教职员的流动处理-回顾

教职员肯定有外出，病假或事假。如何处理，一直是行政和管理层要留意的事项。这里，我们稍微回顾各种处理的方式以及目的。

1. 记录：使用谷歌日历记录。方便管理层编排需要外出的老师，可以快捷处理。基本上，这是方便我们记录需要编排代课的目的。可是谷歌日历无法做到统计和分析。
2. 官方记录：eOperasi。这是官方的，一般建议在中午12点前完成。要留意的事项就是：外出的老师、主办方、外出日期、多久不在校内。
3. 统计分析：建议采用云端版的Google Sheet处理（可以点击这里浏览2026年起使用的教职员出席统计分析）
4. 跟进老师们提交的HRMIS（病假，事假等申请）。

单单教职员外出的事项，管理层就要处理3个不同层面的工作。试问，还有更好的方法吗？值得大家探讨。共勉。

教职员名单-SSPA等级

        2025年，联邦政府采用SSPA制度。碍于2025学年比较紧凑，一直没有从2023年的《同步显示教师等级的教师名单》中更新采用SSPA制度的教职员名单。

        今天，趁着2025年圣诞节假期，就重新整理好，依据SSPA制度下的学校教职员名单统计分析啦。（现有档案可容纳81教育工作者，3个教职员，用户可以自行增加rows以便处理）

        点击浏览SENARAI NAMA GURU &  KAKITANGAN SEKOLAH SSPA-to share。点选 File > Make a copy 或 download即可拥有  啦。

祝福大家：圣诞节平安健康。：）

大大赋能予CM7

CM7，是每一所学校谷歌课室管理员中的，属于科目主任的账号。账号隶属学校而不是个人拥有。试问，学校得力马/谷歌课室管理员，可以如何有效使用CM7的账号？如何大大赋能予学校12个科目的主任？建立有效的数码档案呢？

        但，在开始解说前，先了解，为什么使用CM7账户处理，而不使用副校长个人的力马电邮处理。

        站在人性心理的出发点，老师们会觉得：做得事情，都保存在副校长个人的云端硬盘中的话，确实不妥当。加上很多老师或有多疑的个性（其实都希望弄清楚而已啦），所以难免会有难以推行实践的情况。

        但，今天分享的，却是使用CM7的账户准备。然而，若想让老师们支持，就要进一步解释建设和使用过程。

        CM7的账户，是依据学校使用而不是个人使用的。老师们最不希望看见的，就是自己的心血被某学管理层夹持带走。老师们最希望的，就是自己有档案，也贡献学校（完成工作）。所以，CM7账户是依据学校的这个重点，务必要解释清楚，那就是撼动老师们支持配合的第一个切入点。

        至于第二个切入点，就是要简化老师们的管理障碍。我的做法是：告知老师们CM7创建文件夹，但文件夹设为全部老师可以浏览。而科目主任就是管理员。个别科目的文件夹，将与科目主任与老师们的个人得力马户口（g-开头的户口）共享。

        那，试问如何确认回馈呢？笔者个人的话，我是告诉老师们，即将采用CM7户口建设云端学科文件夹，需要的学科，可以点击询问回馈，以便整理和准备。

        老师们看见了清楚的信息，知道是共享学校的。有了回应后，PK1就能利用CM7的账户，创建12个学科的文件夹。

        创建12个科目的文件后，请将12个文件夹，归纳在1个云端的文件夹即可。这样可以确保文件夹内，利落。

        说了那么多，我来整理步骤，让我们第一副校长，大大赋能学校12个科目的Ketua Panitia，让他们也发挥。

步骤：

1. 发放问卷，让12个科目的主任，有选择的原因。（主要是照顾12个科目主任的ICT技巧不一情况。）
2. 解释使用CM7创建共享云端硬盘的原因。
3. 告知所有学科档案将与校内老师们共享。（校内老师可以登入任何文件夹，查看或提取任何科目的档案和内容。）这是建设互相信任的基础工作之一。
4. 使用CM7创建文件夹。
5. 依据科目，与科目主任共享文件夹。可以选择电邮通知。
6. 文件夹中，适当限制科目主任的权限。
7. 将文件夹的链接，适当在学校网页、Site、部落格定位。这技术上是最重要的步骤。这个步骤，是要方便科目主任，透过最容易得方法更新档案内容。
8. 另外，记得，将个别文件夹的链接，转换成为二维码。打印二维码，传送每一个学科科目主任。
9. 科目主任可以从学校部落格、跳板和SITE开始更新文件夹内容。

结束。建设数码学科文件夹，迈出了第一步。

学校活动看板

续上篇《生日墙 Birthday Wall》后，在脑海中，有好些奇怪的想法：

• 学生生日墙，能不能变成学校教职员的生日墙？
• 生日墙，是依据日期，自动显示名单。那，能不能稍微修改编码，将学生名字，更换为学校的活动呢？
• 同样的事情，能不能再变成学术、学生事务、课外活动的看板呢？

自动化的学校活动看板有什么好处？

• 善用校历：校历都是依据日期编排活动。倘若已在日历有校历记录，能不能让学校活动看板，直接从校历日历中导入？
• 善用学科活动年历：每一个学科，都会安排活动。但如果将这些活动，从校历中，直接拷贝粘贴的话，日期到了，直接衔接自动显示的话，会不会节省网页管理员的工作呢？
• 同样的，课外活动的看板，学生事务的看板，能不能照样处理呢？这样一来，学生仅需点击不同的页面，即可看见当天要进行的活动了。
• 在某种程度上，学校管理员，能不能将学校的活动，变成类似小挑战的游戏活动，引导学生尝试完成各种小挑战（当然是针对学习和品格方便的指引咯）。
• 从网页管理员的角度来看，这样的转变，几乎可以简化每天处理网页内容的工作。一个版面，即可自动化显示全年的活动了。我相信是可以大大简化网页管理的工作。
• 倘若在指定的地点，有荧幕的话，仅需显示各项活动看板即可了。

要使用的编码如下：

function updateSlidesWithSheetData() {

  // --- 1. 定义您的文件 ID 和数据范围 ---

  

  // Sheet 1: 学生生日信息

  const sheet1Id = '您的第一张Sheet文件ID'; 

  const range1 = 'Sheet1!A2:D15'; // 例如 '学生生日表!A2:D15'

  // Sheet 2: 学术信息

  const sheet2Id = '您的第二张Sheet文件ID';

  const range2 = 'Sheet1!A2:E20'; // 例如 '学术数据!A2:E20'

  // Sheet 3: 课外活动信息

  const sheet3Id = '您的第三张Sheet文件ID';

  const range3 = 'Sheet1!A2:C10'; // 例如 '活动记录!A2:C10'

  // --- 2. 获取数据 ---

  const data1 = Sheets.Spreadsheets.Values.get(sheet1Id, range1).values;

  const data2 = Sheets.Spreadsheets.Values.get(sheet2Id, range2).values;

  const data3 = Sheets.Spreadsheets.Values.get(sheet3Id, range3).values;

  // --- 3. 更新 Google Slides ---

  const presentation = SlidesApp.getActivePresentation();

  

  // 更新第一张幻灯片（索引从0开始）

  const slide1 = presentation.getSlides()[0]; 

  updateTableInSlide(slide1, data1);

  // 更新第二张幻灯片

  const slide2 = presentation.getSlides()[1];

  updateTableInSlide(slide2, data2);

  // 更新第三张幻灯片

  const slide3 = presentation.getSlides()[2];

  updateTableInSlide(slide3, data3);

}

// 辅助函数：查找并更新幻灯片中的第一个表格

function updateTableInSlide(slide, data) {

  const elements = slide.getPageElements();

  for (let i = 0; i < elements.length; i++) {

    if (elements[i].asPageElement().getPlaceholderType() === SlidesApp.PlaceholderType.TABLE || elements[i].asPageElement().asTable()) {

      // 假设我们只更新找到的第一个表格

      const table = elements[i].asPageElement().asTable();

