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文件、稿件的处理

我们每天要处理相当多的文件，要书写文章或者稿件，还真的有点头痛。但下面的方法或许可以改变您的一些想法。

旧有/现有的方法：

1. 使用草稿纸记录文章的概念，逐步更新揣摩。
2. 使用文字档案，储存起来，逐步更新或揣摩新点子与衔接。

如果告诉你一个更有效的方法呢？

1. 在云端DRIVE里创建一份稿件档案，适当命名。
2. 拷贝文件链接备用。
3. 启动手机或电脑中的云端日程(Calendar)
4. 输入稿件标题
5. 设定日期时间
6. 输入链接。

在完美的设置下，这个日程就会出现在您的手机内，电脑内，平板内，甚至是您的网页内！这样一来，任何时间要更新稿件内容的时候，只需开启日程，点击链接，更新稿件内容，就可以了。

当然，稿件的内容更新，在手机里是需要安装那稿件的APP。但安装过程也不会繁琐。新的想法看起来比较多步骤，但带来的方便，却是传统/现有方法远远不能追上的。

这样的改变，不仅可以让您拥有随时编辑稿件的便利，更让您可以在完成稿件后，直接分享要求朋友帮忙检阅，甚至是直接打印出来，方便极了。

小小分享。共勉。

代课表的狂想曲

第一副校长总是需要参阅时间表总表才能完成代课的编排，一来希望编排到适合的老师代课让学生可以有所学习，二来希望代课的老师不会因为代课而太沉重，这是双赢的策略，也是人性化处理的一部分。

日前外出参加会议，一路上，不禁想：有没有办法将代课表本身设置在网络云端上处理呢？

传统的代课表，通常是纸本的，少有电脑系统作业的，要是第一副校长外出，整个或整本代课表就会传送其他副校长或置放桌面处理。但这样的话，要是其他副校长要进行编排代课（尤其目前需要打印存档以及记录代课次数的情况下），如何可以将事情做得更好呢？

首先，我们了解一下纸本代课的问题在哪里？

纸本代课，要是第一副校长外出当天，有老师临时缺席的话，接管的副校长可能需要即时处理。处理的过程中要记录2次。一次是要发放给代课老师的便条中，还有一次是要记录在要交还给第一副的代课总记录中，以便可以更新代课总数。

        所以在想，要是将代课表系统设好，然后通过云端储存，之后准备代课表链接的二维码或储存在学校行政日程中的话，任何副校长只要直接登入处理就可以了。

        当然，代课表的系统要设置好。所谓的设置好，就是将代课表档案的参照数都设置好才可以使用。例如，与其使用老师的全名，代课表是可以使用老师的姓名简写，在处理上会更加方便。

        此外，代课表档案本身也要有能够计算和统计老师们代课的次数，这样或许就能避免许多争议性的问题，也让行政组可以避开一些编排上的偏差，让老师们工作得更舒适一点，让教学可以更顺畅。（当然，老师们是否会因为更舒适的教学情况/环境而更用心教学不是我们这次的讨论范畴）

        当代课系统已经设置在云端上后，我们行政通常会想到，似乎又可以节省一个步骤：发放老师的代课便条。

        怎么说呢？

        通常，完成编排代课表后，行政处会将代课表便条传递给老师们方便老师们知道要代课的班级、节数以及科目，以便老师们可以有所准备。但这样的转变，就可以做到：只要云端编排好代课表 》 截图》学校社交APP发送就解决了。在时间上，是相当快捷有效的。

        至于现有的，要将代课表展现出来的限制，要是将代课表通过一些形式如二维码展现在显眼处，又是否可行呢？这个是值得探讨的改变。（目前教育法令规定必须将代课表置放在至少一处显眼处，方便参阅）

