电邮存档，究竟还有什么影响力？
早前分享的《电邮存档记录》以及《电邮管理2-完结篇》中，虽然清楚列明各项电邮中使用范畴、老师和科目标签处理函件的好处，但真正的好处，其实不只是这些而已。
要达到电邮管理或存档之前，必须让学校处理电邮的朋友（一般是学校办公室助理或书记），有能力知道怎么处理。一般上，学校办公室处理电邮的习性，是有2种情况的：
情况1：传统的电邮处理
传统的电邮处理，是在收到电邮后，直接打印，然后交予管理层处理，仅此而已，电邮就此搁着、删除、清空了。（这里不谈管理层是如何处理，以及处理的对错）
情况2：革新的电邮处理
革新的电邮处理，则是在打印电邮（前或后），针对收到的电邮，进一步处理。
学校的管理层，因为被赋予为办公室员工的工作表现评分的任务，因此在某种程度上，是可以提出合理的要求，要求办公室员工随着时代的改变而有所提升。
要求办公室员工，适当妥善处理收到的电邮，可以考虑培训办公室员工掌握以下技能：
有没有想过，居然可以将个人电邮，当做是档案库使用呢？
使用方法也非常简单：
基于2025年12月4日的研究成果《精简化 Google Sheet》，今天终于完成了SK@S 中的 Standard 4 PdPc档案大修正工作。
经过好久好久好久的等待与努力，终于把课外活动的IPPKBAT表格整理好，与大家分享。表格有2个版本：
版本1：
版本2：
期待已久，（但一直都碍于非常忙碌都未能处理好）的 Instrumen Standard Penilaian Pembudayaan Kemahiran Berfikir Aras Tinggi (KBAT) dalam Pengurusan dan Kepimpinan Pendidikan (俗称 IPPKBAT) 学校行政管理档案终于完成啦。
点击这里即可浏览、下载、复制备用 IPPKBAT PIMPIN档案。（已同时更新学校跳板样本中的 IPPKBAT 页面。）
档案的排版，是基于教师教学档案（再次感谢方副校长2023年的分享）而着手处理修改。档案的修改记录，已在里面细述，不再赘言。
冀望此后，方便大家植入学校网页、跳板、Site，方便校长或其他人，处理这部分的工作啦。
（IPPKBAT的工作，至今，从1年2次，到2025年仅需填写1次，有3个部分：即学校KBAT管理、教学，以及课外活动。其中，2025年的课外活动，从每一种课外活动种类中填写1项，变成了每一个课外活动都要填写。随着管理层的IPPKBAT表格已经完成，意味着下一步就是着手处理IPPKBAT KOKO的档案工作。拭目以待）
（另外，也纠正了教学的IPPKBAT表格。谢谢朋友指出纠正，以便修订。）
收着也带不走的。哈哈
耶稣爱你也爱我
学校一般有12科目。
每一个科目有不少的资料要管理。
一些资料需要打印出来存档。
一些则不必打印存档。
建议1：
建议2：
信息来源：
https://sites.google.com/moe-dl.edu.my/mobim/sekolah-rendah/sains?authuser=0
备注：版主会逐步将MOBIM嵌入学校科目支援页面中。
（是的，目前也在建立云端版的，类似学校跳板的，但针对各个科目的资料整合工作，势必要进一步将各科目的资源，尽可能整合好。方便每一个老师。）
每一个科目，都有各自的挑战和文件需要整理和准备。当编者逐步深入了解的时候，才发现，当科目主任也确实不那么容易，在大型学校尤其如此。于是，编者胆粗粗开始时编制可以作为全校所有科目通用的在线科目档案管理系统。
概念：
续2020年2月6日分享的《如何使用二维码记录特别课室使用？》后，一直觉得，是时候启用进化版的分享了。
2020年，是提倡使用谷歌表格，编制记录特别课室使用。但来到2025年，其实是可以将问卷的反馈，依据需要，编制成为依据特别课室的种类显示的。
下面，与大家分享实战步骤：
以往，每个科目有各自的主任，处理各自的科目年历 (Takwim Panitia)。但那工作模式，让科目主任 (Ketua Panitia) 相当头痛：
