改进考试范围工作流程

往日的考试范围，不是采用夹板CLIP FILE就是采用传统的：将考试范围档案储存在一部电脑，由老师们输入后整理才打印分发。

 

个人在处理考试范围时候有以下建议：

从以往的流传CLIP BOARD方式提升到在线处理。方便跟进以及管理。

其中涉及的工作建议流程如下：

1. 依据学校要求设计和调整考试范围版面/排版。
2. 完成修改后，在GOOGLE DRIVE开启一个文件夹，并为文件夹命名。
3. 上载完成修改的考试范围档案。（留意每一个上载档案需有当年要进行的考试次数）
4. 开启NOTEPAD (WINDOWS > RUN > NOTEPAD > ENTER即可开启笔记本，方便稍后粘贴共享链接)
5. 将每一个档案的共享链接拷贝起来并粘贴在一处备用。（如果可以缩短链接则更好）
6. 完成好4，5，6年级的考试范围共享连接后，设定最后输入期限，之后即可通过校内电邮/网页/社交媒体等传达给校内所有老师。
7. 在期限时候，下载并完成最后排版准备打印。

希望以上共享能够提升我们行政以及老师们的工作流程。任何回馈，请直接电邮通知以进一步提升。

谢谢

共享档案和非共享档案之间的差别

共享档案，顾名思义，就是通过在一个网络内的便利，让大家可以在同样的一个档案里工作。

由于我们采用的PBD档案是以MS EXCEL制作，所以十分适合通过共享设置让老师们有更方便的工作流程。

非共享档案的传统工作方式：
电脑A，让老师处理1年级和6年级的档案
电脑B，让老师处理2年级和5年级的档案
电脑C，让老师处理3年级和4年级的档案

当老师要在不同年级的档案内输入资料的时候，就要起身使用其他电脑。又或者，必须等其他用户完成才能够继续使用。

共享档案的工作方式
电脑伺服器/总储存器-储存所有电脑档案
电脑A-让任何使用的老师可以在任何年级的档案输入资料。
电脑B-让任何使用的老师可以在任何年级的档案输入资料。
电脑C-让任何使用的老师可以在任何年级的档案输入资料。

部分用户阅读到这里，可能会觉得：这样的话，和之前没有变化，还不是一个时间仅让3个老师同时工作吗？

所以编者想说明：同时输入的老师人数，取决于电脑的数量而不是共享的设置。

但我们比较两者工作流程，就会看见当中的便利了：
传统工作方式下，老师被局限在所使用的电脑中。不能够跨越已经设定的年级档案输入。

在共享设置下，老师可以通过任何一部电脑，在任何一个年级的档案输入资料=老师可以不必更换电脑=正在输入资料的老师不必等候其他老师离开=可以在一个地方完成数样要完成的工作。

有的读者可能有以下疑问：
问：如果我学校有10部电脑，其中6部是在教务处，而另外4部是学校行政人员，那么这样的设置又是否合宜？

答： 再合适不过。因为所有行政人员可以因着共享的设置，不必到教务处和老师们抢电脑啊。可不是吗？

问：其实设置了共享后，请问除了让老师们在不同的电脑，但又可以在同样一个年级的档案里面，在不同的科目输入资料的同时，还有什么其他好处吗？

答：有的。负责的老师/技术人员可以在储存文件的电脑里面，加上一个可以汇集所有输入的资料的分析档案。也就是说，所有老师输入后，得到的结果会自动传输到这个分析档案内，一目了然看见全部的分析。

问：这样的便利，让老师们可以在学校完成。那么如果想让老师们在家里也拥有这个便利，可行吗？
答：目前科技有限，但也不是不可能的。远端登入如ANYDESKTOP或TEAMVIEWER目前虽然支援多人同时登入同一部电脑，但登入后，却仅仅能让一个用户操作。所以这些远端登入软件暂且不适合使用解决这些问题。然而，如果真的有兴趣，可以考虑使用网络储存NAS或VPN设置。但这两个科技的设置不简单，编者暂且尚未有如此经费自行采购这些器材了解其中奥妙。所以未能提供进一步的讲解。

