电子会议记录管理

目前的会议记录作业流程如下：
记录员准备会议记录 》 提交签阅》影印发放》存放不同的文件夹保管

现有的工作流程带来什么问题？

1. 有人或许拿不到文件／遗漏没有获得。
2. 文件储存在文件夹，要查阅又要回去学校或翻阅文件夹。
3. 之前的文件无从查阅。要是出现有老师从文件夹提取出来参阅却忘记归还的话，或有影响。

有什么建议改变现在的做法？
架设电子会议记录收纳系统。
架设电子会议记录浏览系统。

这些建议费用如何？
免费。

这些建议需要使用什么软件或平台？
谷歌云端硬盘。
学校网页或部落格。

这个建议会如何改变现在的工作流程？
记录员准备会议记录》提交签阅》填写在线表格》提交文件》所有文件记录在云端内

这个建议带来什么改变？

1. 再也不必浪费时间每年／逐年准备文件夹
2. 所有会议记录清楚记录在云端中，节省影印工作。
3. 提供一个云端储存与会议记录参考的工作地点（再也不必到学校或回家翻阅档案了）
4. 配合档案管理的要求，逐步将文件数码化，方便搜索，管理、查阅。
5. 采用马来西亚教育部提供的谷歌课室个人身份与密码登入浏览／提交。进一步提高机密性。

这个建议需要什么？

1. 一个愿意配合的校长。
2. 一个愿意架构的老师／副校长。
3. 一群愿意配合与成长的老师。

问答时间：
问：请问这个改变会否改变书信文件的处理？
答：不会。这个改变针对校内的文件会议记录管理而已。

问：要将文件扫描上载云端会否带来任何隐忧？
答：要浏览文件或提交文件的老师必须是拥有教育部提供的谷歌课室电邮ID方能使用。

问：是否可将PBPPP或SKPMG2的文件如此处理？
答：有鉴于这些工作涉及评分，故不建议如此处理。

问：要是要将签阅好的文件上传，不是更浪费时间吗？
答：与上传文件相比，我们比较一下这些工作：准备来年文件夹、在文件夹中提出旧文件、捆绑旧文件、影印文件、传递文件、翻查是否有提交文件......哪一个方法比较节省时间？

问：这样的转变如何让老师受惠？
答：任何新加入学校的老师都可以直接通过谷歌课室的ID直接获取任何一份会议记录作为参考而不必参阅任何纸本文件了。（天知道有些老师是不多愿意分享会议记录的，都不知道是什么原因）

问：这样的转变是不是压力？
答：这样的转变带来的便利会不会比压力更多？

问：需要掌握什么技巧？
答：扫描文件，亦可用手机拍摄文件，上载文件。

问：老师个人可有任何副本吧？
答：系统设置是让老师可以拥有个人副本的。双赢。

问：对行政来说，这样的转变有什么好处？
答：方便检查任何的文件/会议记录。

问：老师需要准备什么才能使用这个系统？
答：手机（拍摄文件）/扫描仪（扫描文件），个人谷歌课室ID与密码，谷歌课室登入链接。

点击这里初步了解系统样本与测试提交会议记录。
点击这里初步了解与看看提交结果。