      // 清除旧数据 (可能需要更复杂的逻辑来匹配行/列)

      // 简单起见，这里假设您有一个预先画好的空表格

      // 更简单的方法是删除旧表格，然后用新数据新建一个表格

      

      // *** 警告：下面的代码需要您手动实现删除旧表格并新建一个 ***

      // 这是一个更可靠的方法：

      elements[i].asPageElement().remove();

      slide.insertTable(data.length, data[0].length, 50, 50, 100, 100).setContents(data);

      return;

    }

  }

}

下一篇，我们讨论看看，如何从学校活动看板，变成每日晨读的工具。是的，这是可行的。

生日墙 Birthday Wall

 

生日墙，顾名思义，就是显示当天生日的寿星。主要目的是提醒和祝福身边，在当天庆祝生日的朋友/学生。

        在学校建立生日墙，是有正面的影响的。当然，也要有足够的能力处理才行。校园要有生日墙的话，必须尽可能简化生日墙的建设工作（别告诉我还要使用传统的布告板和粘贴学生名单）。

        传统的布告板和学生名单，不仅费时费力，还很挤压老师的作息时间。要知道，布置布告板，是多么费神费时的工作啊。但更重要的，其实就是即时性。

        建设电子或网络版的生日墙，在很大程度上，可以有效弥补老师的作息时间。但更重要的是：在布置上，美编上，排版上，多了很多自由和选择（网络的图像和设计，你曾计算吗？）。但比这个更重要的是：网络/电子版的生日墙，可依据当天的日期，即时显示生日的学生。

        嗯，你没有看错。是的。网络/电子版的生日墙，可以依据当天的日期，即时显示当天生日的全部学生。

先讲解构思和步骤，方便大家有个基本概念：

1. 一定要有个汇集、收集、记录全校学生名字、生日的档案。最好是Google Sheet档案。仅需1页即可。个人建议：将这档案与生日统计分析档案，衔接起来。完成生日统计和分析档案后，直接点击链接，并完成这个档案。
2. 一定要有个作为生日墙(birthday wall)的画面，建议使用Google Slide即可。
3. 学校设定要显示生日墙的页面（部落格、网页或 site都可以）。
4. 在显示档案中，使用app script功能，指定时间从记录日期的档案，传送或汇集全校的生日名字过来显示画面中。
5. 刊登publish 显示画面。
6. 将画面定位在学校网页、部落格、SITE中备用。

如此一来，倘若没有任何学生进出的话，生日资料就不需要更新，设定时间后，直接在生日墙自动显示。

        下面，我们来看看实际操作：

1. 创建一个Google Sheet 档案。档案仅需2列 (columns)即可。
2. 第一列：学生姓名。
3. 第二列：学生生日日期。格式设定为：年月日。
4. 别关闭档案。因为等下需要拷贝档案的ID。档案的ID是从 d/之后，/edit之前的链接。
5. 开启 Google Slide 
6. 设计好要的美编或插图。
7. 找出Google Slide的 ID编号。ID是从 d/之后，/edit之前的链接。
8. 置入一个text box，右击text box，在标题tittle处命名 Birthdaybox
9. 在google slide 中，点击extension > app script
10. 然后，将下面的代号，置入画面内：
11. function updateBirthdaySlide() {
      // ======================================================
      // CONFIGURATION SECTION - PASTE YOUR IDs HERE
      // ======================================================
      var slideId = 'Google Slide的 ID';
      var sheetId = 'Google Sheet 的 ID';
      var sheetName = 'Sheet1'; // Change if your tab has a different name
      // ======================================================
    
    
      // 1. Get the Data from the Sheet
      var ss = SpreadsheetApp.openById(sheetId);
      var sheet = ss.getSheetByName(sheetName);
      var data = sheet.getDataRange().getValues();
     
      // 2. Get Today's Date
      var today = new Date();
      var currentMonth = today.getMonth(); // Note: January is 0 in JavaScript
      var currentDay = today.getDate();
     
      var birthdayNames = [];
     
      // 3. Loop through the rows (Starting from row 1 to skip headers)
      for (var i = 1; i < data.length; i++) {
        var name = data[i][0];
        var birthday = new Date(data[i][1]);
       
        // Check if the date is valid, then match Month and Day
        if (birthday && birthday.getMonth() === currentMonth && birthday.getDate() === currentDay) {
          birthdayNames.push(name);
        }
      }
     
      // 4. Create the display message in bullet form
      var displayText = "";
      if (birthdayNames.length > 0) {
        // This creates a list where each name starts with a bullet point
        displayText = "🎉 某某某华小衷心祝福 Happy Birthday to:\n\n" + birthdayNames.map(function(name) {
          return "• " + name;
        }).join("\n") + "\n\n🎂 校方希望对学生说的祝福语";
      } else {
        displayText = "若当天没有学生生日的话，会出现的字眼";
      }
     
      // 5. Update the Google Slide
      var deck = SlidesApp.openById(slideId);
      var slides = deck.getSlides();
      var slide = slides[0]; // Gets the first slide
     
      var shapes = slide.getShapes();
     
      // Find the text box tagged as "BirthdayBox" and update it
      for (var j = 0; j < shapes.length; j++) {
        if (shapes[j].getTitle() === "BirthdayBox") {
           shapes[j].getText().setText(displayText);
        }
      }
    }
12. 完成编码粘贴后。在app script页面左边的时钟，点选要执行的时间。
13. 将Google Slide页面，刊登(publish)：File > Share > Publish to Web
14. 点选embed 嵌入选项。准备提取嵌入代码。
15. 将代码置入学校的部落格、网页、Site中即可。

备注：

• 建议在生日分析统计档案中，加上衔接这个生日日期的Sheet链接。之后，若没有学生进出的话，每年仅需更新一次即可。
• 也在这个google sheet档案中，加上回去学校生日统计分析的链接。

感谢神，小小分享，圆了一个多年的梦想。希望对大家有帮助。下一篇，我们探讨，如何让生日墙，变成《学校活动看板》。

学生生日统计与分析

感恩PKHEM还是可以从IDME下载学生资料。在得到学生资料后，只需设定好一定的方程式，即可将学生的资料，进行一定的统计和分析了。

        统计和分析学生出生日期，究竟有什么作用呢？

1. 设计在谷歌课室的祝福信息。
2. 在日历中，设定生日提醒。
3. 可以在学校日历中显示。
4. 可以在学校网页中显示生日的学生。

实际的处理方法，是怎样的呢？

1. PKHEM下载IDME的学生资料。
2. 要拥有的资料：班级、姓名、性别、宗教信仰、生日日期。
3. 设定方程式，依据学生的生日日期，自动提取月份。
4. 然后，设定12个月份的统计表。
5. 统计表分为：出生月份，男女人数，依据宗教信仰的比例。

有什么作用？

1. 方便准备任何生日派对或礼物 （学校爱心计划、辅导组活动等）。
2. 方便适当的祝福语。
3. 方便在校园建立友爱的氛围。

        必须留意的是，在设计的过程中，必须要考量到IDME中全部的宗教信仰。为什么呢？因为只有这样，无论学校有任何学生或家长点选任何宗教信仰，PKHEM在下载后，直接粘贴处理时候，档案才会自动依据全部IDME的宗教信仰分析统计。不会有任何遗漏（除非系统有大改动）

        下一篇，我们讨论：《生日墙 Birthday Wall》--编制一个可以依据当天日期，自动显示当天生日的学生名单。（这是很多年前想像要拥有，但当时完全做不到的梦想之一）

Notebook LM的约会-建设 Book Review库

2026年即将开始，但得力马培训，想不到要做什么？来，给个建议大家：Notebook LM的约会：2026得力马培训：建立 book review库

SULDP：

1. 找出并编排老师们需阅读的书本（链接或电子书）
2. 与ict（现在已是由GPM负责）合作，以Google sheet准备book review 表格备用。Google sheet必须1个档案多个页面哦，不然无法实现协作的目标与体会。
3. 设定共享权限，但不通知
4. 设定电邮发送书本链接与表格链接。（预设电邮的发送必须是LDP当天）

