建设校内成绩册系统

在许久之前，在网络尚未普遍之前，很多学校都尝试建立校本成绩册系统。小弟有幸在当年成为小弟服务学校的先锋之一，但也吃了不少苦头。

一般学校使用于建设系统的软件，从最初级的微软EXCEL直至更高级的SQL/ACCESS都有可能。

但对笔者而言，设计所使用的软件其实还是其次，但设计过程中必须要考量的事情以及用户需要的功能才是每一所学校行政和每一位设计员要留意的事情。

笔者建议的系统应含有以下特色或功能，以便学校或用户（老师）可以善用系统，完成需要完成的工作。

排名程序
系统可以自动排名吗？学校以什么计算方式完成排名程序？排名的要求是什么？

学生转校/新生加入
用户如何处理学生转校或新生加入？系统的设计必须方便用户完成这样的基本功能。

学科分析
系统必须有能力自动化完成各种学科分析。如果能够以图表方式显示则更好。系统也必须有能力进行每一次评估的分析比较。系统也必须有能力与学生成就追踪报告（headcount）所使用的表格结合。

系统与其他部分的配合
系统有没有能力和学生事务以及课外活动方面配合？例如，学生名单是否能够使用在记录以及处理学生课外活动或学生事务其他方面，如辅助餐的学生的成绩分析？此外，系统能够提供简化学生的毕业证书的数据转移的工作吗？

打印成绩册
系统能提供成绩册打印的功能吗？如果能，打印的时候可以设置每一个学生可以个别打印，或根据班级打印吗？系统提供的成绩册打印必须能准确讲学生评估后，老师输入的资料准确搬移到成绩册里面。

系统更新/功能增删
任何系统的建设肯定会有功能增删的修改。任何修改或功能增删，系统设计员会如何在不影响教师输入的已有资料下增删/更新？

系统备份功能
在储存资料的时候/之后，系统设计员有没有提供任何方法（通过系统设置也好，通过其他软件设置也好）让系统/软件有能力每天定时定点备份在不同的地方以防不测。

用户输入
系统有没有能力让不同的用户，在同样一个档案里面，在不同的部分输入各自的资料？举例：2个或更多教导4A班级的老师，能够在4A输入成绩的档案里面同时输入各自的科目的分数或资料吗？

在线/下线处理或结合
系统有能力提供在线输入吗？系统是下线处理吗？如果要结合在线或下线处理，可能吗？涉及的用户经验，可以做到吗？如果做不到，要选择在线还是下线处理呢？

考量以上所有技术要求，再考量设计的系统以及用户能力后，系统设计员才可以开始准备根据学校的要求逐步开始设计和完成一个系统的设置。

感恩，一路走来，科技进步许多，现在已有许多系统可以方便学校和设计员选择了。


编按：
笔者以前设计的理念非常简单。下线处理。不必因为上网处理而头痛。事因当时网络也尚未发达。

整体设计概念氛围输入和输出部分/模组。输入部分就是用户输入的资料，输出部分就是尽量自动化的，完全是输出的报告或分析等。

当时笔者的系统十分简陋，但采用的是模块处理。每一个输出的档案，都以模块方式，任何有问题的档案，就直接更换修改好的档案下去就是了。档案开启后会直接链接。

笔者当时就是非常痛恨连一份简单的评估/考试分析报告竟然在进行评估后得填写在四个不同的地方。因着十分厌恶这种毫无效率以及浪费时间/人力的工作，自此踏上改进工作效率的这条不归路。。。哈哈。

想当年，从使用OFFICE 98SE，一路经过OFFICE 2000/ME, OFFICE XP/2002, OFFICE 2003, OFFICE 2007至今。。。真的感叹岁月不留人。南极星、中文之星2.9...智能狂拼等等（北近打县现任督学一定身同感受，哈哈）