有时候很好奇，校庆日，不是设定好了的么？
有一年，编者基于机缘巧合之下，决定尝试收集和记录每一所学校的校庆日日子。由于采用谷歌日历记录，要搜索资料的话，轻而易举。
不搜索还好，搜索起来，才发现，居然有些学校的校庆日，每年随着州假期、公共假期以及学校假期而有所改变。
其实是小事情，但看见这样的情况，让人想起：如果在小事不能忠心，大事能忠心吗？当然，站在某些学校的立场，随着州假期、公共假期或学校假期调整学校校庆日，并申请事假，其实没有带来任何伤害。但如果有认真思考的话，不免会觉得奇怪：学校校庆日，有随随便便修改的理由吗？对于创校先贤来说，会不会是一种讽刺呢？
反覆修改校庆日，在竖立学生对学校情怀与认同感的环节上，会带来有归属感，还是：只要有假期，管它有没有归属感呢？
小小心得，盼望与大家共享。校庆日事假，即便可以人情处理，但校庆日的存在，是为了方便庆祝假期，还是为了纪念先贤的努力呢？
我一直有一个想法：有没有办法，有效记录学生在学校的6年生活轨迹？有没有办法，依据各种事项，将学生在学校的6年级轨迹，都记录下来呢？
例如：
2025年1年级
2026年2年级
2027年3年级
2028年4年级
2029年5年级
2030年6年级
要是学校有能力，记录学生在2025年到2030年的生活轨迹，那将是多么精彩的数据啊。你问有什么数据可以记录？我这里就给你列出来，让你也和我一样，张开嘴巴，张开眼睛看清楚。
早前，我们谈及，有效简化优化各种学校要管理的系统。但，要是这些系统都没有好好管理或编排在触手可及的地方，我们免不了又要四处搜索寻找需要的系统了，对吗？
来，点击这里看看我们如何将各种系统，直接嵌入学校跳板中。这样，大家日后就可以非常方便了。
留意到学校跳板中，仅需开启新的一页，即可将各种系统直接使用 hyperlink 嵌入吗？这样的编排，确实会让学校的管理工作，更为优化的。其运作理念，有点类似 link tree。欢迎浏览，欢迎尝试在各自学校的跳板采用。
有意在学校跳板加上的话：
学校嘛，一定有各种教学活动的。这次，我们谈谈教学活动编排。当然，都只是建议，如何有效执行，看校情，看校长意愿，一起执行。
反向设计（reverse engineering），不是新的概念。但在学校工作流程设计中，很少有人会愿意费心思了解，然后改进。
惯性的工作流程设计，都是从第一步到最后一步（成果）。这样的设计流程，不是不好，只是需要经过太多的磨炼与际遇，才能够得到更大的改进。但反向设计的效果就不一样了。我们举几个简单的例子来看，就看见差别在哪里了。
教师或职员出席和分析：
传统的流程设计：找出每个人的名字，然后一个月一份记录，之后每日点名，包括自动统计。
结果：出现了12个页面。
反向的流程设计：依据我要看见的页面，反向设计可记录全年出席的排版设计。
结果：出现了1个记录全年的页面。
教师的PBD委任信件：
传统的流程设计：利用教师名单，加上邮件整合（mail merge），在文件中加以处理，然后打印。
效果：mail merge有2个档案，每次迁移电脑的话，需要重新设置。最大好处就是可以批量处理信件。最大坏处就是数目字的处理未能如意。
反向的设计流程：统一要看见的信件格式，采用Google sheet / excel的 vlook 或 xlookup功能，整理和准备教师信件。
效果：只有1个档案。最大好处：一个档案处理妥善。最大坏处：需要逐个处理打印工作。
由此可见，反向设计的流程，会给工作带来不一样的改变。得到的好处和坏处，虽然不尽相同，但我校相信，好处比坏处多。日后大家在设计和处理工作流程时候，不放考虑：从工作的终点开始反向设计，会带来不一样的效果。
有没有想过，当我们有越来越多的档案，特别是Softcopy的时候，要处理起来，也不是那么容易了？
我举例：每所学校4-6年级学生有参与心理倾向测试，俗称psikometrik。但要逐个打印保管学校档案的话，确实有点挑战。打印出来的话，不仅文件多，要保存的话，也不容易。所以，新点子来了：何不将学生的文件，直接保存在云端呢？