 ADMIN DELIMA:

1. 指导老师们从得力马网站登入
2. 选择Notebook LM激活ai PLC 
3. 老师们以Notebook LM处理阅读书本内容，但根据表格需要输出
4. 老师们填写表格
5. SU LDP检查，关闭共享。修改为人人都可浏览。

GPM

1. 善用链接，植入学校网页，SITE，跳板中
2. 截图并通过群组告知全校链接地点

好处：

1. 保持老师们的得力马账号活跃，亲身体会Ai的效果。
2. 激活每一个老师的PLC AI（登入后点击Notebook LM就是了，连续点击每一个AI都可以，这是2025年才有的东西）。
3. 建立互相信任，完成协作 (kolaborasi)的工作氛围（让老师们慢慢习惯共享协同工作的趋势啦）。
4. 逐步组织共享氛围。
5. 建立归属感，一同收获的满足感。
6. 建立每一个老师适用的Book Review内容。
7. 方便每一个需要的老师，随时提取任何需要的BOOK REVIEW。

坏处：

劳师动众。哈哈哈

小小改变，大大影响的例子-学校教师出席记录谈起

续上次在2025年9月3日分享的《2026教职员出席记录-大幅度降低页面数量-浅谈工作设计流程改进带来的影响》，今天我们稍微探讨，究竟这小小改变，可以如何改变工作结果。

        在2026年教师记录之前，要记录的教师出席档案， 页面多，衔接方式也繁杂，遇见老师转校进出的话，尤其麻烦。但使用2026年的版本的话，事情就简单许多了。

        此外，最大的优点，篇幅的缩减，也直接让档案的数量减少了。此话怎么说呢？

        之前，1个档案仅能使用1年。因为1年就有13张页面了。现在，因为页面大幅度缩减到只有1页，1年1页的排版，让1个档案，可以包含多个年份在内。

举例：

• 旧方法：1个档案1个学年。因为页面多达13页。每年需要创建新的档案。
• 新方法：1个档案可有多个页面，因为1个页面就是1个学年。每年仅需创建新的页面。

2个方法，差异非常显著。所以，对于管理层来说，现有的管理方法不是不好，但切记：小小的改变，足以带来更大的影响。当然，别什么都吹毛求疵，那是本末倒置的做法。

        收着带不走，和大家分享。要是有兴趣的话，欢迎点击浏览使用（File > Make a copy即可拥有）2026年的教职员出席分析样本吧。

电邮存档，还有什么影响力？

电邮存档，究竟还有什么影响力？

        早前分享的《电邮存档记录》以及《电邮管理2-完结篇》中，虽然清楚列明各项电邮中使用范畴、老师和科目标签处理函件的好处，但真正的好处，其实不只是这些而已。

        要达到电邮管理或存档之前，必须让学校处理电邮的朋友（一般是学校办公室助理或书记），有能力知道怎么处理。一般上，学校办公室处理电邮的习性，是有2种情况的：

情况1：传统的电邮处理

传统的电邮处理，是在收到电邮后，直接打印，然后交予管理层处理，仅此而已，电邮就此搁着、删除、清空了。（这里不谈管理层是如何处理，以及处理的对错）

情况2：革新的电邮处理

革新的电邮处理，则是在打印电邮（前或后），针对收到的电邮，进一步处理。

        学校的管理层，因为被赋予为办公室员工的工作表现评分的任务，因此在某种程度上，是可以提出合理的要求，要求办公室员工随着时代的改变而有所提升。

        要求办公室员工，适当妥善处理收到的电邮，可以考虑培训办公室员工掌握以下技能：

1. 电邮转发-这个技能让办公室员工，在收到电邮后，确认处理的老师或管理层，有效透过转发电邮传递重要函件。
2. 电邮标签与存档-电邮都可以依据范畴、科目与老师各别处理存档。不必劳师动众。当然，要是转发副校长们跟进处理也不是不可以的。但若在办公室直接处理的话，就可以大大减轻老师们的工作负担。
3. 适时清空电邮- 处理好的电邮，确认不需要的电邮，直接清空就好。

在某种程度上，这是员工自身能力的提升。积极的心态看的话，工作不会一成不变。消极的心态看的话，这是多来做的工作。

        但切记，这样的改变，对于整个组织来说，都是正面的。冀望这样的改变，能够为学校管理层与办公室的运作，更为顺畅。共勉。

电邮管理2-完结篇

        续上次《电邮存档记录》谈及的电邮管理，我们今天稍微深入探讨，除了依据教师完成标签、归档（归类）之外，还能如何做得更好？

大家可以考虑的做法有：

1. 依据范畴（Bidang）：如行政管理、课程/学术、学生事务、课外活动。
2. 依据科目：国语的BM，华语的BC，英语的BI。以此类推。

在整理标签时候，别分得太仔细，先整理大方向，然后再逐步处理细节。

        我个人的话呢，就先分范畴、再分科目、然后分老师。每每收到电邮，先标签大事、再标签科目、然后标签老师。如此一来，有三大好处：

1. 可依据范畴的信函记录。
2. 可依据科目归档的信函记录。
3. 可依据老师个人，各别的电邮信函记录。

电邮当存档记录

有没有想过，居然可以将个人电邮，当做是档案库使用呢？

使用方法也非常简单：

1. 收到电邮后，确认处理的老师。
2. 将电邮传送老师后，准备标签电邮备用。
3. 在电邮上方，标签处，创建该老师姓名的标签。
4. 将电邮依据标签归纳。
5. 一封电邮可有多个标签归纳。
6. 完成归纳后，重覆步骤处理下一封电邮。

所有完成标签的电邮，将自动归纳在教师名字之下/之中。下次要翻阅的时候，确实方便参考。

        下一篇， 我们深入一点，探讨如何在同样电邮，使用多个标签，达到更好的电邮信函处理效果。

不妨考虑看看。

共勉。

Std 4 PdPc SK@S 档案大修正

基于2025年12月4日的研究成果《精简化 Google Sheet》，今天终于完成了SK@S 中的 Standard 4 PdPc档案大修正工作。

1. 重新排版教学视察页面。
2. 整理后，这8页面的档案，一共删除4961行，62列。
3. 改变后的页面排版，也在GABUNG页面重新衔接数据。
4. 有兴趣使用更简洁档案，或打算2026年新的SK@S的STD4表格的话，可以考虑使用。

点击这里浏览、下载或复制修改后的SK@S  Standard 4 PdPc档案。

备注：已更新在学校跳板样本中的SK@S 中 Standard 4 PdPc。点击直接前去学校跳板样本中SK@S Std 4页面。

精简化 Google Sheet

越来越多的工作，需要在网上完成。其中，Google Sheet是数据管理中，经常使用的表格格式。当然，在使用 Google Sheet时候，除了共享档案、自动化的更动通知，以及记录版本是我们常用的，我们也可以将 Google Sheet档案排版，精简化、优化到另外一个层次，让档案或页面的显示和处理，更为有效简洁。

        下面，就和大家分享几个常用的方法（其实都很简单）：

1. 尽可能减少 import range或其他导入的功能。这些功能或影响页面的加载 (loading) 时间，影响用户体验。
2. 尽可能让 conditional formatting保持在最低，真的需要，才编制这样的功能。否则，尽可能不使用。
3. 共享的用户数量：共享的用户数量越多，设置的条件或许也越多，加载时间就越慢。非常简单。
4. 如果可以在同样一个行 (row)显示的信息，尽可能在同样的行处理即可。
5. 如果可以在同样一个列 （coloumn）显示或处理的信息，尽可能在同样的列处理。
6. 可以的话，尽可能减少需要的页面（sheet）。
7. 最后，也是超级简单的：完成简洁排版后，尽可能将全部不需要（确认不要影响其他页面的情况下，例如没有隐藏行列，没有其他参照数）的行与列，都完全清除即可。