无论如何，感恩一路走来，失去不少，但得到的也不少。共勉。

流动装置工具-解压

行政工具优势篇:

https://play.google.com/store/apps/details?id=org.joa.zipperplus7

如果手机或平板有空间，可以考虑安装这apps。

功能:
解开或组装.rar, .zip等压缩格式的档案。

留意:
在手机或平板解压后的档案会占用更大空间。

建议:
如果收到压缩档案，要方便使用的话，通过电邮或telegram再由电脑处理会更好。

若不愿意通过这样处理则必须安装解压app方能解压处理文件或档案。

另外但更麻烦的选择:
添购on the go (OTG)优盘，直接将全部资料拷贝到衔接手机或平板的OTG优盘再转接电脑处理。

解惑
什么是OTG优盘？

一种可以衔接手机或平板的优盘。一头是手机或平板的衔接埠口，另外一头是标准的USB埠口。

优盘本身的电板就是储存器。

缺点
需要电脑或手机才能操作，体积细小，容易遗失。

😄😄

测试网页问题

各位副校长，
我们日常会使用各种不同的网络/网站服务。偶尔会遇见一些网络或网站的问题，但又无法确认是本身问题还是网站问题。

在此，小弟和大家分享2个简单的方法测试网页是否有问题，如不能够打开。至于网页里面的问题，不在此贴的讨论范围内。

第一个方法
点击以下任何一个网页测试连接，然后将你要使用的网页网址拷贝并粘贴在查询空位内，然后点击查询或测试。这些网页查询功能会马上进行测试并告诉你结果。

https://downforeveryoneorjustme.com/

https://www.isitdownrightnow.com/

https://www.uptrends.com/tools/uptime

第二个方法
使用你电脑本身的网络功能：START / WINDOWS > RUN > 输入CMD > 按下ENTER > 输入 ping 网址 > 按下enter

举例：
ping www.google.com 测试谷歌网页和本身住家的网速

然而第二个方法并不适合使用在那些没有使用www开头的网页如：
https://sapsnkra.moe.gov.my/。  所以，要是大家没有兴趣知道自家和谷歌网速的差别的话，还是使用第一个方法就好了。

后记：
为何需要知道这些？
为了查明究竟是本身电脑问题还是网站问题。
为何核实老师们回报的是否如实。
为了多学习一些网络技巧。哈哈

善用内部网络以及云端框架

相信很多学校教务处内有几部电脑。但如果将这些电脑衔接起来的话，就可以拥有一个称之为内部网络的便利了。

怎么说？

很多人仅仅将数台电脑通过HUB或SWITCH链接起来，但这样的链接，很多时候也仅仅是因为要让这些电脑衔接上网络而已。殊不知，这样仅仅是HUB/SWITCH的其中一个功能而已。

将数台电脑通过HUB/SWITCH衔接起来后，不妨设置电脑和电脑之间的衔接。小弟称之为NETWORKING。

完成NETWORKING 后，即可设置共享文件夹/档案。

小弟此前建议各位使用的SyncBack软件就能够好好帮助学校的老师，在不同电脑内也能够拥有同步的工作档案了。

举例阐明：

1个教师在第一部电脑里面的D硬盘里面，在本身的文件夹内完成了工作。与此同时另外一个教师在第二部电脑内，在他本身的文件夹内完成了各自的工作，以此类推的话，倘若办公室内有4个老师同时完成工作的话，就等于4个老师在4部不同的电脑中完成本身的工作了。

