什么叫做跨Drive的sheet连接(link up)

学校很多工作都采用云端处理了。在各种格式的表格中，其中一个最常见的就是Googel Sheet. 使用这个平台工作的其中一个好处就是，可以有效进行数据的统计和分析。当然，适当使用的话，也可以是采集数据的平台。

然而，很多时候，我们发现很多数据都是独立采集，未能结合起来或有效统计。就拿最近的例子：Penjaminan Kualiti的ABC表格来说好了。

在Penjaminan Kualiti事项中，有3份表格。根据一些到校的官员表示，A表格校长处理。B表格是副校长和Ketua Panitia处理，C表格则是每一个科任老师老师（包括了校长，副校长和Ketua Panitia处理）

这个理念，在其概念本身就有问题了。怎么说？

试想像，校长有没有教书？有。那么校长就拿着A和C表格了。

副校长们和KP们有没有教书？有。那么副校长们和KP们就拿着B和C表格了。

没有担任职位的老师们呢？（大型学校确实有这个现象），就只拿着C表格了。

对于大型学校，更好的分配是：校长拿着A表格，副校长和KP拿着B表格，科任教师们就拿着C表格即可。清清楚楚，没有重叠。这才是最理想的分配。但对于小型学校就是不可能的了，对微型华小，更是痛苦。然而，这个是政策和执行的问题，加上人为的疏忽或闪式以及资讯传递的遗漏（一层一层传递，难保信息不会cair.....）

政策问题，我们不谈了。但回到现实和前线，学校的情况就是：

校长拿着A和C表格，副校长们和KP们拿着B和C表格。每一个科任老师都拿着C表格。

在这样的情况下，我尤其想到，小型和微型学校教育工作者的艰辛。于是，灵机一想：

Q1:有没有办法将这些表格数码化？BPK提供的，目前都是PDF的版本。即便成功转换格式后，也是word的版本。要使用起来，十分不方便。

答：有。可行。但需要重新整理和设计排版。

Q2:若有办法数码化，应该使用什么平台？

答：与其使用Word，不如使用excel或sheet

Q3:有没有办法，将表格内容相同的部分，连接起来？

答：若是使用word的话，几乎不可能。但使用excel或sheet的话，可以测试。

Q4:有没有办法，将表格内重叠的部分，自动复制？
答：使用excel或sheet的话，应该没有问题。

Q5:有没有办法，将表格内可以自动话的部分（那个skala）自动显示？

答：使用word的话，几乎不可能。使用excel或sheet的conditional formatting应该可以。

        基于以上数个关键问题，于是就采用了Google Sheet来准备文件了。但，有个关键的问题就是：若采用excel线下处理的话，那还不是问题。我们之前也曾谈及excel在单机或local area network的设置可以轻松解决，可是google sheet是线上的档案，有没有可能将线上的档案，流动的档案，精确衔接起来呢？

        答案是肯定的。笔者本身多年思考和测试，可惜都是失败告终。但感谢上帝，今年2023（2023年11月9日）成功了。

        它的步骤相当简单，笔者稍加解释如下：

1. 先拷贝你想要衔接谷歌sheet档案，但在后面看见edit...的部分，全部删除。
2. 然后在你想植入衔接显示内容的格子/cell内，输入=importrange("粘贴你刚才拷贝的链接","要衔接过来的页面名称！要衔接过来的cell的名字"）
3. 例子如： =importrange("https://google.doc.xx123/","BM!B12")即可。

解说：

• 输入=的意思就是输入方程式的开端。
• importrange就是准备导入的范围
• （）是说明这个范围
• ""是说明这个档案或页面
• ，是分开档案和页面的标记
• ！是页面的标记

就例子说明的，就是衔接和导入某档案的BM页面中的B12格子的资料即可。

        这个发现，将让学校行政组有更大的能力，简化老师们日益复杂的工作了。

        于是，我们回到讨论penjaminan kualiti4P的例子中讨论 ：

跨drive的sheet衔接，可以：

1. 简化老师们重覆的输入。
2. 减少重覆的日期填写。（你看过了表格的设计了吗？）
3. 确保日期都是相对的。（因为可以精确衔接）
4. 减少老师们的工作负担=减少文书工作的时间=更好的备课和教课=更快乐的老师。

