预设发送文件、工作指示

预设发送文件、工作指示，是管理层必须要掌握的一个技能。姑且别讨论所使用的平台，但拥有这些功能的平台，肯定会获得管理层的垂青。

下面，和大家分享使用Telegram这个APP，预设发送PBPPP文件、工作指示的实际操作方式。

首先，要确认学校有使用TELEGRAM群组。善用TELEGRAM里面的预设信息功能，将可以大大节省很多时间。

其次，确认你个人电邮拥有全部老师的电邮联系。

其三，就是确认你要发送的信息内容，链接文件档案等东西了。

怎么做？

1. 在TELEGRAM里面，将PBPPP的工作说明，例如第一次的自我评估 Borang Instrumen / Penskoran的信息写好。然后将表格的链接也一并植入在内。在TELEGRAM里面预设发放的日期和时间。
2. 在个人工作电邮里面，设置和TELEGRAM一模一样的信息，然后在电邮里，使用SCHEDULE SEND的功能，与TELEGRAM的发放日期和时间要尽量相同。

来到这里，可能有人会问：怎么需要那么复杂的操作呢？

原因很简单：记录与证明。

第一，我们不能做到每时每刻都在电脑面前处理或阅读手机的信息，所以这样就可以善用我们的时间，在我们可以安排工作的时候，先将需要完成的工作都拍好期限。

第二，这样可以完成我们所谓的记录工作。也就是说，电邮和TELEGRAM发送的时间和日期，都是证明我们已经通知该项工作的消息证明。万万别让一些别有居心的人说，哦，如何证明我们曾提醒老师们需要完成这些工作。那些小人，还是避而远之。

但，各位，切记。这不是说，全部信息都要这样处理。人性化处理，千万别一大早就将4、50个信息都纳入在TELEGRAM或电邮里面，看见的人都会吓一跳啦。对不对？

这预期发送的功能，主要是解决，我们时间不够用，然后也主要解决记录证明通知，以及解决提前让老师们知道的功能，千万别以为最后一分钟发放，事情就会圆满解决。没有任何人会喜欢临时紧张完成工作的感觉。

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