但问题是：如果任何一个老师要处理/衔接之前的工作，就必须等到他们之前使用的电脑有空档才能够衔接。对吗？

小弟建议使用的SyncBack软件就能够轻而易举的解决这个窘局了。

（备注：小弟不鼓励使用闪式硬盘，不是小弟不喜欢，只是闪式硬盘的操作耐力和一般的磁性硬盘真的无法相比而已。闪式硬盘的使用率越高，折损率就越快。）

在四部电脑内各自设置SyncBack软件（为何四部都设置？因为预防任何一部电脑损坏的话，还有其他电脑可以执行指令啊）

（假设教师们都知道工作档案全部在D硬盘完成的话）设置电脑SyncBack软件定时自动进行同步。

例如

• 电脑一在每一天的每5分钟进行同步一次至另外三台电脑直至关机
• 电脑二在每一天的每5分钟进行同步一次至另外三台电脑直至关机
• 电脑三在每一天的每10分钟进行同步一次至另外三台电脑直至关机
• 电脑四在每一天的每15分钟进行同步一次至另外三台电脑直至关机。

如此的设置，即便在没有网路的情况（有的学校可能没有网络）但这样的设置就能够让4个老师在不同的电脑里也获得本身的工作档案了。

看起来很复杂，其实届时你只是看见电脑右下角几个讯号灯在闪烁，软件指令是完全自动化处理的。

设置这个软件的另外一个好处就是：或许可以彻底决绝不同的文件在不同的电脑中看起来不一样的问题。排除了办公软件版本问题后，有时候部分电脑里面没有当初处理文件的字型，电脑就会自作聪明自己擅自以其他字型取代原有字型，进而影响文件的界面。

有鉴于此，笔者也建议这4部电脑里面的字型文件夹也自动同步。

为何这样做？

这样一来，即便电脑技术人员更新任何一部电脑，其他3部电脑会因为自动同步的设置而马上或的解决而不必逐一设置。这样不是更节省时间和人力吗？

有人可能会问笔者，与其这样，不如直接使用云端工作不是更好吗？

对，最好的选择当然是云端框架进行。但可惜很多学校/教师并未到那个程度。

举例，学校目前尚使用的offline PBS template，笔者曾尝试将之上载到云端测试使用，结果发现大失所望，甚至丧失了很多原有的档案功能。

因此，笔者认为，在目前的情况下，至少此系统目前仍然需要下载处理，所以笔者才会推荐这样的工作方法。

举例：

• 学校教务处有6部电脑
• 6部电脑里面有承载着不同年级的PBS OFFLINE TEMPATE
• 老师们就依据各自的年级/班级在特定的电脑输入资料/数据。
• 完成后，负责老师还要将不同年级的档案抄过来搬过去才有办法拥有全校的PBS OFFLINE TEMPLATE档案。

但，如果利用笔者所建议的方法：

• 学校有6部电脑
• 在一部电脑内设置好PBS OFFLINE TEMPLATE档案后设置SYNC FREE软件。然后在软件设置让PBS OFFLINE TEMPLATE自动同步到其他电脑（也在其他电脑中安装SYNC FREE以及设置同步指令）
• 无论任何教师在任何一部电脑输入的资料，都会因为同步而自动更新。