        即便如此，若要保持打印当天代课表并展示的话，也是可以省下时间，省下了逐个发放给老师们的时间，省下了老师们代课便条的准备时间。

        这个是值得研究的。目前已有先例，让其他副校长通过云端编排代课表然后将代课表拿回又不必更新

        有朝一日，这可能是我们行政上的转变。这个探讨是值得进行的。共勉。

国庆日的一些活动建议/探讨

在新常态的情况下，如何在学校进行适当的国庆日活动，值得所有教育工作者的探讨。

有的学校因为新常态，取消所有的国庆聚会，是对的。有的学校将国庆聚会变成在线的活动，也是对的尝试。

但如果国庆聚会只是挥旗，高唱爱国歌曲之外，还有什么吗？以下列出一些活动建议，使用的话，不妨考虑采用：

1. 上色/填色活动。但在线提交。（谷歌表格，谷歌课室）
2. 在线国庆常识习题。
3. 打印国庆常识习题发放学生，结合历史学科，通过家协或接洽校长或副校长筹集一些小礼物，奖赏作答最优越的学生。
4. 国庆寻宝活动：通过设计好的在线活动，在特定的时间，制作适当的视频，通过适当的平台提交。

国家银行虚拟行

  国家银行虚拟行

云端PBD档案的问题

最近陆续有老师们发现，使用谷歌课室云端处理的课堂评估档案是有所限制的。问题的关键就是：共享的文件，未能在老师输入等级后自动储存，而是另外复制一个档案然后储存在老师个别的云端文件夹里面。

这个现象，就未能解决我们要采用云端处理课堂评估的挑战了。所以，面对这些技术挑战（即便技术上已咨询了JU的意见）尚未解决之前，个人建议暂时回归至校内内部网络(Local Area Network, LAN)输入处理。

只是要留意的是必须叮咛老师们：

1. 不必将档案拷贝回家处理，免得之后将档案带回来出现档案被取代(overwrite)以及带来病毒问题。
2. 有关档案必须要设好时刻自动云端同步的功能。建议参阅这个视频处理就好。

课堂评估迁移云端？

有不少老师面对以下的窘境：

1. 只是可以在学校输入学生的课堂评估资料。因为档案储存在学校电脑里。
2. 之前在学校输入的资料，可能忽然被其他的老师粘贴档案时候取代了，资料遗失了，需要重新填写。
3. 官员或学校行政在老师回家后要求提供一些资料，但资料或数据都在学校电脑，没法子提供。
4. 学校行政要求提供一个除了学校老师以外，家长或公众未能进入阅览的平台，要设置也不容易处理。（设置有密码登入的部落格页面，其实不实际）

遇见以上的情况，要如何解决呢？小弟有个好的建议。听起来很复杂，其实不复杂：将所有的文件都上载到谷歌课室云端里。

对于使用谷歌课室里的电子教案的学校，这样的改变不会很困难。对于刚刚开始的学校，或想参考的学校，或许有点困难。但却确保了资料不会被学校老师以外的公众人士浏览。

这里就和大家分享有关的步骤了。（技术方面的解答，请咨询各校的资讯老师或电邮编者即可）

准备步骤：

1. 将课堂评估档案分为2批处理。第一批是上载到云端的。第二批是保留电脑主机处理的。
2. 若已有谷歌课室，开辟新的section或科目。
3. 在课室中将所有的课堂评估档案上载到课室里。
4. 课堂评估的档案，1到4年级都是一个档案，包含全部科目的。2020年的5年级和6年级则是个别科目个别档案。
5. 上载好后，将1到4年级的课堂评估档案设置为：all students can edit，这样是方便全部老师可以同时在同一个时间在不同地方输入。
6. 至于5年级和6年级的档案，则依据个别老师，设置为科目老师可输入的就好。这样就会出现在个别老师的课业里面了。

以上的步骤提供了可让老师们随时随地输入资料的解决方案。

为什么要这样的改变呢？这个改变解决了什么问题呢？这个改变带来了什么改变呢？

1. 解决教师在学校时间不足的问题。
2. 学校电脑有限，老师不必抢电脑了。
3. 解决学校电脑之间要架设内部网络的问题（虽然不是很难，但也不容易）
4. 解决档案设置的问题：在也不必逐个档案设置共享和自动储存了。