笔者今天就在2026年的IPPKBAT档案中，尽可能这样修改篇幅以及删除不必要的行列，结果真的发现，档案在加载时候，确实轻快不少。一般用户体验或许不够深刻（最后都会完成加载显示），但经常面对数据加载档案运转的人，会明显发现不同的。

小小发现，与大家共享。

上帝爱你也爱我。

下一步要精简的表格：

SK@S STD4（问题：现在档案能用，真的需要再精简吗？还是仅需删除不需要的行列即可？）

课外活动IPPKBAT表格出炉啦

经过好久好久好久的等待与努力，终于把课外活动的IPPKBAT表格整理好，与大家分享。表格有2个版本：

版本1：

1. 每个档案是1个课外活动单位。例如，1个档案就是XX学会 / 制服团体/ 球类运动。
2. 学校有多少个课外活动=多少个档案。例如，若有2个球类，2个制服，2个学会，就有6个档案。
3. 适合共享工作氛围尚未成熟（不熟悉共享档案处理、会多手动其他人数据，有破坏王）的学校使用。
4. 最大优点：非常安全（因为1个档案1个老师处理）、方便统计1年2次的数据（担心会变成这样）。

版本2：

1. 这个的话，有2个形式：
2. 形式1：1个档案中，有全部制服团体/ 学会/ 球类运功。但1个档案就是1种课外活动。例如：1个档案中，有全校的制服团体、球类运动和学会在内。一目了然。
3. 形式2：1个档案=1种课外活动，但有多个同样课外活动的种类页面。例如：档案1=学校全部球类运动。档案2=学校全部制服团体。档案3=学校全部学会。
4. 适合共享工作氛围成熟的学校（知道什么是多页面、知道并不会多手更动他人资料、有办法记录和追踪档案进度）。
5. 最大优点：管理的档案数量少。可以有效进行校内同类课外活动数据分析。

点击下载IPPKBAT KOKO V1（版本1）

点击下载IPPKBAT KOKOV2 （版本2）

所有版本已更新在学校跳板样本中的IPPKBAT页面了。

延伸阅读：

想知道什么学校跳板？点击阅览

IPPKBAT dalam Pengurusan dan Kepimpinan Pendidikan

        期待已久，（但一直都碍于非常忙碌都未能处理好）的 Instrumen Standard Penilaian Pembudayaan Kemahiran Berfikir Aras Tinggi (KBAT) dalam Pengurusan dan Kepimpinan Pendidikan (俗称 IPPKBAT) 学校行政管理档案终于完成啦。

点击这里即可浏览、下载、复制备用 IPPKBAT PIMPIN档案。（已同时更新学校跳板样本中的 IPPKBAT 页面。）

        档案的排版，是基于教师教学档案（再次感谢方副校长2023年的分享）而着手处理修改。档案的修改记录，已在里面细述，不再赘言。

        冀望此后，方便大家植入学校网页、跳板、Site，方便校长或其他人，处理这部分的工作啦。

（IPPKBAT的工作，至今，从1年2次，到2025年仅需填写1次，有3个部分：即学校KBAT管理、教学，以及课外活动。其中，2025年的课外活动，从每一种课外活动种类中填写1项，变成了每一个课外活动都要填写。随着管理层的IPPKBAT表格已经完成，意味着下一步就是着手处理IPPKBAT KOKO的档案工作。拭目以待）

（另外，也纠正了教学的IPPKBAT表格。谢谢朋友指出纠正，以便修订。）

收着也带不走的。哈哈

耶稣爱你也爱我

时间表大表 (Jadual Induk)样本

接近编排来年时间表啦。编排前，心里要有个谱，大概要安排什么老师在什么科目内，这样才能进一步编排什么老师在什么年级中，教导孩子们。

        今天和大家分享一个超级简单的时间表大表档案样本。有兴趣的话，欢迎点击时间表大表样本。（由于是超级简单的版本，所以是没有什么特别功能，只有基本的老师个人节数统计、老师高低年组别的分析而已）

        编排后，满意了，即可启用ASC时间表软件，进行编排。（ASC是世界最好的时间表软件：编排班级时间表=同时完成：个人时间表，科目时间表，特别课室时间表）

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学科管理支援--页面排版建议

学校一般有12科目。

每一个科目有不少的资料要管理。

一些资料需要打印出来存档。

一些则不必打印存档。

建议1：

• 开设1个档案，里面含有12个科目的页面。
• 每一个页面就是1个科目。
• 标准或共享的档案或链接，直接跨页拷贝粘贴即可处理好。
• 个别科目的支援、支援，则逐步加上。
• 这样的档案，可以嵌入学校跳板中，方便任何老师查询。

建议2：

• 1个档案。1个页面。
• 页面包含全部科目。
• 采用筛选功能进行查询。
• 方便管理员更新。
• 点击这里查阅学科管理支援页面例子

华小科学 MOBIM模组

华小1年级科学MOBIM模组

华小2年级科学MOBIM模组

华小3年级科学MOBIM模组

华小4年级科学MOBIM模组

华小5年级科学MOBIM模组

华小6年级科学MOBIM模组

信息来源：

https://sites.google.com/moe-dl.edu.my/mobim/sekolah-rendah/sains?authuser=0

备注：版主会逐步将MOBIM嵌入学校科目支援页面中。

（是的，目前也在建立云端版的，类似学校跳板的，但针对各个科目的资料整合工作，势必要进一步将各科目的资源，尽可能整合好。方便每一个老师。）

深入了解-学科管理

每一个科目，都有各自的挑战和文件需要整理和准备。当编者逐步深入了解的时候，才发现，当科目主任也确实不那么容易，在大型学校尤其如此。于是，编者胆粗粗开始时编制可以作为全校所有科目通用的在线科目档案管理系统。

概念：

1. 每一所学校1个档案。
2. 每一个档案含有12个科目。
3. 每一个科的页面，有标准文件，以及共用文件。
4. 标准文件：书信通知、会议记录、教育部的公函，所有科目的DSKP，都可以轻易管理加上。
5. 共用文件：科目的OPR提交结果页面（如果可以依据年份，依据科目显示的pivot表是最好不过），各科目的MINIT CURAI的采集页面（同样依据年份和科目编排显示是最好的，唯一可惜的就是：必须使用电脑才能看见这功能，手机是看不见的）

执行概念：

收到任何信息，文件，档案，先更新总学科支援页面。

之后依据学科，更新个别页面。

现实效应：

1. 可以通用的，就尽量通用。资源不会浪费。标准文件（尤其是书信格式等，都是可以完全控制）。
2. 减低档案传享流失的可能性：即便老师替换，档案也不会因此受到影响。
3. 永续性：每一个科目的文件，可以依据年份逐步整理和准备。这样，每个科目的处理就更有系统和依据。
4. 简化老师们的脑雾情况：将需要处理的档案，整理出清晰的工作方向和条理，简化老师们的脑雾情况。

现实操作选择：

选择1：

所有科目都在一个档案里不同页面处理。

选择2：

每一个科目都在不同档案中处理。

个人极力推荐？

所有科目在一个档案内，但不同页面处理最好。

延伸状况：

1. 从学科管理档案，延伸到课外活动管理页面。
2. 每一个档案=1个范畴。（制服团体、学会、运动）
3. 每一个档案，涵盖该范畴的所有涉及团体、学会、运动
4. 每一个档案中，有共享文件和标准文件。
5. 每一个页面，逐年改进添加

特别课室使用记录--时机成熟了

续2020年2月6日分享的《如何使用二维码记录特别课室使用？》后，一直觉得，是时候启用进化版的分享了。

        2020年，是提倡使用谷歌表格，编制记录特别课室使用。但来到2025年，其实是可以将问卷的反馈，依据需要，编制成为依据特别课室的种类显示的。

        下面，与大家分享实战步骤：

1. 编制一份谷歌问卷。点击开启特别课室使用记录表格样本
2. 问卷设置必须是：让提交的用户拥有副本记录。
3. 将问卷链接，转换成为二维码。
4. 影印并粘贴二维码在全部特别课室内。
5. 将问卷的回馈页面，设置为公开展示。
6. 用户可将问卷的回馈页面，设置为Group by columns即可。
   
   
   
7. 所有提交的特别课室使用报告，皆依据 用户设定的筛选模式显示。
8. 点击这里浏览特别课室回馈分析
9. 整理好问卷后，尝试刊登 （publish）统计和分析，这样就可以直接看见每一所特别课室的使用率了。
10. 刊登问卷的步骤：提交问卷后，尝试点击 see previous responses > 
    
    点击后，即可看见下图的画面
11. 
    
