怎样制作有效的清洁与保安报告？

学校每月需要完成保安和清洁公司的服务报告。那么，与其每个月开启电脑或档案，更新服务状态后，打印出来，有没有更好、更有效的工作流程呢？

        相信我，是有的。下面和大家分享一些小步骤，看起来很多工，但完成第一次的设置，以后就很轻松了。

如果使用部落格：

1. 在部落格开启一个页面，这个页面是准备置入清洁和保安服务评估的Google Drive链接。
2. 在Google Drive开启一个文件夹，这个是收取和处理各年份的清洁和保安服务的文件夹。
3. 依据年份准备文件夹，然后上传第一份的评估文件在文件夹里备用。
4. 将文件夹共享设置为只有自己的个人和谷歌课室电邮开启即可。
5. 将文件夹共享链接拷贝和透过超文本Hypertext链接植入在部落格中。（超文本链接就是，字面上看见Penilaian Prestasi Perkhidmatan, 但点击下去其实会开启Google Drive的功能）
6. 在自己的日程中，每月的月终或月初，加上事项提醒：清洁和保安服务评估，设置为每月提醒，加上部落格或Google Drive的链接在里面即可。
7. 日后只需透过部落格即可直接处理了。
8. 处理好后，将文件下载为PDF，之后透过电邮传送学校官方电邮。
9. 学校书记打印，准备签名和提交程序。

如果使用Google Sheet / Switchboard管理概念：

1. 开启一个Google Sheet档案。
2. 在Google Drive开启一个文件夹，这个是收取和处理各年份的清洁和保安服务的文件夹。
3. 依据年份准备文件夹，然后上传第一份的评估文件在文件夹里备用。
4. 将文件夹共享设置为只有自己的个人和谷歌课室电邮开启即可。
5. 将评估文件复制成为每个月的评估表格。
6. 将每月的评估表格的超文本链接，植入在Google Sheet中即可。
7. 在自己的日程中，每月的月终或月初，加上事项提醒：清洁和保安服务评估，设置为每月提醒，加上Google Sheet的链接即可。
8. 日后只需透过日程即可直接处理了。（电脑开启日程也是可以的）
9. 处理好后，将文件下载为PDF，之后透过电邮传送学校官方电邮。
10. 学校书记打印，准备签名和提交程序。

问：为什么这样做？

答：这样做的好处比传统的处理方式更多。

问：这个工作流程有什么好处呢？

答：让我们看看这样的流程有什么好处：

1. 自己每月不会遗漏。
2. 每月电邮有副本。
3. 每月学校电邮有副本。
4. 学校书记打印而不是自己打印。简化了一点自己的工作。（打印工作外包了）
5. 可以看见公司服务的表现进展。
6. 可以随时看见自己的工作。
7. 方便准备来年的工作。
8. 善用云端而不再是传统的pen drive或电脑档案而已。

小小分享。盼望可以祝福到有需要的人。

人类的头脑，不是用来记着这些每月都要处理的事项。人类的头脑，是用于创造性的解决生活上遇见的各种挑战和难题而已。还有就是要记得上帝和身边的人对自己的好。这才是生活的真谛。共享。上帝爱你也爱我。