当然，别停留在知道而已。身为学校行政人员，为什么不想一想，究竟可以如何将这个概念和想法，运用在学校的运作中呢？

别苦了老师们。别以为当行政人员那么轻松。

别忘记，大家都要拿着表格填写的。

4P里面的ABC表格-让自动衔接解决人为疏忽

老实说，4P的ABC表格，里面有太多东西了。当官员表示这些表格里面的日期可以进行对照，成为拿捏学校老师是否有认真执行的把柄的时候，学校的行政人员，首要处理的，不是有没有认真执行，而是如何让老师们可以更有效的，在输入日期后，不会因为人为疏忽，被怪罪或被人为没有认真执行4P的表格。

感谢神，今天（2023年11月8日）完成了跨Drive的sheet衔接处理。换句话说，在行政管理上，有了更好的传递和管理。

就拿ABC表格来说好了。根据朋友的回馈：

• 校长拿着表格A，需要一份表格A
• 副校长和学科主任拿着表格B，11个科目加上三个副校长=11+3=14份表格B
• 科任老师拿着表格C，每一个教学的老师，都有各自的表格C，表格C=学校的老师人数。

我们拿一所学校大概有20人老师的情况来做对比样本好了，每一所学校在4P的ABC表格数量如下：

• A表格1份（若校长一个人拿着的话）。
• B表格11+3=14份。（若依照官员表示副校长和Ketua Panitia都是拿着B表格的话）
• C表格=学校老师人数=至少19份（若校长坚持拿着A表格）或20份（若校长也需要拿着C表格，大家都知道，不同的官员或部门，每次前来视察或说明的结果都可能不一样的啦）

        在这样的情况下，大家可以想像到填写这些表格可能会出现的疏漏的机会有多高吗？但要是有办法，真正减轻大家的工作的话，可行吗？我们来了解看看下面的概念：

1. 校长继续负责A表格。
2. 副校长和KP继续负责B表格。但目前有不同的科目=至少需要11份B表格，因为学校目前拥有至少11个科目。
3. 但，每个老师都需要C表格，而且每个老师教导不一样的科目。

只要：只要C表格是根据科目进行，那么，试想像有没有办法，每当KP进行任何汇报前后，将日期输入在表格B里面，输入的日期，就会传送至每一个老师的C表格里面（是不是很不可能？）

我们进一步思考：

基本上，每一个老师都可能教导任何一个科目。换句话说，每一份C表格都应该/可以含有所有科目来自B表格的日期。

如果：

1. 在设计C表格时候，1个老师仅需1份C表格，但C表格里面有每一个科目的页面（只需要将第一个科目的排版设计好，就可以duplicate成为第二个科目，直至11个科目的页面）。就是说，1份C表格肯定有至少11页。
2. 在设计B表格的时候，设计好1个科目的版本/排版，然后即可复制给不同科目的运用了。
3. A表格，因为校长节数特别少，所以可以设计，可以不设计。哈哈哈。

那么数据是如何传输的了？？？理论上，日期的传输途径如下：

1. 科目A的KP要进行汇报或分享。科目A的KP在科目A的B表格中输入了进行汇报的日期。
2. 科目A的KP关闭档案。
3. 老师A开启老师A的表格C，将没有教导的科目的页面，隐藏或删除即可（个人建议是隐藏即可）。
4. 老师A的表格C，就自动从科目A的表格B中提取KP已经输入的资料。
5. 老师A的表格C显示科目A的KP在表格B中输入的日期。

如此一来，剩下的问题就是：KP的工作有没有增加了？

我会觉得没有特别加重了啦。为什么？因为KP在填写表格B的时候，也顺道完成了自己的表格C的项目。

最后，我们讨论看看还可以怎样做得更好？

1. 在文件夹里面，设计好一份表格B和表格C，就可以不断复制。
2. 在一份表格C里面，先将每一个科目的资料衔接好，才来复制多一分，直至和学校人数一样。
3. 要是有新老师来，将原本的表格复制出来，就直接解决了。
4. 要是有不同学校，需要援助呢？准备远程援助就可以了。根本就不必上门处理。