点击这里了解VPN的基本运作原理。
更深入的VPN说明
点击这里了解NAS的基本运作原理

共享PBD档案的方法

编者最近收到一些朋友的提问，说想了解如何共享PBD档案，让不同的老师，可以在同一个时间，在相同的班级，但在里面不同的科目里，同时输入学生的成就/掌握水平。

现在就和大家分享如何设置PBD文件的方法了。
开启要共享的文件，例如1年级的GABUNGAN TAHUN 1，根据以下步骤设置即可：

1. 点击REVIEW
2. 点击SHARE WORKBOOK
3. 点击ALLOW MULTIPLE USER
4. 点击TRACK USER (这个还不是重点，可有可无)
5. 点击SAVE

以上的共享档案功能，是假设各校已经有了LOCAL AREA NETWORK而设定。

个人建议先将所有的PBD文件，
依据班级放在一个文件夹内。举例：PBS 2019就是总文件夹。

在PBS 2019里，根据班级名称准备个别文件夹。例如：PBD 1A 2019，主要便于辨认和处理。

设置好班级文件夹后，我们准备将个别年级的EXCEL文件置入班级文件夹里面让老师们使用。但使用前，先设置好共享功能就能简化日后许多问题。

完成以上步骤，即可将班级/科目档案移植到PBS 2019这总文件夹里面的班级文件夹里面备用了。

如果有进一步的要求，就要留意以下事情了：

1. 储存PBS 2019的总文件夹必须在一部性能稳定的电脑里面。而且储存在D硬盘里面而不是C硬盘里面。（编按：电脑的硬盘HARD DISK一定要分割至少C和D两部分，容量更大的硬盘可以考虑分割更多。）
2. 设置好共享设置后，在储存的时候，可以考虑SAVE AS EXCEL BINARY FILES而不是普通的EXCEL FILE。储存为EXCEL BINARY格式，会让电脑在开启和关闭时候更快速，同时也能容纳更多方程式以及更多用户同时使用。
3. 设置好总文件夹后，记得善用备份软件，让总文件夹可以自动定时备份到其他电脑以免不测。（编按：总文件夹储存在D硬盘，能避免因为需要FORMAT电脑而损失档案，却不能解决电脑主机被拿去FORMAT或修理时候没有办法使用PBS的问题）
4. 完成了以上的要求后，进一步的要求就是：有没有办法让协调老师/行政获取输入进度/ 整体分析（行政似乎都很喜欢分析数据。。。）

希望以上信息有助于你在这方面的工作。

简化与整合

简化与整合每一项工作步骤，是每一个行政的最高/最终目标。

有什么是可以整合的？

有什么是可以简化/自动化的？

如果有，如何整合/简化/自动化？

举例1：如何整合学生辅助餐的成绩？

• 工作1：老师需要输入学生的考试分数。
• 工作2：老师需要呈报申请辅助餐的学生成绩。

举例2：如何整合学生TOV和目标设定/监控？

• 工作1：老师需要输入学生年终考试成绩。
• 工作2：老师在来年需要参考学生往年成绩作为TOV。
• 工作3：老师需要比较学生往年和是年的成绩进展。

举例3：如何整合教师动向？

• 工作1：教师外出记录在白板/点名簿/PUNCH IN系统内
• 工作2：书记需要记录教师外出在EOPERASI里面
• 工作3：PK1需要知道编排代课的老师
• 工作4：PK2需要知道当天不在学校，未能点名的班主任而帮忙
• 工作5：PKKK可能要知道是否需要安排人手帮忙处理课外活动
• 工作6：SULDP可能需要知道老师曾前往的课程以编排LDP