    
    
12. 将这画面的链接（highlight 处），拷贝然后粘贴在学校部落格、网页或跳板中即可。点击这里浏览特别课室使用报告分析样本

教学使用用书 Senarai Buku yang Diguna

每一所学校的新学年，都需要老师们记录教学用书。背后的原因，有点滑稽也有点洋葱。

        教师要记录每年使用的用书，一方面方便订购，另外一方面，也方便新生添购书本，而比较滑稽和洋葱的，就是每当学生不小心遗失书本时候，就要照价赔偿了。

        时过境迁，往日填写教学使用用书，是科任老师个别填写（或许有交给班主任保存），然后存档备用的。

        来到现代，这事情，其实是可以透过谷歌表格处理的。使用谷歌表格填写和提交只是开始而已，重点是提交后的回馈档案，要能够显示给相关人员浏览。最好可以依据年份、年级整理和显示。那是最好不过的。

        所以，下面分享实际步骤，方便大家参考：

1. 步骤1：架构谷歌表格。表格内容要有：（最基本的）学年（建议放至少10年即可）、书名（老师输入）、年级/班级（dropdown 显示）、出版商（老师输入）、出版年份（老师输入）、价钱（必须RM标示，老师输入）。
2. 表格设置是：自动采集电邮（简化用户收到程序，方便确认输入人士）、表格凭电邮自动储存、表格可以修改，用户提交后自动收到副本、不局限1次输入而已、提交后显示再提交、提交后显示回馈档案链接、。 
3. 步骤2：将表格的回馈档案，设置为公开档案，然后使用超文本链接，植入学校网页中的学科管理页面（Fail Panitia）。如此一来，科目主任就不必采集所有班级或年级的使用用书了。
4. 步骤3：将表格的回馈链接，修改为二维码，然后打印。打印后，影印多份传送各科主任存档即可（存档一次，除非议决不要使用或PK1换人，否则再也不必理会了。）

        有兴趣了解的话，欢迎点击浏览填写使用用书谷歌表格。

结合学科年历 Takwim Panitia

以往，每个科目有各自的主任，处理各自的科目年历 (Takwim Panitia)。但那工作模式，让科目主任 (Ketua Panitia) 相当头痛：

1. 需要1个人想6个年级都可以进行的互动。
2. 学校管理层无法看见每个科目的活动年历。
3. 其他老师无法看见或调整活动进度。

今天，和大家分享新的工作流程：与校历结合的学科年历。究竟如何进行呢？我们下面讨论执行步骤：

1. 开启学校年历档案。（如果是 google sheet 或 excel 那是最好）
2. 复制学校年历档案。档案命名为学科年历，页面以年份命名。
3. 一般的学校年历，有周次、日期、天、活动（有的整合管理、学术、学生事务、课外活动显示，有的个别显示），以及负责老师。
4. 在最后的 column 右边，添加2 个 columns.
5. 添加的 columns,  第一个column 命名为科目或MP。第二个 column 命名为 Aktiviti / Projek / Program。
6. 来年，复制页面，根据使用年份适当命名。
7. 可从新校历衔接或拷贝粘贴过来。负责老师调整活动日子即可完成。

这个改变带来什么好处？

1. 为学校跳板中的学科档案 (Fail Panitia) 铺路。
2. 让学校管理层和全校老师可以看见活动编排。
3. 方便科目负责人（大型学校，或有年级代表。年级代表可与科目主任）直接参阅校历然后编排适当的活动。
4. 简化来年活动编排：仅需调整日子前后即可。
5. 档案可以科目进行筛选，直接成为全部科目的学科年历 (takwim panitia)。
6. 档案可以成为嵌入学校网页、部落格或site的页面。方便家长等外造了解学校进行的活动。

有兴趣的话，欢迎点击学科年历样本档案。

( File > Make a copy即可拥有。若无意改进标准档案或与全县朋友共享，请勿 request editor access，恕不受理)

校庆日-谈诚实

有时候很好奇，校庆日，不是设定好了的么？

有一年，编者基于机缘巧合之下，决定尝试收集和记录每一所学校的校庆日日子。由于采用谷歌日历记录，要搜索资料的话，轻而易举。

        不搜索还好，搜索起来，才发现，居然有些学校的校庆日，每年随着州假期、公共假期以及学校假期而有所改变。

        其实是小事情，但看见这样的情况，让人想起：如果在小事不能忠心，大事能忠心吗？当然，站在某些学校的立场，随着州假期、公共假期或学校假期调整学校校庆日，并申请事假，其实没有带来任何伤害。但如果有认真思考的话，不免会觉得奇怪：学校校庆日，有随随便便修改的理由吗？对于创校先贤来说，会不会是一种讽刺呢？

        反覆修改校庆日，在竖立学生对学校情怀与认同感的环节上，会带来有归属感，还是：只要有假期，管它有没有归属感呢？

        小小心得，盼望与大家共享。校庆日事假，即便可以人情处理，但校庆日的存在，是为了方便庆祝假期，还是为了纪念先贤的努力呢？

记录学生成长轨迹

我一直有一个想法：有没有办法，有效记录学生在学校的6年生活轨迹？有没有办法，依据各种事项，将学生在学校的6年级轨迹，都记录下来呢？

例如：

2025年1年级

2026年2年级

2027年3年级

2028年4年级

2029年5年级

2030年6年级

        要是学校有能力，记录学生在2025年到2030年的生活轨迹，那将是多么精彩的数据啊。你问有什么数据可以记录？我这里就给你列出来，让你也和我一样，张开嘴巴，张开眼睛看清楚。

1. 学生6年来借阅的书籍。
2. 学生6年来的评估。
3. 学生6年来的课外活动或参赛成绩。
4. 学生6年来的运动会表现。（孩子们在赛事中的距离，时间、高度等，都可以有简单的记录的）
5. 学生这6年来得到什么援助（若有）

但这些意愿，只有几个关键处：

• 谁可以看见学生这6年的生活轨迹？
• 谁愿意这样疯狂处理学生个人6年生活轨迹的记录？
• 这6年的生活轨迹，对学校的管理，对学生家长，对学生个人，对教学工作，对人格塑造，有什么重大的效果吗？

学校各种管理系统的汇集

早前，我们谈及，有效简化优化各种学校要管理的系统。但，要是这些系统都没有好好管理或编排在触手可及的地方，我们免不了又要四处搜索寻找需要的系统了，对吗？

        来，点击这里看看我们如何将各种系统，直接嵌入学校跳板中。这样，大家日后就可以非常方便了。

        留意到学校跳板中，仅需开启新的一页，即可将各种系统直接使用 hyperlink 嵌入吗？这样的编排，确实会让学校的管理工作，更为优化的。其运作理念，有点类似 link tree。欢迎浏览，欢迎尝试在各自学校的跳板采用。