点击这里浏览、复制或下载B表格（已有12科目页面备用）

点击这里浏览、复制或下载C表格（仅有一页，以便精准复制）

Penjaminan Kualiti 的ABC表格

在这件事情上，有的学校选择了让老师们填写。

有的学校则因为老师人数众多，以及每个科目日期不同等，产生不一样的问题。

我们先放下那些问题，来看看有没有办法透过科技改进这项恼人的工作。笔者将这些事情，依据笔记方式列出来，方便大家吸收。

1. 根据官员的说辞，各方前来视察的时候将进行表格A，表格B和表格C的对照。美其名是确认都可以互相对齐，进而说明有进行Penjaminan Kualiti的工作。
2. 官员嘴巴说得容易，但前线的你我他别忘记，我们不是单单处理这三份表格的工作。遗漏的话，解释的话，能被接受吗？虽然不至于死人啦。
3. 因此，笔者建议，透过信息科技的方法来处理。
4. 为什么透过科技方式处理？笔者想解决几个问题：新来的老师同样可以拥有完善的表格。任何视察都可以看见相对的日期。解决老师因为各种事情而遗漏然后要back date的问题。让Ketua Panitia专注在主持会议或安排培训然后提供日期但却不必人力填写日期的问题。让老师们不必老师拿着一大堆的文件填写填写而不是认真找出解决方案。
5. 至于提出必须手写然后可以确认老师生病还是产假不在学校的问题，表格大可以由代替老师暂时处理所以也不是问题。
6. 开始处理前，我们先稍微了解什么是档案 File，什么是页面sheet。
7. 档案File是指一个里面还有多个页面的计算单位。比如说，1个word file里面可以有很多页面。1个google sheet档案里面可以有很多页面。
8. 页面Sheet或page指的是在档案里面有的部分，可称为小节。例如1个word 档案里面有很多pages, 1个Google sheet档案里面有很多不同的sheet
9. 之后，需要确认的就是：要采取什么方法处理？
10. 选择1，所有文件都书写。召集老师们，坐下，开会，拍照，同时但逐项填写日期。
11. 选择2，线下处理，就都储存在电脑中，然后大家方便的时候前去处理即可。这个选择里，有分开单机处理和跨Local Area Network处理两个部分。单机处理的话就是将档案都储存在一部电脑中而已。跨Local Area Network的话就是数台电脑可以在同一个局域网内同时处理。
12. 选择3，线上处理，这个是需要进行跨drive和sheet的链接。需要掌握的技术就是Google Sheet中的importrange功能。
13. 弄清楚了所选择的执行方式后，我们来了解整个制作过程。下面分享的方法，适用于单机以及线上设置的过程。
14. 首先，复制或下载B表格备用。B表格是供科目主任Ketua Panitia使用和填写的。点击这里浏览、复制或下载B表格（已有12科目页面备用）
15. 然后，复制或下载C表格备用。C表格是供每一个有教课的老师使用。基本上，C表格的数量和老师人数是相等的。点击这里浏览、复制或下载C表格（仅有一页，以便精准复制）
16. 在表格C中的第一个科目页面（sheet），逐项与表格B档案的科目页面衔接起来（copy paste link或importrange）处理直至完成表格C中的第一个科目页面。
17. 留意，表格C和表格B的科目衔接，必须确认科目是正确的。否则会出现衔接错误的现象。
18. 完成后，在表格C中，复制第一个页面，然后修改科目名称。
19. 之后，在表格C的新页面，将链接（你看见的是表格C第一个页面和表格B的第一个科目衔接链接）修改为表格B中的第二个科目的页面即可。
20. 这样一来，您的表格C的第二个科目的页面，将会精准衔接到表格B的第二个科目页面。（所以必须设定好所有页面，不要再有任何修改，所有页面排版必须统一处理）
21. 在C表格档案中完成设置12个科目后，这就是一个完成的老师个人C表格档案备用。
22. 有人可能表示，老师没有完全教导那么多科目。对。没有教导相关科目的，将相关科目的页面隐藏起来即可。
23. 这样的衔接完成后，即可复制一整份表格C的档案了。将档案数量复制到和学校老师人数相等=节省全部老师的会议时间=所有老师的每一个科目的日期将会自动对齐=日后随时可以添加新加入团队的老师=不必重新抄写=节省大家的工作负担（不必担心遗漏，不必担心被对照，简称不必担心）。
24. 那么，Ketua Panitia日后仅需在表格B档案中，依据各自负责的页面，输入开会或培训的日期即可。只要Ketua Panitia不随意增删任何表格B中的资料或排版所有的会议日期和培训日期资料将依据老师们的表格C页面，准确传送。但这个是培训和处理档案的问题，不是系统和设计的问题。
25. 一个学年结束后，老师们将档案打印（无论纸本或电子打印）后，学校行的KP即可在相同的表格B中，准备来年的安排了。
26. 这样的改变=学校行政组或KP再也不必劳神准备那么多的电子档案了。