学校简史

如何记录学校简史？
编者一直在想，究竟可以如何记录学校简史？有了，其中一个有效的方法，就是使用谷歌日程。

将学校每天发生的事情，值得记录的事情，通过谷歌日程，标题后即可在记录那儿详细记录有关详情。

一来可以保留学校简史记录，二来简化日后整理学校近代发展史。

但，我们回到一个关键问题：应该由谁来记录呢？那谷歌户口，应该由谁管理呢？

谁，肯多走一哩路呢？

统计浅谈 （更新消息！）

基本上，当上行政的，任何可以输入，计算，统计的东西都是应该有办法整合和统计的。

学生事务方面的统计不胜枚举，但学术方面的统计也不少。而近年来我们一直执行的PBS/PBD也是可以统计/整合的。

然而，我发现到现有的PBS/ PBD的档案管理指南，却让我们在统计/整合的工作上遇见不少瓶颈。

让我们进一步了解。
目前所有一和二年级的课堂评估/校本评估都是EXCEL的独立档案/文件。但如果你留意，这些文件的档案名称实在。。。有点太长了。

至于三年级的文件，虽然SEMAKAN 2017已涉及2019年三年级学生，但至今仍未看见好像一、二年级的单独文件的设计。可能BPK还在伤脑筋如何设置？特别要留意的是：三年级的音乐/ 美术，以及健康/体育，都是在同样一个文件内输入的=所以日后编排时间表上，尽量编排同样的老师教导比较妥当。

ANALISIS PBS 2019演算次数计算							初步演算次数	全级学生估计	运算总数
1年级9个科目，2班，6个等级，一共计算 9X6X2+9X6							162	40	6480
2年级9个科目，1班，6个等级，一共计算9X1X6+9X6							108	20	2160
3年级10个科目，2班，6个等级，一共计算9X2X6+9X6							162	40	6480
4年级13个科目93个评估项，2班，6个等级，计算93X2X6+93X6							1674	40	66960
5年级13个科目100个评估项，2班，6个等级，计算：100X2X6+100X6							1800	40	72000
6年级13个科目，2班，6个等级，13X2X6+13X6							3906	180	703080

要是个别评估3年级每个科目而不依赖TAHAP PENGUASAAN KESELURUHAN 的话，以下是编者得到的分析：（以一班学生20 人计算）
3年级数学6个评估项目=120次计算
3年级国语3个评估项目=60次计算
3年级英语4个评估项目=80次计算
3年级华语4个评估项目=80次计算
3年级回教教育7个评估项目=140次计算
3年级科学7个评估项目=140次计算
3年级道德4个评估项目=80次计算
3年级美术/音乐9个评估项目=180次计算

3年级体育健康教育5个评估项目=100次计算
总结：3年级一班20人9个科目就涉及980次的计算。

4到6年级的课堂评估，目前都是个别科目的文件。根据编者的统计，（如果没有错误的话）是有13个科目。想象以下情况：

某学校有4到6年级，每个年级2班就好了。
那么你就有6个班级的数据要管理了。

这6个班级的数据，当中每个班级里面有至少13个科目/档案（如果你学校完全没有回教学生的话，就只有12个档案）的数据要跟进。

简单的计算显示：6个班级 X 13个科目/档案/文件 = 78个文件/档案要跟进。

这还是小事，更好玩的事情是：每一个科目里面有6个等级/层次。

编者进一步推算，每一个班级有学生20人计算的话，这个设计的工作层次如下：

6班 X 20人 X 13科目 X 6个等级 =  9360个数据要统计/整合/计算 。
（非固定性变数= 班级数量，学生人数）
关系：班级数量和学生人数决定了数据的统计/整合/计算次数。

换句话说：班级或学生的数量越多，需要统计/整合的次数就相对提高/增加。

另外加上每个科目里面的六个等级的总和计算次数的话=13个科目X 6个等级 =78次的统计

消息更新！
在处理着5年级的资料时候，编者意外发现，原来里面每一个科目的统计都不是好像1到3年级，也不是好像6年级那样的。在观看列表之余，记得，每个学生每个科目我们都需要相乘与6的等级的计算工作才能统计或进行分析。