有意在学校跳板加上的话：

1. 在学校跳板开启新的一页。
2. 为页面命名。
3. 开始填写各种系统的名字。
4. 衔接各种系统，完成 hyperlink的工作即可。

后记：

这个版面，其实也可以完全取代MENU页面。换句话说，老师们的工作途径，更直接，更清晰。有兴趣的话，不妨考虑。

谈谈那些学术管理编排

学校嘛，一定有各种教学活动的。这次，我们谈谈教学活动编排。当然，都只是建议，如何有效执行，看校情，看校长意愿，一起执行。

• 1年级：开学首4个星期都是适应期。建议开学第三个星期进行主题教学，课程内容采用适应期教学内容（可以自创或改造现有教材即可）
• 2到6年级：开学第二个或第三个星期可以进行主题教学
• 第二或第三个星期，同时填写第一次的自我教学视察表格 (SK@S Standard 4 PdPc)。
• 必要的话，可以同时填写第一次的ISPPKBAT的第一次填写。
• 开课后第4或5个月（如果心急或学校老师较多），或第6个月（学校老师较少的话），进行第二次的教学视察，填写第二次的教学视察表格 (SK@S Standard 4 PdPc)。
• 10月或11月：进行第三次的教学视察，填写第三次的教学视察表格 (SK@S Standard 4 PdPc)。因为若来年还有那IPPKBAT的话（官员表示2025是最后一年，此后会不会永久纳入常年活动还不得而知），10月到11月之间是可以填写的。
• 在编排的时候，别忘记和全部科目的DSKP一同手把手检查。尤其是美术，因为在指定周期，有准备工作和展览。

当然，事前的编排是很重要的。那，事前有那些编排呢？涉及，但不局限于：

1. 要使用的表格，都应整理编排好备用。（当然，我是建议在学校跳板或部落格或site中整理好备用的）
2. 要让老师们知道要进行的视察时间（要不要进班，就真的看学校管理层啦。我宁可老师平日用心教书育人，也不要老师演戏让我看）
3. 老师们需要知道要做什么，怎么做，在哪里做，以及工作的期限。说真的，这个非常重要。尤其是第一次的填写，大多都是自我评估的话，这是非常重要的。

有朋友问起，那IPPKBAT的工作，2025年不是只需填写1次吗？为什么要老师们填写3次呢？是这样的，2025年都是在10月终会议中，才知道要填写1次的，所以，我们不可能提前知道，而提前告知老师们仅需填写1次而已。所以别怪我不通气。

        小小分享，希望有助于大家编排全年的教学活动。收着也带不走的。共勉。耶稣爱你也爱我。

从终极目标，反向设计工作流程

反向设计（reverse engineering），不是新的概念。但在学校工作流程设计中，很少有人会愿意费心思了解，然后改进。

        惯性的工作流程设计，都是从第一步到最后一步（成果）。这样的设计流程，不是不好，只是需要经过太多的磨炼与际遇，才能够得到更大的改进。但反向设计的效果就不一样了。我们举几个简单的例子来看，就看见差别在哪里了。

教师或职员出席和分析：

传统的流程设计：找出每个人的名字，然后一个月一份记录，之后每日点名，包括自动统计。

结果：出现了12个页面。

反向的流程设计：依据我要看见的页面，反向设计可记录全年出席的排版设计。

结果：出现了1个记录全年的页面。

教师的PBD委任信件：

传统的流程设计：利用教师名单，加上邮件整合（mail merge），在文件中加以处理，然后打印。

效果：mail merge有2个档案，每次迁移电脑的话，需要重新设置。最大好处就是可以批量处理信件。最大坏处就是数目字的处理未能如意。

反向的设计流程：统一要看见的信件格式，采用Google sheet / excel的 vlook 或 xlookup功能，整理和准备教师信件。

效果：只有1个档案。最大好处：一个档案处理妥善。最大坏处：需要逐个处理打印工作。

    由此可见，反向设计的流程，会给工作带来不一样的改变。得到的好处和坏处，虽然不尽相同，但我校相信，好处比坏处多。日后大家在设计和处理工作流程时候，不放考虑：从工作的终点开始反向设计，会带来不一样的效果。

自动列出云端硬盘档案-Psikometrik档案

有没有想过，当我们有越来越多的档案，特别是Softcopy的时候，要处理起来，也不是那么容易了？   

        我举例：每所学校4-6年级学生有参与心理倾向测试，俗称psikometrik。但要逐个打印保管学校档案的话，确实有点挑战。打印出来的话，不仅文件多，要保存的话，也不容易。所以，新点子来了：何不将学生的文件，直接保存在云端呢？

        但仅仅保存在云端的话，又不是那么容易寻找啊。所以有了这样的一个建议：

• 在云端里，肯定有个文件夹是保存全部档案的。
• 在大文件夹里面，一定有副文件夹，副文件夹，就是依据年份以及年级分辨的。
• 关键：如何将不同的文件夹内容，在Google Sheet列表中，自动列出来呢？
• 但这样的建议和设计，产生新的问题：谁能够在google sheet中开启那些链接呢？公开的话，不适合。但限制的话，谁来限制呢？

无论如何，点子是有了，只是技术性上的限制，还让我们需要考量是否可以有效执行。有兴趣了解这个技术的话，欢迎浏览下面的视频。

若想在同样的谷歌sheet档案中，不同页面，有来自不同的文件夹的档案链接的话，可以考虑这样的编码：（消息来自Chatgpt）

/**

 * List files from multiple folders into separate sheets.

 */

function listFilesFromMultipleFolders() {

  // 1️⃣ Define your folders and their target sheets

  const folderSheetPairs = [

    { folderId: "FOLDER_ID_1", sheetName: "Folder A" },

    { folderId: "FOLDER_ID_2", sheetName: "Folder B" },

    { folderId: "FOLDER_ID_3", sheetName: "Folder C" }

  ];

  

  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();

  

  folderSheetPairs.forEach(pair => {

    const folder = DriveApp.getFolderById(pair.folderId);

    const files = folder.getFiles();

    const sheet = ss.getSheetByName(pair.sheetName) || ss.insertSheet(pair.sheetName);

    

    // Clear and rewrite headers

    sheet.clearContents();

    sheet.appendRow(["File Name", "File URL", "Last Updated", "Owner", "File ID"]);

    

    // Loop through files and add info

    while (files.hasNext()) {

      const file = files.next();

      sheet.appendRow([

        file.getName(),

        file.getUrl(),

        file.getLastUpdated(),

        file.getOwner().getEmail(),

        file.getId()

      ]);

    }

  });

}

有效处理信函-电邮篇

每一所学校有个别的官方电邮邮件。

        学校的电邮邮件容量有限。但Ketua Panitia的电邮容量，CM7的容量，取决于学校谷歌课室的总容量，一般是3TB（1TB=1000GB），理论上，一所学校不大可能可以完全消耗那种容量（但大数据或图像或地理公司，是使用PT，1PT=1000TB）。

        所以，这里有了一个新的管理理念：举凡和科目有关系的信函，先从学校官方电邮，CC给PK1和CM7的户口。这样一来，有几个好处：

• 传送PK1方便PK1了解和规划（若有PK1那么有兴趣的话）
• 方便PK1和KP了解科目的任何事项。
• 将KP的检查工作，从各种群组中，进一步缩小到CM7的科目标签里面。
• 传送CM7之后，可以在CM7的户口内，进一步划分为科目的PANITIA处理。

打印信件，仍然进行。但打印的工作，变成了是通知的目的。而存档的工作，去了电邮信箱中。至于每一个PANITIA的档案，就从此少了一件工作。然而，这样的转变，需要有几个很关键的改变：

1. 学校DELIMA的管理员，必须将CM7的户口，设置好在学校官方电邮联系中。这样可方便书记直接传送。
2. 书记的培训，是必须的。若有3个处理信件的书记，3个书记都需要知道有这样的流程。
3. 电邮传送不代表不必打印。更不是漏页打印的借口。也不是已经电邮通知就没有打印传送签收的工作流程。但签收的工作，可以押后处理。
4. 每个KP的工作，不是在电邮中，处理其他科目的信件。但SU Kurikulum可以在电邮中，依据信件的科目，将邮件储存在标签中分类。这也需要培训SU Kurikulum有新的模式。要是SU的工作量比较繁重的话，PK1可以直接帮忙的。
5. 最关键，也是最难处理的：官员是否都只是透过学校官方电邮处理信件呢？还是会在群组中发放信息呢？要是这样的话，任何努力都没有改变的作用。

