样真的不是最好的方式。

将现代的科技/信息/沟通技术融合起来的话，真的是可以改进的。例如，使用GOOGLE 日历或谷歌SHEET或微软的EXCEL完成会更有效。

为何使用谷歌日历或上面提及的方法完成呢？

1. 使用在线的软件/APP完成的话，可以方便多方面的协调与配对。在处理上，唯一的问题就是日历管理员由谁处理了。
2. 使用下线(OFFLINE)的方法呢，则免除这个现象，但要将EXCEL / SPREADSHEET软件设置好，这样才能够看见是谁输入了什么在演算作业（SPREADSHEET）里面。
3. 想要预订者以及处理预订的人可以直接通过这些设置，无论在任何地点都能够将预订服务处理好。（同样，关键是：谁是设定的负责人，否则同样会出现预订冲突的现象）

有鉴于此，真的呼吁各位尽快学习并使用GOOGLE日历或者演算表SPREADSHEET功能，才能够将这些需要处理的工作处理好。

有鉴于此，个人建议将设施预订的日程表公开，方便更多人知道，这样在处理预订的事情上，也有更透明的流程。

点击这里浏览使用谷歌日历的影片

点击这里浏览使用演算表制作预订设施

背后故事：
学校的特定设施，一般上可以通过时间表的编排让用户知道使用时间。但涉及需要租借学校设施的外界人士而言，就不是很方便了。N年前在等候车子服务的时候，看见某车行的服务中心竟然可以EXCEL完成车子保养的预订时间，茅塞顿开，许久都在酝酿这个点子。随着科技发达与信息流通的提高，个人觉得是时候和大家分享这些点子。让学校也能够在行政和管理上，一并搭上信息工艺的列车。

加油共勉。

代课表的建议

在编排代课的时候，一般的做法是安排适当的老师在班上代课。这个是最基本的要求。但行政的要求必须超越这个需要。

编排代课的时候，如果可以的话，就让代课表的准备执行，不仅仅能够满足/超越代课编排要求，甚至可以满足行政上的要求。

行政对代课执行编排的要求：

1. 有效通过各种方法记录以及传达代课记录。例如：通过学校网络，布告板，校内社交群体等。主要目的是传达与通知。此举亦将代课编排朝向透明化运作迈进一大步。
2. 有效记录代课编排：让编排的记录，能够有系统的储存，查阅，甚至是存档。电脑化的编排以及PDF格式的打印，能够达到这些要求。
3. 能够让使用的人更有系统的筛选/搜索某日、某班、某时段、某老师缺课/代课记录，甚至是找出某日的总代课节数以及老师个人的代课计算。

无论如何，代课也仅仅是行政管理里面的其中一个小部分而已。希望大家在编排的时候，不再仅仅是编排，而是要达致同时完成数样事情的目标。

整合工作流程，这是行政的未来趋势。

共勉

电脑内部网络LAN

一般上，学校行政或有不同的电脑。但在传输档案/文件方面，如果条件许可的话，建议建立学校行政电脑内部网络，方便传输档案/文件。

内部网络，俗称：LOCAL AREA NETWORK （LAN）可以让不同的电脑，在同一个组别内传输/分享档案。这样的作业方式，可以减低优盘的运用以及简化档案的传输。

唯一的缺陷就是：电脑未能自动显示或通知用户有新的档案传输过来。

如果学校设备以及人力资源有能力建设这个功能的话，真的鼓励各位尽快建立LAN,你会发现有所不同的工作效率。

电脑化编排时间表

采用电脑化编排时间表或许是一个新的尝试，但却能够同时完成许多工作。

只要输入/设置妥当，电脑化编排时间表的确能够减轻许多工作。更美妙的是，许多设置可以一再使用。

以下和大家分享一些不同的时间表软件让大家参考：

ASC http://www.asctimetables.com/
最大优点：输入后近乎全自动化的运作。
最大缺点：需要注册。否则不能打印。费用昂贵，接近马币1千零吉。

https://www.timetabler.com/timetabler/
优点：免费下载
缺点：需要付费

http://www.primetimetable.com/#generator&id=09c6044a-1a05-4f99-b9a6-fa7f3cc8a0f9
优点：在线编排。能够马上同步手机/平板/网页。客服超级棒。
缺点：需要网络。网络设备欠佳的话，就抱歉了。30天免费试用。

免费版
http://ccm.net/download/download-22734-free-timetabling-software
最大优点：可以EXPORT时间表
最大缺点：不是很友善/彩色少。

FET时间表 http://lalescu.ro/liviu/fet/
优点：完全免费。
缺点：比较复杂的时间表需要更多时间进行编排。