收集、整合，显示全年会议摘要？

        学校每年多次派遣老师（包括行政人员）外出各项会议（行政会议、学术会议、工作坊、学生事务、课外活动、各项赛事等），每每外出后的学校代表，总要将整理好的摘要，打印提交上来，作为校内内部传阅，并做好准备以及协调工作。

        一般上，提交会议摘要后，就没有了下文。任何要跟进或查阅的工作，又要回到出席会议的老师身上。在某种程度上，也给有关老师带来了不便。（造就了不必要的负担和责任？）

        有鉴于此，笔者在思考，有没有办法，将现有的流程，优化改进成为更好的流程？

步骤:

1. 点击谷歌表格或谷歌文件。开始整理会议或工作坊摘要。
2. 提交摘要。
3. 摘要自动电邮校内所有老师，方便传阅。
4. 自动添加摘要链接，并显示在全年摘要记录中，方便随时查阅。

笔者必须坚持的就是，一旦提交了，就必须是自动化做到：摘要自动在校内老师电邮中传享以及自动显示在全年摘要记录中。

        这么理想的情况，是否做到呢？如果不做的话，又有什么结果吗？这样做带来了什么改变？