但仅仅保存在云端的话，又不是那么容易寻找啊。所以有了这样的一个建议：
在1M1S里，原来有一项统计是体育用具使用率的事项。
想了想，可以进行记录的还有：
同样的问题：怎样设计最方便老师，却又方便统计的表格/流程？
同时，让我们思考：
建议中的体育用具记录表格形式：
好处：
延伸思考：
同样的使用率表格，能用在：
有兴趣开发的话不妨考虑😊, 当然，别为了做而做，不然老师们真的会累坏的。
好久以前，当看不懂的时候，我们会去询问。但时代不一样了。
话说日前，有个家长信息来询问，表示她（母亲）看不懂孩子写什么。身为老师的，于是很温和的语气信息家长，建议家长询问孩子，究竟孩子写了些什么。一般上，就可以知道孩子写什么了。
没多久，家长回应：孩子表示自己也看不懂孩子自己写什么。
当然，也没有什么好生气的。于是，安抚家长：距离进行实验的日子还有至少3天。提醒孩子，在学校的时间，记得和朋友确认要携带的东西。至少，不会没有携带东西来学校进行实验。
家长开心回应表示会提醒孩子。我默默祈祷：希望孩子记得和朋友确认要携带的东西，别在进行实验的那一天，什么都没有携带来学校。那可不是好事。（为我祈祷那天不会发生这样的情况吧）
一直以来，课外活动的进行，都在星期三下午或每月的第二个和第四个星期六进行的。当中，最让老师们有点困扰的，莫过于课外活动报告的处理。怎么说，让我们来看看：
如何让数据可以持续永恒处理？
行政管理篇：
学术：
学生事务：
课外活动：
要处理各种数据，最好的方法就是提供一个门户网站 (portal)。
有了门户网站(portal) 之后，老师们就有了可以处理和获取信息的便利。
当然，建设门户网站(portal)只是个开始。那要使用什么平台建设门户网站(portal)比较好呢？
这里建议的：
学校跳板（基本上就是Google Sheet而已）、部落格、网页、Google Site。当然，拥有更好能力的学校，可以考虑建设属于学校的应用程序（application / apps）。
续《资源中心借阅系统-完结篇》后，富有好奇心的人，开始询问，资源中心究竟有什么数据可以加以分析呢？下面给大家解答一些可以分析的数据样本啦。
前面两篇（《资源中心系统-前言 （资源中心有窘境吗？）》，《资源中心系统-中篇-谈流程》），我们讨论过了资源中心系统的需要和流程的改变。今天我们来讨论究竟要如何设计这样的系统，造福资源中心老师、改变资源中心管理员（学生）的角色（不再只是低头扫描登记借阅书本而已）、以及让学生本身、师长、管理员“看见”资源中心里的各种数据。
这系统的构造，非常简单。下面，我将逐步解说。我会使用谷歌表格加上编号，以及相对的使用Google Sheet加上一些说明，方便大家“看见”系统设计的背后与运作情况。举凡有谷歌表格的，就是学生/用户会看见的界面；而仅有Google Sheet的，则是后台的页面与运作。
备注：谷歌表格和Google Sheet都是可以点击检查测试的实际链接哦，尽管点击测试吧。
资源中心，顾名思义，就是汇集各种资源（书籍、非书籍等资源）所在之地，当中的借阅系统，必须要有的功能如下：
续上篇 《资源中心系统-前言》所言，今天我们尝试深入研究各种在资源中心发生的事情的流程。
每一所学校的孩子或老师，前去或离开资源中心前后都有一定的流程，这是每一个老师或学生需要遵守的，也是学校提供社会化体验的一个模式。
今天，我们就将流程，依据顺序，逐项编写出来。看看怎样协助设计更好的资源中心系统，来，我们就从前去资源中心开始吧。一般上都是这样的：
基本上，资源中心使用的系统，要有（但不局限于）以下功能：
随手赞来的，每一所学校可以考虑研发启用的的系统/档案有：
续上一篇文章《一种突破-学校AJK的处理》中的延伸思考，今天我们稍微了解，可以创建那些依据年份的记录，方便学校永续经营各种记录。
学校常年有各种活动，教师或需要带学生外出参与。参与活动前，教师有责任获取学生家长同意书。
