校内学科档案共享浅谈

随着教育部发放的指令,说明校内可以自行设定学科档案的设立与管理,小弟认为可能是时候我们一起探讨这方面的一些可能性了.

学科档案能不能共享？可以

共享档案的模式？在线和下线，或者混合使用

哪一个模式比较好？各有好处。 

还需要顾及什么？职员培训（因为使用方法可能不同），使用的软件，使用的器材，储存的途径

如果在线的话，会有什么问题？教职员调动的话，行政/管理员需要重新设置分享权限。

如果下线的话，又会如何？下线处理的话，需要的培训要求相对降低，但可能需要使用优盘或电邮来更新。在提取或更新文件方面可能不大方便。

如果是下线处理，但校内有超过一部电脑，如何让老师们可以更有效的工作？
在电脑内安装同步软件（个人十分推荐SYNCBACK https://www.2brightsparks.com/syncback/syncback-hub.html）然后设置定时自动执行。让老师们在任何一部电脑完成的学科文件可以自动同步到其他有内部网络的电脑内即可。

如果要设置下线（offline）学科共享的话，一般上需要什么？
一部ROUTER，网线LAN CABLE以及行政和教务处电脑即可。（最好设置在同样一个NETWORK内比较容易共享文件）

下线学科共享不需要网络也可以设置？可以。

如果要设置在线的学科共享档案呢？
个人推荐使用网络硬盘NETWORK ATTACHED STORAGE而不单单是使用谷歌硬盘。

为什么推荐NAS？什么是NAS？
NAS是网络硬盘，意思是让家里/办公室/学校内的储存地点。之前的NAS是未能提供通过网络登入提取/更新文件的功能，但最新的NAS都有可以通过网络登入提取档案的功能和设置。

如何通过网络登入NAS提取/更新档案？
需要设置好NAS,提供所有老师一些登入的培训（通常是有一些特定的登入网址或设置书签在电脑或手机内方便老师）

哪一个比较实际/便宜？
下线。

哪一个比较长远？NAS

哪一个比较容易管理？下线。

如果副校长离职？若副校长是在线档案持有人，所有权限要移交他人了。下线处理则几乎没有这个问题

如果要采用下线，还有什么要留意的？
文件的储存途径必须是在D硬盘内。

完

CONTOH EVIDENCE SKPMG2 2019

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点击阅览样本。

感激文冬华小方副校长分享

缩短网址，监控共享文件

有时候我们需要共享一些软件。但若用户能够决定共享的网址名称，似乎很不错。加上谷歌已不再提供网址缩短功能，所以希望此贴更方便用户。

小编今天发现这个网页https://bit.do/， 不仅能协助用户缩短需要共享的网址，甚至提供QR码以及监督共享网页的使用数据。

使用方法：

1. 点击https://bit.do/ 进入网页。
2. 在空位中输入需要共享的网址。
3. 在空位中输入希望缩短的网址。
4. 将缩短后的网址拷贝传送给他人使用。

实际使用例子：

1. 考试范围共享：让全校老师可随时输入/更新考试范围。
2. 学生课业共享：让全部涉及的学生可以随时处理/更新课业。
3. 校际/县级会议后共享所有成果/档案。
4. 课程后共享所有成果/档案。

Pendidikan Jasmani Pendidikan Kesihatan & Sains Sukan

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https://pjpkssn.blogspot.com/

节省纸张-善用电子档案的建议

以下提供数项学校或可以节省纸张的建议

1. 完成会议记录后，扫描文件并电邮全部老师。档案内仅保留一份有签名的实体文件。。
2. 学生通过网络共享档案完成课业，不再单单依赖纸本作业。
3. 所有学校通知信函通过社交媒体或电邮发放存档。不再打印通告了。
4. 所有会议/课程讲义通过网络保存方便提取参考。
5. 电脑化/ 电子形式记录学校办公室存货提取记录。不再手写了。
6. 电脑化处理教具使用记录。
7. 使用drawing tablet完成电子档案签名部分
8. 不再发放纸本校刊，提供电子校刊
9. 学生资料表格方便家长更新学生资料，不再需要家长填写了。
10. 所有申请表格可以和现有系统结合，直接打印节省填写表格时间。
11. 电子记录教师出入时间。
12. 使用电子试卷执行评估。

Chrome Password Checkup

使用CHROME的朋友留意了。

在CHROME加上这个插件，可有效通知你的密码是否被泄露

价钱：免费。
https://chrome.google.com/webstore/detail/password-checkup/pncabnpcffmalkkjpajodfhijclecjno

步骤：
点击链接。然后点击加上在CHROME浏览器。

之后在浏览器的网址输入处右边会看见一个青色的按钮。

要是您的密码或资料被泄露的话，您会看见一个通知。

浅谈电子会议记录/ 文件管理

在节省纸张/资源，人力物力的大前提下，小弟那天忽然有想到几个好玩的主意。

1. 如何善用科技将会议记录电脑化。无论在预备会议记录，签署会议记录，传递会议记录等步骤，都要求尽量电脑话处理。举例：一个简单的会议记录或有2页，每一次需要派发给26位老师，一个会议一年举行至少4次的会议记录（前后影印/打印的话）将使用至少104张（1张2页计算的话），再加上出席率（我是打算以教师名单直接记录出席率，简化处理方案），基本上一个会议一年需要大约 （2张纸 X 26老师 X 一年4次）208张纸。但这仅仅是一次的会议记录！（想象学校究竟有多少会议记录？）
2. 善用科技，在传达上，使用有效管理的技巧，将会议记录传达。处理好的会议记录，签署后，必要的话，保留原有的档案，但可以扫描起来，打印成为PDF格式，然后结合起来电邮出去让老师们保存。
3. 如果觉得这样很麻烦（还要打印出来，在签名后又扫描，然后又打印PDF，之后再结合起来），其实可以考虑直接使用drawing tablet签名的。当然，又要再学习新的工作方式了。
4. 在电邮传递给老师的当儿，电邮管理人如何跟进所传送的电邮呢？小编建议使用有效的电邮管理技巧，如电邮标签以及电邮文件夹，这样方便管理和跟进所发送的电邮。当然，也可以培训学校老师学习这个技巧。

无论如何，这个还是很初步的构思，欢迎大家继续思考，探讨如何简化我们的工作，探讨如何节省更多资源，探讨如何让文件的工作更有效率。

编按：

有的办公室助理认为，这样的建议可以减轻他们的工作。不错，但他们也忘记了，这样的工作方式，似乎也让电脑取代了他们帮忙影印的工作了。所以如果办公室助理是有危机感的话，他/她应该开始学习如何处理电子文件，如扫描，打印PDF以及结合PDF的工作了。