点击这里浏览、复制或下载B表格（已有12科目页面备用）

点击这里浏览、复制或下载C表格（仅有一页，以便精准复制）

实现高效的数据/表格处理

教学的工作中，免不了需要处理文书的工作。有文书工作，或许就有数据和表格需要采集了。那，要如何实现高效的数据/表格处理呢？

思考：

目前使用的表格，有哪一项是可以结合、简化、改进的？

表格使用流程是怎样的？数据的移动是怎样的？从填写到分析的部分都要细想。

编者分享一个最简单的案例：教学视察（IPPKBAT）的表格处理。

站在老师角度看，这是多余的，是学校行政应该处理的。

站在行政角度看，这是独立的表格和数据。要如何采集。

站在官员角度看，这是要进行的分析，唯有这样才能改进任何发现的弱点。

站在教育部部角度看，这是国家教育政策的一部分，目前尚未可以完全和SKS结合，也未能完全删除（因为处理KBAT和SKS是两个不同的领域/部门）

总结起来的话：如何实现让表格可以记录个别老师每年视察最少2次，但又可以处理数据分析的工作呢？

编者认为先从表格下手：

1. 表格的设计必须是个人的。但必须可以采集个人每年2次的视察结果或记录。
2. 参考了官员提供的表格后，就要有一份设计统一的表格。这是为了方便采集数据。
3. 当然，要是有办法在输入视察结果后自动分析的话，那是最好的，但目前没有系统可以做到，唯有暂时将两个工作（视察教学的个人教学表格以及统计分析的表格）分开处理。（千万别满足，必须要继续探讨如何将表格做到更好或结合一个档案处理最好，跨drive的sheet连接/link up将是下一个探讨的项目。
4. 在网页中定位个别老师的视察表格。方便随时登入填写处理。
5. 在网页中定位整体统计分析的表格。方便在完成视察后将数据从老师个别表格中，转移到这个统计分析的表格中。

有兴趣进一步了解的话，欢迎点击这里了解2023年的IPPKBAT信息。

北近打县华小Switchboard样本参考

点击即可浏览参阅北近打县华小的Switchboard样本。

任何人都可以浏览。免费。

File > make a copy之后，即可开始将里面的东西，和现有的Drive folder或档案衔接起来了。

共享。

上帝爱你也爱我

SKS.....

