Saturday, January 29, 2022

预设发送文件、工作指示

预设发送文件、工作指示,是管理层必须要掌握的一个技能。姑且别讨论所使用的平台,但拥有这些功能的平台,肯定会获得管理层的垂青。

下面,和大家分享使用Telegram这个APP,预设发送PBPPP文件、工作指示的实际操作方式。

首先,要确认学校有使用TELEGRAM群组。善用TELEGRAM里面的预设信息功能,将可以大大节省很多时间。

其次,确认你个人电邮拥有全部老师的电邮联系。

其三,就是确认你要发送的信息内容,链接文件档案等东西了。

怎么做?
  1. 在TELEGRAM里面,将PBPPP的工作说明,例如第一次的自我评估 Borang Instrumen / Penskoran的信息写好。然后将表格的链接也一并植入在内。在TELEGRAM里面预设发放的日期和时间。
  2. 在个人工作电邮里面,设置和TELEGRAM一模一样的信息,然后在电邮里,使用SCHEDULE SEND的功能,与TELEGRAM的发放日期和时间要尽量相同。
来到这里,可能有人会问:怎么需要那么复杂的操作呢?
原因很简单:记录与证明。

第一,我们不能做到每时每刻都在电脑面前处理或阅读手机的信息,所以这样就可以善用我们的时间,在我们可以安排工作的时候,先将需要完成的工作都拍好期限。

第二,这样可以完成我们所谓的记录工作。也就是说,电邮和TELEGRAM发送的时间和日期,都是证明我们已经通知该项工作的消息证明。万万别让一些别有居心的人说,哦,如何证明我们曾提醒老师们需要完成这些工作。那些小人,还是避而远之。

但,各位,切记。这不是说,全部信息都要这样处理。人性化处理,千万别一大早就将4、50个信息都纳入在TELEGRAM或电邮里面,看见的人都会吓一跳啦。对不对?

这预期发送的功能,主要是解决,我们时间不够用,然后也主要解决记录证明通知,以及解决提前让老师们知道的功能,千万别以为最后一分钟发放,事情就会圆满解决。没有任何人会喜欢临时紧张完成工作的感觉。

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