这样的改变，笔者相信肯定大大改善教师的办公效率。此外，也将大大改变管理档案的方法以及节省时间和人力。

唯一不变的：要愿意投资在好的硬件，如电脑和网络衔接上，以及一颗愿意的心。

延伸想法：
有没有办法善用云端框架解决这个限制？拭目以待。

友情链接更新-北近打县学生事务部落格

本部落格的友情链接已加上以下链接，方便有需要的朋友随时跨界学习/参考。

这链接已直接放在友情链接页面方便使用。

北近打县华小学生事务副校长部落格

学校电脑内部网络设置要求与目标

近日得悉有朋友想更新学校的电脑，友人咨询小弟意见后，小弟觉得，将提供友人的信息也直接放在部落格内，方便大家作为参考也不错。版权没有，欢迎分享。

1. 所有教务处电脑命名并清楚标示于主机旁边。除此，也清楚标记主机所采用的IP ADDRESS以便日后跟进。电脑命名后，在设置内部网络内也将采用标示的名称，以便辨认。
2. 所有教务处的D硬盘设置为共享，所有用户的权限设置为全读全写（full read /full write）。
3. 所有行政电脑仅共享D硬盘里的其中一个文件夹。任何行政可将与教师们分享的资料将直接存放于此，方便教师自行提取。
4.  所有电脑本身的用户档案如my documents/ pictures/ music/video的储存途径设置为D硬盘，以防任何电脑C硬盘感染病毒得重新安装视窗而影响运作
5. 检查电脑的硬盘种类。如果是普通磁性硬盘的话，尝试完成下一步。若硬盘是闪式硬盘则避免，以免硬盘提前损坏。若是闪式硬盘则可考虑以其他方法设置。（编者目前没有头绪，哈哈哈）
6. 检查硬盘种类后，安装并设置SyncBackFree软件，设置教务处所有电脑之间的D硬盘为MIRROR，并设定每日同步间隔与执行时间、次数。此举旨在让老师们可以在任何电脑完成的工作或档案后由软件定时自动同步到其他任何的电脑硬盘里面。让老师们可以在任何电脑继续完成在其他电脑处理的工作，也减低因为电脑损坏而不能工作的问题。（此举为解决一些不能够通过云端完成的工作，如TEMPLATE OFFLINE PBS。）
7. 安装监控软件，在不必要的时候关闭USB埠口。
8. 避免安装DEEP FREEZE软件，让电脑软件如浏览器经常处于更新状态，简化软件更新的工作.
9.  所有电脑安装不同的防毒软件，运用不同防毒软件的科技，减低被感染的几率，提高电脑安全。
10. 设置所有电脑的防毒软件自动更新。然而，若网速不理想，建议设置不同更新时间，以免影响网速。
11. 完成衔接并测试所有电脑与已有的内部网络打印机以及扫描机功能。
12. 如果有必要的话，在每一部电脑内，将所有电脑本身需要的driver储存在一个命名为DRIVER的文件夹，将所有驱动软件光盘的内容拷贝在文件夹内备用。日后重新安装视窗后将能简化安装工作而不必寻找光盘。
13. 所有电脑安装中文输入法：谷歌拼音或搜狗拼音皆可。
14. 设置所有电脑的字型文件夹自动同步，避免因为字型不同而影响工作。
15. 所有电脑的办公软件设置为每分钟自动储存，减低办公效率因为停电或其他因素的打扰。
16.  所有电脑设置为每日最迟下午3时自动关机。关机前提供用户1分钟时间最后处理或让用户选择取消关机指令。

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学习型组织

节录/改编自《校长经》，邓日才著
为克服金字塔型行政组织上的弊病，管理大师圣吉（P.M. Senge)倡导学习型组织理念。

学习型的组织，除了将金字塔形的行政组织扁平化，在拆除不必要的阶层之余，也让上下沟通无阻，进而可以规划到行政与教师、学生、家长三个层面的直接沟通。

学习型的组织注重五个方面：

自我超越
强调学习，不断超越，全体教职员工与学生都要处于进修状态。

改变心智模式
消除自我防卫心理，开放心胸，接纳异见，尤其教育新思潮。

建立共同愿景
由下而上，激发员工潜力，共订奋斗愿景。校内长短程管教目标，尤可由此订立。

团队学习
全面参与学习，协助成员成长。校内师生教学相长，一起成长进步。

系统思考
学习整体理论，作为办事指导思想。校内教职员工应有专业修养及整体教育观。

学习型的组织，在学校行政系统中的成员不断自我超越，交互学习，以动力系统思维模式，有效地解决组织问题，建立共同愿景。使全校能在师生努力下，建立新校风，拓展新境界。

企业管理理念引入学校行政，并非开店做生意，而是在提高行政效率，降低成本，提升品质。这也是素质教育追求的一个方面。

教育改革日新月异，资讯日益膨胀，学校事务运作也日渐繁忙。就有行政组织，已不足以应付当前需求。因此，引进企管行政的理念与组织，降低成本，提高工作绩效与教育素质，乃是急不容缓的事。

共勉。