SKS里面太多太多部分要处理了。

有没有办法将里面的细节，破解成为更容易消化，让行政组和老师们更容易消化的区块呢？

接下来的日子里，笔者将专注整理和准备SKS里面的各项目，尽量简化大家的工作啦。

• 3.1.: Ketetapan Pelaksanaan Kurikulum (包含3.1.1, 3.1.2, 3.1.3, 3.1.4事项) 由PK1概括
• 3.1.2 Pengurusan Mata Pelajaran 学科/科目管理  Diisi Ketua Panitia 由科目主任填写即可
• 整理好结合12科目的3.1.2 (1个档案与12老师共享即可)
• 3.2 Pengurusan Kokurikulum 课外活动（从3.2.1到3.2.7）（课外活动副校长概括）
• 3.2.2 Kelab & Persatuan 学会团体 Diisi Penasihat Kelab & Persatuan individu 学会顾问老师个别填写
• 整理好足够10个学会顾问老师使用的3.2.2(1个档案10个学会)
• 3.2.3 Badan Beruniform 制服团体 Diisi Guru Penasihat Badan Beruniform 制服团体顾问老师填写
• 整理好足够5个制服团体顾问老师使用的3.2.3（1个档案，5个制服团体）
• 3.2.4 Sukan & Permainan 运动 Diisi Guru Penasihat Sukan & Permainan 运动顾问老师填写
• 整理好足够10个运动顾问老师使用的3.2.4（1个档案，10个运动）
• 3.3 Pengurusan Hal Ehwal Murid 学生事务（从3.3.1到3.3.7）学生事务副校长概括 diurus PKHEM
• 3.3.2 Pengurusan Disiplin Murid 由纪律老师填写 diisi Guru Disiplin
• 3.3.3 Pengurusan Keselamatan Murid 由学校安全负责老师填写 Diisi guru bertanggungjawab.
• 3.3.4 Pengurusan Kesihatan Murid 由负责老师填写 Diisi guru bertanggungjawab
• 3.3.5 Pengurusan Bantuan Pelajaran Murid 由学生援助负责老师填写 Diisi guru bertanggungjawab
• 3.3.6 & 3.3.7: Pengurusan B&K, Psikometrik 由辅导老师填写 Diisi Guru B&K
• Standard 4: Pembelajaran dan Pemudahcaraan (PdPc) 教师各别教学视察 （1个老师1个档案1个学年使用）

SKS....(versi BM)

Banyak juga bahagian dalam Sistem Kualiti Sekolah, kan? Jangan bimbang, mari min bantu ringkaskan. 

Anda Penolong Kanan Pentadbiran? Klik dan uruskan 3.1.: Ketetapan Pelaksanaan Kurikulum ( merangkumi 3.1.1, 3.1.2, 3.1.3, 3.1.4) 

Anda Ketua Panitia? Klik dan uruskan 3.1.2 Pengurusan Mata Pelajaran 

Anda Penolong Kanan Kokurikulum? Klik 3.2 Pengurusan Kokurikulum (merangkumi 3.2.1 hingga 3.2.7）

Anda Guru Penasihat Kelab & Persatuan? Klik 3.2.2 Kelab & Persatuan  

Anda Guru Penasihat Badan Beruniform? Klik 3.2.3 Badan Beruniform 

Anda Guru Penasihat Sukan dan Permainan? Klik 3.2.4 Sukan & Permainan 

Anda Penolong Kanan Hal Ehwal Murid? Klik 3.3 Pengurusan Hal Ehwal Murid (merangkumi 3.3.1 hingga 3.3.7）

Anda Guru Disiplin? Klik 3.3.2 Pengurusan Disiplin Murid 

Anda Guru bertanggungjawab Keselamatan Murid? Klik 3.3.3 Pengurusan Keselamatan Murid 

Anda Guru bertanggungjawab Pengurusan Kesihatan Murid? Klik 3.3.4 Pengurusan Kesihatan Murid 

Anda Guru Pengurusan Bantuan Pelajaran Murid? 3.3.5 Pengurusan Bantuan Pelajaran Murid 

Anda Guru Bimbingan dan Kaunseling? Klik 3.3.6 & 3.3.7: Pengurusan B&K, Psikometrik 

Anda perlu isikan Penilaian Kendiri PdPc?Standard 4: Pembelajaran dan Pemudahcaraan (PdPc) (1 guru 1 fail 1 sesi persekolahan, jimat masa, tenaga dan kerja)

Semoga perkongsian dimanfaatkan.