觉得这样的工作流程，有没有改善老师们处理信函的负担呢？欢迎留言让我知道你的想法。

体育用具使用率

在1M1S里，原来有一项统计是体育用具使用率的事项。

想了想，可以进行记录的还有：

• 科学用具使用率
• 特别课室使用率
• 个别电脑使用率
• 教具使用率

同样的问题：怎样设计最方便老师，却又方便统计的表格/流程？

同时，让我们思考：

• 纸本的话，方便实时记录。数码记录方便实时记录，也方便统计分析。
• 纸本需定期统计、需要打印、设计封面然后存放。但要更新器材或用具的话，就不方便了。
• 数码记录的话，方便更新用具列表（list）、近乎自动统计分析、方便即时看见使用报告。

落实数码记录的建议：

• 仅需1个二维码粘贴在储藏室或体育用具处即可 （当然建议放室内啦）, 若学校有超过1个储藏室，影印副本张贴即可。
• 可以安置二维码在教师手册内方便扫描。
• 学校跳板或site或部落格里就直接安插超链接（hyperlink）方便老师们点击即可开启，随时使用。（如：把超链接加上在体育科目的list里面即可）。
• 若学校有多个储藏室的话，也不必分开编制二维码或特别列出储藏室，那对老师而言，是累赘。

建议中的体育用具记录表格形式：

• 自动记录用户电邮（方便日后检查对照），自动记录日期时间印戳，简化老师们工作
• 目的：借用/归还，方便之后处理检查遗漏
• 老师名字：管理员在线更新即可，同样dropdown显示
• 班级：同样drop down 显示
• 器材： dropdown选择即可，尽可能以物体和器材正规名字，双语处理更新和准备（参考订货invoice即可），收到货品 ＞更新表格＞安顿货品＞适当宣传方便老师们知道即可
• 数量：手写
• 状态：drop down 显示。良好，有部分损坏，完全损坏不能使用
• 不必签名、不必纸张、不必人手统计分析
• 新谷歌表格的sheet已有pivot table功能方便依据用具种类显示

好处：

• 方便更新器材：云端版的表格，接到新用具后，随时都可以更新。
• 方便统计分析：近乎自动处理的统计分析，不必操心劳力。
• 方便更新会议记录（已更新在用具列表的内容，就拷贝过来会议记录中即可）
• 方便编入定期查阅数据日程中
• 仅需更新老师名单和用具名单而已。班级名字，一般不必太多处理。

延伸思考：

同样的使用率表格，能用在：

• 科学用具使用率
• 特别课室使用率
• 个别电脑使用率
• 教具使用率

有兴趣开发的话不妨考虑😊, 当然，别为了做而做，不然老师们真的会累坏的。

点击这里获取体育用具使用率副本看看

当看不懂的时候。。。。。

好久以前，当看不懂的时候，我们会去询问。但时代不一样了。

话说日前，有个家长信息来询问，表示她（母亲）看不懂孩子写什么。身为老师的，于是很温和的语气信息家长，建议家长询问孩子，究竟孩子写了些什么。一般上，就可以知道孩子写什么了。

        没多久，家长回应：孩子表示自己也看不懂孩子自己写什么。

        当然，也没有什么好生气的。于是，安抚家长：距离进行实验的日子还有至少3天。提醒孩子，在学校的时间，记得和朋友确认要携带的东西。至少，不会没有携带东西来学校进行实验。

        家长开心回应表示会提醒孩子。我默默祈祷：希望孩子记得和朋友确认要携带的东西，别在进行实验的那一天，什么都没有携带来学校。那可不是好事。（为我祈祷那天不会发生这样的情况吧）

提交课外活动报告--一种新的探讨

一直以来，课外活动的进行，都在星期三下午或每月的第二个和第四个星期六进行的。当中，最让老师们有点困扰的，莫过于课外活动报告的处理。怎么说，让我们来看看：

1. 报告共享：一般是Ketua或SU整理好，负责的顾问老师即可共用填写。基于学校老师分工（要求公平）的情况（不必每次都是同样老师，老师们可以轮次到学校进行课外活动），所以报告/档案必须是共享的。
2. 一般都是采用纸本的：纸本的报告，是非常直接，也非常便利的。但，在统计上，又确实很不方便。也没有所谓的即时性。

那课外活动报告，一般含有什么内容呢？

1. 日期
2. 时间
3. 人数
4. 点名
5. 地点
6. 进行活动
7. 优点/缺点/ 可以改进的地方（不就是反思吗？）
8. 会议记录（在文件夹内，但不经常处理）
9. 学生的参赛成就或记录
10. 活动的照片

其中，事项1,2,3,4,5,6,7和10，是每个星期都发生的事情。因此，萌生了使用谷歌表格收集和处理的想法：

        建议中的谷歌表格排版是这样的：

• 采集电邮：自动采集填写人的电邮，是第一个佐证功能。
• 点选课外活动种类：学会、球类运动、制服团体三个选项即可。
• 日期：设置让老师点选
• 时间：建议让老师们自己填写，再不就提供全校课外活动时间选项，让老师们点选即可。
• 人数：提供空位让老师或负责同学直接填写即可。
• 点名：提供链接，让老师或负责同学，点击链接即可完成填写。（点名档案，必须是依据年份，然后依据课外活动单位筛选后填写的）
• 进行活动：就将进行的活动输入即可。要更精细的话，可以列入活动/步骤1，活动/步骤2等。
• 活动照片：可设置让老师们过后或及时提交照片的功能。

这样的建议，有以下好处：

1. 课外活动老师和学生，可在课外活动时候完成部分数据。
2. 可以调派负责学生处理点名工作。
3. 善用学校设备，使用网络完成工作。
4. 方便整理该星期的学生出席人数，完成各种数据报告（一般没有人要统计这些数据的，例如，某周次的课外活动人数是：XXX人，但说穿了，还不是同样的学生在不同时段进行不同的活动而已吗？）
5. 直接看见和采集该课外活动的资料和照片。

怎样？有兴趣一起探讨这样的谷歌表格吗？欢迎尝试在校内，访问老师们的意见和看法，然后才开始。

        要知道，数码化是不可逆转的趋势。你今天不开始处理，迟早是要处理的。当然，不要叫老师们因为数码化而变得沉重（到最后，那些照片，那些资料，那些数据，还不是要统计出来吗？）。

大家加油啦

数据...数据....数据.....

如何让数据可以持续永恒处理？

1. 确认可收集、可处理的数据种类。
2. 确认数据要依据什么关键处理？例如，年份，年级/班级，姓名，性别，种族等关键。
3. 确认数据出现的形式。学校多用excel处理，建议多采用类似的平台或软件整理准备。
4. 数据的结合。有什么是可以结合的，怎样结合？在哪里结合？
5. 哪些是已有数据？不必逐项输入的。
6. 在哪里整合？在哪里显示？
7. 谁负责更新？谁负责输入或导入？谁会使用什么数据呢？
8. 要是出现更新的需要，谁可以带领更新的工程？

行政管理篇：

1. 学校金钱管理（校长最要留意的）
2. 学校水电费记录
3. 教师出勤、缺席记录与分析
4. 学校电邮或电话联络群组
5. 校史：历年校长、董事长、家协、校友等
6. 提交和收取各种会议摘要
7. 各种公共拨款与开支处理

学术：

1. PBD半年和年终水平与人数分析
2. 科目管理SKS数据
3. 教师教学视察数据
4. ISSPKBAT数据
5. 教师名单-依据季度和变化的整理
6. 辅导班学生人数与成就
7. 资源中心数据：借阅人数、借阅量、人流量、使用量、需要修补的数量
8. 特别课室使用数据：进入次数
9. 学习进度评估表格
10. 各科目的使用内容或参阅表格：例如4到6年级体育科的SEGAK家长同意书，1到3年级的BMI5-9T测验同意书，4年级学生爪夷文同意书等。
11. 各种科目的学术赛事记录：日期，参与人数、时间
12. 以及最头痛的Penjaminan Kualiti。