我们会以1班20个学生的工作次数作为计算基础

我们看看以下列表：

• 5年级英语，每个学生有18项评估项目（360次计算）
• 5年级国语，每个学生有9项评估项目（180次计算）
• 5年级华语， 每个学生有8项评估项目（160次计算）
• 5年级数学，每个学生有27项评估项目（540次计算）
• 5年级科学里面虽有32项评估值，但庆幸的是有个总结的计算 （120次计算）
• 5年级体育有分为AKUATIK和REKREASI两种，但更奇妙的是竟然是用分数的记录。所以暂时没有列入统计里面。
• 5年级健康教育也是分数记录。暂没计算。
• 5年级美术有18项，但有个总结计算（120次计算）
• 5年级音乐有8项，但有个总结计算（120次计算）
• 5年级回教教育27项，但有个自动的总结计算。（可是档案是上锁的，导致编者得自行输入传输方程式。。。）（120次计算）
• 5年级道德教育有14个评估项（280次计算）
• 5年级历史有12个评估项（240次计算）
• 5年级信息与科技TMK有6个评估项（720次计算）
• 5年级工艺RBT有5个评估项，但有个总结计算（120次计算）

1/4/194年级科目计算：

• 4年级华语8项评估值：
• 4年级英语17项评估值：
• 4年级国语10项评估值
• 
  

单单是在30/3/19发现的5年级学生一班20个人的13个科目涉及的统计次数，就已经是高达3080次计算了！

假设4年级到5年级各有2班，每班20人的学生，涉及的计算为：4班 X 20人 X 3080 次计算=246400次


所以，大家看见里面涉及的计算次数吗？所以我坚持，一定要有改进的方法/步骤/流程。

根据现有的PBD/ PBS指南，目前的文件/档案，是要根据班级，年份以及老师姓名简写储存的。但这样的要求其实是多余的。因为里面已经有地方输入老师的名称了，所以要求档案根据指南命名是很多余的工作流程。

为什么这样说？

• 老师半途转校，请问如何命名？要根据新老师修改档案名称，还是保留之前老师的档案，另外开启档案然后根据新老师命名新的档案吗？
• 老师产假/长期病假，请问要如何命名？

有鉴于此，我觉得，只要班级文件/档案简单的注明年份和班级就好了。不必加上老师的简写。

对于州/县教育局不断收集的数据，个人的看法是：任何学校要记录的，任何要输入的，任何要评估的，任何可以记录的，都要有办法整合和统计才是有效的管理。

如何建立自动收集/汇集的系统？

1. 所有的班级评估都是MS EXCEL建设的。
2. 所有MS EXCEL都是可以自动计算/汇集数据的。
3. 所有MS EXCEL都有链接/计算功能。
4. 所有班级/科目的文件都可以统一命名方便管理的。

步骤：

1. 建设总文件夹：可建议命名为PBS/ PBD 2019
2. 在里面开设班级文件夹，建议命名PBS / PBD 班级名称 年份。举例：PBS/PBD 1A 2019
3. 将BPK下载的档案重新命名。举例：PBS/PBD 1A 2019, BC 4A 2019。命名要求简单，便于辨认即可。
4. 设计统一的整合/计算/汇集档案格式：1 到6年级的各科统一表格格式统一的话，在管理上会简化很多时间和人力。
5. 设置计算方程式。利用COUNTIF(文件\范围，计算等级）。举例：=COUNTIF(PBD 2019\1A,1）
6. 在统计文件里面加上根据各年级的班级数量的自动统计功能。使用的方程式是SUM。

有鉴于MS EXCEL有一个奇怪的限制，如果计算的档案/途径超过25个字元，那么计算的显示，在还没有开启数据来源档案的情况下，将会显示#VALUE而不是我们要看见的数据。