但深入一层探讨，这个解决了输入的部分，却解决不了打印学生个人学习成绩单(采用MACRO)书写的指令在上载后，下载要使用的时候会失去功效。要重新复制那些指令是耗时耗力耗心的工作，个人建议尽量避免。

那么要如何解决这个难题呢？

根据学术司提供的建议，是在云端置入简化版的课堂评估档案，让老师们填写。之后下载，将资料拷贝到原有的课堂评估档案后才处理打印和电子储存。

可是，认真思考的话，简化版的课堂评估档案或许没有需要的数据。另外，这也是同样需要负责老师开启和拷贝的工作。真正的转变就是如何将这个部分的工作也自动化。

所以，那些储存在主机的第二批档案要做到的就是保留档案原有的功能之余，也可以自动衔接来自第一批档案，也就是学校老师们在云端输入的资料。

这样一来，老师们就可以继续工作，工作因为不必另外拷贝而不必重叠，而学生们的成就得以继续可以打印或电子储存。 

原理上，只要那在云端上下载的第一批档案，准确命名并储存在指定的文件夹中，第一批档案的数据就可以自动传输到电脑主机内的第二批档案内，进而完成数据自动衔接，以及通过第二批档案的打印功能保存在主机或打印给学生家长。

至于衔接的部分，第一次衔接过程是比较辛苦的。但也不会太难。但基本上就是在excel里面的paste link功能。

读到这里，可能有朋友会问一些问题。我们试试解答。

问：除了课堂评估档案，还需要准备什么资料？

答：需要从学生资料数据库来的学生姓名、学生MYKID编号。可以从学生事务登入取得全校学生方便处理。

问: 谁会看见资料? 使用什么平台呢?

答: 使用谷歌课室。只有老师们看见资料。学生是看不见资料的。

问: 没有容量问题吗?

答: 目前没有容量限制问题。

问: 如何确保是个别老师输入而不是其他人老师输入呢? 

答: 学校现有的处理方式面对同样问题。但基于全部老师将使用同一个档案，且别去钻牛角尖。

问: 可以长期执行吗?

答:视乎学校行政以及负责老师们的委身与意愿。因为需要每年更新处理的。

问: 如果一个年级有八班或以上的大型学校，这样可行吗?

答: 在架构上，是同样可行的。在执行上需要良好的沟通，确认执行架构即可。

问: 就是说大型学校不适合吗?

答:不是不适合，是需要精准的架构设计。

问: 老师们都习惯了现有在学校输入资料的工作模式。有必要改变吗?

答: 是不是要让老师们继续抢用电脑? 让老师们在学校没有喘息的机会? 有没有必要改变也是看全体教职员的配合。

问:这样改变是不是要老师们在家也工作呢?

答:这样改变是让老师们在哪里都可以好好完成需要完成的工作。没有欺压老师们的问题存在，相反的，老师们在时间运用上拥有更大的自主权与伸缩性。

问:如果没有网络呢?

答:若没有网络，建议采用局部网LOCAL AREA NETWORK，共享档案处理。

问:既然如此，为何还要云端处理呢?

答: 云端处理是为了解决自动储存，实现突破时间限制，达到方便查阅的目的。这一些是主机处理模式所做不到的。

问: 使用云端模式，老师们的权限如何设计呢?

答:目前，一到四年级可依据班级名字命名。一班一个。但要以上半年和下半年分开，或者先完成上半年输入，再另外备份当下半年处理。老师们是共享这文件的。就是说不同的老师确实可以在同一个时间，在同样班级的档案输入资料。至于5年级和6年级的目前尚未拿到。拭目以待。

问：除了谷歌课室，请问还有其他方法处理么？

答：可以考虑设置学校云端硬盘Network Attached Storage （NAS）。详细的说明，请点击参阅这里。