Saturday, April 6, 2019

共享档案和非共享档案之间的差别

共享档案,顾名思义,就是通过在一个网络内的便利,让大家可以在同样的一个档案里工作。

由于我们采用的PBD档案是以MS EXCEL制作,所以十分适合通过共享设置让老师们有更方便的工作流程。

非共享档案的传统工作方式:
电脑A,让老师处理1年级和6年级的档案
电脑B,让老师处理2年级和5年级的档案
电脑C,让老师处理3年级和4年级的档案

当老师要在不同年级的档案内输入资料的时候,就要起身使用其他电脑。又或者,必须等其他用户完成才能够继续使用。

共享档案的工作方式
电脑伺服器/总储存器-储存所有电脑档案
电脑A-让任何使用的老师可以在任何年级的档案输入资料。
电脑B-让任何使用的老师可以在任何年级的档案输入资料。
电脑C-让任何使用的老师可以在任何年级的档案输入资料。

部分用户阅读到这里,可能会觉得:这样的话,和之前没有变化,还不是一个时间仅让3个老师同时工作吗?

所以编者想说明:同时输入的老师人数,取决于电脑的数量而不是共享的设置。

但我们比较两者工作流程,就会看见当中的便利了:
传统工作方式下,老师被局限在所使用的电脑中。不能够跨越已经设定的年级档案输入。

在共享设置下,老师可以通过任何一部电脑,在任何一个年级的档案输入资料=老师可以不必更换电脑=正在输入资料的老师不必等候其他老师离开=可以在一个地方完成数样要完成的工作。

有的读者可能有以下疑问:
问:如果我学校有10部电脑,其中6部是在教务处,而另外4部是学校行政人员,那么这样的设置又是否合宜?

答: 再合适不过。因为所有行政人员可以因着共享的设置,不必到教务处和老师们抢电脑啊。可不是吗?

问:其实设置了共享后,请问除了让老师们在不同的电脑,但又可以在同样一个年级的档案里面,在不同的科目输入资料的同时,还有什么其他好处吗?

答:有的。负责的老师/技术人员可以在储存文件的电脑里面,加上一个可以汇集所有输入的资料的分析档案。也就是说,所有老师输入后,得到的结果会自动传输到这个分析档案内,一目了然看见全部的分析。

问:这样的便利,让老师们可以在学校完成。那么如果想让老师们在家里也拥有这个便利,可行吗?
答:目前科技有限,但也不是不可能的。远端登入如ANYDESKTOP或TEAMVIEWER目前虽然支援多人同时登入同一部电脑,但登入后,却仅仅能让一个用户操作。所以这些远端登入软件暂且不适合使用解决这些问题。然而,如果真的有兴趣,可以考虑使用网络储存NAS或VPN设置。但这两个科技的设置不简单,编者暂且尚未有如此经费自行采购这些器材了解其中奥妙。所以未能提供进一步的讲解。

点击这里了解VPN的基本运作原理
更深入的VPN说明
点击这里了解NAS的基本运作原理

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