学生事务：

1. 学生历年班级名单
2. 依据月份的学生生日
3. 心里倾向测试数据
4. 辅助餐人数、牛奶人数、金额
5. 援助金人数、金额
6. 学生班级名单
7. 寻求辅导或宣泄心灵的所在（要是有办法收集数据就更好）

课外活动：

1. 学生校内课外活动数据和名单
2. 学生校外课外活动参与年份、水平和成就
3. 学生运动会中赛事的：距离、高度、时间、速度的记录

        要处理各种数据，最好的方法就是提供一个门户网站 (portal)。

        有了门户网站(portal) 之后，老师们就有了可以处理和获取信息的便利。

        当然，建设门户网站(portal)只是个开始。那要使用什么平台建设门户网站(portal)比较好呢？

这里建议的：

学校跳板（基本上就是Google Sheet而已）、部落格、网页、Google Site。当然，拥有更好能力的学校，可以考虑建设属于学校的应用程序（application / apps）。

在线版的ASC时间表系统

 

ASC时间表使用说明（华语版）

资源中心的数据分析？

续《资源中心借阅系统-完结篇》后，富有好奇心的人，开始询问，资源中心究竟有什么数据可以加以分析呢？下面给大家解答一些可以分析的数据样本啦。

1. 谁借阅最多/最少书本？
2. 资源中心的每日、每星期、每月、每半年、每年的人流量如何？
3. 获得最多/最少借阅的书籍是什么？
4. 依据年份、月份的借阅书籍种类与分析
5. 男女用户的借阅以及借阅种类的分析
6. 个人的借阅历程（1到6年级的话，1个孩子的每星期借阅习惯改变）
7. 到访人数与借阅比例对比

至于一些没有意义的数据，就不建议处理了：

1. 借阅最多的班级：人数多的班级，借阅率一般都更高，这样的比较，是不公平的。

看见各种可以分析的数据了吗？

资源中心借阅系统-完结篇

        前面两篇（《资源中心系统-前言 （资源中心有窘境吗？）》，《资源中心系统-中篇-谈流程》），我们讨论过了资源中心系统的需要和流程的改变。今天我们来讨论究竟要如何设计这样的系统，造福资源中心老师、改变资源中心管理员（学生）的角色（不再只是低头扫描登记借阅书本而已）、以及让学生本身、师长、管理员“看见”资源中心里的各种数据。

        这系统的构造，非常简单。下面，我将逐步解说。我会使用谷歌表格加上编号，以及相对的使用Google Sheet加上一些说明，方便大家“看见”系统设计的背后与运作情况。举凡有谷歌表格的，就是学生/用户会看见的界面；而仅有Google Sheet的，则是后台的页面与运作。

备注：谷歌表格和Google Sheet都是可以点击检查测试的实际链接哦，尽管点击测试吧。

1. 谷歌表格1/ Google Sheet 1：记录资源中心人流量。谷歌表格可以自行完成统计，然后在提交后直接显示的。
2. Google Sheet 2: 依据年份，记录所有学校的学生和老师资料。为什么记录起来呢，因为要更新谷歌表格2，那就是用户使用的借书/还书表格点选项。
3. 谷歌表格2Google Sheet 3: 记录资源中心各种藏书的数据如ISBN编号、作者、出版商、出版年份、页面、精装版还是纸装版、价钱、数量等。这一页，也是为后面的分析功能做好准备的。
4. 谷歌表格3/Google Sheet 4：借阅或还书表格。这表格，将记录学生到资源中心的目的，是为了借书还是还书，只记录班级、姓名、借阅或归还的书本的ISBN，以及书本的状态。
5. Google Sheet 5：各种数据的分析。

所以，基本上，资源中心系统就是：3张谷歌表格，5页Google Sheet。我们进一步讲解各页面的一些功能或要采集的数据。

谷歌表格1/ Google Sheet 1:

1. 功能：记录到来的班级、人数。仅此而已。
2. 表格格式：Drop Down，以及人手输入。
3. 建议执行人：班长或副班长或带领老师。
4. 显示方式：学生看见谷歌表格，但也以Google Sheet显示在档案第一页中。
5. 工作方式：前台，学生必须和它交流互动的。
6. 需要资源中心老师每天开启和关闭的表格。
7. 更新次数：学校没有增删班级的话，完全不必更新了。
8. 更新之后：更新谷歌表格1的班级选项即可。

Google Sheet 2:

1. 功能：依据年份，记录各班级的学生中英文姓名、性别、种族（基本上是从班级名单直接拷贝粘贴即可）
2. 这页也是要更新谷歌表格2（借阅或归还表格）的学生班级和名字 Dropdown选项。
3. 这页方便资源中心老师随时增删新生或转校学生数据。
4. 显示方式：Google Sheet
5. 工作方式：后台
6. 完全不需要资源中心老师每天开启和关闭。
7. 更新次数：除非有新生前来或学生转校离开，否则每年更新1次。
8. 更新之后：更新在借书还书表格中的用户名单即可。

谷歌表格2Google Sheet 3:

1. 功能：记录资源中心书目资料。
2. 显示形式：谷歌表格或Google Sheet
3. 工作方式：前台或后台
4. 若要让多人同时处理新书记录的工作，建议采用谷歌表格界面。若尚可应付，建议采用后台处理即可。
5. 不需要资源中心老师每天开启和关闭的表格。
6. 记录：ISBN编号、书本名称、出版社、出版年份、价钱、来自（添购、捐赠）、数量（方便统计价值）等任何资料。
7. 云端方式显示，资源中心老师或学生，可以随时更新=提高新书上架时间。
8. 最大优点：可多人同时处理（表格会自动记录多人同时提交的数据和资料）、大大缩短记录新书所需的时间。
9. 更新次数：随时。
10. 更新之后：更新在借书还书表格ISBN编号选项名单即可。

谷歌表格3/Google Sheet 4:

1. 功能：记录借书与还书事项。
2. 显示形式：谷歌表格
3. 工作方式：前台
4. 资源中心老师每天开启和关闭表格。
5. 记录：借书还是还书、班级、姓名、性别、种族、书籍ISBN号码、书籍状态。其中，性别、种族不是必要的资料。
6. 建议置放书本状态是要培养学生对借阅或归还书籍的一种态度培养。
7. 表格流程非常简单，最基本/简单的流程为：目的 （借书还是还书）> 输入姓名 > 输入书本ISBN > 输入书本状态 > 提交即可
8. 更新项目：学生名单、书籍ISBN选项。

Google Sheet 5:

资源中心，顾名思义，就是汇集各种资源（书籍、非书籍等资源）所在之地，当中的借阅系统，必须要有的功能如下：

1. 可以随时增删学生、更新学生名字、编号。
2. 可以随时增删资源中心的书目等资料。
3. 可以依据学生编号或姓名，显示个人借阅书目或数量以及期限。
4. 可以依据书目编号或其他资料，显示借阅数量。
5. 可以随时更新非书籍等资源的记录（例如网页浏览史、用户登入次数等）
6. 可以依据借阅日期以及规划日期，显示借阅的书目停留日子或时间（方便进行受欢迎程度的分析-越受欢迎的书目，借阅率和逗留期限则越长久）

要更简洁了解这些页面的功能，可以点击《资源中心流程与系统页面功能表》

至于如何让这借阅系统上架给用户使用，方法也十分简单：

1. 设置好、测试好的借阅系统，可在学校网页、部落格、Site后谷歌课室中植入链接。
2. 资源中心老师开启和关闭表格，都在手机或电脑处理。其他地点的谷歌表格会应声关闭或开启备用的。

就现有的科技，要做到应该不难。即便简单的Google Sheet或许都可以完成大部分的分析和更新工作。至于统计借阅期限，应该也不会太难。

        有兴趣研发的话，欢迎开始。

后记：

其实，这些Google Sheet的数据，是可以透过App Script完成自动更新和衔接的。但由于我们尝试将不同的谷歌表格、sheet结合在一个档案中，所以没有尝试如此。有兴趣阅览使用App Script的朋友，点击浏览即可。