所以，小弟坚持，我们要的是简化我们工作的流程和方法。

有兴趣建设类似系统的话，请联系以安排时间。

问答时间：

问：要是让老师们个别输入后才计算统计可以吗？

答：可以。只是这个方法比较缓慢，也浪费时间在重新计算上。更要命的是，竟然要逐班逐科打开才能看见有无完成。

问：这样的好处是什么？

答：我只是开启一个文件，所有里面的数据/资料（如果以上面的学生人数为例子的话），也就是说所有9千多次的计算，就在开启这个统计档案的一瞬间就完成了。（电脑/网络比较慢的话，可能比较吃力。）

问：请问如何设置让不同老师可以同时在不同电脑输入呢？

答：请教你的电脑老师/技术人员。

问：那么，好像那些1和2年级的文件，都是一班一份文件的，不同的老师可以在不同的电脑，但是同时开启同样的文件，然而在不同的科目里面输入吗？

答：可以。可以在MS EXCEL设置要共享要求/条件。

问：请问要如何确定一和二年级的科目文件是统一的秩序呢？

答：就要有老师或行政协调比较安全。

问：如果老师想将档案拷贝回家处理的话，安全吗？

答：不鼓励。因为不是每一个老师都会好像系统建设工程那样想到那么多联系/关系。很多用户喜欢COPY PASTE / CUT & PASTE，会带来很多问题的。所以不鼓励。

问：为何不通过网络处理？

答：因为每个科目里面的文件，尚有很多其他参照功能（LOOK UP FUNCTION）。这些功能在网络格式下未必都能操作。但，我们的确是朝这个方向前进。

问：那么档案在学校，老师在家的话，还可以如何完成输入？

答：远端登入是一个选择。另一个选择是VPN。但这个的架设不简单。暂不鼓励采用。

问：请问有办法共享这统计的文件吗？

答：各校的储存途径，以及档案命名不同，难以一概而论。

问：为什么不鼓励直接交给某些老师处理就好？
答：身为行政，半个领导，我不鼓励凡事都交给老师处理。如果建设了这样的一个采集系统，不仅仅是老师们受惠，任何单位要求数据的时候，直接开启就可以获取资料了。

问：老师如何在这个建设/建议下受惠呢？
答：理想的系统/建设是这样的：全校老师可以在不同的电脑，通过内部网络（intranet）共享档案的便利，同时开启相同/不同的文件完成输入，而又有建设软件每日定时自动执行备份储存在其他电脑内是最好的。

这意味着：

1. 老师们不必手动处理备份的工作。
2. 老师们可以善用学校/教务处内的电脑完成要完成的工作。
3. 老师们不必花时间重新统计所有输入的资料/数据。
4. 老师们的工作简化至：输入学生学习等级，更新班级学生名单。

问：若想进一步了解，如何是好？

答：直接联系编者。然后安排学校负责的老师一起前来探讨。（要有一点基本的MS EXCEL技巧即可）

问：如何联系编者？

答：电邮/电话。

问：编者的电邮和电话是？

答：问问北近打县内的任何第一副校长即可。

勇敢的浏览器

随着网络发达，网络也变得越来越不安全。所以拥有一个可靠的，安全的浏览器是很重要的。这里为大家介绍勇敢浏览器。BRAVE

勇敢浏览器基本上是CHROMIUM架构建设的，但却比CHROME安全得多了。

每每浏览网页的时候，这浏览器会自动阻挡所有网页的广告或追踪链接。让你浏览的网页载入loading时间缩短，不但节省网络/数据费用，也节省你的时间。

但最重要的部分还是保安的部分。这个软件和CHROME或其他浏览器相比下，还是比较安全的，但目前有一个比较争议性的功能：奖赏广告商。

是的，你可以通过这个浏览器设置你要奖赏的广告商。我就好奇，那么我能不能在浏览广告至于获得什么好处呢？

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