不同的学校，处理的方法或许不同。下面给大家几个建议：
早前与大家分享的《Surat Lantikan PBD 系统》一文，有提及，这简化的委任信系统，可以有效大大简化行政/管理层准备委任信。现在，话不多说，直接与大家分享课外活动顾问老师委任信系统。使用方法大同小异。
变化而更新：
续之前和大家分享的《SURAT LANTIKAN PBD系统》，在9月21日凌晨，有了不一样的灵感：
同样档案，如果有需要，
稍微修改委任信内容或格式，即可变成：
再也不必mail merge了😊
灵感源自：《圣经》罗马书 12:2 不要效法这个世界，只要心意更新而变化，叫你们察验何为 神的善良、纯全、可喜悦的旨意。
近日，因朋友询问，如何将不同的视频，纳入同样的视频中？换句话说，就是将不同角度录制的视频，都同时出现在一个视频的画面中。
于是，拔除两胁的刀，上网稍微搜索了，发现一个免费的网页 https://clideo.com/resources/how-to-put-multiple-videos-on-one-screen ，特与大家共享。万一日后有什么需要的话，欢迎善用。（目前尚是免费的输入）
另外一个目前也是免费，但功能相当完善的软件是CLIPCHAMP。在输出方面，也是相当完善的。笔者使用也相当满意。
心里只有一个疑问：学校录制的视频，真的需要这样弄吗？不是每一个老师都是多媒体的背景的好不好？ICT门槛降低了，但对学校的要求却相对提高了。
昔日的老师出席分析系统档案，都注重在每月统计和分析的概念上。
这样的概念不是不好，而是比较多需要顾虑的事情。单从设计的页面来说，这样的概念必须有至少13张工作页面。其中，1到12页就是1月到12月的页面，最后一页，通常都是累积每月的全年数据统计的页面。
这样的设计概念，当时确实方便了每月的统计分析需要，却满足不到简化工作页面的需要。
有鉴于此，笔者打算在2026年，一举改变传统的分析概念，将繁杂的13张页面，简化到1张页面即可（前面的说明页面不算吧？哈哈）
页面数量从13减少到1页。在处理上，大大简化了老师半途加入或离开的繁杂程序（如：不能随意增删ROWS，每张下个月的页面，必须加上或注意已经离开的老师）。
新的设计，仅需在新来或离开的老师的ROWS，加上备注，即可直接点名或注销不必记录了。
话不多说，点击这里浏览简化版的教师出席记录档案，亲身体会当中的不同吧。
新版本的教师出席记录档案优点：
案例1：
某日，学生A因为乘搭另外一部Grab的车子，加上车子司机未能准确说出载送学生的名字，保安人员拦截阻止，要求确认。学生延迟20分钟上车，保安人员表示学生A家长无礼表示：保安人员的工作只是让学生上车就好。保安人员表示家长不尊重保安人员的努力与付出，深感无奈。
次日，学生没有到校。无法跟进。第三天，学生到校。学生父亲告知，太太和保安人员不和，目前已不说话。放学时分，学生母亲到校回馈：保安人员高声质问家长为何不接电话（家长回馈当时工作中，未能接电话回应），家长表示家长不负责任，家长接受不到这样的指责。
家长表示，每日会确认载送的交通工具，截图告诉她先生。每天孩子到家后，会拨电给孩子确认到家。家长表示，是保安人员先在电话中高声呼叫。
处理方法：
除了个别老师的g-户口，谷歌课室有8种户口可以善用。让我们先来了解8种户口与其功能：
TAKLIMAT BERSAMA PENGETUA DAN GURU BESAR SEKOLAH YANG TERLIBAT MENGENAI PELAKSANAAN PERANTIS GURU (PG) SEMESTER 1 2025/2026 (A251) – JULAI 2025 BAGI GURU PELATIH PENDIDIKAN SULTAN IDRIS (UPSI) DI SEKOLAH-SEKOLAH DI BAWAH KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA (ZON UTARA)
