整合

整合浅谈-管理篇

过去的管理方式，近乎是分而治之的方法。很多要处理或编排的事情都是分开进行编排与执行的。这是过去的方法，但现在或已不合事宜了。

那么在现代化的学校管理，有什么是可以整合的？
小弟就在此分享一些点子，大家一起学习学习：

学生奖励金事宜：
整合前：成绩记录的负责记录成绩，然后提交给财政进行计算需要准备的奖励金。2个工作层次因为涉及2个不同的人，财政可能要进行多一次的计算，因为担心错误。

整合后：记录成绩的当儿直接计算需要的奖励金，由财政准备需要的金额。同样是2个层次，但需要的金额已在输入成绩时候完成了。

学校年历：
整合前：各主要部分，即学术、学生事务以及课外活动、下午班事务个别准备年历。就是说可能有4个部分，每个部分12个月份的活动编排。当中可能会出现活动冲突需要另外编排，更甭说需要修改的话，是4个部分的负责人各自修改，然后再次整合对照。

整合后：所有部分在同一个年历日程上编排。一个年历，4大活动种类，一目了然。

教师外出
整合前：记录在学校教师签到簿，记录在教案，记录在EOPERASI，记录在学校的教师动向（部分学校有），需要的时候还要逐页翻查。。。。

整合后：记录在共享的日程里面，直接参考日程就一目了然知道谁外出。需要的话，马上搜索。

办公室用具记录
整合前：使用纸本记录。收到用具后，记录数量以及完成STOK的文件后，逐项记录在纸本记录内。有老师提取的话，逐页翻查，记录提取数量与日期，然后签名。如果要得知任何用具的剩余数量，就得逐页翻查。如果要得知提取较多的老师或之类的，就得逐个计算。

整合后：使用共享的档案。由电脑自动计算收取用具的数量与提取的数量，已经由电脑进行统计与分析。一目了然看见所有用具的存库。

学生到校方法：
整合前：班主任询问学生，然后根据名单逐个计算并提交副校长作下一步呈报。

整合后：在整理/更新学生资料APDM的时候一并整理更新，然后下载并设计方程式自动计算。（如果有必要的话，甚至可以设计与APDM下载后的档案直接连接然后计算的档案/方程式）

学生个人资料APDM：
整合前：一个学生大约有4至5页的表格要打印，派发，之后由家长更新，交回班主任更新存档。

整合后：一个学生1页。你也大概想到可以节省的资源和时间了吧？

部落格暂停运作通知

由于版主近来无暇（若说无能亦无不可，哈哈）兼顾本部落格运作，所以目前决定暂定营运直至他日通知。

谢谢各位的分享。部落格停运期间，也是版主寻求突破期间。拭目以待。

会议信件管理与教师出席管理

很多行政收到信件，或会忙着记录或考虑派发的老师。但个人觉得是时候改进了。

把会议和老师资料放在共享的日历，之后由培训秘书编排培训，以及方便书记处理出席。

这样，会不会很前卫？
绝对不会。这样也省下以前去会议的老师写在白板的这一环了。

至于教师出席签到以及培训记录或教案，那是教师个人层次的活动。不在此讨论范围。

有这新点子，你感觉如何？

有意见或评语，欢迎电邮我。

承印试卷的成本

很多行政可能没有想过，每一次评估的每一个年级或每一个科目的承印成本究竟是多少？

个人觉得，更有效的行政管理必须有能力精确估计这方面的承印成本，方能有效采集数据，进而才能进行一些比较有建设性的比较。

准备的过程中，一些要考量的事项如下

一年的评估的次数

每一次评估中每一个年级的学生人数

每一次评估中每一个年级的每一个科目试卷页数

每一次承印的每一张承印成本

把以上数据相乘并清楚排列即可进行适当的比较。

可比较的范围

每一次评估试卷的承印总费用
承印的科目开销增减

承印科目的页数=用纸量=资源增减=环保或可考虑研究或提升试卷排版培训。

有兴趣制作这样的统计系统吗？

共勉。

学校行政点子

电脑化的时间表编排与培训

电脑代课编排与培训

系统化信件管理与传输

善用云端与手机日程功能

以云端/手机日程功能编排设施借用记录。

整合PBS的档案管理

内部网络的建设与功能

提升打印技能：文件打印与设置/集体、多个档案打印功能

校历内容编排（TABLE OF CONTENT）

.........

学校设施使用记录

一般上，学校若有特定设施的话，会是如何记录或处理借用设施呢？我相信很多人会直接使用一本或更多的记录簿。但这样的处理方式并不是最有效率的处理方式。

为何这样表示？因为以上面这个方式处理这方面事务的人，涉及想预订设施的人以及需要处理预订设施的人，同样必须在工作地点或者是住家地点都同时拥有这些预订设施的记录才能够好好处理工作（也唯有这样才避免有其他预订的冲突）。但这样真的不是最好的方式。

将现代的科技/信息/沟通技术融合起来的话，真的是可以改进的。例如，使用GOOGLE 日历或谷歌SHEET或微软的EXCEL完成会更有效。

为何使用谷歌日历或上面提及的方法完成呢？

1. 使用在线的软件/APP完成的话，可以方便多方面的协调与配对。在处理上，唯一的问题就是日历管理员由谁处理了。
2. 使用下线(OFFLINE)的方法呢，则免除这个现象，但要将EXCEL / SPREADSHEET软件设置好，这样才能够看见是谁输入了什么在演算作业（SPREADSHEET）里面。
3. 想要预订者以及处理预订的人可以直接通过这些设置，无论在任何地点都能够将预订服务处理好。（同样，关键是：谁是设定的负责人，否则同样会出现预订冲突的现象）

有鉴于此，真的呼吁各位尽快学习并使用GOOGLE日历或者演算表SPREADSHEET功能，才能够将这些需要处理的工作处理好。

有鉴于此，个人建议将设施预订的日程表公开，方便更多人知道，这样在处理预订的事情上，也有更透明的流程。

点击这里浏览使用谷歌日历的影片

点击这里浏览使用演算表制作预订设施

背后故事：
学校的特定设施，一般上可以通过时间表的编排让用户知道使用时间。但涉及需要租借学校设施的外界人士而言，就不是很方便了。N年前在等候车子服务的时候，看见某车行的服务中心竟然可以EXCEL完成车子保养的预订时间，茅塞顿开，许久都在酝酿这个点子。随着科技发达与信息流通的提高，个人觉得是时候和大家分享这些点子。让学校也能够在行政和管理上，一并搭上信息工艺的列车。

加油共勉。

代课表的建议

在编排代课的时候，一般的做法是安排适当的老师在班上代课。这个是最基本的要求。但行政的要求必须超越这个需要。

编排代课的时候，如果可以的话，就让代课表的准备执行，不仅仅能够满足/超越代课编排要求，甚至可以满足行政上的要求。

行政对代课执行编排的要求：

1. 有效通过各种方法记录以及传达代课记录。例如：通过学校网络，布告板，校内社交群体等。主要目的是传达与通知。此举亦将代课编排朝向透明化运作迈进一大步。
2. 有效记录代课编排：让编排的记录，能够有系统的储存，查阅，甚至是存档。电脑化的编排以及PDF格式的打印，能够达到这些要求。
3. 能够让使用的人更有系统的筛选/搜索某日、某班、某时段、某老师缺课/代课记录，甚至是找出某日的总代课节数以及老师个人的代课计算。

无论如何，代课也仅仅是行政管理里面的其中一个小部分而已。希望大家在编排的时候，不再仅仅是编排，而是要达致同时完成数样事情的目标。

整合工作流程，这是行政的未来趋势。

共勉